Đề tài Tìm hiểu EPR và triển khai ứng dụng trong quản lý quan hệ khách hàng và chính sách hậu mãi

thành giải pháp ERM hoàn chỉnh. Ngày nay khái niệm ERP có phần nổi trội và được hiểu như khái niệm ERM. Sự thành công của hệ thống ERM phụ thuộc vào con người. Thành công của hệ thống ERP còn ở chỗ có bao nhiêu người sử dụng và sự tích hợp các qui trình nghiệp vụ thương mai với hệ thống ERP. II.3. Sự khác biệt giứa ERP và kế toán truyền thống. Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở Việt Nam là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp. Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài. Tiêu chí đầu tiên của các phầm mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít doanh nghiệp đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một phần mềm kế toán và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ. 26 II.4. Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều phần mền quản lý rời rạc. Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phầm mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phầm mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phầm mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra.Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...)Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp. II.5. Ý nghĩa của ERP đối với doanh nghiệp. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác 27 hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.Việc ứng dụng ERP đã nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp.Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong doanh nghiệp,chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống. 28 Chương III: CÁC MODULES CƠ SỞ TRONG HỆ THỐNG ERP Một hệ thống ERP bao gồm rất nhiêu modules được tích hợp lại với nhay tùy vào quy mô, và tính phức tạp trong hoạt động của tổ chức, hầu hết các hệ thống ERP đều cho phép tích hợp thêm các module mới khi doanh nghiệp cá nhu cầu mở rộng tin học hóa. Các module quan trọng thường được tích hợp ngay từ đầu trong hệ thống ERP là quản lý tài chính kế toán, quản lý sản phẩm, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý nhà kho, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự tiền lương. Trong đó quản lý kế toán được coi là cốt lõi của hệ thống. Dữ liệu của tất cả các phân hệ(modules) đều được tích hợp lại trong sổ cái, đảm bào tính quản lý tập chung dữ liệu Hinh A.III.1 - Mô hình tích hợp các phân hệ quản lý 29 Hình A.III.1 Thể hiện một cách tổng thể mô hình quản dựa trên hệ thống ERP ở góc nhìn quản lý. Vậy nhìn ở khía cạnh của người sử dụng thì sao? Chúng ta có thể thấy được một cách trực quan mô dình tương tác giữ các User và hệ thống : Hình A.III.2 - Tương tác giữa user với hệ thống Ở đây users là các đối tượng trong hay ngoài tổ chức như kế toán, khách hàng, người làm trong bộ phận bán hàng, mua hàng, nhà kho… tùy vào chức năng tác nghiêp mà họ được phép tương tác với hệ thống thông qua các giao diện người dùng, với mỗi vai trò sử lý thông tin sẽ cho phép người sử dụng đang nhập truy cập hệ thống bằng giao diện riêng. Ban lãnh đạo công ty sẽ nhận được các thông tin phân tích về tình hình của công ty trong các phân hệ thông qua các bản báo cáo(report). Các báo cáo là kết quả từ việc phân tích và sử lý các thông tin mà các users nhập vào, việc phân tích và sử lý được hệ thống thực hiện một cách tự động. III.1. Quản lý tài chính kế toán(Financial management). 30 Quản lý toàn diện đơn vị với đầy đủ các chức năng kế toán như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng và thanh toán, hàng hoá, vật tư, tài sản cố định, công nợ phải thu - phải trả, quản lý kinh phí, kế toán tổng hợp, kế toán thuế giá trị gia tăng và báo cáo tài chính. III.2. Quản lý nhân sự tiền lương(Payment and human resources). Một module quản lý nhân sự tiền lương phải đảm bảo các yếu tố: - Được thiết kế dựa trên Luật lao động - Cung cấp kịp thời thông tin hai chiều cho người sử dụng lao động và người lao động. - Quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... từ thời điểm nhân viên bắt đầu được tuyển dụng đến khi chấm dứt làm việc với công ty - Quản lý tuyển dụng, quản lý năng lực nhân viên, quản lý các chương trình huấn luyện, quản lý đánh giá hiệu quả công việc, quản lý kế hoạch đào tạo kế