Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

ng vững trên nền KTTT. Tình hình LĐ của Công ty được thể hiện qua bảng 1: Qua bảng 1 cho thấy: trong 3 năm gần đây, tình hình LĐ của Công ty không có biến động lớn. Tổng số LĐ năm 2004 khoảng 293 người, so với năm 2003 chỉ tăng 4 người đạt 101,38%. Đến năm 2005 lại giảm đi còn khoảng 290 người, bình quân 3 năm tăng 0,17%. Sở dĩ năm 2005 số LĐ giảm là do Công ty làm ăn không hiệu quả nên lãnh đạo Công ty đã cho nghỉ việc một số LĐ có trình độ chuyên môn kém, tay nghề không cao. Với đặc điểm là một DN sản xuất nên LĐ trong Công ty chủ yếu là lao động trực tiếp sản xuất, chiếm 80 á 90% tổng số LĐ trong toàn Công ty, trong đó phần lớn là công nhân kỹ thuật. LĐ gián tiếp có trình độ ngày một nâng cao, số người có trình độ đại học và cao đẳng đều tăng qua các năm. Điều này chứng tỏ ban lãnh đạo Công ty rất chú trọng việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng LĐ, nâng cao trình độ tay nghề và chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty, đáp ứng ngày càng tốt hơn việc điều khiển, sử dụng các máy móc thiết bị phức tạp, công nghệ cao, kỹ thuật tiên tiến trong quá trình sản xuất cũng như trong công tác quản lý 3.1.4.2. Tình hình vốn sản xuất kinh doanh Trong SXKD, tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tài sản hay nguồn vốn thể hiện toàn bộ giá trị hiện có của một DN tại một thời điểm xác định (tháng, quý, năm). Nó có thể cho ta biết được quy mô của một DN là lớn hay nhỏ, giá trị tài sản của DN là bao nhiêu, để từ đó cho ta biết được một mặt vốn SXKD của DN. Vốn là một tiềm lực phục vụ sản xuất, là điều kiện vật chất cần thiết để tạo lập nên quá trình SXKD. Để đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn cần phải căn cứ vào các chỉ tiêu cụ thể để từ đó phân tích và đánh giá một cách chính xác và đẩy đủ. Trong 3 năm trở lại đây, tình hình vốn SXKD của Công ty có nhiều biến động, được thể hiện qua bảng 2. Nhìn vào bảng 2 có thể thấy tổng số vốn của Công ty năm 2004 vào khoảng trên 5,5 tỷ đồng, so với năm 2003 tăng khoảng 37,20%. Năm 2005 tổng vốn của Công ty cũng tăng nhưng thấp hơn so với tốc độ tăng của năm trước (17%); sở dĩ là do trong năm 2005 tình hình SXKD của Công ty gặp một số khó khăn trong vấn đề tiêu thụ hàng hoá, nên vốn kinh doanh không được mở rộng. Bình quân trong 3 năm 2003-2005, tổng số vốn SXKD của Công ty tăng 26,7%, điều này chứng tỏ quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng. Vốn tăng đồng nghĩa với việc TSCĐ và TSLĐ của Công ty cũng không ngừng tăng qua các năm. Bình quân 3 năm gía trị TSLĐ của Công ty tăng 36,26%, trong đó năm 2004 tăng cao hơn năm 2005. Giá trị TSCĐ tăng bình quân qua 3 năm là 28,07%, do Công ty mua sắm thêm một số máy móc phục vụ sản xuất. Cơ cấu vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn sản xuất của Công ty, điều này cho phép Công ty có điều kiện thuận lợi trong việc quay vòng vốn cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào phân loại tài sản để đánh gía thì chưa thấy hết được tình hình sử dụng vốn của Công ty. Để đánh giá một cách thấu đáo tình hình tài chính của Công ty, ta hãy xem xét vốn SXKD của Công ty từ giác độ nguồn hình thành vốn. Nhìn vào bảng 2 nhận thấy vốn vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty (trên 50%), chứng tỏ khả năng thanh toán của Công ty là chưa được tốt, Công ty còn chiếm dụng nhiều vốn của các đơn vị khác. Từ năm 2003 - 2005, số vốn vay của Công ty chỉ tăng lên mà không giảm đi, bình quân 3 năm tăng 31,57%, trong khi đó vốn chủ sở hữu chỉ tăng 21,29%. Do trong những năm gần đây, Công ty gặp phải một số khó khăn, làm ảnh hưởng xấu đến kết quả SXKD của Công ty. Từ những con số đó đã nhắc nhở các nhà lãnh đạo trong Công ty cần phải xem xét lại tình hình của Công ty, để có những hành động và việc làm phù hợp đưa Công ty vượt khó khăn và ngày càng phát triển. 