Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở Công ty xây dựng số 4

sơ mời thầu chỉ được coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lượng nếu không được kiểm tra sẽ ảnh hưởng tới công tấc xác định giá dự thầu nên khi có sai sót,nhà thầu phải hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết. - Hai là:Tính toán tiến độ thi công Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình,khối lượng các công việc,điều kiện thi công, mặt bằng thi công,yêu cầu chất lượng, thời gian hoàn thành công trình, yêu cầu về số lượng máy móc và nguồn nhân lực của nhà thầu, nhóm kỹ thuật sẽ tính thời gian xây dựng tối ưu.Tiến độ thi công được thể hiện chi tiết trên Sơ đồ tiến độ thi công.Tính toán tiến độ thi công chính xác giúp nhà thầu ứng phó với những bất định và thay đổi ; tập trung sự chỉ đạo thi công vào các mục tiêu quan trọng ; tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi ; tạo khả năng tác nghiệp kinh tế vì nó giúp tạo khả năng cực tiểu hoá chi phí xây dựng và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ càng - Ba là :Tính toán số lượng máy móc,nhân công huy động cho công trình Tuỳ theo đặc điểm từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán số lượng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công trình đảm bảo hoàn thành theo yêu cầu của bên mời thầu, sử dụng hợp lý số lượng máy móc và nhân công của nhà thầu Khối lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện trong Danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình. Số lượng lao động cần thiết huy động cho công trình được thể hiện trong Sơ đồ tổ chức nhân sự.Việc bố trí tính toán, sử dụng lao động phải đảm bảo huy động tối đa lực lượng vào giai đoạn cao điểm đồng thời tránh việc dư thừa lao động gây lãng phí ở các giai đoạn chuyển tiếp. - Bốn là :Đề xuất biện pháp thi công công trình căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, yêu cầu của hồ sơ mời thầu, điều kiện thực tế của công trình và năng lực của công ty, nhóm kỹ thuật sẽ đưa ra biện pháp thi công thích hợp. c. Công việc của nhóm cán bộ dự toán: Chuẩn bị bộ hồ sơ hành chính,pháp lý và đề án tài chính. +Nội dung bộ hồ sơ dự thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu được lập theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bao gồm các nội dung sau: 1. Đơn xin dự thầu. 2. Giấy uỷ quyền. - Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm một số điều kiện hợp đồng chính. - Giấy uỷ quyền của giám đốc công ty cho người được uỷ quyền ký hồ sơ dự thầu (nếu có) và ký tắt từng trang hồ sơ dự thầu (nếu có). - Giấy uỷ quyền của giám đốc Sở giao dịch của ngân hàng cho người được uỷ quyền ký các hợp đồng và chứng từ liên quan đến hoạt động tín dụng bảo lãnh của Sở với công ty. 3. Văn bản bảo lãnh dự thầu. 4. Văn bản pháp lý chủ yếu liên quan đến công ty. - Giấy phép đăng ký thành lập. - Danh sách các xí nghiệp, đội trực thuộc và chi nhánh của công ty. 5. Hồ sơ kinh nghiệm. - Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, chuyên dụng. - Danh sách các hợp đồng xây lắp do công ty thực hiện. - Danh mục các công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao. - Bằng chứng nhận Bộ Xây dựng và Công đoàn xây dựng Việt Nam tặng huy chương vàng chất lượng cao công trình, sản phẩm xây dựng Việt Nam. - Giấy đăng ký công trình sản phẩm chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam cho công trình nếu trúng thầu. 6. Bảng kê thiết bị thi công dự kiến của công ty để thi công gói thầu. 7. Tình hình tài chính công ty trong 3 năm gần nhất. - Tóm tắt tài sản có, tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã được kiểm toán (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền). - Tín dụng và hợp đồng các công trình đang thi công. - Bảng cân đối tài sản. - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm: ã Phần 1: Lãi, lỗ. ã Phần 2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. 8. Phụ lục: Nhà thầu phụ (nếu có). - Tên nhà thầu phụ. - Nội dung công việc thực hiện. - Tài liệu đính kèm gồm: ã Thoả thuận hợp đồng thầu phụ. ã Các tài liệu pháp lý của nhà thầu phụ. ã Catalogue giới thiệu năng lực nhà thầu phụ. 9. Biện pháp thi công kèm theo thuyết minh biện pháp thi công. - Phần 1: Giới thiệu chung. - Phần 2: Biện pháp thi công. - Phần 3: Biện pháp bảo đảm chất lượng. - Phần 4: Tổng mặt bằng thi công. - Phần 5: Biện pháp bảo đảm an toàn lao động,an ninh và phòng chống cháy nổ - Phần 6: Sơ đồ tổ chức nhân sự. - Phần 7: Biện pháp bảo đảm vệ sinh môi trường. - Phần 8: Thiết bị thi công. - Phần 9: Vật liệu xây dựng. - Phần 10: Biện pháp bảo đảm cho sản xuất của công trình (nếu là gói thầu cải tạo, hiện đại hoá, mở rộng). - Phần 11: Tiến độ thi công. - Phần 12: Kết luận. - Phụ lục kèm theo: Thuyết minh biện pháp thi công. 10. Phân tích giá dự thầu: - Bảng đơn giá chi tiết từng hạng mục. - Bảng tổng hợp giá dự thầu của công trình. - Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty. Bên mời thầu có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn xin giảm giá dự thầu của công ty. Khi được chấp nhận, mức giá dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng xây lắp sẽ là giá dự thầu sau khi giảm giá. Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty là 1 biện pháp làm tăng khả năng trúng thầu của công ty trước các nhà thầu đối thủ. 4. Công tác xác định giá bỏ thầu. Các nhà thầu khi tham dự thầu phải lập đơn giá đầy đủ theo các danh mục trong bản tiên lượng trong hồ sơ mời thầu và nhân với khối lượng tương ứng để hình thành giá dự thầu. 4.1. Cách xác định giá trị dự toán xây lắp công trình. 4.1.1. Khi chưa có 2 luật thuế mới: thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng (VAT). Bảng 1: Bảng tổng hợp dự toán xây lắp hạng mục công trình xây dựng STT Khoản mục chi phí Cách tính Kết quả I Chi phí trực tiếp 1 Chi phí vật liệu VL 2 Chi phí nhân công NC 3 Chi phí máy thi công M Cộng chi phí trực tiếp VL + NC + M T II Chi phí chung P x NC C III Thuế và lãi định mức (T + C) x Tỷ lệ quy định TL IV Giá trị dự toán xây lắp T + C + TL GXL Với: - QJ : Khối lượng công tác xây lắp thứ J (J =) - DJvl ; DJnc ; DJm : Chi phí vật liệu, nhân công và máy thi công trong đơn giá xây dựng của công tác xây lắp thứ J. - F1 : Các khoản phụ cấp lương (nếu có) tính theo tiền lương tối thiểu mà chưa được tính hoặc chưa đủ trong đơn giá xây dựng. - F2 : Các khoản phụ cấp lương (nếu có) tính theo tiền lương cấp bậc mà chưa được tính hoặc chưa đủ trong đơn giá xây dựng. - h1n : Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí nhân công trong đơn giá so với tiền lương tối thiểu của các nhóm lương thứ n. - h2n : Hệ số biểu thị quan hệ giữa chi phí nhân công trong đơn giá so với tiền lương cấp bậc của các nhóm lương thứ n. - P: Định mức chi phí chung (%). - TL : Thuế và lãi định mức. - T : Chi phí trực tiếp. - C : Chi phí chung. - Gxl : Giá trị dự toán xây lắp. - Knc ; Kmtc : Hệ số điều chỉnh chi phí nhân công, chi phí máy thi công. - CLvl : Chênh lệch vật liệu (nếu có). a. Chi phí trực tiếp: Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy thi công. + Chi phí vật liệu: Chi phí vật liệu gồm chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, các vật liệu luân chuyển như: ván, giàn giáo,... Chi phí vật liệu được xác định trên cơ sở bản tiên lượng khối lượng công việc xây lắp, định mức sử dụng vật tư và mức giá vật liệu ở từng khu vực. Đơn giá vật liệu gồm: giá mua, cước vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ đến hiện trường, được tính theo mặt bằng tại 1 địa điểm ở 1 thời điểm nhất định. Khi có sự thay đổi về giá cả và cước vận chuyển thì phải xác định phần chênh lệch để đưa trực tiếp vào chi phí vật liệu. + Chi phí nhân công: Chi phí nhân công gồm: tiền lương, tiền lương phụ, các loại phụ cấp trả cho công nhân chính, công nhân phụ tham gia xây lắp công trình. Theo Thông tư số 08/1997/TT-VKT-BXD ngày 5/12/1997 của Bộ Xây dựng hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình xây dựng cơ bản thì Knc = 1,2. Đơn giá nhân công gồm: tiền lương cơ bản, lương phụ, phụ cấp lương, các chế độ khác. Đơn giá được tính cho 1 ngày công và khối lượng công tác gồm số công và định mức năng suất. Việc tính toán đơn giá còn phụ thuộc vào mức lương ở từng địa phương, được tính riêng đối với mỗi công trình. + Chi phí máy thi công: Chi phí máy thi công là chi phí sử dụng các loại máy móc, thiết bị thi công, kể cả chi phí phục vụ cho máy móc, thiết bị thi công hoạt động như: chi sửa chữa lớn, chi khấu hao cơ bản, chi tiền lương công nhân điều khiển máy, chi phí nhiên liệu và các chi phí khác. Theo Thông tư số 08 ngày 5/12/1997 của Bộ xây dựng thì: Kmtc = 1,15 và không áp dụng hệ số điều chỉnh này cho giá ca máy ban hành riêng không có trong bảng giá ca máy ban hành theo Quyết định số 57/1994/VKT-BXD ngày 31/3/1994 của Bộ xây dựng. b. Chi phí chung: Chi phí chung là chi phí không trực tiếp cấu tạo nên thực tế công trình như chi phí nhân viên quản lý, chi phí dụng cụ đồ dùng sử dụng cho sản xuất,... c. Thuế và lãi định mức: Mỗi nhà thầu phải nộp thuế ở mức cố định, tỷ lệ lãi thay đổi theo từng trường hợp. 4.1.2. Khi có 2 luật thuế mới Luật thuế giá trị gia tăng theo Nghị định 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 của Chính phủ và Luật thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định số 30/1998/NĐ-CP ngày 13/5/1998 của Chính phủ chính thức có hiệu lực kể từ ngày 1/1/1999. Ngày 16/1/1999, Bộ xây dựng đã có Thông tư số 01/1999/TT-BXD hướng dẫn cách lập dự toán công trình xây dựng cơ bản theo 2 luật thuế mới, áp dụng thống nhất