Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng ở công ty liên hiệp thực phẩm Hà tây

Tài khoản 338.4 “kinh phí công đo” b. Các loại sổ sách, chứng từ sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty đang áp dụng đó là: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu kiểm nghiệm chất lượng, phiếu tạm ứng... Các loại sổ sách kế toán gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thánh phẩm, sổ quỹ, thẻ kho. Sổ tổng hợp gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản Phần II: Kế toán vật liệu Công cụ dụng cụ tại Công Ty Liên Hiệp Thực Phẩm Hà Tây I. vật liệu, công cụ dụng cụ và vai trò của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp điện 1. Vật liệu, công cụ dụng cụ và danh mục các loại vật liệu công cụ dụng cụ của xí nghiệp xây lắp điện. Vật liệu trong xí nghiệp zây lắp điện là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ. Giá trị của chúng được chuyển dịch một lần vào chu kì sản xuất kinh doanh trong kỳ hình thành nên giá thành sản phẩm. Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của xí nghiệp xây lắp điện đó là các nguyên vật liệu như dây điện ,que hàn... Đó là những nguyên, nhiên vật liệu,công cụ dụng cụ không thể thiếu trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm ở xí nghiệp xây lắp điện 2. Vai trò vật liệu, công cụ dụng cụ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp điện Như chúng ta đã biết, trong sản xuất kinh doanh vật liệu là yếu tố không thể thiếu được. Chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn thường từ 65% đến 70% trong toàn bộ chi phí sản xuất. Do vậy nó không những chi phối tới sự hình thành và công dụng của sản phẩm mà nó còn ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và giá thành sản phẩm. Vì vậy để hạ thấp chi phí sản xuất và hạ được giá thành của sản phẩm thì việc tăng cường công tác quản lí và hạch toán vật liệu là điều kiện cần thiết để việc sử dụng vật liệu được tiết kiệm và có hiệu quả. Trong sản xuất hàng ngày công ty phải tiêu hao nhiều loại vật liệu. Những loại vật liệu đó không phải cần dùng đến đâu mua sắm đến đấy, mà phải có vật liệu dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên liên tục. Muốn vậy, cần phải xác định được yêu cầu các loại vật liệu trong khâu dự trữ, không thể để lâu vật liệu được nếu không có kế hoạch hợp lý trong khâu thu mua sẽ ăn lạm vốn. Mặt khác, do đặc điểm của vật liệu thường chịu tác động của các yếu tố bên ngoài như thời tiết, khí hậu. Nếu không bảo quản tốt thì vật liệu sẽ bị giảm giá trị sử dụng, không bảo đảm về mặt chất lượng từ đó ảnh hưởng không tốt tới giá thành hay kết quả kinh doanh của công ty. Vì vậy công tác lập kế hoạch thu mua bảo quản, bảo vệ và sử dụng đòi hỏi người quản lý phải vững vàng am hiểu, phải nhậy bén với thị trường thì mới bảo toàn vốn, sản xuất mới lưu thông và kết quả kinh doanh mới được đảm bảo. Nói tóm lại do dặc điểm vai trò và ảnh hưởng của vật liệu như vậy nên công tác quản lý đòi hỏi người quản lý không những tuân thủ đúng qui trình bảo quản đối với từng loại vật liệu mà còn phải am hiểu về mặt kỹ thuật. II. Phân loại và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp xây lắp điện. 1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ a. Phân loại vật liệu: Do vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều chủng loại, khác nhau về tính năng Lý, Hoá học công dụng, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác đặc trưng của vật liệu thường xuyên biến động, vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc dựa vào các tiêu thức nhất định để sắp xếp những loại vật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi loại nhóm riêng. Do đó sẽ có nhiều cách phân loại vật liệu tương ứng như phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp; phân loại vật liệu theo mục đích công dụng và nội dung qui định; phân loại vật liệu theo nguồn nhập. Qua thực tế ởxí nghiệp xây lắp điện, tôi nhận thấy công ty phân loại vật liệu theo kho. Kho 1: Kho nguyên vật liệu chính bao gồm:, , cáp dây điện ,máy móc và các thiết bị thai thế về điện ... Kho 2: Kho cơ khí và vật liệu phụ b. Phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ mà công ty sử dụng là những tư liệu lao động có giá trị thấp thời gian sử dụng ngắn bao gồm: gang tay, khẩu trang, quần áo bảo hộ lao động,... 2. