Đề tài Tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung

hập ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi phân xưởng phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng. Cuối kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong Xí nghiệp. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng, tiếp đó là phó phòng kế toán. Thủ quỹ được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong phạm vi toàn Xí nghiệp thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu, chế độ hoạch toán và chế độ quản lý tài chính giúp giám đốc Xí nghiệp tổ chức thông tin và phân tích hoạt động kinh tế. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc đIểm tổ chức sản xuất quản lý yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung được tổ chức theo các nhóm sau: * Nhóm tài chính - Bộ phận tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính của Xí nghiệp, thực hiện việc kiểm tra tài chính trong nội bộ Xí nghiệp, lập và ghi chép sổ chi tiết TK 136,TK 336. Cuối năm lập bảng giải trình kết quả sản xuất kinh doanh - Bộ phận kế toán tiền mặt: Viết phiếu thu, chi, nhập nhật ký chứng từ số 1 căn cứ vào TK 112 phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối quý lập nhật ký chứng từ số 2. - Thủ quỹ: Giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt cuối tháng lập quỹ báo cáo tiền mặt. * Nhóm TSCĐ và NVL bao gồm: - Bộ phận kế toán TSCĐ, CC - DC: theo dõi các khoản phải thu, phảI trả thanh toán với người bán, theo dõi TSCĐ, CC – DC ghi nhật ký cho TK 112, 241, 411. Lập phiếu kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải chi. Cuối tháng lập nhật ký ghi có TK 136, 138, 333, 338 theo dõi các khoản thanh toán với người bán, căn cứ vào TK 111, 112, 315 đối ứng ghi nợ TK 131 trả trước tiền hàng. - Bộ phận kế toán NVL: phu trách TK 1521, 1522 hoạch toán chi tiết theo phương pháp ghi song song. Cuối quý hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn và nộp cho bộ phận kế toán khác. * Nhóm kế toán tổng hợp - Bộ phận kế toán tiền lương: nhận bảng thanh toán tiền lương gửi lên cân đối tổng hợp số liệu lập bảng cân đối thanh toán cho toàn Xí nghiệp. Căn cứ vào quy định về khoản quỹ lương theo doanh thu đối với các phòng ban và các phân xưởng kế toán xác định được tỷ lệ tiền lương được hưởng theo doanh thu của từng đơn vị bộ phận. Cuối quý lập “báo cáo tiền lương”, “bảng phân bổ tiền lương” - Bộ phận kế toán kế toán tổng hợp CFSX và tính ghía thành sản phẩm: hàng tháng nhận báo cáo từ các phân xưởng (phiếu theo dõi bàn cắt) tổng hợp lập “phiếu theo dõi bàn cắt”.Tổng hợp phiếu chế biến bán thành phẩm và số lượng vải tiêu hao vào “báo cáo tổng hợp chế biến”cho từng phân xưởng. Nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác đưa vào giá thành lên biểu CFSX chung cho toàn Xí nghiệp. - Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm ghi sổ chi tiết TK155. Hàng quý vào bảng kê 8 và lập báo cáo nhập – xuất – tồn thành phẩm. Tính giá trị hàng hoá gửi đi ghi sổ chi tiết TK131 cuối quý lập sổ “tổng hợp thanh toán” , “lập báo cáo kết quả kinh doanh”. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Lập nhật ký chứng từ số 7, lập nhật ký chứng từ số 10 cho các TK 141, 336 421, 411, 431 Căn cứ vào các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái “lập bảng cân đối tài khoản”, “bảng tổng kết hàng quý”. b- Hình thức và sổ kế toán áp dụng ở Xí nghiệp sản xuất may xuất khẩu Lạc Trung Sổ sách trong hình thức này gồm có: + Sổ Nhật ký chứng từ: Sổ này được mở hàng tháng cho 1 hoặc một số TK có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan theo nhu caàu quản lý. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của TK đối ứng với các TK Nợ liên quan. + Sổ Cái: Mở cho từng TK tổng hợp và cho cả năm chi tiết theo từng tháng gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. + Bảng kê: Ghi Nợ TK 111, 112; Bảng kê hàng gửi bán + Bảng phân bổ: Những khoản chi phí phát sinh thường xuyên. + Sổ kế toán chi tiết: bắt buộc có các sổ sau: - Theo dõi thanh toán (TK131, 136, 141, 144, 244, 331) - Chi tiết tiêu thụ (TK 511, 512) - Chi tiết đầu tư chứng khoán (TK 121, 221) - Sổ chi tiết (TK 521, 531, 632, 711, 811) Sơ đồ 04: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Bảng phân bổ (1-4) Bảng kê (1-11) Sổ chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký - chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu II/ Thực trạng về công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 1/ Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp 80% sản phẩm sản xuất ra là hàng gia công ( sản xuất trên nguyên liệu của khách mang đến ) . Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và hưởng tiền gia công sản phẩm đó. Đối với nguyên vật liệu mà bên đặt hàng gia công, kế toán nguyên vật liệu không tổ chức đánh giá giá trị nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Phần vật liệu này kế toán không hạch toán vào giá thnàh sản phẩm. Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công, Xí nghiệp cũng đặc biệt coi trọng sáng tạo trong lao động, khuyến khích sản xuất hàng F.O.B (Xí nghiệp tự mua nguyên vật liệu trong nước , tổ chức sản xuất và bán sản phẩm ). 2/ Phân loại vật liệu. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu của Xí nghiệp được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải ngoài, vải lót, mex, xốp, bông.. + Vật liệu phụ ( phụ liệu ) : có tác dụng trong quá trình sản xuất như là tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như chỉ , cúc, khoá .. + Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trính sản xuất kinh doanh như chạy đIện máy, là, dầu máy khâu.. + Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị như kim máy khâu, bàn đạp, dao cắt.. + Bao bì : là loại vật liệu dùng để đóng gói sản phẩm như túi PE, hòm carton.. + Phế liệu thu hồi: vải thừa, bông vụn.. + Hoá chất: vật liệu phục vụ cho công việc giặt mài như: Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm.. 3. Đánh giá vật liệu a/ Đối với vật liệu nhập kho *Đối với vật liệu mà khách hàng mang đến để sản xuất hàng gia công, kế toán Xí nghiệp chỉ theo dõi về số lượng, không đánh giá theo dõi về mặt giá trị, nhưng kế toán tổ chức hạch toán chi phí vận chuyển của từng chuyến hàng từ cảng về kho của Xí nghiệp. Chi phí vận chuyển của từng lô hàng = số tiền thanh toán không có thuế VAT * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Xí nghiệp sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. = + + * Đối với vật liệu nhập tiết kiệm của các xí nghiệp: Vật liệu tiết kiệm của các phân xưởng là phần vật liệu chênh lệch giữa định mức vật liệu Xí nghiệp giao và định mức vật liệu của phân xưởng. Phần vật liệu tiết kiệm được nhập lại kho phân xưởng. Xí nghiệp nhập lại vật liệu này với đơn giá bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trường. = x 50% x b/ Đối với vật liệu xuất kho * Xuất kho hàng gia công: Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, kế toán mới tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho toàn bộ số vật liệu xuất trong tháng, không phân bổ chi phí vận chuyển ngày sau mỗi lần xuất kho vật liệu. * Xuất kho hàng mua: hàng ngày, khi xuất lho vật liệu , kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không xác định giá trị vật liệu xuất kho. Cuối kỳ tổng hợp giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính đon giá trị thực tế bình quân của loại vật liệu theo công thức: = = x Việc tính toán đơn giá bình quân và gía trị thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện ngoàI hệ thống sổ sách. Cách đánh giá này sẽ làm giảm bớt công việc cho kế toán. Nhưng do kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất kho hàng ngày nên không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của kế toán. 4. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán , nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu về cả số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Tại Xí nghiệp, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trình tự luân chuyển những chứng từ này được qui định rõ ràng như sau: * Thủ tục nhập kho vật liệu: + Nhập vật liệu gia công: Căn cứ vào hợp đồng gia công giữa Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung và khách hàng, căn cứ giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có ), thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho toàn bộ số vật liệu về kho Xí nghiệp. + Nhập vật liệu mua ngoài: Khi có nhu cầu về vật liệu để tiến hành sản xuất, phòng kế hoạch lên nhu cầu vật tư và tổ chức cho cán bộ cung tiêu mua số vật liệu đó. Tất cả vật liệu khi mua về đầu tiên phải được tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho. Đối với loại vật liệu này, căn cứ vào bản nhu cầu vật liệu và hợp đồng mua bán giữa Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Mọi trường hợp phiếu nhập kho đều được làm thành 3 liên: - Một liên lưu tại kho - Một liên gửi phòng kế toán - Một liên dùng để thanh toán * Thủ tục xuất kho vật liệu: Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, căn cứ lệnh xuất vật liệu của phòng kế hoạch lập thủ kho viết phiếu xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Một liên lưu tại kho - Một liên gửi phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị nhận. * Hạch toán tại kho: Do chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng nên vật liệu nhập gia công hay vật liệu mua ngoài về nhập kho đều được quản lý, theo dõi như nhau. Việc ghi chép nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm. Hàng ngày, thủ kho sắp xếp, phân loại chứng từ nhập xuất để ghi vào thẻ kho. Định kỳ 5-7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ ( hoặc thủ kho gửi lên ). Cuối ngày , thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ vật liệu và ghi số lượng vật liệu tồn kho vào cột tồn kho trong thẻ kho. - Nhập kho vật liệu gia công: Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/CĐkế toán Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Số 3/7 Ngày 2 tháng 7 năm 2003 Họ và tên người giao hàng : ITOCHU Theo .. .. Số .. .. Ngày .. .. Tháng.. .. Năm .. .. Nhập tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, qui cách Vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ thực nhập 1 2 Vải bò 120T Xốp SP7 “ mét “ 6012.3 2717.5 Cộng Nhập ngày 2 tháng 7 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) - Nhập vật liệu mua ngoài: Mẫu số 01GTKT-3LL CV/01-B No: 009317 Hoá đơn ( gtgt) Liên2 : Giao cho khách hàng Ngày 4 tháng 7 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu mau Nha Trang Địa chỉ : 02 Nguyễn thiện Thuật - Nha Trang Mã số thuế : Họ tên người mua : Xí nghiệp may xuất khẩu lạc Trung Địa chỉ : 79 Lạc Trung – Hai Bà Trưng - Hà nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 01 00101107-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ/vị tính số lượng đơn giá thành tiền 1 2 Vải ngoài Vải lót mét mét 1200 700 6 000 3 000 7 200 000 3 310 000 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT % Tổng tiền thanh toán 9 510 000 951 000 10 461 000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu bốn trăm sau mươi mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Đơn vị: Xí nghiệp may xuất khẩu lạc Trung Mẫu số 02-VT Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Của bộ tài chính Số 10/7 Phiếu nhập kho Ngày 6 tháng 7 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Phòng Thị Trường Theo hợp đồng số 0093137 ngày 4/7/2001 của Công ty vật liệu may Nha