Đề tài Tình hình tổ chức kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở cửa hàng bách hoá 12 bờ hồ - Hà Nội

in báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng giúp ban lãnh đạo đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua báo cáo kế toán lãnh đạo các cấp có thể biết được một cách chính xác, toàn diện hệ thống tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình chi phí, kết quả. Đồng thời nó còn là cơ sở để phát hiện các tiềm năng chưa được sử dụng đề xuất ra các biện pháp thích hợp nhằm động viên khẳ năng tiềm tàng, cải tiến công tác quản lý. - Trước yêu cầu của công tác quản lý trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán vì nó góp phần quan trọng vào sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong đó việc hoàn thiện hệ thống báo cáo nói chung và báo cáo về tình hình tiêu thụ nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết và có ý nghĩa. - Tuỳ thuộc vào yêu cầu và khẳ năng quản lý trong từng ngành, từng đơn vị, từng thành phần kinh tế,.. mà áp dụng hệ thống báo cáo cho phù hợp với đặc đIểm kinh doanh của đơn vị mình. Trong phạm vi của hoạt động tiêu thụ hàng hoá kế toán thường sử dụng báo cáo như: Báo cáo về doanh thu tiêu thụ hàng hoá, báo cáo về số thuế khâu tiêu thụ phải nộp và tình hình thanh toán thuế ở khâu tiêu thụ, báo cáo về kết quả tiêu thụ các loại hàng hoá, báo cáo về tình hình tồn kho hàng hóa,.. các báo cáo tổng hợp được sử dụng như: "Bảng tiêu thu lại lỗ" hoặc " kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh". 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá. Trong cơ chế thị trường hiện nay, cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải tìm ra cho mình một hướng đi riêng, độc đáo và hấp dẫn. Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả tiêu thụ hàng hoá quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nên doanh nghiệp thương mại cần đầu tư lớn và dần dần hoạn thiện quá trình này. Một trong những yếu tố cần hoàn thiện là kế toán tiêu thụ vì kế toán tiêu thụ là một công cụ không thể thiếu khi xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng trên hai mặt: - Đối với quản lý: Kế toán tiêu thụ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra, phản ánh kịp thời và chính xác doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng, đẩy nhanh khẳ năng thu hồi vốn và khẳ năng luân chuyển vốn. Qua đó, doanh nghiệp biết được mặt hàng nào đang thu hút người tiêu dùng, mặt hàng nào đang mất dần chỗ đứng để định ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó, quá trình hoàn thiện còn giúp cho doanh nghiệp quản lý được chặt chẽ hơn về số lượng hàng hoá và tiền hàng, giảm các chi phí không cần thiết. Trên cơ sở những thông tin thu thập được từ kế toán tiêu thụ doanh nghiệp cần phân phối chính xác, kích thích người lao động và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Đối với công tác kế toán: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ sẽ làm cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chính xác hơn từ đó mà số liệu kế toán cung cấp có độ tin cậy hơn cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý phân tích, đánh giá đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông tin kế toán cung cấp càng mang tính pháp lý cao thì càng thuận lợi cho hoạt động điều tra, giám sát của các cơ quan quản lý. Như vậy, kế toán tiêu thụ hàng hoá góp phần làm cho công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường. CHƯƠNG II Tình hình tổ chức kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ Hồ - Hà Nội I- Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và đặc điểm công tác kế toán của cửa hàng. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Bách hoá tổng hợp Hà Nội là một công ty thương mại lớn thuộc Bộ thương mại, được thành lập vào ngày 28/9/1954. Công ty có rất nhiều cửa hàng trực thuộc trong đó cửa hàng Bách hoá 12 Bờ hồ là một nhân tố không thể thiếu được. Cửa hàng là một đơn vị kinh doanh độc lập nên thực hiện mọi chế độ tài chính, hình thức kinh doanh, hình thức kế toán và là một đơn vị kinh doanh có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Là đơn vị đã được thành lập với một thời gian khá dài, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của đất nước cửa hàng đã từng bước khẳng định vị thế và uy tín của mình để ngày càng phát triển. Trước đây, dưới thời bao cấp, công ty Bách hoá Hà Nội quy định cho cửa hàng bán các mặt hàng cố định làm cho cửa hàng mất đi tính linh hoạt vốn có của nó. Hàng hoá tạo nên sự khan hiếm giả tạo do số lượng hàng hoá được cung cấp hạn chế. Do đó quy mô bán hàng của cửa hàng nhỏ hẹp, lỗ lãi không làm cửa hàng quan tâm vì cửa hàng đã có công ty đỡ đầu. Cán bộ công nhân viên chỉ làm đúng nghĩa vụ được giao nên thụ động trong quá trình kinh doanh, không phát huy được khả năng của các cá nhân cũng như tiềm tàng của cửa hàng. Khi kinh tế thị trường phát triển ở nước ta, cửa hàng gặp vô vàn những khó khăn vì trước kia thị trường là “trăm người bán vạn người mua” còn bây giờ thị trường là “trăm người mua vạn người bán”, hơn thế nữa cửa hàng còn phải chịu sự cạnh tranh của các cửa hàng khác, sự đỡ đầu của công ty không còn nữa, cửa hàng đã phải dựa vào sức mình là chính. Trong những năm trước đây, cửa hàng mặc dù có vị trí thuận lợi nhưng vẫn không thu hút được khách hàng vì dịch vụ phục vụ chưa được phát triển như: chỗ để xe của khách hàng chưa có, khách phải tự đi gửi xe rất xa, Nhưng với ý chí mới, nhận thức mới trong hai, ba năm gần đây nhân viên trong cửa hàng đã cùng nhau đồng lòng giữ vững và xây dựng cửa hàng phát triển hơn. 2- Đặc điểm kinh doanh của cửa hàng. Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ hồ là một doanh nghiệp thương mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là hàng tiêu dùng nhằm phục vụ nhu cầu của cá nhân, gia đình và các tổ chức khác. Mặt hàng kinh doanh của cửa hàng bao gồm: văn phòng phẩm, hàng da cao su, công nghệ thực phẩm, hàng lương thực, - Phương thức kinh doanh: cửa hàng áp dụng hai phương thức đó là bán buôn và bán lẻ, nhưng chủ yếu là bán lẻ. Ÿ Phương thức bán buôn: gồm bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng. Error! Not a valid link.Phương thức bán lẻ: là việc mua bán tại các quầy hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện với khách hàng. - Nguồn hàng chủ yếu: Cửa hàng có mối quan hệ bạn hàng ở khắp nơi như: Công ty bánh kẹo Hải Hà, Công ty thực phẩm miền Bắc,Chính nhờ nguồn hàng phong phú như vậy nên cửa hàng luôn đáp ứng được các yêu cầu tiêu dùng trên trị trường. - Tổ chức hoạt động kinh doanh: Trụ sở của cửa hàng đặt tại 62-63 Cầu Gỗ – Hà Nội. Đây là một vị trí giao thông thuận lợi, dân cư đông đúc nên tạo điều kiện tốt cho cửa hàng. Cửa hàng luôn được lãnh đạo đôn đốc chỉ đạo, theo dõi sát sao, mọi chính sách, chế độ, thông báo của các ngành chức năng đều được đưa đến kịp thời để đảm bảo cho cửa hàng thực hiện đúng và kịp thời những trách nhiệm và nghĩa vụ của mình. 3. Chức năng và nhiệm vụ của cửa hàng: 3.1. Chức năng: Cửa hàng mang chức năng của một doanh nghiệp thương mại: * Chức năng chuyên môn kỹ thuật : Nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng và nhập hàng, dự trữ và bảo quản hàng hoá, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật. *Chức năng thương mại: Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quảng cáo, giới thiệu hàng và các dịch vụ thương mại khác, cung ứng hàng hoá cho khách hàng * Chức năng tài chính: Quản lý các nguồn tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc huy động và sử dụng vốn. * Chức năng quản trị: Quản lý việc sử dụng lao động, dự báo, tổ chức, điều phối, kiểm soát và chỉ huy, quản lý công tác kế toán.. 3.2 Nhiệm vụ: Xuất phát từ chức năng nêu trên, để thức hiện tốt được thì cửa hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Thực hiện theo mục đích thành lập của cửa hàng, kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký. - Phục vụ nhu cầu của khách hàng và đảm bảo kinh doanh có lãi. - Bảo toàn và phát triển vốn được giao. - Quản lý tốt mọi mặt trong cửa hàng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu trong 2 năm 1999 và 2000 qua bảng sau: Đơn vị tính: đồng S TT Các chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch Số tiền % 1 Doanh thu thuần 6.651.523.728 11.197.476.940 4.545.953.212 68,34 2 Giá vốn hàng hoá 5.689.960.958 9.930.942.254 4.240.981.296 74,53 3 Lãi gộp 781.562.770 1.266.534.686 484.971.916 62,05 4 Chi phí bán hàng 737.891.916 1.153.695.852 415.803.936 56,35 5 Thu nhập HĐKD 46.670.854 112.838.834 66.167.980 141,78 6 Thu nhập từ HĐTC 9.168.311 12.855.132 3.686.821 40,21 7 Thu nhập trước thuế 52.835.165 125.693.966 72.858.801 137,9 8 Thuế thu nhập 16.907.253 40.222.069 23.314.816 137,9 9 Thu nhập sau thuế 35.927.912. 85.471.897 49.543.985 137,9 Qua bảng thống kê ta thấy được lợi nhuận của cửa hàng năm 2000 so với năm 1999 tăng 49.543.985 đồng tương ứng với 137,9% chứng tỏ cửa hàng kinh doanh có hiệu quả, cửa hàng cần phải phát huy để ngày càng phát triển. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng : 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ hồ tuy trực thuộc công ty Bách hoá Hà Nội, chịu sự quản lý của công ty nhưng cửa hàng cũng có tổ chức quản lý riêng phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng . Hiện nay cửa hàng có 67 người được chia ra các phòng theo cơ cấu : Công ty Phụ trách phòng Phòng tài vụ- kế toán Quầy bán hàng Phòng kho Phòng bảo vệ * Phòng phụ trách: + Cửa hàng trưởng : Là người có quyền lực cao nhất và có trách nhiệm cao nhất tại cửa hàng. Hầu hết các công việc hoạt động của cửa hàng đều phải thông qua cửa hàng trưởng. Do vậy, cửa hàng trưởng phải là người có trách nhiệm, dám làm, dám chịu và quyết đoán. Cửa hàng trưởng phải nắm bắt được đầy đủ, chính xác tình hình hoạt động của cửa hàng, phương thức kinh doanh thông qua các phòng ban chức năng. Để từ đó cửa hàng trưởng có các quyết định sáng suốt cho kỳ kinh doanh tại cửa hàng. + Cửa hàng phó: Là người hỗ trợ cho cửa hàng trưởng làm tốt các trách nhiệm và quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng giúp cho cửa hàng hoạt động có hiệu quả. * Phòng kế toán: Là bộ phận không thể thiếu được của cửa hàng. Bởi tất cả các thông tin mà cửa hàng trưởng cần chủ yếu thông qua phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ để thông qua đó lập báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình vốn, tình hình công nợ cho cửa hàng . * Quầy bán hàng : Đây là bộ phận quan trọng nhất của cửa hàng, đảm bảo chức năng chính của cửa hàng nói riêng và của công ty nói chung. Quầy bán hàng phải được bày biện sao cho hợp lý, đẹp mắt, vừa tiết kiệm được diện tích của cửa hàng vừa giới thiệu một cách có hiệu quả các mặt hàng trong cửa hàng cho khách hàng. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên bán hàng phải cở mở, hết lòng phục vụ khách hàng để họ thực sự cảm thấy mình là “ thượng đế ’’. Phòng bán hàng chính là bộ mặt của cửa hàng nên cần phải “trang điểm’’ sao cho đẹp mắt để hấp dẫn khách hàng. * Phòng kho: Bất kỳ cửa hàng nào cũng đều phải có bộ phận kho nhằm bảo quản hàng hoá khỏi tổn thất, theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn. Cán bộ kho phải là người có trách nhiệm đối với từng lần hàng nhập kho, xuất kho. Với từng lần nhập hàng, cán bộ kho phải sắp xếp các loại hàng hoá kho theo chủng loại mặt hàng, theo kích cỡ để khi xuất dễ dàng, nhanh chóng, không gây ảnh hưởng đến các loại hàng hoá khác trong kho. Mặt khác cán bộ kho phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá để có biện pháp bảo quản kịp thời khi hàng hoá có hiện tượng giảm sút chất lượng, đảm bảo hàng hoá cung cấp đầy đủ về số lượng và chất lượng. * Phòng bảo vệ: Đảm bảo an toàn về cơ sở vật chất của cửa hàng . 4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng : a.Tổ chức bộ máy kế toán: Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp . Do đó, tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý có vai trò đặc biệt quan trọng. Chính vì vậy, cửa hàng đã chú trọng tới việc tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chức năng được giao để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của cửa hàng trưởng, kế toán trưởng đến các nhân viên kế toán. Do tình hình thực tế của cửa hàng và yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của đôi ngũ cán bộ, phòng kế toán có 10 người và có cơ cấu tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán mua và thanh toán tiền hàng Kế toán bán hàng Kế toán toán chi phí Thủ quỹ - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán tại cửa hàng, có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ. Thông qua các báo cáo của kế toán viên kế toán trưởng sẽ tổng hợp lại và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quy trình hoạt động của cửa hàng, từ đó kế toán trưởng trở thành ban tham mưu cho lãnh đạo cửa hàng giúp người lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn để việc kinh doanh có hiệu quả. Như vậy, qua tình hình kinh doanh tại cửa hàng, kế toán trưởng lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nhất, thuận lợi nhất cho công việc của từng kế toán viên và cũng tạo thuận lợi cho chính mình khi làm báo cáo tổng hợp. Có thể nói trong cửa hàng, kế toán trưởng có vai trò quan trọng chỉ sau cửa hàng trưởng. - Kế toán tổng hợp : Là người hỗ trợ kế toán trưởng khi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng : Nhiệm vụ của kế toán viên này là phải xác định được lượng hàng mua vào trong kỳ về số lượng và giá cả thật chính xác vì mua vào là cơ sở của bán ra. Kế toán viên xác dịnh giá vốn hàng mua, theo dõi so sánh giá hàng mua theo từng làn nhập để góp phần định hướng hàng mua cho kỳ tới. Thêm nữa, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải theo dõi cả quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, để thanh toán cho người cung cấp, thanh toán cho ngân sách cấp trên cấp để tránh nợ quá nhiều có thể gây tổn thất cho cửa hàng như mất quyền hưởng chiết khấu, giảm giá hàng mua hoặc phải trả thêm tiền lãi cho người cung cấp hoặc ngân hàng khi để nợ quá hạn. - Kế toán chi phí: Chi