Đề tài Tình hình thực hiện phân tích hoạt động kinh tế của công ty kho vận và dịch vụ thương mại

hình tài chính của Công ty Từ khi ra đời đến nay, Công ty đã trải qua hơn 50 năm hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh kho bãi, dịch vụ vận tải.... có uy tín lớn trong lĩnh vực này ở tất cả các địa phương công ty mở chi nhánh. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường hàng hoá, Công ty luôn làm ăn có hiệu quả, năm nào cũng có lãi, nộp ngân sách Nhà nước. Có thể thấy rõ tình hình hoạt động của Công ty qua bảng tổng hợp sau: Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện 1.Tổng DT 210.660.000.000 223.780.593.000 216.450.000.000 233.850.376.000 - DTXK 63.198.000.000 71.698.760.000 69.264.000.000 81.764.163.000 - DT khác 147.462.000.000 152.081.833.000 147.186.000.000 152.086.213.000 2.Tổng CP 120.240.000.000 121.255.673.000 122.640.000.000 125.684.321.000 3.Nộp NSNN - Thuế GTGT 1.250.000.000 1.560.798.000 4.260.000.000 4.563.000.000 - Thuế TTĐB 0 0 0 0 - Thuế XNK 960.000.000 1.126.000.000 3.100.000.000 3.543.326.000 -Thuế TNDN 854.600.000 942.356.000 890.500.000 984.600.000 4.Tổng LNST 2.197.542.000 2.423.201.000 2.289.857.000 2.531.828.000 5.TNbq tháng của người LĐ 750.000 750.000 780.000 780.000 Tổng doanh thu của Công ty thực hiện thường tốt hơn so với kế hoạch. Năm 2003, doanh thu thực hiện tăng 6,23%, tương ứng với số tiền là 13.120.593 đồng. Sang năm 2004, doanh thu thực hiện của Công ty cũng tăng 8.03%, tương ứng với số tiền là17.400.376.000 đồng, vì năm 2004 số lượng hợp đồng gia công giày xuất khẩu tăng và dịch vụ kinh doanh vận tải của Công ty phát triển hơn với nhiều đối tác mới. Lợi nhuận sau thuế năm 2004 là 2.531.828.000 đồng, vượt so với thực hiện năm 2003 là 108.627.000 đồng, do Công ty ngày càng phát huy được thế mạnh của mình trên lĩnh vực kho vận và sử dụg nguồn vốn có hiệu quả. Trên đây là những nét sơ lược về tình hình tài chính của Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại trong 2 năm gần đây nhất. PHẦN II: CÔNG TÁC TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP 1. Tình hình vốn và nguồn vốn kinh doanh. Kết cấu tài sản chung và chi tiết Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 A. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 40.358.603.869 42.530.113.719 I . Vốn bằng tiền 8.870.120.961 6.299.932.815 II . Đầu tư TC ngắn hạn 1.000.000.000 0 III. Các khoản phải thu 21.234.961.635 19.632.560.895 IV. Hàng tồn kho 5.990.841.324 10.084.632.583 V . TSLĐ khác 3.262.679.949 6.512.987.426 B. TSCĐ và đầu tư dài hạn 6.902.298.288 7.995.663.219 I . Tài sản cố định 5.109.697.754 6.225.698.457 II. Đầu tư TC dài hạn 1.781.600.534 1.761.781.692 III. Chi phí trả trước dài hạn 11.000.000 8.183.070 Tổng cộng tài sản 47.260.902.157 50.525.776.938 Tài sản lưu động của công ty luôn chiếm 1 tỷ trong khá lớn, năm 2003 là 85,1%, năm 2004 là 84,17%. Năm 2004 so với năm 2003, tài sản lưu động và tài sản cố định đều tăng, chứng tỏ quy mô kinh doanh được mở rộng, sử dụng nguồn vốn đầu tư hợp lý. Để thấy rõ hơn hiệu quả đầu tư và tài sản, chúng ta sẽ nghiên cứu cơ cấu nguồn vốn của công ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 A. Nợ phải trả 26.152.690.141 29.826.030.049 I . Nợ ngắn hạn 25.283.979.363 28.186.537.633 II. Nợ dài hạn 408.798.410 428.364.813 III. Nợ khác 459.912.368 1.211.127.603 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 21.108.212.016 20.699.746.889 I . Nguồn vốn, quỹ 20.047.644.287 19.522.314.729 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 1.060.567.729 1.177.432.160 Tổng cộng: 47.260.902.157 50.525.776.938 Trong cả 2 năm gần đây, công ty sử dụng nguồn vốn công nợ khá nhiều, khả năng độc lập về tài chính thấp, hệ số tự chủ tài chính ( loại B Nguồn vốn chia cho tổng nguồn vốn) chưa đạt 50%, làm giảm khả năng huy động vốn và vay nợ của công ty. Nguồn vốn trên doanh nghiệp có được là từ các nguồn sau: - Nguồn vốn chủ sở hữu doanh nghiệp: là lượng vốn được luân chuyển trong kinh doanh, một phần do kết quả kinh doanh của công ty mang lại, một phần do Nhà nước cấp, và khi lợi nhuận