Đề tài Tổ chức công tác kế toán NVL ở doanh nghiệp sản xuất

Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Phần hai Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cao su sao vàng 2.1. Sơ lược lịch sử ra đời và quá trình hình thành, phát triển của Công ty Cao su sao vàng. 2.1.1. Sơ lược lịch sử ra đời của Công ty. Do tầm quan trọng của công nghiệp cao su trong nền kinh tế quốc dân nên ngay sau khi miền Bắc giải phóng (tháng 10/1945) ngày 7/10/1956 xưởng đắp vá săp lốp ô tô được thành lập tại số 2 Đặng Thái Thân (nguyên là xưởng Indoto của quân đội Pháp) và bắt đầu hoạt động vào tháng 11/1956 đến đầu năm 1960 thì sát nhập vào nhà máy Cao su sao vàng - đó chính là tiền thân của nhà máy Cao su sao vàng sau đây: Đồng thời trong kế hoạch khôi phục và phát triển kinh tế 3 năm (1958 - 1960) Đảng và Chính phủ đã phê duyệt phương án xây dựng khu công nghiệp Thượng Đình gồm 3 nhà máy: Cao Su - Xà Phòng - Thuốc Lá Thăng Long (gọi tắt là khu Cao - Xá - Lá), nằm ở phía nam Hà Nội thuộc quận Thanh Xuân ngày nay. Công trường được khởi công xây dựng ngày 22/12/1958 và vinh dự được Bác Hồ về thăm ngày 24/2/1959. Sau hơn 13 tháng miệt mài lao động, quá trình xây dựng nhà xưởng, lắp đặt thiết bị, đào tạo cán bộ, công nhân cơ bản hoàn thành, ngày 6/4/1960 nhà máy tiến hành sản xuất thử những sản phẩm săm lốp xe đạp đầu tiên mang nhãn hiệu "Sao vàng". Và cũng từ đó nhà máy mang tên: Nhà máy Cao su sao vàng Hà Nội. 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Ngày 23/5/1960 nhà máy làm lễ cắt băng khánh thành và hàng năm lấy ngày này làm ngày truyền thống, ngày kỷ niệm thành lập nhà máy, một bông hoa tình hữu nghị của tình đoàn kết keo sơn Việt - Trung (bởi toàn bộ công trình xây dựng này nằm trong khoản viện trợ không hoàn lại của Đảng và Chính phủ Trung Quốc tặng nhân dân ta). Đây là một xí nghiệp quốc doanh lớn nhất, lâu đời nhất và duy nhất sản phẩm săm lốp ô tô, là con chim đầu đàn của ngành công nghiệp chế tạo các sản phẩm cao su Việt Nam. Và kết quả hoạt động sản xuất năm 1960 - năm thứ nhất nhận kế hoạch của Nhà nước giao, nhà máy đã hoàn thành các chỉ tiêu sau: - Giá trị tổng sản lượng: 2.459.442đ - Các sản phẩm chủ yếu: + Lốp xe đạp: 93.664 chiếc + Săm xe đạp: 38.388 chiếc Trải qua nhiều năm tồn tại trong cơ chế hành chính bao cấp (1960 - 1987) nhịp đọ sản xuất của nhà máy luôn tăng trưởng, số lao động tăng không ngừng (năm 1986 là 3260 người). Song nhìn chung sản phẩm còn đơn điệu, chủng loại nghèo nàn, ít dược cải tiến vì không có đối tượng cạnh tranh, bộ máy gián tiếp thì cồng kềnh, số lượng lao động đông song hoạt động trì trệ, hiệu quả kém, thu nhập đầu người thấp. Năm 1988 - 1989, nhà máy trong thời kỳ quá độ, chuyển đổi từ cơ chế hành chính bao cấp sang cơ chế thị trường. Đây là thời kỳ thách thức và cực kỳ nan giải, nó quyết định sự tồn vong của một doanh nghiệp. Song với truyền thống sao vàng luôn toả sáng với đội ngũ cán bộ năng động, có kinh nghiệm, đã định hướng đúng rằng nhu cầu tiêu thụ săm lốp ở Việt Nam là rất lớn, nghĩa là phải sản xuất làm sao để thị trường chấp nhận được. Với tinh thần sáng tạo, đoàn kết nhất trí, nhà máy đã tiến hành tổ chức sắp xếp lại sản xuất có chọn lọc với phương trâm vì lợi ích của nhà máy. Do đó đã bước đầu đưa nhà máy thoát khỏi tình trạng khủng hoảng. Từ năm 1991 đến nay nàh máy đã khẳng định được vị trí của mình là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả, có doanh thu và các khoản nộp ngân sách năm sau cao hơn năm trước. Thu nhập của người lao động được nâng cao và đời sống được cải thiện. Nhà máy được công nhận là đơn vị thi đua xuất sắc được nhiều cờ và bằng khen của cấp trên. Các tổ chức đoàn thể (Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh) được công nhận là đơn vị vững mạnh. Từ những thành tích vẻ vang trên đã có kết quả: - Theo QĐ số 645/ CMNg ngày 27/8/1992 của Bộ công nghiệp nặng đổi tên nhà máy thành "Công ty cao su Sao vàng". - Ngày 1/1/1993 nhà máy đac hính thức sử dụng con dấu mang tên Công ty cao su Sao vàng. - Tiếp đến ngày 5/5/1993 theo QĐ số 215 QĐ/ TCNS ĐT của Bộ công nghiệp nặng cho thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước. Việc chuyển thành Công ty đương nhiên về cơ cấu tổ chức sẽ to lớn hơn, các phân xưởng trước đây sẽ trở thành xí nghiệp thành viên, đứng đầu là một Giám đốc xí nghiệp. Về mặt kinh doanh Công ty cho phép các xí nghiệp có quyền hạn rộng hơn đặc biệt trong quan hệ đối ngoại. Công ty có quyền ký kết các hợp đồng mua, bán nguyên vật liệu, liên doanh trong sản xuất và bán các sản phẩm với các đơn vị nước ngoài. Trải qua 44 năm tồn tại và phát triển, cán bộ công nhân Công ty Cao su sao vàng có thể tự hào về doanh nghiệp của mình: - Là một đơn vị gia công cao su lớn nhất, lâu đời nhất và duy nhất sản phẩm săm lốp ô tô ở miền Bắc Việt Nam. Đến nay năng lực sản xuất đã tăng lên nhiều lần, chủng loại mặt hàng đa dạng phong phú, chất lượng sản phẩm ngày càng nâng cao. Đặc biệt trong những năm đổi mới Công ty ngày càng khẳng định vững chắc vị thế của mình bằng cách: tích cực và mạnh dạn đầu tư các dây truyền sản xuất mới, máy móc thiết bị tiên tiến mới thay thế các máy móc thiết bị quá cũ kỹ lạc hậu. Đầu tư đến đâu đưa vào khai thác đến đó, đồng thời tích cực đào tạo và đào tạo lại lao động, sắp xếp tổ chức lao động hợp lý tăng cường công tác quản lý ký thuật, quản lý chất lượng sản phẩm, cải tiến qui trình công nghệ. Qua đó Công ty đã khẳng định vị trí của mình là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động có hiệu quả, sản phẩm của Công ty được người tiêu dùng đánh giá cao về chất lượng (3 năm liên tiếp 2000, 2001, 2002, sản phẩm của Công ty được người tiêu dùng bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao). Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm. STT Một số chỉ tiêu ĐV tính 1999 2000 2001 2002 1 Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 191.085 241.138 280.138 332.894 2 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 233.486 286.731 275.435 334.761 3 Nộp NSNN Triệu đồng 12.966 17.368 18.765 15.876 4 Đầu tư mới Triệu đồng 34.257 29.315 36.523 40.750 5 Số lao động Triệu đồng 2069 2.646 2.646 2.924 6 Thu nhập bình quân Nghìnđ/ người 950 1250 1320 1340 Với kết quả đạt được của Công ty qua 1 số năm. Trên cơ sở đó Công ty dự tính năm 2004: Doanh thu tiêu thụ và cung cấp dịch vụ là 525.833 (triệu đồng); lợi nhuận: 800.000 (tr.đ); thu nhập bình quân của CBCNV: 1650 (ngđ/ người). 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cao su sao vàng hiện nay có 2586 CBCNV, tổ chức quản lý theo một cấp, đứng đầu là Ban Giám đốc - chỉ đạo trực tiếp đến từng xí nghiệp trong Công ty. Để có thể nắm vững được một cách khái quát và những nét chung nhất về toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty ta xem sơ đồ sau: (sơ đồ 1). Giám đốc Công ty Bí thư đảng uỷ Chủ tịch công đoàn PGĐ sản xuất PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh PGĐ xuất nhập khẩu PGĐ XDCB Văn phòng đảng uỷ Phòng kỹ thuật cơ năng Phòng kỹ thuật cao su Phòng kiểm tra chất lượng KCS Phòng xây dựng cơ bản Phòng tổ chức hành chính Phòng điều độ sản xuất Phòng quân sự bảo vệ Phòng kế hoạch thị trường Phòng tài chính kế toán Phòng đối ngoại xuất nhập khẩu