phí là một khoản vô cùng quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của cửa hàng. Kế toán viên phải tính đúng, đủ các chi phí bỏ ra như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, để từ đó kế toán trưởng tổng hợp, hạch toán và xác định kết quả kinh doanh chính xác trong kỳ vừa qua, tìm hướng giải quyết nếu chi phí tăng quá cao. - Kế toán bán hàng: Công việc của kế toán bán hàng tương đối lớn và tỉ mỉ nên bộ phận nay có bốn nhân viên. Hàng ngày, kế toán bán hàng phải thu thập chứng từ liên quan đến tiêu thụ để vào thẻ quầy. Cứ 10 ngày quyết toán một lần để cuối tháng kế toán bán hàng phải xác định doanh thu chưa thuế, thuế GTGT, lãi (lỗ) cho từng mặt hàng cụ thể. - Thủ quỹ: Nhận chức năng chính là nhận tiền và xuất tiền theo phiếu thu và phiếu chi, cuối ngày nộp lên ngân hàng. Thủ quỹ phải thật cẩn trọng trong mỗi lần thu tiền tránh hiện tượng thu phải tiền giả, gây những rắc rối không cần thiết khi nộp tiền vào ngân hàng. Thủ quỹ cũng phải là người trung thực mới đảm bảo cho quỹ của cửa hàng không bị thất thoát. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí và các quỹ: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí về lương của từng cửa hàng, phân bổ chi phí, trích lập các khoản bảo hiểm, kinh phí và các quỹ cho cửa hàng . b. Hình thức kế toán mà cửa hàng áp dụng: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán nên cửa hàng thực hiện tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Chứng từ gốc Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Báo cáo Tài chính Ghi cuối tháng, quý Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu II. Quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại cửa hàng : Đặc điểm nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá của cửa hàng : Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ hồ có chức năng chính là lưu thông hàng hoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ là nghiệp vụ chính đem lại lợi nhuận cho cửa hàng, nó quyết định đến sự tồn tại của cửa hàng. Do đó, cửa hàng rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng với chi phí tháp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay, phương thức tiêu thụ chủ yếu của cửa hàng là bán lẻ, nhưng ngoài ra cửa hàng còn áp dụng phương thức bán buôn và nhận bán đại lý. Bán lẻ chiếm tỷ trọng lớn trong quá tình tiêu thụ hàng hoá. Các hàng hoá được bày sẵn tại quầy, người mua tự do lựa chọn những hàng hoá mà mình cần, mình ưa thích. Người mậu dịch viên phải chịu trách nhiệm vật chất về số lượng hàng hoá bày bán, đảm bảo hàng hoá bán ra phải đúng giá và tránh các mất mát nếu không mậu dịch viên chính là người đền tiền tổn thất do mình gây nên. Người bán phải chịu trách nhiệm nhiều nhưng người mua lại có nhiều thuận lợi, họ có thể nhanh chóng, tránh được các thủ tục phiền hà nhất là khi mua những mặt hàng có giá trị thấp. Do vậy, hiện nay cửa hàng cũng thu hút được khối lượng lớn khách hàng vào mua hàng hoá . Bán nhận đại lý đứng thứ hai về số lượng hàng hoá tiêu thụ được tại cửa hàng. Cửa hàng nhận làm đại lý cho một số công ty và được hưởng hoả hồng từ các công ty này. Tuy nhiên cửa hàng phải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá và thanh toán số tiền bán hang ngay sau khi tiêu thụ hàng đại lý. Cửa hàng cũng thực hiện bán buôn nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ, chủ yếu là bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết khách hàng đến nhận hàng tại kho của cửa hàng. Sau khi giao nhận hàng hoá và các thủ tục hành chính cần thiết