Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần đào tạo và xây dựng Bảo Quân

ân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư mua vào ( nhập kho ) trong kỳ tính theo công thức sau: Giá thực tế Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL của NVL xuất = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuối dùng trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ Cuối kỳ tiến hành kiểm kê định gá trị NVL tồn kho cuối kỳ và tính trị giá NVL xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các TK liên quan. Ta có thể tóm tắt kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK như trên Phụ lục 05 Tài khoản kế toán sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình, xuất nguyên liệu trên TK152. Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng, “TK611 mua hàng ”, còn các tài khoản khác tồn kho (TK152, 151) chỉ dùng để phản ánh gá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. TK 611 có hai tài khoản hàng cấp 2 : TK 6111: mua nguyên vật liệu TK 6112 : mua hang hoá Ngoài ra kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK 111, 112, 141, 331, 627, 641, 642... Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp NVL Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán sử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các Doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện DN có thể sử dụng hình thức sổ sách kế toán đó là : Hình thức nhật ký chung ( Phụ lục 06 ); Hình thức nhật ký chứng từ; Hình thức chứng từ ghi sổ; Hình thức nhật kí sổ cái. Nhật kí chung Trong hình thức này, sổ kế toán tổng hợp được sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Chứng từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ NKC theo trình tự thời gian. Từ NKC kế toán ghi vào sổ cái theo từng TK. Nhật kí chứng từ Trong hình thức này, kế toán tổng hợp nhập – xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập để lập chứng chỉ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập xong trình kế toán trưởng kí và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng kí CTGS để ghi vào sổ cái và sổ chi tiết liên quan. Nhật kí sổ cái Trong hình thức này, chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bản tổng hợp để ghi vào nhật kí sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật kí sổ cái sẽ được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan. Nhật kí sổ cái là sổ KTTH dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật kí – sổ cái cuối tháng. Mỗi một hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có những ưu nhược điểm khác nhau. Do đó ghi vận dụng hình thức sổ kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của DN, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán được vận dụng. Tuỳ theo hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NVL được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp. chương ii tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần đT&xd bảo quân tổng quan về công ty cổ phần ĐT&XD bảo quân Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là loại hình công ty Cổ Phần ĐT&XD 2 thành viên được thành lập vào 26-02-2001; Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002027 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 26-02-2001; Tên công ty : Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Tên giao dịch quốc tế : Bao Quan Co.,Ltd Địa chỉ : Số 118 Hoàng Văn Thái - Phường Phương Mai– Quận Thanh xuân- Hà Nội Mã Số Thuế :01.011.00.307 Đại diện pháp luật: Ông Bùi Xuân Trung- Giám đốc Kế toán trưởng : Mai Thị Mỵ Với số vốn kinh doanh là: 8.000.000.000 đồng Phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty được xác định trên nền tảng các chức năng và nghĩa vụ được nêu trong điều lệ tổ chức, quyết định thành lập và giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty. Trong suốt gần 4 năm hoạt động và phát triển, Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã có đóng góp lớn trong khối sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp ngoài quốc doanh của Hà nội. Từ chỗ chỉ có 20 cán bộ công nhân viên ngày thành lập, doanh thu năm cũng chưa cao. Đến nay Công ty đã đảm bảo việc làm cho 35 cán bộ công nhân viên, tài sản và vốn có trên 10 tỷ đồng, quỹ đầu tư mới cũng không ngừng được gia tăng, thu nhập bình quân mỗi năm của một lao động tăng cao, gấp hơn 3 lần so với trước kia, cuộc sống và điều kiện làm việc của người lao động được cải thiện rõ rệt … Nhìn chung công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân chưa phải là DN có quy mô lớn nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lại đạt hiệu quả cao. Điều này thể hiện qua 1 số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2003-2004 Đơn vị:Nghìn đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch % 1. Tổng doanh thu 11.010.149 13.795.885 2.785.735 125.31 2. Doanh thu thuần 11.010.149 13.657.789 2.647.639 124.04 3. Giá vốn hàng bán 10.479.142 12.670.034 2.190.892 120.90 4. Lợi nhuận gộp 531.007 987.755 456.747 186.02 5. Chi phí quản lý 424.396 931.340 506.944 219.45 6. LN thuần từ HĐKD 106.611 56.415 -50.196 52.91 7. Tổng LN trước thuế 107.557 56.415 -51.142 52.45 8. Thuế TNDN 34.418 15.796 -18.622 45.89 9. LN sau thuế 73.139 40.619 -32.520 55.54 Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm qua là tương đối tốt. Doanh thu tăng lên: Năm 2003 doanh thu chỉ đạt 11.010.149 nghìn đồng thì năm 2004 đạt đến 13.795.885 nghìn đồng tương ứng 125.31%. Đây là một kết quả đáng kích lệ đối với một doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân nói riêng. Lợi nhuận gộp năm 2003 so với năm 2004 tăng 456.747 nghìn đồng, tỉ lệ tăng là 186.02% Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 506.944 nghìn đồng so với năm 2003, tỉ lệ tăng 219.45% là quá lớn. Lợi nhuận sau thuế của công ty đã bị giảm khá nhiều. Nếu năm 2003 lợi nhuận sau thuế đạt 73.139 nghìn đồng thì năm 2004 đạt 40.619 nghìn đồng hay giảm 55.45%. Nhìn chung công ty hoạt động khá tốt, nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm so với năm trước vì chi phí quản lý tăng quá nhiều. Vì vậy để tăng lợi nhuận, Công ty nhất thiết phải giảm chi phí quản lý trong các năm tiếp theo. Chức năng của công ty Xây lắp các công trình điện dưới 35 kw; Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi; Xây dựng các công trình ký thuật hạ tầng: đường giao thông trong công trường, san nền; Xử lý chống ăn mòn kim loại; Khai thác chế biến khoáng sản; Dịch vụ cho thuê tài sản ( máy móc thiết bị phục vụ xây dựng ); Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Đặc điểm kinh doanh của công ty Là doanh nghiệp xây dựng có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựng hầu hết có khối lượng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thường xuyên phải thực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng yếu tố của thiên nhiên. Luôn luôn phải lưu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình. Phạm vi hoạt động của xí nghiệp trong cả nước. Hiện nay công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh với hai lĩnh vực chủ yếu là: Xây dựng và Thương mại. Nhưng ở đây chủ yếu nghiên cứu về xây dựng cơ bản Quy trình sản xuất xây dựng: Thanh toán Nghiệm thu bàn giao Thi công Lập dự toán chuẩn bị thi công Nhận thầu Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty ( Phụ lục 07 ) Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có trách nhiệm về quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh và các khoản nghĩa vụ đối với nhà nước. Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất : Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động về sản xuất ; Kế toán trưởng: phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xí nghiệp; Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính kế toán trong công ty. Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính kết toán. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn: Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty thông qua hạch toán các khoản thu mua, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu, thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế …theo đúng các chế độ kế toán của Nhà nước và công ty; tham gia đề xuất với Ban giám đốc các biện pháp tăng cường quản lý sản xuất, kinh doanh trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò thị trường, có chức năng đề ra các kế hoạch kinh doanh để đáp ứng yêu cầu của thị trường. Phòng kỹ thuật thi công : Quản lý, hướng dẫn công tác kỹ thuật thi công và an toàn trong công ty. Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Ngoài ra công ty còn có: 03 đội xây lắp. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty ( Phụ lục 08 ) Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm Trưởng phòng Tài chính-kế toán: Là người phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế giúp ban giám đốc có hướng chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Phó phòng Tài chính- kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính; Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ; Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty Chế độ kế toán: áp dụng chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Niên độ kế toán: áp dụng theo năm,niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ: Theo tỉ giá trên thị trường liên ngân hàng nhà nước VN. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại đang theo dõi, không đánh giá lại mà chỉ phân loại. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp tính các khoản dự phòng, trích nộp và hoàn nhập: chưa tiến hành. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là: Nhật ký chung Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học hợp lý. Tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cũng tiến hành phân loại NVL. Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép....) Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên liệu chính hay làm tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất (sơn, dầu, phụ gia...) Nhiên liệu : Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải cho cho DN như xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.... Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu. Vật liệu khác: Là những vật loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Đánh giá nguyên vật liệu Đối với NVL xuất kho Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán nên phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, mỗi lần nhập kho NVL thì tính lại giá trị thực tế NVL xuất sử dụng sau mỗi lần nhập đó. Giá trị NVL Giá trị NVL Giá thực tế bình quân tồn đầu kì + nhập trong kỳ NVL xuất dùng = Số lượng NVL Số lượng NVL đầu kì + nhập trong kỳ Giá trị thực tế NVL Số lượng NVL xuất Giá thực tế xuất sử dụng = sử dụng mỗi lần x bình quân Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán NKC. việc ghi sổ được tiến hành ở hai nơi là ở kho và ở phòng kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết NVL bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) Hoá đơn ( GTGT ) ( Mẫu 01 GTKT ) Thẻ kho ( Mẫu 02- VT ) Phiếu chi ( Mẫu 02- VT ) Khi NVL đến công trình trình tự kế toán được tiến hành như sau: Trình tự nhập, xuất kho NVL: Kế toán vật liệu phải viết phiếu nhập kho, thủ kho phải ký vào chỗ người nhận hàng và vào thẻ kho hàng ngày. Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho đối chiếu với thẻ kho tính ra lượng tồn kho cuối kỳ. Thủ tục nhập kho ở công ty Bảo Quân, việc mua vật tư thương do phòng Kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: Hoá đơn bán hàng, hoa đơn GTGT của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển... lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho.Trường hợp vật liệu mua về nếu có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”. Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. Thủ tục xuất kho ở công ty Bảo Quân, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm. NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng đội. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các đội sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu và các đội sẽ cử người xuống kho để nhận NVL. Sau khi đối chiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận.Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL. Kế toán chi tiết NVL tại công ty Bảo Quân: Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL.Trình tự được tiến hành như sau: ở kho Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL tiến hành phân loại để ghi vào thẻ kho, đồng thời ghi luôn danh điểm NVL vào phiếu nhập kho và xuất kho. Theo nguyên tắc cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho để đối chiếu với phòng kế toán Trích thẻ kho : ở công ty Bảo Quân ngày 09 tháng 08 năm 2004 đã nhập kho 800lít dầu động cơ HĐ 50, 400 lít dầu động cơ SAF 40, 400lít dầu thuỷ lực HLP 46. thủ kho đã nhận đã nhận được phiếu nhập kho và tiến hành ghi thẻ kho. ở phòng kế toán Định kỳ 5-7 ngày 1 lần kế toán NVL xuống kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho đồng thời nhận các chứng từ nhập, xuất NVL về phòng kế toán. Do công việc quá nhiều công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ mà thay bằng ký nhận vào thẻ kho. Khi nhận chứng từ kế toán NVL phải kiểm tra xem thủ kho vào thẻ kho và trừ thẻ kho có đúng không. Vậy nên thực chất thẻ kho được thay thế cho sổ giao nhận chứng từ. Sau khi rút các chứng từ nhập, xuất NVL về kế toán NVL nhập số liệu vào cột tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu hiện vật ( cột số lượng ) nhân với giá bình quân để tính giá trị từng loại NVL tồn kho cuối tháng ( cột số tiền ). Sổ số dư được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm NVL: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu... mỗi nhóm lại được mở ra cho từng loại NVL riêng. Sổ số dư được cán bộ phòng kế toán lập như sau: Căn cứ vào thẻ kho ( cột tồn ) và giá bình quân kế toán ghi sổ số dư. Sổ này được lập thành các cột sau: Cột danh điểm NVL Cột tên NVL Cột đơn vị tính Cột giá bình quân Cột ghi số tồn đầu kỳ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị + Cột tồn của thẻ kho tháng 1, 2, 3... để ghi số lượng và số tiền ( bằng số lượng nhân với giá bình quân ) Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL giúp cho công việc ghi chép được dễ dàng, thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép của thủ kho phát huy vai trò của kế toán trong công tác hạch toán và quản lý NVL. Phương pháp này giúp công tác kế toán đạt được sự chính xác, chất lượng kế toán cao hơn, và phục vụ tích cực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý, thu mua, dự trữ và sử dụng NVL. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán NVL Tại công ty: Hiện nay công ty Bảo Quân đang áp dụng chế độ kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. theo quyết định số 144/2001/ QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính. Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu ”. Dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế bình quân. Tài khoản 152 được mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1521 “ Nguyên liệu chính ” TK 1522 “ Vật liệu phụ ” TK 1523 “ Nhiên liệu ” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế ” TK 1525 “ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản ” TK 1528 “ Vật liệu khác ” TK 154 ( chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang ) Phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoàn thành trong kỳ, cuối kỳ TK 111, 112, 141: Phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền tạm ứng và việc thanh toán số tiền đó. TK 1331 “ Thuế VAT được khấu trừ ” dùng để phản ánh số VAT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. TK 311 : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của DN. TK 331 “ Phải trả người bán ” theo dõi quan hệ thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp trong trường hợp công ty mua vật tư nhưng chưa trả tiền. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ”chi tiết theo TK cấp 2 (6422) “ chi phí vật liệu ” phản ánh chi phí vật liệu xuất kho dùng cho quản lý toàn DN. TK ghi Nợ: NVL xuất dùng cho QLDN TK ghi Có 6422 : Kết chuyển sang 642 để kết chuyển sang 154 Công ty không sử dụng TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”, TK 627 “Chi phí SXC ”, TK 641 “ chi phí bán hàng ” mà dùng thẳng vào TK 154 vì Công ty áp dụng theo chế độ kế toán đối với các DN vừa và nhỏ. Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL tại công ty Kế toán NVL nhập Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở “thuận mua vừa bán”. Thông thường đối với một số đơn vị bán NVL cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua NVL căn cứ vào giấy đề nghị mua NVL được giám đốc kí, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều, công ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, TGKH, tiền vay ngắn hạn… Đối với NVL công ty mua trả tiền ngay Nếu trả ngay bằng tiền mặt thì viết phiếu chi trả cho khách hàng nhưng đều phản ánh trên TK 152 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Nếu trả bằng chuyển khoản ( trích TK tiền gửi tại Ngân Hàng TMại) Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK 112 Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn số LB/2004 0035330 ngày 8/9/2004, Công ty mua dầu động cơ và thuỷ lực nhập kho và trả tiền ngay như sau: Trả bằng tiền mặt: Nợ TK152: 18.000.000 Nợ TK133: 1.800.000 Có TK111: 19.800.000 Trả bằng chuyển khoản: Nợ TK152: 18.000.000 Nợ TK133: 1.800.000 Có TK112: 19.800.000 Nhập kho thanh toán không dứt điểm Dùng TK 331 để phản ánh công nợ nếu trả tiền thừa hoặc ứng trước Khi nhập hàng về thì phản ánh bên Có TK 331 Khi hàng và hoá đơn về kế toán ghi sổ Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Xuất tiền mặt để trả tiền hàng. Kế toán viết phiếu chi Nợ TK 331 Có TK 111 Nếu trả bằng Ac qua TK tiền gửi tại NH Thương mại Nợ TK 331 Có TK 112 Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn số LB/2004 003529 ngày 5/9/2004, Công ty mua Dầu động cơ, Dầu cầu và Dầu thuỷ lực nhập kho và thanh toán không dứt điểm: Nhập kho NVL: Nợ TK152: 17.480.000 Nợ TK133: 1.748.000 Có TK331: 19.228.000 Xuất tiền mặt để trả người bán: Nợ TK331: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 Trả nợ người bán bằng chuyển khoản: Nợ TK331: 9.228.000 Có TK112: 9.228.000 Mua bằng tiền tạm ứng Tạm ứng đi mua hàng Nợ TK 141 Có TK 111 Khi hàng về có hoá đơn Nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Nếu ứng lớn hơn tiền mua hàng ( còn thừa) nhập lại tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 141 + Nếu ứng thiếu- ứng tiếp Nợ TK 141 Có TK 111 Ví dụ1: Công ty ứng tiền cho nhân viên mua hang tại Công ty Minh Quân (để mua dầu Diezel) : Nợ TK 141: 15.000.000 Có TK 111: 15.000.000 Khi hàng về có hoá đơn, kế toán nhập kho ghi: Nợ TK 152: 11.914.000 Nợ TK 133: 1.107.400 Có TK 141: 13.021.400 Tiền ứng lớn hơn tiền mua hàng, thu lại tiền còn thừa: Nợ TK 111: 1.978.600 Có TK 141: 1.978.600 Ví dụ2: Công ty ứng tiền cho DNTN An Định để mua xăng A92: Nợ TK 141: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 Khi hàng về có hoá đơn, kế toán nhập kho ghi: Nợ TK 152: 10.714.000 Nợ TK 133: 971.400 Có TK 141: 11.685.400 Tiền ứng ít hơn tiền mua hàng, chi tiếp tiền : Nợ TK 141: 1.685.400 Có TK 111: 1.685.400 Kế toán tổng hợp xuất NVL Quản lý dùng vật tư là một khâu quan trọng trước khi NVL được chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị chế tạo, do vậy kế toán phải tiến hành phản ánh theo dõi giá trị của từng loại NVL xuất dùng bao nhiêu, sử dụng ở đâu. Chi phí NVL được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy đối với kế toán NVL ngoài việc xác định theo dõi và phản giá trị vật tư xuất dùng còn tính phân bổ vật tư cho từng đối tượng sử dụng. ở công ty Bảo Quân NVL xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật vật liệu phải phản ánh kịp thời theo từng đội tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí NVL trong toàn bộ chi phí sản xuất. Xuất cho sản xuất Khi xuất vật tư, đội sẽ làm đơn đề nghị phòng kế hoặch kỹ thuật duyệt và lưu 2 liên. Căn cứ phiếu xuất kho ngày : 20/9/2004 Nợ TK 154: 18.000.000 Có TK 152: 18.000.000 Trường hợp tạm ứng tiền mặt Trong trường hợp tạm ứng tiền mặt cho đội mua kế toán ghi Nợ TK 141 Có TK 111 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 20/9/2004 để mua cát chuẩn, Đội để nghị tạm ứng tiền, được Giám đốc duyệt chi, Kế toán ghi: Nợ TK 141: 16.500.000 Có TK 111: 16.500.000 Khi mua vật tư về dùng, kế toán ghi: Nợ TK 154: 16.500.000 Có TK 141: 16.500.000 Trường hợp xuất tiền mặt mua đưa về dùng thẳng cho công trình Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 20/9/2004 mua cát Nợ TK 154: 8.250.000 Có TK 111: 8.250.000 Xuất cho quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Nợ TK 642: Có TK 152 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu xuất ngày 22/9/2004. Xuất xăng A92 cho ban giám đốc đi khảo sát công trình đườn