Đề tài Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ

oản sử dụng Kế toán dự phòng khoản thu khó đòi sử dụng tài khoản 1592 “dự phòng khoản phải thu khó đòi”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Số được hoàn nhận dự phòng phải thu khó đòi. Bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dư có: Khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có. Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản ngoài bảng là TK 004 “Nợ khi đã xử lý”. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: Nợ khó đòi đã được xử lý phát sinh trong kỳ. Bên có: Nợ khó đòi đã được xử lý được thu lại được và được xóa bỏ trong kỳ. 1.2.2.5. Sơ đồ kế toán dự phòng phải thu khó đòi Hình 1.2 Sơ đồ kế toán dự phòng phải thu khó đòi Nguồn: webketoan Phương pháp dự phòng này thường được sữ dụng trong bảng báo cáo tài chính phục vụ cho cổ đông khi mà chi phí nợ xấu ngày nay đang là vấn đề nghiêm trọng khi kinh tế suy thoái và đối tác “không thể trả nợ” (chứ không phải là không muốn trả nợ). Như quá trình ở trên đã trình bày rõ thì cách ghi này có 3 yếu tố chính cần lưu ý: Các khoản phải thu khó đòi chúng ta cần phải ước lượng. Và cách ước lượng này được xem như là một chi phí do đó sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng của công ty. Cho nên khi lập bảng ước lượng cần phải chú ý vì có thể công ty lập dự phòng cao sẽ khiến lợi nhuận cuối kỳ thấp dẫn đến công ty sẽ không hấp dẫn dưới mắt các nhà đầu tư (đối với các công ty cổ phần). Ngược lại, một dự phòng ước lượng thấp sẽ giúp lợi nhuận cao nhưng lại đưa thêm rủi ro đối với các khoản phải thu khó đòi khác. Khoản dự phòng sẽ nằm bên Nợ trong tài khoản chi phí nợ xấu và bên Có bên tài khoản Dự phòng cho các khoản nợ xấu (một tài khoản đối ứng lại). Cuối cùng khi đã xác định thanh lý khoản nào trong nọ xấu đó, thì khoản nợ xấu khó đòi thật sự sẽ được ghi vào bên Nợ của Dự phòng nợ khó đòi và phần Có bên Các khoản phải thu. Để làm rõ hơn phần này, ta sẽ đưa ra một ví dụ sau. Giả sử như TTNN bán hàng chịu là 4 tỉ VND trong năm 2008. Với khoản này thì vào báo cáo kế toán cuối kỳ công ty thấy rằng 300 triệu vẫn chưa thu được. Cuối cùng, kế toán trưởng quyết định trình lên Ban giám đốc là sẽ có khoảng 100 triệu trong tổng số doanh số bán chịu này sẽ không thu được. Như vậy sau khi bán giám đốc đồng ý, kế toán sẽ ghi nhận khoản ước lượng 100 triệu này như sau: Chi phí nợ xấu là 100 triệu VND bên Nợ Dự phòng nợ khó đòi sẽ tăng lên 100 triệu VND bên Có Chúng ta thấy rằng dự phòng này chỉ đưa ra nhằm nói lên con số ước tính cho khoản mà khách hàng có thể không trả được trong tương lai. Cách này được dùng để tránh phải trừ trực tiếp vào khoản Khoản phải thu vì chẳng ai biết khách hàng nào chính xác sẽ không trả nợ và lấp được những khoản trống mà phương pháp thanh lý để lại mặc dù về cơ bản thì hai phương pháp cùng làm giảm khoản phải thu. Trong cách dự phòng này thì không công ty nào hi vọng mình sẽ có nợ xấu nhưng khi đã xuất hiện thì chúng ta phải làm những thao tác kế toán như khi nào thì ghi là nợ xấu và ghi nhận như thế nào khi khách hàng mà chúng ta liệt kê vào nợ xấu có thể vượt qua cơn khủng hoảng để thanh toán nợ lại cho chúng ta (trường hợp trên không phải lúc nào cũng xãy ra). 