Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3

kỳ - (Tổng số thuế tiêu thụ đặc biệt + Thuế xuất khẩu phải nộp + Giảm giá hàng bán + Doanh thu hàng đã bán bị trả lại). + Thời gian của kỳ phân tích: Theo quy ước, để đơn giản trong kỳ phân tích thì thời gian tháng là 30 ngày, quý là 90 ngày và năm là 360 ngày. + Vốn lưu động bình quân: Để đơn giản quy định cách tính như sau: Vốn lưu động bình quân tháng = 2 Vốn lưu động cuối tháng Vốn lưu động đầu tháng + Vốn lưu động bình quân quý = Cộng vốn lưu động bình quân 3 tháng 3 Trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì có thể xác định số vốn lưu động bình quân quý, bình quân năm như sau: V = V1/2 + V2 + ... + Vn-1 + Vn/2 n - 1 Trong đó: V1, V2, ... Vn là số vốn lưu động hiện có đầu các tháng, n là số thứ tự các tháng. Trường hợp không có số liệu ở các tháng, có thể tính số vốn lưu động bình quân trong kỳ bằng cách cộng số vốn lưu động đầu kỳ với số cuối kỳ rồi chia cho 2. Phần II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty dệt 8/3. I-/ Một số hình ảnh sơ lược về Công ty dệt 8/3 Tên đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Tên giao dịch : Eight March Textile Company Tên viết tắt : EMTEXCO Địa chỉ : 460 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Với chủ trương khôi phục kinh tế sau chiến tranh đưa miền Bắc tiến lên XHCN, đầu năm 1959, Chính phủ ta quyết định cho xây dựng nhà máy liên hợp sợi - dệt - nhuộm. Nhà máy có công suất thiết kế ban đầu là 35 triệu mét vải thành phẩm mỗi năm và có quy mô loại I trong nền kinh tế quốc dân. Từ năm 1960 đến năm 1965 là giai đoạn hình thành những nền móng ban đầu của nhà máy. Trong thời gian này, được sự giúp đỡ của Chính phủ nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa, những phân xưởng đầu tiên của nhà máy đã lần lượt ra đời. Ngày 8/3/1965, nhà máy được cắt băng khánh thành và chính thức mang tên Nhà máy Dệt 8/3. Kể từ ngày thành lập và trong suốt thời kỳ chống Mỹ cứu nước, Nhà máy Dệt 8/3 luôn đi đầu trong phong trào thi đua sản xuất cung cấp kịp thời nhu cầu về vải cho tiền tuyến, đồng thời làm tốt công tác hậu cần địa phương vừa sản xuất vừa sẵn sàng chiến đấu. Chỉ tính từ năm 1965 đến năm 1985, nhà máy đã sản xuất được 106.087 tấn sợi, 5.920.502 triệu mét vải thành phẩm. Năm 1985, nhà máy vinh dự được Quốc hội và Hội đồng Nhà nước trao tặng Huân chương lao động hạng nhất. Trong những năm đầu bước sang kinh tế thị trường, Nhà máy đã gặp phải rất nhiều khó khăn do hầu hết máy móc, trang thiết bị, công nghệ đều cũ kỹ, lạc hậu nên sản phẩm của nhà máy không thể cạnh tranh với hàng liên doanh. Trước thực trạng đó, được sự giúp đỡ của Nhà nước, nhà máy đang từng bước đổi mới quy trình công nghệ, tổ chức lại phương thức sản xuất và bộ máy quản lý để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Cho nên trong những năm gần đây, sản phẩm của Nhà máy ngày càng có uy tín trên thị trường. Sau 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà máy dệt 8/3 đã trải qua ba lần đổi tên: từ Nhà máy Dệt 8/3, xí nghiệp liên hợp dệt 8/3 và hiện nay gọi là Công ty Dệt 8/3 (theo Nghị định 388, tháng 7/1994). Đây là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vào bậc nhất trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm ngành dệt may của Việt Nam. Công ty đã giải quyết việc làm cho một bộ phận lao động ở Thủ đô, đặc biệt là lao động nữ, góp phần thúc đẩy Hà Nội trở thành trung tâm kinh tế của cả nước. 2-/ Vai trò, nhiệm vụ của Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam, với phương thức hạch toán: Cân đối thu - chi, bảo đảm có lãi. Công ty Dệt 8/3 hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, theo các quy định của pháp luật, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty. Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt, may mặc theo kế hoạch, quy hoạch của Tổng Công ty, theo nhu cầu thị trường, từ đầu tư, sản xuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, phụ kiện, thiết bị phụ tùng, sản phẩm dệt, may mặc và các hàng hoá khác liên quan đến ngành dệt, may mặc... Với thị trường tiêu thụ rộng lớn, Công ty Dệt 8/3 nhanh chóng có nhiều mặt hàng đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng với các sản phẩm chủ yếu sau: sợi toàn bộ, sợi bán, vải mộc, vải thành phẩm, vải xuất khẩu... Bên cạnh đó, Công ty cũng đã và đang khai thác thị trường nước ngoài bằng các sản phẩm vải xuất khẩu, may xuất khẩu nhằm thu hút sự chú ý, đầu tư của các đối tác nước ngoài và mở rộng thị trường. Công ty có quan hệ mua bán với rất nhiều nước trên thế giới như Italia, Đức, Nhật, Trung Quốc... 3-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty Dệt 8/3. a, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, trực thuộc Tổng Công ty Dệt - may Việt Nam. Đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc chỉ đạo trực tiếp xuống từng phòng ban, xí nghiệp thành viên. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng chức năng và các phòng nghiệp vụ. Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 4 người: 1 Tổng Giám đốc, 3 Phó Tổng Giám đốc. - Tổng giám đốc: là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản cấp trên. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Tổng giám đốc điều hành các công việc của Công ty, Tổng giám đốc còn trực tiếp điều hành các phòng: Kế toán - Tài chính, tổ chức lao động, xuất nhập khẩu. - Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất, công nghệ sản xuất trong Công ty và chỉ đạo trực tiếp phòng kỹ thuật - Đầu tư. - Phó Tổng giám đốc sản xuất và tiêu thụ: là người phụ trách và điều hành phần sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, chỉ đạo trực tiếp các phòng: kế hoạch tiêu thụ, kho, bảo vệ - quân sự và các giám đốc của các xí nghiệp thành viên. - Phó Tổng giám đốc trung tâm thí nghiệm - kiểm tra chất lượng: là người phụ trách về việc kiểm tra chất lượng sản phẩm và chỉ đạo trực tiếp phòng KCS. Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: Được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và trợ giúp cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban có nhiệm vụ chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, các chế độ chính sách của Nhà nước, các nội quy của Công ty và các mệnh lệch của Giám đốc. Ngoài ra các phòng ban còn có nhiệm vụ đề xuất với ban Giám đốc những biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc gặp phải trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Công ty. Các phòng ban nghiệp vụ của Công ty gồm: - Phòng kỹ thuật đầu tư: có nhiệm vụ đầu tư, chuẩn bị về kỹ thuật cho sản xuất từ khâu thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ đến khâu nhập kho thành phẩm. - Phòng kế hoạch tiêu thụ: Có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm. Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tiêu thụ sản phẩm. Cụ thể: căn cứ vào các nhu cầu và các thông tin trên thị trường phòng xây dựng kế hoạch giá thành, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấp nhất. - Phòng xuất - nhập khẩu: Giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ xuất những sản phẩm do Công ty sản xuất ra khi có khách hàng và nhập vật tư, hoá chất, máy móc, thiết bị cần cho sản xuất, gọi vốn đầu tư của nước ngoài, xây dựng các phương án đầu tư. - Phòng KCS: Đảm bảo cho công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn Công ty. - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý nhân lực trong Công ty, đảm bảo chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, theo dõi ban hành các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, tổ chức công tác nâng bậc cho công nhân viên. - Phòng kế toán - tài chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toán các chi phí sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính của Công ty. Đồng thời, phòng còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty, xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Công ty. - Phòng bảo vệ quân sự: Có chức năng quản lý trật tự an ninh trong Công ty. Giám đốc các xí nghiệp thành viên: chịu sự chỉ đạo của cấp trên. Các Giám đốc này có trách nhiệm quản lý, bảo toàn, phát triển nguồn vốn, tài sản và các nguồn lực khác do Công ty giao. Giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp là 1 hoặc 2 Phó giám đốc xí nghiệp, trưởng ca hoặc trưởng ngành, tổ trưởng các tổ nghiệp vụ kinh tế - kỹ thuật, các tổ sản xuất. (Xem sơ đồ trang sau) b, Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty Dệt 8/3 có một cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh bao gồm các xí nghiệp sản xuất chính và các xí nghiệp sản xuất phụ. Các xí nghiệp sản xuất chính: có tổng diện tích 51.380 mét vuông với 3280 công nhân, bao gồm: - Xí nghiệp sợi: Có diện tích 21.000 mét vuông với 1.650 công nhân, có nhiệm vụ chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc hoặc cung cấp cho thị trường. - Xí nghiệp Dệt: Có diện tích 19.000 mét vuông với 1.097 công nhân, có nhiệm vụ nhận sợi từ xí nghiệp sợi và tiến hành sản xuất vải mộc. - Xí nghiệp nhuộm: Có diện tích 9.800 mét vuông với 351 công nhân, có nhiệm vụ nhận vải từ xí nghiệp Dệt và tổ chức nhuộm, in hoa. Các xí nghiệp sản xuất phụ: - Xí nghiệp cơ điện bao gồm 2 bộ phận: + Động lực: làm nhiệm vụ cung cấp nước, năng lượng điện, hơi nước cho toàn Công ty. + Phụ tùng: làm nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị của Công ty. - Xí nghiệp may, dịch vụ: Có diện tích 1.580 mét vuông với 182 công nhân, có nhiệm vụ may quần áo các loại, túi, khăn... là bộ phận sản xuất kinh doanh phụ tận dụng các điều kiện hiện có của công ty để tạo ra công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người lao động. (Xem sơ đồ trang sau) 4-/ Kết quả sản xuất một số năm gần đây của Công ty Dệt 8/3. Với sự cố gắng vươn lên của toàn thể cán bộ và công nhân viên, Công ty Dệt 8/3 đã đạt được những thành tựu đáng kể. Theo báo cáo tổng kết 2 năm 1998 - 1999, ta có thể đánh giá kết quả hoạt động của Công ty thông qua các chỉ tiêu sau: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Dệt 8/3. TT Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 Chênh lệch Tuyệt đối % 1 Tổng doanh thu Nghìn đồng 180.987.000 205.798.025 24.811.025 113,7 2 Tổng chi phí Nghìn đồng 180.931.600 205.722.180 24.790.580 113,2 3 Lợi nhuận Nghìn đồng 55.400 75.845 20.445 136,9 4 Nộp ngân sách Nghìn đồng 3.328.655 3.548.297 219.642 106,6 5 Vốn lưu động Nghìn đồng 27.732.948 33.259.525 5.526.577 119,9 6 Vốn cố định Nghìn đồng 28.764.451 35.331.200 6.566.749 122,8 Qua các chỉ tiêu trên ta thấy: Tổng doanh thu trong năm 1999 là 205.798.025.000 đồng tăng 113,7% so với năm 1998, lợi nhuận năm 1999 là 75.845.000 đồng tăng 136,9% so với năm 1998. Và trong năm 1999, Công ty Dệt 8/3 đã đóng góp cho Ngân sách 3.548.297.000 đồng. Kết quả đó khẳng định Công ty đã không ngừng đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, cải tiến, đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm nên sản phẩm được khách hàng tin cậy và đủ sức cạnh trạnh trên thị trường. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp Nhà nước có số vốn lớn như Công ty Dệt 8/3 thì kết quả sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được vẫn còn chưa tương ứng với quy mô hoạt động của nó. Cụ thể, tỷ suất lợi nhuận trên vốn trong năm 1999, chỉ đạt 0,11%, lương bình quân của lao động ở Công ty chỉ đạt 580.000 đồng - người/tháng. Thực tế cho thấy ngành dệt của ta đang gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp liên doanh, trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhà nước đang tích cực hỗ trợ cho ngành Dệt - may Việt Nam nói chung và Công ty Dệt 8/3 nói riêng, các cán bộ, công nhân viên Công ty Dệt 8/3 đang nỗ lực hết mình để nuôi đứa con đầu lòng của ngành dệt may Việt Nam lớn mạnh. 5-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán của Công ty Dệt 8/3. a, Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán ở Công ty Dệt 8/3 Để phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế đơn vị mình. Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý và việc sắp xếp các xí nghiệp trực thuộc, Công ty Dệt 8/3 áp dụng hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu nhận chứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo, phân tích và tổng hợp. ở Công ty Dệt 8/3, ngoài 17 nhân viên ở phòng kế toán tài chính, dưới các xí nghiệp thành viên còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số công việc nhất định (lập bảng tính lương, tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phòng kế toán tài chính: là người điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty. Trưởng phòng kế toán tài chính thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của Công ty. Phó phòng kế toán tài chính kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, quý, năm. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái cho từng tài khoản rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ Tài chính và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán quỹ: Giám sát việc thu - chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng... Kế toán quỹ phụ trách tài khoản 111, 131, 141... và các sổ chi tiết của nó. Cuối tháng, lập bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, chi... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý. Kế toán tiền ngân hàng: Thực hiện toàn bộ những giao dịch thu chi, thanh toán với ngân hàng. Phụ trách tài khoản 112, 311... và các sổ chi tiết. Cuối tháng, lập bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 2. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Phụ trách tài khoản 152, 153... hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Cuối tháng, tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong “biên bản kiểm kê”. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Phụ trách các TK 334, 338, (3382, 3383, 3384), 627, 641, 642... Kế toán lương và BHXH có nhiệm vụ theo dõi việc tính toán tiền lương, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cuối tháng, lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảng phân bổ số 1 và bảng tập hợp chi phí. Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Phụ trách các tài khoản 211, 214, 411, 414, 415... Phân loại tài sản cố định hiện có của Công ty và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Cuối tháng, lập bảng phân bổ số 3, nhập ký chứng từ số 9. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Căn cứ vào các phiếu xuất vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm... kế toán tiến hành tính toán, tập hợp chi phí và kiểm tra số liệu do nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên gửi lên. Từ đó, xác định chính xác khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, thực hiện tính giá thành. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm phụ trách các tài khoản: 621, 622, 627, 154... Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình nhập xuất kho thành phẩm và xác định chính xác các kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Phụ trách các tài khoản 155, 157, 511, 512, 641, 642... Các nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên: Có nhiệm vụ theo dõi từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho, tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của Công ty. Các thành viên của bộ máy kế toán tuy có nhiệm vụ kế toán khác nhau song giữa các bộ phận đó lại có sự kết hợp chặt chẽ mật thiết trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán của Công ty Dệt 8/3 được thể hiện qua sơ đồ: (Xem sơ đồ trang sau) b, Tổ chức sổ kế toán ở Công ty Dệt 8/3. Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sổ kế toán, kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán theo kiểu nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, các bảng kê và các nhật ký chứng từ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo. Hiện tại, Công ty đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 11 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết và sổ cái tài khoản. Điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ - Hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng là hệ thống tài khản trong chế độ kế toán mới. - Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được lập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi vào sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nkct của Công ty dệt 8/3 Chứng từ gốc: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng liệt kê CT nhập-xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp NXT Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7 NKCT số 5 NKCT lq số 1,2,3 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Sổ cái TK 152 Báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty Dệt 8/3 II-/ Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3 1-/ Đặc điểm vật liệu tại Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, nguyên vật liệu của Công ty cũng hết sức đa dạng, số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài như sợi. Bông có đặc điểm dễ hút ẩm ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản... Do đặc điểm này, nên Công ty cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập, khi xuất bông để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác, để bảo quản tốt bông, công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải được đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát. Hệ thống kho dự trữ của Công ty chia thành 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông. - Kho chứa vật liệu phụ, gồm: + Kho thiết bị. + Kho tạp phẩm. + Kho hoá chất. + Kho sắt thép. + Kho bột - Kho chứa phụ tùng bao gồm: + Kho cơ kiện sợi. + Kho cơ kiện dệt. - Kho chứa nhiên liệu: kho xăng, dầu. - Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm: + Kho công cụ. + Kho cơ điện. - Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu. Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất, do đó, thuận tiện cho việc chuyên trở và có thể đáp ứng kịp thời vật tư cho sản xuất với chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản. Do đó mà chất lượng vật tư luôn được bảo quản tốt. Tại đơn vị sản xuất lớn như Công ty Dệt 8/3, với đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp thì khối lượng công việc hạch toán vật liệu là rất lớn. Do vậy, việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do ba cán bộ kế toán đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính (bông), công cụ dụng cụ. Một người phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu và phế liệu. Người còn lại kiêm lập các báo biểu tổng hợp có liên quan. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện theo hình thức sổ NKCT trên máy vi tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... Sau đó định khoản, đối chiếu với sổ sách của thủ kho (các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: hệ số giá, trị giá vật liệu xuất kho, trị giá vật liệu tồn cuối kỳ. Cuối kỳ, máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu. 2-/ Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3. Vật liệu sử dụng trong Công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý, hoá học, phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác, vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, kế toán cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu. Căn cứ vào công dụng kinh tế của từng loại nguyên vật liệu, kế toán đã phân loại thành những nhóm sau: - Nguyên vật liệu chính: đó là các loại bông: bông Việt Nam, bông gầm ý, bông Liên Xô cấp I, bông Liên Xô cấp II, bông xơ N... - Vật liệu phụ: các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm, bông chế thử, băng vải trắng, dây nilon, dây emay, băng dính, keo dán eboxi... - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu các loại như: xăng, dầu điêzel, dầu phụ... dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên trở vật liệu hoặc cho các cán bộ lãnh đạo Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. - Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị Công ty đang sử dụng: các loại vòng bi, bánh răng... - Phế liệu: Đó là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất có thể sử dụng hay bán ra ngoài như: bông hầm PE, bông dầu, bông quét nhà, bông hạt, bông chải chém, sợi rối, sợi sóng ngắn, sợi sóng dài, sợi rối màu... Để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, ngoài việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, Công ty còn lập sổ “danh điểm vật tư”. Sổ này được lưu trên máy tính, nó giúp việc tra cứu, theo dõi chi tiết nguyên vật liệu dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian lao động kế toán. Trích Sổ danh điểm vật tư. Kho Danh điểm vật tư Tên vật tư Bông 152 001 Bông Việt Nam 152 002 Bông xơ N 152 003 Bông gầm ý 152 004 Bông Liên Xô I 152 005 Bông Liên Xô II .... Bông, sợi phế 225 - 1 Bông dầu 225 - 2 Bông quét nhà 225 - 3 Bông hầm bãi 225 - 4 Bông hạt 225 - 5 Bông gầm ý .... Thiết bị 281 - 001 ecu 4 281 - 002 ecu 5 281 - 003 ecu 6 281 - 004 Bulong 281 - 005 vitgo 4*20 .... 3-/ Công tác tính giá nguyên vật liệu. a, Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Vật liệu của Công ty Dệt 8/3 do Phòng Xuất - nhập - khẩu đảm nhiệm, chủ yếu là mua từ bên ngoài. Giá nhập kho vật liệu là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí liên quan. Cụ thể: + = Giá thực tế vật liệu Giá ghi trên hoá đơn Chi phí mua ngoài nhập kho của nhà cung cấp liên quan Trong đó: + Giá ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp là giá chưa có thuế VAT đầu vào vì Công ty Dệt 8/3 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. + Chi phí liên quan bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho, phí chọn lọc tái chế... Đối với những loại vật liệu nhập kho do Công ty tự sản xuất thì được tính như sau: + = Giá trị nhập kho Giá vật liệu Chi phí thực tế phát sinh thực tế của vật liệu thực tế xuất kho trong quá trình chế biến Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là: Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng. b, Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ: Việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày, Công ty Dệt 8/3 đã áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho. Cuối tháng, kế toán điều chỉnh giá vật liệu từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua hệ số giá. Giá thực tế của vật liệu Giá hạch toán vật liệu + + = x Hệ số giá xuất dùng xuất dùng Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn