Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty khoá Minh Khai

ì .TK 111,112 TK 331,111,112 Mua trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua Giảm giá , hàng mua trả lại TK133 TK 621,627,642 Xuất dùng cho SXKD TK331,141 ST đã Thanh toán TK 632 ST chưa thanh toán Xuất bán TK 333 Thuế TK 138,111 Thiếu hụt mất mát TK 411 TK412 Nhận góp vốn cất phát Đánh giá giảm TK 222,128,412 Nhận lạI vốn góp LD đánh giá tăng 3 . Các hình thức kế toán – Hệ thống sổ kế toán : a . Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cáI: Trong hình thức này các nghiệp vụ về vật liệu được kết hợp theo trình tự thời gian và định khoản kế toán trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí – Sổ cáI. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập , xuất vật liệu để ghi vào nhật kí sổ cáI cột nợ TK 152 , 153,151 và có các TK liên quan . Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ về vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ ,sau đó dùng để ghi vào sổ cáI TK152. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết TK 152 . Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ , tổng số phát sinh nợ , tổng phát sinh có và số dư của TK 152 trên sổ cáI . từ đó lập bảng cân đối số phát sinh. Hình thức kế toán nhật kí chung : Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào một quyển sổ gọi là nhật kí chung .Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tàI chính theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh theo quan hệ đối ứng tàI khoản ( định khoản kế toán )để phục vụ việc ghi sổ cáI TK152. Sổ cáI TK152 ghi chép các nghiệp vụ nhập , xuất kho vật liệu phát sinh trong niên độ kế toán . Đối với đơn vị có phất sinh lớn các nghiệp vụ về VL thì có thể mở Nhật kí mua hàng , Nhật kí chi tiền. d. Hình thức kế toán nhật kí chứng từ : Là hình thức kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế . Trong hình thức này các nghiệp vụ nhập xuất VL được phân định rõ ràng, cụ thể: Đối với các nghiệp vụ nhập : Kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngưòi bán để ghi chép hàng ngày ,cuối tháng cộng sổ chi tiết và ghi vào nhật kí chứng từ số 5 Đối với các nghiệp vụ xuất : kế toán sử dụng : Kế toán sử dụng bảng phân bổ số 2 , bảng kê số2 , bảng kê số 5 , bảng kê số 6 và nhật kí chứng từ số 7 . Cuối tháng căn cứ vào các NKCT , tập hợp ghi vào sổ cáI TK152. IV. Tổ chức kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp: Trong doanh nghiệp sản xuất , dự trữ hợp lý về nguyên liệu , vật liệu là hoàn toàn cần thiết, nố đảm bảo cho quá trình SX được tiến hành một cách thường xuyên liên tục . Vốn dự trữ về NL, VL là bộ phận chủ yếu của vốn dự trữ SXKD , một bộ phận chủ yếu của vốn lưu động trong DN, quản lý tốt NL, VL dự trữ là một trong những biện pháp cực kì quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Mặt khác , chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm , giảm chi phí vật liệu sẽ làm tốc đọ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm .Đồng thời việc cung ứng vật liệu kịp thời ,đầy đủ , đồng bộ , đảm bảo chất lượng của vật liệu là đIều kiện quyết đinh để DN SX liên tục , góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm , hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho DN. Kế toán phảI thường xuyên phân tích một số chỉ tiêu sau để thấy được tình hình sử dụng vốn lưu động . Để từ đố có các biện pháp đIều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và đạt kéet quả cuối cùng là tăng lợi nhuận. 