1.2.3. Thanh lý phần công nợ khi xác định được khách hàng nào không thể trả nợ Trong quá trình đòi nợ, công ty thường dùng các phương pháp khác nhau như lập biên bản nhắc nợ, gọi điện đến lãnh đạo đối tác và cuối cùng là đưa ra tòa án kinh tế. Trong phần sau, tôi sẽ đề cập nhiều hơn về vấn đề này, bây giờ thì ta tiếp tục sau khi các biện pháp đó không còn hữu dụng nữa. Lúc đó công ty buộc phải thanh lý tài khoản đó. Cho rõ hơn, tôi đưa ra một ví dụ như sau: Kế toán trưởng công ty TTNN nhận được quyết định của Ban giám đốc về quyết định thanh lý khoản nợ 200 triệu của công ty AAA. Thì nghiệp vụ kế toán sẽ ghi nhận như sau Phần Dự phòng nợ khó đòi sẽ giảm 200 triệu bên Nợ Khoản phải thu phải giảm 200 triệu bên Có. Ta thấy rằng với biện pháp này thì không xuất hiện chi phí nợ xấu khi buộc phải thanh lý mà chỉ làm giảm cả hai bên Dự phòng nợ khó đòi và phần Khoản phải thu mà thôi. Chính vì vậy, chỉ có bảng cân đối kế toán bị ảnh hưởng (mặc dù con số chung vẫn không thay đổi) chứ không ảnh hưởng gì đến bảng kết quả hoạt động kinh doanh. 1.2.3.1. Phục hồi khi nhận lại được những khoản nợ xấu May mắn thay, trong quá trình hoạt động vẫn có những công ty vượt qua khó khăn và thanh toán nợ cho chúng ta khi họ đã bị ghi là nợ xấu. Khi đó, nghiệp vụ kế toán sẽ ghi hai khoản liên quan như sau: phục hồi lại tài khoản cho khách hàng và làm động tác kế toán ngược lại như với phần thanh lý. 1.2.3.2. Những điều cơ bản dành cho phương pháp trích lập dự phòng Sau khi đã nói sơ qua những khoản như trên, thì tôi xin được đề cập đến những điều cơ bản của việc trích lập dự phòng này. Theo lý thuyết của các cách quản lý hiện đại của phương Tây, có hai cách thường được sữ dụng dựa vào hai con số xác định: phần trăm của doanh số và phần trăm của khoản phải thu. Trong báo cáo tài chính thì cả hai đều được chấp nhận và điều quan trọng nằm trong tay Ban giám đốc xem cách nào là phù hợp (giống như phần trích lập dự phòng cho đầu tư tài chính ngắn hạn là đề tài nóng hổi trong các cuộc họp đại hội cổ đông của các công ty lên sàn vừa qua mà REE là một ví dụ). Vấn đề nằm ở chổ là Ban giám đốc sẽ chọn xem ảnh hưởng này dựa trên báo cáo thu nhập hay bảng cân đối kế toán. 1.2.3.2.1. Tính nợ khó đòi theo phần trăm của doanh thu (revenue hoặc sales) Theo cách tính nợ khó đòi theo phần trăm của doanh thu, nghiệp vụ kế toán sẽ tính toán dựa trên phần trăm của doanh thu mua chịu mà công ty (loại phần mua bán trả tiền ngay ra). Hầu như phần trăm bao nhiêu sẽ dựa vào các dữ liệu quá khứ cũng như chính sách ước lượng cho tương lai. Nó có thể dựa theo doanh số bán chịu gộp hay ròng cũng được trong năm kinh doanh hiện tại. Bởi vì kinh tế thế giới có những biến động bất ngờ mà chúng ta không thể dự báo được cho nữa năm (một phần vì các công ty không có đầy đủ thông tin cũng như chuyên nghiệp như các quỹ đầu tư để dự báo chuyện này) nên có thể công ty vẫn đưa ra dự báo tương lai để điều chỉnh lại phần trăm mà con số quá khứ cho ra. Ví dụ công ty TTNN có doanh số bán chịu trong năm 2008 là 4 tỷ và con số mà Ban giám đốc dự tính sẽ không thu được là 5%. Thì kết quả tính ra con số chi phí nợ khó thu sẽ vào khoảng 4tỷ x 5% = 200 triệu VND. Ta thấy rõ rằng cách tính này giúp thỏa điều kiện về tính đối ứng (matching principle) của nghiệp vụ kế toán sẽ được thỏa mãn. Kết quả là chi phí nợ xấu đã được trực tiếp liên quan theo phần trăm đến doanh thu của công ty (phần doanh thu bán chịu). Vấn đề ở đây nếu xãy ra điều chỉnh thì tính cân bằng của khoản dự phòng sẽ ít được để ý đến. Khoản điều chỉnh này cần dựa theo khoản phải thu khó đòi. Nếu con số thực tế khác xa so với con số dự tính, phần trăm ước lượng trong tương lai cần sữa làm sao để phù