3.1.4.3. Kết quả sản xuất kinh doanh Kết quả hoạt động SXKD là những chỉ tiêu hết sức quan trọng nhằm đánh giá tình hình hoạt động SXKD của một DN. Nó thể hiện khả năng tái sản xuất mở rộng của DN, đồng thời chi phối các quan hệ kinh tế giữa DN và các đơn vị kinh doanh khác. Vậy để đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty ra sao chúng ta đi vào phân tích bảng 3. Nhìn vào bảng 3 cho thấy: trong 3 năm gần đây Công ty làm ăn kém hiệu quả, kết quả SXKD không cao, lợi nhuận giảm qua các năm, thậm chí năm 2005 còn bị lỗ. Doanh thu thuần năm 2005 giảm 3,36% so với năm 2004, lợi nhuận gộp cũng giảm mạnh trong khi chi phí quản lý thì không ngừng tăng, dẫn đến lợi nhuận của Công ty năm 2005 giảm mạnh so với năm 2004. Xảy ra tình trạng này là do trong những năm gần đây, trên địa bàn xã Cộng Hoà xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh, trong khi đó giám đốc và ban lãnh đạo Công ty thì chủ quan, không tích cực tìm kiếm thêm thị trường mới, lại bị mất một số bạn hàng cũ, bên cạnh đó là mẫu mã, chất lượng sản phẩm chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh. Do vậy, sản phẩm sản xuất ra tiêu thụ không được nhiều, bị tồn đọng. Mặt khác, Công ty lại chưa tìm ra biện pháp phù hợp để hạ giá thành sản phẩm. Tuy bị thua lỗ trong SXKD, nhưng Công ty vẫn còn có thể tồn tại và có tiềm năng phát triển trong tương lai. Do vậy, trong những năm tới đây, nhiệm vụ của Công ty là rất nặng nề và khó khăn, vừa phải duy trì sản xuất vừa vực lại Công ty nhanh chóng chiếm giữ vị thế trên thị trường. 3.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty 3.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm, từ yêu cầu của công tác quản lý và tình hình cụ thể của quá trình hoạt động SXKD của Công ty , hiện nay bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán, từ việc ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến việc lập các báo cáo tài chính đều được thực hiện tại Phòng Kế toán - tài chính của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí như sau: Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Trưởng phòng kế toán KT gía thành và các khoản chi phí Kế toán tiền mặt và tiền gửi KT tiêu thụ và công nợ người mua Kế toán vật tư và công nợ người bán Kế toán thanh toán và tiền lương Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp Giám đốc công ty Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng xử lý và cung cấp các thông tin kế toán tài chính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp cho Giám đốc và các những người quản lý trong Công ty sử dụng các thông tin đó để đưa ra các quyết định đúng đắn, định hướng cho sự phát triển của Công ty. Mỗi bộ phận cấu thành nên bộ máy kế toán đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, thực hiện những công việc thuộc phần hành của mình. Trưởng phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm trước cấp trên và Giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh tế và công tác tài chính của Công ty. Có chức năng điều hành, giám sát mọi hoạt động của bộ máy kế toán, phân phối công việc cho từng nhân viên kế toán dựa theo kế hoạch công tác chung. Kế toán giá thành và các khoản chi phí: Làm nhiệm vụ xác định và tập hợp chi phí theo từng đối tượng tính giá thành, phân bổ các chi phí chung cho các đối tượng tính giá thành; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện các giải pháp để hạ giá thành sản phẩm. Kế toán tiền mặt và tiền gửi: Theo dõi, phản ánh tình hình thu - chi và sự biến động quỹ tiền mặt và tiền gửi trong Công ty. Kế toán tiêu thụ và công nợ người mua: Xác định chính xác giá vốn hàng bán và các chi phí có liên quan, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và nợ phải thu của khách hàng, xác định kết quả bán hàng. Kế toán vật tư và công nợ người bán: Theo dõi và phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho tư của Công ty, tình hình nợ phải trả cho người cung cấp vật tư. Kế toán thanh toán và tiền lương: Ghi chép, phản ánh tình hình các khoản thanh toán, tính toán các khoản tiền lương và phụ cấp theo lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp: Quản lý tiền mặt của Công ty đồng thời cùng với các kế toán liên quan theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu đỗi với nội bộ trong Công ty và các khoản thanh toán khác. 3.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là một đơn vị kinh tế hạch toán kinh doanh độc lập. Dựa vào thực tế công việc và cũng là để thuận tiện cho công việc ứng dụng máy tính trợ giúp, Công ty hiện đang sử dụng phần mền kế toán máy Standard và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là nhật ký chung để cập nhật và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy có phần mềm kế toán máy trợ giúp, nhưng Công ty chưa ứng dụng hoàn toàn phần mền vào công tác kế toán, phần mền kế toán máy chủ yếu được sử dụng để in ra các báo cáo tài chính. Các hồ sơ, tài liệu, số liệu được lưu giữ trong máy tính. Còn công việc vào các sổ sách kế toán vẫn làm thủ công là chính, và ứng dụng máy tính trợ giúp (phần mền Excel) để tính toán, lập và in ra các bảng biểu. Quá trình ghi chép được thể hiện qua sơ đồ 12. Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc NHật Ký chung Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết TK Sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chuyên dùng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời ghi vào các sổ, thể kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu đã ghi ở Nhật ký chung hay Nhật ký tài khoản để tập hợp và ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, kế toán lấy số liệu đã được tổng hợp trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán. 3.2. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: 3.2.1. Phương pháp thu thập tài liệu Việc thu thập tài liệu chủ yếu qua sổ sách tại phòng Kế toán - tài chính của Công ty, qua các văn bản đã được ban hành; nghiên cứu, tìm hiểu qua sách, báo và các tài liệu có liên quan đến vấn đề về NVL và quản lý NVL. Số liệu về tình hình chung của Công ty được thu thập từ các báo cáo tài chính của Công ty trong 3 năm gần đây ở Phòng Kế toán - tài chính, số liệu về nguồn nhân lực trong Công ty được thu thập từ Phòng Tổ chức - lao động của Công ty. Số liệu phần hạch toán NVL được thu thập từ các sổ sách kế toán NVL (tháng 12/2005 và quý IV năm 2005) tại Phòng Kế toán - tài chính của Công ty. Ngoài ra tài liệu còn được thu thập bằng cách tiếp chuyện, phỏng vấn, tìm hiểu qua các cán bộ công nhân viên trong Công ty để hiểu được rõ hơn về vấn đề nghiên cứu. 3.2.2. Phương pháp tổng hợp và xử lý thông tin Số liệu và các thông tin sau khi thu thập được, được tổng hợp, phân loại và sắp xếp lại một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tượng nghiên cứu. Quá trình xử lý số liệu chủ yếu làm bằng máy tính cá nhân và áp dụng một số kỹ thuật tính toán trên phần mền Excel. 3.2.3. Phương pháp thống kê Số liệu được thu thập, xử lý xong giúp ta đi vào bước phân tích. Phân tích số liệu thấy được tình hình chung cũng như sự biến động, thay đổi của từng chỉ tiêu nghiên cứu. Phương pháp thống kê kinh tế giúp ta thấy được sự biến động cũng như cơ cấu qua các năm hoặc giữa các kỳ phân tích để đánh giá tổng quát tình hình tài chính, tính toán các chỉ tiêu theo cơ cấu thấy được chất lượng của chỉ tiêu chi tiết so với chỉ tiêu tổng quát. Phương pháp tỷ số giúp ta thấy được mối quan hệ giữa hai dòng hoặc hai nhóm số liệu có liên quan đến nhau thông qua các chỉ số có ý nghĩa như kết quả/chi phí, kế hoạch/thực tế... Qua phân tích tỷ số cho phép phát hiện được tình hình tài chính hay xu hướng của một hiện tượng nào đó. Do vậy cần lựa chọn những tỷ số có ý nghĩa và cần thiết cho bài luận văn để phân tích. Phương pháp so sánh là phương pháp phổ biến, chúng ta có thể so sánh trên nhiều phương diện hay trên nhiều góc độ khác nhau, có thể giữa các năm với nhau, giữa các kỳ liên tiếp, giữa kế hoạch và thực hiện... Từ đó thấy được khuynh hướng biến động của các chỉ tiêu phân tích. 3.2.4. Phương pháp hạch toán kế toán Phương pháp chứng từ: là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành bằng giấy tờ theo một mẫu quy định. Phương pháp đối chiếu tài khoản: là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại, hoặc từng bộ phận của tài sản. phần IV kết quả nghiên cứu và thảo luận 4.1. Tình hình nguyên vật liệu của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn 4.1.1. Đặc điểm và tình hình quản lý sử dụng vật