Đề tài Thực trạng về kế toán tiêu thụ ở công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

hộ bên mua Hàng gửi bán TK 1388 TK 157 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào TK 3331 TK 1331 Doanh thu bán hàng K/c doanh thu thuần K/c trị giá vốn hàng tiêu thụ Trị giá vốn hàng đã xác định tiêu thụ TK 111,112,331 TK 511 TK 911 TK 632 TK 156 aKế toán bán lẻ: ị Kế toán tại đơn vị giao đại lý: Mặc dù hàng hóa đã ra khỏi doanh nghiệp nhưng hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho tới khi tiêu thụ Sơ đồ kế toán tại đơn vị giao đại lý Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào của lô hàng chuyển thẳng đại lý TK 3331 TK 1331 Doanh thu bán hàng TK 111, 112 Chuyển thẳng cho bên nhận đại lý TK 111,112,331 Chi phí bán hàng (hoa hồng gửi đại lý, chi phí vận chuyển ) K/c doanh thu thuần K/c trị giá vốn hàng đã xác định tiêu thụ Xuất kho hàng chuyển cho bên nhận đại lý K/c trị giá vốn hàng đã xác định tiêu thụ TK 641 TK 511 TK 911 TK 632 TK 157 TK 1561 ị Kế toán tại đơn vị nhận đại lý: hàng hóa không được quyền sở hữu của đơn vị Sơ đồ kế toán tại đơn vị nhận đại lý Chi phí trả hộ đơn vị giao đại lý Số tiền phải trả cho bên giao đại lý Trả tiền cho đơn vị giao đại lý Hoa hồng được hưởng TK 641 TK 331,1188 TK 111, 112 TK 511 TK 111, 112 Khi nhận hàng căn cứ vào giá trị trong hợp đồng kinh tế, kế toán ghi: Nợ TK 003 Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi Khi bán được hàng kế toán ghi: Có TK 003 Phản ánh số hàng bán, hoa hồng được hưởng, số tiền phải trả cho người giao đại lý theo sơ đồ trên. a Kế toán bán trả góp: Bán trả góp: Là phương thức tiêu thụ hàng hóa mà người mua thanh toán tiền hàng bằng nhiều lần và người mua phải chịu một phần lãi suất do trả chậm. Về thực chất quyền sở hữu về hàng hóa chỉ được chuyển giao cho người mua khi đã thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về hạch toán khi chuyển giao thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. Mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ hàng bán trả góp Thuế GTGT đầu ra TK 3331 Lãi suất trả chậm Tống số tiền thu được Số tiền tính theo giá bán tại thời điểm giaohàng K/c doanh thu thuần K/c trị giá hàng đã tiêu thụ Trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ TK 711 TK 111,112,131 TK 511 TK 911 TK 632 TK 156 a Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng: * Kế toán chiết khấu bán hàng - Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành chiết khấu hàng bán được hiểu là số tiền chấp nhận giảm cho khách hàng nợ tính trên số tiền mà họ trả nợ trước thời hạn quy định hoặc vì một lý do ưu đãi khác - Chiết khấu bán hàng được tính toán dựa trên cơ sở tỉ lệ và các điều kiện chiết khấu ghi trên các hợp đồng mua bán cam kết thanh toán - Tài khoản sử dụng : TK 521 “chiết khấu bán hàng” Nội dung kinh tế : TK 521 dùng để tập hợp phần chiết khấu bán hàng phát sinh trong kỳ. TK 521 không có số dư cuối kỳ Kết cấu TK 521 Số tiền chiết khấu đã chấp nhận giảm cho khách hàng Kết chuyển chiết khấu bán hàng - Trình tự kế toán: + Khi người mua hàng trả tiền trong thời hạn hưởng chiết khấu kế toán căn cứ vào số tiền thực thu xác định phần chiết khấu người mua được hưởng để phản ánh theo định khoản sau: Nợ TK 521 Chiết khấu hoặc Nợ TK 3331 Giảm thuế GTGT tương ứng Nợ TK 111, 112 Số thực thu Có TK 131 Công nợ thanh toán giảm + Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 811 Có TK 521 * Kế toán hàng bị trả lại: Trường hợp sản phẩm của doanh nghiệp đã bán cho khách hàng là loại hàng hóa do không đúng chủng loại, sai quy cách, hàng kém phẩm chất, không đúng hợp đồng... Khi giao hàng cho người mua bị họ trả lại, không chấp nhận thanh toán hoặc trong thời hạn quy định khách hàng có thể trả lại hàng cho doanh nghiệp - Tài khoản sử dụng: TK 531 “Hàng bị trả lại” Nội dung kinh tế: Được sử dụng để tập hợp hàng hóa bị trả lại trong kỳ Kết cấu: TK 531 Doanh thu chấp nhận cho trả lại trong kỳ Kết chuyển doanh thu hàng hóa bị trả lại trong kỳ - Trình tự kế toán: + Doanh số hàng bị trả lại: Nợ TK 531 Trị giá hàng bán của hàng hóa bị trả lại Nợ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Có TK 131, 111, 112 Giá thanh toán của hàng hóa + Trị giá vốn hàng hóa: Nợ TK 156 Nhập lại kho Nợ TK 157 Chưa nhập lại kho Có TK 632 + Cuối kỳ kết chuyển sang doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 531 * Kế toán giảm giá hàng bán: - Giảm giá hàng bán là giảm trừ giá bán sản phẩm để khuyến mại. Trong thực tế giảm giá bán hàng hóa có 2 hình thức: + Bớt giá là khoản giảm trừ tính trên giá bán thông thường khi khách hàng mua với khối lượng lớn trong một lần mua hàng + Giảm giá đặc biệt là sự chấp nhận giảm trừ một tỷ lệ đặc biệt tính trên giá bán thông thường vì lý do sản phẩm của doanh nghiệp chất lượng kém, sai quy cách. - Tài khoản sử dụng : TK 532 “Giảm giá hàng bán” Nội dung kinh tế: TK 532 được sử dụng để tập hợp trị giá hàng hóa giảm giá trong kỳ Tài khoản không có số dư cuối kỳ Kết cấu: TK 532 Các khoản giảm giá hàng hóa đã chấp nhận với khách hàng Kết chuyển các khoản giảm trong kỳ - Trình tự kế toán : + Khi thực hiện phát sinh: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 1.2.2 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hoặc trong các doanh nghiệp thương mại theo phương pháp kiểm kê định kỳ aChứng từ sử dụng: - Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) - Phiếu xuất kho - Phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng hoặc giấp chấp nhận nợ (thanh toán) của khách hàng aPhương pháp hạch toán: * Tài khoản sử dụng: - Khác so với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở các doanh nghiệp thương mại theo phương pháp kế toán chỉ sử dụng TK 611 “mua hàng” để hạch toán - TK 611 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa nhập xuất trong kỳ - Kết cấu TK 611 - Trị giá hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tồn kho trong kỳ - Trị giá hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu mua vào trong kỳ - Trị giá hàng hóa, công cụ dụng cụ bị trả lại - Trị giá hàng hóa , công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ - Trị giá hàng hóa , công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu thực tế trong kỳ - Trị giá hàng hóa , công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu đã gửi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ - Một số quy định: + TK 611 chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ + Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào theo nguyên tắc trị giá thực tế. + Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán * Trình tự kế toán: Hạch toán theo phương pháp này thì khi xác định tiêu thụ cho hàng bán kế toán chỉ ghi nhận doanh thu theo giá bán. Tuỳ thuộc các phương thức thu tiền mà kết chuyển cho trị giá hàng tồn kho thực tế, xác định hàng mua đang đi đường, xác định hàng gửi bán cho người mua chưa xác định tiêu thụ. Sau đó , kết chuyển vào TK 156, 151, 157 và xác định trị giá hãng xuất bán trong kỳ theo công thức sau: Trị giá hàng xuất tiêu thụ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn cuối kỳ Và kết chuyển một lần vào cuối kỳ kế toán Nợ TK 632 Có TK 611 Nghiệp vụ này có thể được minh hoạ theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK3331 Doanh thu bán hàng K/c doanh thu thuần K/c trị giá vốn hàng đã tiêu thụ Trị giá hàng đã bán được trong kỳ Nhập kho hàng bị trả lại TK 111,112,131 TK 511 TK 911 TK 611 TK 632 TK 611 Thuế GTGT phải nộp 1.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại Để đáp ứng việc tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản lý kinh doanh, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán phù hợp. Một số hình thức sổ kế toán sau thường được dùng cho doanh nghiệp thương mại 1.3.1 Hình thức sổ nhật ký chứng từ Hình thức này kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian ghi sổ (theo hệ thống), kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với tích luỹ số liệu phục vụ lập báo cáo kế toán ngay trên sổ Hệ thống sổ kế toán sử dụng bao gồm: Nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết aNhật ký chứng từ (NKCT): NKCT dùng để phản ánh số phát sinh bên có, bên nợ của các tài khoản