Đề tài Tín dụng thương mại tại công ty phân phối FPT Đà Nẵng

cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. 1.3.1.2. Thu thập thông tin và phân loại khách hàng a. Thu thập thông tin Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiết càng tốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thông tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyết định dựa trên thông tin ấy. Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng báo cáo tài chính, và các thông tin khác do khách hàng cung cấp, các công ty xếp hạng tín dụng. Điều quan trọng nữa là việc thu thập thông tin từ cuộc điều tra tín dụng của công ty. b. Phân loại khách hàng Một công ty nên thiết lập một tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu cho những khách hàng mới và cả những khách hàng cũ để kiểm soát rủi ro tín dụng, và cả những khách hàng nằm dưới tiêu chuẩn tín dụng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn tín dụng nên được thiết lập với sự tối thiểu hóa các rủi ro tín dụng. * Phuơng pháp 5C Năm nhân tố “Năm C” thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tín dụng nói chung: - Đặc điểm (Character) C1: Đề cập đến tính liêm chính của khách hàng và thái độ đối với khoản nợ - Khả năng trả nợ (Capacity) C2: Đề cập đến khả năng thanh toán của người mua. Chú ý đến báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt. - Vốn (Capital ) C3 : Đây là vốn tựu có của công ty. Do vậy, phải chú ý giá trị thanh lý nhỏ hơn giá trị sổ sách. - Tài sản thế chấp (Collateral ) C4: Đề cập đến tài sản thế chấp như là bảo đảm an toàn, thường là phần không quan trọng. - Điều kiện kinh tế (Conditions ) C5: Đề cập đến tình hình kinh tế chung và của ngành Như vậy, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn đã được sắp xếp trong các bảng trên để đánh giá khách hàng, sau khi có đầy đủ các bảng nhà quản trị sẽ tổng hợp các điểm trên các bảng để tính điểm chung của doanh nghiệp. Sau đó, dựa theo điểm và bảng xếp loại để xếp loại doanh nghiệp. Với tiêu chuẩn 5C cho các nhà quản trị tín dụng cách nhìn tổng quan với các khách hàng của mình khi cấp tín dụng. Tiêu chuẩn đánh giá cả về các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính. Sử dụng chỉ tiêu này, công ty có thể đánh giá không những lịch sử tín dụng của các khách hàng mà còn cả tình trạng tín dụng hiện tại. Và là công cụ đo lường tin cậy được sử dụng khá phổ biến. 1.3.1.3. Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, người bán phải quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu. Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc: - Phân tích tài chính - Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh ( Hai bước này nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng ) - Xác định hạnh mức bán chịu ban đầu - Hạn mức bán chịu sẽ xác định lại theo định kỳ Phân tích tài chính Kết quả phân tích tài chính và các thông tin phi tài chính đều cần thiết để quyết định bán chịu và hạn mức bán chịu. Thông tin phi tài chính chủ yếu liên quan đến tư cách trách nhiệm trả nợ của khách hàng. Những tiêu chí đánh giá khác đã đề cập trên đây là vốn, khả năng trả nợ, điều kiện kinh doanh và tài sản bảo đảm thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu ( hệ số ) tài chính. Mục tiêu phân tích tài chính bao gồm: - Đánh giá thông tin tài chính. - So sánh bình quân ngành, doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành và các điều kiện kinh tế. - Phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ về giá cổ phiếu của công ty. Ưu điểm của phân tích tài chính: Chỉ tiêu tài chính hữu ích khi nghiên cứu phân tích xu hướng (theo thời gian) cũng như so sánh bình quân nghành và doanh nghiệp tiêu biểu cùng nghành. Nhược điểm của phân tích tài chính: - Không thể so sánh dữ liệu giữa các công ty khi mà họ sử dụng hệ thống kế toán khác nhau. - Không thể xác định giá trị tối ưu của một chỉ tiêu cụ thể, vì không có một chuẩn mực - Trong một số trường hợp, kết quả tính toán của chỉ tiêu không cho một tín hiệu rõ ràng để chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu Có rất nhiều chỉ tiêu, vấn đề là tất cả chỉ tiêu phải đều phải tập trung vào một mục đích nhất định là quyết định bán chịu, nên không tránh khỏi sự phiến diện. Do vậy, người phân tích nên bắt đầu từ việc quan sát xu hướng và đặt câu hỏi điều tra. Khi cần, phải sử dụng các mô hình đa biến phức tạp hơn. Đánh giá thông tin tài chính Hầu hết các hệ số đo lường khả năng thanh toán ngắn hạn vầ khả năng thanh toán cho ta một cách nhìn về tính thanh khoản của doanh nghiệp trong ngắn hạn và cũng như tình hình kinh doanh của công ty 1.3.1.3.1. Hạn mức bán chịu Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tức mức cao nhất có thể cho khách hàng. Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tế trên thế giới cho thấy “kiểm soát rủi ro“ là lý do chủ yếu của việc xác định hạn mức bán chịu. Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu là một câu hỏi không dễ dàng. Tuy nhiên xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của khách hàng, không thể xác định hạn mức bán chịu là một triệu đồng cho nhu cầu mua chịu một trăm triệu đồng. Một số liệu kinh nghiệm cho thấy là khoảng 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng, hoặc dựa trên hạn mức bán chịu cao nhất của nhà cung cấp khác Phần lớn các công ty trên thế giới áp dụng phương pháp này với kết quả đánh giá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp. 1.3.1.3.2. Xác định điều kiện bán chịu Điều kiện bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu tiền mặt nếu trả trước hạn. a. Thời hạn thanh toán Thời hạn thanh toán có thể từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng. Nhưng đối với người bán, ngày thành toán là ngày nhận được tiền mặt tại quỹ hoặc đến tài khoản tiền gửi ngân hàng. Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường, bao gồm: đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường. Xác định thời hạn tín dụng: Ta sẽ xem xét mức xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu. Chúng ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên (+). Thế nhưng không phải khi nào ta cũng chọn lợi nhuận ròng biên dương việc lựa chọn này phải dựa vào nhiều yếu tố khác mà quan trọng là có sự phù hợp giữa mục tiêu chung của công ty, mục tiêu quản trị tín dụng và mục tiêu bộ phận kinh doanh. Do đó khi xậy dựng thời hạn tín dụng công ty phải có sự suy xét kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. b. Chiết khấu tiền mặt Là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiền trong một thời hạn nhất định nào đó. Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoản bán chịu Chiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm. Cần lưu ý là chiết khấu tiền mặt khác với chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng là việc giảm giá cho người mua số lượng lớn, hoặc đôi khi chỉ đơn giản lầ do tập quán trong ngành sản xuất đó. Một số công ty tăng mức chiết khấu bán hàng cao hơn bình quân ngành để giành thêm thị phần. chiết khấu bán hàng thường được chào đến khách hàng cùng với chiết khấu tiền mặt, nhưng đôi khi chiết khấu bán hàng cũng thay thế cho chiết khấu tiền mặt. Bên cạnh đó, một số công ty còn thực hiện chính sách xử phạt các công ty trả tiền sau thời hạn thanh toán quy định. Tuy nhiên thường thấy là các khách hàng nhỏ thường quá hạn nhiều hơn. Một số kết luận Lợi ích với người bán: Khi đưa ra khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng. Vì thực tế, chiết khấu tiền mặt cũng có nghĩa là giảm giá Một tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu thường tùy thuộc vào tỉ lệ chi phí khả biến của sản phẩm. Chi phí khả biến càng thấp thì khả năng chiết khấu tiền mặt càng cao. Kinh nghiệm cho thấy những công ty có tỉ lệ lãi gộp thấp thường có xu hướng giảm tỉ lệ chiết khấu tiền mặt, thậm chí không áp dụng. Chiết khấu tiền còn phụ thuộc vào chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty. Vì vậy, chiết khấu tiền mặt sẽ thay đổi khi chi phí cơ hội sử dụng vốn thay đổi ( một đồng tiền có cơ hội sinh lời là 20% thì phải “quý” hơn là đồng tiền có cơ hội sinh lời 2%). Cần tính đến tác động chiết khấu tiền mặt đến thời gian thanh toán đối với cả khách hàng hưởng và không hưởng chiết khấu khi quyết định thay đổi tỉ lệ chiết khấu. Mức độ chiết khấu tiền mặt còn tùy thuộc vào độ co giãn của cầu về giá sản phẩm hay tốc độ thay đổi doanh thu khi áp dụng chiết khấu tiền mặt Tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu càng cao ( khuyến khích thanh toán sớm, giảm rủi ro nợ quá hạn). Đối với người mua Không phải bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lợi ích cho họ, vì nhiều điều khoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không bao giờ cũng đồng nhất với tăng lợi nhuận và giá trị cổ đông cảu họ. Do đó các công ty bán thường phản ứng trước việc này như sau: Thay đổi chiết khấu khi đối thủ cạnh tranh thay đổi nhưng lại không thay đổi theo lạm phát, lãi suất thị trường, hoặc các điều kiện kinh tế. Khi có một hiệu số gộp cao hơn, họ không nhanh chóng phản ứng cạnh tranh với thay đổi về tỉ lệ chiết khấu dẫu biết rằng 2% chiết khấu cũng giống như 2% giảm giá nhưng giảm giá có tác động tốt hơn đến doanh thu. 1.4.2. Quyết định cấp tín dụng Bán chịu Tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng khoản phải thu và chi phí Lợi nhuận tăng có lớn hơn chi phí tăng không Ra quyết định Hình 1.2.: Mô hình cấp tín dụng Một trạng thái rõ ràng trong tiến trình cấp tín dụng sẽ cung cấp một sự kiểm tra, truyền thông nhất quán và hiệu quả để hỗ trợ cho tín dụng và bán hàng. Nó sẽ mô tả: Điều khoản tín dụng, chi phí. Hạn mức tín dụng, các cấp ủy quyền cho nhân viên, và trách nhiệm, Tín dụng ngoại trừ các thủ tục, Quá trình duy trì hồ sơ cho khách hàng, Giám sát thủ tục và các báo cáo yêu cầu, Thực hiện đo lường và các tiêu chuẩn. Căn cứ vào các khả năng, một khách hàng có thể không trả các món nợ, quyết định cấp tính dụng liên quan đến một loạt các yếu tố có liên quan đến tính chắc chắn. Hình 1.3. cây quyết định cung cấp một sự giải thích cho các kết quả. Những kết quả này liên quan đến những tình huống giữa mối quan hệ nhà cung cấp và khách hàng. Từ chối cấp tín dụng Đề nghị cấp tín dụng Khách hàng thanh toán Không bán Khách hàng không thanh toán Thường xuyên lặp lại kinh doanh Không lặp lại kinh doanh Hình 1.3. Mô hình cây quyết định cấp tín dụng ( Richard Pike, Nam Cheng and Leslie Chadwick. (1998). “Managing Trade Credit for Competitive Advantage”, London.) 