Đề tài Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt nam

quan trọng hàng ngày, giấy gửi tiền, đóng nhật ký ngày. + Định khoản: Nợ TK: Tiền mặt tại quỹ. Có TK: Tiền gửi khách hàng. - Nhận tiền gửi tiếp: + Khách hàng phải nộp sổ tiết kiệm cũ và trình tự xử lý hạch toán tương tự như gửi tiền lần đầu. Điểm khác: Không viết sổ tiết kiệm. Khách hàng không phải đăng ký chữ ký mẫu. Kế toán ghi tiếp số tiền gửi trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và rút số dư mới. - Trả một phần số dư trên sổ: + Khách hàng nộp sổ tiết kiệm cho kế toán và yêu cầu rút tiền. + Kế toán viết giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký chữ ký mẫu. + Kế toán rút phiếu lưu kiểm soát, đối chiếu chứng minh thư và chữ ký mẫu, ghi sổ tiền lấy ra, rút số dư trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và giấy lĩnh tiền, ký tên vào nhật ký quỹ sau đó chuyển sang kiểm soát trước quỹ ( Giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu). Bộ phận này kiểm soát lại, sau đó chuyển sang thủ quỹ giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm còn phiếu lưu trả cho kế toán để lưu. + Thủ quỹ đối chiếu lại giấy lĩnh tiền và sổ tiết kiệm, chi tiền cho khách hàng, đóng dấu đã chi tiền vào giấy lĩnh tiền, vào sổ quỹ, ký tên và chuyển trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát. + Bộ phận kiểm soát kiểm soát lại chứng từ, trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán. + Kế toán nhận lại giấy lĩnh tiền, cuối ngày đóng vào tập nhật ký chứng từ. + Định khoản: Nợ TK : Tiền gửi khách hàng. Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. - Trả hết số dư trên sổ: + Trình tự xử lý tương tự như trả một phần số dư trên sổ. + Điểm khác: Kế toán tính lãi từ ngày khách hàng gửi đến ngày khách hàng rút hoặc số lãi còn được lĩnh ( nếu khách hàng tính lãi hàng tháng ) và thông báo lãi cho khách hàng. Căn cứ số lãi tính được, lập phiếu chi lãi và tính toán sổ tiết kiệm. Số tiền gửi sau khi tính toán được đính kèm giấy lĩnh tiền đóng vào tập chứng từ trong ngày. Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi không kỳ hạn. Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trường hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Trên sổ tiết kiệm, khi trả lãi kế toán và thủ quỹ ký tên. Định khoản: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi. Có TK: Tiền mặt tại quỹ: Với tiền gửi có kỳ hạn. - Nhận tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như nhận tièn gửi không kỳ hạn. + Định khoản : Nợ TK : Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Tiền gửi có kỳ hạn. - Trả tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như trả tiền gửi không kỳ hạn. + Điểm khác : Đến cuối kỳ hạn và khách hàng không đến lĩnh tiền, kế toán tính lãi nhập gốc và coi như gửi kỳ hạn mới ( Ngày hôm sau tính lãi cho ngày hôm trước). + Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi có kỳ hạn ( Gốc cũ + Lãi nhập gốc) Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. 2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ, ký xác nhận sau khi đã tiến hành kiểm quỹ. Kế toán tiến hành lập báo cáo: Báo cáo tình hình huy động vốn tổng hợp sau khi phát sinh gửi tiền rút gốc, rút lãi. Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày. Hàng ngày các bàn huy động vốn tiến hành khảo sát sổ vào lúc 15 giờ và giao nộp tiền, các chứng từ về trung tâm trước 16 giờ 30’ cùng ngày. Tại bàn huy động vốn sắp xếp chứng từ và đóng thành từng tập theo thứ tự: + Nhật ký quỹ + Bản kê phát sinh gửi tiền + Các chứng từ gửi tiền . Bảng kê phát sinh rút tiền. . Bảng kê phát sinh rút lãi. + Bản kê phát sinh lãi nhập gốc. + Các chứng từ lĩnh tiền gốc và lãi. Ngoài ra còn lưu trữ báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn ngày theo tập riêng và mở sổ theo rõi ấn chỉ quan trọng nhập xuất hàng ngày. 2.1.3. Một số vấn đề cần lưu ý. - Tại các bàn huy động vốn mở sổ quỹ và nhật ký quỹ. - Các chứng từ của bàn huy động vốn lập, nộp về trung tâm phải được ghi rõ của bàn tiết kiệm nào. - Căn cứ lượng tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tồn quỹ, bàn tiết kiệm phải viết giấy nộp tiền hoàn ứng ngay trong ngày. - Căn cứ số doanh thu, chi cho khách hàng, bàn huy động vốn có thể tạm ứng hoặc nộp tiền nhiều lần trong ngày. 2.2. Tại phòng kế toán. Quy trình nghiệp vụ kế toán đầu ngày: Khi bàn huy động vốn tạm ứng tiền, phòng kế toán mở tài khoản “thanh toán với bàn huy động vốn ”, tiểu khoản mở theo từng bàn huy động. Căn cứ giấy tạm ứng tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK : Thanh toán với bàn huy động vốn Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ - Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Phòng ngân quỹ trung tâm nhận được giấy nộp tiền kèm theo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán sẽ tiến hành kiểm soát kiểm đếm và ký tên trên các chứng từ, sau đó chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào các bản sao kê gửi tiền, rút gốc, rút lãi của các bàn gửi tiết kiệm, sau khi kiểm soát kế toán lập phiếu chuyển khoản tổng hợp và hạch toán: + Nếu là giấy nộp tiền tạm ứng: Nợ TK: Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp tiền gửi: Nợ TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . Có TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp trả tiền khách hàng: Nợ TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). (Hoặc Nợ TK: Trả lãi tiền gửi). Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . - Công việc cuối tháng: + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn tháng. + Sao kê số dư tiền gửi huy động vốn cho từng kỳ hạn gửi. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. + Công việc cuối năm. + Nhập lãi vào gốc cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn. + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động gửi tiết kiệm. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. III. phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Nhận xét chung về chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm mà các Ngân hàng thương mại quốc doanh sử dụng. 1.1. Đặc điểm chung. - Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Foxpro 2.0 for DOS chạy với hệ điều hành mạng Novell Netware cho các Server và hệ điều hành cho các Client là MS.DOS. Chương trình được cài đặt với Admin là phòng kế toán còn các Users là các bàn huy động vốn – nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng. Do đó mọi thông tin diễn ra tại các bàn huy động vốn thì tại phòng kế toán họ đều có thể nắm bắt được hoàn toàn. 1.2.Ưu điểm. - Chương trình có hệ thống giao diện đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng. - Chương trình chiếm dụng bộ nhớ khá ít (gần 700KB). - Tại mọi form giao diện người dùng đều có thể truy cập được những thông tin cần thiết về các bản ghi hiện hành và tìm kiếm các bản ghi cũng như thêm, sửa, cập nhật. Hệ thống báo cáo đầy đủ rõ ràng, ngắn gọn. 1.3. Nhược điểm. - Hệ thống có tính bảo mật chưa cao vì chưa dịch ra được ngôn ngữ máy. - Hệ thống chưa phát huy được những tính năng ưu việt mới của hệ điều hành Window 9X (giao diện đẹp, truynhập mạng đễ dàng) - Hệ thống chỉ đáp ứng tiền gửi là tiền Việt nam, và một số ngoại tệ không cho phép khai báo thêm ngoại tệ sử dụng. - Hệ thống đang còn phải sử dụng một số hàm để tính lãi trước hạn và muốn sử dụng được phải có các nhân viên kiêm về hệ thống mới có thể sử dụng được do đó nó chưa linh hoạt trong giao diện. - Hệ thống chưa đưa ra được những thông tin liên quan đến cùng một khách hàng(ví dụ: một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm, do đó cần căn cứ vào số CM của khách để tổng hợp những thông tin về khách hàng). 2. Phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1.Phương hướng chung. - Đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt trong phần giao dịch và truy cập cho người sử dụng. Đảm bảo những thông tin mang tính cô đọng cho lãnh đạo ở phần báo cáo. - Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 & viết chương trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 chạy trên hệ điều hành Windows 9X sao cho quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu. Tận dụng được mọi ưu việt của hệ điều hành cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu & ngôn ngữ lập trình và về giao diện cũng như để nối mạng. - Trao đúng quyền hạn cho từng người sử dụng. - Bổ sung những chức năng mà chương tình cũ còn thiếu như các chức năng : + Cho phép truy nhập thêm loại tiền sử dụng. + Cho phép người sử dụng truy cập thông tin về các loại gửi cũng như lãi suất một cách dễ dàng. + Nhập trực tiếp lãi trước hạn vào phần lãi suất của từng loại tiền gửi. 2.2. Tổ chức hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm mới. Mục đích. - Quản lý tiền gửi gửi khách hàng. - Quản lý khách hàng. - Xử lý các yêu cầu gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. - Quản lý các loại kỳ hạn gửi, mức lãi suất, đăng ký rút trước hạn, đăng ký các loại tiền sử dụng - Tính lãi cho khách hàng, quản lý tổng số tiền gửi, rút của khách hàng. - Theo dõi và tổng hợp được tình hình hoạt động gửi, rút tiền hàng ngày, định kỳ tháng, năm để lập báo cáo cần thiết cho bộ phận lãnh đạo. Dữ liệu vào. - Thông tin về tình hình gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. - Thông tin thị trường: Tỉ giá các loại ngoại tệ. - Các tham số hệ thống phục vụ quản lý như: + Các loại kỳ hạn và hình thức rút lãi (trước hoặc sau) cho mỗi loại. + Các mức rút lãi suất ứng với loại tiền gửi, loại kỳ hạn. + Các loại ngoại tệ được phép kinh doanh. + Thông tin về bàn sử dụng, người sử dụng hệ thống. Thông tin đầu ra của hệ thống. + Tính lãi gửi tiền của khách hàng, tổng số tiền khách hàng được nhận. + Sao kê chi tiết tình hình phát sinh ngày, tổng hợp kết quả giao dịch trong ngày (Số tiền gửi, số tiền rút). + Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động tháng, năm. + Các thông tin khác về sổ tiết kiệm, khách hàng. Trên đây, mới là giới thiệu sơ bộ quá trình quản lý tiền gửi tiết kiệm và một số vấn đề cơ bản về chương trình cũ mà cơ quan đang sử dụng. Qua đây ta có thể thấy được những mặt được và chưa được của hệ thống chương trình cũ, từ đây ta có thể phát huy được những mặt mạnh và khắc phục được những điểm yếu của chương trình cũ. Chương III sẽ nêu chi tiết cách phân tích, thiết kế và cài đặt chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm này. Chương III. Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. Hệ thống huy động tiết kiệm được tổ chức như sau: Các địa điểm huy động vốn (bàn gửi tiết kiệm) làm nhiệm vụ chủ yếu là giao dịch với khách hàng: nhận và thực hiện yêu cầu gửi, rút tiền của khách hàng. Phòng kế toán quản lý tổng hợp các hoạt động về nghiệp vụ huy động vốn thông qua các bàn gửi tiết kiệm. Tình hình huy động tiết kiệm được phòng kế toán tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên lãnh đạo. Sau đây là mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: Lãnh đạo Bàn huy động vốn 1 Bàn huy động vốn 2 Bàn huy động vốn 3 Phòng kế toán Hình 3.1: Mô hình hệ thống quản lý tiết kiệm. Khách hàng Phòng kế toán Yêu cầu gửi, rút tiền Báo cáo, sao kê thường nhật, định kỳ Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: Lãnh đạo Báo cáo, sao kê, định kỳ Hệ thống quản lý tiết kiệm Quyết định thay đổi Bàn huy động vốn Thực hiện thay đổi chính sách Hình 3.2: Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm 2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Phân tích chung. Trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm ta phân ra làm hai cấp: Cấp quản lý là phòng kế toán, cấp thừa hành là bàn gửi tiết kiệm. 2.2. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại các bàn gửi tiết kiệm. 2.2.1. Đầu ngày. Đầu ngày, các bàn gửi tính lãi đầu ngày và thực hiện nhập lãi vào gốc nếu đến hạn theo nguyên tắc: + Với loại sổ không kỳ hạn, lãi được cộng dồn hàng ngày. Để đảm bảo lãi được tính hàng ngày, kể cả các ngày nghỉ, chương trình phải sử dụng khái niệm ngày số dư(ngaysd) và ngày làm việc(ngay). Ngày làm việc là ngày giao dịch hiện tại, ngày số dư là ngày giao dịch trước đó. Khi tính lãi, chương trình sử dụng vòng lặp chạy từ ngay sau ngày số dư đến ngày làm việc. ứng với mỗi vòng lặp, lãi ngày được tính một lần và cộng đồn vào trường lãi. Nếu gặp ngày 1/1, máy sẽ thực hiện nhập lãi vào gốc, số lãi là số phát sinh của loại phát sinh lãi nhập gốc, phát sinh này được ghi nhận vào tệp phát sinh ngày. + Với loại sổ có kỳ hạn, căn cứ vào ngày gửi và số tháng gửi của kỳ hạn, máy sẽ tính được ngày đến hạn. nếu ngày đến hạn nằm trong phạm vi từ sau ngày số dư đến ngày làm việc, sổ này sẽ được nhập lãi vào gốc và gửi ở kỳ hạn mới, ngày gửi mới tính từ sau ngày đến hạn một ngày. phát sinh lãi nhập gốc cũng được phản ánh vào tệp phát sinh ngày. Vào đầu ngày, sau khi tính lãi nhân viên sử dụng phải lập bản Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc, liệt kê tất cả những sổ tiết kệm được nhập Lãi vào Gốc. 2.2.2. Trong ngày. Trong ngày, bàn gửi thực hiện giao dịch gửi, rút tiền với khách hàng. + Trường hợp khách hàng gửi tiền lần đầu, khách hàng được cấp sổ tiết kệm, các thông tin về sổ tiết kiệm của khách hàng được ghi trong tệp Sổ tiết kiệm với các thuộc tính: Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Nếu khách hàng gửi có kỳ hạn, lãi được tính và ghi lại, trừ trường hợp với loại sổ rút lãi trước thì lãi sẽ được đặt bằng 0. + Trường hợp gửi thêm vào loại sổ không kỳ hạn, số dư gốc trong sổ tiết kiệm sẽ được cộng thêm với số tiền gửi vào. + Khi thực hiện rút tiền loại không kỳ hạn, số tiền rút phải được chỉ rõ là rút Gốc hay rút Lãi, loại tiền rút và phải kiểm tra xem khách hàng có đủ số dư trên sổ hay không. Tương ứng với rút Gốc và rút Lãi, số dư gốc và số dư lãi được trừ đi theo số tiền rút. Nếu như khách hàng thực hiện tất toán hoặc sau khi rút tiền, khách hàng không còn số dư gốc và số dư lãi, sổ tiết kệm sẽ được tất toán. thông tin về sổ tiết kệm sẽ được chuyển sang tệp Sổ tiết kệm lưu. các thông tin này dùng để tra cứu khi khách hàng có thắc mắc, khiếu nại + Với loại sổ tiết kiệm có kỳ hạn, khi đến hạn mà khách hàng đến rút tiền, họ sẽ được tất toán sổ tiết kiệm – rút hết gốc lẫn lãi. Khi khách hàng muốn rút trước hạn, lãi sẽ được tính lại theo phương pháp tính lãi không kỳ hạn kể từ ngày gửi đến ngày làm việc. 2.2.3. Cuối ngày. Vào cuối ngày, căn cứ vào nhật ký phát sinh ngày, bàn gửi lập báo cáo tình hình huy động vốn ngày, sao kê chi tiết các loại phát sinh và nếu có yêu cầu sẽ lập bản sao kê chi tiết sổ tiết kiệm của khách hàng. Vào cuối tháng, cuối năm, bàn huy động còn lập thêm báo cáo tình hình huy động vốn tháng và báo cáo tình hình huy động vốn năm. 2.3. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại phòng kế toán. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thường xuyên cập nhật những yêu cầu thay đổi của lãnh đạo về các loại tiền gửi, loại kỳ hạn, mức lãi suất ứng với mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến đổi về tỉ giá của mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến động về tỉ giá của mỗi loại ngoại tệ. Phòng kế toán còn quản lý danh sách người sử dụng (các bàn gửi), có thể cài đặt, loại bỏ người sử dụng. Công việc này chỉ được thực hiện khi mới đưa hệ thống vào sử dụng hoặc khi các Ngân hàng này mở thêm, thay đổi địa điểm gửi. Tất cả các thông tin này chỉ được cập nhật, thay đổi tại phòng kế toán, các bàn gửi chỉ được sử dụng, tra cứu. Phòng kế toán làm nhiệm vụ sao lưu dữ liệu theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu khi có rủi ro hệ thống, khi cần thiết các dữ liệu này sẽ được phục hồi. Việc sao lưu và phục hồi dữ liệu còn có tác dụng khắc phục sai sót trong nhập liệu (hê thống phải chạy lại từ trước khi có sai sót). Hàng ngày, phòng kế toán tiến hành tổng hợp các báo cáo từ bàn gửi để lập báo cáo ngày. Báo cáo tháng, báo cáo năm cũng được tổng hợp từ các báo cáo tháng, năm của bàn gửi. Bên cạnh các báo cáo này, phòng kế toán còn lập danh sách khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng khi cần thiết, căn cứ vào dữ liệu trong các tập tin sổ tiết kiệm của phòng kế toán (một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm tại các bàn gửi khác nhau, căn cứ tổng hợp là số chứng minh nhân dân của khách hàng hoặc số hộ chiếu nếu khách hàng là người nước ngoài). 3. Các sơ đồ luồng dữ liệu. Công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm được thực hiện tập trung chủ yếu là tại các bàn gửi và được thực hiện chủ yếu là trong một ngày, việc xác định các luồng dữ liệu vào ra, các xử lý nhanh và hợp lý là những tác động tích cực đến việc hoàn thành công tác trên. 3.1. Sơ đồ khung cảnh. Khách hàng Sổ tiết kiệm Báo cáo, sao kê Phòng kế toán Hình 3.3: Sơ đồ khung cảnh Bàn huy động vốn Lãnh đạo Báo cáo, sao kê Hệ thống quản lý tiết kiệm 3.2. Sơ đồ ngữ cảnh. Khách hàng Quản lý tiền gửi tiết kiệm Bàn huy động vốn Thực hiện Tác động Lãnh đạo Tác động Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh Phòng kế toán Thực hiện 3.3. Sơ đồ luồng thông tin. Thời điểm Khách hàng Bàn huy động vốn Phòng kế toán Lãnh đạo Sổ tiết kiệm đã tính lãi Sổ tiết kiệm đến hạn chưa tính lãi Tính lãi cho sổ tiết kiệm, tăng số dư lãi CSDLTK Nhập số dư lãi vào gốc cho những sổ đến hạn. Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Danh sách chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Sổ tiết kiệm Nhập các thông số cho sổ tiết kiệm. Phiếu trả lãi Sổ tiết kiệm không kỳ hạn, gửi thêm Tìm số sổ mà khách hàng gửi thêm Tăng số dư gốc CSDL TK Tính lãi cho sổ tiết kiệm rút lãi trước. In báo cáo tình hình huy động vốn ngày, tháng, năm. CSDL TK Báo cáo tình hình huy động vốn. CSDL TK Quyết định thay đổi. Cập nhật những thay đổi mà lãnh đạo quyết định In báo cáo tình hình huy động vốn ngày, tháng, năm và sao kê chi tiết khách hàng . Báo cáo tình hình huy động vốn, và sao kê chi tiết khách hàng. Đầu ngày làm việc (ngày giao dịch) Trong ngày làm việc Cuối ngày, cuối tháng, cuối năm Vào cuối ngày, tháng, năm (khi có yêu cầu của lãnh đạo ) 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu. 3.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. Trên cơ sở sơ đồ khung cảnh và sơ đồ ngữ cảnh trên đây ta sẽ thiết kế sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 như sau: Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Khách hàng Hệ thống huy động tiết kiệm 1.0 Giao dịch Sổ tiết kiệm Sổ tiết kiệm chuyển đến Chứng từ tiết kiệm 2.0 Lập báo cáo tổng hợp Các loại báo cáo tổng hợp Lãnh đạo csdl tiết kiệm csdl tiết kiệm 3.0 Thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định Quyết định thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định được thực hiện Chứng từ tiết kiệm Lãnh đạo 3.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1. Khách hàng Bàn huy động vốn Sổ tiết kiệm csdl tiết kiệm Chứng từ tiết kiệm Phòng kế toán 3.0 Lập báo cáo Chứng từ tiết kiệm Các loại báo cáo 4.0 Lập báo cáo tổng hợp Chứng từ tiết kiệm tổng hợp Các loại báo cáo tổng hợp Lãnh đạo Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 1.0 Kiểm tra hợp lệ Sổ tiết kiệm đã kiểm tra 2.0 Cập nhật Quyết định 6.0 Cập nhật csdl tiết kiệm Lãnh đạo 5.0 Thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định được thực hiện 3.5. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu quản lý tiết kiệm. Với các sơ đồ dữ liệu như trên ta có thể khái quát sơ đồ cấu trúc dữ liệu như sau: *Ma_tien Mo_ta . Loai_tien *Lai_suat . Ma_tien Loai_kh Lai_suat *Loai_kh Mo_ta . Ky_han *So_so . Loai_kh Ma_tien So_tkiem Ps_ngay . So_so Ps_ngay Hình 3.7: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu II. thiết kế, xây dựng cơ sở dữ liệu. 1. Yêu cầu việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Giảm lượng dư thừa thông tin khi lưu trữ. - Có thể dùng chung môt cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong một hệ thống với nhiều mục đích khác nhau. - Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. - Dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác(VD: Hệ thống quản lý tiền vay, hệ thống quản lý nhân sự), và là cơ sở dữ liệu con của phân hệ huy động vốn. 2. Luồng dữ liệu vào và dòng thông tin ra. Dòng vào thực tế là sổ tiết kiệm được gửi bàn huy động vốn. Dòng ra thực tế là các báo cáo, sao kê chi tiết về tình hình phát sinh ngày, tháng, năm và danh sách khách hàng. Sổ tiết kiệm Gửi cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm Các báo cáo, sao kê Sau khi chuẩn hoá, dòng vào là chứng từ sổ tiết kiệm và dòng ra là các báo cáo, sao kê theo ngày, tháng, năm với sơ đồ sau: Chứng từ sổ tiết kiệm Quản lý tiền gửi tiết kiệm Các báo cáo, sao kê Hệ thống quản lý tiết kiệm Thực hiện Chuyển Lập 2.1. Luồng dữ liệu vào. Luồng dữ liệu vào chủ yếu bao gồm các loại giấy tờ, sổ sách: Phiếu yêu cầu gửi tiền, phiếu yêu cầu rút tiền, sổ tiết kiệm có kỳ hạn, sổ tiết kiệm không kỳ hạn và một số giấy tờ khác. Sau đây là một số mẫu chứng từ chính: 2.1.1. Sổ tiết kiệm có kỳ hạn Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa Sổ tiết kiệm có kỳ hạn Bàn tiết kiệm số: 3 --------------------o0o-------------------- Thời hạn: 3tháng – lãi trước - Lãi suất: 0,8%(tháng) Phát hành, ngày 27 tháng 6 năm 2000 Họ tên khách hàng: Lê Thị Hương Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội Số chứng minh nhân dân: 123456234 Ngày cấp: 15/07/1976 - Nơi cấp: Thanh Hoá Số tiền gửi (bằng số): Loại tiền gửi:VND. bằng chữ: Một trăm hai ba triệu sáu trăm bảy tư nghìn đồng . ......... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------o0o-------------- 123.674.000,000 Số: Sc1231202 Thanh toán đúng hạn: ngày 27 tháng 9 năm 2000 Số tiền: 126.642.176,000 . Loại tiền: VND Chữ ký khách hàng ( Ghi rõ họ, tên) Thanh toán viên ( Ghi rõ họ, tên) 2.1.2. Sổ tiết kiệm không kỳ hạn. Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa Sổ tiết kiệm không kỳ hạn Bàn tiết kiệm số: .. --------------------o0o-------------------- Lãi suất: 03%(tháng) Phát hành, ngày 27 tháng 6 năm 2000 Họ tên khách hàng: Thiều Thị Hoa Địa chỉ: Hai Bà Trưng - Hà Nội Số chứng minh nhân dân: 100123497 Ngày cấp: 12/2/1968 - Nơi cấp: Hải Phòng Số tiền gửi (bằng số): Loại tiền gửi: VND bằng chữ: Hai trăm năm lăm triệu đồng . ....... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------o0o-------------- 255.000.000,000 Số: KH0023810 Chữ ký khách hàng ( Ghi rõ họ, tên) Thanh toán viên ( Ghi rõ họ, tên) 2.2. Dòng thông tin ra. Dòng thông tin ra chủ yếu là các báo cáo, sao kê về tình hình huy động vốn và danh sách khách hàng Sau đây là một số mẫu báo cáo, sao kê chính của luồng thông tin ra: Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa Bàn tiết kiệm số: 2 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------o0o-------------------- -------------o0o-------------- Báo cáo tình hình huy động vốn tiết kiệm Ngày25 tháng 6 năm 2000 Lập biểu Kiểm soát Trưởng phòng kế toán Ngày25 tháng 6 năm 2000 2.2.1. Mẫu báo cáo tình hình huy động vốn tiết kiệm. Loại kỳ hạn Gửi gốc Rút gốc Rút lãi Nhập lãi vào gốc Dư gốc hiện tại Loại tiền gửi: Đô la mỹ(usd) Không kỳ hạn 0,000 200,000 0,000 0,000 0,000 Tổng (usd): 0,000 200,000 0,000 0,000 0,000 Loại tiền gửi: Việt nam đồng (vnd) Không kỳ hạn 0,000 115500000,000 485750,000 0,000 0,000 Kỳ hạn 3 tháng 0,000 0,000 0,000 0,000 59422200,000 Tổng (vnd): 0,000 115.500.000,000 485750,000 0,000 59422200,000 Tổng cộng: 0,000 118.300.000,000 485750,000 0,000 59422200,000 2.2.2. Mẫu sao kê chi tiết khách hàng. Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa Phòng kế toán Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------o0o-------------------- -------------o0o-------------- Sao kê danh sách khách hàng Ngày30 tháng 6 năm 2000 Lập biểu Kiểm soát Trưởng phòng kế toán Ngày25 tháng 6 năm 2000 Tổng cộng: 169.172.200,000 STT Họ TÊN KHáCH HàNG Số CMND NGàY CấP NƠi CấP ĐịA CHỉ TổNG DƯ GốC(VND) 001 Trần văn mạnh 060432761 12-03-1992 Hà Nội Chương Dương,Hà Nội 17.250.000,000 002 Nguyễn văn hưng 060432087 18-11-1988 Hà Nội Thị Trấn Gia Lâm, Hà Nội 20.000.000,000 003 Lê mạnh dũng 060550484 10-11-1990 Yên Bái Yên Bái 59.422.200,000 004 Mai tuyết hoa 080452766 24-05-1991 Hà Nội Cầu Gấy 72.500.000,000 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Mục tiêu chính của công đoạn thiết kế CSDL là hệ thống cần có bao nhiêu tệp, trong mỗi tệp có bao nhiêu thuộc tính và các tệp có mối quan hệ với nhau như thế nào. Có nhiều phương pháp xây dựng CSDL, nhìn từ thực tế đề tài thì phương pháp thực nghiệm là tốt nhất. Với phương pháp đó, CSDL của đề tài được dữ liệu đầu vào (đi từ cấu trúc của các mẫu sổ tiết kiệm có kỳ hạn và không kỳ hạn ): Quá trình thiết kế CSDL bài toán: 3.1. Bước 1. Lập danh sách tất cả các tên của dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu đầu vào bao gồm sổ tiết kiệm không kỳ hạn và sổ tiết kiệm có kỳ hạn. - Các ký hiệu chuẩn hoá: Tên danh sách: AAAA Khoá chính: *Aaaaa 3.2.