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ là việc xác định giá trị của vật liệu công cụ dụng cụ nhập xuất tồn kho theo những nguyên tắc nhất định. Theo qui định hiện hành thì vật liệu công cụ dụng cụ nhập xuất tồn kho phải phản ánh theo giá thực tế nhập và khi xuất cũng phải xác định giá trị xuất theo đúng phương pháp qui định cụ thể là: đối với vật liệu công cụ dụng cụ nhập giá thực tế được xác định tuỳ theo nguồn nhập. Đối với vật liệu công cụ dụng cụ xuất giá thực tế được xác định tuỳ theo phương pháp tính giá. a. Đối với vật liệu công cụ dụng cụ nhập kho: Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của công ty được mua dưới hai hình thức: Vật liệu nhập theo kế hoạch được người cung cấp giao tại công ty. Giá bán ghi trên hoá đơn là giá thực tế nhập kho. Vật liệu được mua dưới hình thức giao nhận tại kho bên bán . Công ty phải trả chi phí vận chuyển bốc dỡ từng loại vật liệu về kho. Phần lớn vật liệu của công ty sử dụng đều được mua ngoài nên giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo công thức: Giá thực tế của = Giá thực tế ghi + Chi phí vận chuyển vật liệu nhập kho trên hoá đơn bốc dỡ bảo quản Giá thực tế ghi trên hoá đơn là giá không bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) vì công ty hoạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. b. Đối với vật liệu xuât kho: Giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được xác định theo các phươngpháp tính giá khac nhau như phương pháp đơn giá thực tế tồn đầu tháng, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, phương pháp đích danh. Nhưng để phù hợp với trình độ, qui mô sản xuất hiện nay công ty đang tính giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, trước hết kế toán phải xác định đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, sau đó căn cứ vào đơn giá này để xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất kho: Đơn giá Giá trị VL tồn đầu tháng + Giá trị VL nhập trong tháng bình quân = gia quyền Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng Giá thực tế vật liệu = Số lượng xuất x Đơn giá bình quân gia quyền xuất kho III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ tại xí nghiệp xây láp điện. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Vật liệu, công cụ tại xí nghiệp xây lắp điện, hiện nay có 4 hình thức kế toán, các doanh nghiệp có thể chọn một trong 4 hình thức đó. Mỗi hình thức có trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ khác nhau. Theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty tôi đang thực tập thì trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ được áp dụng như sau: (7) (11) Hóa đơn Sổ chi tiết mua hàng (1) Phiếu (3) Thẻ (5)Phiếu (7) vật liệu & các chứng Nhập Kho xuất công cụ từ khác dụng cụ (2) (2) (6) Bảng kê ghi có bảng kê ghi TK331, 111, 112 có TK152 (12) ghi nợ TK152 TK153 TK153 (4) (8) Chứng từ Bảng tổng hợp ghi sổ N.X.T (9) (10) (13) Sổ đăng ký Sổ cái TK152 chứng từ ghi sổ TK153 Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu hàng ngày căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan kế toán lập phiếu nhập kho. căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan cùng phiếu nhập kho kế toán lập bảng kê ghi có TK331, TK111, TK112, ghi nợ TK152, TK153 căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi thẻ kho cuối tháng căn cứ vào bảng kê ghi có TK331, 111, 112, ghi nợ TK152, 153 kế toán lập chứng từ ghi sổ. hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi thẻ kho. căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152, 153. căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. căn cứ vào bảng kê ghi có TK152, 153 kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK152, 153. cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ với thẻ kho. căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với sổ cái TK152, 153. 2. Chứng từ liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty: Hiện nay công ty đang sử dụng các mẫu chứng từ sổ sách được ban hành theo nghị định số 11 41/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. a. Chứng từ liên quan đến nhập vật liệu, công cụ dụng cụ gồm: Hoá đơn tài chính, phiếu kiểm tra chất lượng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy biên nhận khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở các gia đình buôn bán thay cho hoá đơn đỏ. Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lượng chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho người mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hoá trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua. Hoá đơn GTGT do người bán lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại nơi nhập phiếu Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán của đơn vị mua. Liên 3: dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan. Phiếu kiểm tra chất lượng: Phiếu này được lập nhằm xác nhận qui cách, số lượng vật tư hàng hoá trước khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và baỏ quản. Phiếu nhập kho: Do vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau có loại do mua ngoài, có loại mua từ các cơ quan nhà nước. Đối với vật liệu mua với số lượng ít không thường xuyên thì công ty không lập kế hoạch thu mua, còn đối với những vật liệu chính, mua nhiều khối lượng lớn như: đường, cao, gạo , malt... thì công ty lập kế hoạch thu mua. Khi vật liệu mua về theo đúng kế hoạch, đến kho cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách mẫu mã quy định, đạt yêu cầu thì phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục nhập số vật liệu đó. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở phòng cung ứng vật tư Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho. Liên 3: Đưa cho người giao hàng cùng phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ đến phòng tài vụ để thanh toán. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp khác. ủy nhiệm chi: ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán để xác nhận khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu. Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ cuối ngày đính kềm báo cáo quỹ chuyển cho kế toán Phiếu chi dùng để làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản chi tiền mặt. Sau đây là những minh hoạ bằng số liệu cụ thể trên các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu tháng 3 năm 2001 của công ty: Ví dụ 1: Hoá đơn Giá trị gia tăng Mã số 01GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng EE/99-B ngày 12 tháng 3 năm 2001 Số 58/5 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: MS 0100102157 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Đơn vị: xí nghiệp xây lắp điện Địa chỉ: số 1 đường an dương -Ba Đình -Thành Phố hà nộI Hình thức thanh toán: UNC US 05002382651 SST Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Cộng tiền hàng: Thuế xuất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chNgười mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 29 tháng 3 năm 2001 Đơn vị sản xuất: cửa hàng kinh doanh lương thực 63 Lò Sũ Sản phẩm: Bột trắng, không hôi, không mốc, mùi vị dặc trưng Chất lượng đạt yêu cầu Số lượng: Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên (đã ký) pHiếu nhập kho Mã số 01 - VT ngày 13 tháng 3 năm 2001 QĐ số: 1141- TC/CĐKT Nợ TK152 ngày 1/11/1995 của BTC Có TK112 Số 166 Họ tên người giao hàng: Anh Trung cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Chiến Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Kg Kg Cộng Viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) Sang tháng 4 công ty lập UNC gửi đến ngân hàng công thương QUậN BA ĐìNH trả tiền theo hoá đơn số 208 ủy Nhiệm chi số 55 Phần do ngân hàng ghi Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện lập ngày 17/4 Nợ Đơn vị trả tiền: Xí NGHIệP XÂY LắP ĐIệN Số hiệu N.H.A... Số tài khoản: 710 A – 00005 Có Đơn vị nhận tiền: Cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Số hiệu N.H.B... Số tài khoản: 431 103 0000 85 Loại nghiệp vụ... Tại ngân hàng Nông nghiệp TP Hà Nội Ký hiệu thống kê... Địa chỉ 31 – 33 Mã Mây Nội dung thanh toán: trả tiền mua DÂY ĐIệN PC 166 (13/3/2001) hoá đơn 5812 Số tiền bằng chữ: Bốn bốn triệu năm trăm ngàn Số tiền bằng số: 44 500 000 Đơn vị trả tiền: N.H.A ghi sổ ngày N.H.B ghi sổ ngày Kế toán chủ Sổ phụ kiểm soát Sổ phụ kiểm soát tài khoản trưởng ngân hàng trưởng ngân hàng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------*----------------- Giấy biên nhận Gửi Xí NGHIệP XÂY LáP ĐIệN Tên tôi là: Nguyễn Văn Quý Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An Tôi có thu mua và bán CHO Xí NGHIệP102 CON Xứ Thành tiền: 9 445 800 (Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng) Vậy đề nghị công ty thanh toán Ngày 5/2/2001 Người viết (Đã ký) Quyển số: 150 Mẫu số 02 - TT Phiếu chi QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày tháng 3 năm 2001 Ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Quý Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An Lý do chi: mua CON Xứ Số tiền: 9 445 800 (viết bằng chữ) Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 29 tháng 3 năm 2001 Đơn vị sản xuất: Sản phẩm:CON Xứ Số lượng: 102 Chất lượng: đã loại những chai sứt, bẩn và không đạt tiêu chuẩn Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên (đã ký) pHiếu nhập kho Mã số 01 - VT ngày 5 tháng 