Đề tài Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

cả hai bên thì khi đó nó đã đang nằm ở cao trào, cả hai bên sẽ đi đên một thoả thuận khi các điều kiện của họ ăn khớp với nhau. Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cùng mềm mỏng thuyết phục, mà có lúc cần phải tranh thủ mọi yếu tố để giành lợi thế cho mình, phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnh tranh ngay trên bàn đàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thương lượng, thoả hiệp và trên tinh thần đối thoại chứ không đối đầu. người ta gọi đấy là “nghệ thuật chiến tranh trong đàm phán”. 4. Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng. Nghệ thuật này xuất phát từ loại đàm phán win-win(cả hai bên đều là người chiến thắng) . Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phải là ai thắng ai thua, ai được ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán. Một kết quả đàm phán tốt là cả hai bên đều có lợi, đều đạt được mục tiêu mà mình đặt ra. Để cả hai bên đều trở thành người chiến thắng thì hai bên đều phải có tinh thần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thoả hiệp, tôn trọng lợi ích của nhau. Cả hai bên đàm phán đều muốn đạt được lợi ích tối đa của mình, tuy nhiên lợi ích ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác, hoặc ảnh hưởng ít nhất đến lợi ích của đối tác. Nói tóm lại, khi tham gia đàm phán cũng giống như tham gia vào một trận chiến, phải “biết mình biết ta” thì mới có thể giành chiến thắng được. Nhưng ở đây có một điều quan trọng là phải biết đặt lợi ích của mình trong mối tương quan hợp lý với lợi ích của đối tác, tức là phải biết dung hoà quyền lợi giữa hai bên, làm được như vậy thì cả hai bên sẽ đều là người chiến thắng. 5. Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau: Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán. Bình đẳng giữa hai bên tham gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những tư cách như nhau, quyền lợi như nhau khi bước vào bàn đàm phán. Đặc biệt là trong đàm, phán thương mại quốc tế, các đối tác ở các nước khác nhau tham gia đàm phán cùng nhau, thì yếu tố bình đẳng lại càng trở nên quan trọng, dù là đàm phán diễn ra giữa hai bên thuộc một nước lớn và một nước bé, một nước phát triển và một nước đang phát triển, thì hai bên tham gia đàm phán vẫn có tư cách như nhau, không phân biệt là bên nào được ưu đãi hơn bên nào. Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện”. Trọng đàm phán thương mại, yếu tố tự nguyện rất được coi trọng. Tự nguyện trước hết là tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đưa ra các điều kiện, các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác. Tự nguyện ra quyết định, tức là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng ta đưa ra khi nó chưa đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúng ta cho đối tác. mà phải tôn trọng sự tự nguyện. Nói chung là hai bên phải tôn trọng sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chung trên cơ sở tự nguyện. Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, danh dự của nước đối tác, cũng như tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàm phán trên tinh thần đôi bên đều có lợi . 