trong toàn ngành xây dựng. Đối với các công trình xây dựng có chuyển tiếp từ năm trước sang năm 1999 thì giá trị khối lượng xây dựng đã thực hiện đến ngày 31/12/1998 không phải tính thuế VAT. Với các công trình, hạng mục công trình chuyển sang thực hiện từ 1/1/1999 thì lập lại dự toán theo hướng dẫn của Thông tư 01/1999/TT-BXD. Bảng 2: Bảng tổng hợp dự toán xây lắp hạng mục công trình xây dựng (Kèm theo Thông tư số 03/2001/TT-BXD ngày 13/2/2001 của Bộ Xây dựng) TT Khoản mục chi phí Cách tính Kết quả I Chi phí trực tiếp 1 Chi phí vật liệu VL 2 Chi phí nhân công NC 3 Chi phí máy thi công M Cộng chi phí trực tiếp VL + NC + M T II Chi phí chung P x NC C III Thu nhập chịu thuế tính trước (T + C) x Tỷ lệ quy định TL Giá trị dự toán xây lắp trước thuế T + C + TL gxl IV Thuế GTGT đầu ra gxl x VAT Giá trị dự toán xây lắp sau thuế (T + C + TL) + VAT Gxl Với: - : mức thuế suất thuế VAT quy định cho công tác xây lắp. a. Chi phí trực tiếp: Nội dung chi phí trực tiếp không có thay đổi gì. Chú ý mức giá các loại vật tư, vật liệu trong đơn giá vật liệu không bao gồm thuế VAT đầu vào mà nhà thầu ứng trả khi mua. Các chi phí phụ thuộc trong giá ca máy và thiết bị thi công như: xăng, dầu, điện,... chưa tính thuế VAT đầu vào theo Thông tư số 08/2001/TT-BXD thì, Knc = 1,46 và Kmtc = 1,07. b. Giá trị dự toán xây lắp trước thuế: Là mức giá để tính thuế VAT c. Thu nhập chịu thuế tính trước: Khoản thu nhập này dùng để nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và 1 số khoản chi phí phải nộp, phải trừ khác, phần còn lại được trích lập các quỹ. d. Thuế VAT đầu ra: Gồm thuế VAT đầu vào để trả khi mua các loại vật liệu, vật tư, nhiên liệu, năng lượng,... và phần thuế VAT mà doanh nghiệp xây dựng phải nộp. 4.2. Các nhân tố tác động tới giá trị dự toán xây lắp công trình: a. Các nhân tố thuộc về cơ quan quản lý Nhà nước: - Tính thực tiễn của 1 số văn bản pháp quy còn thấp. - Sự không đầy đủ, không đúng đắn của các định mức kinh tế - kỹ thuật. - Thiếu các tài liệu về quy chuẩn, tiêu chuẩn trong xây dựng. Các nhân tố này làm cho công tác xác định giá trị dự toán xây lắp gặp khó khăn do không có 1 tiêu chuẩn áp dụng thống nhất. b. Các nhân tố thuộc về bên mời thầu: - Yêu cầu về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính: Nếu yêu cầu cao về năng lực kỹ thuật thì nhà thầu sẽ phải đầu tư mua sắm máy móc thiết bị thi công mới, tiền lương trả cho công nhân điều hành máy và cho cán bộ chủ chốt sẽ tăng. Kết quả là giá trị dự toán xây lắp sẽ tăng và ngược lại. Nếu yêu cầu nhà thầu phải có nhiều vốn thì nhà thầu sẽ phải đi vay ngân hàng. Số vốn lớn thì chi phí trả lãi sẽ cao và giá trị dự toán xây lắp sẽ tăng và ngược lại. - Địa điểm thực hiện công trình. Nếu ở xa nơi tập kết xe máy của nhà thầu thì nhà thầu sẽ phải di chuyển máy móc, nhân công làm tăng chi phí vận chuyển, giá trị dự toán xây lắp tăng và ngược lại. - Yêu cầu tăng hay giảm khối lượng công việc sẽ làm tăng hay giảm giá trị dự toán xây lắp. c. Các nhân tố thuộc về nhà thầu: - Số lượng và chất lượng máy móc, thiết bị thi công: Nếu nhà thầu không có đủ số lượng máy móc theo yêu cầu, nhà thầu sẽ phải mua mới hoặc đi thuê. Cả 2 phương án đều làm tăng giá trị