Đề tài Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS

t hàng và chi phí bảo quản hàng tồn kho có mối quan hệ tương quan tỷ lệ nghịch - Như vậy, vấn đề quan trọng đầu tiên của việc quản trị hàng tồn kho là quyết định cần đặt mua bao nhiêu đối với một loại hàng nhất định. Mô hình (EOQ) xác định số lượng hàng mua tối ưu trong mỗi lần đặt hàng để dự trữ. Mô hình này giả thiết rằng: Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau. Nhu cầu chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định thời gian mua hàng (Purchase order lead time )- thời gian từ khi đặt một đơn hàng tới khi nhận được hàng cũng là xác định. Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt. Giả thiết này làm cho chi phí mua hàng sẽ không ảnh hưởng đến mô hình EOQ bởi vì chi phí mua hàng của tất cả các hàng hóa mua vào sẽ như nhau bất kể quy mô đơn đặt hàng với số lượng hàng đặt là bao nhiêu. Không xảy ra hiện tượng hết hàng. - Với những giả thiết này, phân tích EOQ bỏ qua các chi phí cơ hội như chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất…Để xác định EOQ, chúng ta phải tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản. Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí bảo quản. Tổng chi phí tồn kho= (D/EOQ)* P + EOQ/2) * C Trong đó: EOQ là số lượng hàng đặt có hiệu quả. D : Tổng nhu cầu số lượng 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời gian nhất định P: chi phí cho mỗi lần đặt hàng C: Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho Công thức cho thấy EOQ tỷ lệ thuận nhu cầu chi phí đặt hàng, tỷ lệ nghịch với chi phí bảo quản. * Xác định thời điểm đặt hàng lại: là chỉ tiêu phản ánh mức hàng tối thiểu còn lại trong kho để khởi phát một yêu cầu đặt hàng mới. Điểm tái đặt hàng được tính toán đơn giản nhất khi cả nhu cầu và thời gian mua hàng là xác định. Điểm tái đặt hàng = số lượng hàng bán trong 1 đơn vị thời gian * thời gian mua hàng * Lượng trữ an toàn: là mức tồn kho được dự trữ ở mọi thời điểm ngay cả khi lượng tồn kho đã được xác định theo mô hình EOQ. Nó được sử dụng như là một lớp đệm chống lại sự tăng bất thường của nhu cầu hay thời gian mua hàng, hoặc tình trạng không sẵn sang cung cấp của các nhà cung cấp. PHẦN II, Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS (CMS Computer- một công ty thành viên thuộc tập toàn công nghệ CMC) 2.1 Giới thiệu về công ty Máy tính CMS (CMS Computer) Tên tiếng Anh: CMS Tổng giám đốc: Nguyễn Phước Hải Địa chỉ website công ty: - Công ty TNHH Máy tính CMS (trước đây là Công ty Sản xuất và dịch vụ máy tính Thế Trung thành lập năm 1999). Năm 2008, CMS đã chuyển đổi loại hình kinh doanh từ Công ty TNHH hai thành viên thành Công ty TNHH MTV và là đơn vị thành viên của Công ty CP Tập đoàn Công nghệ CMC. Công ty được thành lập  ngày 17/05/1999. Có trụ sở chính tại tầng 13 Toà nhà CMC TOWER. - CMS còn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm và thiết bị tin học của các hãng công nghệ nổi tiếng thế giới, như Samsung, Foxconn, Kingston, Transcend, ViewSonic, Eaton, Santak,... CMS đang là đối tác sản xuất thiết bị chuẩn (Local OEM) của Intel và là một trong 5 đối tác được tham gia chương trình Local Hero tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương... - Mục tiêu của CMS là trở thành Doanh nghiệp số 1 Việt Nam về sản xuất và phân phối các sản phẩm Công nghệ Thông tin - Điện tử - Viễn thông. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty gồm 2 hoạt động chính: + Sản xuất, lắp ráp máy tính Thương hiệu Việt Nam CMS. + Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin. - Khoản tiền được đầu tư trong dài hạn từ công ty mẹ Tập đoàn Công nghệ CMC tính đến thời điểm ngày 30/6/2010 là 50 tỷ đồng. ü Vị thế trên thị trường - Là thương hiệu máy tính số 1 tại Việt Nam trong hơn 10 năm tham gia thị trường. - Luôn dẫn đầu về sản lượng máy tính cung cấp ra thị trường. - Là thương hiệu máy tính duy nhất nằm trong chương trình 30 Thương hiệu Quốc gia. - Là thương hiệu máy tính Việt Nam duy nhất sản xuất máy tính xách tay đang được khách hàng tin dùng. ü Năng lực và thế mạnh: - Vận hành dây chuyền sản xuất máy tính hiện đại, đồng bộ nhất Việt Nam, công suất đạt 12.000 chiếc/tháng. Phòng Thí nghiệm – Đo lường máy tính đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế (ISO IEC 17025:2001) - Hệ thống bảo hành và cung cấp dịch vụ đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001-2008 bao phủ 63/63 tỉnh thành trên cả nước. Luôn dẫn đầu về công nghệ sản xuất máy tính trên cơ sở hợp tác với các đối tác chiến lược của các hãng công nghệ hàng đầu thế giới: Intel, Microsoft và năng lực nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. ü Sản phẩm và dịch vụ tiêu biểu: - Máy tính để bàn: CMS Powercom, CMS Jetslim, CMS X-Media, CMS Thánh Gióng, CMS Scorpion, CMS Vipo … cho nhiều đối tượng khách hàng. - Máy tính xách tay: CMS Sputnik, ICbook, Z Black, CMS X-Style … cho nhiều đối tượng khách hàng. - Máy chủ - CMS Solomon ü Mục tiêu phát triển trong 3 năm tới: - Phát triển mạnh các sản phẩm máy tính cá nhân, đi đầu trong đẩy mạnh “người VN dùng hàng VN”. - Hợp tác công nghệ với Intel và Microsoft để đưa ra được những sản phẩm có chất lượng tốt, hiệu năng cao và với giá thành ngày càng giảm. - Tốc độ tăng trưởng trong 3 năm tới ít nhất là 25%/ năm. - Vươn lên nhóm hàng đầu của các nhà cung cấp máy tính xách tay tại Việt Nam, tiếp tục là thương hiệu máy tính dẫn đầu Việt Nam. - Xuất khẩu máy tính Việt Nam ra thị trường nước ngoài. 2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS 2.2.1 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, chi phí chạy thử và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Giá trị hàng tồn kho được xác định theo nhóm hàng trên cơ sở phù hợp với quy định, đặc điểm kinh doanh của công ty. - Giá trị sản phẩm dở dang: là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa hoàn thành sản phẩm đang trong giai đoạn hoàn thiện để bán . - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp giá đích danh. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực tế theo nguyên trạng máy. 2.2.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty Máy tính CMS: - Hàng tồn kho chủ yếu của CMS Computer là các loại máy móc thiết bị máy tính, thiết bị điện tử, linh kiện, thiết bị phần mềm, con chíp điện tử v.v…Theo chúng tôi, việc phân loại hàng tồn kho gắn với các khâu của quá trình sản xuất là phù hợp hơn cả vì nó gắn quá trình quản lý với từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo quá trình quản lý chặt chẽ và có hiệuquả. Sơ đồ: Phân loại hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS - Hàng mua đang đi đường: Điều này thường được xác định theo điều khoản cam kết hợp đồng giữa hai bên mua và bán cụ thể là công ty Máy tính CMS và các đối tác, bạn hàng và nhà cung ứng: Intel, Microsort, HP, Acer, Foxconn, AMP v.v…. + Nếu hàng được vận chuyển theo FOB thì quyền kiểm soát chuyển giao cho công ty CMS, còn khi người bán chuyển hàng cho người vận tải là người đại diện cho công ty CMS. Như vậy hàng vận chuyển theo FOB đi sẽ thuộc hàng tồn kho của công ty CMS Computer ngay sau khi hàng được bên bán chuyển cho người vận tải, hàng tồn kho này là hàng đang đi đường khi kết thúc kỳ kế toán của CMS. Nếu bỏ qua việc ghi nhận này sẽ dẫn đến sai lệch trong hàng tồn kho, trong khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán đồng thời  sẽ thiếu nghiệp vụ mua hàng và giá trị hàng tồn cuối kỳ trên báo cáo kết quả kinh doanh. + Nếu hàng vận chuyển theo FOB đến thì quyền kiểm soát chưa chuyển giao đến tận khi CMS Computer nhận được hàng hoá từ người vận chuyển chung, nghĩa là hàng vận chuyển theo FOB điểm đến vẫn thuộc quyền sở hữu và thuộc hàng tồn kho của bên bán cho đến khi CMS nhận được hàng. - Nguyên liệu vật liệu: máy móc, thiết bị, phần mềm, con chíp, vi mạch điện tử v.v… - Công cụ, dụng cụ: Máy móc cắt tạo khuôn, khuôn mẫu máy, dụng cụ kiểm tra, sửa chữa, bảo hành, bảo hộ, bảo vệ và thiết bị tăng tính an toàn cho máy v.v… - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Thành phẩm: Máy tính xách tay hoàn thiện chờ bán và nằm trong đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, màn hình máy tính để bàn, bàn phím, chuột, CPU, bàn phím, con chíp máy tính, linh kiện máy tính, card màn hình v.v… - Hàng hoá: màn hình, máy tính xách tay, máy tính để bàn, chuột, bàn phím, dây nối, card màn hình, đầu đọc thẻ nhớ, mắt thần, ổ ghi đĩa v.v… - Hàng gửi đi bán: là những sản phẩm hàng hoá đã hoàn thiện của công ty được chuyển gửi phân phối đến các đại lý, các nhà phân phối, trung tâm giới thiệu sản phẩm của công ty. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đây là nhóm hành động đưa ra những chỉ tiêu, lên kế hoạch dự phòng để giảm bớt giá một số hàng hoá lưu trong kho của công ty. Công ty sẽ lên kế hoạch tính toán chi phí cũng như những điều kiện để đi đến kế hoạch giảm giá hàng tồn kho khi cần thiết. 2.2.3 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hoá tại CMS Computer: - Mua hàng: Khi có nhu cầu mua linh phụ kiện thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc CMS. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập. Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất. - Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót. - Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng của CMS sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm vật tư CMS phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng CMS độc lập với bộ phận kho CMS và bộ phận kế toán CMS. - Lưu kho: Hàng đặt được chuyển tới kho và hàng sẽ được chuyên gia của CMS kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. - Xuất kho vật tư hàng hoá: Tại CMS xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ (cho sản xuất lắp ráp, cho quản lý Doanh nghiệp ) và xuất bán. + Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ bộ phân Sản xuất lắp ráp sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư hay linh phụ kiện, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn ). + Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý Doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chúng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. + Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. - Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn khi mua hàng tại SMS ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao. mã số, chúng loại quy cách, phẩm chất, sổ lượng, đơn giá và thành tiền thành toán. - Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng tại CMS lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. - Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập (thuê dịch vụ vận chuyển ,vd như CMS đã từng có những đối tác vận chuyển thân tín taxi tải Thành Hưng ,cty CP Vận tải Biển VINASHIP ,cty Vân chuyển Quốc tế Marilink …). Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng tại CMS. - Sản xuất: Kế hoạch và lịch trình sản xuất tại cty CMS được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của Công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Do vậy nó có thể bảo đảm rằng Công ty sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ thể.Việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình có thể giúp Công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ. - Trách nhiệm với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất. Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình trong quá trình sản xuất. Các chứng từ sổ sách được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi gồm các phiếu yêu cầu sử dụng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. - Lưu kho thành phẩm: Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của CMS khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này bộ phận an ninh CMS cũng như thủ kho phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm về tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập – xuất – tồn kho. - Xuất thành phẩm đi tiêu thụ: Xuất thành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn, thường là đơn đặt mua hàng của khách hàng. Khi xuất kho thành phẩm phải lập phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển phải lập phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hoá được vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng được lập thành ba liên, liên thứ nhất được lập tại phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ hai được sẽ được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền kèm theo. Đơn đặt mua của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng và liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Hoạt động kiểm soát này sẽ giúp cho khách hàng kiểm tra được phiếu vận chuyển hàng gắn trên bao kiện hàng nhằm xác định xem có sự khác biệt gì giữa số hàng đặt mua với số hàng thực nhận không. Trong trường hợp hàng hoá được vân chuyển thuê bởi một Công ty tiếp vận thì phiếu vận chuyển sẽ được lập thêm một thứ liên thứ tư, liên này sẽ được giao cho bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm căn cứ tính cước phí. - Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho: Chứng từ Kiểm toán là nguồn tư liệu sẵn có cung cấp cho Kiểm toán viên. Chứng từ Kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ Kiểm toán thường bao gồm: + Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho HTK. + Sự ảnh hưởng của phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Hệ thống kế toán chi phí và tình giá thành sản phẩm. + Hệ thồng các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt hại do ngừng sản xuất. + Hệ thống sổ sách kế toán chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp, nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.. ü  Ứng dụng nhân lực và công nghệ trong quản lý kho hàng - Nhân lực hay nói cách khác là nhiệm vụ của một người thủ kho: Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. - Xuất nhập hàng hoá đúng số lượng, chủng loại: + Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho. + Định kỳ kiểm kê kho, đối chiếu số lượng hàng hoá trong kho. + Báo cáo tình trạng kho cho trưởng phòng Kho vận. - Kiểm soát tồn kho: Hàng tồn kho được bảo quản cất trữ ở nhiều nơi khác nhau nhiều đối tượng quản lý khác nhau có đặc điểm bảo quản khác nhau điều này dẫn tới kiểm soát đối với hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn. - Chu trình vận độnng của hàng tồn kho bắt đầu từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm hàng hoá. Sự vận động của hàng tồn kho ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho… Là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của CMS. Khi thực hiện Kiểm toán thì chu trình hàng tồn kho luôn là một chu trình Kiểm toán quan trọng trong Kiểm toán báo cáo tài chính của CMS. ü Tác động của quyết định mức tồn kho đến lợi nhuận của công ty + Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm của CMS. + Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động trong CMS bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. + Hàng tồn kho được đánh giá thông qua số lượng chất lượng, tình trạng hàng tồn kho. 2.2.