cuả công ty tăng, nguồn vốn chủ sở hữu cũng được bổ sung. - Nguồn vốn đi vay: được huy động vay ở các ngân hàng mà công ty mở tài khoản và phần nợ khách hàng chưa thanh toán, phần lớn là vay nợ ngắn hạn. 2. Công tác phân cấp quản lý tài chính ở doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ở Công ty mà việc phân cấp quản lý cũng được phân cấp theo từng phòng kinh doanh. Mỗi một phòng kinh doanh sẽ đưa ra kế hoạch kinh doanh của phòng mình sau đó trình giám đốc được phê duyệt, để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của bộ phận mình và được hưởng mọi quyền lợi theo đúng chế độ ban hành của Nhà Nước về hiệu quả kinh tế đạt được. Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại có 3 chi nhánh, 2 xí nghiệp, 1 của hàng và 1 trạm trực thuộc công ty. ở các chi nhánh, xí nghiệp đó đều có phòng kế toán riêng, được hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, cuối mỗi quý phải nộp báo cáo kết quả về văn phòng kế toán của công ty. Văn phòng kế toán ở công ty có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chi nhánh, cửa hàng, xí nghiệp trực thuộc công ty. Văn phòng kế toán ở công ty còn có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên, tổ chức, phối hợp công tác nghiệp vụ trong nội bộ công ty, quan hệ với cơ quan chuyên ngành cấp trên, các đối tượng ngoài doanh nghiệp và các cơ quan có liên quan. Cuối mỗi quý, sau khi thu nhận, tổng hợp và xử lý các tài liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở văn phòng công ty, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. Đó cũng là những thông tin quan trọng cung cấp giúp lãnh đạo công ty phân tích tình hình và đưa ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Phòng Kế toán có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty thực hiện quản lý về mặt tài chính, kế toán của công ty theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Nhiệm vụ cụ thể như sau: + Công tác tổng hợp: Thực hiện các quy chế về tài chính,thuế và hạch toán kế toán. Xây dựng và tổng hợp kế hoạch tài chính kế toán, phân tích các yếu tố tài chính để tham mưu giúp lãnh đạo định hướng hoạt động. Đề nghị với giám đốc công ty về việc thanh lý, nhượng bán, thế chấp các loại tài sản. Xây dựng kế hoạch và quản lý các loại quỹ. Theo dõi kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán theo đúng với các quy định của pháp luật. + Công tác xây dựng cơ bản, tài sản cố định: Lập bảng kê theo dõi tài sản hiện có của công ty. Kiểm tra thẩm định các dự toán và nghiệm thu các công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành. + Công tác thanh toán tiền mặt, vật tư: Theo dõi lượng hàng của từng khách hàng thông qua hợp đồng. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ thanh toán để lập phiếu thu chi. Kiểm tra xuất, nhập, tồn vật tư. + Công tác tiền lương và chế độ bảo hiểm: Hàng tháng làm bảng tính lương, thanh toán tiền thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trích nộp và thanh toán chế độ bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước. + Công tác quyết toán, kiểm tra các đơn vị trực thuộc: Quyết toán và kiểm tra tính hợp lý,hợp pháp của các chứng từ thu chi hằng tháng. Tập hợp,tính toán hiệu quả hoạt động của các đơn vị, lập báo cáo tài chính theo quy địnhcủa Nhà nước. 3. Công tác kế hoạch hoá tài chính doanh nghiệp. Trong Công ty thì việc lập ra kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính đều do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm với sự giúp đỡ của hai Phòng Kinh doanh và Kế toán trưởng trên cơ sở nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cho một kỳ kinh doanh. Chiến lược phát triển của Công ty là phát triển bền vững. Chính vì vậy mà công tác kế hoạch hóa tài chính được Công ty rất được coi trọng. Việc xây dựng kế hoạch khai thác phải dựa trên những căn cứ, điều kiện nhất định. Những căn cứ này phụ thuộc rất lớn vào môi trường kinh doanh của Công ty như điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của thị trường kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đang tổ chức kinh doanh… cũng như khả