1. Chỉ tiêu tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng vốn lưu động: Tỷ trọng Trị giá NVL tồn kho Nguyên vật liệu = Tổng tàI sản lưu động Chỉ tiêu này cho biết nguyên vật liệu tồn kho chiếm bao nhiêu phần trăm trong vốn lưu động . Để từ đó có quyết định dành một số vốn nhất định cho việc mua sắm NVL. Khi phân tích cần kêt hơp với chỉ tiêu quy mô SX Của DN. Nếu quy mô mở rộng,vật liệu tăng là tốt .Nhưng nếu qui mô không rộng và vật liệu năm trước vẫn đáp ứng đủ mà năm nay vật liệu tăng thì đó là sự ứ đọng vốn lưu động . Chỉ tiêu hệ số đảm bảo nguyên vật liệu: (H) Tổng trị giá NVL tồn đầu kì + Tổng trị giá NVL nhập trong kì H = Tổng trị giá NVL sử dụng trong kì. Nếu chỉ tiêu này bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp cung ứng vật liệu phù hợp với mức sử dụng vật liệu ,nên doanh nghiệp đã tiết kiệm được sự lãng phí về vốn lưu động . Nếu chỉ tiêu này càng lớn hơn 1 thì mức ứ đọng NVL của DN càng lớn , do đó gây ra sự lãng phí về vốn .Nếu chỉ tiêu này càng nhỏ hơn 1 thì mức cung ứng không đảm bảo mức sử dụng , nên ảnh hưởng đến quá trình sản xuất 4. Chỉ tiêu hệ số quay vòng kho vật liệu (Q): Giá trị vật liệu xuất dùng trong kì Q= Trị giá Vl tồn kho bình quân trong kì - Số ngày dự trữ bình quân = (360 : Q ) Hệ số quay vòng vật liệu càng lớn thì vốn lưu động quay vòng càng nhiều , do đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Số ngày dự trữ càng nhỏ chứng tỏ vật liệu có thời gian trong kho ngắn , quay được nhiều vòng trong kì , không bị ứ đọng. Chỉ tiêu hệ số sức sản suất của vốn lưu động (S): Doanh số S = Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết : DN bỏ ra 1 đồng vốn lưu động thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu . Chỉ tiêu này càng tăng thì chứng tỏ DN đã sử dụng có hiệu quả vốn lưu động , tăng doanh thu của DN từ đó góp phần tăng lợi nhuận. Chỉ tiêu sinh lời của vốn lưu động : Tổng lợi nhuận L = Vốn lưu động bình quân. Chỉ tiêu này cho biết DN bỏ ra một đồng vốn lưu động thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lạI . Lợi nhuận phản ánh thực chất kết quả kinh doanh của DN . Do đó DN có thu được lợi nhuậnthì mới có thể kết luận đồng vốn của DN có hiệu quả. Mỗi một chỉ tiêu nêu trên đều phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động . Tuy nhiên không thể qua phân tích 1 chỉ tiêu mà kết luận vốn lưu động của 1 DN có sử dụng hiệu quả hay không mà phảI kết hợp phân tích tất cả các chỉ tiêu. Do đó phản ánh đầy đủ nhất về sự vận động của vốn lưu độngtrong đó có sự ảnh hưởng lớn của vật liệu. Còn nếu qua một chỉ tiêu nào đó mà kết luận vốn lưu động sử dụng hiệu quả hay không thì chỉ là sự tương đối. Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . Nhưng có thể nói lý luận không thể bao quát hết đặc thù của doanh nghiệp Ta có thể tìm hiểu thực tế thông qua công tác kế toán vật liệu tạI công ty khoá Minh Khai. Phần thứ II Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá minh khai I . Đặc đIểm , tình hình chung của công ty khoá Minh khai : 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty khoá Minh Khai: Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập , tự chủ về tàI chính , có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng – Bộ Xây Dựng. Trụ sở chính tạI : 125 D Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước Lĩnh vực sản xuất kinh doanh : + Sản xuất khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng . + Sản xuất phụ tùng ,phụ kiện, thiết bị máy móc cho ngành xây dựng *Tổng số nhân viên :356 Người . Trong đó nhân viên quản lý : 70 Kể từ khi thành lập đến nay, công ty khoá Minh Khai đã phảI trảI qua một chặng đường đầy khó khăn và thử thách : Được thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 05 Tháng 05 Năm 1972 Của bộ trưởng Bộ Kiến Trúc ( nay là Bộ Xây Dựng) , Công ty đã được sự trợ giúp của nước bạn Ba Lan xây dựng nhà xưởng , nhà làm việc , máy móc thiết bị và quy trình công nghệ,… Năm 1972 Đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc , công ty bị tàn phá hết sức nặng nề .Nên đã phảI ngừng hoạt động sản xuất để phục hồi lạI những thiệt hạI do chiến tranh gây lên. Đến cuối năm 1973 công ty mới chính thức đI vào hoạt động. Do đặc đIểm của công ty là được sự giúp đỡ của nứơc bạn Ba Lan . sản phẩm làm ra (mẫu mã, …) không phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Việt Nam.Trước tình hình đó ,bằng sự nỗ lực tự vươn lên ,tập thể cán bộ công nhân viêncủa công ty đã bắt tay vào nghiên cứu thay đỏi mẫu mã, chủng loạI sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người Việt Nam. Đây chính là thành công bước đầu mà công ty đã đạt được .Tính cho đến nay,qua 28 Năm liên tục và phấn đấu công ty đã đạt được những thành tích đáng khích lệ, liên tục trong nhiều năm là đơn vị quản lý giỏi của ngành , biểu hiện là sản phẩm của công ty đã trở lên nổi tiếng được bạn hàng tín nhiệm, sản phẩm của công ty còn đạt được nhiều huy chương trong các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp. Để đạt được thành tích trên và vượt lên thích nghi với nền kinh tế hàng hoá,công ty đã phảI vượt qua muôn vàn khó khăn . Năm 1989 thực hiện quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 của hội đồng Bộ Trưởng về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh , công ty đã bố trí ,cảI tiến hoàn thiện lạI cơ cấu tổ chức sản xuất , bộ máy quản lý , rút một bộ phận lớn lao động dôI dư không có trình độ về nghiệp vụ, sức khoẻ sang công tác khác cho phù hợp hơn,đồng thời gửi một bộ phận cán bộ ,công nhân đI lao động , học tập ở nước ngoàI ,… . Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói chung , và kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý , phân công việc cho cán bộ , công nhân viên tuỳ theo năng lực và trình độ của họ ,để họ có thể phát huy được chuyên môn của mình ,vì thế mà mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong việc xây dựng và phát triển công ty . Ngày 07/03/1994 Thủ Tướng Chính Phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục xắp xếp DN Nhà Nước ,liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được gọi là Tổng Công Ty Cơ Khí Xây Dựng Và nhà máy khoá Minh Khai được chuyển lên thành Công ty khoá Minh Khai. Thành tích lớn mà công ty đã đạt được năm 1994 có 4 sản phẩm đạt huy chương vàng tạI hội chợ triển lãm hàng công nghiệp Việt Nam,đó là : khoá MK10; MK10N,bản lề 100và Crêmôn MK23A Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động SXKD của công ty trong năm 1999; 2000. Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Vốn kinh doanh 4.001.579.440 4.039.079.440 - Vốn cố định 2.474.459.785 2.511.959.785 - Vốn lưu động 1.527.199.655 1.527.119.655 2 TàI sản cố định 4.923.645.923 4.926.442.026 - Nguyên giá TSCĐ 8.294.417.339 9.083.025.385 -Giá trị hao mòn luỹ kế 3.594.174.216 4.212.989.359 3. TàI sản lưu động 6.541.202.433 7.596.896.099 -Các khoản nợ phảI thu 1.623.146.563 2.418.193.527 -Hàng tồn kho 4.858.871.669 5.133.680.013 4 . Tổng doanh thu 15.574.343.130 14.044.882.888 5 Lợi nhuận thực hiện 280.630.152 70.323.804 6.PhảI nộp ngân sách Tổng thuế phảI nộp 530.462.292 617.606.178 Tổng thuế đã nộp 520.850.000 584.674.184 7. Tiền lương bình quân 662.665 602.528 8 Thu nhập bình quân /đầu người 668.333 610.579 2. Cơ cấu tổ chức SX - Đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP và BMQLcủa công ty 2.1 Cơ cấu tổ chức SX và đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP. Đối với 1 DN SX , việc SXSP có đạt năng suất chất lượng hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức SX tổ chức quy trình công nghệ SXSP khoa học. Để thực hiện tốt được việc này phảI tuỳ thuộc vào từng đIều kiện cơ sở vật chất và trình độ quản lý của từng DN. Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khoảng 20.000m2 nên việc, nên việc bố trí ,sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc vân chuyển NVL,thành phẩm ,nửa thành phẩm ,…từ phân xưởng này sang phân xưởng kia . hay nói cách khác , việc xắp xếp các khu vực hơp lý, khoa học nên việc luân chuyển giũa các phân xưởng đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào để SX đến khâu cuối cùng là tạo ra SP hoàn chỉnh . Việc tổ chức SX ở công ty được thống nhất từ trên xuống dưới , người đứng đầu quản lý chung là giám đốc ,tiếp đến là phó giám đốc SX quản lý đIều hành moi hoạt độngSX của công ty thông qua bộ phận quản lý SX ở từng phân xưởng, tổ đội như quản đốc phân xưởng , tổ đội Hiện nay có 4 phân xưởng SX trong dây chuyền SXSP: Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty khoá Minh Khai Phân Tổ dập Xưởng Tổ rèn Cơ Tổ dàn Khí … … … Phân Tổ sửa chữa xưởng Tổ phay cơ Tổ gia công cơ đIện …. … … Phân Tổ lắp 1 xưởng Tổ lắp 2 lắp Tổ bao gói ráp … … … Phân Tổ bóng xưởng Tổ mạ bống Tổ sơn mạ Giám đốc P.G.Đ Sản Xuất Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ Sản Xuất Công ty gồm có 4 phân xưởng trong dây truyền SXSP có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau cụ thể : Phân xưởng cơ khí : Có nhiệm vụ tạo phôI ban đầu như ,đúc tay nắm nhôm.đúc đồng thỏi,… Với những SP đơn giản ít công đoạn thì phân xưởng có thể làm từ đầu đến cuối Ví dụ: Bản lề, then càI,chốt cửa,… NgoàI ra còn SX thêm theo đơn đặt hàng như làm cửa chớp , cửa hoa ,… Phân xưởng góp phần tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong toàn công ty. Thuộc phân xưởng cơ khí gồm có các tổ : Khuân , dập, nguội ,rèn, khoan, giàn giá Phân xưởng cơ đIện: Nhiệm vụ của phân xưởng này là sửa chữa thường xuyên, trung đạI tu máy móc thiết bị . NgoàI ra ,phân xưởng cơ đIện còn nhiệm vụ chế tạokhuân đúc ke , bản lề khoá, nhiệm vụ này rất quan trọng và rất phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao Thuộc phân xưởng điẹn gômf các tổ : Phay, đIện, sửa chữa, gia công cơ. Phân xưởng lắp ráp: nhiệm vụ của phân xưởng này là lắp ráp các chi tiết rời do các phân xưởng khác tạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh . Thuộc phân xưởng này gồm các tổ : Tổ lắp 1,tổ lắp 2,sửa chữa khoá , bao gói , chọn lọc. Phân xưởng bóng mạ: Có nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá , bản lề, chốt cửa ,… Công nghệ đòi hỏi kĩ thuật cao.Thuộc phân xưởng gồm các tổ : Bóng, mạ, sơn. Các phân xưởng SX này đều chịu sự quản lý trực tiếp các quản đốc phân xưởng , các quản đốc phân xưởng chịu sự quản lý của phó giám đốc SX. Sản phẩm hoàn thành do có kết cấu khá phức tạp, phần lớn SP hoàn thành đều có sự chuyển giao công nghệ từ bộ phận này sang bộ phận kia,vì vậy giữa các phân xưởng trong công ty có quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hoàn thành một sản phẩm . Có thể minh hoạ quy trình công nghệ SXSP qua sơ đồ sau: Phân xưởng cơ đIện Thành phẩm nhập kho PX bóng mạ PX cơ khí Phân xưởng lắp ráp Nguyên vật liệu Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ SX khoá : Nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đến