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho hàng hoá tại công ty TNHH Máy tính CMS Do đặc điểm của ngành công nghệ thông tin là có nhiều nguyên vật liệu và phụ kiện dời nên doanh nghiệp sử dụng phương thức kiểm kê nguyên phụ liệu bằng cách thủ công. + Kiểm tra nguyên phụ liệu: toàn bộ nguyên phụ liệu được nhập về kho đều được kiểm tra chất lượng đảm bảo đúng như yêu cầu kỹ thuật mới được đưa vào kho và được kiểm tra theo quy định: Số lượng nguyên phụ liệu nhập Tần suất kiểm tra Hàng gia công Hàng nhập khẩu Từ dưới 100 đơn vị sp 100% Trên 100 đến 500 đơn vị sản phẩm 20%-30% 30%-40% Trên 500 đến 2000 đơn vị sản phẩm 10%-20% 15%-25% Trên 2000 đến 5000 đơn vị sản phẩm 5%-10% 10%-15% Trên 5000 đơn vị sản phẩm 3%-5% 5%-10% - Đảm bảo yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty lắp ráp và cung cấp ra thị trường. - Khi kiểm soát bán thành phẩm, các bán thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi sản xuất để điều chỉnh và sửa chữa lại, nếu bán thành phẩm, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản đẻ kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa. - Các nguyên vật liệu bán thành phẩm, thành phẩm được kiểm tra để nhận biết trạng thái. - Phân loại khu vực để từng loại sản phẩm - Trong quá trình sản xuất, việc kiểm tra điều có kế hoạch kiểm tra mỗi đơn đặt hàng trước khi đưa vật tư, phụ liệu vào sản xuất. - Kiểm tra sản phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thiện đều được kiểm tra tại bộ phận KCS công ty trước khi nhập kho và giao cho khách hàng, các hồ sơ về kiểm tra chất lượng đều được lưu giữ tại phòng quản lý chất lượng của doanh nghiệp. F Việc quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng không phải chỉ vì hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể tổng tài sản của doanh nghiệp. Mà điều quan trọng nhất là nhờ dự trữ đúng mức và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thừa hay thiếu sản phẩm để bán. Từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho. + Hiện nay nhu cầu sử dụng máy tính của mỗi người ngày càng nhiều và máy tính, đồ điện tử trở thành những phương tiện lao động không thể thiếu cho hoạt động sản xuất. Vì vậy có rất nhiều các siêu thị điện máy mọc len và ngày càng cạnh tranh gay gắt. Đồng thời giấ cả của các linh kiện máy tính có xu hướng không tăng nhiều phù hợp với nhu cầu của mọi tầng lớp. Vì vậy với thực trạng quản trị hàng tồn kho của CMS nêu trên nếu không có biện pháp quản lý tốt hàng hóa, nguyên vật liệu ngày càng tồn đọng nhiều. trong khi đó nhu cầu thị hiếu của con người ngày càng tăng lên và trong thời gian dài sẽ trở thành lỗi thời, lạc hậu nên công ty có thể phải bán ra với giá rẻ có thể là hòa vốn, thạm chí có thể bị lỗ do nền kinh tế đang bị lạm phát, gái trị đồng tiền có xu hướng giảm xuống nên lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt được tối đa. + Các linh kiện điện tử máy tính : Ổ cứng, màn hình, vỏ máy, CPU, linh kiện ram main monitor…..là những linh kiện cần vẫn chưa được bảo quản ở kho chứa tốt và có kỹ thuật lưu kho chưa phù hợp vì vậy nó rất dễ bị hư hỏng. + Xu hướng biến đông giá cả, nguyên vật liệu cũng là một hạn chế cho CMS vì mạt hàng này có xu hướng không tăng nhếu thậm chí giảm do Việt Nam ra nhập WTO. + Cả nhà quản lý và doanh nghiệp sản xuất trực tiếp vẫn còn lúng túng trong việc điều hành và xử lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Với mức tồn kho đó, hiện tại công ty có các kho lưu trữ, mặt bằng bị hạn chế về diện tích nên tồn kho nhiều sẽ không còn chỗ chứa nếu không giải tỏa nhanh hàng tồn kho. 2.2.5 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho của CMS Computer Công ty