1.3.2. Quy trình thu tiền 0 10 20 30 45 60 Liên lạc nhắc nhở khách hàng Gửi thư, fax, giấy báo. Gửi thư yêu cầu thanh toán Nhân viên tín dụng gặp trực tiếp Nhà quản trị gặp trực tiếp nhà quản trị phía khách hàng Ngừng cung cấp dịch vụ, có thể nhờ thu, hoặc bán nợ. Ngày Hình 1.5 : Quy trình thu tiền Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộ phận tín dụng thương mại. Có rất nhiều cách khác nhau để thu các khoản nợ. Cách thức thường được sử dụng là thanh toán bằng séc, với dịch vụ chăm sóc tự động của ngân hàng đang cung cấp một hệ thống cách thức phổ biến làm giảm chi phí ngân hàng, chi phí và thời gian bưu điện. a. Phương pháp thanh toán Nhận được tiền mặt ngay, giả quyết được vấn đề rủi ro giảm xuống. Vì vậy, hiệu quả của việc thanh toán cũng là một cách giảm rủi ro hiệu quả. Cải tiến công nghệ thông tin cung cấp sự lựa chọn tốt hơn cho qúa trình thu tiền * Ghi nợ trực tiếp Ghi nợ trực tiếp cung cấp một phương pháp có sức hấp dẫn đặc biệt là thanh toán theo quan điểm của các nhà cung cấp, đặc biệt là khi mở rộng điều kiện được cấp cho các khách hàng, mặc dù, từ triển vọng của một khách hàng, nó làm giảm cơ hội để làm giảm biến động ngắn hạn của dòng tiền trì hoãn thanh toán. * Trao đổi dữ liệu điện tử và chuyển tiền điện tử Trao đổi dữ liệu (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT) là phương tiện hiện đại, trao đổi thông tin và thanh toán hoá đơn thanh toán thông qua mạng máy tính. EDI cho phép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặt hàng để truy vấn và tránh sai sót trong quá trình đặt hàng. * Thẻ thanh toán: Payment Cards/Purchasing Cards Thẻ thanh toán (còn được gọi là thẻ mua hàng) đưa đến một khu vực phát triển mới cho các doanh nghiệp quản lý tín dụng. Tiến trình thu tiền nên cung cấp hướng dẫn thích hợp, hiệu quả để giúp xây dựng và bảo vệ của khách hàng. Nó sẽ là: - Các thủ tục hóa đơn và quản lý tiền mặt, - Phương pháp và thủ tục thanh toán. - Hành động để đối phó với các khoản thanh toán quá hạn. - Thủ tục nhằm quản lý khách hàng những người mà được chiết khấu, - Kiểm soát và báo cáo các thủ tục. b. Xử lý tài khoản quá hạn: ( Handling Overdue Accounts ) Đối với các tài khoản quá hạn, bản sao hóa đơn và có chữ ký bằng chứng về việc phân phối là các tài liệu chìa khoá để thực thi các khoản thanh toán chậm trễ. Các phương pháp theo dõi khác nhau có thể được sử dụng để liên kết với quá trình thu tiền khi cần. Tài liệu gần đây của DTI, Make the Cashflow, đưa ra phương pháp sau đây. 1. Hỏi thăm khách hàng (Visit ): hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất cả các tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trong khi thu thập séc có giá trị lớn. Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hành các yêu cầu thay mặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanh chóng khi được yêu cầu. 2. Điện thoại ( Telecom): Tất cả các tài khoản lớn cần được liên lạc qua điện thoại để có được có thể thu hồi từ các tài khoản quá hạn. Tiến trình ghi chú sẽ được lưu giữ tại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõi trong tương lai. 3. Thư từ (Letter). Qúa hạn nhỏ hơn có thể được xử lý theo tiêu chuẩn, thư nhắc nhở. yêu cầu cuối cùng sẽ được gửi nếu khách hàng không trả lời. Điện thoại hỏi thăm có thể được yêu cầu sau khi gử thư. 4. Fax. Fax đến bô phận cao cấp chính thức cũng có thể được xem xét, nếu điện thoại và các thư được bỏ qua. 5. Ngừng cung cấp (stop provide): Ngừng cung cấp nên luôn luôn cảnh báo để làm nổi bật sự cấp bách. Điều quan trọng là những cảnh báo không nên được gửi đi mà không có ý kiến của bộ phận bán hàng. 6. Từ quản lý đến quản lý (management to management): Nếu tất cả các nỗ lực không đạt tiêu chuẩn để thu hút sự chú ý của khách hàng, những nhà quản trị cấp trên như giám đốc tài chính hoặc tổng giám đốc nên tham gia vào việc hỏi thăm khoản nợ nợ bằng cách liên hệ với lãnh đạo cấp cao của các khách hàng. 7. Tham gia của bên thứ ba hoặc yêu cầu pháp luật: Nếu hơn ba tháng đã cố gắng mà những khách hàng quá hạn vẫn lờ đi tất cả, sự tham gia của bên thứ ba như là của một luật sư hoặc đại lý thu nhờ, hoặc thông qua tòa án là hành động nên được xem xét. Những hoạt động đe dọa như vậy phải được phát biểu trên yêu cầu cuối cùng bởi vì những hoạt động này sẽ làm tổn hại mối quan hệ thương mại c. Hóa đơn và bản kê: Invoicing and Statements Hóa đơn không phải lúc nào cũng một phần của chức năng quản lý tín dụng. Tuy nhiên, việc quản lý tín dụng phải đảm bảo rằng các hóa đơn được phát hành nhanh chóng và chính xác. Việc các doanh nghiệp sớm xuất hoá đơn của mình, thì các khách hàng sớm có thể nhận được chúng. d. Hệ thống truy vấn và khiếu nại : Query and Complaint System Một vài khách hàng đưa ra những câu hỏi bao hàm cả lừa dối với mục đích có thể làm chậm quá trình thu hồi nợ. Khách hàng thường xuyên từ chối các khoản thanh toán vì các tranh chấp trước khi cung cấp hàng hoá và dịch vụ. 1.4.4. Giám sát khoản phải thu Rủi ro trong kinh doanh và tài chính từ khách hàng thay đổi theo thời gian như sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài và điều kiện kinh doanh bên trong. Do đó điều quan trọng là ở cả hai cấp độ cá nhân và tổ chức đều phải được theo dõi và thường xuyên xem xét lại đối với tiêu chuẩn từng ngành nghề và ngân sách. Sau đây là một số phương pháp thường sử dụng giám sát: - Thời gian thu tiền bán hàng (days sales outstanding, DSO) Đây là một chỉ số được tính bằng số ngày trung bình mà một công ty cần để thu hồi lại tiền bán hàng sau khi đã bán được hàng. Nếu như DSO ở mức thấp thì có nghĩa là công ty chỉ cần ít ngày để thu hồi được tiền khách còn nợ. Nếu tỉ lệ này cao thì có nghĩa là công ty chủ yếu là bán chịu cho khách hàng, thời gian nợ dài hơn. - Xu hướng lịch sử chi phí của các khoản nợ xấu và mức độ chấp nhận tín dụng: thường xuyên xem xét các vấn đề về chi phí nợ xấu và mức độ chấp nhận tín dụng có thể cung cấp một tín hiệu cảnh báo cho các khả năng quản lý tín dụng. Chính sách tín dụng phải được xem xét nếu có sự thay đổi của chi phí nợ xấu không thể chấp nhận trong khi mức chấp nhận không thay đổi. - Phần trăm chấp nhận tín dụng ( chỉ số chấp nhận tín dụng ) 1.4. PHÂN TÍCH SỰ THAY ĐỔI CỦA CHÍNH SÁCH TÍN DỤNG Tăng kỳ thu tiền bình quân Ra quyết định Tăng khoản phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng thời hạn bán chịu Tăng kỳ thu tiền bình quân Tăng lợi nhuận Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không? 