Đề tài Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí

hư phương pháp KKTX, chỉ khác phần phản ánh giá vốn hàng bán. Đó là, cuối kỳ giá vốn hàng bán mới được xác định theo công thức: = + - Sau khi xác định được giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 611 (6112) 5. Kế toán chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 5.1. Kế toán chiết khấu: Theo thông tư số 63/1999/TT-BTC ngày 07/6/1999, chiết khấu thanh toán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua đối với số tiền phải trả do ngườimua thanh toán tiền mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp trước thời hạn thanh toán và được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Chiết khấu bán hàng được hạch toán vào chi phí tài chính: Nợ TK 811 Có TK 111, 112, 131 5.2. Kế toán hàng bán bị trả lại: Theo thông tư trên, doanh thu hàng bán bị trả lại là giá tính theo giá thanh toán của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do doanh nghiệp vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại... Tài khoản sử dụng để hạch toán là TK 531 có kết cấu và nội dung như sau; Bên nợ: số tiền trả lại cho khách hàng (theo giá bán) Bên có: kết chuyển trừ vào doanh thu Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư Phương pháp hạch toán: - Khi trả lại tiền cho khách hàng Nợ TK 531 Nợ TK 3331(33311) Có TK 111, 112 - Nhập lại kho hàng hoá Nợ TK 156 Có TK 632 - Cuối kỳ, kết chuyển trừ vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 632 - Cuối kỳ, kết chuyển trừ vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 531 5.3. Kế toán giảm giá hàng bán: Theo thông tư trên, giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua trên giá bán đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời gian đã được quy định trong hợp đồng kinh tế hoăcvj giảm giá cho khách hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp với khối lượng lớn. Các khoản giảm giá bao gồm: giảm giá, bớt giá, hồi khấu. Tài khoản sử dụng để hạch toán là TK 532 ,kết cấu và nội dung của TK 532 như sau: Bên nợ: các khoản giảm giá giành cho khách hàng Bên có: kết chuyển trừ vào doanh thu Phương pháp hạch toán: Thực hiện giảm giá thành cho người mua: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131. Cuối kỳ, kết chuyển vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 II. Kế toán xác định kết quả kinh doanh hàng hoá 1. Kế toán chi phí bán hàng a. Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Xét về nội dung kinh tế, chi phí bán hàng bao các khoản chi phí liên quan đến giai đoạn bán hàng như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hoa hồng trả cho đại lý, chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng... b. Tài khoản sử dụng: *Tài khoản 641 - chi phí bán hàng Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí bán hàng theo kỳ báo cáo và kỳ xác định kết quả. Nội dung và kết cấu của TK 641 như sau: Bên nợ: tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: - các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau: TK 6411 - chi phí nhân viên bán hàng TK 6412- chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413 - chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 - chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 - chi phí bảo hành TK 6417 - chi phí dịch vụ thuê ngoài TK 6418 - chi phí bán hàng khác c. Phương pháp kế toán: Kế toán hạch toán chi phí bán hàng theo nguyên tắc: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận trong kỳ. Chi phí bán hàng có thể được kết chuyển trực tiếp để xác định kết quả hoặc được tạm thời kết chuyển vào tài khoản 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển ) trong trường hợp chi phí bán hàng phát sinh quá lớn mà doanh thu trong kỳ lại nhỏ hoặc chưa có. Số chi phí chờ kết chuyển sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ở các kỳ sau kho có doanh thu. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ2): 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: a. Nội dung chi phí: Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ đượctính đến khi hạch toán lợi nhuận thuần của kỳ báo cáo. Chi phi quản lý doanh nghiệp lf những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác... b. Tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý của doanh nghiệp theo kỳ báo cáo và kỳ xác định kết quả. Nội dung và kết cấu của TK 642 như sau: Bên nợ: tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản chi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau: TK 6421 - chi phí nhân viên quản lý TK 6422 - chi phí vật liệu văn phòng TK 6423 - chi phí công cụ, dụng cụ. TK 6424 - chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí chi phí bảo hành TK 6426 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. c. Phương pháp hạch toán: Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán tương tự như chi phí bán hàng. Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cụ thể khái quát qua sơ đồ sau (sơ đồ 2) Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 111, 112, 331... TK 334, 338 TK 641, 642 Chi phí tiền lương,BHXH,BHYT của nhân viên quản lý Các khoản giảm trừ chi phí bán hàng chi phí QLDN TK 152, 153 Chi phí NVL, CCDC phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Kết chuyển CPBH, CPQLDN vào kết quả kinh doanh TK 214 TK 142 Chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng bộ phận QLDN Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau TK 111, 112, 331 Chi phí mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 1331 TK 911 3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá: Kết quả kinh doanh thương mại là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Kết quả này được thể hiện qua các chỉ tiêu "lãi" hoặc "lỗ" thông qua công thức sau: = - - - Hạch toán xác định kết quả trong thương mại thường được tiến hành theo định kỳ chế độ báo cáo kết quả (quý, năm) như các doanh nghiệp khác, để quản trị nội bộ có thể tính kết quả cho từng thời kỳ ngắn hơn và mỗi thương vụ lớn, đặc biệt là các thương vụ bán buôn hàng hoá. Khi kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá phải căn cứ vào mứ c độ phát sinh chi phí, vào doanh thu và chi phí kinh doanh của doanh nghiệp sao cho bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và kết quả. a. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 911 - xác định kết quả Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết chuyển giá vốn hàng bán. - Kết chuyển lãi Bên có: - Kết chuyển doanh thu thuần - Kết chuyển lỗ Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư b. Phương pháp hạch toán: - Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 531: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 532: kết chuyển doanh thu giảm hàng bán - Xác định doanh thu thuần về tiêu thụ và kết chuyển: Nợ TK 511 Có TK 911 - Phân bổ chi phí thua mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641, 642; kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ Có TK 142 (1422): chi phí chời kết chuyển - Kết chuyển kết quả Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nừu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Chương II: Thực tế tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí. I. Khái quát chung về đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. 1. Lịch sử hình thành xí nghiệp: Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí là một trong ba đơn vị thành viên của công ty xăng dầu khu vực I. Công ty gồm các thành viên sau: - Tổng kho xăng dầu Đức Giang - Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí - Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí nằm trên địa bàn thị trấn Sài Đồng - huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội. Điện thoại: (04)8751155 - 8276657 Fax: (04) 8751158 Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí được thành lập theo quyết định QĐ số 165/XD - QĐ ngày 06/03/1997 của tổng công ty xăng dầu Việt Nam, để thực hiện mục tiêu kinh doanh của tổng công ty xăng dầu và nhiệm vụ cụ thể do công ty xăng dâù khu vực I giao. Tuy mới thành lập được 4 năm nhưng xí nghiệp đã có sự phát triển nhanh chóng. Điều này được thể hiện quabiểu sau. Biểu 01: Quá trình phát triển của xí nghiệp dịch vụ xăngdầu và cơ khí. Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1. Vốn kinh doanh 1225543161 6524434455 6524843156 - Vốn ngân sách 256177806 256117806 256117806 - Vốn tự bổ sung 969425355 6268316649 6268725350 2. Số lao động 396 365 363 - LĐ quản lý 62 50 32 3.Thu nhập bình quân người lao động 810000 990770 1080000 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh: 2.1. Nhiệm vụ kinh doanh; Xí nghiệp chuyên kinh doanh bán lẻ và bán đại lý ở ba huyện ngoài thành Hà Nội thuộc khu vực hữu ngạn sông Hồng. Xí nghiệp có hệ thống bán lẻ gồm 19 cửa hàng, là đơn vị duy nhất trong công ty xăng dầu khu vực I có đội ngũ công nhân lành nghề trong lĩnh vực cơ khí sửa chữa và lắp đặt cac công trình, thiết bị xăng dầu. Xý nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí có khả năng thi công xây lắp hệ thống kho bể, xây mới cải tạo và sửa chữa các cửa hàng xăng dầu. Các hoạt động sản xuất, kinh danh của xí nghiệp nhằm phụ vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân và các mục tiêu kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng. Hoạt động kinh doanh chủ yếu cảu xí nghiệp là kinh doanh thương mại , những mặt hàng kinh doanh của xí nghiệp bao gồm: - Xăng dầu chính: xăng thông dụng, xăng cao cấp, nhiên liệu bay, dầu hoả, Dizel thông dụng, Diezel cao cấp, dầu Mazut. - Dỗu mỡ nhờn: dầulon chai, dầu fuy, dầu roi, mỡ lon chai, mỡ fuy. Các hình thức tiêu thụ xăng dầu ở xí nghiệp là bán buôn trực tiếp và qua đại lý, bán lẻ trực tiếp qua hệ thống cửa hàng bán lẻ. Nguồn hàng của xí nghiệp là nguồn Công ty, nguồn tổng công ty và công ty dầu nhờn. Ngoài ra, xí nghiệp còn có các hoạt động sau: - Hoạt động sản xuất: xâylắp, tái sinh pha chế, cơ khí sửa chữa (sửa chữa nội bộ và sửa chữa ngoài dịch vụ). - Hoạt động dịch vụ: dịch vụ hàng gửi, đại lý bán hàng, dịch vụ P10 (dịch vụ giữ hộ hàng nhà nước) và các dịch vụ khác. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc công ty, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng để hoạt động. Xí nghiệp không được vay vốn nếu không được sự đồng ý của công ty và có trách nhiệm tổ chức tốt các nhiệm vụ, kế hạch của tổng công ty và công ty giao; thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí cũng được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh theo quyết định số 244/XD - QĐ ngày 30 tháng 6 năm 1997 của giám đốc công ty xăng dầu khu vực I. 2.2. Tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: Từ khi thành lập cho đến nay, kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn có sự phát triển ổn định. Sau đây là kết qủa sản xuất kinh doanh trong các năm 1998, 1999, 2000. Biểu 02: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1998 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Số tiền 1. Tổng doanh thu 145722378286 2. Doanh thu thuần 143793225984 3. Giá vốn hàng bán 133258583839 4. Lợi nhuận gộp 10534642145 5. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh 9794778115 6. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 739864030 7. LN từ hoạt động tài chính 302200970 8. LN bất thường 135178088 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 1177243088 10. Lợi tức sau thuế 1177243088 Biểu 03: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1999 và năm 2000 Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Tổng doanh thu 136200956467 235642368278 2. Doanh thu thuần 136200956467 235642368278 3. GVHB 125060736087 223743142303 4. Lợi nhuận gộp 11140220380 11899225975 5. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh 10069566797 10629020317 6. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 1070653583 1270205658 7. LN từ hoạt động tài chính 226763553 333766860 - Thu thập từ hoạt động tài chính 226763553 333766860 8. LN từ hoạt động bất thường 149297579 261070412 - Thu nhập bất thường 320598860 460191854 - Chi phí bất thường 171301281 199121442 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 1446714715 1865042930 10. Lợi tức sau thuế 1446714715 1865042930 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ phận kinh doanh Mô hình tổ chức của xí nghiệp được thể hiện qua mô hình sau: Giám đốc xí nghiệp 19 cửa hàng bán lẻ Phân xưởng gia công Phân xưởng cơ điện Phòng tổ chức hành ch ính Phòng