Trang. Nhập tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, Qui cách vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ thực nhập 1 2 Vải ngoài Vải lót 207 “ mét “ 1 200 700 1 200 700 6000 3 300 7 200 000 2 310 000 Cộng 9 510 000 Nhập ngày 6 tháng 7 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng KHSX thủ kho lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho dùng để viết phiếu xuất vật liệu cho các phân xưởng ở tại Xí nghiệp. Còn khi xuất cho phân xưởng I và phân xưởng II thủ kho phải viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 02-VT Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Số 30/7 Phiếu xuất kho Ngày 8 tháng 7 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Thuỷ Đơn vị : XN 3 Lý do xuất kho : sản xuất Xuất tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Hàng ITOCHU Vải bò 120T Xốp Hai loại vật liệu SP7 “ mét “ 5 832 2 636 Cộng Nhập ngày 8 tháng 7 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 03-VT - 3LL Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính AV/00-B Quyển số: 189 Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 9 tháng 7 năm 2003 Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ No 008401 Căn cứ lệnh điều động số: Ngày .. .. tháng .. .. năm 2003 Của về việc: Họ tên người vận chuyển : Hợp đồng Phương tiện vận chuyển : Xuất tại kho : Nhập tại kho : STT Tên, nhãn hiệu, qui cách Vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Mã hàng NĐ 207 VảI ngoàI NĐ207 mét 1 753 Xuất ngày 9 tháng 7 năm 2003 Nhập ngày 8 tháng 7 năm 2003 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Căn cứ vào những chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loạI phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho là số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất ghi trên chứng từ. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ vật liệu và ghi trên cột tồn của thẻ kho. Thẻ kho Ngày lập thẻ Tờ số 47 - 100 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Hàng ITOCHU - vải bò 120T Đơn vị tính : mét Mã số : SP 7 STT Chứng từ Trích yếu Ngày X – N Số lượng số hiệu ngày nhập xuất tồn 1 2 3 4 3/7 7/7 30/7 35/7 2/7 4/7 8/7 9/7 Tồn đầu tháng 7/01 Nhập vải bò 120T Nhập vải bò 120T Xuất XN 3 Xuất XN 3 Tồn cuối 31/7/2001 2/7 4/7 8/7 9/7 6012.3 8987.2 14999.5 5832 8717.5 14549.5 6012.3 14999.5 9167.5 450 450 Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho của kho mình phụ trách. Mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng cuả báo cáo nhập, xuất, tồn. Báo cáo này được gửi lên phòng kế toán. Việc thủ kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình, đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu của Xí nghiệp chặt chẽ. Kho nguyên liệu Báo cáo nhập - xuất - tồn kho (Từ ngày 1/7/2003 đến ngày 31/7/2003) STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu đơnvị tính tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ nhập S X nhập # cộng nhập xuất SX Xuất # cộng xuất 1 2 3 4 5 Vải bò 120T Xốp dựng Vải ngoài Vải lót Bông các loại .. .. .. mét “ “ “ kg 0 0 1255 986.5 2515.6 14999.5 3090 110320.3 12386.7 1000 175.7 14999.5 3090 110320.3 12386.7 1175.7 14549.5 3000 107849.1 12302.1 3013.7 14549.5 3000 107849.1 12302.1 3013.7 450 90 3726.2 1071.1 677.6 Ngày 2 tháng 8 năm 2003 Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho *Hạch toán tại phòng kế toán Kế toán vật liệu ở Xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu theo chỉ tiêu số lượng (đối với xuất kho ) và theo dõi chỉ tiêu số lượng vơí chỉ tiêu giá trị ( đối với vật liệu nhập kho ). Sổ chi tiết vật liệu là một loại sổ kế toán chi tiết được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kỳ, kế toán xuống kho lấy chứng từ, tiến hành phân loại, ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu. Như