Đề tài Tình hình hoạt động tại công ty xây dựng kiến trúc Tây Hồ

iều công trình trong cả nước. Trong đó chủ yếu là thiết kế và thi công. Bên cạnh đó Công ty luôn chú trọng các ngành và lĩnh vực liên quan như nội thất, ngoại thất công trình. với tinh thần học hỏi và nâng cao chất lượng, tiếp thu công nghệ mới nên luôn quan tâm đến sự phát triển năng lực và trí lực của cán bộ công nhân viên. Vì vậy, công ty sẵn sàng đáp ứng nhu cầu về tư vấn xây dựng thiết kế, trang trí nội thất của mọi công trình trên địa bàn cả nước. Nên Công ty đã khẳng định được mình trên thị trường. 1.2. Một số chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của Công ty trong những năm qua. Từ khi thành lập đến nay Công ty đã chứng tỏ được khả năng phát triển của mình trên thị trường trong nước cũng như xu hướng phát triển xa hơn nữa đến thị trường quốc tế sau này. Thể hiện ở các công trình đã xây dựng trong những năm qua có giá trị lớn mang tầm quốc gia, ngày càng có nhiều hợp đồng, nhiều công trình mời thầu. Điều này thể hiện qua nhiều chỉ tiêu phát triển như về nguồn vốn tăng lên, lợi nhuận, doanh thu, mức sống của cán bộ công nhân viên cũng được cải thiện. Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước luôn đúng theo quy định của Bộ tài chính hiện hành. - Vốn: Nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày được bổ sung để đảm bảo cho quá trình hoạt động, Công ty luôn huy động vốn của các nhà đầu tư và vay Ngân hàng để kịp thời đầu tư vào các công trình. - Doanh thu: Doanh thu của Công ty tăng theo thời gian, tỷ lệ tăng doanh thu theo hàng năm đã khẳng định được sự phát triển của công ty. Đây chính là chỉ tiêu quan trọng để các nhà đầu tư cũng như những ngành nghề quan tâm đến sự phát triển và trường tồn của công ty hiện tại hay phát triển trong tương lai, các nhà gọi thầu, mời thầu.. - Mức thu nhập của cán bộ công nhân viên: Sự phát triển Công ty phải là phần lớn công lao của cán bộ công nhân viên, nên công ty luôn lấy chỉ tiêu nhân lực là quan trọng. Quan tâm đến đời sống của nhân viên cả về tinh thần, vật chất vì thế Công ty luôn biết được rằng để tái sản xuất thì trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương chính là khoản thu nhập của người lao động mà Công ty trả cho người lao dộng thường là theo khối lượng và chất lượng công việc của họ. Nhận biết được tiền lương cho người lao động là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ, thúc đẩy năng xuất lao động tạo sự phát triển cho Công ty. - Lợi nhuận: Chính là kết quả quá trình lao động sản xuất kinh doanh của Công ty, đánh giá sự phát triển của Công ty trong những năm qua, được thể hiện qua chỉ tiêu thực tế. Lợi nhuận này chủ yếu công ty bổ sung vào nguồn vốn hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng đầu tư cho các công trình, hạng mục công trình thường xuyên. - Thuế: Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ là một pháp nhân hoạt động độc lập, nên thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định hiện hành, Công ty trực tiếp nộp thuế cho chi cục thuế quận Tây Hồ. Một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh. STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Doanh thu Đồng 4.950.000.000 5.876.500.000 6.202.504.000 2 Giá Vốn Đồng 3.665.000.000 4.654.000.000 5.203.000.000 3 Thuế Đồng 60.000.000 76.000.000 98.500.000 4 Mức lao động bình quân Đồng 69.347.000 77.532.000 97.651.000 5 Vốn CSH Đồng 1.500.000.000 1.630.000.000 1.710.000.000 Lợi Nhuận Đồng 65.235.324 85.125.345 73.025.356 Phần II Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty Kiến trúc Tây Hồ. Trong xây dựng nói chung, hay Công ty Kiến trúc Tây Hồ nói riêng thì hoạt động kinh doanh chính là ngành sản xuất vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Thông thường công tác XDCB do công ty cũng như trong ngành xây dựng cơ bản sản xuất có đặc điểm sau: -Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc... có quy mô lớn, kết cấu phúc tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài... Do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kết, thi công - Sản phẩm xây lắp cố định nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất thì phải di chuyển theo điểm sản phẩm. -Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp theo điều kiện nước ta hiện nay phổ biến theo phương thức “ khoán gọn” các công trình, hạng mục các công trình khối lượng hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp ( đội, xí nghiệp...) . Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Những đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ngành nói trên phần nào chi phối công việc kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp, dẫn đến những khác biệt cố định. Tuy nhiên, về cơ bản, kế toán các phần hành cụ thể ( tài sản cố định, vật liệu, công cụ, chi phí nhân công.......) trong doanh nghiệp xây lắp cũng tương tự như trong các doanh nghiệp công nghiệp. Phần III Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Kiến trúc Tây Hồ. 3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty. Để có được sự phát triển như ngày hôm nay, Công ty đã không ngừng học hỏi để hoàn thiện tổ chức bộ máy hoạt động đảm bảo liên quan chặt chẽ với nhau, từ khâu thiết kế đến thi công hay các lĩnh vực khác nhau tạo điều kiện tiến độ công việc theo đúng tinh thần hợp đồng và nhu cầu của khách hàng. Mô hình của công ty mang tính quản lý trực tuyến từ giám đốc đến đơn vị thi công, các phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau, phụ trợ cho nhau để cùng hoàn thành công việc được giao. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ 2004 Phòng kế toán hành chính Phòng hành chính Phòng tư vấn thiết kế xây dựng Phòng tổ chức cán bộ lao động Phòng hành chính Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Phòng hành chính Đội thi công số 3 Đội thi công số 4 Ban giám đốc 3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 3.2.1. Ban giám đốc. - Giám đốc là người đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Công ty, trực tiếp lãnh đạo bộ máy quản lý. - Phó giám đốc kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc những vấn đề tài chính, kinh doanh của công ty. - Trợ lý giảm đốc: Là người tham mưu, tư vấn giúp giám đốc có những quyết định trong sản xuất kinh doanh là trung gian giữa giám đốc với các phòng ban và chuyển những đề bạt, ý kiến, kiến nghị của các phòng ban tới giám đốc. - Phòng giám đốc kỹ thuật: Phòng này chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp bộ phận thi công về kỹ thuật cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị thi công. 3.2.2. Bộ máy quản lý chức năng. - Phòng hành chính: Quản lý nhân sự, chế độ, quy chế Công ty và các nghiệp vụ hành chính liên quan. - Phòng tư vấn thiết kế xây dựng: Đây là một trong những phòng quan trọng nhất của Công ty, là đầu vào cho quá trình thi công công trình. Công ty quản lý mọi hoạt động của thi công thông qua các văn bản và hợp đồng cụ thể, vì thế nhiệm vụ của phòng là làm thủ tục ký kết hợp đồng chuẩn bị mặt bằng thi công. Hồ sơ thiết kế dự toán được duyệt làm kế hoạch thi công từng công trình. - Phòng tổ chức lao động: Phòng này có trách nhiệm về tổ chức lao động cho các công trình thi công. Phòng phải chịu trách nhiệm thực hiện ký kết các hợp đồng lao động, xác định mức lương cho người lao động hợp lý, phân chia lao động cho các công trình. Đồng thời phải tiến hành lựa chọn nhân viên hay tuyển dụng nhân viên vào đúng vị trí, theo năng lực của từng ứng cử viên..Để công ty có đội ngũ nhân viên có năng lực trình độ phục vụ tốt cho công việc mà đã được giao. Phần IV thuận lợi và khó khăn của Công ty trong những năm qua. Công ty Kiến trúc Tây Hồ là một đơn vị hoạt động độc lập đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước. Trong những năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện mình để có được một Công ty vững mạnh về cả năng lực, tài chính, các công trình đã đang và sắp thi công đã khẳng định sự phát triển trên địa bàn toàn quốc. Song Công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn trước mắt được đề cập đến sau đây. - Trước hết là mặt thuận lợi của Công ty: Ban giám đốc tăng cường công tác quản lý từ cấp quản lý