hợp. 1.2.3.2.2. Tính nợ khó đòi theo phần trăm của khoản phải thu Cũng như cách trên, chủ yếu dựa vào phần trăm. Nhưng bằng cách này, nghiệp vụ kế toán có thể ước lượng dựa vào phần trăm của khoản phải thu để đưa ra con số thua lỗ từ khoản không đòi được. Để giúp cho việc ước lượng chính xác hơn, các công ty thường sử dụng Biểu theo dõi khoản phải thu (aging schedule) để xác định thời gian mà họ không trả được. Bởi vì dựa vào thời gian thu nợ, nên việc theo dõi từng công nợ sẽ giúp xác định được chi phí nợ xấu là bao nhiêu. Vẫn dựa chủ yếu vào dữ liệu quá khứ cho từng khoản thời gian xác định, công ty có thể chia ra những khoản nợ thành những nhóm khác nhau. Nợ càng lâu thì càng ít khả năng thu được. Do đó dựa vào biểu theo dõi khoản phải thu giúp ta có thể ước lượng phần trăm dựa vào thời gian đối tác nợ lâu hay ngắn. Bảng 1.1 Bảng biểu khách hàng phải thu Nguồn: Giả định theo quy tắc Theo những quy định của nhà nước, một số phần trong Biểu khoản phải thu được quy định trong Thông tư 13/2006 về khoản nợ khó đòi: “Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.” 1.2.4. Giải quyết những khoản phải thu Thường trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, các khoản phải thu thường được thu về dưới dạng tiền mặt và đương nhiên là phần sổ sách sẽ trừ đi những khoản thu rồi ra. Thế nhưng không phải lúc nào cũng suôn sẽ như vậy và cái thông thường ở trên sẽ được thay đổi nhiều. Và cũng có nhiều trường hợp do công ty đang cần tiền mặt gấp để duy trì vốn lưu động (đã xuất hiện nhiều công ty làm ăn vẫn có lãi trong sổ sách nhưng lại phá sản chỉ vì không đủ lượng tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh khiến chủ nợ kiện ra tòa để tuyên bố phá sản và điều này chúng ta thường thấy nhất trong thời kinh tế suy thoái từ Tết năm ngoái cho đến nay), công ty đã chủ động tìm những nguồn để xữ lý nguồn phải thu này trong ngắn hạn. Với cách này, công ty có thể bán các khoản phải thu của mình vì hai lí do chính sau. Thứ nhất, khi phải bán các khoản phải thu của mình, có thể là công ty không thể tìm được các nguồn khác phù hợp hay thanh khoản để bán được nữa. Trong năm 2008, khi mà tiền tệ đang bi siết chặt thì rất khó để các công ty huy động được vốn để kinh doanh cho dù đó là những tài sản đầu tư ngắn hạn như cổ phiếu mặc dù tính thanh khoản của nó cao hơn các khoản phải thu. Tuy nhiên vì kém thanh khoản do sự sụt giảm mạnh mẽ của thị trường chứng khoán nên khiến chẳng ai mua bán chứng khoán hoặc người mua tìm mọi cách để ép giá cổ phiếu xuống khiến doanh nghiệp phải chiết khấu rất nhiều. Các chủ doanh nghiệp cũng có thể vay ngân hàng nhưng với lãi suất từng lên đỉnh điểm là 21% chưa tính phụ phí hợp pháp và cả không hợp pháp khiến đây là một gánh nặng cho các công ty. Mà chưa chắc ngân hàng chấp nhận cho vay vì sợ nợ không thể đòi được. Còn nếu đi vay nóng, khả năng vay được là cao nhưng lãi vay không dưới 25%. Lý do thứ hai để bán các khoản phải thu vì các khoản này từ lúc ghi sổ cho đến lúc thu được thì cũng chiếm thời gian cũng như chi phí phát sinh. Và thật sự dễ dàng hơn nếu công ty bán công nợ cho một tổ chức khác chuyên về thu hồi công nợ. Cách bán khoản công nợ của công ty thường thấy nhất là bán phần công nợ cho các định chế tài chính như các công ty tài chính hay ngân hàng mà thường mua các khoản công nợ để rồi sau đó trực tiếp đi thu công nợ. Có nhiều loại việc ủy thác như vậy. hưng tôi xin giới thiệu một cách thông dụng được ủy thác và các công