nhằm theo dõi tình hình và ghi chép một nghiệp vụ . Ví dụ: - NKCT số 6: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hóa còn đang đi đường. Cơ sở ghi chép là hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho - NKCT số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 155, 156, 157, 131, 511, 532, 632, ... NCKT số 8 căn cứ vào bảng kê số 8, 10 (Ghi Có vào TK 155, 156, 157), bảng kê số 11 (ghi Có TK 131), sổ chi tiết tiêu thụ dùng cho TK 511, 512, 531, 632... aBảng kê : Trong hình thức NKCT có các bảng kê. Bảng kê được sử dụng trong từng trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp lên NKCT được: - Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” - Bảng kê số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “TGNH” - Bảng kê số 8: Dùng để phản ánh, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa (TK 155, 156) - Bảng kê số 10: Dùng để phản ánh hàng gửi đại lý nhờ bán hộ, gửi đi hoặc đã giao chuyển cho người mua... nhưng chưa chấp nhận tt - Bảng kê số 11: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua, người đặt hàng (TK 131) a Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối kỳ chỉ ghi một lần vào cuối tháng. aSổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết chung cho TK 521, 532, 531, 632... - Sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK 131, 331, 333... Thực hiện theo hình thức này có ưu điểm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán. Công việc ghi sổ được chia đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành hàng ngày. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều chỉ tiêu trong một trang sổ không thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Trình tự hạch toán trong quá trình tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại theo hình thức NKCT được thực hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ Bảng kê số 1, 2, 8, 10, 11 Sổ chi tiết cho TK 511, 632, 131... Bảng tổng hợp chi tiết NKCT số 8 Sổ cái TK Báo cáo bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra 1.3.2 Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký sổ cái được sử dụng làm kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian. Hình thức này kết hợp với ghi sổ theo phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hình thức này có mẫu đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra, đối chiếu, không đòi hỏi trình độ, chuyên môn cao. Nhưng đối với những đơn vị sử dụng nhiều tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ phải mở rộng, lãng phí giấy, khó phân công lao động kế toán. Cho nên, chỉ nên áp dụng hình thức này với các đơn vị có quy mô nhỏ. Các loại sổ kế toán được sử dụng: Nhật ý sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Quá trình tiêu thụ sẽ được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ Sổ quỹ Sổ chi tiết cho TK 511, 632, 131... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Báo cáo bán hàng 1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 511,632,131... Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo bán hàng Quá trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa sẽ được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Hình thức chứng từ ghi sổ thực chất là tách rời việc ghi theo thứ tự thời gian trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản). Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ cái. Hình thức này, có sổ đơn giản, dễ sử dụng, thuận tiện cho việc phân cấp và chuyên môn hóa, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Tuy nhiên, số lượng ghi chép nhiều dễ bị trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu số liệu sẽ được dồn vào cuối kỳ (cuối quý) sẽ ảnh hưởng tới thời gian lập báo cáo. 1.3.4 Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhật ký chung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ sau: Chứng từ hàng tiêu thụ Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511, 632, 131... Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Bán hàng Sổ nhật ký đặc biệt Hình thức này, số lượng sổ sách ít, dễ ghi, thuận tiện cho việc kế toán trên máy. Tuy nhiên trong một số trường hợp, một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể mở nhật ý đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. Các sổ nhật ký đặc biệc được ghi chép như nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Chương 2 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty: Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội (tiền thân tách ra từ Công ty Cung ứng than Xi măng Hà Nội) được thành lập ngày 9/12/1974 theo quyết định số 1878/DDT-QLKT của Bộ Điện Than nhằm thực hiện quyết định số 254/CP ngày 22/11/1974 của Hội đồng Bộ trưởng về việc chuyển chức năng quản lý cung ứng than, với tên gọi ban đầu là Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội. Công ty chính thức hoạt động từ ngày 1/1/1075 với nhiệm vụ tổ chức thu mua, cung ứng than theo kế hoạch đáp ứng cho nhu cầu sử dụng than của các hộ trong trung ương và địa phương trên địa bàn thành phố Hà Nội, các tỉnh Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu. Do yêu cầu hoạt động và đòi hỏi của nhiệm vụ nên đến nay Công ty đã nhiều lần đổi tên khác nhau, đó là: Từ năm 1975 đến năm 1978 mang tên: Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội, trực thuộc Tổng Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội, trực thuộc Tổng Công ty Quản lý và cung ứng than, Bộ Điện than. Từ năm 1979 đến năm 1981, đổi tên thành: Công ty Quản lý và Cung ứng than Hà Nội, trực thuộc Tổng Công ty Quản lý và Cung ứng than, Bộ Điện than. Từ năm 1982 đến tháng 6/1993, đổi thành: Công ty Cung ứng than Hà Nội. Trực thuộc Tổng Công ty Cung ứng than, Bộ Mỏ và Than, rồi Bộ Năng lượng. Ngày 30/6/1993, theo chủ trương của Nhà nước về việc thành lập lại doanh nghiệp, Bộ Năng lượng đã ban hành quyết định số 448/NL-TCCB-LĐ, được đổi tên thành Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội trực thuộc Tổng công ty kinh doanh và chế biến than Việt Nam. Công ty chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh và sản xuất, chế biến than sinh hoạt phục vụ mọi nhu cầu than cho sản xuất và sinh hoạt của các hộ tiêu dùng nội, ngoại thành Hà Nội và các tỉnh Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu. Ngày 10/10/1994, Thành lập Tổng Công ty than Việt Nam, tách ra ba miền Bắc, Trung, Nam. Từ đó đến nay, Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là đơn vị trực thuộc dưới sự quản lý của Tổng Công ty than miền Bắc. Công ty hoạt động với tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn do Tổng Công ty kinh doanh và chế biến than miền Bắc giao cho. 2.2 Công tác tổ chức kinh doanh và công tác tổ chức kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội 2.2.1 Công tác tổ chức kinh doanh của Công ty Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã cung ứng và kinh doanh than cho các nhu cầu sử dụng than được trên 10 triệu tấn than các loại. Với thành tích đạt được năm 1995 Công ty đã được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng III. Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh và chế biến than phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ở trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu. Công tác tiêu thụ than là một trong những hoạt động quan trọng của Công ty, chịu ảnh hưởng trực tiếp của bộ máy quản lý theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Ban Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng TCHC Các trạm kinh doanh và chế biến than Trạm KD&CB Than Giáp Nhị Trạm KD&CB Than Ô Cách Trạm KD&CB Than Vĩnh Tuy Trạm KD&CB Than Cổ Loa Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 3 Cửa hàng số 2 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty là kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng. Với kiểu cơ cấu này: Giám đốc là người đứng đầu Công ty, có quyền ra quyết định chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong quá trình ra quyết định giám đốc được sự trợ giúp, tham mưu của các phòng chức năng: Phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tổ chức hành chính. Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc Công ty trong phạm vi chuyên môn, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn của cấp dưới, đồng thời chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty giao cho. Các phòng chức năng không có quyền ra quyết định cho các đơn vị cáp dưới mà toàn bộ những đề xuất của các phòng chức năng đều phải thông qua Giám đốc. Các trạm trực thuộc: Có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Công ty giao cho, quản lý tốt các kho than, con người và tài sản khác. Đồng thời, trong cơ chế thị trường này thì các trạm đều phải là nhưng người trực tiếp tham gia vào công tác tiêu thụ sản phẩm, phải tiếp cận với thị trường, với kế hoạch về khách mua hàng lẫn khách bán hàng, vận chuyển, bốc xếp. Chính nơi này là điểm quan trọng cho công tác kinh doanh cần phải chú trọng quan tâm về các mặt như con người, vật chất và tính pháp luật trong kinh doanh. Mối quan hệ giữa Công ty và trạm là mối quan hệ cấp trên và cấp dưới, toàn bộ mọi hoạt động của các trạm đều phải phù hợp và nằm trong khuôn khổ các quy định của Công ty. 2.2.2 Công tác tổ chức kế toán của Công ty Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội tổ chức công tác tài chính kế toán theo loại hình kế toán tập trung. Toàn công ty có một phòng kế toán duy nhất là nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, lập báo cáo kế toán theo quy định chung. Các trạm trực thuộc không có phòng kế toán, chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu. Bộ máy kế toán của Công ty được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hàng mua và kế toán hàng tồn kho Bộ phận kế toán hàng bán và kế toán thanh toán tiền hàng Bộ phận kế toán quỹ Bộ phận kế toán TSCĐ Bộ phận kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán ở các trạm Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy tài chính của công ty, là người phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Bộ phận kế toán hàng bán và hàng tồn kho: Thu thập các chứng từ về hàng mua có nhiệm vụ theo dõi chi tiết cấu thành nên giá vốn hàng mua, chi tiết cho từng loại hàng và nguồn hàng. Từ đó, tổ chức được kế toán mua hàng vào các sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại, số lượng, đơn giá và giá trị. Đồng thời, kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi hàng nhập, xuất tồn của các trạm vào sổ tổng hợp xuất, nhập, tồn (vào sổ chi tiết lên bảng kê số 8) - Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: Thu thập các hóa đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ cho việc tính toán và xác định kết quả, theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của các trạm kinh doanh, theo dõi việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ của khách hàng, thanh toán lương và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. - Bộ phận kế toán quỹ: Tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi vào sổ quỹ. - Bộ phận kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị của TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm di chuyển TSCĐ, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ kế toán và các chứng từ ban đầu về mua hàng, bán hàng, thu chi tiền mặt vào các sổ chi tiết. Tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh .Sau đó, phân bổ các chi phí đó đúng nguyên tắc và lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán . - Nhân viên trạm: Nhân viên kế toán trạm được viết hóa đơn bán hàng cho khách hàng, thu tiền và lập báo cáo chứng từ ban đầu, kế toán trạm phải mở đầy đủ các sổ sách để theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày của trạm. Hình thức kế toán áp dụng trong Công ty là hình thức nhật ký chứng từ 2.3 Thực trạng kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội 2.3.1 Cơ cấu nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Trong cơ chế kinh tế trước, Công ty bán than chủ yếu chỉ theo chỉ thị của cấp trên. Khi chuyển sang nền kinh tế mới, Công ty ngày nay phải tự chủ trong việc sản xuất kinh doanh, tự tìm khách hàng để tiêu thụ hàng hóa. Đặc điểm này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong tình hình cạnh tranh: Công ty đã quen với khách hàng. Hiện nay, ở Công ty đang tồn tại hai phương thức bán hàng sau: a Bán than theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa cá bản ký kết về công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ... và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quyết định rõ ràng về quyền mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình (điều 1 trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989) Hợp đồng bán than của Công ty là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai công ty, một bên là Công ty than và bên kia là các công ty, nhà máy, xí nghiệp có nhu cầu sử dụng than. Việc triển khai thực hiện hợp đồng được các trạm trực tiếp thực hiện. Bán theo phương thức này có hai hình thức: * Bán than qua kho của trạm gửi hàng Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Công ty và khách hàng, trạm tiên hành điều động xem, bốc than lên xe rồi vận chuyển đến địa điểm đổ hàng đã ghi trong hợp đồng. Bên mua cử cácn bộ đến theo dõi việc cân hàng, sau khi hai bên cùng xác nhận về số lượng và chủng loại than giống trong hợp đồng đã ghi thì nhân viên kế toán trạm viết phiếu giao hàng cho từng xe, trạm gửi cán bộ theo xe đến tận nơi giao hàng. Cuối ngày căn cứ vào phiếu giao hàng kế toán lập một hoá đơn tài chính và gửi hóa đơn tài chính đó cùng các phiêú giao hàng về phòng kế toán của Công ty. Thủ kho của trạm là người lập thẻ, là người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn GTGT được viết làm ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại trạm, một liên gửi về phòng kế toán của Công ty. Phiếu giao hàng cũng được lập làm ba liên: một liên giao cho lái xe làm chứng từ đi trên đường, một liên giữ lại trạm, một liên gửi cùng hàng hóa về phòng kế toán công ty. Ví dụ trạm Vĩnh Tuy bán cho Công ty vật liệu xây dựng Đại La than cám 6a với giá bán 232.000đ/tấn và khối lượng là 57,29 tấn vào ngày 6/9/2002. Tại trạm, kế toán trạm viết giấy giao hàng cho khách hàng sau khi khách hàng đã xem xét hàng hóa . Phiếu giao hàng Số: 102839 Ngày 6 tháng 9 năm 2002 Đơn vị nhận : Công ty vật liệu xây dựng Đại La Tên người nhận : Chị Vân Loại hàng : Cám 6a Số lượng : 57,29 tấn Số đăng kiểm : 29K-7210 Người lập biểu (đã ký) Người nhận hàng (đã ký) Trạm trưởng (đã ký) Đồng thời, kế toán trạm phải lập hóa đơn bán hàng cho khách (hóa đơn GTGT) để làm chứng từ gửi về Công ty. Có mẫu như sau: Hóa đơn GTGT 5700100256-1 Liên 3 (dùng thanh toán) AA/99 Đơn vị: Công ty than Hà Nội Ngày 6 tháng 9 năm 2002 N0 027875 Đơn vị bán hàng: Trạm than Vĩnh Tuy Địa chỉ : Cảng Hà Nội Điện thoại: 8621474 Số TK: 710A-00228 MS: 01001088690014 Họ tên người mua hàng: Trịnh Thị Vân Đơn vị : Công ty vật liệu và xây dựng Đại La Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt – tiền séc Số TK: MS: 0100103447 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính (đồng) Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1´2 1 Than Cám 6a Tấn 57,29 232.000 13.291.280 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền hàng Tiền thuế Tổng cộng tiền thanh toán 13.291.280 664.564 13.955.844 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu chín trăm năm lăm ngàn tám trăm bốn bốn đồng Người mua hàng (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) * Bán than giao tay ba : Than được vận chuyển về đến cảng, trạm không tiến hành bốc lên, đổ bãi mà bán trực tiếp cho khách hàng đã gửi cán bộ đến tận nơi trực tiếp nhận hàng. Trong trường hợp này, kế toán trạm viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) như bán qua kho của trạm nhưng ghi thêm điều kiện hàng nhập xuất thẳng lên hóa đơn bán hàng. aBán lẻ than: Khi khách hàng đến mua hàng của trạm, sau khi xem hàng cẩn thận, phù hợp với yêu cầu của mình hoặc Công ty mình, khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng (theo mẫu ở phần bán qua kho). Trên phiếu giao hàng kế toán trạm cũng ghi đầy đủ về số lượng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khách cầm phiếu giao hàng tiến hành bốc xếp hàng lên xe (phương tiện vận chuyển do khách tự lo, việc