đến cấp đội để công tác sản xuất kinh doanh khoán gọn các công trình ngày càng hoàn thiện, thực hiện đúng chế độ khoán gọn công trình. Nên sau 3 năm hoạt động Công ty đã xây dựng, thiết kế và lắp đặt được nhiều trang thiết bị nội thất, ngoại thất công trình đưa vào thi công và sử dụng. Thúc đẩy doanh thu và thu nhập bình quân của người lao động cũng tăng lên hàng năm. - Song Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doan như về vốn, nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động. Về nguồn vốn nhiều lúc Công ty có lúc gặp khó khăn không đủ vốn để đầu tư vào các công trình đang thi công hay các dự án mới vì trong quá trình hoạt động công ty phải huy động vốn từ các nhà đầu tư, hay vay tại các ngân hàng để bổ sung cho nguồn vốn chủ sở hữu. Nguyên nhân chính thiếu vốn là do khách hàng thanh toán chậm, hoặc chưa được thanh toán dẫn đến các công trình sau không có vốn để đầu tư. Còn nhân lực, do Công ty mới được thành lập trong thời gian ngắn nên về nhân lực cũng bị hạn chế. Công ty không có nhiều nhân tài, cán bộ công nhân viên còn non trẻ chưa đầy đủ kinh nghiệm trong công việc, giải quyết những vấn đề bất trắc xảy ra. Phần : V tổ chức kế toán của Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ. 5.1. Bộ máy kế toán của Công ty. Công ty Kiến trúc Tây Hồ cũng như những công ty xây dựng khác về sản phẩm mang tính chất đơn chiếc theo thời gian, phải tập hợp chi phí từng công trình hạng mục công trình. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng với đội ngũ nhân viên tương đối đồng đều, có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật cao, hầu hết đã qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán, hăng say trong công việc, đoàn kết hợp đồng tốt giữa các bộ phận kế toán với nhau, nhờ vậy đã giúp cho Giám đốc Công ty nắm sát được tình hình hoạt động kinh doanh để có quyết định quản lý kịp thời cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện hạch toán kinh tế, phân tích kinh tế và quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt động thì bộ máy kế toán của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán lương, BHXH Thủ quỹ Nhân viên thống kê 5.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận. - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác trung thực toàn bộ tài sản của Công ty, tổ chức tính toán và nộp đầy đủ kịp thời phải nộp Ngân sách nhà nước và các khoản thanh toán với người mua và người bán. Tổ chức đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo tài chính, đồng thời kế toán trưởng phải tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán, phân tích các số liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý Công ty. Để làm được điều này kế toán trưởng phải phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán trong vị trí bất kỳ của bộ phận nào như thủ kho, thủ quỹ, hay kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán... - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó lập báo cáo cho Kế toán trưởng. - Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Kế toán TSCĐ phải đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình hiện có và biến động tài sản cố định. Kế toán cần phải theo dõi chi tiết từng tài sản riêng biệt, có kết cấu độc lập thực hiện một chức năng nhất định hoặc có thể là một tổ hợp liên kế nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng. Trên cơ sở đối tượng đã xác định, cần xây dựng số hiệu của từng đối tượng tài sản cố định nhằm thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong hạch toán và quản lý tài sản cố định. Mặt khác phải phân loại TSCĐ một cách hợp lý, từ tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau... nên để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán tài sản cố định, kế toán TSCĐ cần phải sắp xếp theo từng nhóm theo đặc trưng nhất là quyền sở hữư, nguồn hình thành. Vì vậy kế toán TSCĐ của Công ty luôn theo sát tình hình biến động, tính khấu hao TSCĐ của từng tài sản, theo dõi chi tiết bằng thẻ TSCĐ để có được mức khấu hao đã chuyển thực tế vào các công trình, hay các bản thiết