ty đó ăn phần trăm trên khoản phải thu đó. 1.2.5. Phân tích bảng báo cáo và khoản phải thu Hầu hết những khoản phải thu được đề cập trong bài chủ yếu là dành cho ngắn hạn và được nằm trong phần Tài sản ngắn hạn ở Bảng cân đối kế toán. Và như quy ước, thứ tự trong bảng cân đối kế toán nói lên tính thanh khoản của từng loại tài sản ngắn hạn theo tính thanh khoản cao đứng trước: Bảng 1.2 Báo cáo cân đối kế toán Nguồn: Công ty Vì lí do rủi ro cao hơn, nên các công ty thường có xu hướng chấp nhận con số phải thu cao hơn trong các khoản phải thu dài hạn hơn là ngắn hạn. Đương nhiên tính chất như vậy thì các khoản phải thu ngắn hạn nếu được thu về bằng tiền mặt sẽ tăng khả năng thánh toán cũng như hạn chế rủi ro thua lỗ từ các khoản nợ xấu. Có hai cách (hay hai chỉ số) để tính toán hiệu quả của việc thu hồi công nợ: tỉ số vòng quay khoản phải thu và số ngày thu nợ trung bình. Tỉ số vòng quay khoản phải thu sẽ đo lường bao nhiêu lần trong năm khoản phải thu chuyển trin thạnh tiền mặt. Ví dụ như bình thường công ty nên có số vòng quay này là 12 lần hay cao hơn. Công thức tính vòng quay khoản phải thu sẽ bằng doanh số bán chịu chia cho khoản phải thu trung bình phát sinh trong năm. Số này cho thấy trong một năm sẽ có bao nhiêu lần đi thu nợ. Kế đó, ta dùng số ngày trong một năm (thường nhất là 365) chia cho số lần này thì sẽ ra số ngày trung bình ta đi thu công nợ. 1.3. Quản lý Công nợ Bước 1: Quyết định xem ai sẽ được gia hạn tín dụng khi làm việc với công ty Bước 2: Quyết định thời gian trả nợ Bước 5: Bán công nợ để thu hồi tiền mặt Bước 3: Quản lý thu nợ Bước 4: Đo lường tính thanh khoản của từng khoản nợ 1.3.1. Quyết định điều kiện để xem xét công nợ Bước 1 cũng giống như là bước mở đầu để xem xét khách hàng dựa trên những yếu tố đặt ra để cho nợ. Nó cũng như là một tiêu chuẩn để quan trọng trong quá trình quản lý tài sản công nợ. Chính vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như khả năng thu hồi nợ và là điều quan trọng nhất trong cách tính dòng chảy của tiền mặt từ doanh thu. Có một điều đơn giản dễ thấy là nếu thỏa mãn khách hàng cao cộng với chứng từ chính xác thì đó là một khoản nợ tốt và nó đúng trong gần như mọi trường hợp loại hình kinh doanh. Nếu công ty thỏa mãn khách hàng cao thì những chi phí phát sinh cho việc quản lý công nợ này thường được giảm rất nhiều. Do mỗi công ty có quá trình xem xét công nợ khác nhau nên sẽ dẫn đến nhiều tiêu chuẩn khác nhau. 1.3.2. Quá trình thu nợ Quá trình thu hồi công nợ bắt đầu khi mà mọi thứ ban đầu như hợp đồng, điều kiện làm việc, đàm phán về giá cả, quản lý về tính dụng khách hàng tốt, quy trình đặt hàng rõ rằng và xuất quá đơn xong. Cuối cùng khoản công nợ đó sẽ được đưa vào sổ cái một cách rõ ràng. Và đương nhiên khi đã trở thành công nợ của công ty, thì những vấn đề phát sinh như chi phí chiếm dụng vốn và khả năng mất vốn tăng lên rất nhiều. Chính vì vậy, việc quản lý tài sản công nợ được đánh giá quan trọng và nó bao gồm việc bảo vệ tài sản cũng như thanh khoản dòng tiền của công ty. Chúng ta cũng cần nhớ rằng các khoản phải thu hay thay đổi và là một phần quan trọng trong công ty, nên mục tiêu trên cần phải thỏa các điều kiện sau: Tiết kiệm chi phí Không ảnh hưởng giảm sút doanh số Không tách rời khách hàng và các bộ phận nội bộ Điểm bắt đầu cho việc thu hồi công nợ sẽ là đưa ra quy trình thu hồi. Chính bảng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ khi nào làm giai đoạn nào và ai chịu trách nhiệm phần đó. Điều quan trọng trong quản lý công nợ chính là cần được sự đồng thuận từ Ban giám đốc của từnng bộ phận như kinh doanh, tài chính và kế toán. Một quy luật bất thành văn trong thu hồi công nợ là càng liên hệ nhiều lần càng tốt và gọi nhắc sớm hơn sẽ là thích hợp hơn gọi trễ. Hãy nhớ luôn có một bảng ghi nhớ khách hàng để có thể nhắc nhở khách hàng trước khi đến hạn trả. Điều đó giúp chúng ta biết được trạng thái tài chính của khách hàng cũng như thời gian trả nợ của khác. Một vài điều quan trọng cho việc liên hệ với khách hàng nợ: Đó là việc đặt trọng tâm làm việc vào khách hàng giúp xác định những khó khăn từ những khâu thực hiện đơn đặt hàng cho đến xuất hóa đơn. Nếu không có trở ngại gì xãy ra, hãy chắc rằng tiền sẽ được thu đúng lúc. Nên nhắc nhở khách hàng trước khi đến hẹn giúp khách hàng chuẩn bị tiền thanh toán. Và khi đến ngày thu nợ. Hãy nhớ gọi điện đến nhắc. Các cách thức liên lạc: Hầu hết cách thức mà chúng ta làm sẽ là gọi điện thoại đến công ty khách hàng. Đây là cách nhanh chóng và nắm được tình hình ngay lập tức. Và cũng thật thích hợp nếu không thu được công nợ ta có thể yêu cầu gặp người có thẩm quyền cho việc đó. Ngoài ra thì Email và thư nhắc nợ cũng thật thích hợp. Cũng như trên đã nói qua, việc tính toán tính thanh khoản của khoản phải thu có thể tính bằng số ngày cũng như vòng quay khoản phải thu. Các thủ tục kiểm soát nội bộ: Các công việc cần phải làm là: Theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng). Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người bán, nhân viên và các khoản phải thu khác. Theo dõi công nợ theo hợp đồng và thời hạn thanh toán. Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ khác nhau. Theo dõi các công nợ chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng. Lập các báo cáo: sổ chi tiết công nợ; các khoản nợ đến hạn, quá hạn; bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối trên một tài khoản. Theo dõi công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác nhau. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU SƠ NÉT VỀ CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TTNN Phần này sẽ giới thiệu về công ty mà tôi thực tập thời gian qua. 2.1. Sơ nét về công ty TTNN Công ty TNHH TMDV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN chính thức đưa vào hoạt động theo giấy phép đang ký kinh doanh số 4102018810 do Sở kế hoạch và đầu tư TpHCM cấp ngày 14/11/2003. Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TTNN. Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: T.T.N.N INFORMATION TECHNOLOGY – TRADING SERVICE CO.,LTD Tên công ty viết tắt: T.T.N.N CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: 51D3 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh. Hình thức sở hữu vốn: vốn góp tư nhân. Lĩnh vực kinh doanh: TNHH Ngành nghề kinh doanh: Thương mại và dịch vụ. Vốn điều lệ: 500,000,000 VNĐ Công ty TTNN là một trong các nhân tố góp phần cho thị trường văn phòng phẩm trong ngày càng phát triển hơn và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng một cách tốt nhất. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN được thành lập từ ngày 14 tháng 11 năm 2003 đến nay đã gần 6 năm hoạt động. Công ty TTNN kinh doanh và sản xuất với nhiều ngành nghề khác nhau như: Mua bán: thiết bị văn phòng, thiết bị tin học, phần mềm máy tính đã đóng gói, thiết bị viễn thong, thiết bị ngành công nghiệp, mực in các loại, văn phòng phẩm, hang cơ điện lạnh, hàng trang trí nội thất, lương thực thực phẩm, hóa chất (trừ các hóa chất độc hại), hàng may mặc. Lắp ráp, bảo hành máy tính, thiết kế mạng máy tính. Mua bán: vật tư thiết bị ngành phát thanh truyền hình, điện tử. Xây dựng công nghiệp. Cho thuê: xe ôtô, văn phòng. Mua bán máy móc thiết bị ngành in. In bao bì (không tại trụ sở) Trong những năm đầu từ 2003-2006 công ty mới thành lập nên từ việc thâm nhập thị trường cho đến việc tìm kiếm khách hàng luôn là điều khó khăn. Công ty đã có rất nhiều trở ngại khi gặp gỡ được khách hàng và việc cạnh tranh về giá cả trong thị trường này khá là phức tạp do sự đa dạng hóa của các loại sản phẩm cũng như đa dạng về loại khách hàng. Và 2007 trở lại đây, công ty phát triển với các mục tiêu chung đã được thống nhất như sau: Phát triển các ngành hàng đã và đang cung cấp cho đối tác. Định hướng phát triển các sản phẩm thiết yếu cho ngành giáo dục như tập học sinh, bìa treo, sổ tay… Với tầm nhìn và sứ mệnh: “Trở thành công ty sản xuất tập học sinh với giá thành và chất lượng tốt nhất, cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm nhanh và chu đáo nhất, khuyến khích người tiêu dùng sử dụng các nguồn nguyên liệu tái chế sử dụng các sản phẩm sau khi tái chế” Tăng 20 % so với doanh thu và thu nhập. Xây dựng thêm các chính sách ưu đãi dành cho các khách hàng lâu năm như Tân Hiệp Phát, Freetrend, Foster, Cargill… 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Công ty có quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và quản lý tài chính như sau: Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doan phù hợp với mục tiêu ngành nghề đã cam kết với nhà nước. Kinh doanh những ngành nghề phù hợp, mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường, kinh doanh những ngành nghề khác nếu được cơ quan Nhà Nước cho phép bổ sung. Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các định mức giá của nhà nước. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng luật lao động và các văn bản pháp lý hướng dẫn thi hành luật lao động. Theo ước tính mỗi năm, cả nước chi khoảng 4000 tỷ đồng cho việc mua sắm đồ dung văn phòng phẩm. Phải nhận định rằng đây chính là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp văn phòng phẩm trong và ngoài nước. Nhưng bên cạnh đó, thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này, nguồn cầu khá lớn nên nguồn cung cũng đang có sự cạnh tranh rất gay gắt. Có rất nhiều doanh nghiệp tham gia thị trường này chẳng hạn như doanh nghiệp Hồng Hà, doanh nghiệp Thiên Long… và các cty tư nhân, cửa hàng nhỏ lẻ như VPP Minh Chánh, VPP TTNN, VPP Hiếu Tâm…. Cho nên việc sản xuất kinh doanh của các cty phải hết sức nhanh chóng đưa ra các chính sách phục vụ nhu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. 2.1.3. Sơ đồ tổ chức GIAÙM ÑOÁC P.GD TAØI CHÍNH P.GD ÑIEÀU HAØNH -Tröôûng BP -NV Thieát keá -NV chaát löôïng BOÄ PHAÄN THIEÁT KEÁ -Quaûn lyù PX -NV maùy in -NV maùy caét -NV maùy beá -NV T.phaåm BP SAÛN XUAÁT PHAÂN XÖÔÛNG SX -Tröôûng BP -NV marketing vaø sale -NV kyõ thuaät BOÄ PHAÄN KD T.Bò -Tröôûng BP -NV marketing vaø sale BOÄ PHAÄN KD VPP -Tröôûng BP -NV marketing vaø sale BOÄ PHAÄN KD SP IN P.KINH DOANH -Keá toaùn tröôûng -KT thueá -KT thanh toaùn -KT coâng nô -Thuû quæ BOÄ PHAÄN KEÁ TOAÙN -NV phuï traùch toå chöùc-nhaân söï BOÄ PHAÄN TC-HC P.KEÁ TOAÙN HC -Tröôûng BP -NV Thò tröôøng BOÄ PHAÄN VAÄT TÖ -Thuû Kho -NV quaûn lyù vaät tö kho BOÄ PHAÄN KHO -Tröôûng BP -NV giao haøng BP GIAO HAØNG P.VAÄT TÖ Nguồn: P.Nhân sự vào năm 2008 2.1.3.1. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Ban giám đốc là người đại diện công ty và được đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm và thay mặt cho họ quản lý công ty đồng thời cũng chính là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đề ra. Phòng vật tư chủ yếu thực hiện 3 chức năng chính đó là nghiên cứu các sản phẩm bên ngoài thị trường, quản lý xuất nhập tồn các sản phẩm của doanh nghiệp và quản lý việc giao nhận hàng hóa đối với các khách hàng hoặc chủ hàng. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về marketing sản phẩm của công ty, chăm sóc khách hàng, liên hệ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và bảo hành bảo trì sản phẩm cho khách hàng. Phân xưởng sản xuất chủ yếu là thực hiện các công việc in ấn theo nhu cầu của khách hàng trong doanh nghiệp. Bộ phận này chính là bộ phận sản xuất chủ yếu trong doanh nghiệp và cũng là bộ phận sản xuất ra mặt hàng in chính trong doanh nghiệp. Phòng kế toán – Hành chính có nhiệm vụ quản lý các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp như nhập xuất tồn và hàng hóa trong kho, đối chiếu sổ quỹ hằng ngày gồm tổng thu chi và tồn quỹ cuối ngày; làm báo cáo thuế hằng tháng và các báo cáo khác cho chi cục thuế, cân đối kho và thuế đầu ra đầu vào, lên kế hoạch tổng hợp thu chi cho doanh nghiệp, đối chiếu công nợ với hệ thống và khách hàng… Lên công nợ và đối chiếu công nợ với phần mềm kế toán. Lên kế hoạch Thu nợ và Chi nợ. Đối chiếu công nợ với khách hang. Thu tiền nhanh và đàm phán công nợ phải trả một cách tốt nhất. Tính chiết khấu bán hàng khi thu tiền. Đối chiếu và quản lý giấy giới thiệu khi thu tiền. Cuối ngày đối chiếu với người điều phối và kế toán thanh toán để nắm được đã thu tiền hay chưa thu tiền. Cuối tuần báo cáo bảng tổng hợp công nợ thu và chi cho cấp trên. Bộ phận nhân sự: quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu công ty, công tác lễ tân, hành chính phục vụ. Ngoài ra tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy nhân sự và bố trí nhân sự phù hợp với sự phát triển của Công ty. Tuyển dụng nhân sự, phát triển nguồn lực cho Công ty. Bộ phận kho bãi: Bộ phận này sẽ bao gồm người quản lý kho, người giữ kho và những nhân viên phục vụ trong kho cũng như phân phối. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ quản lý tất cả hoạt động về kho bãi được phân chia theo từng khu vực cụ thể. 2.1.3.2. Tình hình lao động trong công ty SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY NĂM 2009 ĐVT: Người Nam Nữ Tổng cộng 21 19 40 52.5% 47.5% 100% Khi xét chung về tình hình lao động của Công ty thì số lao động Nam và nữa tương đương nhau. Trong đó, nam chiếm khoảng 52% và nữ chiếm khoảng 48%, tuy nhiên về mặt nhân sự phòng kế toán thì lao động nữ vẫn chiếm đa số do yêu cầu công việc. 2.1.4. Tình hình tài chính trong doanh nghiệp Lợi nhuận năm 2008 giảm 15% so với năm 2007 mặc dù doanh thu 2008 tăng 18,7% so với doanh thu 2007, điều này chứng tỏ chi phí năm 2008 có phần tăng nhiều so với năm 2007. Điều này chứng tỏ công ty đang phát triển thêm nhiều sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng hơn và cũng do tính chất đa dạng của sản phẩm nên công ty cần phải bỏ ra nhiều chi phí hơn để có thể kịp thời cung cấp các mặt hàng tốt nhất cho khách hàng góp phần vào phát triển mục tiêu chung của công ty đó là nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG