Đề tài Tin học hoá hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long

có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích nếu nó không được gửi tới người sử dụng khi cần thiết. Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợp với công việc. Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin 6- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp là tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Có ba phương pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT : Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 7- Các công đoạn của phát triển HTTT Việc phát triển HTTT bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số nhiệm vụ được thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết * Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết : Để có cái nhìn tổng quát đối với HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành mô hình hoá hệ thống đó. Có nghĩa là là phải biểu diễn hệ thống đó dưới dạng mô hình, sơ đồ nhắm giúp mọi người có thể nhanh chóng hiểu được một cách nhanh chóng và tổng quát về hệ thống. Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá hệ thống đó là : Sơ đồ luồng thông tin (IFD_Information Flow Diagram ), Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD_ Data Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của IFD : - Xử lý : Xử lý thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu : Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin : - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu : DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lưu trữ dữ liệu , nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD : Nguồn hoặc đích : Tên người, bộ phận phát/nhận thông tin Tên tiến trình XL Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lý : Kho dữ liệu : Tệp dữ liệu Các mức của DFD : Sơ đồ ngữ cảnh ( Contex diagram ) : thể hiện nội dung tổng quát nhất của HTTT. Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu Phân rã sơ đồ : Nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0,1,2... Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu được nhập vào. Giai đoạn này có các công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc 3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phưong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Trong giai đoạn này phải thực hiện các bước sau: 4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp - Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá  4) Sơ đồ quá trình xây dựng hệ thống thông tin Xđ yêu cầu Phân tích Thiết kế lôgíc Xây dựng phương án Thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý Cài đặt 8- Giới thiệu công cụ thực hiện đề tài : 8.1- Cơ sở dữ liệu : - Bảng (Table): dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó được gọi như là một thực thể. - Thực thể (Entity): là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ. Một số thực thể có vẻ vật chất, hữu hình (sinh viên, hàng hoá…) nhưng một số thực thể khác chỉ là những khái niệm vô hình như tài khoản, dự án… - Thuộc tính (Attribute): mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người ta gọi là những thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thường không được chia nhỏ hơn nữa. - Dòng (Row): mỗi bảng có nhiều dòng, mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance), tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể. - Cột (Column): Mỗi bảng có ít nhất một cột. Mỗi cột được gọi là một trường (field). Giao của 1 dòng và 1 cột là một ô chứa dữ liệu ghi 1 chép thuộc tính của cá thể trên dòng đó. - Cơ sở dữ liệu (Data Base): là một nhóm gồm 1 hay nhiều bảng liên quan đến nhau. - Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu 8.2- Ngôn ngữ lập trình visual foxpro : Vào đầu những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân của ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro. Sau đó foxbase phát triển thành phiên bản foxpro 1.0 chạy trên môi