1.4.1. Ảnh hưởng của việc gia tăng thời hạn bán chịu Hình 1.6. Mô hình tăng kỳ thu tiền bình quân ( TS. Nguyễn Thanh Liêm, 2007, Quản Trị Tài Chính, Nhà Xuất Bản Thống Kê, Tp Hồ Chí Minh: 329-359 ) chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Rủi ro tín dụng là một trong những yếu tố mà các nhà quản trị tín dụng phải thực sự chú ý trong các quyết dịnh của mình. Nó là một trong những nhân tố làm cho lợi nhuận của công ty giảm sút và có thể làm cho công ty rơi vào tình hình khó khăn nếu chính sách tín dụng không hợp lý và thu hồi nợ có khó khăn. PHẦN II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG TÍN DỤNG TẠI CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT (FDC) CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1.2. Chức năng và kế hoạch kinh doanh năm 2009 2.1.2.1. Chức năng Công ty Phân phối FPT Đà nẵng sẽ kinh doanh trong các lĩnh vực: mua bán thiết bị, máy móc trong lĩnh vực y tế, giáo dục đào tạo, khoa học kỹ thuật, công nghiệp, môi trường, viễn thông, vật liệu xây dựng, ô tô, Nokia… Công ty Phân phối FPT Đà Nẵng sẽ tiến những bước dài trong kinh doanh và trở thành một trong những doanh nghiệp có đóng góp lớn nhất cho sự phát triển kinh tế xã hội ở Đà Nẵng. 2.1.2.2. Kế hoạch kinh doanh năm 2009 - Kinh Doanh : đảm bảo duy trì mức doanh số năm 2008 : 38 triệu USD - Nhân sự : đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện tại nhằm đáp ứng được các thay đổi và thách thức từ thị trường - Tài chính: Đảm bảo an toàn tài chính trong kinh doanh - Hoạt động tinh thần: Duy trì các hoạt động văn tinh thần phong phú nhằm đảm bảo cho toàn bộ cán bộ nhân viên có sự gắn kết và nâng cao năng suất lao động 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.2.1. Tình hình chung về khách hàng Đặc điểm khách hàng của công ty là khách hàng tổ chức. Phần lớn đều là những công ty có uy tín trên thị trường miền trung và có thời gian kinh doanh ít nhất là trên 5 năm . Và tập trung doanh số cho công ty là ở các thị trường Đà Nẵng. Hiện tại công ty phân phối cho 10 đại lý tại thị trường Đà Nẵng và có hơn 30 đại lý còn lại tại các thị trường khắp các tỉnh miền trung. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của các đại lý là tốt. Trong số đó có năm đại lý được trao tặng danh hiệu đại lý vàng của công ty. 2.2.2. Thực trạng về chính sách tín dụng tại công ty 2.2.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng Để được cấp tín dụng trong quá trình mua hàng các khách hàng phải thõa mãn điều kiện : - Ký hợp đồng nguyên tắc - Có thời gian giao dịch ít nhất 6 tháng (F9 là 3 tháng)  ; - Có lịch sử thanh toán tốt ; - Hồ sơ chúng minh tư cách pháp nhân : Giấy phép đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng ; - Có bảo lãnh thanh toán. - Quý đại lý lập bảo lãnh ngân hàng thời hạn 1 năm với số tiền tuỳ thuộc vào nhu cầu kinh doanh và năng lực tài chính của đại lý. - Trên cở sở kết quả hợp tác và lịch sử thanh toán, Quý đại lý sẽ được hưởng các mức ưu đãi tốt hơn về chính sách tín dụng, công nợ. 2.2.1.2. Thời hạn tín dụng Thời hạn tín dụng cấp cho mỗi khách hàng: -          Loại 1: Là các Master Dealer được hưởng thời hạn tín dụng không quá 30 ngày và không quá 15 ngày đối với khách hàng viễn thông (F9) -          Loại 2: Là các Dealer được hưởng thời hạn tín dụng không quá 21 ngày và không quá 7 ngày đối với khách hàng viễn thông -          Loại 3: Được hưởng hạn mức tín dụng không quá 3,000$ và thời hạn tín dụng không quá 07 ngày đối với khách hàng tin học, hàng viễn thông là 0 ngày. -          Loại 4: Không được hưởng hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng là 0 ngày. Như vậy, Trên cơ sở tiêu chuẩn tín dụng các đại lý sẽ được hưởng hạn mức tín dụng với thời hạn công nợ tối đa là 30 ngày. 2.2.1.3. Chiết khấu tín dụng ·    Dựa theo doanh số cam kết hàng quý, các đại lý sẽ được tham gia chương trình chiết khấu trên doanh số mua hàng dành riêng cho đại lý ·    Khi đạt đủ doanh số mua hàng cam kết, các đại lý sẽ được hưởng khoản chiết khấu theo tỷ lệ đã thỏa thuận từ đầu quý. ·    Chính sách chiết khấu này độc lập và được tiến hành song song với các chương trình hỗ trợ hoặc thúc đẩy kinh doanh khác từ công ty cho các đại lý. Vậy chính sách chiết khấu công ty cho từng khách hàng khác nhau là khách nhau. Việc chiết khấu không phụ thuộc vào thời gian thanh toán mà phụ thuộc vào doanh số do các đại lý thực hiện trong từng quý. 2.2.1.4. Chính sách thu hồi nợ Công ty luôn thực hiện các chính sách thu hồi nợ rõ ràng và thường xuyên. Công ty luôn đặt ra mục tiêu tối thiểu hóa rủi ro trong quá trình bán hàng tín dụng. Đồng thời công ty tập trung vào quá trình chăm sóc các khỏan nợ tương ứng với thời gian quá hạn của các khoản nợ. Trong quá trình thu nợ công ty thực hiện công tác thu nợ như sau: Bảng 2.8. Quá trình thu nợ của công ty Thời hạn Hành động cần thiết 7 ngày sau khi hết hạn Gửi thư kèm nhắc nhở thời gian và giá trị và yêu cầu thanh toán 15 ngày sau khi hết hạn Gửi kèm thông tin hóa đơn yêu cầu thanh toán và khuyến cáo có thể mất tín nhiệm và có thể hưởng chiết khấu tiền mặt 21 ngày sau khi hết hạn Gọi điện thoại khẳng định thông tin cuối cùng về khoản thanh toán 30 - 45 ngày sau khi hết hạn Công ty sẽ gặp trực tiếp khách hàng để bàn về khoản tín dụng 70 ngày sau khi hết hạn Công ty sẽ đưa vào nợ khó đòi, xem đay là khách hàng xấu và có mức tín nhiệm giảm .Yêu cầu sự can thiệp của pháp luật nếu thấy cần .Công ty có thể nhờ sự can thiệp của ngân hàng Công ty cũng thực hiện những hoạt động kiểm soát tín dụng nhằm cung cấp một lượng thông tin kịp thời và đầy đủ nhất về khách hàng của mình để có những kế hoạch nhanh chóng kịp thời. Công việc thu hồi nợ không chỉ do các thành viên trong phòng tín dụng mà cả thành viên bán hàng của công ty. Do vậy, công việc thực hiện nhanh hơn và đảm bảo không để các khoản nợ không thanh toán là tối thiểu nhất. 2.2.2. Quy định về hạn mức tín dụng tại công ty 2.2.2.1. Quy định hạn mức tín dụng -   Hạn mức tín dụng của từng bộ phận kinh doanh, hạn mức tín dụng cấp cho các chi nhánh và hạn mức tín dụng chi tiết cấp cho từng khách hàng của các bộ phận đợc lập cho từng từng quý trong năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12) dựa trên số liệu lịch sử, số liệu kế hoạch và khả năng đảm bảo tài chính của FDC. -   Hạn mức tín dụng bao gồm 02 loại: Hạn mức tín dụng cấp cho bộ phận kinh doanh và hạn mức tín dụng cấp cho từng khách hàng của mỗi bộ phận, tổng dư nợ của một khách hàng tại một thời điểm không được vượt quá hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng đó, tổng dư nợ của các khách hàng tại một thời điểm không được vượt quá hạn mức tín dụng cấp cho bộ phận đó. 2.2.2.2. Lập hạn mức tín dụng - Lập hạn mức TD phải dựa trên các số liệu dự kiến năm kế hoạch, các thông tin tham khảo nhờ số liệu lịch sử thanh tóan, dự kiến kế hoạch kinh doanh và các khách hàng phải có cam kết doanh số năm kế hoạch. - Kiểm soát Tài chính chịu trách nhiệm chính lập Hạn mức tín dụng của các bộ phận kinh doanh trong năm kế hoạch ( chi tiết đến từng quý). - Kế toán quản lý công nợ của Phòng Kế toán Tài chính có trách nhiệm cung cấp các số liệu lịch sử và thông tin cần thiết về ngày công nợ, hạn mức tín dụng của bộ phận, các số liệu lịch sử cho các bộ phận và lập Hạn mức tín dụng của từng khách hàng. - Hạn mức tín dụng cấp cho các bộ phận kinh doanh của toàn FDC phải đợc trình cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính, trưởng ban Kế hoạch tài chớnh, Giám đốc các bộ phận kinh doanh chậm nhất là sau