cận... - Kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm. - Quản lý sơ yếu lý lịch với đầy đủ các thông tin như: họ tên, bí danh, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, số CMND, quê quán, hộ khẩu thường trú, địa chỉ tạm trú, điện thoại liên hệ... - Quản lý trình độ, thành phần cán bộ với các thông tin như: thành phần bản thân và thành phần gia đình của mỗi cán bộ, trình độ văn hoá, trình độ ngoại ngữ, trình độ nhận thức chính trị... - Quản lý kinh nghiệm, uy tín công tác với các thông tin như: phẩm chất đạo đức, ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm công tác, uy tín công tác, quan hệ quần chúng... - Quản lý thông tin cá nhân 31 - Quan hệ gia đình, quá trình trú quán, là Đoàn viên TNCSHCM hoặc Đảng viên Đảng CSVN hoặc là Đoàn viên công đoàn, quá trình phục vụ trong quân đội, quá trình phục vụ trong ngành công an; là thương binh, bệnh binh, quá trình bị tai nạn lao động, đã từng can án... - Quản lý quá trình đào tạo trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, trình độ lý luận chính trị và quản lý các học hàm học hiệu được phong tặng... - Quản lý diễn biến công tác:Quá trình trước khi tuyển dụng, quá trình điều động bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển giữa các đơn vị bộ phận, theo dõi quá trình thực hiện ký hợp đồng lao động, quá trình nghỉ phép, quá trình được cử đi đào tạo, quá trình đi công tác trong nước và ngoài nước, quá trình khen thưởng và kỷ luật... III.3. Quản lý sản xuất(Production management). Hỗ trợ mô hình sản xuất liên tục, sản xuất rời rạc, phù hợp với các môi trường sản xuất như sản xuất tồn kho, sản xuất theo đơn đặt hàng,... Hỗ trợ sản xuất, và hoạch định cho các doanh nghiệp sản xuất có sản phẩm chính, sản phẩm phụ Kiểm tra khả năng đáp ứng của các nguyên vật liệu, và các nguyên vật liệu thay thế Chi tiết các nguồn lực cho sản xuất như nhân công, nhà xưởng, máy móc, công cụ, dụng cụ,... Hỗ trợ việc quản lý khả năng đáp ứng lệnh sản xuất của các nguyên vật liệu. Kế hoạch sản xuất theo ngày cho các từng mặt hàng,nhóm các mặt hàng, dòng sản phẩm. Lũy kế chi phí nguyên vật liệu và báo cáo năng suất của từng phân xưởng sản xuất. Các nguyên vật liệu được xuất cho phân xưởng trực tiếp từ kho (hoặc các điểm cung cấp nguyên vật liệu) trong các môi trường sản xuất rời rạc, thường xuyên, và tối ưu Khả năng lựa chọn các kho nguyên vật liệu (hoặc các điểm cung cấp nguyên vật liệu) trên các phiếu xuất kho cho sản xuất 32 Kế hoạch: Module kế hoạch sản xuất cuả TinyERP là công cụ hỗ trợ nhanh chóng đưa ra các quyết định, và triển khai nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả nhất. Module kế hoạch sản xuất nhanh chóng chuyển các yêu cầu bên trong nội bộ và bên ngoài vào trong các hoạt động cho việc thiết lập kế hoạch dựa trên các thông tin hiện tại như tồn kho, đơn mua hàng hiện tại, các lệnh sản xuất, các đơn bán hàng hiện tại, các thông tin trạng thái về nguồn lực phục vụ cho sản xuất Module kế hoạch sản xuất kết hợp với các module khác tạo thành giải pháp tổng thể, cùng với các nhà quản trị tham gia vào quá trình quản lý doanh nghiệp; và mục tiêu cuối cùng là đưa doanh nghiệp phát triển Các kế hoạch được thực hiện độc lập cho công ty, Bộ phận; trên từng sản phẩm, dòng sản phẩm, nhóm các sản phẩm Hỗ trợ các yêu cầu khác nhau cho việc thống kê số liệu Chức năng sao chép, kết hợp các dự báo với nhau Hoạch định thông qua các cấp độ khác nhau giữa cung và cầu. Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu và yêu cầu phân phối cho các sản phẩm Luôn luôn trực tuyến các kế hoạch sản xuất trên nhiều cấp độ cho môi trường sản xuất. Các báo cáo hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu tương ứng với chi phí và được tổng hợp theo các dòng sản phẩm III.4. Quản lý mua hàng(Purchase management). 