Đề tài Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

riển Vụ chính sách dân tộc 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban dân tộc. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng là đơn vị của Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là uỷ ban) có chức năng giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng, chủ nhiệm) theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho các hoạt động của Uỷ ban. Văn phòng có con dấu riêng để giao dịch và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật. 1. Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng của lãnh đạo Uỷ ban; đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. 2. Thực hiện công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo Uỷ ban, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định. Ban hành các thông báo, ghi chép biên bản các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định, ý kiến kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo Uỷ ban giao cho các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc, Uỷ ban chuẩn bị nội dung các cuộc họp của lãnh đạo, Ban cán sự Đảng và của các thành viên Uỷ ban. 3. Là đầu mối giúp lãnh đạo Uỷ ban quan hệ công tác và thực hiện các quy c hế phối hợp với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng chính phủ, các Bộ, ban ngành Trung ương, các đoàn thể, tỏo chức chính trị - xã hội và địa phương. 4. Là đầu mối cung cấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Uỷ ban theo quy định. 5. Xây dựng báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành định kỳ tháng, quý, năm của lãnh đạo Uỷ ban theo quy định, là đầu mối tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và đại biểu Quốc hội đối với Uỷ ban. 6. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Uỷ ban. Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát các văn bản đến, đi của Uỷ ban, thực hiện in ấn, sao chụp, đánh máy tài liệu và phát hành các văn bản của Uỷ ban, quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban và văn phòng theo quy định. 7. Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính, chủ trì việc rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc chấp hành của cán bộ, công chức, viên chức các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban đối với nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư và các quy chế khác của Uỷ ban; chủ trì nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban. 8. Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp được phân bổ cho văn phòng và các nguồn kinh phí khác do lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấp phát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Uỷ ban theo quy định. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chế quản lý tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo phân công của lãnh đạo Uỷ ban. 9. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện đi lại, trang thiết bị và điều kiện làm việc của cơ quan Uỷ ban. Lập kế hoạch hằng năm và tổ chức thực hiện việc mua sắm, sửa chữa các phương tiện, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của Uỷ ban. 10. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ bản và sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc của Uỷ ban theo chủ trương hiện đại hoá công sở cơ quan hành chính. 11. Tổ chức thực hiện công tác thường trực, bảo vệ, phòng cháy và chữa cháy, công tác quân sự địa phương dân quân tự vệ, thực hiện nhiệm vụ chỉ huy trưởng ban chỉ huy quân sự cơ quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môi trường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan ủy ban. 12. Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của uỷ ban. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, cơ quan làm công tác dân tộc địa phương và các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy chế thi đua, khen thưởng của Uỷ ban và quy định của pháp luật. 13. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị tổ chức, phục vụ: a) Các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương; b) Đón tiếp các đoàn đại biểu đồng bào dân tộc thiểu số đến thăm và làm việc với Ủy ban. c) Các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm của Uỷ ban theo quy định. Thưc hiện nhiệm vụ hậu cần, đón, đưa các đoàn khách trong nước và ngoài nước, các đoàn công tác của lãnh đạo Uỷ ban; d) Lễ tang của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban; tổ chức thăm viếng gia đình thân nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban khi từ trần theo quy định của Nhà nước và Quy chế của Uỷ ban. 14. Phối hợp với công đoàn Uỷ ban chăm lo đời sống, vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban theo chế độ, chính sách của nhà nước và của Uỷ ban. 15. Quản lý, phân công, nhận xét, đánh giá, theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, người lao động thuộc văn phòng. Đề xuất việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc biên chế của văn phòng trình Bộ trưởng, chủ nhiệm quyết định; ký kết các hợp đồng lao động thuộc văn phòng theo quy định. 16. Quản lý nhà khách dân tộc cho đến khi Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt Đề án tổ chức và hoạt động của nhà khách theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập. 17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng, chủ nhiệm giao. 2.2. Cơ cấu, tổ chức bộ máy 1. Văn phòng có Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ trực tuyến. Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, chủ nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó chánh văn phòng do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng. Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng phụ trách một số mặt công tác của văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công. 2. Các phòng chức năng: CHÁNH VĂN PHÒNG Phòng thư ký tổng hợp Phòng hành chính Phòng quản trị Phòng kế toán tài vụ Phòng thi đua khen thưởng Đôi xe Lãnh đạo phòng gồm có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng (đối với Đội xe là đội trưởng, đội phó), do Bộ trưởng Chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo quy định và theo phân công của lãnh đạo văn phòng. 3. Chánh văn phòng có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị trực thuộc, xây dựng quy chế làm việc của văn phòng, đề án về tổ chức và hoạt động của nhà khách dân tộc theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập, trình Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt. 3. Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư gồm có: - Phó chủ nhiệm TT, Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính - Quản trị chỉ đạo chung. - Bộ phận văn thư nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn phòng Uỷ ban dân tộc. - Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý con dấu, chuyển giao văn bản đi và vừa làm công tác phó phòng Hành chính - Quản trị, 01 cán bộ chuyên viên, quản lý văn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan. + Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộ học đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên ngành khác (được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư, lưu trữ). Độ tuổi: Từ 46 đến 55, là 02 cán bộ nữ. - Ngoài ra các Vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư và một số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn bản đi đến của đơn vị mình. - Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất theo quy trình, quy định của Uỷ ban Dân tộc và tương đối ổn định. - Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến bằng số đăng ký văn bản và hệ thống nối mạng máy tính nội bộ của Uỷ ban. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc 1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ. 1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư: - Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. (giáo trình công tác hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước). Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó. Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan. Ý nghĩa công tác văn thư Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội. Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật quốc gia nguồn bổ sung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước. Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo. 1.2 Công tác lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia 4/4/2001. Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục – khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan), tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin khác trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao cho hợp pháp. “ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. “Phông lữu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị xã hội. “Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị. “ Lưu trữ hiện hành”: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đựơc tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan tổ chức. “Lưu trữ lịch sử”: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. (Theo cuốn Công tác Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước). Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ. Ngoài ra n gười ta còn chú ý sưu tâm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân, vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của nhà nước. Bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan - tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa đươc khai thác phục vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Ý nghĩa của công tác lưu trữ. Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung. Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con người, cho quốc gia. 2. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư lưu trữ * Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ Có thể áp dụng các văn bản sau: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001 của UBTVQH khoá X. Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư. Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày (01/2/2005) hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ. 3. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban dân tộc 3.1. Công tác văn thư Công tác văn thư của Uỷ ban dân tộc là: ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ ban Dân tộc; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác lưu trữ. 3.1.1 Các nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phòng Uỷ ban dân tộc * Trách nhiệm đối với công tác văn thư: - Lãnh đạo Uỷ ban, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. - Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về công tác văn thư. * Hình thức văn bản. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban dân tộc bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban dân tộc. - Văn bản hành chính gồm có: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; - Các hình thức văn bản khác như: Văn bản chuyên ngành, Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. * Thể thức văn bản: - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. * Soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều lệ của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002, Nghị định số 161/2003/NĐ – CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung, một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Quy chế thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ – TTg ngày 10/1/2007 của Thủ tướng Chính phủ và Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban dân tộc. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Uỷ ban giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cấnoạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản thảo; - Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan (hồ sơ trình). * Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt. - Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. - Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. * Đánh máy, nhân bản văn bản. Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; - Nhân bản đúng số lượng quy định; - Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. * Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. - Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. - Đối với các văn bản trình lãnh đạo Uỷ ban ký, thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ký tắt vào cuối dòng cuối cùng của văn bản, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ trình đến phòng Tổng hợp, Văn phòng Uỷ ban, Phòng tổng hợp giúp Chánh văn phòng Uỷ ban thực hiện trách nhiệm được giao. * Ký văn bản - Đối với các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban thì Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt nội dung và có ý kiến đồng ý cho phép ký. - Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai. - Văn bản sau khi lãnh đạo Uỷ ban đã ký, sẽ được phòng Tổng hợp tiếp nhận, vào sổ theo dõi và chuyển đến phòng hành chính - quản trị để làm thủ tục phát hành văn bản đi. Không trả văn bản lãnh đạo Uỷ ban ký cho các đơn vị chủ trì soạn thảo tự phát hành. Toàn bộ hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban ký (trừ những hồ sơ liên quan đến tổ chức cán bộ), sau khi phát hành văn bản Phòng Hành chính - Qủan trị có trách nhiệm giữ lại, tổ chức bảo quản và định kỳ hàng năm chuyển cho lưu trữ cơ quan để tổ chức quản lý. Hồ sơ các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh Bộ trưởng, chủ nhiệm Uỷ ban sẽ được lưu trữ tại các đơn vị tổ chức bảo quản và định kỳ hàng năm chuyển cho lưu trữ cơ quan để tổ chức quản lý. Trường hợp Vụ, đơn vị cần lưu trữ để theo dõi thì được giữ bản sao. * Bản sao văn bản - Các hình thức bản sao được quy định gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. - Thể thức bản sao được quy định như sau: Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản: nơi nhận. - Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính. - Bản sao chụp cá dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. * Quản lý văn bản đến. Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Uỷ ban Dân tộc phải được quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, chuyển giao văn bản đến; -Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. * Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trừ những trường hợp chuyển thẳng đến lãnh đạo uỷ ban và có ý kiến chỉ đạo giải quyết. * Trình, chuyển giao văn bản đến - Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Với những trường hợp cụ thể thì xử lý như sau: + Những văn bản thuộc loại “Tuyệt mật” (Ký hiệu là A): “Tối mật” (Ký hiệu là B); “Mật” (Ký hiệu là C) và những bì công văn có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì”; Văn bản gửi các đồng chí Uỷ viên Trung ương Đảng thì văn phòng không bóc bì mà chỉ ghi vào số công văn ngoài bì công văn đi vắng thì chuyển đến đúng người nhận. Nếu người có tên trên bì công văn đi vắng thì chuyển đến Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp để xin ý kiến giải quyết (với c