trường DOS và phát triển thành phiên bản foxpro 2.0 chạy trên môi trường mạng. Phiên bản Foxpro 2.5 có thể sử dụng trên cả Dos và Window. Cho tới phiên bản Foxpro 2.6 thì Fox for Dos dừng lại và fox for win vẫn phát triển đi lên. Tới phiên bản Foxpro 3.0 thì chuyển thành Visual foxpro 1997 : Foxpro 5.0 ra đời 1998 : Foxpro 6.0 ra đời 2000 : Foxpro 7.0 ra đời Để thực hiên chương trình quản lý nguyên vật liêu trong công ty Thăng Long , em lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual foxpro vì nó có những ưu điểm sau: Ngay từ khi phiên bản 3.0 , vsfox đã hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng , hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan. Visual fox giúp chúng ta triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt được khối lượng lập trình phức tạp Visual fox là một ngôn ngữ lập trình hỗ trợ rất mạnh cho bộ xử lý CSDL Mặc dù vậy, visual fox vẫn có những điểm hạn chế như bảo mật kém, không an toàn và thuận tiên khi chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên đây là một ngôn ngữ lập trình phù hợp với các chương trình kế toán và phần lớn được áp dụng để thiết kế các phần mềm kế toán. & Phần kế toán : Các tài khoản sử dụng : 1521_Nguyên liệu chính 1522_Nguyên liệu phụ 151_Hàng mua đang đi đường 331_Phải trả cho người bán 111_Tiền mặt 112_Tiền gửi ngân hàng 133_Thuế giá trị gia tăng 621_Chi phí sản xuất trực tiếp 627_Chi phí sản xuất chung Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 621,627,641,642,241 TK 112,331,151,111 NVL mua ngoài nhập kho Xuất kho NVL cho SX TK 133 TK 111,112,331 TK 331 Chi phí vận chuyển bốc dỡ Chiết khấu hàng mua TK 154 TK 338 Trả lại người bán NVL thừa khi kiểm kê TK 138,338 NVL thiếu khi kiểm kê Chương 3 Phân tích , thiết kế hệ thống I- Phân tích yêu cầu người sử dụng : Như đã giới thiệu, hiện nay bộ phận kế toán của công ty may Thăng Long chưa sử dụng phần mềm kế toán trong tất cả các phần hành kế toán, mà mới chỉ triển khai sử dụng phần mềm kế toán trong phân hệ kế toán tiền mặt ngân hàng. Nguyên nhân của vấn đề này là do chưa có phần mềm nào trên thị trường thích ứng với qui trình quản lý và những đặc thù riêng biệt của công ty, đặc biệt là với phân hệ kế toán nguyên vật liệu có nhiều điểm khó khăn khi áp dụng các phần mềm kế toán đang tồn tại trên thị trường hiện nay. Công ty cho biết đã áp dụng thử một số phần mềm song đều không phù hợp, như phần mềm EFECT đã được áp dụng thử vào quản lý kho nhưng phần mềm này tỏ ra không linh hoạt khi lập báo cáo cuối tháng do tính chất đặc thù về nguyên vật liệu của công ty( Nguyên vật liệu của công ty bao gồm 2 loại, một loại chỉ theo dõ về số lượng và chi phí vận chuyển, một loại được theo dõi cả về số lượng và giá trị) . Ngoài ra nó còn không phù hợp với qui trình quản lý của công ty(với các phần mềm kế toán hiện có, khi hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ, các chứng từ gốc được đưa ngay lên các bảng kê hoặc sổ nhật ký chứng từ , tuy nhiên do lượng nguyên vật liệu của công ty rất lớn, công ty cần theo dõi một cách rất chi tiết đối với từng nguyên vật liệu khi nhập của khách cho nên công ty thường lập nên sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản rồi mới đưa lên sổ nhật ký chứng từ, đây là điều mà các phần mềm kế toán hiện nay không thể đáp ứng. ) Do vậy, yêu cầu đặt ra của người sử dụng là một phần mềm quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với qui trình quản lý kế toán của công ty, phù hợp với tính chất đặc thù của đối tượng được quản lý( nguyên vật liệu ), có khả năng xử lý được một khối lượng lớn dữ liệu của công ty, có khả năng lập báo cáo kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu của người quản lý. Ngoài ra nó cũng phải đơn giản trong cách sử dụng. II- Nguyên tắc, phương pháp và qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty: 1- Phương pháp kế toán áp dụng ở công ty: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. PPKKTT là việc nhập xuất nguyên vật liệu được thực hiên thường xuyên, liên tục, căn cư vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản tương ứng và sổ kế toán 2- Hình thức ghi sổ : - Công ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Đây là việc ghi chép theo thứ tự thời gian và việc ghi theo hệ thống, giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kỳ, cuối tháng. - Loai sổ sách áp dụng : + Nhật ký chứng từ +Bảng kê +Sổ cái +Sổ chi tiết 3- Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty: Công ty may Thăng Long là công ty chuyên gia công các sản phẩm may mặc cho nước ngoài , nguyên vật liệu chủ yếu là do khách hàng mang đến, do đó những nguyên vật liệu này chỉ cần theo dõi về số lượng, còn lượng nguyên vật liệu công ty mua thường chỉ chiếm số ít và thường là các phụ liệu không cần nhập như mex, khoá , cúc...mà khách hàng yêu cầu. 4- Phân loại nguyên vật liệu ở công ty : Xét theo nguồn gốc hình thành thì NVL của công ty bao gồm: Nguyên vật liệu do công ty mua Nguyên vật liệu của khách thuê gia công Xét theo vai trò của nguyên vật liệu trong quà trình sản xuất : Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ 5- Phương pháp tính giá 5.1 Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế Giá Chi phí Thuế nhập khẩu Giảm NVL nhập kho = mua + thu mua + (nếu có) - trừ Giá mua : Giá không có thuế VAT vì công ty tính giá theo PP khấu trừ Thuế nhập khẩu : trường hợp công ty mua NVL nước ngoài 5.2 Tính giá nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Giá thực tế = Số lượng nvl * Đơn giá xuất kho xuất trong kỳ bình quân cả kỳ Trong đó Đơn giá bình = Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL nhập trong kỳ quân NVL Số lượng VL tồn ĐK + Số lượng VL nhập trong kỳ Chẳng hạn đầu tháng 4/2004 vải bò 10 oz # xanh tồn là 1050 yd ,giá trị tồn là 22.050.000 đ. Trong tháng 4/2004 công ty nhập thêm 7500 yd với đơn giá là 25.000đ/yd , do vậy đơn giá bình quân của loại vải bò 10 oz # tháng 4 là 22.050.000+7500*25000 1050+7500 -> ĐGBQ=24.509(đ/yd) 6- Hạch toán nguyên vật liệu : 6.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho : + Nếu mua nguyên vật liệu mà chưa thanh toán : Nợ TK 152_Giá mua không thuế Nợ TK 133_Thuế GTGT Có TK 331_Tổng giá thanh toán + Nếu mua nguyên vật liệu mà thanh toán ngay cho khách Nợ TK 152_Giá mua không thuế Nợ TK 133_Thuế GTGT Có TK 111,112_Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng + Nếu mua hàng có thuế xuất-nhập-khẩu : Nợ TK 152 Có TK 3333(Số tiền trên giấy thông báo thuế) Nguyên vật liệu nhập tiết kiệm: Khi công ty xuất kho nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất sẽ theo một định mức nhất định do phòng kỹ thuật chất lượng đưa ra, các xí nghiệp trong quá trình sản xuất có thể tiết kiệm NVL , do đó lượng nguyên vật liệu thừa được nhập trở lại kho của công ty. Xí nghiệp sẽ đựoc 30% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Kế toán sẽ viết phiếu chi trả tiền mặt cho xí nghiệp theo bút toán : Nợ TK 152 Có TK 111_Số tiền chi trả Nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê Nợ TK 152_giá trị NVL theo đánh giá Có TK338_Chi tiết liên quan 6.2- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất : * Đối với hàng gia công Đối vói nguyên vật liệu nhập của khách gia công Trường hợp doanh nghiệp phải chịu chi phí vận chuyển thì ghi tăng chi phí và ghi giảm tiền mặt hoặc tăng phải trả theo bút toán sau Nợ TK 621 Có TK 111,331,112 Cũng tương tự như cách tính giá trung bình, số tiền vân chuyển cho từng nguyên vật liệu được tính vào cuối tháng theo phương pháp bình quân cả tháng=tổng số tiền vân chuyển cho nguyên vật liệu trong cả tháng / Số lượng nguyên vật liệu đó được vận chuyển trong tháng Đối với nguyên vật liệu do công ty mua :Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất chung : Nợ TK 627_Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng Có TK 152_Chi tiết liên quan Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trực tiếp : Nợ TK 