Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long

liệu gốc được cập nhật voà máy tính thông qua thiết bị nhập và được lưu giữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ các tệp chi tiết được chuyển vào các tệp cơ sở cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ, các sổ cái được xử lý để lập báo cáo kế toán: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Xử lý tự động theo chương trình Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy: Quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động: Chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp sổ cái Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo sổ sách kế toán Nhập dữ liệu Tổng hợp dữ liệu cuối tháng chương II Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa thăng long 2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại nhà máy nhựa thăng long 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy nhựa Thăng Long Nhà máy nhựa Thăng Long, địa chỉ: Km 6 - Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội, là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Nhựa Việt Nam. Nhà máy được thành lập ngày 15/ 07/ 1994, do đồng chí Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ký quyết định thành lập. Những năm đầu kể từ khi được thành lập, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn. Nhà máy được thành lập trong điều kiện không được cấp vốn, mọi chi phí đều phải đi vay và chịu lãi, hơn nữa đầu năm 1996, Tổng Công ty Nhựa Việt Nam đã điều động toàn bộ hệ thống thiết bị sản xuất của nhà máy vào Tp.HCM, buộc toàn bộ CBCNV của nhà máy phải nghỉ việc. Đứng trước tình hình đó, Nhà máy đã được Bộ Công nghiệp, UBND TP Hà Nội và Ngân hàng Công thương Việt Nam tạo điều kiện để nhà máy phục hồi trở lại bằng việc cho nhà máy vay : 200.000 USD để nhập 2 dây chuyền thiết bị hiện đại của Đài Loan, được tự động hoá từ khâu cấp nguyên liệu đến ra sản phẩm. Nhờ nỗ lực vượt khó, sau khi nhận 2 dây chuyền trên, chỉ trong 1 tháng nhà máy đã đưa vào sản xuất và phát huy được hiệu quả. Nhà máy liên tục hoàn thành kế hoạch năm sau cao hơn năm trước và đảm bảo thu nhập ổn định cho CBCNV. Thành công này đã tạo được uy tín với cấp trên và với các đối tác. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Năm 1996, Tổng Công ty nhựa Việt Nam điều động toàn bộ hệ thống thiết bị sản xuất của nhà máy vào Sài Gòn và nhà máy phải đầu tư toàn bộ từ đầu. Để bắt kịp trình độ công nghệ tiên tiến trên thế giới, nhà máy đã quyết định đầu tư những máy móc thiết bị mới, hiện đại với mức độ tự động hoá cao. Vì vậy máy móc thiết bị của nhà máy rất đồng bộ và được vận hành tốt. Hiện nay, tất cả các máy móc thiết bị của nhà máy đang được huy động để sản xuất sản phẩm với công suất tương đối cao. Đặc điểm của các dây truyền công nghệ này là có thể sản xuất được nhiều loại sản phẩm nhựa khác nhau, và khi thay đổi việc sản xuất sản phẩm này sang sản xuất sản phẩm khác không đòi hỏi phải thay đổi nhiều bộ phận của dây truyền công nghệ mà chỉ cần thay đổi khuôn sản phẩm, còn bộ phận ép phun hoàn toàn không thay đổi. Nhờ vậy, danh mục sản phẩm của nhà máy ngày càng đa dạng. Các loại sản phẩm của nhà máy có thể kể ra là: - Két bia 20 chai - Két bia 24 chai - Két nước ngọt 35 chai - Chậu đại - Thùng 80 lít - Ghế đẩu ( Cao + thấp) - Cánh quạt, thân quạt - Hộp kem - Các đồ gia dụng khác Ngoài các sản phẩm truyền thống như két bia, két nước ngọt, thùng, chậu... Những năm gần đây, nhà máy đã nhận những đơn đặt hàng để sản xuất các loại sản phẩm mới như : mắc áo, cánh quạt, thân quạt, hộp kem... Đặc biệt các sản phẩm hộp kem, cánh quạt và thân quạt chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng sản lượng của nhà máy. Hầu hết máy móc thiết bị của nhà máy được nhập từ Đài Loan và Nhật Bản, đây là hai quốc gia đi đầu trong lĩnh vực các sản phẩm nhựa .Các loại máy móc thiết bị chủ yếu được nhà máy sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất và chế tạo sản phẩm là: - Máy ép phun UF 550, UF 240, UF 110, 255T. - Máy lạnh KT 