phân xưởng cơ khí , sau khi được gia công chi tiết ( khoan ,đúc cắt ,…) đưa vào kho bán thành phẩm 1. Từ kho bán thành phẩm 1 đưa đến phân xưởng lắp ráp ( Đột , sửa , lắp khoá …) Rồi đưa vào kho bán thành phẩm đến phân xưởng mạ để sơn khoá , mạ chìa ,… đưa trở lạI kho bán thành phẩm 2 , cuối cùng đưa đến phân xưởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm sản phẩm .Kết thúc là nhập kho thành phẩm. Ví dụ: Công nghệ sản xuất khoá 10 như sau: Vật liệu Cắt Dập đột Sửa Phay…, Tiện Bống Phay Mạ Xén tiện Phay khoan Uốn Cắt Mạ Đúc tiện , sửa Khoan Doa, Cán, Gò, Thân Khoá Lõi khoá Chìa khoá Quai khoá Lẫy khoá Vòng Khoá Khoá MK10 Bộ máy quản lý của công ty: Sự cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của bất cứ một DN nào chính là công tác quản lý . Công tác quản lý đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất , nâng cao chất lượng sản phẩm của DN. Công ty khoá Minh Khai hiện có 356 Cán bộ CNV,trong đó bộ phận CN SXtrực tiếp là 286 người , chiếm khoảng 80,2 %..Trực tiếp quản lý CNSX là các quản đốc ,tổ trưởng . Bộ phận gián tiếp làm việc tạI các phòng ban. Bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là giấm đốc , là người có quyền cao nhất , chịu mọi trách nhiệm với Nhà Nước và tập thể cán bộ CNV trong công ty., từ việc huy động vốn , đảm bảo SXKD có lãI,đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân đến việc phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước . Giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc kỹ thuận và một phó giấm đốc SX. Cùng với các trửơng phòng ban khác . Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng , ở các phân xưởng SX, các quản đốc phân xưởng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc SX chịu trách nhiệm trong mọi HĐSXKD của công ty , thực hiện các công việc kế hoạch được giao. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban như sau: * Phòng tổ chức : Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí xắp xếp lao động trong công ty, về số lượng , trình độ nghiệp vụ tay nghề , phù hợp với công việc từng phòng ban , từng phân xưởng. Phòng kế hoạch cung tiêu: Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SX tiêu thụ, cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin cần thiết , lập chỉ tiêu kế hoạch trong từng thời gian cụ thể. Phòng tàI vụ: Giúp việc cho ban giám đốc về các hoạt động tàI chính , thực hiện hạch toán kinh doanh, thanh, quyết toán với Nhà Nước . Phòng kỹ thuật : Cùng với phòng cung tiêu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về các định mức kinh tế , kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm , quy cách từng mặt hàng , chủng loạI mặt hàng,… Phòng KCS : Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Phòng hành chính quản trị : Làm công tác văn thư , đánh máy , vệ sinhcông nghiệp , tạp vụ,quản trị hành chính ,… Phòng MARKETING : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường ,tìm và phát hiện nhu cầu thị trường , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những nhà đầu tư cập nhật , giúp cho việc ra quyết định của lãnh đạo được chuẩn xác , tận dụng các thời cơ trên thị trường. Trạm YTế : Có nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn thể cán bộ CNV công ty. Ban bảo vệ : Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tàI sản của công ty, theo dõi việc đI làm đầy đủ, đúng giờ của CBCNV. Bộ máy quản lý của công ty khoá minh khai Giám đốc Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc công ty Phòng KH – Cung Tiêu Phòng tàI vụ Phòng KCS Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng tổ chức Fòng Markettng Tram ytế Ban Bảo Vệ Quản đốc PX sơn mạ Quản đốc PX lắp ráp Quản đốc PX cơ đIện Quản đốc phân xưởng Cơ khí 3 Cơ cấu tổ chức bộ bộ máy kế toán và kế toán của Công ty Minh Khai áp dụng : 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Minh Khai áp dụng: Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung . mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán kể từ khâu ghi vào sổ kế toán chi tiết , tổng hợp lập nên báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán . Mọi công việc được phân công rõ ràng đến từng thành viên. Phòng kế toán của công ty gồm có 6 Người. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Nhân viên kinh tế tạI các phân xưởng Kế Toán Vật Tư Kế toán tổng hợp,kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tiền luơng, Kiêm theo dõi bán thành phẩm Thủ quỹ Kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở công ty .kế toán trưởng còn giúp giám đốc về mặt cân đối tàI chính , sử dụng vốn kinh doanh. -Kế toán vật tư : Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổnghợp tình hình Nhập- Xuất- Tồn Vật tư như : Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ , công cụ dụng cụ vật liệu khác .Do đặc đIểm SPSX ở công ty đòi hỏi nhiều chủng loạI khác nhau , nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương thời gian và lương sản phẩm theo nguyên công theo từng giai đoạn SX. NgoàI ra , kế toán tiền lương còn kiêm thêm nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm , đánh giá sản phẩm dở dang hàng tháng. Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán như : Thanh toán tạm ứng , theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng phất sinh hàng ngày ở công ty. Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt của công ty, đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ ,tình hình trích nộp và khấu hao TSCĐ. 3.2 Hình thức kế toán áp dụng ở công ty khoá Minh Khai: Là 1 công ty SX có quy mô vừa ,tổ chức SX gồm nhiều phân xưởng ,tổ đội khác nhau, trình độ cán bộ kế toán khá bền vững , kể từ quý I-1996 Công ty bước đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung II . Đặc đIểm tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: 1. Đặc đIểm vật liệu của công ty: Là một công ty có qui mô vừa , chuyên SX các loạI mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng phục vụ xây dựng như : giàn giáo,bản lề,… nên công ty phảI sử dụng một khối lượng chủng loạivật tư tương đối lớn, có hàng nghìn loạI vật liệu khác nhau được sử dụng cho quá trình SX như thép : Thép lá,theo INOX , thép góc , thép vuông; Nhôm; đồng, bi các loạI , nhiều loạI hoá chất,…đo đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng VL là rất khó khăn và phức tạp , đòi hỏi cán bộ quản lý kế toán VL phảI có trình độ ,trách nhiệm trong công việc. Nhiều loạI vật liệu sử dụng ở công ty có loạI rất khan hiếm, nhiều loạI trong nước khong thể tự SX hoặc SX chất lượng không cao mà phảI nhập ngoạI như thép lá phảI nhập tù Nga ;… Khối lượng của vật liệu rất nặng ; hoá chất có loạI khó bảo quản , dễ hỏng . Vật liệu là kim loạI bị chịu tác động của khí hậu nên dễ bị han ,gỉ. Công ty có một hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản . Sản phẩm của công ty là sản khí chế tạo, do đó chi phí về NVL chiếm tỉ trọng lớn chẳng hạn như thép INOX 2.5 ly giá 23.500/1 Tấm mà công ty sử dụng 3.200 Tấm trong tháng 5 năm 2000 đIều này cho thấy VL chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành . Tuy nhiên công ty xây dựng định mức tiêu hao chưa sát với thực tế nên có thể gây nên tình trạng loạI Vl này thì thừa loạI Vl khác thì lạI thiếu . Việc quản lý vật liệu ở công ty ngày một hoàn thiện, thời gian gần đây đã không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu . ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của công ty . 2.Tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn sau: Từ nguồn mua ngoàI như gang , thép từ công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội; ống thép từ công ty thép ĐàI Nam,;thép lá từ công ty Hoàng Vũ ; Than từ công ty than Hà Nội; … Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định đảm bảo đầy đủ cho công ty chủ động SX. NgoàI ra công ty còn tự gia công chế biến : Thùng giấy, hộp giấy cát tông, một số chi tiết sản phẩm . Khâu thu mua được công ty giao cho phòng cung tiêu đảm nhận . Được kiểm tra kỹ lưỡng cả về số lượng, chất lượng , giá cả của NVL .Vật liệu được bảo quản tốt khi vân chuyển và khi nhập vào kho Trong khâu dự trữ : với lượng vốn có hạn , giá VL luôn thay đổi nên công ty chỉ dự trữ ở mức tối thiểu ,cần thiết . Tuy nhiên vẫn để xảy dra tình trạng ứ đọng vật tư - Gây ứ đọng vốn . Trong khâu sử dụng : Do chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí ( khoảng 70 đến 75%) nên để tiết kiệm chi phí Vl và đảm bảo việc sử dụng NVL một cách hợp lý , có hiệu quả phòng kỹ thuật đã xây dựng mức tiêu hao Vl cho một đơn vị SP ngày một sát sao hơn . tuy không được tuyệt đối nhưng đã phần nào giảm bớt tình trạng lãng phí NVL . III . Phân loạI và đánh giá vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: Phân loạI vật liệu: Nguyên vật liệu được sử dụng để SX của công ty rất đa dạng . Mỗi loạI Vl có nội dung kinh tế , công dụng , tính năng tính lý hoá khác nhau. Thực tế công ty đã tiến hành phân loạI Vl trên cơ sở công dụng của từng thứ , thành từng nhóm một cách khoa học chi tiết. Nhờ có sự phân loạI này mà kế toán Vl có thể theo dõi tình hình biến động của chúng , từ đó cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ VL một cách hợp lý .và dễ quản lý . Vật liệu trong công ty được phân loạI như sau: Nguyên vật liệu chính: Bao gồm Thép , đồng ,nhôm,thân khoá ,lõi khoá ,bi,…( Các loạI trên được phân loạI chi tiêt ). Vật liệu phụ : Gồm có Dầu pha sơn,day mai so,.. Nhiên liệu : Xăng A83,dầu ma dút,than ,… Phụ tùng thay thế: Dây cua roa, đá cát thép , đá màI , vòng bi,… Vật liệu khác : gồm có Hòm gỗ MK10;MK14, hộp giấy ,.. Việc phân loạI Vl ở công ty nói chung là phù hợp vói đặc đIểm , vai trò tác dụng của mỗi loạI VL tham gia vào quá trình SX. Mỗi loạI VL đã được phân loại theo dõi trên máy ,tuy chưa được hoàn thiện nhưng đã giúp cho kế toán VL nắm bắt nhanh và chính xác hơn . 2 . Đánh giá vật liệu : Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoàI , một số ít tự gia công chế biến để đánh giá vật liệu công ty sử dụng cả hai loạI giá là giá vốn thực tế và giá hạch toán. Mua ngoàI : Nếu VL được cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển ,bốc dỡ,..( Nếu có ) Nếu VL mua ngoàI không theo hợp đồng kinh doanh thì: Giá mua thực tế Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí vận chuyển VL nhập kho = ( Chưa có Thuế GTGT) + ( Nếu có ) Yêu cầu để mua vật liệu không theo hợp đồng kinh doanh , về chất lượng phảI đảm bảo Giá mua phảI nhỏ hơn hoặc bằng giá mua ở nguồn nhập ổn định từ trứơc đó. Vật liệu tự gia công chế biến kế toán đánh giá: Giá thực tế VL Giá thực tế VL Các chi phí Tự gia công nhập kho = xuất gia công + gia công Ví Dụ: Theo phiếu xuất kho số 58 ngày 9/01/2001 Xuất cho tổ tiện 207,4.KG đồng cây FI 12 để tiện lõi 10 S , đơn giá thực tế 28.000đ /kg Trị giá VL