vậy, các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán chi tiết. Định kỳ, kế toán kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. - Cách lập sổ chi tiết vật liệu : +/ Đối với vật liệu nhập kho: *Nhập kho hàng gia công, kế toán ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lượng *Nhập kho vật liệu mua về, kế toán ghi vào sổ chi tiết cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. +/ Đối với vật liệu xuất kho Do cuối tháng mới tính được đơn giá thực tế vật liệu xuất , nên hàng ngày kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết vật liệu tháng 7 năm 2003 Tên vật tư: Vải bò 120T - Hàng ITOCHU Mã hàng : SP 7 ngày tháng chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn nhập xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 2/7 4/7 8/7 9/7 3/7 7/7 ______ 30/7 35/7 Tồn đầu tháng Nhập Hải Phòng Nhập Hải Phòng Xuất XN 3 Xuất XN 3 Cộng Tồn cuối tháng 6012.3 8987.2 14999.5 5832 8717.5 14549.5 0 450 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho. Mỗi sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho. Báo cáo vật liệu tồn kho Tháng 7 năm 2003 Số TT LoạI hàng Đ/vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 ... 9 Hàng ITOCHU Vải bò 120T Xốp .. .. Hàng PAN - Vải ngoài - Lót tuyn - .. .. Hàng mua ngoài - Vải 8/3 - Vải ngoài - Vải lót - .. .. mét “ “ “ “ “ “ “ 0 - - - - 873 1255 986.5 - - - 4190400 7530000 3255450 14999.5 11352.7 7035 21600 110320.3 12386.7 108000000 639757740 40876110 14549.5 10300 5124.7 209735 107849.1 12302.1 104704550 625675769 40596930 450 1052.7 1910.3 1499.5 3726.4 1071.1 7485850 21611971 3534630 Báo cáo nhập - xuất - tồn Thẻ kho Sổ chi tiết Báo cáo vật liệu tồn Chứng từ xuất Chứng từ nhập Có thể khái quát lại quy trình ghi chép kế toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp như sau: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhìn chung, Xí nghiệp sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu và quản lý chặt chẽ về cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loạI vật liệu. Song cũng có những hạn chế nhất định, công việc thường bị dồn vào cuối tháng, dẫn đến việc đảm bảo tính kịp thời của kế toán bị hạn chế . 5/ Kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý đIều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đặc điểm vật liệu ở Xí nghiệp đa dạng và phong phú, Xí nghiệp đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. *Tài khoản sử dụng trong kế toán vật liệu ở Xí nghiệp: - TK 152 : Nguyên vật liệu TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Phụ liệu TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Văn phòng phẩm TK 1526 : Bao bì TK 1527 : Phế liệu TK 1528 : Hoá chất - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ nhập vật tư TK 111,112,331,141,311 .. .. - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ xuất vật tưTK 154, 621, 627, 641, 642. *Kế toán tổng hợp nhập - Nhập hàng gia công Loại hàng này doanh nghiệp chỉ hạch toán phần chi phí mà doanh nghiệp thực tế bỏ ra, không thực hiện việc kế toán giá trị bản thân nguyên vật liệu của khách hàng gửi tới. Chi phí vận chuyển lô hàng gia công là sô tiền mà Xí nghiệp phải trả cho bên vận chuyển lô hàng đó từ cảng Hải phòng về nhập kho Xí nghiệp. Đây là số tiền Xí nghiệp phải chi ra đối với vật liệu của khách đặt hàng gia công. Xí nghiệp coi khoản chi phí này là giá trị vật liệu của từng lô vật liệu và được thanh toán vào TK 152. Thông thường Xí nghiệp dùng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để trả cho bên vận chuyển. Khi nhận được hoá đơn vận chuyển do bên vận chuyển gửi đến , kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, thực hiện nghiệp vụ thanh toán theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 111.112 - Nhập vật liệu mua ngoài. +/ Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Hàng