năng và điều kiện tài chính của Công ty trên thị trường đó. Công tác kế hoạch hoá tài chính của Công ty được cụ thể như sau, dựa vào kế hoạch kinh doanh của từng phòng nghiệp vụ và chi nhánh tự lập kế hoạch tài chính và phương hướng kinh doanh, số lượng mặt hàng kinh doanh nguồn vốn sử dụng sau đó tập hợp về phòng tài chính kế hoạch. Từ đó phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh sẽ lên kế hoạch tài chính cho toàn Công ty và các chi nhánh trực thuộc. Trong năm thực hiện, Công ty sẽ căn cứ vào kế hoạch tài chính đó sẽ cho các phòng nghiệp vụ vay vốn, từ đó kiểm tra việc sử dụng vốn để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của các phòng ban cuối quý sẽ làm quyết toán. Mặt khác, kế hoạch tài chính cũng là cơ sở, căn cứ để Công ty có thể vay vốn của ngân hàng trong những trường hợp cần thiết. 4. Tình hình tài chính của doanh nghiệp Trong hai năm vừa qua, công ty hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả, bạn hàng và đối tác được mở rộng, quy mô kinh doanh cũng được mở rộng. Doang thu và lợi nhuận sau thuế tiếp tục tăng, năm 2003, doanh thu đạt 223.780.593.000 đồng và sang năm 2004 là 233.850.376.000 đồng, tức là tăng 4,5%. Lợi nhuận sau thuế năm 2003 là 2.423.201.000 đồng và năm 2004 là 2.531.828.000 đồng, cũng tăng 4,48%. Để thấy rõ hơn kết quả đạt được của công ty, ta phân tích các chỉ tiêu sau - Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh: Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh = Tổng mức doanh thu thuần thực hiện trong kỳ Tổng vốn kinh doanh thực hiện trong kỳ Năm 2003 = 223.780.593.000 = 4,735 47.260.902.157 Năm 2004 = 233.850.376.000 = 4,628 50.525.776.938 Năm 2004, so với năm 2003, doanh thu tăng rất mạnh, nhưng tốc độ chu chuyển vốn bình quân chưa cao, thấp hơn hẳn năm 2003, vì vậy, Công ty cần có biện pháp tăng doanh thu để tăng tốc độ chu chuyển vốn. - Tỷ suất LNST so với chi phí sản xuất kinh doanh: Tỷ suất LNST so với chi phí sản xuất kinh doanh = Tổng mức lợi nhuận thực hiện trong kỳ Tổng chi phí trong kỳ Năm 2003 = 2.423.201.000 = 1,99 121.255.673.000 Năm 2004 = 2.531.828.000 = 2,01 125.684.321.000 Như vậy, hệ số chi phí sản xuất kinh doanh so với LNST của năm 2004 cao hơn năm 2003. 1 đồng chi phí kinh doanh của năm 2003 chỉ tạo ra 1,99 đồng lợi nhuận sau thuế, còn 1 đồng của năm 2004 tạo ra 2,01 đồng lợi nhuận sau thuế. - Tỷ suất LNST so với vốn sản xuất kinh doanh: Tỷ suất LNST so với vốn sản xuất kinh doanh = Tổng mức lợi nhuận thực hiện trong kỳ Tổng vốn kinh doanh bình quân trong kỳ Năm 2003 = 2.423.201.000 =5,126 47.260.902.157 N¨m 2004 = 2.531.828.000 =5,009 50.525.776.938 Cã thÓ thÊy r»ng cø bá ra 100 ® vèn kinh doanh doanh nghiÖp thu vÒ 5,126 ®ång lîi nhuËn trong n¨m 2003. Sang n¨m 2004 hiÖu qu¶ sö dông chi phÝ kinh doanh l¹i gi¶m, cø bá ra 100 ® vèn kinh doanh C«ng ty chØ thu vÒ 5,009 ® lîi nhuËn. - Møc ®é b¶o toµn t¨ng tr­ëng vèn cña C«ng ty: M=Vcn - V®n x K Trong ®ã M : lµ møc b¶o toµn t¨ng tr­ëng vèn hµng n¨m Vcn : Vèn chñ së h÷u hiÖn cã cuèi n¨m V®n : Vèn chñ së h÷u hiÖn cã ®Çu n¨m K : HÖ sè tr­ît gi¸ b×nh qu©n trong n¨m Ta cã K2003 =1,02 ; K2004 = 1,05 Sè liÖu vèn chñ së h÷u trong 2 n¨m lµ : §Çu n¨m 2003 lµ : 45.398.426.982®, cuèi n¨m 2003 lµ : 47.260.902.157 ®. §Çu n¨m 2004 lµ : 46.231.489.651 ®, cuèi n¨m 2004 lµ: 50.525.776.938 ®. M 2003= 47.260.902.157 - 45.398.426.982 x 1,02 = 954.506.634 ® M2004 = 50.525.776.938 - 46.231.489.651 x 1,05 = 1.982.712.804 ® Tèc ®é t¨ng tr­ëng vèn hµng n¨m lµ = Vcn - V®n x K V®n x K Năm 2003 = 954.506.634 = 2,061 46.306.395.521 N¨m 2004 = 1.982.712.804 = 4,083 48.543.064.133 Tốc độ tăng trưởng vốn của năm 2003 là 2,061% , còn năm 2004 là 4,083% , tăng hơn so với năm trước, chứng tỏ vốn của Công ty trong quá trình kinh doanh không những phát triển mà còn được bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh. 5. Công tác kiểm tra, kiểm toán tại công ty. Theo thông tư “Hướng dẫn lập, công bố công khai và kiểm tra báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán của doanh nghiệp Nhà Nước” quy định: " Doanh nghiệp phải thường xuyên tự tổ chức kiểm tra việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp, đồng thời chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính Tổng Công ty (nếu là doanh nghiệp thành viên), kiểm tra của các cơ quan tài chính Nhà Nước có thẩm quyền" Căn cứ theo thông tư này, hàng tháng các phòng nghiệp vụ viết báo cáo tài chính đưa lên phòng tài chính kế hoạch. Bộ phận kế toán tổng hợp trực tiếp kiểm tra các văn bản báo cáo, chứng từ gốc, các bảng kê .... để tổng hợp làm quyết toán. Sau đó phòng lập báo cáo tài chính theo quy định với cơ quan chủ quản và cơ quan chức năng Hàng năm trong quý I các cơ quan chức năng (Cục quản lý vốn và tài sản Nhà Nước các doanh nghiệp, Cục thuế các cơ quan chủ quản) tiến hành thành lập tổ kiểm tra tài chính đến Liên hiệp xem xét, kiểm tra tình hình hạch toán, báo cáo tài chính về kết quả kinh doanh của đơn vị và nghĩa vụ thu nộp ngân sách của Công ty trong năm trước. PHẦN III: CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI LIÊN HIỆP. 1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Thương mại. Điều lệ tổ chức và kinh doanh của Công ty quy định: " Công ty là một doanh nghiệp của Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Như vậy,Công ty có quyền tổ chức bộ phận tài chính độc lập. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty tuân theo một số hình thức sau: + Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. + Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các tiền khác: Quy đổi theo giá USD trên thị trường tại thời điểm thanh toán và đổi tiền, sử dụng TGHĐ bình quân liên ngân hàng. + Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: hình thức Nhật ký chung. + Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Việc tính khấu hao TSCĐ : tính bình quân theo từng năm, phân bổ đều cho các tháng trong năm, theo QĐ206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003, có hiệu lực từ ngày 01/01/2004. + Nguyên tắc đánh giá TS: theo quy định chung của Nhà nước + Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng nhập kho theo trị giá mua thực tế và trị giá hàng xuất kho theo phương thức bình quân gia quyền, mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng. + Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, phòng kế toán ở công ty hạch toán mọi nghiệp vụ kế toán liên quan đến toàn công ty, thực hiện mọi công tác kế toán nhận và xử lý các chứng từ luân chuyển, ghi chép tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Tại văn phòng Công ty có phòng Tài chính - Kế toán, các chi nhánh lớn có phòng kế toán, chi nhánh nhỏ có tổ và đội kế toán. Các chi nhánh hạch toán độc lập, cuối mới kì nộp báo cáo về phòng Tài chính - Kế toán của Công ty để tổng hợp số liệu cho toàn công ty. Phòng Tài chính - Kế toán thường xuyên diễn ra các hoạt động thu nhận, xử lý, cung cấp và kiểm soát các thông tin tài chính, để phụ vụ cho công tác quản lý kinh tế nói chung toàn công ty. Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh tế tài chính, phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại có 2 chức năng cơ bản sau: - Chức năng quản lý kinh tế tài chính và các hoạt động kinh doanh của văn phòng Công ty - Chức năng kiểm tra hướng dẫn công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc. Về nhân sự, phòng Tài chính - Kế toán của Công ty có 4 người gồm 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán và 2 nhân kế toán viên, tất cả cán bộ kế toán đều có trình độ đại học trở lên. Mô hình tổ chức bộ máy kế toáncủa Công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KT tổng hợp và theo dõi bộ phận trực thuộc KT hàng hoá, doanh thu, nợ phải thu, phải trả, tài sản cố định KT vốn bằng tiền và công nợ nội bộ Kế toán hàng hoá Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Công tác tài chính kế toán của công ty được phân cấp rất rõ ràng: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý trước Ban giám đốc công ty và chỉ đạo chung cho mọi hoạt động liên quan đến kế toán của Công ty , phổ biến hướng dẫn chế độ tài chính cho các kế toán viên, đồng thời kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện hạch toán của nhân viên kế toán, giám sát sử dụng tài chính theo đúng mục đích, tổ chức hướng dẫn kiểm tra công tác tài chính ở các đơn vị trực thuộc. Hàng tháng, hàng quý theo niên độ kế toán, phải chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành để nộp lên cho Ban lãnh đạo công ty và bộ phận chủ quản. - Phó phòng kế toán: cùng thực hiện trách nhiệm quản lý với kế toán trưởng, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi quyết toán ở văn phòng công ty và Xí nghiệp giày. Phó phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu và lập báo cáo toàn Công ty, là người được Kế toán trưởng ủy quyền giải quyết phần việc của Phòng Kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán viên được phân công cụ thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán sau: - Kế toán vốn bằng tiền, công nợ, tiền gửi ngân hàng, thanh toán tạm ứng, công nợ nội bộ: theo dõi sự thay đổi tỷ giá tại thời điểm ghi nợ với thời điểm thanh toán, từ đó tìm ra sự chênh lệch tỷ giá. Kiểm kê các giấy tờ, các hợp đồng có sự tham gia của ngân hàng, theo dõi các khoản vay nợ và trả nợ với ngân hàng, theo dõi các khoản thu chi tạm ứng tiền mặt của Công ty, quản lý quỹ tiền lương, làm bảng lương hàng tháng cho toàn bộ doanh nghiệp. - Kế toán kho hàng theo dõi các khoản doanh thu, công nợ phải thu, phải trả, chi phí kết quả kinh doanh, thuế nộp NSNN: Là người chuyên theo dõi các khoản phải thu, phải trả của Công ty với các khách hàng, nhà cung cấp, NSNN ....., làm các báo cáo công nợ hàng tháng, giấy thông báo về các khoản nợ vay của khách hàng, có trách nhiệm kiểm kê, giám sát tình hình xuất nhập tồn hàng hoá cũng như tài sản của Công ty thông qua việc theo dõi các chứng từ ghi sổ từ các bộ phận kế toán. Do Công ty áp dụng kế toán trên máy vi tính nên việc các nhân viên kiêm nhiệm là rất nhiều. Mặc dù vậy, họ vẫn đảm bảo đầy đủ chất lượng thông tin được cung cấp, thực hiên đầy đủ và có hiệu quả chức năng quản lý tài chính, tình hình phân cấp quản lý tài chính của Công ty. Hiên nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CADS của công ty ứng dụng và phát triển phầm mềm tin học CADS. Đây là phần mềm sử dụng tương đối rộng rãi trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Tổ chức thông tin kế toán trong CADS là rất rõ ràng, cụ thể, chi tiết. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế Hình thức ghi sổ áp dụng hiện hành tại Công ty: Chứng từ kế toán gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính - Trình tự ghi sổ hình thức NKC + Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ hợp lệ, ghi vào NKC, sau đó ghi vào sổ cái., đòng thời ghi vào các sổ thẻ chi tiết có liên quan, các nhật ký đặc biệt ( NK mua hàng, NK bán hàng, NK thu chi tiền mặt,....) + Cuối kì căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, từ bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính. Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Công ty đã thực hiện dầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước, các hoá đơn chứng từ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho Hợp đồng mua hàng Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản giao nhận tài sản Bảng kê nộp séc Bảng tính khấu hao tài sản cố định Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ Các chứng từ có liên quan như chứng từ về chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản công tác phí của cán bộ thu mua - Hợp đồng xuất khẩu - Tờ khai hải quan Bảng chấm công Bảng thanh toán BHXH Chứng từ tự lập của kế toán để phản ánh số trích lập của các quỹ.. - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu chi tiền mặt - Giấy báo nợ của ngân hàng - Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu xuất trả lại hàng cho nhà cung ứng - Phiếu nhập chi phí mua hàng - Phiếu thanh toán tạm ứng - Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Phiếu nhập hàng bán bị trả lại - Hoá đơn dịch vụ - Bảng phân bổ chi phí chung - Bảng phân bổ công cụ dụng cụ - Bảng phân bổ tiền lương - Bảng phân bổ khấu hao ........... Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau: Bảo quản, lưu giữu chứng từ kế toán. Lập bảng cân đối, lập BCTCvà BCQT Chuyển vào các sổ chi tiết tương ứng Ghi vào sổ sách Phân tích nghiệp vụ, hoàn chỉnh chứng từ kế toán Thu nhận chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp Các NV KT PS Chứng từ gốc được tập hợp Trình tự xử lý xử lý luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau: - Kiểm tra chứng từ : Tất cả các chứng từ đều được chuyển đến bộ phận kế toán sau đó bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tính rõ ràng trung thực đầy đủ, tính chính xác của các con số. - Hoàn chỉnh chứng từ, phân tích nghiệp vụ: Sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc bổ sung các chứng từ còn thiếu, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. - Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ sẽ được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận và xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh ở trong chứng từ. Các bộ phận căn cứ vào chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán. Từ đó, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. - Đưa chứng từ vào lưu trữ bảo quản trong vòng 10 năm. Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty bao gồm: Hệ thống tài khoản của Công ty sử dụng theo Quyết định 1141TC/CĐCT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các thông tư sửa đổi bổ sungcó liên quan. TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng TK 133: Thuế GTGT đầu vào TK 136: Phải thu nội bộ TK 141: Tạm ứng TK 152: Nguyên liệu,vật liệu TK 153: Công cụ,dụng cụ TK 156: Hàng hốa TK 331: Phải trả cho người bán TK 334: Phải trả công nhân viên TK 336: Phải trả nội bộ TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627 :Chi phí sản xuất chung TK 711: Thu nhập khác TK 811: Chi phí khác TK 911: Xác định kết quả kinh doanh …….... Như vậy, công ty đã sử dụng các tài khoản, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, công ty sử dụng những tài khoản chi tiết phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Nôi dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh đúng tài khoản, ghi chép đầy đủ kịp thời. 3. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây cũng là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy. + Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung và sổ cái TK. + Sổ Kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết hàng hoá, vật liệu, sổ chi tiết hàng tồn kho,.... Cụ thể, các loại sổ chi tiết Công ty thường sử dụng là: - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Sổ chi tiết hàng tồn kho - Sổ chi tiết vật liệu - Sổ nhật kí mua hàng - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá - Sổ chi tiết thanh toán - Sổ chi tiết tiền vay - Sổ kế toán chi tiết - Sổ nhật kí chi tiền - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ theo dõi thuế GTGT - Sổ tiền gửi - Sổ nhật kí bán hàng - Sổ nhật kí thu tiền - Sổ chi tiết bán hàng. Trình tự ghi sổ được tiến hành như sau: Hàng ngày hay định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp thanh toán) đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ sau đó ghi vào sổ NKC hoặc NK đặc biệt, sổ thể chi tiêt có liên quan. Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, kế toán lập chứng từ ghi sổ liên quan đến tiền mặt. Căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi ở sổ NKC, NK đặc biệt, vào sổ cái TK theo định kỳ ( cuối tháng). Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ Cái các TK lập bảng cân đối số phát sinh các TK. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ Cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản và sổ quỹ. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại đã sử dụng mẫu sổ theo đúng quy định của Nhà nước, phù hợp với hình thức NKC mà công ty đang sử dụng. Sổ tổng hợp với đúng kết cấu quy định, các sổ tiết phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. 4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán của công ty. Sau khi các bộ phận kế toán tổng hợp cân đối giữa bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký , chứng từ, số cái, kế toán t