6. Giữ chủ động: Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán. Trước hết nhà đàm phán cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bước vào bàn đàm phán. Có được tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho ta chủ động đưa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phương. Giữ được tâm lý, tư thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tinh hình, chủ động ra quyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động nắm bắt thời cơ ký kết hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi. 7. Tập trung: Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết. Đây là một yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngay từ đầu. Trong quá trình đàm phán, người tiến hành đàm phán cần phải giữ tập trung cao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bát kịp với tốc độ đàm phán. Sự tập trung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đưa ra các luận điểm của mình một cách đầy đủ. Giữ được tập trung còn giúp ta nhìn nhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh được sơ hở trong đối đáp cũng như tránh được những cái bẫy do đối phương cố tình giăng ra để dụ chúng ta. Chủ động và tập trung là hai yếu tố tâm lý rất cần thiết đối với người tiến hành đàm phán, cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý thật tốt. Làm tốt điều này là chúng ta đã thực hiện được nghệ thuật tâm lý trong đàm phán. 8. Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác: Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta là người sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ không phải là kẻ thù của chúng ta. Điều này đã được đề cập đến ở phần (1): “Tấn công vấn đề chứ không phải tấn công con người”. Đúng vậy, cần phải xác định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối tác không phải là kẻ thù. Chúng ta đàm phán trên tinh thần hoà bình, hữu nghị, tôn trọng lẫn nhau. Nếu đàm phán thành công thì hai bên sẽ cùng hợp tác làm ăn. Nếu không thành công thì vẫn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phán khác. Nếu đàm phán mà áp đặt điều kiện, quan điểm của mình cho đối phương, áp đảo đối phương họăc dồn ép họ vào tình thể bất lợi, buộc họ phải đồng ý ký hợp đồng thì như vậy là đã biến đối tác thành kẻ thù. Đàm phán như vậy sẽ rất khó thành công, dù có hoàn toàn áp đảo được đối phương thì cũng không thể gọi là thành công được. Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán với bạn chứ không phải đàm phán với kẻ thù. Muốn làm được điều đó thì cả hai bên đều phải tôn trọng lẫn nhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan mật thiết với lợi ích chung của cả hai bên, có như vậy thì mới có thể bắt tay nhau để hợp tác làm ăn được. 9. Không ra những quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi: Đây là một nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà người tiến hành đàm phán không thể không biết tới. Trên bàn đàm phán, người đàm phán khôn ngoan thường không hay ra những quyết định quan trọng bởi vì nếu ra những quyết định quan trọng ngay trên bàn đàm phán thì sẽ rất dễ có những sơ hở, thiếu sót. Chúng ta rất có thể chưa đủ điều kiện để suy xét, cân nhắc vấn đề một cách chi tiết, cụ thể ngay trên bàn đàm phán trước khi ra quyết định. Có thể có những chi tiết rất nhỏ, tưởng như không có ảnh hưởng gì nhiều đến việc ra quyết định của chúng ta, nhưng nhiều khi đó lại là những cái bẫy hoặc những trở ngại nếu chúng ta ra quyết định vội vàng. Tốt nhất là nên tạm dừng cuộc đàm phán để giành thời gian trao đổi với các đồng nghiệp, tham khảo ý kiến của mọi người trong đoàn đàm phán, nếu mọi vần đề đã ổn thì lúc ấy ra quyết định cũng chưa muộn. Nừu vẫn còn một vài chi tiết chưa rõ ràng, chắc chắn thì có thể hẹn đối tác mội khoảng thời gian nhất định để cân nhắc rồi mới đi đến quyết định. Trong trường hợp đối tác thúc ép chúng ta quyết định thì lại càng cần phải thận trọng, vì rất cò thể đó là một cái bẫy hoặc có một chi tiết nào đó chưa ổn, không có lợi cho chúng ta. Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là trong bất cứ trường hợp nào chúng ta cũng phải thận trọng dò từng bước như vậy. Thận trọng cân nhắc vấn đề là rất cần thiết, nhưng trong trường hợp chúng ta nhận thấy thời cơ đã chín muồi, mọi điều kiện đều hợp lý và có thể chấp nhận được, nếu ký kết hợp đồng thì chúng ta sẽ có lợi và đối tác cũng có lợi thì khi ấy cần phải quyết đoán, phải nắm lấy thời cơ để ra quyết định ký kết hợp đồng. Những cơ hội như thế không nhiều và không phải lúc nào cũng có thể gặp được, do đó nhà đàm phán cần phải nhanh nhạy , quyết đoán, không để cơ hội kinh doanh trôi qua, vừa mất một cơ hội kinh doanh tốt vừa mất một đối tác làm ăn. Nói tóm lại, nghệ thuật này đòi hỏi một nhà đàm phán giỏi là người vừa phải thận trọng , chín chắn trong việc ra quyết định, nhưng cũng phải linh hoạt, nhanh nhạy, quyết đoán khi thời cơ tốt đã đến. II. Cấu trúc của một cuộc đàm phán: Chuẩn bị trước đàm phán Mở đầu Chào bán Đối tác không thoả mãn Thoả mãn đối tác Kết thúc Xử lý phản bác, bất đồng Phân tích sau đàm phán Một cuộc đàm phán thương mại quốc tế sẽ bao gồm ba phần: Chuẩn bị trước đàm phán, Đàm phán. Phân tích sau đàm phán. IV. Các bước và kỹ năng đàm phán 1. Chuẩn bị trước đàm phán: 1. 1. Tầm quan trọng: Chuẩn bị trước đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng vô cùng quan trọng. Có thể nói khâu chuẩn bị chu tất sẽ đảm bảo 80% kết quả cuộc đàm phán. Chuẩn bị là chìa khoá của sự thành công vì quá trình đàm phán cần diễn ra theo một trình tự , cần có thời gian, cần tuân thủ theo chiến lược, chiến thuật nhất định . Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp ta tự tin hơn, sử dụng thời gian hợp lý hơn, tránh được khiếm khuyết, sai lầm không đáng có. Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị: - Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị. - Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch. Lập kế hoạch đàm phán trước hết là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát , logic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 1. 2. Các bước chuẩn bị: Các bước chuẩn bị về cơ bản thường gồm có 4 bước như sau: - Tìm hiểu dữ liệu lịch sử về đối tác. - Đặt mục tiêu. - Lên kế hoạch chiến lược, chiến thuật. - Tập dượt. Tìm hiểu dữ liệu: Việc truy cứu dữ liệu lịch sử đã có về đối tác và các thương vụ của họ giúp ta đánh giá sơ bộ về đối tác, lên kế hoạch đàm phán dễ hơn. Trước hết việc thu thập tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng nó là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị. Hiện nay ở nhiều nước, các doanh nghiệp đã có hệ thống mạng máy vi tính chứa đựng tất cả các thông tin cần thiết cho cán bộ đàm phán giúp họ tăng năng suất và hiệu quả công việc. Sau khi truy cứu thông tin cần phải có ý kiến nhận xét, đánh giá, phân tích ngay. Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện và rút ra được các kết luận cụ thể. Đặt mục tiêu: Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch vì nó xác định chính xác cái mà ta cần đạt được khi kết thúc đàm phán. Một cuộc đàm phán mà không có mục tiêu thì chẳng khác nào một vở kịch ma không có các tình tiết, khó mà gây được sự chú ý từ phía khán giả. Mục tiêu sẽ giúp cuộc đàm phán của ta có định hướng và sẽ giúp ta tập trung hơn vào giải pháp, sự lựa chọn như đã định. Mục tiêu của một cuộc đàm phán phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau: - Cụ thể (specific) - Hướng đến kết quả (Result-oriented) - Thực tế (fisible) *Cụ thể (Specific): Chúng ta đến gặp đối tác không phải chỉ đơn giản là để khám phá, khai thác một cái gì đó mà chúng ta đến để thiết lập mối quan hệ thương