Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thương Mại Hà Nội

à Nội với chức năng như trên, Công ty thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau: Tổ chức công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công, chến biến. Tổ chức mạng lưới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và cá nhân trong nứơc. Tổ chức công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lưu thông hàng hoá thường xuyên liên tục ổn định trên thị trường. Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh tế, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước qua việc nộp thuế hàng năm. 1.2.3.Quyền hạn Công ty Thương mại Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau: Được kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Được quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Được chủ động định giá bán hàng hoá phù hợp với giá cả thị trường và với các chính sách của Nhà nước. Được tham gia hội chợ, triển lãm để quản cáo hàng hoá, tham gia hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Được mở tài khản vay vốn tại ngân hàng. 1.3.Đặc điểm kinh doanh của Công ty Công ty Thương mại Hà Nội kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau thuộc các ngành phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân như: Thực phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm văn hoá giáo dục, vật liệu trang trí nội thất... Trong nền kinh tế năng động công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hoá cho nhiều thành phần kinh tế khác. Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phương thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh hưởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty. 1.4.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, có truyền thống, với tổng số nhân viên toàn Công ty là 280 người, trong đó số lượng nhân viên chỉ khoảng 20 người. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ. Đứng đầu Công ty là Giám đốc người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, với khách hàng và cán bộ nhân viên Công ty. Giúp việc giám đốc có phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong Công ty. Như trình bày ở Sơ đồ 1 (Trang sau), Chức năng nhiêm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau: - Giám đốc: Là người phụ trách chung tính hình kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là người đại diện cho Nhà nước về mặt pháp lý. Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nước và nghị quyết đại hội công nhân viên chức của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, công nhân viên công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Phòng TC-HC Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Các cửa hàng Cửa hàng 18 Hàng Bài Cửa hàng 1E Cát Linh Cửa hàng 191 Hàng Bông Cửa hàng B21 Nam Thành Công Cửa hàng và kho Lạc Trung Lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp Lãnh đạo chỉ đạo gián tiếp Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thương mại Hà Nội Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất. Công ty phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Giám đốc tổ chức hoạt động kinh doanh theo phương thức hợp lý nhằm đại hiệu quả và đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nước, lợi ích Công ty và lợi ích của cán bộ công nhân viên công ty. Hiện nay Công ty không có phó giám đốc, mà chỉ có một phó giám đốc đã điều sang liên doanh (Công ty Đầu tư Thương Mại Tràng Tiền). - Các phòng ban chức năng được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới được thực hiện quyết dịnh và nhiệm vụ được phân công. Các bộ phân chức năng được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân công. Các bộ phân chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phối hợp với nhau để hoạt động của Công ty được tiến hành thường xuyên liên tục đạt hiệu qua cao. - Phòng tổ chức hành chính: Gồm 10 người, có nhiệm vụ giúp ban giám đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nước đối với người lao động như: tiền lương, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động, chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh. Xây dựng kế hoạch, số lượng và chất lượng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động theo quý, tháng, năm. Tổ chức các hình thức tiền lương, xây dựng phương án trả lương và hướng dẫn, kiẻm tra tình hìch trả lương của Công ty. Thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên. Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảm đảo những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty. - Phòng kế toán tài vụ: Gồm 4 người, giúp ban giám đốc quản lý và sử dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm. Thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán. Phòng kế toán có những nhiệm vụ cụ thể sau: Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính. Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lượng tiền vốn và các quỹ Công ty hiện có. Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán các khoản lãi, lỗ với Ngân hàng theo chế độ kế toán thống kê hiện hành. Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ. Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế. Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nước. Thực hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về vật tư tiền vốn, tài sản của Công ty. Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh, làm cơ sở cho giám đốc biết được tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng có liên quan khác. - Phòng kinh doanh: Gồm 4 người, giúp giám đốc triển khai các hợp đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lưới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh. - Phòng kiến thiết cơ bản: Gồm 2 người, giúp giám đốc triển khai giám sát công tác xây dựng cơ bản. - Các cửa hàng Công ty bao gồm: + Cửa hàng 18 Hàng Bài + Cửa hàng 191 Hàng Bông + Cửa hàng B21 Nam Thành Công + Cửa hàng Lạc Trung và Kho Lạc Trung + Cửa hàng 1E Cát Linh Mỗi cửa hàng có một của hàng trưởng, một cửa hàng phó, có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty. Các cửa hàng có chức năng bán hàng theo kế hoạch Công ty giao. Tổ chức bán buôn, bán lẻ và các dịch vụ khác. Lãi gộp của cửa hàng nộp cho các Công ty theo tỷ lệ quy định, phần lợi nhuận còn lại cửa hàng tự phân phối cho người lao động. Để tạo điều kiện cho các cửa hàng tự chủ và năng động trong kinh doanh, công ty giao cho cửa hàng quản lý vốn và tài sản hiện có của cửa hàng đó và ứng vốn cho người lao động. Định mức tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng cửa hàng trong từng thời gian nhất định. Công ty định mức vốn lưu động cần thiết cho mỗi cửa hàng đề làm cơ sở ứng vốn thực tế. Tổng số vốn ứng cho các cửa hàng chiếm 40%-50% tổng số vốn hiện có của Công ty. 2.Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội 2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty Thương mại Hà Nội hoạt động trên địa bàn rộng, bao gồm nhiều cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện hạch toán theo pháp lệnh kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng Để giúp cho việc tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phương án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trường, giám đốc Công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm kế toán Fast Accounting. Việc áp dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu , cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và nhà quản lý, nó còn chi tiết cụ thể, dễ làm, dễ hiểu, tăng hiệu quả công tác kế toán một cách rõ rệt. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phòng kế toán của Công ty gồm 4 người và được phân công chức năng từng nhân viên kế toán cụ thể như sau: - Kế toán trưởng, kiêm chủ tịch công đoàn chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập các báo cáo quyết toán vào cuối quý, năm. Đồng thời phải quan tâm đến đời sống CNVC bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho người lao động. - Kế toán thuế: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà nội, làm báo cáo chỉ tiêu tài chính nộp cho Sở Thương mại Hà nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ. - Phó phòng phụ trách: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với Ngân hàng. Vào chứng từ, bảng kê, nhật ký các cửa hàng nộp về Công ty để nhập máy lên tổng hợp, cân đối bảng phát sinh các tài khoản. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiên mặt ở Công ty đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty thương mại Hà nội Kế toán trưởng Phó phòng phụ trách Kế toán Thuế Thủ quỹ Kế toán các cửa hàng Chỉ đạo trực tiếp Chỉ đạo gián tiếp 2.2.Hình thức kế toán tại Công ty Hệ thống TKKT Công ty áp dụng theo hệ thống TKKT doanh nghiệp bán hàng theo quyết định 1141 TC- QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2001/TT-BTC ngày 09/10/2001 của Bộ tài chính. Hình thức kế toán: Kế toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung. Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Bao gồm: Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Sổ, thẻ chi tiết Công ty thực hiện kế toán bằng máy, cuối tháng theo phần mềm kế toán cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin của doanh nghiệp. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Xử lý tự động theo chương trình phần mềm kế toán - Mỗi hàng hoá mỗi hàng hóa được đặt trên máy một mã riêng được gọi là mã hàng, chẳng hạn: Bánh đậu xanh Bảo Long có mã HH001 Bánh kem xốp Thái có mã HH002 Bánh trứng nướng có mã HH003 Bên cạnh mă hiệu là các thuộc tính mô tả khác như: Tên hàng hoá, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho. Các thông tin này được sử dụng để tự động hoá khi nhập xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu. Việc khai báo hàng hoá được thực hiện ngay từ khi chương trình được đưa vào sử dụng tại Công ty. Tuy nhiên trong quá trinh sử dụng, nếu có phát sinh thêm hàng hóa mới, phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm. - Danh mục khác hàng: Được dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua bán với Công ty, mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mă hiệu được gọi là mã khách hàng. Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như tên khách hàng, địa chỉ mã số thuế. Việc khai báo danh mục khách hàng được thựcủa hiện khi bắt đầu đưa phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm. Đối với khách hàng mua hàng của Công ty, kế toán tiến hành xây dựng hệ thống mã hóa theo phương pháp mã hoá kiểu ký tự như sau: Khách hàng là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý ký gửi mang mã hiệu là DL và thực hiện đánh số bắt đầu từ 001. Ví dụ: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mã là: DL001 Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã là: DL002 -Hàng hóa của Công ty mua về đem nhập kho được theo dõi riêng trong một kho- Kho hàng hóa. Kho này có mã là: KHOCTY. Ngoài ra hàng hoá ký gửi tại các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại của Công ty được theo dõi riêng trong các kho- KHOCH. Mỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại mở riêng một kho. Chẳng hạn: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mẵ kho là: KHOCH01 Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã kho là: KHOCH02 -Danh mục tài khoản: Việc xây dựng tài khoản kế toán của Công ty thương mại Hà nội được tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định, các tài khoản được mã hoá theo đúng số tài khoản. Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền. Việc khai báo các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu được nhanh chóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của người sử dụng. - Công ty Thương mại Hà Nội là một công ty có lượng hàng hóa lưu thông lớn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống dân cư. Phương thức bán hàng hiện nay của công ty như sau: + Phương thức bán hàng trực tiếp + Phương thức hàng gửi bán Phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng: Theo phương thức này, hàng hoá được trao đổi trực tiếp đến người mua (xuất hàng hoá thẳng cho người mua). Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng. Hình thức thanh toán sẽ được thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm. Phương thức bán hàng này được Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày càng ưa thích. Loại đối tượng thứ hai theo phương thức bán hàng trực tiếp này là các đại lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo yêu cầu của các đại lý. Các đại lý này đều không được hưởng hoa hồng đại lý mà chỉ được Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho. Theo phương thức này, khi hàng hoá được giao cho khách hàng, Công ty không có quyền kiểm soát, Công ty thu được tiền hay được quyền thu tiền. Điều này chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng. Phương thức hàng gửi bán: Đối tượng mua hàng theo phương thức này là các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Khi xuất kho hàng gửi bán, công ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trong trường hợp này, mặc dù hàng hoá đã được giao cho khách hàng nhưng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát, quản lý của Công ty và Công ty chưa nhận được xác định doanh thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại bán được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty. Lúc này, Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện. Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trước hay trả chập. Vì là một doanh nghiệp thương mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc trực tiếp ảnh hưởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp. 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thương mại Hà Nội . 2.3.1. Nội dung doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ thuộcủa đối tượng nộp thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT. 2.3.2. Chứng từ: Để hạch toán các nghiệp vự phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau: Hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) được sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ Biểu 2.1 Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Giá trị gia tăng AM/2004B Liên 3: Dùng để thanh toán 0092004 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Hà Nội Địa chỉ: B21 Nam Thành Công Số tài khoản: Điện thoại: MS:0100106987-1 Họ và tên người mua hàng: Anh Thịnh Tên đơn vị : Công ty Quốc Thái Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS:0101101068 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Kẹo dâu mền Thùng 30 87560 2626800 2 Kẹo sôcôla Sữa Thùng 45 112500 5062500 3 Bánh kem Thái Thùng 22 247320 5441040 4 Cocacola Lon Két 17 90700 1541900 Cộng tiền hàng: 14672240 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1467224 Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu một trăm ba mươi chín ngàn bốn trăm sáu tư đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này. + Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận được thông báo cửa hàng, siêu thị, trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ được. Phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 được chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào máy. Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PT Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo có. 2.3.3. Tài khoản sử dụng: Công ty thương mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Tài khoản 511 chỉ được Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hoá. Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131. Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh. 2.3.4 Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau: Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’. Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’. Chương trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết được các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới. Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây: Biểu 2.2: - Mã khách : Đối với khách hàng thường xuyên, mă hoá đã được khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, chưa có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng. Người mua hàng: Kế toán cần nhập tên của người đến mua hàng Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng. Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán voà tài khoản 131 Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn được tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng Số SERI: nhập số seri được in trong hoá đơn GTGT Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Thương mại Hà Nội, khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau. Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này được phản ánh trong danh mục vật tư – sản phẩm. Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thương mại siêu thị. Số lượng: Nhập số lượng của từng mặt hàng xuất bán được ghi trong hoá đơn GTGT. Giá bán: Nhập giá bán đơn vị của từng hàng hoá xuất bán được ghi trong hoá đơn GTGT. Tài khoản kho: Theo khai báo các loại hàng hoá trong danh mụa vật tư – sản phẩm, tài khoản kho được mặc định là (156). Do vậy, đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán, kế toán cần sửa lại tài khoản kho là 157. Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hoá đơn. Hàng hoá của Công ty có chung một mức thuế suất là 10%. Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) được máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật tư. Sau khi nhập số lượng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động tính toán giá trị cho cột ‘ Thành tiền VNĐ’ của từng mặt hàng máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng’ Tiền hàng’. Căn cứ vào mã thuế GTGT kế toán khai báo, căn cứ vào gía trị tiền hàng, máy tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên công thức sau: Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được minh hoạ trong (Biểu 2.2) sau khi nhập các thông tin có liên quan về hoá đơn GTGT, Kế toán kích chuột vào nút Lưu hoặc ấn tổ hợp phím ALT-L để tiến hàng lưu chứng từ. Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Nợ TK 131 Có TK 33311 Nợ TK 632 Có TK 1561 Cuối tháng, máy sẽ tự động tính toán và hạch toán vào cuối tháng, khi kế toán chạy phần hành tính giá trung bình. Biểu 2.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng Biểu 2.3 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng (Trích) Từ 01/08/2004 đến ngày 31/08/ 2004 STT Mã khách Tên khách hàng Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền 1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 421478053 42147812 463625865 2 KH002 Cửa hàng B12 Nam Thành Công 289762851 28976295 318739146 3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 675241624 67524183 742765807 4 KH004 Trung tâm Thương Mại Cát Linh 382619527 38261960 520881487 5 KH005 Công ty Tân An 76135189 7613521 83748710 6 KH006 Công ty CP Hương Nam 24674233 2467427 27141660 7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 38715085 3871512 42586597 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng: 3586432175 358643287 3945075462 Ngày 31 tháng 08 năm 2004 Người lập biểu (Ký, họ tên) Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo các chỉ tiêu, doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng được in ra vào cuối tháng để kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng khách hàng trong tháng. Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nội dung: Phản ánh toàn bộ doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty trong một kỳ kinh doanh (Một tháng) Biểu 2.4 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/08/2004 đến 31/08/2004 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/08 HD 92004 Công ty Quốc Thái Mua hàng 131 14672240 02/08 HD 92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công Mua hàng 13