621_ Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng Có TK 152_Chi tiết liên quan Đối với nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê : Nợ TK 338 Có TK 152_Giá trị nguyên vật liệu thiếu theo đánh giá 7- Mô tả qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty : Công ty may Thăng Long là một công ty may mặc rất lớn, sản lượng hàng triệu sản phẩm một năm , cho nên qui trình quản lý nguyên vật liệu của công ty là rất chặt chẽ đảm bảo cho sản xuất được liên tục, có năng suất và hiệu quả. Trong qui trình đó kế toán nguyên vật liệu là khâu quan trọng và được tiến hành như sau: - Cứ 10 ngày một lần, thư ký kho chuyển các chứng từ kế toán cho phòng kế toán( bao gồ phiếu xuất kho , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho , biên bản kiểm nghiệm vật tư cùng một số giấy tờ khác như hoá đơn bán hàng ) . Ngoài ra , cuối tháng thư ký kho phải gửi thêm bảng tổng hợp xuất nhập tồn vật liệu về mặt số lượng. - Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ làm nhiệm vụ sắp xếp , phân loại chứng từ theo loại nhập và loại xuất. Với chứng từ nhập phân thành - Nhập mua nguyên vật liệu hoặc nhập gia công của khách - Nhập thu hồi -Nhập tiết kiệm + Những nguyên vật liệu đem xuất cho các xí nghiệp nhưng xí nghiệp không sản xuất hết thì sẽ được thu hồi lại + Những nguyên vật liệu được tiết kiệm do sx < định mức thì gọi là nhập tiết kiệm Với chứng từ xuất thì phân thành - Xuất thường - Xuất kiêm vận chuyển nội bộ + Xuất kiêm vận chuyển nội bộ là xuất cho chi nhánh công ty ở các tỉnh khác -Sau hki phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhấp số liệu cho các chứng từ vào một tệp theo dõi chi tiết trên máy tính gọi là “sổ theo dõi chi tiết chứng từ” . Công việc này được thực hiện trên chương trình EXEL - Sau khi nhập song toàn bộ số liệu cho các chứng từ , kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập cho các phiếu nhập( Nếu là phiếu nhập hàng mà công ty mua ).Còn đối với phiếu xuất kho kế toán chưa tiến hành tính giá ngay mà phải đợi đến cuối tháng khi đã có đầy đủ chứng từ nhập kho trong kỳ, kế toán mới tập hợp lại để tính ra giá xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ - Sau khi tính xong giá nhập-xuất vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết . - Từ những dữ liệu được tập hợp trên sổ chi tiết , kế toán tiến hành lập thêm một số sổ sách và bảng kê khác cho quá trình theo dõi và quản lý được thuận tiện hơn. Đó là những sổ: +Sổ chi tiết thanh toán với người bán +Sổ NKCT số 1 +Sổ NKCT số 2 Bảng kê +Bảng kê nhập vật liệu +bảng kê xuất vật liệu +Bảng theo dõi tồn +Bảng tổng hợp xuất-nhập-tồn 8- Các sơ đồ luồng thông tin biểu diễn hệ thống kế toán NVL ở công ty : 8.1 Sơ đồ luồng thông tin Thời điểm Phòng CBSX Kế toán Kế toán tổng hợp Sau 10 ngày Chứng từ kế toán Phân loại chứng từ Kiểm tra danh mục NVL Cập nhật mới hoặc bổ sung sổ chi tiết VL In báo cáo Báo cáo chi tiết NVL Sơ đồ luồng thông tin quá trình cập nhật dữ liệu Thời điểm Phòng CBSX Kế toán tài chính Kế toán tổng hợp Sau 10 ngày Sau khi dữ liệu được cập nhật vào sổ chi tiết NVL Cuối tháng Hoá đơn BH, chứng từ KT Điền thông tin lên phiếu Tính giá xuất VL Tính giá nhập VL Sổ chi tiết VL Kiểm tra loại chứng từ, vật liệu Chứng từ kế toán được bổ sung thông tin Bảng kê nhập,xuất Sơ đồ luồng thông tin quá trình tính giá nguyên vật liệu Thời điểm Kế toán viên Kế toán tổng hợp Giám đốc và phòng KHTT Sau khi xác định giá xuất vật liệu Cuối tháng Chứng từ xuất đã được bổ sung TT Xác định loại phiếu, loại vật liệu Hạch toán giảm NVL Sổ chi tiết VL In báo cáo Sổ chi tiết tài khoản Báo cáo định kỳ Sơ đồ luồng thông tin quá trình hạch toán giảm NVL Sơ đồ luồng thông tin hạch toán giảm NVL Thời điểm Kế toán viên Kế toán tổng hợp Giám đốc và phòng KHTT Sau khi tính giá nhậphoặc đã cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiết Chứng từ kế toán đã bổ sung thông tin Kiểm tra loại chứng từ, VL Xác định lại giá trị VL nhập kho Hạch toán tăng NVL Sổ chi tiết VL In báo cáo Sổ chi tiết tài khoản Báo cáo định kỳ 8.2- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống Sơ đồ chức năng quản lý nguyên vật liệu Quản lý nguyên vật liệu Tìm kiếm thông tin Hạch toán NVL Cập nhật dữ liệu Lập báo cáo định kỳ Sơ đồ chức năng cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu Cập nhật bổ sung NVL Kiểm tra danh mục Kiểm tra loại NVL Cập nhật mới NVL Kiểm tra loại phiếu Sơ đồ chức năng hạch toán NVL Hạch toán giảm vật liệu Hạch toán tăng vật liệu Tính giá nguyên vật liệu Tạo bút toán điều chỉnh Hạch toán nguyên vật liệu Sơ đồ chức năng tìm kiếm Tìm kiếm thông tin Tìm kiếm thông tin theo ngày tháng Tìm kiếm thông tin theo mã hàng Tìm kiếm thông tin theo mã khách Tìm kiếm theo mã NVL Lập báo cáo định kỳ Xác định thông tin cần đưa ra Tính toán và đưa ra kết quả In báo cáo theo yêu cầu Sơ đồ chức năng lập báo cáo 8.3- Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống : Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Phòng kế hoạch – thị trường Giám đốc Phòng chuẩn bị sản xuất Hạch toán kế toán nguyên vật liệu Báo cáo cuối năm Chứng từ kế toán Yêu cầu & BC Báo cáo định Yêu cầu kỳ Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống 3.0 Lập báo cáo Giám đốc Phòng kế hoạch thị trường 1.0 Cập nhật dữ liệu 2.0 Hạch toán NVL Phòng chuẩn bị sản xuất Chứng từ kế Yêu toán cầu & BC Sổ chi tiết vật chứng liệu từ đã ghi sổ Tệp báo cáo tài liệu hạch toán Báo cáo Báo định cáo kỳ định kỳ Yêu cầu Sơ đồ phân rã mức 1 của xử lý 1.0 : cập nhật dữ liệu Phòng CBSX Chứng từ KT & BC 1.1 Phân loại chứng từ Chứng từ đã ploại 1.2 Kiểm tra danh mục NVL NVL đã có NVL chưa trong danh mục có 1.4 Cập nhật mới NVL 1.3 Cập nhật bổ sung Sổ chi tiết NVL Báo Báo cáo cáo DM DM NVL NVL Kế toán chi tiết 2.5 Hạch toán chi phí NVL 2.4 Tạo bút toán điều chỉnh 2.2 Hạch toán tăng NVL 2.3 Hạch toán giảm NVL Kế toán tổng hợp 2.6 Lập sổ sách bảng kê 2.1 Kiểm tra loại chứng từ Kế toán chi tiết NVL Sơ đồ phân rã mức 1 của xử lý 2.0:Hạch toán NVL NVL công ty mua NVL thuê khách Báo Ctừ gia cáo Ctừ xuất công kiểm nhập kê Các Các bút bút toán toán Sổ và Bảng kê Sổ sách KT , Bảng kê Giám đốc Phòng KHTT In báo cáo theo yêu cầu Xác định dữ liệu cần đưa ra Tính toán & đưa ra kết quả Kế toán tổng hợp Sơ đồ phân rã xử lý 3.0: lập báo cáo Báo cáo định kỳ Báo định cáo kỳ III- Thiết kế logic hệ thống thông tin : 1- Thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra : (5 bước ) * Bước 1 Bước 1 bao gồm các công việc: + Liệt kê các thông tin đầu ra của hệ thống : + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S)_Secondary + Đánh dấu các thuộc tính không cần thiết (T) + Đánh dấu các thuộc tính lặp (R)_Repeatable Thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính có thể suy ra từ các thuộc tính khác(ví dụ “thành tiền” là thuộc tính thứ sinh có thể suy ra từ số lượng và đơn giá) Thuộc tính không cần thiết phải lưu trữ như “STT” Thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu **************** Liệt kê các thông tin đầu ra, đánh dấu các thuộc tính lặp , thứ sinh , không cần : Phiếu nhập xuất * Số phiếu - Ngày phiếu - Mã phiếu - Tên phiếu - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ nhận - Lý do - Mã KH R - Mã hàng R - Mã VL R - Tên VL R - ĐVT R - Số lượng R - Đơn giá R - Thành tiền R , S - Loại VL R - Loại hàng R - TK nợ R - TK có R - Tiền VC R - Tên TK R - Bậc TK R - Tồn ĐK R,S - Tổng nhập R, S - Tổng xuất R,S - Tồn CK R,S - Tổng cộng S Các thuộc tính thành tiền, tồn ĐK, tổng nhập, tổng xuất, tồn CK, tổng cộng đều là những thuộc tính thứ sinh vì nó đều có thể suy ra từ các thuộc tính “số lượng” và “đơn giá” Các thuộc tính như mã vật liệu, tên vật liệu, số lượng, mã kh ....đều là thuộc tính lặp vì với mỗi hoá đơn ta đều có nhiều nguyên vật liệu, do vậy các thuộc tính này nhận nhiều giá trị dữ liệu. bước 2 : Thực hiện chuẩn hoá mức 1 Bước 2 bao gồm các công việc : - Loại bỏ thuộc tính thứ sinh Tách các thuộc