Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Sông Đà số 2

theo quyết định số 591TCT-TCLĐ của tổng giám đốc tổng công ty xây dựng Sông Đà hợp nhất toàn bộ chi nhánh công ty xây lắp và thi công cơ giới tại hòa bình vào công ty Sông Đà II. Ngày 24.10.1997 theo quyết định số 10TCT-TCLĐ của hội đồng quản trị tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc tách xí nghiệp lắp máy , sửa chữa gia công , gia công cơ khí Sông đà 201 trực thuộc công ty xây dựng sông đà II thành trung tâm cơ khí lắp máy . Kể từ khi thành lập công ty xây dựng Sông Đà 2 đã có rât nhiều trong việc xây dựng và phát triển công ty. Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có 7 đơn vị sản xuất trực thuộc, địa bàn hoạt động ở khắp các tỉnh: Hà Nội,Hoà Bình, Bắc Ninh... cho đến nay để phù hợp vơi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động. Công ty đã sát nhập còn 5 đơn vị trực thuộc. Trụ sở của công ty hiện đang ở tại km số 10 đường Nguyễn Trãi thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây. Công ty được cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 84 BXD/CXD của Bộ Trưởng Bộ xây dựng - số TK73010012E tại chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Hà Tây. Các công trình công ty đã và đang thi công rất đa dạng. Công ty được phép hành nghề trên các lĩnh vực: dân dụng, công nghiệp thuỷ điện, thuỷ lợi , giao thông, sân bay bến cảng, xây lắp đường dây điện.vv.. Công ty có 1148 cán bộ công nhân viên hành nghề giầu kinh nghiệm, trong các lĩnh vực thuộc về xây dựng. Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tham gia xây dựng rất nhiều công trình quan trọng như: nhà máy thuỷ điện Thác Bà, nhà máy giấy bãi bằng việt trì, nhà máy thuỷ điện selapam-lào khách sạn thủ đô, nghân hàng công thương Việt Nam , làng chuyên gia Liên Xô, nhà máy si măng Bút Sơn, nhà máy kính nổi Đáp Cầu, nhà máy đường Hoà Bình, nhà máy bia Tiger , đường cao tốc Láng- Hoà Lạc, quốc lộ 1A và hàng trăm công trình có quy mô khác. Các công trình do công ty thi công vận hành hiệu quả và được đánh giá là những công trình có chất lượng cao. Hiện nay công ty đang tập chung nâng cao mọi mặt năng lực máy móc thiết bị đầu tư chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhận thầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác trong cũng như ngoài nước. Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng bước được củng cố và phát triển toàn diện. đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giầu kinh nghiêm, công nhân giỏi nghề có các trang thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới. Từ đó, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận làm các công trình quan trọng như xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, đường giao thông... có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiện Năm 2000 Năm 2001 1 Giá trị tổng sản lượng Trong đó: - Trong xây lắp - Ngoài xây lắp Triệu đồng 105.201.000.000 80.678.000.000 24.523.000.000 135.007.000.000 96.347.000.000 38.660.000.000 2 Lao động tiền lương - Tổng số LĐBQ - Tổng quỹ lương - TNBQ 1CNV/thg Người T.đồng đồng 1074 6.906.325.062 580.937 1148 6.067.385.174 660.935 3 Doanh thu thuần T.đồng 42.064.980.939 50.989.171.465 4 Lợi nhuận thuần T.đồng 2.769.817.837 1.101.011.396 5 Vòng quay VLĐ Lần/năm 2,5 2,5 2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty xây dựng Sông Đà số 2 Theo quyết định số 97 TCT/HDQT của chủ tịch hội đồng bộ trưởng tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của các công ty, công ty xây dựng Sông Đà 2 có các chức năng nhiệm vụ chính như sau: Công ty được cấp giấy phép hành nghề trên các lĩnh vực: - Sản xuất gạch ngói tấm lợp đá ốp lát, sản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng. - Xây dựng công trình công nghiệp công cộng, nhà ở, xây dựng đường dây tải điện tram biến thế. - Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp với quy mô lớn, xây dựng công trình thuỷ lợi đe đập, hồ chứa nước hệ thống tưới tiêu. - Xây dựng công trình đường bộ, sân bay, bến cảng. - Sản xuất lắp đặt kết cấu xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, lắp đặt thiết bị điện nước, thiết bị công nghệ, thiết bị công trình. - Nạo vét bồi đắp mặt bằng công trình, thi công các loại móng công trình bằng phương pháp nổ mìn. Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước việt nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn chách nhiệm hành chính vào các đơn vị trực thuộc bộ xây dựng. Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhà nước về nghành xây dựng công ty xây dựng Sông Đà 2 là doanh nghiệp nhà nước về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt động chủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dưng. Khái quát bộ máy quản lý công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty xây dựng Sông Đà 2 thuộc công ty xây dựng Sông Đà tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty. Giúp viếc cho Giám Đốc là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng. - Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao. - Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai người giúp Giám Đốc công ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lượng các công trình. - Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi, quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thời các thiết bị vật tư. - Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất công tác đơn giá định mức tiền lương, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanh toán, quyết toán các công trình. - Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng như các đơn vị chức thụôc đáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động. Đông thời giúp Giám Đốc lắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên. Đề gia chương trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật chất lượng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến , thay đổi biện pháp thi công. - Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõi thực hiện kế hoạch. - Phòng vật tư cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật tư thiết bị của các đơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị có hiệu quả. - Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chính sách chế độ của nhà nước thường xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi. Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty xây dựng Sông Đà 2 tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh. Trong đó: 1. Chi nhánh Hà Nội: Thi công các công trình công nghiệp, dân dụng cao tầng. 2. Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông Đà 201. 3. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 202 4. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 203 thi công đào đắp công trình thủy. 5. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 204 thi công các công trình dân dụng công nghiệp , đường dây và trạm điện cao thế, hạ thế. 6. Xí nghiệp xây dựng cầu đường 205. 7. Đội sản xuất vật liệu. Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh như: 1. Liên doanh cảng Bích Hạ 2. Liên danh Sông Đà - Cienco 1 Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chế liên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty xây dựng Sông Đà 2. Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ....ngày.../..../..../. Định kỳ hàng thấng báo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liên doanh theo các chỉ tiêu : Sản lượng, doanh thu, thanh toán.... * Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng Sông đà 2 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty xây dựng Sông Đà 2 Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty xây dựng Sông Đà 2 Bao gồm 12 người. ở văn phòng công ty: Phòng tài chính kế toán của Công ty là nơi cung cấp những thông tin về sự vận động của tài sản, là căn cứ cho ban lãnh đạo của Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập chung thống nhất của trưởng phòng tài chính kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý bộ máy kế toán Công ty được tổ chức như sau: + Trưởng phòng kế toán ( kế toán trường) là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình huy động và sử dụng vốn, điều hành tổ chức phân công các phần hành kế toán cho nhân viên, lập báo cáo quyết toán định ký. + Phó phòng kế toán : Là người giúp việc cho kế toán trưởng, cùng kế toán trưởng lập báo cáo tài chính định kỳ, đồng thời nghiên cứu chế độ chính sách soạn thảo văn bản quản lý, quản lý vốn và tài sản cố định. + Các nhân viên kế toán phần hành chịu sự điều hành chung của trưởng phòng tài chính kế toán: Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính; Kế toán theo dõi huy động vốn; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán ngân sách Nhà nước; Kế toán thanh toán nội bộ; Kế toán công nợ phải thu khách hàng; Kế toán ngân hàng. Ngoài ra còn có một thủ quỹ thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt. Các nhân viên kế toán có phân mảng công việc, tuy nhiên họ vẫn có thể làm các công việc của mảng khác và các công việc như kê khai báo cáo thuế, giao dịch với ngân hàng. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: 5. Công tác kế toán Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao. Việc thực hiện kế toán máy được tiến hành như sau: Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máy với các phần đã được khai báo từ trước. Ngay từ khi bắt đầu với chương trình người sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết như: - Khai báo mã số tài khoản. - Khai báo khoản mục phí. - Xác định các tiêu thức quản lý. - Phương pháp tính thuế GTGT. - Tỷ giá hạch toán. - Khai báo TSCĐ. - Định nghĩa các phần hành làm việc. Máy sẽ tự động lưu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ người dùng chỉ định. Sơ đồ kế toán máy của công ty như sau: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại Kế toán chi tiết. + Tiền vốn + Hàng hoá + Tài sản + Kế toán khác +Ngoài bảng Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá thành +Xác định kết quả Các báo cáo kế toán II. Tình hình thực tế kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2. 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty xây dựng Sông Đà 2 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2001. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 ( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2001) 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loạI máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng.........). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2001. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3 Như vậy giá thực tế là 220,3 x 90.419.3 = 20.823.566 3. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty Sông Đà II gồm: Vốn ngân sách từ các Công ty Xây dựng Sông Đà, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng. Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2. Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 1. Thủ tục nhập kho. 1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Hoá đơn GTGT như sau Hoá đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 31 tháng 12 năm 2001 ký hiệu:HC/01-B Số 032977 Đơn vị bán hàng:Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2 Địa chỉ:Km 10 Nguyễn Trãi Hà Đông – Hà tây Tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt,..........................MS:0500236821 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000 Cộng tiền hàng: 25.280.000 Thuế xuất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 25.280 Tổng cộng tiền thanh toán:26.544.000 Số tiền viết bằng chữ:.Hai mươi sáu triệu năm trăm bốn mươi bốn nghìn... Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe là anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế toán thanh toán theo trình tự sau: Hoá đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 31 tháng 12 năm 2001 ký hiệu:HC/01-B Số 033475 Đơn vị bán hàng:Anh Đỗ tuấn Đạt Địa chỉ:..............................................................Số tài khoản: Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng:Lê duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2 Địa chỉ:..Hà Đông Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt ..........................MS:0500236821-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vận chuyển cát vàng Chuyến 8 50.000 400.000 Cộng tiền hàng: 400.000 Thuế xuất GTGT:10%......Tiền thuế GTGT: 40.000 Tổng cộng tiền thanh toán:440.000 Số tiền viết bằng chữ:..Bốn trăm bốn mươi ngàn.đồng.... Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Nợ TK: Có TK: Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Nguyên Theo.....số......ngày......tháng.....năm2........của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2001. Nhập tại kho: Lê Duy Thọ STT Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cat vàng Thuế GTGT5% Cộng 790 790 32000 25.280.000 1.264.000 26.544.000 Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai sáu triệu năm trăm bốn mươi ngàn. Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất . Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.Thủ tục xuất kho. Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có tr