Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng

á đang đi đường (chưa về nhập kho lúc cuối kỳ) - Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (tài khoản mới) Nội dung: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Kết cấu: Bên nợ: . Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên có: . Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ . Số thuế GTGT đầu vào hoàn lại Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, được hoàn lại nhưng NSNN chưa trả Ngoài ra, còn có thể sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 128, 222, 411… Kế toán tổng hợp tăng vật liệu. - Nếu vật liệu mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 111, 112 Có TK 141 …. Các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế GTGT, phần thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp ghi trị giá vật liệu nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn. - Nếu vật liệu về trước, hoá đơn chưa về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế. - Nếu vật liệu nhập khẩu doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu, theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật tư, hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. + Căn cứ phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 3333- Thuế XNK + Tính thuế GTGT của hàng nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (13312) Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. - Trường hợp trong tháng đã nhận được hoá đơn, doanh nghiệp đã trả tiền cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 333- Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 151 Có TK 111 …. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho hoặc đưa ngay vào sử dụng hoặc giao bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 621 Nợ TK 157 ….. Có TK 151 - Trong quá trình mua vật liệu nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ được hưởng số tiền chiết khấu tính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ được bên bán giảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 152 Có TK 721: phần chiết khấu mua hàng. Có TK 133 - Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi theo giá thành thực tế: Nợ TK 152 Có TK 154 - Vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi theo giá đã được các bên liên doanh xác định: Nợ TK 152 Có TK 411 -Vật liệu đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 642 - Trị vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Kế toán tổng hợp giảm vật liệu - Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm hoặc cho công tác quản lý doanh nghiêp, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh, kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp được phản ánh ở TK 412 Nợ TK 222 Nợ TK 128 Nợ TK 412 (Trường hợp chênh lệch giảm) Có TK 152 Nếu chênh lệch tăng, ghi phần chênh lệch đó ở bên Có TK 412. - Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân phát hiện khi kiểm kê, căn cứ biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 141, 311 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128, 222 TK 338, (3381) TK 412 TK 627, 641, 642, 241 TK 632 (157) Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Giá mua VL bao gồm cả thuế GTGT Nhập kho VL mua ngoài (Giá chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu vào (Nếu AD PP khấu trừ) TK 133 Thuế nhập khẩu Nhập vốn góp liên doanh cổ phần, cấp phát Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công Nhập lại vốn góp liên doanh Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 154 TK 128, 222 TK 338, (3381) TK 412 Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản Xuất bán, gửi bán Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công Xuất góp vốnliên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch giảm do đánh giá lại 4.2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất kho vật liệu ở TK 152. TK này chỉ phản ánh vật liệu tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611- Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá vốn thực tế VL xuất kho = Trị giá vốn thực tế VL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế VL nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế VL tồn cuối kỳ Nội dung, kết cấu TK 611- mua hàng: Bên Nợ: + Trị giá vốn thực tế của hàng mua, hàng bán bị trả lại nhập kho + Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê ) từ TK 152. Bên Có: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho, hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152. TK này không có số dư và gồm 2 TK cấp 2 TK 6111- Mua nguyên liệu vật liệu. TK 