3 năm 2001 QĐ số: 1141- TC/CĐKT Nợ TK153 ngày 1/11/1995 của BTC Có TK111 Số 148 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Quý khối 3 – Diên Hồng Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 CON Xứ 102 102 9260 9445800 Cộng Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) b. Chứng từ liên quan đến xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Phiếu xuất kho được lập khi vật tư được xuất kho. Khi có yêu cầu sử dụng, quản đốc phân xưởng viết giấy đề nghị phòng cung cấp vật tư xuất kho vật liệu để sản xuất. Cán bộ phòng vật tư căn cứ vào giáy đề nghị được lãnh đạo duyệt lập phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên: Liên 1: do cán bộ phòng vật tư giữ lại để theo dõi số lượng xuất Liên 2: giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho và theo dõi số lượng vật tư xuất ra Liên 3: giao cho đối tượng sử dụng Phiếu xuất của công ty chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, không ghi chỉ tiêu đơn giá và thành tiền cuối kỳ hoặc định kỳ mỗi lần thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho. Hiện nay công ty ddang sử dụng 2 loại phiếu xuất kho; phiếu xuất kho không hạn mức và phiếu xuất kho hạn mức. Phiếu xuất kho không hạn mức: Phiếu này dùng để xuất vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm Phiếu xuất kho hạn mức: Phiếu này được lập trong trường hợp lập phiếu xuất một lần, nhưng xuất nhiều lần cho các bộ phận sử dụng vật tư theo định mức. Nó là căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất và kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. Trong công ty thường dùng phiếu xuất kho hạn mức để xuất các loại vật liệu chính như đường, gạo, cao... Tôi xin minh hoạ bằng phiếu xuất kho số 25, xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm tháng 3 năm 2000: Địa chỉ pHiếu nhập kho Số 25 Mã số 02 - VT đơn vị ngày 5 tháng 3 năm 2000 QĐ số: 1141- TC/CĐKT Nợ 621, Có 152 ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Lý do xất kho: Xuất tại kho Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người lập biểu (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) 3. Kế toán chi tiết vật liệu vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp xây lắp điện: Hiện nay, đối với các doanh nghiệp đang tồn tại 3 phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu đó là phương pháp ghi sổ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Song đối với công ty tôi đang thực tập áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Sau đây tôi xin trình bầy nội dung của phương pháp này: ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển số phiếu nhập phiếu xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thủ kho. Ngoài ra còn phải lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn vật liệu trên cơ sở số liệu từ các sổ chi tiết để kiểm tra đối chiếu với kế toán tổng hợp. Ta có thể khái quát kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song bằng sơ đồ sau: Thẻ kho (1) (1) Phiếu nhập (3) Phiếu xuất (2) (2) Sổ chi tiết vật liệu (4) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Kiểm tra đối chiếu 4. Các nghiệp vụ thanh toán tăng giảm vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Liên hiệp Thực phẩm Hà Tây: Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện trên các tài khoản 152, 153 và các sổ kế toán tổng hợp như: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản 152, 153 và các tài khoản liên quan khác. Giá trị thực tế của vật liệu xuất kho ở phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tổng hợp phân loại các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnvà sổ kế toán. Cũng theo phương pháp này thì giá trị của vật liệu tồn kho trên các tài khoản và sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hoạch toán. Mặt khác do đặc thù của cong ty là doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm về thực phẩm phục vụ nhu cầu về ăn uống của người tiêu dùng. Các sản phẩm này rất đa dạng và phong phú nên việc hoạch toán thuế đối với mỗi loại vật liệu cho mỗi sản phẩm là khác nhau. a. Các nghiệp vụ hạch toán tăng vật liệu công cụ dụng cụ trong tháng 3 năm 2000 ở công ty: Trên cơ sở các chứng từ đã nhận được trong tháng kế toán tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo quy định hiện hành (cách tính giá đã trình bầy ở phần trước) sau đó định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Trích một số nghiệp vụ phát sinh tăng tháng 3: NV1: Ngày 13/3 nhập kho vật liệu theo phiếu nhập trong kho số 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập Nhập Tổng số tiền thanh toán 2 119 000 đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản Nợ TK 152 : 42 381 000 Nợ TK 1331.1: 2 119 000 Có TK 331: 44 500 000 NV2: : Ngày 30/3 nhập kho vật liệu theo phiếu nhập trong kho số 208 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập theo hoá đơn số 208 ngày 29/3 số tiền thanh toán là 41 859 000 đ trong đó thuế VAT 5% là 1 993 300 đ chưa trả hết người bán Kế toán định khoản Nợ TK 152 : 39 866 600 Nợ TK 1331.1: 1 993 300 Có TK 331: 41 859 900 NV3: : Ngày 31/3 nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ theo phiếu nhập trong kho số 217 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập Nhập Tổng số tiền thanh toán là 56 999 900 trong đó thuế VAT 10% là 5 181 000đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản Nợ TK 153 : 51 818 100 Nợ TK 1331.1: 5 181 000 Có TK 331: 56 999 900 NV4: : Phiếu nhập trong kho số 212 ngày 31/3 nhập kho vật liệu trị giá 21008400 trong đó: Nhập Nhập Thuế giá trị gia tăng 10% là 2 100 800 đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản Nợ TK 153 : 21 008 400 Nợ TK 1331.1: 2 100 800 Có TK 331: 23 109 200 b. Các nghiệp vụ hạch toán giảm vật liệu công cụ dụng cụ trong tháng 3 năm 2000 ở công ty: Trên cơ sở cách tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho đã trình bày ở phần trước, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và lý do xuất kho để định khoản NV1: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 26 ...... khi đã định khoản kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152 sau đó căn cứ vào dòng tổng cộng để ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản Nợ TK621: 533 536 400 Chi tiết 290 120 300 : 170 969 700 : 60 235 900 12 210 500 Có TK 152: 533 536 400 NV2: Căn cứ vào các chứng từ kế toán xuất công cụ dụng cụ sau khi đã được định khoản trên chứng từ kế toán ghi vào bảng kê ghi cóTK153. Căn cứ vào dòng tổng cộng của bảng kê này kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 627: 298 400 Nợ TK 142: 95 202 300 Nợ TK 641: 77 000 Nợ TK 632: 5 726 620 Có TK 153: 101 304 320 NV1: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 10 tháng 3 xuất kho Nợ TK 621: 35 272 000 Có TK 152: 35 272 000 5. Các sổ kế toán liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp xây lắp điện. a. Sổ kế toán chi tiết: Hiện nay công ty đang hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song (phần nội dung và sơ đồ của phương pháp này đã trình bầy ở phần trước), phần này tôi xin đi sâu vào nghiên cứu các sổ kế toán chi tiết mà công ty đang sử dụng đó là các sổ: thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán. Thẻ kho: Thẻ kho vừa là sổ kế toán vừa là chứng từ kế toán, nó dùng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi một thẻ kho được lập để theo dõi một loại vật liệu, thẻ kho này do phòng kế toán lập và ghi chỉ tiêu ngày lập, tờ số, tên vật liệu, đơn vị tính, mã số. Sau đó giao cho thủ kho quản lý và ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng ngày. Căn cứ để ghi thẻ kho là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chỉ ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu được mở để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu tương ứng với từng thẻ kho. Sổ này do kế toán quản lý sử dụng và ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ để ghi sổ chi tiết vật liệu là các phiếu nhập phiếu xuất. Sổ này được mở cho từng tài khoản hàng tồn kho cho từng vật liệu. Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán giữa công ty với người bán, người cung cấp vật liệu liên quan đến nghiệp vụ ghi bên có TK 331 và ghi bên nợ TK 331. Mỗi người bán được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ nhất định. Mỗi hoá đơn dược ghi một dòng trong sổ và được ghi liên tục theo thứ tự thời gian, chứng từ gửi về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn phát sinh đến lúc thanh toán hoá đơn đó. Cuối mỗi tháng cộng sổ chi tiết thanh toán với ngưòi bán để có số liệu ghi vào bảng tổng hợp thanh toán với người bán, hay còn gọi là bảng kê ghi có TK 331 ghi nợ các tài khoản. Đơn vị Mẫu số 06 VT Tên kho THẻ kho ngày lập thẻ Tờ số 58 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Đơn vị tính: Chai Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 178 44 40 148 151 150 44 44c 21 44t 20/3 27/3 22/3 5/3 6/3 5/3 31/3 31/3 31/3 Cộng  Đơn vị Mẫu số 06 VT Tên kho THẻ kho ngày lập thẻ Tờ số 45 Tên nhãn hiệu Đơn vị tính: Kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01 02 03 26 166 208 10/3 10/3 10/3 104