1000 - Cẩu trục 8 tấn - Máy trộn NL - Máy nghiền phế liệu - Máy nén khí - Máy trộn cao tốc IKEGAI - Máy nén khí IKEGAI - Máy ép 250T - Máy ống *) Quy trình công nghệ sản xuất: Chu kỳ sản xuất một sản phẩm của dây chuyền công nghệ được thực hiện như sau: Sau khi nguyên liệu (các hạt nhựa), bột màu và các chất làm bóng được đưa vào máy trộn, máy trộn sẽ tự động trộn nguyên liệu, trong một khoảng thời gian theo quy định (30 phút), sau đó nguyên liệu sẽ được hút lên phễu chứa. Trước khi nguyên liệu từ phễu chứa đi vào xilanh, nguyên liệu sẽ được sấy khô. Nguyên liệu được hoá lỏng trong xi lanh và phun vào khuôn. Trong khuôn sản phẩm được định hình nhờ khuôn và bộ phận làm lạnh. Sau một thời gian định hình, sản phẩm được tự động đẩy ra khỏi khuôn, tiếp đó sản phẩm được hoàn thiện và đóng kiện. Cùng với thời gian định hình sản phẩm, xilanh lại tiếp tục quay lấy keo để thực hiện tiếp chu kỳ sản xuất mới. Một chu kỳ sản xuất một sản phẩm có thời gian từ 30 giây đến 1 phút, tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm và đặc điểm của sản phẩm. Chu trình sản xuất sản phẩm của dây truyền công nghệ: Kiểm tra chất lượng Máy trộn Cân định lượng Bột màu, chất làm bóng Nguyên liệu (Hạt nhựa) Phễu chứa Sấy khô Quay lấy keo vào Xilanh Hoá lỏng (t˚) Phun nhựa vào khuôn Làm lạnh (4˚C) Đóng khuôn định hình sản phẩm Đóng kiện Máy làm lạnh Hoàn thiện sản phẩm Đẩy sản phẩm Mở khuôn * Những biện pháp quản lý nhà máy sử dụng: Để nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Nhà máy nhựa Thăng Long đã sử dụng các biện pháp sau: - Rút ngắn khoảng cách giữa nơi cung cấp nguyên vật liệu cho dây chuyền bằng cách pha trộn nguyên liệu ngay tại phân xưởng. Công việc này được thực hiện bằng máy pha trộn tự động, ngoài ra còn tận dụng những công nhân tạm thời nhàn dỗi tại phân xưởng. Với biện pháp này nhà máy tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc vận chuyển nguyên vật liệu. - Nhà máy lắp đặt các dây chuyền sản xuất chủ yếu là tự động hoá, cho nên nhà máy đã sử dụng các biện pháp tăng năng lực sản xuất của máy, rút ngắn thời gian sản xuất một sản phẩm như : đảm bảo đủ nguyên liệu và liên tục cho máy, đồng thời cài đặt các thông số kỹ thuật (như : nhiệt độ, áp suất...) hợp lý cho từng loại sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm. - Ngoài ra nhà máy còn rút ngắn chu kỳ sản xuất sản phẩm bằng cách sử dụng máy làm lạnh, làm cho sản phẩm định hình nhanh và sản phẩm được tự động đưa ra khỏi khuôn. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Nhà máy nhựa Thăng Long tổ chức bộ máy quản lý, điều hành theo mô hình trực tuyến. Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Tổ chức quản lý của nhà máy thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo từ giám đốc tới các phòng ban điều hành và tới các phân xưởng, các ca sản xuất, các tổ đội. Bộ máy quản lý của nhà máy gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ quản lý là những người có năng lực nên hoạt động khá linh hoạt. Toàn bộ hoạt động của nhà máy đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc, các trưởng phòng tài chính kế toán và trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ. Các trưởng phòng đồng thời là các tham mưu cho giám đốc, các thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng, thuận tiện. Vì vậy các quyết định quản lý được đưa ra luôn kịp thời với các tình huống kinh doanh. P. Giám đốc Giám đốc P. Kế hoạch nghiệp vụ P. Kế toán Phân xưởng sản xuất Bộ fận KD Bộ fận điều hành SX Bộ fận văn thư Bộ fận KCS Bộ fận kỹ thuật Bộ fận vật tư Bộ fận nhà ăn Bộ fận bảo vệ Tổ công nghệ Tổ cơ điện Tổ in Tổ chế biến nguyên liệu Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý nhà máy nhựa Thăng Long: 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở nhà máy nhựa Thăng Long Phòng tài chính kế toán đặt dưới sự điều hành trực tiếp của giám đốc nhà máy. Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài vụ, kế hoạch lưu chuyển tiền tệ, kế hoạch sản xuất, nộp ngân sách, chỉ đạo thực hiện và theo dõi tình hình kế toán của đơn vị. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng là người điều hành theo dõi, quản lý và chịu trách nhiệm về các lĩnh vực tài chính kế toán, thuế, ngân hàng, và pháp lý trước ban giám đốc. Nhà máy nhựa Thăng Long là một đơn vị hạch toán độc lập, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập chung. Sơ đồ bộ máy kế toán tại nhà máy nhựa Thăng long Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, công nợ, kế toán lương, kế toán tổng hợp Kế toán vật tư, công nợ phải trả, thủ quỹ Phòng tài chính kế toán bao gồm 3 nhân viên : + Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về công tác kế toán tài chính. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, phụ trách chung các hoạt động, ký các lệnh thu - chi, giấy đề nghị tạm ứng, chỉ đạo phương thức hạch toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ các hoạt động của phòng. + Kế toán theo dõi vật tư, nguyên vật liệu mở sổ TK 151, 152 Theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến nguyên vật liệu. Đồng thời là thủ quỹ kiêm kế toán công nợ phải trả mở sổ theo dõi TK 331; các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến các khoản phải trả người bán và quản lý tiền mặt của nhà máy. + Kế toán tổng hợp đồng thời theo dõi các vấn đề liên quan đến thanh toán của nhà máy và kế toán tiền lương, công nợ. Mở sổ theo dõi chi tiết các TK 627, 641, 642, 334, 131. Cuối kỳ báo cáo (tháng, quý, năm). Kế toán thực hiện tổng hợp các thông tin và lập báo cáo tài chính. * Chính sách kế toán áp dụng tại nhà máy Nhà máy nhựa Thăng Long bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/ 01 kết thúc vào 31/ 12 cùng năm. Nhà máy hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Theo thông tư 116/1999/ QĐ - BTC ngày 31/ 12/ 1999 của Bộ Tài chính quy định trích khấu hao theo phương pháp tuyến tính và khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ nên nhà máy phải căn cứ vào tình hình TSCĐ của mình thực hiện vào tính khấu hao theo quy định. Đơn vị sử dụng tiền tệ : Đồng Việt Nam Phương pháp chuyển đổi tiền tệ : Tỷ giá thực tế Hiện nay, nhà máy đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và đã ứng dụng chương trình kế toán máy giúp cho việc tính toán nhanh và chính xác hơn. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: - Sổ kế toán chi tiết các tài khoản; sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, công nợ. - Sổ tổng hợp các tài khoản - Sổ tổng hợp vật tư, thành phẩm, công nợ. Hiện tại nhà máy đang sử dụng hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp: Loại TK 1 : Tài sản lưu động gồm TK 111, 112, 131, 133, 141, 152, 153 ... Loại TK 2 : Tài sản cố định gồm TK 211, 214 Loại TK 3 : Nợ phải trả TK 311, 331, 333, 334, 338 Loại TK 4 : Nguồn vốn chủ sở hữu TK 411, 421, 431 Loại TK 5 : Doanh thu TK 511, 531, 532 Loại TK 6 : Chi phí kinh doanh TK 632, 641, 642 Loại TK 7 : Thu nhập hoạt động khác TK 711 Loại TK 8 : Chi phí hoạt động khác TK 811 Loại TK 9 : Xác định kết quả kinh doanh TK 911 Ngoài ra nhà máy còn mở một số TK cấp II, Cấp III để theo dõi chi tiết như : TK 152 có các TK cấp 2: 1521, 1522, 1524, 1525, 1527 ... TK 641 có các TK cấp 2 : 6412, 6412 TK 642 có các TK cấp 2 : 6421, 6422 2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của nhà máy nhựa Thăng Long Mỗi một doanh nghiệp khi thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện các công đoạn từ mua nguyên vật liệu, đến sản xuất và bán các sản phẩm hàng hoá ra thị trường. Các công đoạn này có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng mua nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, nó quyết định tới chất lượng, số lượng, giá thành và thời gian sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên mỗi loại sản phẩm hàng hoá lại đòi hỏi những loại nguyên vật liệu đặc trưng khác nhau. Nhà máy nhựa Thăng Long chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa công nghiệp theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu thị trường. Sản phẩm nhựa tuỳ theo mục đích sử dụng mà có các thuộc tính khác nhau, độ cứng, độ bền, độ mềm dẻo và các thuộc tính lý hoá học khác... Các tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành và quy trình sản xuất khác nhau quy định khác nhau đối với từng loại sản phẩm nên đòi hỏi chủng loại nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất phải phù hợp với từng loại sản phẩm. Các nguyên vật liệu này dịch chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm khi tham gia vào quá trình sản xuất. Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 95% tổng chi phí nguyên vật liệu.Trong kỳ, nhà máy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi sự thay đổi của nguyên vật liệu cũng đều làm cho giá thành của sản phẩm thay đổi. Trong công tác mua nguyên vật liệu, các doanh nghiệp luôn chú ý đến việc lựa chọn phương thức thu mua sao cho tổng chi phí mua nguyên vật liệu là nhỏ nhất. Nguyên vật liệu của nhà máy nhựa Thăng Long sử dụng là các hạt nhựa cao cấp và các phụ gia khác, cho nên hầu hết phải nhập từ nước ngoài. Vì vậy khi mua nguyên vật liệu cũng gặp những khó khăn không nhỏ về giao dịch và kiểm tra nguyên vật liệu. Tuy nhiên đối với các loại nguyên vật liệu này, nhà máy đã tìm được rất nhiều nguồn cung cấp ở nước ngoài: Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật, Singapore, Arập, Đức... và trong những năm qua nhà máy đã có các quan hệ mua bán với các hãng của các quốc gia trên, nên nhìn chung việc mua nguyên vật liệu của nhà máy không gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa phương thức mua của nhà máy sử dụng chủ yếu là thư tín dụng ( L/ C ) và chuyển khoản, cho nên việc mua nguyên vật liệu trở nên đơn giản hơn nhiều. Bên cạnh đó, nhà máy sử dụng hình thức mua theo giá CIF ( Cost, insurance and preight). Trong điều kiện của nền kinh tế nước ta còn đang phát triển và ngành hàng hải nước ta còn non yếu, ngoài ra còn có những yếu tố từ phía nhà máy. Cho nên, trong giai đoạn hiện nay, nhà máy chọn mua theo phương thức L/ C, chuyển khoản và hình thức mua theo giá CIF, nhà máy thường mua với khối lượng lớn nên giảm được giá mua và phí vận chuyển. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là bảo quản nguyên vật liệu như thế nào? Từ những đặc điểm trên cho thấyviệc quản lý nguyên vật liệu là hết sức cần thiết và phải tổ chức chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ. Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật tư sản xuất và cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quản kinh tế kỹ thuật của nhà máy nên đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để quản lý việc bảo quản nguyên vật liệu dự trữ, nhà máy xây dựng công tác quản lý kho rất chặt chẽ, nhà kho được đặt ngay tại nhà máy, và được quản lý bởi thủ kho và các nhân viên. Để quản lý việc nhập - xuất nguyên vật liệu, nhà máy sử dụng bảng quyết toán vật tư theo từng tháng, quý, năm để theo dõi lượng nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm để quy ra chỉ tiêu phân bổ các nguyên vật liệu khác, đồng thời quản lý mức độ tồn kho nguyên vật liệu để xác định chính xác mức nguyên vật liệu cần dự trữ. Nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. Cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch thu mua và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và có hiệu quả cao. Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được thực hiện tốt làm cho tình trạng ngừng sản xuất do thiếu vật tư không thể xảy ra. * Các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu: Để khuyến khích, động viên công nhân sản xuất không ngừng nâng cao tay nghề và nâng coa chất lượng sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao trong sản xuất, nhà máy đã ban hành quy chế thưởng phạt. Theo đó, nhà máy sẽ khên thưởng những công nhân có năng suất lao động cao và làm ra những sản phẩm tốt, tiết kiệm nguyên vật liệu, đồng thời phạt đối với những công nhân sản xuất ra những sản phẩm không đạt chất lượng, lãng phí nguyên vật liệu. Cụ thể như sau: - Thưởng từ 5 - 10% đơn giá lương sản phẩm đối với tất cả những công nhân lao động, trong tháng liên tục đạt năng suất cao, chất lượng tốt, đảm bảo đúng định mức tiêu hao và tỷ lệ phế phẩm không vượt quá 1%. - Phạt cảnh cáo đối với những công nhân sản xuất ra những lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 1 - 3 %. Nếu lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 3 - 6%, thì những sản phẩm đó sẽ không được tính lương, và công nhân sản xuất sẽ phải bồi thường 30% giá trị nguyên liệu. Nếu tỷ lệ phế phẩm của lô hàng không đạt chất lượng lớn hơn 10%, thì công nhân phải bồi thường toàn bộ lô sản phẩm đó. Nhờ vào chính sách mua và biện pháp quản lý phù hợp, những năm gần đây nhà máy đã hạ được giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh có khối lượng lớn, chủng loại phong phú, đa dạng, để tổ chức tốt công tác quản lý có hiệu quả cũng như công tác kế toán, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo từng nhóm, trong từng nhóm lại phân chia từng thứ, loại vật liệu riêng. Việc phân chia này giúp công tác hạch toán, quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy được rõ ràng, cụ thể, chính xác. - Nguyên vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu chính ở nhà máy được cung cấp hầu hết từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng như : Hạt nhựa GPPS, hạt nhựa PEHD, nhựa ABS, nhựa HIPS, ... - Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm, làm cho sản phẩm bền hơn cả về chất lượng và hình thức như : Hạt màu đỏ, bột mầu tím, xà phòng, dầu hoả, mực, nhũ ... - Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: xăng, dầu diezen,... - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu được sử dụng nhằm thay thế, sửa chữa phương tiện máy móc, thiết bị : vòng bi, dây cuaroa, xăm lốp ôtô, ... - Thiết bị XDCB: là những vật liệu dùng cho sửa chữa, xây dựng công trình như : ximăng, sắt, thép... 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực và thống nhất. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán của nhà máy để doanh nghiệp hạch toán vật liệu một cách đúng đắn, chính xác, có hiệu quả. Nhà máy nhựa Thăng Long đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế. a) Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nhà máy nhập từ nguồn vật liệu mua ngoài là chủ yếu, không có tự chế và thuê gia công. Kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ và giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn GTGT của đơn vị bán, phương pháp khấu trừ do đó giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT của vật liệu đầu vào được khấu trừ, công ty kê vào sổ kê thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) + Thuế không được hoàn lại + Chi phí mua (nếu có) - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại Ví dụ: Theo hoá đơn số 0014338 ngày 28/ 2/ 2004 mua 3000 Kg nhựa PP Y130 của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long - 563A Minh Khai, Hà Nội, với đơn giá 14.363,64 đồng/ kg. Giá mua ghi trên hoá đơn là 43.090.920 đồng. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi tiền mặt số 0121 ngày 29/ 2/ 2004 là 100.000 đồng. Vậy giá thực tế của 3000 kg nhựa PP Y130 là: 43.090.920 + 100.000 = 43.190.920 đồng b) Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO). Theo phương pháp này ta biết được ngay giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nên trong tháng khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán theo dõi được cả về mặt số lượng và giá trị trên các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn giá NVL xuất kho = Đơn giá NVL nhập kho Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định căn cứ vào sổ chứng từ vật liệu, trên cơ sở theo dõi chi tiêt số lượng và đơn giá của từng lô hàng nhập- xuất. Hàng ngày, các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu được thủ kho lưu lại, theo định kỳ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán phân loại thành phiếu nhập riêng và ghi sổ theo dõi vật tư sản xuất, theo dõi tình hình thanh toán với người bán, so sánh đối chiếu với kế toán công nợ. Phiếu xuất ghi riêng vào sổ chi tiêt tương ứng voái từng loại nguyên vật liệu xuất, được tập hợp vào bảng kê, cuối kỳ lập báo cáo tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được lập đủ chứng từ kế toán, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo đúng những thủ tục đã được quy định. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, giai đoạn nhập kho sẽ dược nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư xem xét nội dung hoá đơn, nếu đảm bảo đúng nội dung hoá đơn, đúng hợp đồng đã ký thì đồng thời nhập kho nguyên vật liệu. Sau khi có sự đồng ý của Phòng KCS thì cán bộ phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào hoá đơn và số lượng nguyên vật liệu thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, thủ kho mới được nhập kho. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu cũng như theo dõi viêc xuất kho. Trình tự nhập kho nguyên vật liệu như sau : Nguyên vật liệu Bộ phận KCS Phòng kế hoạch nghiệp vụ Nhập kho Để hiểu rõ hơn về quá trình nhập nguyên vật liệu, ta có thể đi vào một ví dụ cụ thể sau: Ngày 07/03/2004 nhà máy mua hạt nhựa của Nhà máy nhựa Tân Phú, nhận được chứng từ sau: Biểu số 01: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 02 (Giao khách hàng) CL/ 2004 Ngày 07 tháng 03 năm 2004 0006677 Đơn vị bán hàng : Nhà máy nhựa Tân Phú Địa chỉ : 323 Luỹ Bán Bích, phường 19, Quận Tân Bình, TP. HCM Mã số thuế : 03003819660011 Đơn vị mua hàng : nhà máy nhựa Thăng Long Địa chỉ : 360 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế : 03003819660041 Hình thức thanh toán : thanh toán sau STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt HDPE 2008J Kg 10.000 14.580 14.580.000 Cộng tiền hàng: 14.580.000 Tiền thuế GTGT ( thuế suất thuế GTGT 10%): 1.458.000 Tổng tiền thanh toán: 16.038.000 (Viết bằng chữ: Mười sáu triệu không trăm ba mươi tám ngàn đồng chẵn) Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, trước khi vật liệu nhập kho phòng KCS kiểm tra chất lượng đúng với hợp đồng mua bán. Sau đó phòng KCS lập “ Biểu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua vào” và ghi kết quả vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu số 02: Biểu kiểm tra chất lượng nguyên liệu mua vào BM-KT-01-05 01-09-2003 STT Ngày Tên vật tư ĐV T Số lượng Nội dung kiểm tra Kết luận Ký mã hiệu Bao bì Màu sắc Độ ẩm SL đạt SL không đạt 1 7/3/04 Hạt nhựa HDPE 2008J Kg 10.000 2008J đạt đạt đạt 10.000 Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2004 Phụ trách KCS Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch nghiệp vụ viết phiếu nhập kho: Biểu 03: Phiếu nhập kho Ngày 07/ 03/ 2004 Số 110 Nợ: 1521 Có: Đơn vị giao hàng: Nhà máy nhựa Tân Phú Nhập kho: NI Số hoá đơn: 6677 + 52502 STT Tên vật tư, hàng hoá Đơn vị Số lượng Thực nhập Giá đơn vị Số tiền 1 Nhựa HD 2008J Kg 10.000 10.000 14.580 14.580.000 2 Cước vận chuyển 6.666.667 3 Thuế 10% 14913333 Cộng 167.380.000 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi bảy triệu ba trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Kế toán P. KHNV Giám đốc Sau khi có biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra đối chiếu với thực tế rồi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. 2.2.4 Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: có thể xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng phân xưởng xin xuất vật tư ở từng thời điểm khác nhau, cán bộ vật tư ở phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư do phân xưởng viết gửi lên để lập phiếu xuất kho. Sản phẩm sản xuất ra của nhà máy có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lượng vật liệu nhất định, cho nên bộ phận kỹ thuật cần xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau. Trên cơ sở định mức tiêu hao và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng phân xưởng, các loại nguyên vật liệu thường xuyên phát sinh sẽ được các phân xưởng lập “ Giấy đề nghị cấp vật tư”. Khi xuất vật liệu, thủ kho ghi số thực xuất vào