kế. Từ đó xác định được giá thành thành phẩm của Công ty sao cho thấp nhất để thu hút các hợp đồng kinh tế, các tổ chức mời thầu. - Kế toán thanh toán: Phải theo dõi chính xác, kịp thời tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả. Để có được sự chính xác đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu, phải trả, liên tục đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán của các đơn vị kịp thời cũng như phải trả các khoản đến kỳ hạn phải thanh toán. Phải đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ khoản thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, số đã thanh toán, số còn phải trả. Khi cần thiết phải xác nhận với khách hàng bằng văn bản đối với các khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên và có số nợ, phải trả lớn. Chính vì vậy thông qua các mối quan hệ thanh toán, có thể đánh giá tình hình tài chính và chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nếu hoạt động tốt Công ty sẽ ít chiếm dụng vốn của người khác, ngược lại sẽ tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến nợ kéo dài. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội(BHXH): Kế toán tiền lương và BHXH phải quản lý lao động về mặt số lượng để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động trong công ty về mặt số lượng và chất lượng từ đó làm căn cứ tính lương tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phòng, mỗi đơn vị thi công kế toán phải có sổ chi tiết để thanh toán tiền công tiền lương, các khoản phụ cấp và trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng đơn vị thi công từng phòng. Trên bảng thanh toán lương cần phải ghi rõ các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ số tiền người lao động được lĩnh. Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, dựa vào đây cũng đánh giá được hoạt động của công ty, và là một nhân tố quan trọng trong quá trình tái sản xuất sản phẩm. -Thủ quỹ: Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý về nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số tiền tồn ở sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kết hợp với kế toán để tìm ra nguyên nhân của phần chênh lệch đó đưa ra kiến nghị biện pháp giải quyết. Để tránh sự chênh lệch trên thủ quỹ phải kiểm tra mọi khoản thu và chi tiền mặt, phiếu thu, chi phải có chữ ký của người thu người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ. Sau khi đã thu tiền thủ quỹ đóng dấu đã thu tiền hoặc đã chi tiền vào chứng từ. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt. Đòi hỏi mọi khâu trong quá trình làm việc của thủ quỹ phải cẩn thận, chính xác, thủ quỹ phải trung thực, ghi chép đầy đủ tránh thiếu sót và nhầm lẫn. 5.3. Hình thức kế toán tại Công ty. Hiện nay hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hình thức này dễ phát hiện sai sót, tập trung được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu thiết kế đến bàn giao công trình cho đội thi công. Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều được ghi trên chứng từ gốc sau đó phân loại ghi vào chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ kế toàn làm thường xuyên. (1) Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra tiến hành phân loại tổng hợp lập chứng từ ghi sổ. (2) Các chứng từ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thủ quỹ ghi vào sổ quỹ kèm theo chứng từ thu, chi cho kế toán tổng hợp số liệu lập chứng từ ghi sổ. (3) Căn cứ vào số liệu, chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan. (4) Chứng từ phản ánh kinh tế hoạt động cần quản lý chi tiết cụ thể kế toán ghi sổ chi tiết có liên quan. (5) Cuối tháng căn cứ vào số liệu kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh. (6) Sau đó đối chiếu số phát sinh và bản đối chiếu số phát sinh. (7) Căn cứ vào số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. Trình tự kế toán của Công ty Kiến trúc Tây Hồ Chứng từ gốc (2) (4) (1) Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ nghi sổ (1) (3) Sổ cái các tài khoản (5) Bảng chi tiết số phát sinh Bảng đối chiếu số phát sinh (6) (7) (7) Bảng CĐKT và các báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu 5.4. Tổ chức chứng từ tại Công ty Kiến Trúc Tây Hồ. Chứng từ kết toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang, giai đoạn khác nên mọi chứng từ của Công ty đều được quán lý chặt chẽ từ khâu, nhận, lập, kiểm tra đến khâu lưu trữ bảo quản, huỷ. vì vậy theo từng đặc tính mà thành viên kế toán lập, có trách nhiệm lập chứng từ chính xác theo nội dung kinh tế phát sinh trong Công ty. Mỗi một nội dung kinh tế, kế toán bộ phận trực tiếp lập chứng từ, mỗi một chứng từ mà kế toán Công ty lập thường có 3 liên và được đưa đến từng bộ phận liên quan. Liên gốc luôn được giữ lại gọi là liên gốc, những liên còn lại thì tuỳ từng nội dung kinh tế mà được luân chuyển đến bộ phận cần thiết. Chứng từ mà kế toán lập đó phải có đầy đủ các yếu tố theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho từng phần hành, bộ phận liên quan để dựa vào đó làm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho...Từ đó kế toán từng bộ phận phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ, như chữ ký của người có liên quan sau khi kiểm tra thì kế toán sẽ dựa vào đó để lập định khoản kế toán ghi sổ kế toán. Sau khi hoàn tất toàn bộ kế toán bao gồm việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu khoá sổ và cung cấp số liệu báo cáo tài chính của Công ty. Công ty sẽ sắp xếp phân loại, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ ở bộ phận kế toán và kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Khi hết hạn lưu trữ, theo quy định chung của bộ tài chính thì đem huỷ chứng từ. Sơ đồ tổ chức chứng từ lại Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ Kế toán lập chứng từ Sử dụng chứng từ, ghi sổ kế toán Bảng CĐKT và các báo cáo Lưu trữ chứng từ Huỷ chứng từ Như lưu chuyển chứng từ lao động tiền lương do Công ty thực hiện theo chế độ giao khoán quỹ lương của đơn vị chủ quản theo từng năm kế hoạch có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng. Căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận . Kế toán toán tiền lương trên cơ sở doanh thu, chi phí thực tế tính ra tiền lương của từng bộ phận. Kế toán tiền lương lập bảng lương của từng bộ phận. - Bán hàng có chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT (sản phẩm chịu thuế suất 10%). - Tiền mặt: Các chứng từ liên quan như; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ theo dõi trên sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi do kế toán ngân hàng theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng. - Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ theo dõi thông qua mở thẻ tài sản. Toàn bộ chứng từ của từng bộ phận đều được luân chuyển, và lưu chữ thông qua phòng kế toán và kế toán tổng hợp lưu trữ các chứng từ này thời gian bảo quản là 20 năm. 5.5. Hệ thống tài khoản kế toán. Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính, hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 72 tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối kế toán và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp khác mà theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành(đã sửa đổi, bổ sung). Theo quyết định hiện hành, để kế toán hàng tồn kho trong xây lắp, kế toán chỉ áp dụng kê khai thường xuyên mà không dùng phương pháp kiểm kê định kỳ.Vì vậy hệ thống tài khoản trong Công ty cũng như doanh nghệp xây lắp khác có một số đặc biệt so với từng loại tài khoản so với tài khoản chung. * Tài khoản loại 1: Thể hiện “tài sản lưu động”, song Công ty chủ yếu là thể hiện dưới dạng tiền của tồn tại dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các ngoại tệ vàng bạc khác, Công ty thường sử dụng tài khoản 111,112.113, 136, 152, 154... TK 154 “CPSX kinh doanh dở dang”: là tài khoản để hạch toán, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành SPXL hoặc sản phẩm, dịch vụ lao động khác trong kinh doanh xây dựng cơ bản . Trong các doanh nghiệp XL, tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng đối tượng sản xuất, từng công trường, từng CT hoặc các HMCT. Cuối kì các chi phí sẽ được tổng kết