mại, ký kết hợp đồng. Nếu các mục tiêu ta đặt ra trước đàm phán càng cụ thể bao nhiêu thì khả năng đạt được càng dễ bấy nhiêu. Nếu mục tiêu của cuộc đàm phán mơ hồ thì sẽ giống như chúng ta đang đi trên một con đường mà chẳng biết sẽ phải đi về đâu, đến đâu, chúng ta có thể lạc vào một cánh rừng mà không có lối ra. *Hướng đến kết quả (Result-Oriented): Nhiệm vụ của chúng ta là phải giúp đối tác chuyển từ trạng thái hiện hành sang quan tâm, sang tiếp ham muốn và cuối cùng ra hành động ký kết hợp đồng thương mại. Chính vì vậy, mục tiêu của chúng ta phải xác định rõ ràng cái mà ta muốn đối tác làm, đó là kết quả cuộc đàm phán mà ta muốn. *Thực tế (Fisible): Mục tiêu cuối cùng của cuộc đàm phán đó là cam kết, hợp đồng. Mà cam kết hay hợp đồng chúng ta đòi hỏi sẽ xảy ra hay không phụ thuộc vào mức độ quan tâm của đối tác đến thương vụ và mục đích của chúng ta cho cuộc đàm phán. Hay nói cách khác, trước cuộc đàm phán, chúng ta-những nhà đàm phán -phải xem xét đến tính khả thi của thương vụ. Mục tiêu khả thi là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công trong đàm phán của các doanh gia. Khi đặt mục tiêu cho một cuộc đàm phán, chúng ta phải đặt mục tiêu tối ưu và mục tiêu thứ yếu. Tất nhiên mục tiêu tối ưu là hợp đồng được ký kết. Trên thực tế hiếm khi sau vài giờ đàm phán mà hợp đồng được ký kết ngay, chính vì vậy ta phải đặt mục tiêu phụ để sau đó tạm rút lui, phân tích để tìm đấu pháp mới. Nếu chúng ta không đặt mục tiêu thứ yếu thì khi mục tiêu tối ưu không đạt được, chúng ta sẽ chẳng bao giờ có cơ hội kinh doanh với đối tác ấy nữa. Một doanh gia mà luôn luôn chỉ có một mục tiêu khi bước vào đàm phán thì sẽ luôn luôn là kẻ thất bại trên thương trường. Lên kế hoạch chiến lược, chiến thuật: Đây là bước lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải đưa ra chi tiết các hành động hay nói cách khác là ta cần một chiến lược rõ ràng. Để giúp chúng ta lên được kế hoạch chiến lược thì chúng ta cần trả lời được các câu hỏi sau: - Làm thế nào để chúng ta bắc cầu được từ cuộc đàm phán trước. - Làm thế nào để xây dựng được sư thiện cảm. - Làm thế nào để chúng ta tìm ra cái mà chúng ta muốn. - Các phản ứng của đối tác với đề nghị của chúng ta sẽ như thế nào, xử lý ra sao. - Mục tiêu nào mà chúng ta kỳ vọng có được sau khi kết thúc cuộc đàm phán. - Cái mà chúng ta cần để hỗ trợ cho sự thành công của cuộc đàm phán là cái gì. - Làm thế nào để hấp dẫn được đối tác vào thương vụ này. - Cách yêu cầu đối tác ký hợp đồng như thế nào để đối tác phải đồng ý. Tập dượt: Việc tập dượt là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp chúng ta vững vàng tâm lý và như vậy sẽ giúp ta tạo ra được sự khác biệt giữa cuộc đàm phán tự nhiên, trôi chảy với cuộc đàm phán va vấp, gượng gạo. Chúng ta có thể diễn tập bằng suy nghĩ hoặc bằng lời nói. Diễn tập bằng suy nghĩ nghĩa là hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán, nhập tâm và tiêu hoá các phần cơ bản của cuộc đàm phán. Diễn tập bằng lời nói có nghĩa là ta có thể dùng máy ghi âm, máy quay video để ghi lại toàn bộ bài nói của chúng ta, qua đó sẽ thấy các sai lầm hiện lên rất rõ , từ đó chúng ta có thể tự sửa chữa cho mình trước khi bước vào đàm phán chính thức. Việc tập dượt không có nghĩa là bắt chúng ta trở thành máy nói theo bài phát biểu đã soạn trước vì không có gì tồi tệ hơn là biến bài phát biểu của chúng ta thành sản phẩm đồ hộp, sản xuất hàng loạt và đem bán khắp nơi. Việc tập dượt yêu cầu chúng ta đầu tư thời gian để cảm thấy thực sự thoải mái và dễ chịu đối với hướng đi đã lựa chọn cho cuộc đàm phán . Việc tập dượt tốt sẽ giúp chúng ta linh động