liệu ở Công ty Đối với các DN sản xuất nói chung cũng như Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn nói riêng, để tiến hành hoạt động SXKD cần phải có NVL. NVL là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm. Là Công ty hoạt động SXKD trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, sản phẩm có nhiều loại với tính năng và công dụng khác nhau nên đã tạo ra sự đa dạng, phong phú về chủng loại vật liệu ở đây. Số vật liệu để cần sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty có khoảng gần 1000 loại. Trong một tháng Công ty thường xuyên phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng tương đối lớn, một sự thay đổi rất nhỏ của vật liệu cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi. Vật liệu của Công ty chủ yếu do mua ngoài và có một số tự chế (cát, cao lanh, bột sét sống...) trong đó có những loại không thể để lâu như: hoá chất, vôi, luyện kim, bình ôxy... mà nếu không có kế hoạch hợp lý trong khâu thu mua sẽ ăn lan vào vốn lưu động do mua nhiều, để lâu bị hỏng hay kém phẩm chất. Có những vật liệu lại có thường xuyên trên thị trường như: xăng, dầu các loại, củi đốt lò mà giá cả lại biến động, khâu dự trữ vì thế sẽ ít đi. Với những vật liệu đắt tiền, nguồn nhập tương đối khó khăn nhưng lại không thể thiếu và thay thế được như: than cám, sạn Samốt... đòi hỏi trong công tác lập kế hoạch thu mua, bảo quản và sử dụng phải hiệu quả, hay nói cách khác cần phải quản lý tốt NVL. Với những đặc điểm trên, việc quản lý NVL là rất cần thiết ở Công ty nói riêng và ở các DN sản xuất nói chung, là công tác không thể thiếu và là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Công tác quản lý NVL là quản lý chặt chẽ trong tất cả các khâu từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. Việc quản lý vật liệu ở Công ty khá phức tạp, đòi hỏi phải được theo dõi quản lý ở kho, phòng vật tư, phòng kế toán và các phân xưởng theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Giữa các bộ phận này có các mối quan hệ hữu cơ với nhau. Phòng kế hoạch - kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch cung cấp vật tư dựa trên định mức vật tư cho từng loại sản phẩm. Dựa vào kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng mà phòng kế hoạch - kinh doanh cấp phát vật tư cho sản xuất đồng thời đôn đốc, kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật liệu. Trong điều kiện hiện nay, nguồn vật tư khá phong phú, việc thu mua diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư mà các nhân viên tiến hành thu mua theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng đảm bảo tiến độ sản xuất, tránh gây ứ đọng vốn, lãng phí chi phí bảo quản. ở Công ty với lượng vốn có hạn nên thường chỉ dự trữ NVL ở mức tối thiểu cần thiết cho sản xuất. Với những vật liệu không thể để lâu (vôi, luyện kim, hoá chất) thì thường không dự trữ để tránh gây ứ đọng vốn. Bên cạnh việc tổ chức thu mua, dự trữ, Công ty còn tổ chức hệ thống kho tàng tương đối tốt nhằm đảm bảo cho vật tư không bị mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. ở Công ty, mỗi loại vật liệu được tổ chức thành một kho riêng (kho vật liệu, kho nhiên liệu, kho phụ tùng). Tuỳ theo từng loại vật liệu mà có cách bảo quản khác nhau. Các kho này được bố trí gần nhau tạo điều kiện cho việc quản lý được thuận tiện. Vật liệu khi mua về được nhập kho theo đúng quy định. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành cấp phát theo đúng phiếu xuất, cuối tháng kiểm tra vật tư trong kho, đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách (thẻ kho) sau đó báo cáo số liệu về phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán để có kế hoạch cung cấp cho tháng sau. Thường vật liệu của Công ty được dự trữ trong khoảng 3 - 4 tháng nên việc bảo quản ở kho là vấn đề hết sức quan trọng. Đối với các phân xưởng sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất được giao, đến nhận vật liệu ở kho đưa vào sản xuất, cuối tháng căn cứ vào định mức tiêu hao xác định số vật tư tồn ở phân xưởng. Nếu thực tế tiêu hao vượt định mức quá cao sẽ báo ngay về các phòng ban chức năng có liên quan để có kế hoạch thay đổi phương án kịp thời (về khuôn mẫu, công nghệ...) với giá thành có thể chấp nhận được. Để giúp cho việc quản lý NVL được chặt chẽ cần phải có sự phối hợp của phòng kế toán. Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ của mình thực hiện việc kiểm tra sự biến động của vật liệu trên cơ sở theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị, từ đó theo dõi chặt chẽ các định mức cấp phát, xem việc sử dụng vật liệu có hiệu quả hay không, đồng thời đưa ra định mức vốn vật liệu hợp lý giúp các phòng liên quan xác định kế hoạch vật tư, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Như vậy, NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất của Công ty. Do đó duy trì sự cung ứng ổn định NVL đầu vào, đảm bảo lượng dự trữ để chủ động trong sản xuất, đồng thời sử dụng tiết kiệm, hợp lý NVL góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả SXKD cho Công ty. 4.1.2. Phân loại vật liệu ở Công ty NVL sản xuất đa dạng gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế, có chức năng trong SXKD, có tính chất lý hoá khác nhau. Để nhận biết được từng thứ vật liệu phục vụ cho việc tổ chức công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu được chặt chẽ, đồng thời tính giá thành sản phẩm chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD cần phải tiến hành phân loại vật liệu theo những tiêu thức thích hợp. Căn cứ vào đặc điểm, vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, Công ty đã phân loại vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu: là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm hoặc góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã sản phẩm, bao gồm: xi măng, cát, vôi, đá tấn mài, sạn Samốt, than, sắt thép, giằng mái thanh chèo, que hàn, các loại đường ống cao su, nhựa HP, vỏ thùng, sơn đánh dầu và các loại khác. - Nhiên liệu, bao gồm: than, củi, xăng, dầu các loại, mỡ bôi trơn và một số nhiên liệu khác. - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu Công ty mua về để thay thế cho các bộ phận chi tiết của máy móc, thiết bị khi cần thiết, bao gồm: vòng bi, zoăng phụ tùng của các loại xe ôtô, dây đai, phụ tùng máy xúc, máy gạt, bánh răng và các loại phụ tùng khác. - Phế liệu thu hồi: là các loại NVL loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như: sắt, thép vụn, các phế liệu thu hồi, thu nhặt trong quá trình thanh lý TCSĐ. ở Công ty, có những loại vật liệu khi sản xuất sản phẩm này nó là NVL chính, nhưng khi sản xuất sản phẩm khác nó lại là NVL phụ. Ví dụ: Than, khi sản xuất đất đèn nó là NVL chính, nhưng khi sản xuất gạch chịu lửa nó lại là NVL phụ. Qua việc phân loại vật liệu như trên, Công ty mở các tài khoản cấp 2 như sau: - TK 1522: Nguyên vật liệu - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1526: Phế liệu thu hồi Do đặc điểm vật liệu của Công ty có nhiều loại, nhiều thứ nên để thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh trên sổ sách, Công ty đã thực hiện việc mã hoá vật liệu trên máy vi tính như sau: (trang sau) Việc phân loại và kết hợp với mã hoá vật tư như trên tạo điều kiện cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và chi tiết, đồng thời giúp cho công tác hạch toán vật liệu chính xác nhất là trong điều kiện ứng dụng máy tính vào công tác kế toán như hiện nay. Song khoản chi vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó cần phải quản lý tốt vật liệu về mặt giá trị từ khâu thu mua đến việc tính toán, phân bổ đúng đắn giá trị của vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong SXKD. Điều đó đòi hỏi phải tiến hành đánh giá vật liệu. Bảng mã hóa vật tư Tên vật tư Mã vật tư Tên vật tư Mã vật tư * Nhóm nguyên vật liệu - Xi măng Hoàng Thạch - Xi măng Duyên Linh - Xi măng trắng - .......... - Samốt tấn mài - Samốt Vĩnh Yên - .... - Thép U120 - Thép trơn F22 + F23 - ..... - Đinh 5 - Đinh 7 -.... - Bu lông M12x60 - Bu lông M12x65 - ... - Que hàn Việt - Đức - Que hàn Trung Quốc - .... 1522 01.NLXM01 01.NLXM02 01.NLXM03 ....... 01.NLSA01 01.NLSA02 ... 01.TTTE01 01.TTTE02 ... 01.VKDI05 01.VKDI07 ... 01.KHBL21 01.KHBL25 ... 