dự toán xây lắp. Nếu nhà thầu có đủ số lượng máy móc, thiết bị thi công song chất lượng không đảm bảo, cũ kỹ, hiệu suất sử dụng thấp, chi phí sửa chữa sẽ lớn, chi phí nhiên liệu cao. Điều này sẽ làm tăng chi phí máy thi công và làm tăng giá trị dự toán xây lắp. - Năng lực của cán bộ làm công tác dự thầu: Nếu các cán bộ làm công tác dự thầu có năng lực và kinh nghiệm sẽ bóc tách khối lượng công việc đúng đủ, chính xác, tính toán đơn giá cho từng hạng mục chính xác, lập kế hoạch tiến độ thi công hợp lý sẽ sử dụng tiết kiệm nhân lực. Điều này sẽ làm giá trị dự toán xây lắp sát thực tế, khả năng trúng thầu sẽ cao. Nếu năng lực hạn chế, công tác bóc tách khối lượng công việc sẽ thiếu, giá trị dự toán xây lắp ở mức thấp song khả năng trúng thầu là không cao do không đáp ứng yêu cầu bên mời thầu. - Tiền lương, khoản phụ cấp lương cho cán bộ công nhân viên. Nếu tiền lương, khoản phụ cấp lương tăng sẽ làm tăng chi phí nhân công. Giá trị dự toán xây lắp tăng và ngược lại. d. Các nhân tố thuộc bên tư vấn: - Sai sót của người thiết kế dẫn đến việc tăng, giảm không có cơ sở khối lượng công tác xây lắp. Do đó việc tính toán các chi phí dự toán là không đúng. - Nghiên cứu không đầy đủ các giải pháp thiết kế dẫn đến lựa chọn phương án không hợp lý làm tăng chi phí dự toán. - Chưa hoàn thiện phương pháp đánh giá kinh tế - kỹ thuật của các giải pháp thiết kế. - Thiếu trang thiết bị kỹ thuật mới cho công tác khảo sát thiết kế. - Việc giám sát thi công công trình không được tuân thủ theo các quy định đề ra gây thất thoá lãng phí nguyên vật liệu, rút ngắn khối lượng công tác, chất lượng công trình không đảm bảo mà chi phí dự toán thực tế lại tăng. e. Các nhân tố thuộc về thị trường xây dựng: - Giá cả nguyên nhiên vật liệu, máy móc thiết bị thi công tăng hay giảm sẽ làm cho chi phí vật liệu, chi phí máy thi công tăng hoặc giảm và giá trị dự toán xây lắp sẽ tăng hoặc giảm. - Sự cung ứng vật tư kỹ thuật của nhà cung ứng không đầy đủ hoặc không theo kế hoạch yêu cầu của nhà thầu sẽ làm cho nhà thầu phải mua ở nơi khác với giá cao hơn, giá trị dự toán xây lắp sẽ tăng và ngược lại. - Số lượng và thị phần của các nhà thầu đối thủ. Nếu có nhiều nhà thầu có đủ năng lực cùng tham gia 1 gói thầu thì buộc các nhà thầu phải cạnh tranh bằng cách hạ thấp giá trị dự toán xây lắp. f. Các nhân tố bất khả kháng: Các nhân tố như thiên tai, địch hoạ,... sẽ ảnh hưởng tới tất cả các bên: cơ quan quản lý nhà nước, bên mời thầu, nhà thầu, nhà tư vấn và thị trường xây dựng. Từ đó ảnh hưởng tới giá trị dự toán xây lắp. 4.3. Cách xác định giá bỏ thầu của công ty Căn cứ vào phương pháp xác định giá trị dự toán xây lắp công trình xây dựng do nhà nước ban hành, yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và năng lực của công ty, công ty sẽ tiến hành xác định giá dự thầu. Dựa vào đơn giá xây dựng cơ bản, dựa vào kinh nghiệm thi công với đội ngũ công nhân lành nghề và cán bộ quản lý tốt có tinh thần lao động sáng tạo, dựa vào hệ thống máy móc thiết bị tiên tiến và biện pháp thi công, thăm dò giá bỏ thầu của đối tượng cạnh tranh công ty thường đưa ra được giá thầu sát với giá chuẩn mà chủ đầu tư dự kiến nên dễ dàng được chấp thuận... Mục tiêu