hơn nếu gặp phải tình huống khó khăn trong đàm phán và đôi khi đòi hỏi cả sự thay đổi kế hoạch đã đề ra. 2. Mở đầu cuộc đàm phán: Làm thế nào để mở đầu cuộc đàm phán có hiệu quả? Màn đầu tiên của một vở kịch hay phải có những cái “hích” bất ngờ đối với khán giả , nó là những sự kiện để thu hút sự chú ý của khán giả. Chúng ta cũng sẽ cần công cụ y như vậy cho cuộc đàm phán. Kinh nghiệm cho thấy rằng để mở đầu tốt cuộc đàm phán, không có gì hay bằng chúng ta chỉ cho đối tác thấy họ sẽ được cái gì nếu đàm phán thành công. Chúng ta có thể dùng phương pháp “phá tảng băng”(break the ice) để bắt đầu cuộc đàm phán, nghĩa là chúng ta có thể dùng một câu chuyện hài, sự kiện nổi bật. . gây cười để hâm nóng không khí đàm phán. Những người có năng khiếu đàm phán là những người có khả năng “phá tảng băng” một cách thông minh, nghĩa là họ kết nối được câu chuyện hài với chủ đề của cuộc đàm phán. Sau đây là một số cách mở đầu hiệu quả: - Chúng ta đến gặp đối tác không chỉ để thoả mãn nhu cầu của chúng ta mà còn để thoả mãn nhu cầu của đối tác, do vậy chìa khoá để mở đầu cuộc đàm phán là tập trung vào lợi ích mà đối tác sẽ có nếu cuộc đàm phán thành công. Tuỳ từng trường hợp, lợi ích đó có thể là lợi ích vật chất hoặc lợi ích phi vật chất. - Chúng ta có thể mở đầu bằng cách bắc cầu từ cuộc đàm phán lần trước(đối với đối tác mà chúng ta đã từng đàm phán). - Cũng có thể mở đầu bằng cách tập trung nói về nhu cầu của đối tác hoặc vấn đề mà họ đang rất quan tâm. 3. kỹ năng gây ấn tượng ban đầu: Trong thương mại, mối quan hệ cá nhân là yếu tố rất quan trọng để phát triển các thương vụ. Chính vì vậy, ấn tượng ban đầu sẽ là cở sở nền tảng tốt để giúp ta xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác. ấn tượng ban đầu được dựa trên hai yếu tố là sự thân thiện và lòng tin. (a) Xây dựng sự thân thiện: Sự thân thiện được định nghĩa là một mối quan hệ đồng cảm và hoà hợp. Cái mà sự thân thiện mang lại cho chúng ta là đối tác sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi đàm phán với chúng ta. Sự thân thiện là một yếu tố vô cùng quan trọng để dẫn tới sự thành công của nhà đàm phán. Các nghiên cứu đã chứng tỏ rằng mối quan hệ tốt là nguyên nhân chủ yếu để thay đổi thói quen kinh doanh của đối tác. Nừu đối tác không cảm thấy thoảI máI dễ chịu khi đàm phán với chúng ta thì chúng ta sẽ phải đối mặt với cuộc chiến vô cùng khó khăn ngày qua ngày, tháng qua tháng ở phía trước. Chúng ta có thể dùng các kỹ năng sau để xây dựng sự thân thiện: * Thiết lập tiếng nói chung: Nếu chú ý quan sát phòng tiếp khách hoặc văn phòng của đối tác thì có thể giúp ta lần ra đầu mối về bản thân hoặc mối quan tâm của đối tác. Một câu chuyện phím ngắn gọn trước khi đàm phán có thể làm cho đối tác dễ chấp nhận các đề nghị từ phía chúng ta hơn. Nhưng chú ý rằng chúng ta chỉ cho phép câu chuyện phím ngắn gọn vì thời gian là tiền bạc và nhiệm vụ chính của chúng ta là đi sâu vào bàn bạc chi tiết các điều kiện, điều khoản của hợp đồng. Có thể vì một vài lý do nào đó hoặc do sức ép về thời gian mà những câu chuyện phím ngoài lề xã hội sẽ không phù hợp. *Bầy tỏ sự đồng cảm: Hầu hết chúng ta đều tôn trọng và thích tiếp xúc với những người thực sự quan tâm đến chúng ta và các vấn đề, vướng mắc của chúng ta. Bằng cách biểu lộ sự đồng cảm đã chứng tỏ rằng chúng ta hiểu đối tác, rằng chúng ta đồng ý với ý kiến của họ, rằng chúng ta đang quan tâm săn sóc họ. Đối tác cũng giống như tất cả chúng ta, họ cũng có những ngày tốt, ngày xấu. Nhân tố đóng vai trò chính trong việc xây dựng thiện cảm với đối tác là khả năng của chúng ta nhận biết và thích ứng với trạng thái của