ngày, kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 111 Ví dụ: Ngày 5/7/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua khoá đồng ( phụ liệu ) bằng tiền mặt : 7 920 000 đồng trong đó 10% VAT = 720 000 đồng. Nợ TK 152 7 200 000 Nợ TK 133 720 000 Có TK 111 7 920 000. Ngày 6/7/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản chi phí nguyên vật liệu từ cảng HảI phòng về ( nguyên liệu sản xuất hàng ITOCHU phiếu nhập 3/7 ) Giá vận chuyển chưa có thuế : 3 500 000 đồng Thuế VAT : 175 000 đồng Nợ TK 152 3 500 000 Nợ TK 133 175 000 Có TK 111 3 675 000 Trích nhật ký chứng từ số 01 tháng 7 năm 2003 Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 7 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK Cộng có TK 111 152 153 .. .. 133 .. .. 25 26 47 .. .. .. 5/7/2003 6/7/2003 .. .. .. 14/7/2003 .. .. .. 7 200 000 3 500 000 15 125 000 .. .. .. 720 000 175 000 1 512 500 7 920 000 3 675 000 16 637 500 Cộng 164 857 070 17 201 500 21 513 750 493 750 800 +/ Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn , phiếu nhập kho kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 112 ( Số tiền ghi trên giấy báo nợ ) Ví dụ: Ngày 19/7/2003 Nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản tiền trả cho Công ty vật liệu may Nha Trang HĐ 009317 ngày 4/7/2003 với tổng số tiền là 10 461 000 đồng ( VAT 10% ) Nợ TK 152 9 510 000 Nợ TK 133 951 000 Có TK 112 10 461 000 Trích nhật ký chứng từ số 2 tháng 7 năm 2003. Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 7 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK , Ghi nợ TK Cộng có TK 112 152 131 .. .. 133 .. .. 46 59 60 .. .. .. 19/7/2003 .. .. 24/7/2003 24/7/2003 .. .. 9 510 000 11 367 200 7 173 000 15 000 000 951 000 1 136 720 717 300 10 461 000 27 5039 920 7 890 300 Cộng 171 175 200 98 660 150 .. .. 41 217 350 614 814 250 +/ Nếu chưa thanh toán cho người bán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 331 ( tổng giá trị thanh toán ) Sổ chi tiết TK 331 là một loại sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi chi tiết với từng người bán bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ TK 331. Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331được thực hiện với nguyên tắc mỗi hoá đơn ghi một dòng và đưọc ghi theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn ( chứng từ ) cho từng người bán. Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền hàng cho người cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331, cho từng khách hàng được thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111.112.311 ( sổ chi tiết TK 331 ) Sổ chi tiết TK 331 “ phảI trả người bán “ Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giảI Dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập GhicóTK331,nợ TK chứng từ Phần theo dõi thanh toán nợ 331 Dư cuối tháng Nợ Có số ngày số ngày 1521 .. . số ngày 111 311 .. .. cộng nợ 311 Nợ Có 1 2 C.ty dệt Nam Định Mua vải Mua vải Mua vải 217 192 000 1121 1125 1321 15 22 28 19 000 000 20 000 000 275 000 000 0729 0729 25 25 217 000 000 24 000 000 217 000 000 74 000 000 Cộng 217 192 000 314 000 000 291 000 000 291 000 000 240 192 000 Cty thương mạI TB -Mua nguyên liệu - Mua phụ liệu - Mua phụ liệu 97 632 000 15/7 20/7 27/7 11/7 17/7 23/7 30 648 000 1 311 784 19 080 000 0532 32 17/7 20/7 1 311 784 113 600 000 Cộng 9 7632 000 51 039 784 1 311 784 113 600 000 114 911 784 33 760 000 3 Cty Dệt 8/3 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 - Nợ các TK Ghi nợ TK 331 - Có các TK Số dư cuối tháng Nợ có 1521 1522 .. cộng có TK331 111 112 311 .. Cộng nợ TK 331 Nợ có 1 2 3 4 5 C.ty dệt Nam Định C.ty thương mạI TB Dệt 8/3 Dệt Việt Thắng Hàng SMITH .... 55 000 000 217 192 000 97 632 000 2 229 500 21 975 200 314 000 000 51 039 784 108 000 000 1 999 200 43 720 000 18 496 000 7 100