chính là nắm được giá trần của chủ đầu tư, từ đó tính toán cụ thể nhằm hạ đến mức vẫn phải bảo đảm hiệu quả của vốn đầu tư như : - Dựa vào định mức vật tư, kinh nghiệm quản lý xác định vùng giá được chấp nhận để giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Dựa vào công nghệ thi công, năng suất lao động tăng do kinh nghiệm thi công loại hình tương tự để giảm chi phí nhân công trực tiếp. - Tính toán từ mức hiệu quả đồng vốn bỏ ra (thể hiện tại công trình thoát nước Yên Sở, mức khấu hao 2 dàn máy đóng cọc đạt được 0,743) nên chi phí sử dụng máy đưa vào dự toán có thể giảm được 10% vẫn bảo đảm máy hoạt động tốt cho những năm kế tiếp. - Cân đối với kế hoạch, bố trí hợp lý máy móc công cụ và tổ chức thi công tốt, giảm được chi phí quản lý. Qua phân tích các điều kiện trên, Công ty đã bỏ thầu giảm so với giá trần của công trình thoát nước Yên Sở từ 25,3 tỷ xuống còn 24,2 tỷ đồng tức giảm 4,3% Tuỳ theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, công ty tính giá bỏ thầu theo cách xác định đơn giá chi tiết hoặc đơn giá tổng hợp. + Xác định đơn giá chi tiết: Hồ sơ mời thầu yêu cầu về chi phí vật liệu,chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy thi công trên một đơn vị khối lượng công tác xây lắp riêng biệt và được xác định trên cơ sở định mức dự toán chi tiết hoặc một bộ phận kết cấu xây lắp. +Xác định đơn giá tổng hợp dự thầu: Hồ sơ mời thầu yêu cầu về chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung, lãi và thuế cho từng loại công việc hoặc một đơn vị khối lượng công tác xây lắp tổng hợp hoặc một kết cấu xây lắp hoàn chỉnh và được xác định dựa vào định mức dự toán tổng hợp. Có thể thấy rõ công tác xác định giá dự thầu của công ty qua công trình:Trung tâm giao dịch và điều hành viễn thông quốc gia - Hạng mục: Công trình chính - Gói thầu đơn nguyên 1- Địa chỉ : số 62-64 Trần Phú, Hà Nội. Bảng đơn giá chi tiết STT Mã hiệu MSVT Thành phần hao phí Đơn vị Khối lượng định mức Đơn giá Thành tiền A.Phần xử lý nền 1 DB.1120 Khoan tạo lỗ cọc khoan nhồi D1000 m 628.319 Nhân công 1,46 91.256 6140 Nhân công 4/7 Công 4,62 13.529 62.504 Máy thi công 1,07 537.063 7501 Búa khoan TRC-15 ca 0,038 11.251.104 427.542 7509 Cần cẩu 30 tấn ca 0,038 1.328.548 50.485 7543 Máy khác % 5 23.901 Chi phí chung 52.928 Thu nhập chịu thuế tính trước 37.469 Giá trị dự toán xây lắp trước thuế 718.716 Thuế gía trị gia tăng đầu ra 35.936 Gía trị dự toán xây lắp sau thuế 754.652 Bảng dự toán dự thầu STT Mã hiệu Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền A.Phần xử lý nền 1 DB.1120 Khoan tạo lỗ cọc khoan nhồi D1000 m 347 754.652 261.864.125 ... B.Phần móng ... C.Phần thân ... Vách cứng chống độngđất cho công trình ... Tổng cộng 16.136.045.458 4.5. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu a. Nộp hồ sơ dự thầu Tuỳ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu có thể bao gồm 1 phong bì bao gồm cả hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ tài chính hoặc 2 phong bì riêng biệt. Sau khi các phần của hồ sơ dự thầu do các thành viên thực hiện theo kế hoạch hoàn thành, sẽ được chuyển cho người chủ trì xem xét, kiểm tra đúng, sai, đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và khả năng thực hiện của công ty và trình giám đốc phê duyệt. Hồ sơ dự thầu sẽ được đóng thành quyển sau đó cho vào 1 bì thư, hộp giấy có niêm phong và số bản theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Công ty sẽ tiến hành nộp hồ sơ dự thầu theo đúng ngày giờ và địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu. Trong thời gian chờ mở thầu, công ty có thể tăng cường các mối quan hệ với các cơ quan liên quan ảnh hưởng tới việc ra quyết định thắng thầu. Điều này có thể tăng khả năng trúng thầu của công ty nếu giá dự thầu của công ty đưa ra xấp xỉ như giá dự thầu của các đối thủ khác. b. Tham gia mở thầu: Đại diện công ty hoặc xí nghiệp cùng phòng dự án tham gia lễ mở thầu theo thời gian và địa điểm do bên mời thầu thông báo. 4.6. Ký hợp đồng xây dựng Khi có thông báo trúng thầu của bên mời thầu, công ty nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, nhận lại bảo lãnh dự thầu và ký hợp đồng. Nội dung các điều khoản sẽ do 2 bên thoả thuận 4.7. Tổ chức quản lý thi công xây dựng công trình Đối với các công trình đã trúng thầu,công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng xí nghiệp, đội trực thuộc thực hiện. Với các công trình lớn, đòi hỏi sự tham gia của nhiều xí nghiệp, đội trực thuộc cùng một lúc, công ty lập kế hoạch xe máy thi công. Kế hoạch được lập phù hợp với tiến độ thi công vạch ra đồng thời công ty giao khoán nhiên liệu sử dụng, định kỳ kiểm tra duy tu bảo dưỡng không để máy hư hỏng. 4.8. Bàn giao công trình hoàn thành, thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư Công ty chỉ bàn giao cho chủ đầu tư các công trình đảm bảo chất lượng như đã ký trong hợp đồng. Sau khi công trình đã hoàn thành ở giai đoạn cuối, công ty tiến hành kiểm tra tổng thể công trình gồm: kiểm tra về mặt hình thức trực quan và kiểm tra vận hành thử các thiết bị điện, nước, hệ thống điều hoà,... nếu phát hiện thấy các khuyết tật, hỏng hóc công ty sẽ sửa chữa.Khi công trình được hoàn thiện, công ty sẽ thông báo cho chủ đầu tư để bàn giao công trình. Công ty luôn tuân thủ các điều kiện, phương thức thanh toán, quyết toán hợp đồng, bảo hành công trình và thanh lý hợp đồng với chủ đầu tư ghi trong hợp đồng. V. Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng hoạt động dự thầu của công ty. 1. Công tác Marketing xây dựng Công tác marketing xây dựng được coi là nhiệm vụ trọng tâm và ưu tiên số 1 trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh tế của công ty. Có được uy tín trên thị trường xây dựng, thực hiện chiến lược tăng trưởng đa dạng, công ty cần mở rộng địa bàn hoạt động,bước đầu là phải tìm cách tiếp cận được với khách hàng. Khách hàng là những chủ đầu tư của các ngành được cấp vốn xây dựng hoặc các công ty liên doanh cần đầu tư xây dựng cơ bản...Công ty cần phải nắm bắt được kế hoạch của các ngành sẽ có bao nhiêu dự án, loại hình của dự án và kinh phí đầu tư dự án là bao nhiêu? Đây là một hoạt động khó khăn nhưng với nghệ thuật ứng xử có tính thuyết phục và kinh nghiệm tiếp xúc, công ty đã nắm bắt được ý đồ của các chủ đầu tư và họ đã trở thành khách hàng của công ty; riêng tại Bắc Ninh, công ty đã chính thức thành lập được 1 chi nhánh, nhiều