họ. *Làm cho mình phù hợp với tính cách, văn hoá của đối tác: Tính cách của đối tác sẽ giúp ta tìm ra cách tiếp cận để xây dựng sự thiện cảm. Người dễ tính có thể thích nói chuyện tình cảm nhẹ nhàng một lát trước khi bước vào đàm phán hoặc bỏ ra vàI phút đùa vui về chủ đề cả hai bên đều thích. Đối với người ít nói, nội tâm thì lại thích chúng ta đi thẳng ngay vào vấn đề. Việc “đọc ra” tính cách của đối tác sẽ rất quan trọng để giúp ta tìm cách xây dựng thiện cảm. *Xây dựng thiện cảm với thư ký của đối tác: Thư ký của đối tác là người có thể giúp chúng ta đàm phán trôi chảy nhưng cũng có thể làm hỏng cả ngày làm việc của chúng ta. Vì vậy chúng ta phải lưu ý quan tâm đến người thư ký đó. Nừu người thư ký đó có thiện cảm với chúng ta thì cô ta có thể cho chúng ta một số ngoại lệ trong cách làm việc của đối tác, đặc biệt là lúc sắp xếp các cuộc gặp gỡ. Và một điều quan trọng hơn nữa, cô ta chính là một “mỏ vàng” thông tin về đối tác và công việc kinh doanh, tài chính của đối tác . Thông thường thư ký có ảnh hưởng rất lớn đến đối tác và họ thường là người phải lắng nghe những mối quan tâm, sự bực mình của đối tác khi gặp khó khăn, và thư ký thường là người đưa ra những đề nghị, giảI pháp, tư vấn cho đối tác. Chúng ta có thể khai thác đối tượng này để tìm cách xây dựng sự thân thiện với đối tác của chúng ta. (b) Xây dựng lòng tin: Cột trụ thứ hai của mối quan hệ cá nhân là lòng tin. Xét về mặt cá nhân thì đối tác có thể thích ta song họ sẽ không cho chúng ta cơ hội kinh doanh nếu họ chưa có niềm tin ở chúng ta. Sau đây là một vài kỹ năng để xây dựng lòng tin: - Nắm vững kiến thức chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. - Không lừa dối: Người xưa có câu “ một sự bất tín vạn sự bất tin”. Nếu chúng ta nói dối đối tác thì chúng ta có thể bị rủi ro là đối tác vô tình phát giác thì lóng tin sẽ sụp đổ hoàn toàn cho dù việc nóidối là vớ vẩn chẳng nhằm mục đích gì. Thỉnh thảng chúng ta sẽ gặp một vàI đối tác luôn đặt một vàI cáI bẫy nhỏ để kiểm tra sự trung thực của chúng ta. Trong khi đàm phán, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi một số câu hỏi mà chúng ta không biết hoặc không có khả năng trả lời thì có thể thừa nhận rằng chúng ta không biết và hứa sẽ trả lời sau. Đối tác sẽ đánh giá cao sự trung thực, lòng can đảm của chúng ta và đặt niềm tin vào ta. - Không bao giờ được đánh nốc-ao(knock out) đối thủ cạnh tranh trong khi đàm phán: Nhà đàm phán chuyên nghiệp không bao giờ tấn công đối thủ cạnh tranh của mình trước đối tác vì có thể đối tác đang rất thoả mán với đối thủ cạnh tranh của chúng ta. Nếu chúng ta tấn công đối thủ cạnh tranh khi đó thì cũng tương tự như ta đang chỉ trích đối tác, đó không phải là cách tốt để xây dựng mối quan hệ. - Phong cách, tác phong: Hình ảnh thực thể của chúng ta vô cùng quan trọng để xây dựng lòng tin, chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm sau đây: + Ăn mặc lịch sự, gọn gàng. + Có giao tiếp bằng mắt trong khi nói + Bắt tay chắt vừa phải + Giữ đúng tư thế: đứng thẳng khi đứng, khi ngồi phải hơi ngả về phía trước và ngồi vào mép ngoài của ghế, không nên khoanh tay trước ngực. - Tôn trọng đối tác:sự tôn trọng là yếu tố vô cùng quan trọng của lòng tin. Chúng ta bầy tỏ sự tôn trọng họ bằng cách giữ đúng thái độ, tự chứng tỏ chúng ta là nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta là những người thông minh, tôn trọng ý kiến của đối tác, tôn trọng thời gian của đối tác. 4. Bước vào đàm phán chi tiết: Chúng ta phải có các kỹ năng sau đây: - Kỹ năng hỏi dò. - Kỹ năng lắng nghe tích cực. - Kỹ năng chào bán(offer) - Kỹ năng xử lý phản ứng, phản đối của đối tác. - Kỹ năng thu thập thông tin. 4. 1. Kỹ năng hỏi dò: Câu hỏi dò giúp ta thiết lập và duy trì cuộc trao đổi, đối thoạI với đối tác, thúc đẩy sự trao đối thông tin hai chiều bằng cách khuyến khích đối tác nói về chủ đề(hoặc mở rộng ra)đang thảo luận, phát hiện ra tháI độ , ý nghĩ, mối quan tâm của đối tác. Nếu chúng ta không dùng kỹ năng hỏi thăm dò thì sẽ co thể dẫn đến trường hợp ta nói quá nhiều, nghe quá ít, hoặc ta hiểu sai ý kiến của họ, hoặc chúng ta sẽ không phát hiện được thái độ và ý nghĩ ẩn sâu trong câu nói của đối tác, hoặc là đốt tác sẽ “ngủ” còn ta nói một mình. Có ba dạng câu hỏi dò như sau: - Câu hỏi đóng: Dùng để xác định hoặc kết thúc một vấm đề. - Câu hỏi mở: Dùng để khai thác vấn đề, thúc đẩy đối tác nói và sau đó ta có thể lựa chọn cái gì là quan trọng đối với ta để đi sâu. - Câu hỏi lựa chọn: Được dùng để hướng đối tác tập trung vào một số vấn đề ta đang quan tâm, tránh lan man. 4. 2. Kỹ năng lắng nghe tích cực: Nghe là một cố gắng bởi vì nghe để hiểu được nội dung của người nói, phân tích, đánh giá nội dung của người nói, nghe để phát hiện vấn đề ta đang quan tâm, nghe để khám phá thái độ, tình cảm, cảm xúc của người nói. Lắng nghe để hiểu được thì thật là thú vị, ta sẽ cảm thấy thích những người đối thoại mà họ cũng lắng nghe ta nói. Để trở thành một nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta cần phải cố gắng loại bỏ thói quen xấu trong khi nghe : - Chỉ lắng nghe sự kiện: Khi chúng ta lắng nghe , chúng ta có khuynh hướng cố gắng chậm lạI để ghi nhớ những sự kiện và bỏ sót những ý kiến đằng sau nó, kết quả là chúng ta bị thất thoát thông tin. - Không kiểm soát được cảm xúc: Mặc dù thể hiện bằng nhiều cách và ở nhiều chừng mực khác nhau, song lắng nghe luôn bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của chúng ta. Chúng ta tự động không nghe những gì chúng ta không muốn nghe. Cảm xúc của ta hoạt động như bộ lọc thính giác, lúc này có thể làm ta điếc, lúc khác lạI làm ta nghe dễ dàng. - Giả vờ chú ý: Đừng giả vờ chú ý nếu chúng ta thấy chán. nhưng sẽ không khó khăn lắm để nhận diện sự giả vờ lắng nghe của chúng ta nếu đối tác đang thực sự lắng nghe. Họ sẽ trở nên lẫn lộn, bực tức và thậm chí có thể chấm dứt cuộc đàm phán. Một người lắng nghe chăm chú luôn ở trong trạng thái tỉnh táo , nhìn thẳng vào người nói, dùng những điệu bộ đơn giản như gật đầu, nhướn mày, nghiêng người về phía trước. Đôi khi một số câu như “tôi hiểu”, thật thú vị” được nói với sự chân thành sẽ khuyến khích người nói rất nhiều. - Xét đoán người nói quá sớm: Một số người lắng nge tốt không bao giờ bị ám ảnh, bị ấn tượng bởi phong cách diễn đạt của lời nói, ví dụ như “Gớm sao giọng nói của ông này quá trầm!” - Độc thoại: Nếu ta muốn chi phối toàn bộ cuộc đàm phán thì ta sẽ trở thành người nghe tồi. Chúng ta hãy cởi mở với những ý kiến mới và đảm bảo cho đối tác có cơ hội trình bày hết ý của mình. Lắng nghe tích cực là kỹ năng giao tiếp hữu hiệu để giúp ta xây dựng sự thân thiện, giúp ta làm rõ vấn đề và giải quyết vấn đề. Có ba bước trong lắng nghe tích cực như sau: - Lắng nghe để lựa chọn cái ta cần. - Nhấn mạnh cái ta cần đi sâu để thương lượng. - Kiểm tra lại thái độ, cảm xúc của đối tác: Bằng cách không đưa ra ý kiến, lời bình luận mà chỉ tóm tắt lại và hỏi bằng câu hỏi đóng thì ta sẽ xác định được thái. độ, cảm xúc của đối tác về vấn đề ta quan tâm. Nói cách khác, lắng nghe tích cực có nghĩa là ta “tua” lại những gì đối tác vừa nói mà ta quan tâm bao gồm cả nội dung và cảm xúc, thái độ của họ. 4. 3. Kỹ năng thu thập thông tin: Chúng ta không thể thành công trong đàm phán nếu chúng