chuyển sang TK 154 để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. * TK loại 2 : phản ánh TSCĐ, bổ sung thêm tài khoản 2117 “gián giáo, cốp pha” * TK loại 3: Tài khoản phải trả, cũng được bổ sung thêm một số tài khoản như: 315: Nợ đến hạn trả 331: Trả trước cho người bán. 3351: Trích trước chi phí bảo hành. 336:(3362,3368) : Phải trả nội bộ *TK loại 5: Doanh thu *TK loại 6: Các tài khoản chi phí TK 621: Để hạch toán khoản mục CP NVLTT , kế toán mở tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.Tài khoản này phản ánh toàn bộ chi phí về NVL chính, VL phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời,VL luân chuyển tham gia trực tiếp cấu thành sản phẩm như cát sỏi, gạch, gỗ, sắt, thép, cốp phaTài khoản này được mở chi tiết cho từng CT, HMCT, các giai đoạn công việc. Phương pháp hạch toán chi phí NVLTT. - TK 622 “CP NCTT”: tài khoản này phản ánh chi phí tiền lương, tiền công phải trả cho số ngày lao động của công nhân trực tiếp thực hiện xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ VL trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân chuẩn bị thu dọn hiện trường, không phân biệt nhân công trong danh sách hay nhân công thuê ngoài. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng CT, HMCT. - TK 623 “CP SD MTC”: tài khoản này phản ánh toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, nhân công và các khoản chi phí khác bằng tiền có liên quan đến quá trình sử dụng máy thi công cho hoạt động xây lắp công trình. Tài khoản này chỉ thực hiện tại doanh nghiệp áp dụng phương pháp thi công bán cơ giới, nghĩa là vừa thủ công vừa máy móc .Tài khoản được mở chi tiết cho từng xe máy: như máy trộn bê tông, máy đầm đất -TK 627”CP SXC”: tài khoản này phản ánh toàn bộ chi phí liên quan đến việc tổ chức quản lý, phục vụ thi công của các đội thi công và ở các công trường. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng CT, hmct TK 641: “chi phí bán hàng” dùng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến tình hình tiêu thụ sản phẩm xây lắp và các sản phẩm khác bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí bảo hành. TK 642 “ chi phí quản lý Công ty”: Dùng để phản ánh toàn bộ chi phí chi chung trong phạm vi của doanh nghiệp xây lắp có liên quan đến việc tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý hành chính. Ngoài ra công ty cũng áp dụng một số tài khoản thuộc các loại tài khoản dưới đây cũng như các doanh nghiệp xây lắp nói riêng và các cơ sở hoạt động kinh doanh khác nói chung đó là: TK loại 7 “Thu nhập hoạt động tài chính”. TK loại 8 “ chi phí hoạt động tài chính” . TK loại 5: Phản ảnh doanh thu sản phẩm. TK loại 9: Doanh thu thuần. 5.5. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ Cũng như những doanh nghiệp khác, Công ty cuối kỳ kế toán ( tháng, quý, năm), kế toán phải tiến hành khoá sổ kế toán, tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh, tính ra số dư cuối kỳ của tài khoản và lập báo cáo kế toán theo quy đinh. Để hoàn thành kịp thời, chính xác công tác kế toán cuối kỳ, đòi hỏi kế toán phải tuân thủ theo nguyên tắc cơ bản sau: - Hoàn tất việc ghi chép: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách, kể cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết tiến hành đối chiếu giữa các sổ sách có liên quan nhằm đảm bảo sự khớp đúng của số liệu kế toán. - Điều chỉnh số liệu kế toán dựa trên số liệu kiểm tra, tài sản, vật tư, công nợ phait thu, phải trả( cuối quý, năm) cho phù hợp với số liệu thực tế. - Xử lý chênh lệch tài sản, chênh lệch tỷ giá, các tài khoản tài sản thừa, thiếu... khi có quyết định của cấp có thẩm quyền. Từ những nguyên tắc trên, kế toán trưởng của Công ty lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Phải đảm bảo trung thực chính xác dựa trên số liệu thực, báo cáo tài chính(BCTC) là cơ sở để phân tích hoạt động kinh tế, phân tích đánh giá thực trong tài chính của Công ty, tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong kỳ báo cáo, và là cơ sở để xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ sau. Là cơ sở đưa ra những quyết định t