Phòng đời sống Văn phòn công đoàn Các đơn vị sản xuất kinh doanh XN cao su số 1 XN cao su số 2 XN cao su số 3 XN cao su số 4 Xí nghiệp năng lượng XN dịch vụ thương mại Xưởng thiết kế nội bộ VSCN Chi nhánh cao su Thái Bình Nhà máy pin cao su Xuân Hoà Xưởng luyện Xuân Hoà Nhà máy cao su Nghệ An Sơ đồ 1: Cùng với sự phát triển sản xuất, bộ máy quản lý Công ty ngày càng hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả. Các phòng ban trong Công ty là các bọ phận được thực thi những quyết định do Ban Giám đốc đề ra, có quan hệ hữu cơ với nhau và với xí nghiệp, các phòng ban chức năng trong Công ty có nhiệm vụ chủ yếu sau: Chấp hành và kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, các chế độ chính sách của Nhà nước, những nội dung của Công ty và những chỉ thị mệnh lệnh của ban Giám đốc. - Phục vụ đắc lực cho sản xuất kinh doanh của Công ty. - Đề ra với Ban Giám đốc Công ty những chủ trương, biện pháp giải quyết những khó khăn gặp phải trong sản xuất kinh doanh và tăng cường quản lý giám sát trong Công ty. Hoạt động theo mô hình trực tiếp tham mưu cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Ban Giám đốc (Ban Giám đốc và các phó Giám đốc phụ trách chuyên môn) với nghiệp vụ quản lý vĩ mô tiếp theo là các phòng ban chức năng và Xí nghiệp thành viên. Cụ thể, hiện tại Ban Giám đốc Công ty gồm Giám đốc và 5 Phó Giám đốc cùng các phòng ban, đoàn thể, Xí nghiệp. Trong đó: - Giám đốc Công ty: Lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. -Phó giám đốc phụ trách sản xuất có nhiệm vụ giúp giám đốc Công ty trong định hướng xây dựng kế hoạch sản xuất. Điều hành các đơn vị cơ sở thực hiện kế hoạch sản xuất cũng như công tác bảo vệ an toàn cho sản xuất kiểm tra nội dung, phê duyệt tài liệu có liên quan đến sản xuất và bảo vệ sản xuất (khi được uỷ quyền). - Phó giám đốc Công ty phụ trách kinh doanh: Giúp giám đốc lãnh đạo kinh doanh, phụ trách khối kinh tế. - Phó Giám đốc Công ty phụ trách kỹ thuật. - Phó giám đốc Công ty phụ trách công tác xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty điều hành các công việc có liên quan đến công tác xây dựng cơ bản. Kiểm tra nội dung phê duyệt tài liệu có liên quan đến xây dựng cơ bản (khi được uỷ quyền). - Phó giám đốc xuất nhập khẩu: Giúp giám đốc trong xuất, nhập khẩu tìm đối tác trong và ngoài nước. Ngoài ra Công ty còn có: - Bí thư Đảng uỷ và văn phòng Đảng uỷ Công ty: Thực hiện vai trò lãnh đạo của đảng trong Công ty thông qua văn phòng Đảng uỷ. - Chủ tịch công đoàn và văn phòng công đoàn: Làm công tác công đoàn của Công ty, có trách nhiệm cùng giám đốc quản lý lao động trong Công ty thông qua văn phòng công đoàn. Các phòng ban của Công ty bao gồm: - Phòng tổ chức hành chính: với chức năng chính tham mưu cho giám đốc và lãnh đạo Công ty về tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức, sắp xếp, bố trí CBCNV hợp lý trong toàn Công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Nghiên cứu, đề xuất các phương án về lao động, tiền lương, đào tạo phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch sản xuất. - Phòn tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của Công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thành tài sản đó. Phòng nắm vững thực trạng tài chính của Công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của Công ty với bạn hàng. - Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính hàng năm và theo dõi thực hiện mua bán vật tư, thiết bị cho sản xuất tiêu thụ sản phẩm hàng hoá làm ra. Căn cứ vào nhu cầu thông tin trên thị trường mà phòng có thể đưa ra kế hoạch giá thành, sản lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm thu lợi cao nhất, bảo đảm cung ứng vật tư, quản lý kho và cấp phát vật tư cho sản xuất. - Phòng đối ngoại - xuất nhập khẩu: Nhập khẩu các vật tư hàng hoá, công nghệ cần thiết mà trong nước chưa sản xuất hoặc sản xuất mà không đạt yêu cầu, xuất khẩucác sản phẩm của Công ty. - Phòng kỹ thuật cao su: Chịu trách nhiệm về phần kỹ thuật công nghệ sản xuất sản phẩm mới, đồng thời có nhiệm vụ xây dựng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật kiểm tra chất lượng thông qua các thí nghiệm thanh toán sản xuất, kiểm tra, tổng hợp, nghiên cứu công nghệ sản xuất có hiệu quả nhất nhàm tạo ra các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng. - Phòng kỹ thuật cơ năng: Phụ trách các hoạt động cơ khí, năng lượng, động lực và an toàn lao động. - Phòng xây dựng cơ bản: tổ chức thực hiện các đề án đầu tư xây dựng cơ bản theo chiều rộng và chiều sâu. Nghiên cứu và đề ra các dự án khả thi trình giám đốc xem xét để có kế hoạch đầu tư. - Phòng KCS kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá đầu vào, đầu ra.Thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lượng sản phẩm. - Phòng điều độ sản xuất: Đôn đốc, giám sát tiến đọ sản xuất kinh doanh, điều tiết sản xuất có số lượng hàng ngày, hàng tuần hàng tháng để Công ty có phương án cụ thể. - Phòng đời sống: khám chữa bệnh cho CBCNV, thực hiện kế hoạch phòng dịch, sơ cấp các trường hợp tai nạn, chăm lo sức khoẻ, công tác y tế, môi trường làm việc của CBCNV trong toàn Công ty. - Phòng kế hoạch thị trường: Lập kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính và theo dõi thực hiện. Tiến hành mua sắm vật tư thiết bị và làm công tác tiêu thụ qua việc lập một số chi nhánh nhằm phát triển thị trường. - Phòng quân sự bảo vệ: Làm công tác bảo vệ toàn bộ tài sản, vật tư, hàng hoá của Công ty. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy sản xuất. Công ty Cao su Sao vàng là một doanh nghiệp sản xuất có qui mo lớn vì vậy cơcấu sản xuất của Công ty được phân theo xí nghiệp, mỗi xí nghiệp chuyên sản xuất một số loại sản phẩm khác nhau. - Xí nghiệp cao su số 1: Sản xuất các loại lốp xe đạp, xe máy, các sản phẩm cao su kỹ thuật như cao su chịu dầu, cao su chống ăn mòn, ống các loại, băng tải. - Xí nghiệp cao su số 2: Chuyên sản xuất lốp xe đạp, sản xuất tanh xe đạp, tanh xe máy. - Xí nghiệp cao su số 3: Sản xuất các loại lốp ô tô, các loại lốp máy bay. - Xí nghiệp cao su số 4: Sản xuất săm xe đạp, xe máy, băng tải cua roa, ông cao su Bên cạnh đó Công ty còn 4 đơn vị trực thuộc: - Nhà máy Pin Xuân Hoà: Sản xuất Pin các loại - Xí nghiệp luyện cao su Xuân Hoà: Chuyên sản xuất cao su bán thành phẩm cho các đơn vị khác trong Công ty. - Chi nhánh cao su Thái Bình: Sản xuất và tiêu thụ sản phẩm săm, lốp xe đap. - Nhà máy cao su Nghệ An: Chuyên sản xuất và tiêu thụ sản phẩm lốp xe đạp 367 - 584 đen. Ngoài các xí nghiệp chính Công ty còn có các xí nghiệp phụ trợ, tạo điều kiện cho các xí nghiệp sản xuất và công ty hoạt động được đó là: - Xí nghiệp năng lượng: Cung cấp nước lạnh, hơi nóng, khí nén cho các xí nghiệp sản xuất chính. - Xí nghiệp cơ điện: Đảm bảo điện cho thắp sáng, chế tạo phụ tùng, thay thế thiết bị, đại tu... - Xí nghiệp dịch vụ thương mại: Nhiệm vụ chủ yếu là tiêu thụ các loại sản phẩm do công ty tự sản xuất ra, ngoài ra công ty còn kinh doanh tổng hợp các loại dịch vụ cho sản xuất và cho đời sống như bán sắt thép, xi măng, kinh doanh ăn uống. - Xí nghiệp bao bì và vệ sinh công nghiệp: Sản xuất bao bì, đóng gói sản phẩm đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường cho toàn công ty. 