thì hàng hoá của cửa hàng đã được xác nhận là tiêu thụ. Ngoài ra, cửa hàng còn thực hiện bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng tức là cửa hàng đi mua hàng hoá sau đó chuyển thẳng cho khách hàng mà không qua kho. Về cách thanh toán thì tuỳ theo từng phương thức bán hàng mà cửa hàng có các cách thức thanh toán khác nhau. Đối với bán lẻ, cửa hàng áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt. Khi khách hàng mua được hàng thì thanh toán ngay cho mậu dịch viên. Đối với bán nhận địa lý, cửa hàng áp dụng thanh toán qua ngân hàng uỷ nhiệm chi nếu công ty giao đại lý có tài khoản tiền gửi ở ngân hàng hoặc áp dụng thanh toán bằng tiền mặt nếu công ty giao đại lý không có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng. Cửa hàng chủ yếu áp dụng thanh toán qua ngân hàng uỷ nhiệm chi đối với thanh toán cho người cung cấp và uỷ nhiệm thu đối với khách hàng trong bán buôn. Với phương châm là đẩy mạnh khối lượng hàng hoá tiêu thụ cửa hàng đã chú trọng đến việc quản lý công tác tiêu thụ qua các mặt hàng như giá bán, chất lượng sản phẩm, phương thức bán hàng Bên cạnh đó cửa hàng đã áp dụng chính sách khuyến mại, giảm giá đối với những khách mua hàng với khối lượng lớn và thường xuyên. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ Hồ : Hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là bước đầu tiên cần thiết cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Nó có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực về số liệu kế toán. Do vậy, cửa hàng phải trang bị đầy đủ các chứng từ cần thiết sử dụng cho từng bộ phận quầy hàng cũng như các chứng từ liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá và cửa hàng hay cụ thể hơn là kế toán trưởng phải chỉ thị đầy đủ trình tự ghi chép theo đúng quy định của Bộ Tài chính cho các nhân viên liên quan, hạn chế các rắc rối, sai sót xảy ra trong quá trình ghi chép. Các chứng từ sử dụng bao gồm: *Hoá đơn giá trị gia tăng: Hoá đơn giá trị gia tăng sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành và được lập thành ba liên : Liên 1 được lưu tại cuống hoá đơn, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Trên hoá đơn giá trị gia tăng ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT ) Mã số: 01GTKT – 322 Liên 2: (giao cho khách hàng) AP/99-B Ngày 20 tháng 3 năm 2001 N0: ( 099162 ) Đơn vị bán hàng: Cửa háng Bách hoá 12 Bờ Hồ. Địa chỉ : Công ty xây dựng số 5 - TháI Nguyên. Điện thoại : Số tài khoản: Mã số: 0 1 0 0 1 0 6 7 6 1 Họ và tên người mua hàng: Trần Văn Thắng Đơn vị : Công ty xây dựng số 5 - Thái Nguyên Địa chỉ : Thái Nguyên Hình thức thanh toán : Tiền mặt Số tài khoản Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 1 Giàn âm thanh Phillips Bộ 01 17.000.000 17.000.000 Cộng tiền hàng 17.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.700.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) * Phiếu xuất kho: Là chứng từ theo dõi số lượng hàng hoá xuất từ kho ra để bán lẻ. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, một liên lưu sổ gốc, một liên giao cho thủ kho, để vào thẻ kho sau khi chuyển lên phòng kế toán, một liên đi cùng hàng hoá. Biểu số 2: Phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 1 năm 2001 Số: 010642 Nợ TK: 157 Có TK: 1551 Họ tên người nhận: Chị Lan Địa chỉ: ( Bộ phận ) Lý do xuất : Xuất kho tại : Quầy Mỹ Phẩm - Cửa hàng 12 Bờ Hồ. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền Ghi chú ( giá bán ) A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Mực bút kim 5% hộp 250 2.667 666.750 2.857 *Thẻ quầy hàng: Thẻ quầy hàng dùng để theo dõi chi tiết biến động từng mặt hàng, nhóm hàng, tình hình nhập xuất tồn tại quầy. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ xuất hàng từ kho ra quầy để ghi vào cột nhập trên quầy, cuối ngày hoặc cuối ca sau khi nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá tồn quầy ghi vào cột xuất. Nhân viên kế toán tại cửa hàng sẽ căn cứ vào các thẻ quầy để lập bảng kê bán lẻ hàng hoá. Thẻ quầy được đóng thành quyển, mỗi quyển lập cho một quầy hàng, mỗi trang được ghi cho một mặt hàng. Ta có mẫu thẻ quầy hàng như sau: Biểu số 3: Công ty Bách hoá Hà Nội Mã số: 01 - 00106761 - 1 Thẻ quầy hàng Cửa hàng: 12 Bờ Hồ Tháng 2 năm 2001. Tờ số: Tổ quầy : Tạp phẩm Tên hàng: Pim 400/ 36 Ký mã hiệu: Đơn vị tính:đồng.Gía mua: 33.500.Giá bán: 38.128.Giá t.toán:42.000 Ngày tháng Số chứng từ Tên người bán Nhập của KQ Nhập khác Tồn cuối ca Xuất bán giá thanh toán Xuất khác Ghi chú Lượng Tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (10) 1 2 3 . 6 . 9 Cộng 10 ngày 12 . 15 . 18 cộng 20 ngày 22 . 25 . 30 Cộng cả tháng 99 502.500 Hồng Hồng Hồng Hồng Hồng Hồng Hồng Tồn đầu tháng 15 14 13 13 10 9 8 8 7 234.500 1 1 2 3 1 1 7 8 1 8 42.000 42.000 84.000 126.000 42.000 42.000 294.000 42.000 336.000 * Bảng kê bán lẻ hàng hoá: Bảng kê bán lẻ hàng hoá dùng để phản ánh tình hình hàng bán ra từ đầu tháng đến cuối tháng xác định thuế GTGT. Bảng kê gồm có các cột thứ tự, tên nhóm hàng, thuế suất, giá bán chưa thuế GTGT, thuế GTGT và giá thanh toán. Căn cứ vào thẻ quầy hàng cuối tháng kế toán viên lập bảng kê bán lẻ hàng hoá sau đó nộp cho kế toán trưởng. Biểu số 8: bảng kê bán lẻ hàng hoá Tháng 1 năm 2001 Tên cơ sở kinh doanh; Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ Hồ Địa chỉ: 63 -64 cầu Gỗ. Mã số: 01- 00106760-1 Họ tên người bán: Chị Lan Địa chỉ nơi bán : Quầy tạp phẩm Số TT Nhãn hàng và tên nhòm hàng Thuế suất Giá bán chưa thuế VAT Thuế VAT Giá thanh toán 1 2 3 4 5 Thuế 5% Êke, bảng học sinh Thước kẻ, compa Nhiệt kế Thuế 10% Bút máy Nước hoa, phấn 50.000 11.429 8.095 30.476 1.159.090 204.545 954.545 2.500 571 405 1.524 115.910 20.455 95.455 52.500 12.000 8.500 32.000 1.275.000 225.000 1.050.000 Kế toán viên (ký tên) *Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra: Để theo dõi thuế GTGT đầu vào, đầu ra, cửa hàng lập bảng kê này để tính thuế GTGT đầu ra được khấu trừ, số thuế GTGT phảI nộp, lập bảng kê chứng từ tháng và ghi theo thứ tự chứng từ mua, bán hàng hoá. Cuối tháng lấy số tổng cộng trên bảng kê này để ghi tờ khai thuế GTGT. Biểu số 5: bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra ( kèm theo tờ khai thuế GTGT) Tháng 1 năm 2001 Tên cơ sở kinh doanh: Cửa hàng bách hoá 12 Bờ Hồ Địa chỉ: 62- 63 Cầu Gỗ Mã số : 01 - 001067601 - 1 Chứng từ Tên khách hàng Doanh số bán chưa có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số ngày 076866 2 Công ty TNHH Xuân Thiều 5.096.654 509.665 10% 076875 9 Nhà hàng Tiến Lợi 2.532.086 253.209 10% 076913 . . . 20 Khách mua lẻ . . . 125.000 . . . 12.500 . . . 10% . . . Người lập biểu Ngày 31 tháng1 năm 2001 ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) * Báo cáo bán hàng: Báo cáo bán hàng được lập mậu dịch viên tạI cửa hàng ghi theo từng quầy hàng, căn cứ vào số lượng hàng hoá đã bán trong ngày của từng mặt hàng, mậu dịch viên cộng dồn số tiền bán hàng cảu ngày hôm đó để tính doanh thu chưa thuế và thuế GTGT đầu ra phảI nộp rồi chuyển số liệu cho kế toán ghi hoá đơn GTGT cho quầy hàng đó trong ngày. Báo cáo bán hàng cũng được đóng