01.VKOH01 01.VKOH02 ... * Nhóm nhiên liệu - Củi đốt lò - Than cám loại 1 - Tham cám loại 2 -.... - Xăng A90 -... - Dầu Điêzen - Dầu FO - Dầu M14 -... 1523 02.KHCD01 02.DTTC01 02.DTTC02 ... 02.DTXA02 ... 02.DTDA01 02.DTDA02 02.DTDA03 ... * Nhóm phụ tùng - Vòng bi NU319 - trụ - Vòng bi NU319 - cầu - Lốp ôtô 120 - 90 - Dây đai - Zoăng - Phụ tùng xe MAZ - Phụ tùng xe TOYOTA - Phụ tùng xe IFA - .... 1524 03.VONU01 03.VONU02 03.VKLO01 03.VKDD02 03.VKZO01 03.VKPT01 03.VKPT02 03.VKPT03 ... 4.1.3. Đánh giá vật liệu ở Công ty Về nguyên tắc vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế, nhưng do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, lại thường xuyên biến động trong quá trình SXKD nên có thể đánh giá theo gía hạch toán để có thể phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình biến động và số hiện có của vật liệu. Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn chỉ đánh giá vật liệu theo giá thực tế và áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và mở TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" để hạch toán khoản thuế GTGT đầu vào. Công ty tiến hành đánh giá vật liệu như sau: Đối với vật liệu nhập kho - Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn của người bán (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển, bốc xếp... Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 065800 của Công ty than Quảng Ninh bán than cám loại 1 cho Công ty ngày 03/11/2005: - Giá chưa có thuế: 35.000.000 đồng (100 tấn x 350.000 đồng/tấn) - Thuế GTGT (10%): 3.500.000 đồng - Chi phí vận chuyển: 100.000 đồng (Tổng giá thanh toán = 38.600.000 đồng) Khi than cám về nhập kho, kế toán ghi giá thực tế nhập kho là 35.100.000 đồng trên phiếu nhập kho. Tuỳ theo yêu cầu của người bán, Công ty có thể thanh toán tiền ngay khi nhận hàng hoặc thanh toán chậm trong thời gian cho phép. - Với vật liệu tự gia công chế biến như bột sét sống, sạn Samốt... thì: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến Thực tế đối với các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến từng thứ vật liệu như chi phí vận chuyển, thuê bốc vác... thì căn cứ vào các chứng từ liên quan sẽ được tính luôn vào giá thực tế vật liệu nhập kho. Riêng các chi phí thu mua của nhân viên thu mua bao gồm tiền lương và hao mòn xe, thường được tính vào cuối tháng, nếu tính toán chi phí này cho vật liệu nhập kho trong kỳ thì rất phức tạp, khó chính xác; hơn nữa nhân viên thu mua vật tư không chỉ mua NVL cho sản xuất mà còn phải đảm đương nhiều công việc khác nữa như mua dụng cụ văn phòng, vì vậy để đơn giản khoản chi phí này, Công ty đưa luôn vào chi phí quản lý DN như một khoản lương của nhân viên quản lý kinh tế. Đối với vật liệu xuất kho: Căn cứ vào đặc điểm SXKD, đặc điểm vật liệu, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu của công tác quản lý, Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Và giá vật liệu xuất kho theo từng lần xuất được xác định như sau: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để tính trị giá vật tư xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân. Ví dụ: Theo tài liệu tháng 12/2005 có tình hình nhập, xuất, tồn Than cám loại 1 như sau: - Số lượng than cám loại 1 tồn cuối tháng 11/2005 là 10 tấn (thành tiền 6.857.140 đồng. - Ngày 02/12 nhập 20 tấn, thành tiền 13.714.300 đồng - Ngày 05/12 xuất ra số lượng là 15 tấn - Ngày 10/12 nhập vào số lượng 25 tấn, thành tiền 17.142.900 đồng - Ngày 13/12 xuất ra số lượng 35 tấn Xác định trị giá xi măng xuất kho như sau: + Ngày 05/12/2005: Đơn giá thực tế bình quân ngày 02/12/2005 = 6.857.140 + 13.714.300 10 + 20 = 685.714,667 (đồng/tấn) đ Giá trị thực tế than cám loại 1 xuất kho ngày 05/12 = 15 x 685.714,667 = 10.285.720 (đồng) + Ngày 13/12/2005: Sau khi xuất kho ngày 02/12, giá trị than cám loại 1 tồn kho là = 6.857.140 + 13.714.300 - 10.285.720 = 10.285.720 (đồng) Đơn giá thực tế bình quân ngày 10/12/2005 = 10.285.720 + 17.142.900 15 + 25 = 685.715,5 (đồng/tấn) đ Giá trị thực tế than cám loại 1 xuất kho ngày 13/12 = 35 x 685.715,5 = 24.000.042,5 (đồng) Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp trên trong suốt ni