dự án xây dựng và giao thông đã được ký kết. Ngoài các dự án do công ty triển khai trực tiếp, công ty còn nhận được sự hỗ trợ tích cực của Tổng công ty xây dựng Hà Nội bằng việc giao lại những công trình mà Tổng công ty là thầu chính như dự án xây dựng nhà máy xi măng Hoàng Mai, dự án đóng cọc nhà máy xi măng Nghi Sơn,... Trong năm 2000, ngoài các dự án thuộc các địa phương đã có quan hệ truyền thống, công ty đã mở lại được thị trường TP. Hồ Chí Minh bằng việc trúng thầu 2 công trình Trung tâm thông tin di động khu vực phía Nam và công trình Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia với giá trị 42,1 tỷ đồng và mở thêm được thị trường Lào, 1 thị trường xây dựng mới đầy tiềm năng với dự án xây dựng trụ sở địa chính 2 tỉnh Savanakhét và Champasak và đang chờ kết quả của dự án đường giao thông tỉnh Udomxay. Bên cạnh việc tiếp tục triển khai các ngành nghề truyền thống, công ty từng bước tiếp cận với việc mở rộng ngành nghề như đầu tư xây dựng nhà ở để bán với dự án là nhà C3 và 3 đơn nguyên 12 tầng của khu BII - Dự án làng Quốc tế Thăng Long. Dự án khu nhà ở Trung Yên do thành phố cấp cũng đang được triển khai khẩn trương, phấn đấu đến quí IV năm 2001 sẽ khởi công; từng bước triển khai các dự án đầu tư trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng như dự án đầu tư xây dựng 1 nhà máy cán thép nóng với công suất 120.000 tấn/năm. Công ty thực hiện loại hình và các phương pháp quảng cáo sau : - Bất kỳ một công trình lớn nhỏ nào mà các đơn vị thuộc công ty thi công đều treo biển đơn vị thi công là Công ty xây dựng số 4 để xây dựng hình ảnh về công ty trong tiềm thức khách hàng. - Đăng báo tuyển dụng cán bộ công nhân viên để khách hàng thâý được sự phát triển củacông ty. - Giới thiệu về năng lực, tổ chức, tiềm lực và thành tích của công ty trên tạp chí chuyên ngành xây dựng để tạo được thế phân biệt cao. 2. Cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất a. Cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc được chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhưng bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu tổ chức được hình thành bởi 2 phân hệ : bộ phận quản lý, cấp quản lý. Bộ phận quản lý phản ảnh sự phân chia chức năng theo chiều ngang, thể hiện chuyên môn hoá trong phân cấp quản lý; Cấp quản lý là chia chức năng qủan lý theo chiều dọc, là thể hiện trình độ tập trung hoá trong quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo dạng trực tuyến tham mưu. Bảng cơ cấu tổ chức của công ty Giám đốc công ty Phó GĐ KT Phó GĐ TT Phó GĐ KD Các xí nghiệp Các đội trực thuộc Phòng TCông Phòng KHKT Phòng TChức Văn Phònggg Phòng K.Toán Toán Phòng KTTT PhòngDự án - Giám đốc phụ trách chung, có quyền ra lệnh và quyết định - Các phó giám đốc là trực tuyến đối với một số phòng ban được phân công phụ trách, lãnh đạo chức năng đối với cácxí nghiệp và các đội trực thuộc nhưng không có quyền ra lệnh. Các phó giám đốc điều hành trực tiếp các phòng chức năng và sử dụng được kinh nghiệm của các chuyên gia giúp giám đốc ra quyết định. - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu: đề xuất các chủ trương biện pháp giúp giám đốc công ty tổ chức quản lý, điều h