Đề tài Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

ng ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt là Vietrans. Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương được Bộ Thương mại xác định là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóng trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP. HCM, Ban giao nhận Nghệ Tĩnh. Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đường biển đường sông, đường sắt đường bộ, đường không, tiến hành các dịch vụ vận tải, giao nhận, gói hàng lưu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nước ngoài quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thương mại thông qua việc lựa chọn các phương thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ Việt Nam và lãnh thổ các nước ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kết liên doanh trong nước và nước ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quản hàng hoá xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanh Bông Sen LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho các hàng tàu nước ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công ty và dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh. Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt động kinh doanh của Công ty. Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồn vốn đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Mua sắm xây dựng bổ xung và thường xuyên cải tiến hoàn thiện các phương tiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thực hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phương thức tiên tiến hợp lý, trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lưu kho bãi giao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của Công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tín nhiệm của Vietrans trên thị trường quốc tế. Bằng nỗ lựcc án bộ nhân viên Công ty trong việc thực hiện kinh doanh, Tổng công ty đã đạt được một số kết quả khả quan thể hiện ở một số chỉ tiêu như sau: - Về vốn kinh doanh chỉ tiêu vốn kinh doanh của Công ty: Đơn vị: đồng. Các chỉ tiêu 1996 1997 1998 1. Vốn ngân sách cấp. 8,774,700,000 8,774,700,000 8,774,700,000 2. Vốn tự bổ xung. 21,842,405,777 21,842,405,777 21,842,405,777 3. Vốn liên doanh. 49,480,815,000 49,480,815,000 49,480,815,000 Tổng cộng 80,097,920,777 80,097,920,777 80,097,920,777 Ngoài vốn Nhà nước cấp doanh nghiệp huy động vốn để kinh doanh bằng các cách huy động vốn trong nước, vốn của Ngân hàng, các cá nhân,... huy động nước ngoài, liên doanh với TNT nhằm bổ xung vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về tình hình về lao động Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1. Tổng số lao động (người) 645 617 617 2. Thu nhập BQ tháng (đ) 1.267.000 1.300.000 1.405.000 Về tình hình kinh doanh của Công ty Đơn vị tính: đồng. Các chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 1. Doanh chi 27.243.653.120 33.473.386.674 2. Tổng doanh thu 36.793.657.029 53.228.774.029 3. Tổng nộp ngân sách 6.859.427.284 9.330.147.416 4. Lợi tức trước thuế 3.380.328.004 4.886.026.555 5. Tổng TS của Công ty 100.942.700.864 139.185.528.168 Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm 1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đều tăng. Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28%. Lợi tức trước thuế của Công ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và làm lợi cho Nhà nước. 2-/ Cơ cấu mạng lưới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty: Mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng theo suốt chiều dài của đất nước. Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP. HCM, các liên doanh bao gồm liên doanh Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn tự hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lưu kho, đóng bảo hiểm và làm thủ tục hải quan. Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương bao gồm Ban Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lên nhiệm vụ quản lý của từng phòng. Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hành chung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh và quyết định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chi nhánh. Tổng Giám đốc là người đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện cho Tổng công ty trong hoạt động đối ngoại. Phó Tổng Giám đốc là những người trợ giúp Tổng giám đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trong một số trường hợp mà quy định cho phép. Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng được phân ra rõ ràng phòng tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc và cơ cấu các phòng ban khác. - Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại. - Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thác xuất nhập khẩu và các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu khác. - Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không. tổng giám đốc các phó tổng giám đốc các phòng kinh doanh các phòng quản lý các trợ lý tổng giám đốc Liên doanh TNT Liên doanh Lotus PHòNG TổNG HợP PHòNG TCCB PHòNG HàNG KHÔNG PHòNG PHáP CHế Và QUAN Hệ ĐốI NGOạI CáC CHI NHáNH - HảI PHòNG - Đà NẵNG - QUI NHƠN - TP Hồ CHí MINH 3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế. Trưởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trưởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công ty. - Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động về tài sản, vật tư hàng hoá và vốn,... của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, các chi nhánh, TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lại nhằm thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác kế toán được chính xác đầy đủ,... Tổ chức hướng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạo nghiệp vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảm nhiệm công việc của mình. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty tham mưu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng, trong công tác quản lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định. Thực hiện hạch toán kế toán bằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số dư tiền gửi Ngân hàng đồng thời theo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388. Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng không công trình. Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách. Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ hàng không, chuyển tải. Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ. Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt. - Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và các phòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đưa vi tính vào hạch toán kế toán. Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lương, các hoá đơn, các chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác. + Chứng từ tiền lương. + Bảng thanh toán tiền lương, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hưu trí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng chấm công, quyết định tăng lương, thanh toán làm thêm giờ. + Các hoá đơn: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nước,... + Các chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ). + Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết định TSCĐ thiếu. + Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,... - Hệ thống tài khoản kế toán: Trước đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm 1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm: Loại 1: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Nhóm 11: TK 111 : Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh). TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh). TK 113 : Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền). Nhóm 12: TK 121 : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn. Nhóm 13: TK 131 : Phải thu khách hàng (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (Chi tiết theo chi nhánh). TK 136 : Phải thu nội bộ. TK 138 : Phải thu khác. Nhóm 14: TK 141 : Tạm ứng. TK 142 : Chi phí trả trước. TK 144 : Thế chấp ký quỹ. Nhóm 15: TK 151 : Hàng mua đang đi đường. TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng cụ. TK 154 : Chi phí SXKD (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. HCM). TK 156 : Hàng hoá. TK 1561 : Hàng hoá tồn kho. TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá. TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Loại 2: Nhóm 21: TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc (Chi tiết theo nguồn). TK 2114 : Phương tiện vận tải (Chi tiết theo nguồn). TK 2115 : Dụng cụ quản lý. TK 214 : Hao mòn TSCĐ (Chi tiết theo cách phân loại TSCĐ hữu hình). Nhóm 22: TK 221 : Đầu tư chứng khoán dài hạn. TK 222 : Góp vốn liên doanh. TK 228 : Đầu tư dài hạn khác. Nhóm 24: TK 244 : Ký quỹ, ký cược Việt Nam Airlines, dự thầu (Chi tiết theo Hà nội & Sài Gòn). Loại 3: Nhóm 31: TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng. TK 315 : Vay dài hạn ngân hàng. Nhóm 33: TK 331 : Thanh toán với người bán (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh: Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh). TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh. TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh). TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu. TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhóm 34: TK 334 : Phải trả công nhân viên. TK 335 : Chi phí phải trả. TK 3388 : Phải trả khác. TK 3382 : Kinh phí công đoàn. TK 3383 : Bảo hiểm xã hội. TK 3384 : Bảo hiểm Y tế. Loại 4: Nhóm 41: TK 4111 : Nguồn vốn cố định. TK 4113 : Nguồn vốn lưu động. TK 4117 : Nguồn vốn góp liên doanh (chi tiết theo pháp định và tự bổ xung). TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản. TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. TK 414 : Quỹ phát triển kinh doanh. TK 415 : Quỹ dự phòng tài chính. TK 416 : Quỹ trợ cấp mất việc. Nhóm 42: TK 4211 : Lãi chưa phân phối năm trước. TK 4212 : Lãi chưa phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinh doanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thường). Nhóm 43: TK 4311 : Quỹ khen thưởng. TK 4312 : Quỹ phúc lợi. Nhóm 44: TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát. TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung. Nhóm 46: TK 461 : Nguồn kinh phí. TK 462 : Nguồn kinh phí (tiền nhà cán bộ công nhân viên). Loại 5: TK 511 : Doanh thu (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). Loại 6: TK 632 : Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại 7: TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 8: TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 9: TK 911 : Kết quả kinh doanh (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh, liên doanh hoạt động bất thường). - Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, có các loại sổ sách như: sổ đăng ký hoá đơn, sổ chi tiết tài khoản, sổ xác định kết quả, phiếu kế toán, bảng tính và phân bổ khấu hao, nhật biên quỹ thu, quỹ chi, ngân hàng,... Trình tự ghi sổ tại Công ty: Về cơ bản Công ty cũng tuân thủ chế độ và trình tự ghi sổ như quy định. Hàng năm căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra từ các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh nộp lên, các kế toán viên ghi chép vào sổ theo đúng chắc năng của mình. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh kịp thời, đầy đủ, đầu tiên là ghi vào sổ Đăng ký hoá đơn, tiếp theo là sổ chi tiết các tài khoản kết thúc hàng quý. Kế toán viên tính toán xác định của các nghiệp vụ kinh doanh đồng thời nhập các nhật biên dựa trên sự tổng hợp và đối chiếu với các sổ chi tiết. Cuối cùng là viết các phiếu kế toán nhằm phục vụ cho việc lập bảng cân đối tài khoản, khi lập kế toán tổng hợp luôn luôn phải đối chiếu với các sổ chi tiết. Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ trước hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy kết quả phân bổ ghi vào phiếu kế toán. Số liệu cộng ở phiếu kế toán và bảng cân đối tài khoản được sử dụng để lập các báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Vietrans. - Các báo cáo định kỳ: Bảng cân đối tài sản, bảng kê nộp thuế, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình nộp ngân hàng, thuyết minh báo cáo tài chính. - Các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Các dự toán kinh doanh báo cáo tình hình kinh doanh của các đơn vị phòng ban. B-/ Tình hình tổ chức hạch toán vốn bằng tiền ở công ty Vietrans. I-/ Nhân viên kế toán vốn bằng tiền: 1. Nhân viên kế toàn tiền mặt, theo dõi thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, theo dõi thu chi, số dư cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ. 2. Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng về tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,... và thường xuyên làm việc với ngân hàng đối chiếu với ngân hàng kiểm tra chứng từ và ghi sổ sách. II-/ Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán vốn bằng tiền và sổ kế toán tại công ty Vietrans: 1-/ Các tài khoản để sử dụng hạch toán vốn bằng tiền: TK 111 tiền mặt. Chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113. Phân loại theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang, TP. HCM. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết thành 4 TK cấp 2: TK 1121 - Tiền Việt Nam gửi ngân hàng. TK 1122 - Tiền USD gửi ngân hàng. TK 11222 - Tiền Franc pháp gửi ngân hàng. TK 11229 - Tiền Rup Xô Viết. Mỗi tiểu khoản được chi tiết thành các TK cấp 3 theo nơi gửi tiền, VD: VietcomBank TW, VietcomBank HCM. TK 113 - Tiền đang chuyển. Chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 1131 - Tiền đang chuyển VNĐ. TK 1132 - Tiền đang chuyển USD. 2-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Vietrans: Hình thức sổ sách sử dụng những từ ghi sổ. Các sổ sách sử dụng như: sổ chi tiết các TK 111,112, Nhật biên quỹ thu, quỹ chi, nhật biên Ngân hàng, bút toán tập trung. Các nhật biên chính là sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng cho hạch toán vốn bằng tiền, theo dõi đầy đủ mọi yếu tố từ nội dung nghiệp vụ, ngày tháng, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ có. Kế toán thực hiện cập nhật số liệu từ các chứng từ vào máy tính, cuối kỳ in ra bút toán tập trung quý. III-/ Thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Vietrans: 1-/ Các khoản thu chi của Công ty: Lưu chuyển tiền mặt được chia thành dòng thu và dòng chi trong hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt đồng tài chính, cụ thể: - Phát sinh từ hoạt động kinh doanh: thu từ các cấp dịch vụ giao nhận vận tải lưu kho, thu từ liên doanh và các chi nhánh chi cho cước phí vận tải, lương cho cán bộ công nhân viên, dịch vụ mua ngoài,... - Chi khác: + Phát sinh từ hoạt động đầu tư cho xây dựng cơ bản và tài sản cố định. Thu từ thanh lý TSCĐ thu khác chi mua sắm TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp nhà cửa. + Phát sinh từ hoạt động tài chính: thu từ đầu tư ngắn, dài hạn, lãi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. Chi lãi tiền vay, chi phí ngân hàng,... 2-/ Luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán: Từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu như hợp đồng kinh doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng,... tuỳ theo yêu cầu khoản chi thu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng các nhân viên kế toán sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, phiếu chi hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng viết séc, uỷ nhiệm thu đ lập định khoản trên phiếu thu, phiếu chi đ đưa cho cán bộ phòng ký đ kế toán ghi sổ đ lưu trữ chứng từ. 3-/ Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt: a-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại quỹ: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của Công ty luôn phải dự trữ một lượng tiền nhất định, các phòng kinh doanh muốn rút tiền với khối lượng để phục vụ kinh doanh thì phải báo trước cho thủ quỹ để rút tiền từ ngân hàng về. Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác kế toán viết phiếu thu, một liên giao cho người nộp tiền, một để lại cho thuỷ quỹ sau đó thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ. Kế toán lập định khoản: Nợ TK 111 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thực tế tăng. Có TK 112 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Có TK 131 khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,... VD: ngày 30/03/1999 chị Phạm Thị Đông của công ty Nestle nộp tiền cước vận tải ô tô bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt viết phiếu thu: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Đơn vị : Vietrans Số: 200 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 30/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Nợ TK: 111 Có TK: 131 Họ tên người nộp tiền : Phạm Thị Đông. Địa chỉ : Công ty Nestle. Lý do nộp : Nộp tiền cước vận tải ô tô. Số tiền : 24.000.000 (Hai mươi tư triệu đồng chẵn) Kèm theo: Chứng từ: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 30/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, đóng dấu) Kế toán sau khi viết phiếu thu đưa cho những người liên quan ký, người nộp tiền cầm phiếu thu đến nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ giữ lại liên 3 để ghi sổ quỹ rồi giao cho kế toán để ghi sổ chi tiết TK 111. Các chứng từ được tập trung ở thủ quỹ rồi giao cho kế toán có thể là hàng ngày hoặc vài ngày. Chứng từ được kế toán ghi vào sổ chi tiết tháng 3 năm 1999 Định khoản: Nợ TK 111 24.000.000 Có TK 131 24.000.000 Tài khoản 131 chi tiết 1314 phòng vận tải quốc tế. b-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt: Hàng ngày căn cứ vào các kế hoạch thu chi, các giấy thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng làm hàng. Kế toán thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu chi tiền, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt, liên 1 được lưu lại cuống phiếu, liên 2 được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, ký họ tên, người nhận tiền ký tên. Chứng từ được chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết TK 111. Định khoản: Nợ TK 153 Nợ TK 141 Có TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ thực chi. Ví dụ minh hoạ: Ngày 26/03/1999 phòng giao nhận vận tải lĩnh khoản tiền tạm ứng làm hàng vận chuyển lô máy cho Công ty thiết bị dược. Kế toán viết phiếu chi như sau: Phiếu chi Mẫu số 02-TT Đơn vị : Vietrans Số: 250 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 26/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Họ tên người nhận tiền : Phòng giao nhận vận tải. Địa chỉ : Lý do nộp : Tạm ứng làm hàng. Số tiền : 55.000.000 (Bằng chữ) Năm mươi nhăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 26/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) Sau khi chi tiền và có đầy đủ chữ ký, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ sau đó chuyển chứng từ cho kế toán ghi sổ. Căn cứ vào phiếu chi kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết TK 111 Theo định khoản: Nợ TK 141 55.000.000 Có TK 1111 55.000.000 Từ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi kế toán nhận dữ liệu vào máy và cuối quý in ra bút toán tập trung và nhập trên quỹ thu, quỹ chi như sau: Bút toán tập trung quỹ thu hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 1111 3.334.780.616 141 645.266.117 334 10.514.499 338 27.000.000 131 580.000.000 331 795.000.000 131 1.186.000.000 511 91.000.000 3.334.780.616 3.334.780.616 Tồn quý 4/98 : 200.000.000 Thu quý I/99 : 3.334.780.616 Chi quý I/99 : 3.291.568.049 Tồn quý I/99 : 243.212.567 Bút toán tập trung quỹ chi hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 141 718.550.986 1111 3.291.568.049 334 618.683.931 152 13.456.891 154 138.527.127 3337 4.231.000 338 223.236.756 431 140.000.000 13311 14.679.028 642 98.0200.000 112 450.000.000 211 82.726.782 331 1.081.000.000 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ thu quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nhận Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Có Số có 1/1 102 1 Phòng VTQT Thanh toán chi phí làm hàng 15.620.000 3315113311 14.200.0001.420.000 2/1 193 2 Lê Thuỷ Hương Thanh toán chi phí làm hàng 15.300.000 33151 15.300.000 2/1 197 3 Vũ Thị Toàn Thanh toán chi phí hội nghị TK 22.954.400 3388 21.704.1001.250.000 6/1 171 4 Lê Giản Công tác phí 217.000 642813311 211.0006.000 8/1 173 5 Phòng XNK Tiền thuế NK 44.147.000 3311 44.147.000 10/1 175 6 Phan Thị Tân Nộp tiền thu của khách hàng 150.000.000 11211 150.000.000 12/1 179 7 Nguyễn Thị Lý Trợ cấp mổ mật 200.000 4312 200.000 15/1 180 8 CBCNV Lương kỳ 2 tháng 1/99 46.705.400 3343388 34.365.4002.340.00010.000.000 ..... .... .... ................... ................... ......... ....... ........ 24/1 207 214 Xí nghiệp ĐVXD Vay tạm quỹ để chi 10.000.000 3388 10.000.000 24/1 146 215 Phạm Hoàng Anh Thanh toán tiền cước VC 216.547.800 33125 216.547.800 25/3 295 216 Nguyễn Thu Phương Nộp tiền tập huấn 200.000 6428 200.000 26/3 228 217 CBCNV Trả lãi góp VL/Q1/99 44.231.250 81132 44.231.250 26/3 250 218 Phòng GNVT Tạm ứng làm hàng 55.000.000 141 55.000.000 26/3 300 219 Nguyễn Khắc Phụ Rút tiền góp VLĐ 50.000.000 3388 50.000.000 28/3 301 220 Trần Hồng Hoa Thanh toán tiền LH 41.311.730 331541545413311 40.040.870854.795426.065 30/3 305 221 Đinh Huyền Anh Tạm ứng làm hàng 20.000.000 141 20.000.000 31/3 309 222 Phạm Thị Đông Mua xăng dầu TS 199 5.114.614 1522 4.731.123383.491 Tổng cộng 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ chi quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nộp Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Nợ Số tiền Nợ 1/1 56 1 Nguyễn Xuân Thành Thu lại tiền 2.000.000 141 2.000.000 2/1 57 2 Phan Thịu Tân Rút TGNH về quỹ 100.000.000 11211 100.000.000 3/1 60 3 Vũ Văn Nghiên Thu tiền lưu kho 3.440.000 51133 3.440.000 4/1 62 4 Đinh Huyền Anh Thu tiền vận chuyển lô động cơ máy Hải Phòng-Đà Nẵng 6.877.000 3311 6.877.000 5/1 5 CBCNV Nộp tiền BHYT 99 7.319.252 3384 7.319.252 6/1 6 Nguyễn Thu Phương Trích 5% quỹ BHYT đã mua thuốc 2.750.000 3388 2.750.000 20/3 220 180 Phòng GNVT Thu cước vận tải 100.000.000 33151 100.000.000 21/3 222 181 Phòng VTQT Thu tiền làm hàng 5.379.400 13151 5.379.400 22/3 230 182 Công ty TM & PTCN Thu tiền thuế XK 1.700.000 3311 1.700.000 23/3 235 183 Phòng XNK Thu phí uỷ thác XNK 3.338.372 1311 3.338.372 25/3 240 184 Nguyễn Thuý Hoa Thu tiền lương làm cho viffas 3.000.000 334 3.000.000 27/3 270 185 Phạm Thị Tân Rút TGNH về quỹ 270.000.000 11211 270.000.000 29/3 275 186 Đào ánh Tuyết Thu tiền làm hàng 58.990.000 33151 58.990.000 30/3 280 187 Phạm Thị Đông Thu tiền cước vận tải 24.000.000 1314 24.000.000 Tổng cộng 3.334.780.616 3.334.780.616 Ngày tháng nă