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty. Trong một doanh nghiệp sản xuất vấn đề tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng của sản phẩm, điều đó phụ thuộc vào dây chuyền công nghệ để sản xuất ra sản phẩm đó có cao hay không. Từ những điều kiện của công ty mình, qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty Cao Su Sao Vàng là qui trình sản xuất liên tục qua nhiều giai đoạn chế biến, nhưng qui trình công nghệ gắn nên việc sản xuất một sản phẩm nằm khép kín trong một phân xưởng. Mỗi một phân xưởng thường sản xuất một vài loại sản phẩm. Bên cạnh đó, các sản phẩm của công ty đều được sản xuất từ cao su nên mặc dù sản phẩm khác nhau song đều có qui trình công nghệ sản xuất gần giống nhau. Sơ đồ 2: Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất săm lốp ở công ty cao su sao vàng. Nguyên vật liệu Ren răng hai đầu Lồng ống nối và đập thanh Cắt cuộn vào ống sấy Cắt ba via thành vòng tanh Lưu hoá cốt hơi Thành hình cốt hơi Kiểm tra thành phẩm (KCS) Nhập kho Đóng gói Cắt tanh Đảo tanh Xé vải Cán trắng Sấy Hỗn luyện Phối liệu Sàng, sấy Nhiệt luyện Lưu hoá lốp Định hình lốp Thành hình lốp Cán hình mặt lốp Thí nghiệm nhanh Sơ luyện Cắt, sấy tự nhiên Dây thép tanh Vải mành Các hoá chất Cao su ống Các bước sản xuất: - Nguyên vật liệu: Cao su ống, các hoá chất vải mành, dây thép tanh. Cao su sống đem cắt nhỏ sấy tự nhiên rồi đem sơ luyện đạt đúng yêu cầu kỹ thuật để giảm tính đàn hồi, tăng độ dẻo phục vụ cho quá trình sản xuất sau. - Phối liệu: Sau khi cao su đã được sơ luyện sẽ được trộn với hoá chất đã được sàng sẩy thành phối liệu đem sang công đoạn hỗn liệu. - Hỗn liệu: Cao su và hoá chất sau khi được trộn đem hỗn luyện nhằm mục đích phân tán đều các chất pha chế vào cao su ống trong giai đoạn này mẫu được đem ra thí nghiệm nhanh đánh giá chất lượng mẻ luyện. - Nhiệt luyện: Mục đích nâng cao nhiệt độ và độ dẻo, độ đồng nhất của phối liệu sau khi đã được sơ hỗn luyện. - Cán hình mặt lốp: Cán hỗn hợp cao su thành băng dài có hình dáng kích thước của bán thành phẩm lốp xe. - Vành tanh: Dây thép tanh sau khi được đảo tanh và cắt theo chiều dài được thiết kế từ trước, sau đó được ren răng hai đầu, lồng ống nối dập chắc lại rồi mang sắt bavia thành. - Vải mành: Được sấy, cắt, tráng vào bề mặt của cao su đã được luyện theo trình tự trên rồi xé thành những băng vải theo kích thước thiết kế, cắt theo cuộn vào ống sắt bước vào quá trình hình thành lốp. - Thành hình và định hình lốp: Các bán thành phẩm và vải mành, đảo tanh, cao su, hoá chất đã trải qua quá trình trên máy thành hình băng vải mành được cuốn vòng quanh hai vòng tanh với khoảng cách, góc độ nhất định treo lên giá và đưa sang công đoạn lưu hoá lốp. Các hoá chất sau khi đã tinh luyện được chế tạo cốt hơi nhằm phục vụ cho khâu lưu hoá cốt hơi rồi đem sang lưu hoá thành hình cốt hơi. - Lưu hoá lốp: Là quá trình quan trọng trong quá trình sản xuất sau khi được lưu hoá cao su phục hồi lại một số tính chất cơ lý. - Kiểm tra và đóng gói nhập kho: Lốp xe sau khi lưu hoá sẽ được mang ra đánh giá chất lượng mới được nhập kho. 2.1.5. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty Cao Su Sao Vàng. 2.1.5.1. Tổ chức công tác kế toán. Trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán, để phù hợp với tình hình thực tế của công ty tổ chức và quản lý sản xuất, sử dụng tốt năng lực của đội ngũ kế toán, đảm bảo thông tin nhanh gọn, chính xác theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty thực hiện công tác kết hợp giữa hình thức tập trung với hình thức phân tán. Tại xí nghiệp: Không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thống kê, thu nhập chứng từ ban đầu. Cuối ngày nhân viên kế toán của xí nghiệp chuyển chứng từ ban đầu và một số sổ kế toán được phân công ghi chép về phòng tài chính kế toán của công ty. Tại công ty sau khi nhận được chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán kiểm tra sự hợp pháp, hợp lý của chứng từ thuộc phần hành của mình phụ trách lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ... ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp các số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Tại một số chi nhánh: Được quyền hạch toán độc lập, đầy đủ các chi phí, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về công ty để phòng tài chính - kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và đối chiếu số dư cuối kỳ. Cuối mỗi tháng, mỗi quí, mỗi năm, kết hợp báo cáo tài chính tại công ty và báo cáo tài chính tại một số chi nhánh thì kế toán lập báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty. Hiện nay bộ máy kế toán của công ty gồm 15 người, mỗi người thực hiện một công việc cụ thể: - Một trưởng phòng tài chính - kế toán: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. - Hai phó phòng tài chính - kế toán: + Một phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: Tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán đưa ra các thông tin trên cơ sở số liệu, sổ sách thu nhập được từ các phần hành kế toán khác. Cuối kỳ kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. + Một phó phòng kiêm tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nhập kho, đồng thời theo dõi kiểm tra, thực hiện hạch toán chi phí phát sinh trong toàn công ty. - Các nhân viên kế toán gồm: + Một kế toán theo dõi tiền mặt: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt phát sinh trong toàn công ty, các khoản thanh toán với người mua, người bán bằng tiền mặt. + Một kế toán tiền gửi NH kiêm kế toán tiền lương: Theo dõi các khoản giao dịch vay, trả nợ vay, gửi nộp tiền ở ngân hàng... Đồng thời theo dõi, hạch toán tiền lương, BHXH cho CBCNV trong toàn công ty, phục vụ cho việc tính giá thành. + Hai kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, tình hình công cụ, dụng cụ trong toàn công ty, kế toán có nhiệm vụ theo dõi các phiếu nhập xuất vật tư, lập bảng phân bổ vật liệu, CCDC sử dụng trong kỳ, đồng thời lập sổ chi tiết nhập xuất vật liệu. + Ba kế toán tiêu thụ: Một kế toán xác định doanh thu lãi (lỗ), một kế toán thuế, một kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kho thành phẩm. + Hai kế toán TSCĐ: Theo dõi phản ánh mọi trường hợp biến động tăng giảm TSCĐ, tính toán trích khấu hao theo qui định đồng thời tiến hành phân bổ khấu hao vào giá thành sản phẩm theo qui định. + Một kế toán huy động vốn: Chuyên theo dõi và phản ánh nguồn vốn của công ty. + Một thủ quĩ: Thực hiện việc quản lý quĩ, có nhiệm vụ quản lý việc thu chi làm chứng từ báo cáo quĩ. + Một kế toán nội bộ: Kiểm toán các nghiệp vụ của công ty lập báo cáo cho giám đốc. Cơ cấu bộ máy kế toán được biểu hiện cụ thể ở sơ đồ 3: Trưởng phòng Phòng Kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán phải thu, thuế VAT Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán nhập kho NVL phải trả NB Kế toán tập hợp chi phí và Z Kế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng Kế toán XD cơ bản và SCL Kế toán xuất kho NVL Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán huy động vốn Kế toán tiền lương Kiểm toán viên nội bộ Sơ đồ 3: 2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Cao Su Sao Vàng. Công ty Cao Su Sao Vàng đã căn cứ vào thể lệ kế toán của