kế toán hành chính Phòng kinh doanh Phòng quản lý kỹ thuật Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động của xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc: một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc cơ khí. Xí nghiệp có 4 phòng ban chức năng là phòng tổ chức, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật và hai phân xường là phân xưởng gia công cơ khí và phân xưởng cơ điện. Do bộ phận cơ khí nằm trên công ty, thuộc địa phận thị trấn Đức Giang, huyên Gia Lâm nên phó giám đốc cơ khí và phòng kỹ thuật làm việc tại thị trấn Đức Giang. Phụ trách mỗi phòng ban là trưởng phòng, phụ trách mỗi phân xưởng là một quản đốc. Các phòng nghiệp vụ trong xí nghiệp có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý chuyển môn, nghiệp vụ và được giám đốc xí nghiệp uỷ quyền quản lý chuyển môn, nghiệp vụ. 4. Đặc điểm công tác kế toán: Phòng kế toán của xí nghiệp có 11 người, gồm trưởng phòng, 1 phó phòng, 6 kế toán viên phụ trách các phần hành và 3 người thuộc bộ phận quỹ, sơ đồ bộ máy kế toán xí nghiệp được tổ chức như sau (sơ đồ 05): Bộ phận quỹ Kế toán doanh thu,TGNH và giá Kế toán kho hàng Kế toán tổng hợp, chi phí tiền lương Kế toán công nợ khách hàng Kế toán TSCĐ, CCDC,nguồn vốn Kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ Kế toán vật tư Kế toán trưởng - Kế toán trưởng điều hành công việc chung, tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm ký duyệt các báo cáo, sổ sách, các khoản thu, chi. - Kế toán tổng hợp ngoài nhiệm vụ theo dõi toàn bộ quá trình hạch toán còn phải hạch toán chi phí và tiền lương. - Kế toán tiền mặt kiểm tra các chứng từ gốc liên qua đến nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu và phát hành các phiếu thu, phiếu chi, các khoản thanh toán nội bộ xí nghiệp: làm thủ tục duyệt thanh toán, lập báo cáo, sổ sách. - Kế toán TSCĐ, CCDC và nguồn vốn theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tăng, giảm và sử dụng, phân bổ tài sản, các quỹ xí nghiệp. - Kế toán công nợ khách hàng theo dõi tình hình công nợ phải thu đối với các cửa hàng trực thuộc và các đại lý, khách hàng. - Kế toán kho hàng theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn dầu sáng và dầu mỡ nhờn của từng hàng và toàn xí nghiệp. - Kế toán doanh thu, giá thành và tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ xác định doanh thu, giá thành các công trình xây dựng cơ bản, các khoản nghĩa vụ ngân sách và tiền gửi ngân hàng. - Kế toán vật tư theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tăng, giảm và tồn kho vật tư trong xí nghiệp. - Bộ phận quỹ (3 người) có trách nhiệm thu, chi tiền mặt tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí tổ chức hệ thống các tài khoản theo quy định thống nhất của bộ tài chính và theo tính chất đặc trưng của nhành như các tài khoản về tiền tệ (111, 112, 113), tài khoản hàng tồn kho (151, 152, 153, 154, 156), tài khoản về TSCĐ (211, 214, 222, 241), tài khoản thanh toán (138, 331, 333, ...) tài khoản chi phí (621, 414, 421, 441), tào khoản doanh thu (511, 512, 711, 712), tài khoản chi phí (621, 622, 627, 632, 641, 811, 812,) và tài khoản xác định kết quả kinh doanh(911) Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ xí nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký - chung từ có áp dụng kế toán máy theo phần mền kế toán được áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt nam. Nguyên tắc đánh giá tài sản theo nguyên giá, phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp bình quân. Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo giá hạch toán ngành. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ kế toán sau khi được ghi sổ sẽ lưu ở xí nghiệp 1 năm rồi chuyển tất cả lên phòng kế toán công ty. II. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Kế toán quá trình bán hàng. 1.1. Các phương thức bán hàng và thu tiền: Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí có các hình thức bán hàng sau. - Bán lẻ (xăng dầu chính của công ty là bán dầu mỡ nhờn cho công ty dầu nhờn). - Bán đại lý. - Bán buôn. - Hình thức phiếu lưu chuyển. Bán lẻ. Tại các cửa hàng, khi bán hàng nhân viên bán hàng không cần viết hoá đơn, từ trường hợp khách hàng yêu cầu. Nhân viên bán hàng thu tiền ngay mà không cần viết biên lai, tuy nhiên cửa hàng cũng có thể cho khách hàng mua chịu với số lượng lớn trong thời gian dài nếu được xí nghiệp uỷ quyền ký kết hợp đồng với khách hàng về cung cấp xăng dầu. Cửa hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, định kỳ 10 ngày/lần gửi bảng kê về xí nghiệp cùng với hoá đơn nhập và hoá đơn bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi khách hàng gửi bảng kê khai, lúc đó kế toán xác định luôn khoản phải thu cửa hàng qua TK 13115 - phải thu với các cửa hàng trực thuộc. Đối với các cửa hàng trực thuộc, xí nghiệp sẽ tổ chức đội thu tiền đến từng cửa hàng. Phương thức bán buôn: Bán buôn là bán cho các đơn vị, tổ chức mua xăng dầu với số lượng lớn. Các đơn vị, tổ chức này phải ký kết hợp đồng với xí nghiệp, thường là vào đầu niên độ kế toán hoặc theo từng lấy hàng và sẽ được thưởng giá mua xăng dầu theo giá bán buôn thấp hơn giá bán lẻ. Phương thức thanh toán, địa điểm thanh toán tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể như mức độ quan hệ, tình hình tài chính của khách hàng ... thời điểm ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận để số hàng ghi trên số hoá đơn xuất chuyển thẳng của công ty. Phương thức bán đại lý: Đầu niên độ kế toán, phòng kinh doanh sẽ ký kết lại hợp đồng kinh tế đối với các cơ sở đại lý cũ. Trong năm, khi có cơ sở mới đăng ký làm đại lý thì phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và ký hợp đồng. Khi các cơ sở đại lý, nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ cho xí nghiệp thì phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào hoá đơn đó để phát hành hoá đơn xuất chuyển thẳng của xí nghiệp làm căn cứ tính doanh thu. Doanh thu được ghi nhận khi các đại lý nhận đủ hàng hoá theo hoá đơn xuất chuyển thẳng của công ty. Xí nghiệp sẽ cử xe chở người của phòng kinh doanh và phòng thủ quỹ đến thu tiền và hoá đơn tại các cơ sở này nếu số tiền lớn, khi giao nhận xong các đại lý, bán buôn ký vào phiếu thu. Xí nghiệp chỉ tổ chức đi thu tiền khi các cơ sở này chấp nhận thanh toán. Nừu số tiền nhỏ thì các đại lý phải nộp tiền và hoá đơn tại xí nghiệp, ké toán viết phiếu thu và ký nhận. Ngoài ra, các đại lý có thể nộp tiền hàng bằng chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của xí nghiệp. Phương thức phiếu lưu thông. Theo phương thức này, khách hàng đến phòng kinh doanh xí nghiệp mua "phiếu mua xăng dầu thanh toán trước". Khách hàng phải thanh toán ngay (thường là bằng séc do hình thức này chủ yếu ở các đơn vị hành chính sự nghiệp) nhưng hàng sẽ xuất vào thời điểm sau và doanh thu sẽ được ghi nhận ngay. Phiếu này chỉ có giá trị trong quý và không hạn chế số lượng, nếu khách hàng thất lạc phiếu lưu động thì coi như khách hàng mất quyền mua hàng với giá trị tương ứng. Khi có phiếu này, khách hàng có thể mua hàng ở tất cả các cửa hàng của công ty xăng dầu khu vực I. Phiếu mua xăng dầu thanh toán trước có nhiều mệnh giá phù hợp với mỗi khách hàng cụ thể, nếu hết quỹ mà khách hàng chưa mua hết thì đơn vị trước đó đã cấp phiếu (xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí hoặc xí nghiệp bán lẻ xăng dầu) sẽ gia hạn thêm 10 ngày. Các cửa hàng sẽ xuất hàng theo mệnh giá của phiếu, định kỳ 10 ngày/lần gửi phiếu kèm theo bảng kê phiếu lưu động cho đơn vị đã phát hành phiếu. 1.2. Hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ: Định kỳ 10 ngày/lần, các cửa hàng gửi bảng kê bán hàng cùng với fhoá đơn về phòng kinh doanh kiểm tra và vào sổ, sau đó chuyển cho phòng kế toán. Kế toán công nợ kiểm tra vào máy trong mục "thông tin nhanh/ bảng kê chi tiết". Căn cứ để ghi sổ này là các bảng kê, phiếu thu và sổ chi tiết bán hàng ở xí nghiệp được tổ chức trong mạch máy tính nhu sau: Bảng kê chi tiết công nợ Tài khoản công nợ: 13113 - phải thu với các cửa hàng trực thuộc Từ ngày 01/12/2000 đến ngày 31/12/2000 Dư đầu kỳ: + Dư có = + Dư nợ = 314526330 Phát sinh: + Dư có = 10091030353 + Dư nợ = 9782352801 Dư đầu kỳ: + Dư có = 103284 +Dư nợ = 5952062 Đơn vị tính: VNĐ Mã KH / CB Tên khách/CBNV Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 11001777 CH xăng dầu số 77 6650130 237894111 244543658 583 11001778 CH xăng dầu số 78 6553831 323618463 330172963 669 ... ... ... Tổng 314526330 9782352801 10091030330 5952062 103284 Ngày tháng năm 2001 Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc Đối với các đại lý, khách mua buôn: khi các đơn vị, tổ chức này nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ, phòng kinh doanh vào máy và chuyển toàn bộ hoá đơn cho phòng kế toán vào máy lưu và lưu trữ. Tình hình thanh toán của các đại lý và khách mua buôn được theo dõi trên sổ chi tiết (đã được quy định sẵn trong mạng máy tính) gọi là"bảng kê chi tiết công nợ". Bảng kê này được tổ chức như bảng kê theo dõi tình hình thanh toán với các cửa hàng trực thuộc, chỉ khác tên gọi là tài khoản công nợ 13115. Căn cứ để ghi sổ là các hoá đơn xuất chuyển thẳng của xí nghiệp, các phiếu thu, séc. 1.3. Kế toán tổng hợp: a. Tài khoản sử dụng : *Tài khoản 131- phải thu khách hàng Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Các khoản phải thu cửa hàng khi cửa hàng nộp bảng kê bán hàng (tinh theo giá bán lẻ xăng dầu của nhà nước quy định). - Công nợ phải thu các đại lý, khách mua buôn khi họ đã nhận đủ số hàng trên hoá đơn (tính theo giá giao của xí nghiệp cho từng đại lý, cửa hàng). Bên có: - Giảm trừ các khoản phảithu cửa hàng, đại lý, khách mua buôn. - Kết chuyển các khoản phải thu khó đòi của các đại lý, khách mua buôn sang TK 1388. Tài khoản 131 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 3 sau TK 13113 - Phải thu các cửa hàng trực thuộc, tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền bán hàng của các cửa hàng trực thuộc xí nghiệp. TK 13115 - phải thu với các đơn vị trả sau, tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền mua hàng của cac đại lý, khách mua buôn và phương thức bán hàng qua phiếu lưu động. * Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Kết cấu và nôị dung của TK 511 như sau: Bên nợ: - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên có: - Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 (5111- doanh thu bán hàng hoá) được chi tiết như sau: - TK 51111: doanh thu bán xăng dầu chính + TK 511111: doanh thu bán buôn xăng dầu chính + TK 511112: doanh thu bán lẻ trực tiếp xăng dầu chính. + TK 511113: doanh thu bán qua đại lý xăng dầu chính - TK 51112: doanh thu bán dầu mỡ nhờn. - TK 51118: doanh thu bán hàng hoá khác. * TK 632 - giá vốn hàng hoá Kết cấu và nội dung của TK 632 như sau: Bên nợ: trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ (chỉ bao gồm giá nhập xăng dầu theo quy định của tổng công ty và giá giao dầu mỡ nhờn của công ty dầu nhờn). Bên có: kết chuyển giá vốn của hàng hoá vào TK 911 b. Trình tự hạch toán: b1: Bán lẻ: - Khi các cửa hàng trựcthuộc gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá về xí nghiệp, kế toán sẽ xác định doanh thu và khoản phải thu cửa hàng: Nợ TK 131 (13113)- phải thu các cửa hàng trực thuộc Có TK 511 Có TK 3331 Đồng thời kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) - Khi các cửa hàng nộp tiền: Nợ TK 111 Có TK 131(13113) B2, Bán buôn và bán đại lý: Mặc dù hai hình thức tiêu thụ này, hàng hoá không về nhập kho nhưng xí nghiệp lại hạch toán qua TK 156. Khi các đại lý, khách mua buôn phải nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ của công ty, xí nghiệp hạch toán: Nợ TK 156 Nợ TK 1331 Có TK 336 Đồng thời, xí nghiệp viết hoá đơn xuất chuyển thẳng làm căn cứ tính doanh thu: Nợ TK 131(131115): tính theo giá giao của xí nghiệp Có TK 511(5111)- doanh thu bán xăng dầu chính Có TK 333(3331) Có TK 336 (33614) - phải trả tổng công ty về lệ phí giao thông xác định giá vốn Nợ TK 632 (6321) Khi các đại lý, khách mua buôn thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (13115) B3. Phiếu lưu động: Đây là một hình thức bán hàng mà khách hàng phải thanh toán tiền hàng trước, trong khi hàn hoá xẽ xuất vào thời điểm sau: - Khi khách hàng mua phiếu lưu động ở phòng kinh doanh: Nợ TK 131 (13115) Có TK 3331 Có TK 511(5111) Có TK 336(3361) - Kế toán nhập số liệu vào máy bằng định khoản xác định giá vốn hàng bán; Nợ TK 632 Có TK 15