6112- Mua hàng hoá. *Phương pháp kế toán ở TK 611: - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trước sang TK 611 Nợ TK 611 Có TK 152 - Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn vật liệu nhập ( giá chưa có thuế GTGT đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT và giá thanh toán đối với DN áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT)-KT ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331… - Khoản tiền chiết khấu giảm giá và hàng mua trả lại, ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111 Có TK 721 Có TK 611 Có TK 133 - Các trường hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 411 - Cuối kỳ tính trị giá vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, ghi: Nợ TK 621, 641, 642 Có TK 611 - Trị giá vật liệu kiểm kê cuối kỳ được kết chuyển sang TK 152 Nợ TK 152 Có TK 611 kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 "Mua hàng" TK 151, 152 TK 111, 112, 141, 331, 311... TK 333 TK 411 TK 142 TK 111, 112, 138 TK 621 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá mua VL bao gồm cả thuế GTGT Mua vật liệu trả tiền ngay và chưa trả tiền ngay (Giá chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu vào (Nếu ADPP khấu trừ) TK 133 Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp, cổ phần ... Đánh giá vật liệu tăng Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD Xuất dùng cho sản xuất TK 632 Xuất bán TK 111, 138, 334 Thiếu hụt, mất mát... TK 142 Đánh giá vật liệu giảm Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty tNhh văn trọng Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Trọng 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Văn Trọng được thành lập ngày 1/2/1993. Mặt hàng chủ yếu của Công ty là sản xuất các loại máy hàn từ 150A đến 500A. Tuy là mặt hàng mới sản xuất, nhưng các sản phẩm của Công ty đã được thị trường chấp nhận cả về mặt chất lượng, mẫu mã, giá cả. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các nhà máy, các công trình xây dựng và các xí nghiệp sản xuất khác. Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các thiết bị điện khác phục vụ tiêu dùng như: quạt chống nóng 3 pha, cầu dao các loại, đèn cao áp, đui đèn các loại... Qua gần 10 năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu hoạt động cuả Công ty trong 2 năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 Tổng sản lượng cái 1.500 1.530 Tổng doanh thu đồng 3.375.000.000 34.875.000.000 Tổng lợi nhuận đồng 22.760.000 23.017.000 Thu nhập bình quân tháng đồng 400.000 420.000 Nộp Ngân sách Nhà nước đồng 23.625.000 24.412.500 1.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Công ty tổ chức sản xuất thiết bị điện trên diện tích 2000 m2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc chuyển vật liệu, thành phẩm hay nửa thành phẩm từ kho này sang kho kia. Hay nói cách khác do xắp xếp các khu vực hợp lý khoa học nên việc luân chuyển giữa các bộ phận sản xuất đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. - Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô vừa nên chỉ thành lập 2 phân xưởng sản xuất. Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ gia công các loại vật liệu như sắt, tôn... để tạo nên khung máy hàn. Phân xưởng lắp ráp: Có nhiệm vụ cuốn dây để tạo nên cuộn sơ cấp, cuộn thứ cấp của máy. Đồng thời phân xưởng này tập hợp các chi tiết của máy để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh. Quy trình sản xuất sản phẩm máy hàn như sau: Tôn Lắp sun từ Quấn Tẩm Lắp Thử điện Thành ruột máy Sơn vân búa KCS Nhập kho Đồng sơ cấp Sắt góc các loại Cắt Uốn Khoan Hàn Sơn chống gỉ Khung Lấy dấu Đục lỗ Tôn các loại Cắt Dập Uốn Sơn chống gỉ Lắp Về trang bị kỹ thuật: Hầu hết máy móc của Công ty là máy cũ được trang bị từ khi mới thành lập như máy tiện, máy cán dây, máy cắt cán... Gần đây do yêu cầu đổi mới công nghệ chế tạo, Công ty đã mua thêm một số máy mới, đồng thời cải tiến sửa chữa những máy cũ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động cuả Công ty. 1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý xí nghiệp Toàn bộ hoạt động của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc. Công ty có tất cả 4 phòng nghiệp vụ. Cụ thể như sau: - Phòng kế hoạch vật tư: 3 người . 1 cán bộ khai thác vật tư . 1 cán bộ thống kê . 