Nhà nước, qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như trình độ kế toán của doanh nghiệp và các điều kiện trang thiết bị vốn có mà tổ chức một hình thức kế toán phù hợp nhất. Đó là hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 4: Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quĩ hàng ngày Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - chứng từ Bảng tổng hợp chi phí phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính (2) (1) (1) (1) (3) (4) (4) (4) (5) (7) (6) Ghi chú: : ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. (2) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh vào các bảng kê, nhật ký chứng từ thì kế toán phản ánh vào sổ chi tiết. (3) Các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào các báo cáo quĩ hàng ngày, sau đó được ghi vào các bảng kê. (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan rồi từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái. (5) Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (6) Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với nhau giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. (7) Căn cứ vào số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê sổ cái, bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập các báo cáo tài chính. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty Cao Su Sao Vàng. 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Công ty Cao Su Sao Vàng là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có qui mô lớn, chuyên sản xuất các loại săm lốp, ủng lao động, pin các loại... Trong mỗi loại có nhiều qui cách sản phẩm khác nhau như lốp xe đạp, lốp xe máy, lốp máy bay... Vì vậy Công ty phải sử dụng một khối lượng NVL tương đối lớn, có nhiều loại NVL khác nhau sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các loại cao su, các loại vải mành, các loại hóa chất, thanh, bột tan, chống dính cao su... Do đó công ty phải tổ chức quản lý thu mua và sử dụng NVL cho phù hợp trong đó có những NVL tương đối khan hiếm trong nước chưa thể cung cấp được mà phải nhập từ những nước như Trung Quốc, Nhật, Hàn Quốc ... như cao su tổng hợp SBR 1712, cao su Pren Nhật... Các loại NVL chính của công ty như cao su thiên nhiên, các loại hoá chất đều là những loại rất dễ và hư hỏng trong điều kiện khí hậu ở nước ta. Do đó tổ chức hệ thống kho tàng rất được coi trọng và cần thiết. Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang một số nước. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (60-70%), do đó chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về lượng thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Một sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại NVL khác nhau và sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau về kích cỡ, chủng loại cho nên phải xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm phải hợp lý. Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng NVL, giám đốc công ty đã ký duyệt bảng quy định về định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm, định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm và hạn mức sử dụng NVL để tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất chủ động lập kế hoạch mua và cung cấp NVL kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm: Biểu số1: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Bộ công nghiệp Công ty cao su sao vàng Tiêu sản phẩm: Lốp xe đạp 650 2M Nguyên vật liệu ĐVT Định mức tiêu hao A. Nguyên vật liệu chính Cao su L1 kg 0,171900 Cao su tổng hợp SBR1712 kg 0,0543350 Lưu huỳnh kg 0,006161 Xúc tiến DM kg 0,003084 Màn