máy tính CMS sử dụng hệ thống quản lý Kho tại từng kho phần mềm quản lý "VsoftBMS.IM". Hệ thống này được triển khai trên hệ thống mạng nội bộ của từng kho theo mô hình Client-Server, giải quyết các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê tồn kho, báo cáo tồn kho v.v…. - Hệ thống quản lý dữ liệu và điểu hành kinh doanh tập trung “VsoftHQ.IM”: + Vsoft HQ.IM được thiết kế để quản lý dữ liệu của các kho trong hệ thống một cách dễ dàng hơn. + VsoftHQ.IM cho trung tâm biết tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực tại mỗi kho. Từ trụ sở chính, nhà quản lý có thể nắm bắt được toàn bộ hoạt động nhập, xuất, tồn của từng kho. VsoftHQ.IM sẽ giúp bạn trong việc củng cố các dữ liệu từ các chi nhánh khác nhau của Doanh nghiệp thành một hệ thống và làm một phân tích tổng hợp nhập, xuất, tồn của toàn hệ thống. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO - VsoftBMS.IM Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 2.3 Nhận xét và đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Máy tính CMS:: 2.3.1 Ưu điểm. Với việc sử dụng phần mềm quản lý kho VsoftBMS.IM, Công ty máy tính CMS đã thu được những hiệu quả cao trong các hoạt đông: - Quản lý sản phẩm + Quản lý thông tin của sản phẩm theo barcode, mã, tên, đơn vị tính, giá, hình ảnh,… + Cho phép thiết lập mức thuế cho từng sản phẩm và tự động tính thuế khi nhập, xuất hàng. + Cho phép quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính. + Hỗ trợ in tem mã vạch cho sản phẩm. + Cho phép thiết lập định mức tồn kho an toàn cho từng sản phẩm. Hệ thống tự động thông báo cho người dùng những mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn khi thống kê hàng tồn. + Cho phép cập nhật giá hàng loạt cho hàng hóa từ file Excel hoặc cập nhật tự động theo tỉ lệ. + Cho phép khai báo cấu tạo thành phẩm cho hàng hóa. + Quản lý các loại hàng hóa là nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm, dịch vụ. + Thống kê những lần nhập – xuất gần nhất theo từng sản phẩm. - Quản lý nhập kho + Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập kho. + Tự động điều chỉnh lượng tồn kho sau khi nhập kho. + Quản lý danh sách phiếu nhập kho. + Quản lý xuất kho + Quản lý và theo dõi hàng hóa xuất kho. + Tự động giải trừ hàng tồn kho theo phương pháp FIFO sau khi xuất kho. + Quản lý danh sách phiếu xuất kho. - Quản lý nhập xuất khác + Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập xuất khác. + Quản lý chuyển kho + Cho phép thực hiện luân chuyển hàng hóa giữa các kho trong hệ thống. + Quản lý danh sách phiếu chuyển kho. - Nghiệp vụ kiểm kho + Cho phép thực hiện kiểm kho theo từng kỳ hoặc trong mọi thời điểm. + Nghiệp vụ điều chỉnh kho + Hỗ trợ điều chỉnh kho bằng tay hoặc tự động khi có sự chênh lệch giữa số lượng tồn kho thực tế và trong hệ thống. - Thống kê hàng tồn + Hỗ trợ xem chi tiết hàng tồn tại từng kho tại mọi thời điểm. + Hỗ trợ cảnh báo các mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn. + Cho phép thống kê hàng tồn theo từng nhóm hàng. + Khởi tạo hàng tồn đầu + Hỗ trợ người dùng khởi tạo hàng tồn đầu bằng cách Import từ file Excel hoặc bằng tay. - Báo cáo kho: Bao gồm hệ thống các báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Thẻ kho, Hàng tồn , Nhập xuất tồn, Kiểm kê kho hàng, Chi tiết hàng xuất, Tổng hợp hàng xuất, Chi tiết hàng nhập, Tổng hợp hàng nhập, Chi tiết hàng xuất luân chuyển, Tổng hợp hàng xuất luân chuyển, Chi tiết hàng nhập luân chuyển, Tổng hợp hàng nhập luân chuyển, Chi tiết xuất khác, Tổng hợp xuất khác, Chi tiết nhập khác, Tổng hợp nhập khác v.v… 2.3.2 Điểm yếu còn tồn tại - Việc quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng không phải chỉ vì hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể tổng tài s