33 Hình A. III.3 - Quy trình mua hàng Quy trình mua hàng gần giống với quy trình bán hàng song điều khác biệt là ở quy trình mua hàng thì doanh nghiệp chính là khách hàng của nhà cung cấp. Chúng ta mình nhận các giao dịch ở vai trò của một khách hàng chứ không phải vai trò của nhà cung cấp sản phẩm hay dịch vụ như trong quy trình bán hàng. Ở sơ đồ trên cho thấy dòng chảy của quy trình mua hàng(Purchase Flow). Chúng ta có thẻ xem xét kỹ hơn quy trình trên đêt không bị nhầm lẫn với quy trình bán hàng: Xem xét trông tin trong mục cung ứng(Procurement) cung cấp các thông tin : Các nhà cung cấp, danh sách giá, danh sách sản phẩm, số lương(Supplier, Price list, amount of Products) và lập đơn hàng mua dự toán. 34 Hình A.III.4 – NhậpYêu cầu mua hàng trong quy trình mua hàng Xác nhận lại đơn đặt hàng dự toán thành đơn đặt hàng chính thức, chuyển nhà cung cấp, cập nhật lại kế toán dự tri Hình A.III.5 – Lập đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng 35 Bên cung cấp sẽ xác nhận tính hợp lệ của đơn đặt hàng, nếu đơn đặt hàng là hợp lệ thì thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa. Bên mua sẽ đối chiếu danh sách hàng được cung ứng với đơn đặt hàng, Một hóa đơn đặt hàng có thể được cung cấp một lận hoặc nhiều lần, vì thế có thể càn nhiều phiếu xuất và nhập nhiều hóa đơn. Ở giai đoạn này bộ phận kế toán phải trả và kế toán dự tri phải cập nhật lại để các số liệu không bị sai lêch. Khi hàng được nhập vài kho, kế toán kho cũng phải cập nhật lại thông tin. Hình A.III.6 – Khâu nhận hàng trong quy trình mua hàng Công việc cuối cùng là bộ phận kế toán phải trả thực hiện chi trả và cập nhật kế toán ngân hàng, kế toán phải trả. Tất cả các thông tin cũng sẽ đươc cập nhật lên sổ cái. 36 Hình A.III.7 Khâu lập bút toán thanh toán trong khâu mua hàng. -> kết thức quy trình mua hàng của công ty đối với nhà cung cấp từ giai đợn lựa chọn nhà cung cấp, sản phẩm mua đến khi thanh toán và nhận sản phẩm. III.5. Quản lý bán hàng(Sale management). Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Quy trình này gần như đi ngược lại với quy trình mua hàng. 37 Hình A.III.8 Quy trình bán hàng Trong quy trình bán hàng thường có sự tham gia của các bộ phận : Marketing, bộ phận bán hàng, quản lý nhà kho, quản ngân quý(tiền), kế toán thu, bộ phận giao hàng. Có thể hiểu chung chung quy trình bán hàng như sau: Bộ phận marketing sẽ thự hiện các chiến dich bán hàng, quảng cáo, và tiếp thị sản phẩm, thương hiệu của công ty, không có số liệu thống kê chính xác về hiệu quả của những công việc mà bộ phận này thực hiên song nó là tiền đề cho một qua trình bán hàng, dù không trực tiếp tham gia vào quy trình bán hàng nhưng bộ phận marketing giúp cho khách hàng tiếp cận với sản phẩm, mang lại những cơ hội bán hàng cho do doanh nghiêp. Bộ phận bán hàng nhận đơn hàng từ khách hàng, tạo hóa đơn. Khách hàng khi nhận được hoa đơn thanh toán sẽ qua quầy thu ngân thanh toán chi phí sản phẩm rồi nhận hàng tại kho xuất cùng với hóa đơn xuất( phiếu xuất). 38 Khi bên thu ngân nhận đươc tiền thanh toán phía khách hàng thì bên kế toán thu cũng phải thực hiện việc cập nhật thông tin . III.6. Quản lý kho. Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm từ việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa đến quản lý những giao dịch phát sinh, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ. Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP. Các doanh nghiệp triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn. III.6.1. Những tồn tại chính. Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong quản lý kho hàng là cách đặt bộ mã khi muốn đưa hàng hóa, vật tư vào quản lý. Thông tin trên bộ mã như thế nào là vừa đủ, không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã cồng kềnh gây khó khăn khi xử lý số liệu. Vấn đề này thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả nhu cầu lên bộ mã. Cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống. Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến khó khăn trong quản lý số liệu tồn kho, nhất là đối với những hoạt động trên địa bàn rộng. Doanh nghiệp không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng quát của cùng một loại mặt hàng do mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau. Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác, một trong những nguyên nhân là do việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã 39 nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu - thừa vật tư, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP sẽ đáp ứng các yêu cầu sau đây: Bộ mã vật tư, thành phẩm thống nhất trên toàn hệ thống. Số liệu tồn kho thể hiện tức thời ngay khi phát sinh thực tế. Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý. III.6.2. Các đặc điểm quản lý. III.6.2.1.Quản lý hệ thống kho. Hệ thống kho trong ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý. Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp DN lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã. III.6.2.2. Phân nhóm vật tư, hàng hóa. Do doanh nghiệp thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất.Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng. III.6.2.3. Lưu trữ thông tin vật tư, hàng hóa. 40 Trong hệ thống ERP hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và một số file đính kèm (bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh...). Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp. III.6.2.4. Hệ thống đơn vị tính qui đổi. Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng. III.6.2.5. Kiểm soát hàng tồn kho. Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ. Hệ thống ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho. III.6.2.6. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị. Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong hệ thống ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn. 41 Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ nếu việc ghi nhận nhập xuất sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình. III.6.2.7. Phương pháp tính giá tồn kho. Hệ thống ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho, tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, như cách tính FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số về giá trị tồn kho của mình. III.6.2.8.Chính sách tồn trữ. Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu. III.6.2.9. Kế toán và quản lý kho trong ERP. Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng giảm tải cho kế toán. 42 Chương IV: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP IV.1. Các giai đoạn triển khai một hệ thống ERP. Để triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Việc tiếp theo là cần đưa ra ngay một số cơ cấp nhân sự kịp thời và hợp lý. IV.1.1. Xác định yêu cầu. Nhiệm vụ của giai đoạn này là xác định các yêu cầu và các đặc thù của doanh nghiệp, xác định mục tiêu, lộ trình triển khai hệ thống. Để triển khai ERP thành công, trước hết doanh nghiệp phải đánh giá được hệ thống quản trị và chiến lược kinh doanh của mình. Từ mục tiêu kinh doanh, các doanh nghiệp có thể đưa ra mục tiêu cho phầm mềm, giải pháp Việc xác định mục tiêu đúng đắn là điều quan trọng, bao gồm mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, xác định phạm vi triển khai, các quy trình cần được triển khai, các bước triển khai phù hợp theo từng giai đoạn. Một điều rất quan trọng trong quá trình này là xác định yêu cầu, kể cả những thay đổi về tổ chức và các cán bộ liên quan. Việc xác định ngân sách đầu tư dự kiến cũng nên tiến hành trong giai đoạn này. Người phụ trách thực hiện mảng công việc này có thể là lãnh đạo doanh nghiệp kết hợp với các công ty tư vấn. Thời gian chiếm khoảng từ 2 đến 6 tháng 43 IV.1.2. Lựa chọn giải pháp. Xác định tính khả thi, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp, lựa chọn giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp. Chọn lựa giải pháp phầm mềm là một vấn đề cực kỳ phức tạp. Đối với mỗi,việc triển khai hệ thống thông tin quản lý điều hành doanh nghiệp là một khoản đầu tư lớn,do vậy đòi hỏi sự lựa chọn đúng đắn giải pháp cũng như nhà cung cấp dịch vụ tư vấn phát triển. Các yêu cầu đối với giải pháp được thể hiện như sau: - Phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai. - Các chức năng đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và cả trong tương lai. - Mang đến cho doanh nghiệp một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp cận với mô hình quản lý của quốc tế, có khả năng làm thay đổi về chất quá trình quản lý doanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc tái cấu trúc doanh nghiệp. - Đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp nói riêng và các yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam nói chung. - Là các giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được khách hàng sử dụng, có tính ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này. Các yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai: - Có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và dịch vụ quản lý doanh nghiệp, có đội ngũ chuyên gia giỏi về nghiệp vụ và tinh thông về công nghệ. - Có uy tín, đặc biệt đối với