1 thủ kho - Phòng tài chính-kế toán: có nhiệm vụ quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp. - Phân xưởng sản xuất: Nơi diễn ra hoạt động sản xuất chính của doanh nghiệp - Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty tnhh văn trọng Giám đốc Phòng Tài chính Kế toán Phòng kế hoạch vật tư Ban bảo vệ Phân xưởng sản xuất Kho TP, hàng hoá Kho vật tư 1.4.Tổ chức phòng tài chính-kế toán Phòng kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán của đơn vị, không tổ chức bộ phận kế toán riêng ở từng phân xưởng mà bố trí nhân viên thông kế làm nghiệp vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập các chứng từ, ghi chép sổ sách các thông tin kinh tế một cách giản đơn sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán hạch toán. Là đơn vị độc lập, kế toán Công ty có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết quả cuối cùng của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách và áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ hàng hoá. Cụ thể là Công ty áp dụng hình thức hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ và theo phương pháp kế toán thường xuyên. Kế toán Công ty đã xây dựng một nguyên tắc rất chặt chẽ đó là kết hợp giữa kế toán chi tiết nhằm đảm bảo công việc kế toán được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Vì vậy tạo điều kiện thúc đẩy công tác kế toán tiến hành kịp thời, phục vụ tốt yêu cầu quản lý đảm bảo số liệu chính xác, tiến độ công việc được thực hiện đều đặn trong tất cả các phần hành của kế toán. Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ sau: - Đôn đốc, kiểm tra, thu thập đầy đủ , kịp thời các thông tin kinh tế của Công ty. - Giúp giám đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu phục vụ việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của Công ty. - Tham gia tổ chức công tác kiểm kê tài sản cố định, tài sản vốn, vật tư..., tổ chức quản lý vốn, hồ sơ theo qui định. - Giúp giám đốc Công ty trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như sử dụng vốn đúng mục tiêu, đúng chế độ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty bố trí phòng kế toán như sau: - Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán của Công ty, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ hạch toán kế toán. Lập báo cáo tài chính hàng tháng của Công ty. - 1 kế toán vật liệu, chi phí và giá thành kiêm thủ quĩ - 1 kế toán tiền lương, công nợ, tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ 2.Tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng 2.1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại vừa mua trong nước. Các vật liệu phải nhập bao gồm: dây đồng bọc thuỷ tinh, dây đồng dẹt, tôn silic... Những vật liệu mà Công ty mua của các doanh nghiệp trong nước là sơn các loại, thanh nhôm, đế nhôm... Việc theo dõi từng thứ vật liệu rất phức tạp, do Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra việc sắp xếp bảo quản vật liệu sao cho phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, đòi hỏi Công ty phải bố trí cán bộ, kho tàng một cách khoa học. 2.2.Phân loại vật liệu Căn cứ vào đặc điểm vật liệu ở Công ty, các loại vật liệu được phân ra như sau: - Vật liệu chính: bao gồm các loại đồng, tôn, sợi kẽm... Những loại vật liệu này chiếm 60-75% tổng giá trị vật liệu - Vật liệu phụ: bao gồm các loại sơn, thanh cách điện, đế nhôm... chiếm 25-40% tổng chi phí vật liệu. - Nhiên liệu: dầu, xăng - Phụ tùng thay thế, sữa chữa cho máy móc như vòng bi, dây cu roa, chi tiết khác Đánh giá vật liệu Đánh gía vật liệu là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá vật liệu có thể sử dụng giá thực tế hoặc giá hạch toán. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty TNHH Văn Trọng, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. - Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn của đơn vị bán (không tính các khoản chi phí thu mua). Nếu thu mua không có hoá đơn GTGT, trị giá thực tế của vật liệu là tổng giá thanh toán cho đơn vị bán (không có chi phí thu mua). Các chi phí thu mua vật liệu hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung” để phân bổ trực tiếp vào giá thành. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 018324 ngày 17/7/02, mua 376 kg đồng bọc tuỷ tinh của Công ty cơ điện Trần phú, đơn giá: 3500đ/kg, giá mua chưa có thuế là 13.160.000 đ, thuế GTGT là 1.316.000đ, Chi phí vân chuyển 100.000đ. Khi nhập kho, kế toán ghi: giá thực tế của dây đồng là 13.160.000đ, phần thuế GTGT ghi nợ TK 133, chi phí vân chuyển ghi nợ TK 627. Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công bằng giá thực tế xuất kho cộng chi phí thuê gia công. - Đối với vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, Công ty căn cứ vào lượng vật liệu xuất ra theo thời gian để tính giá xuất thực tế theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo lần nhập sau. Cuối tháng tính ra đơn giá thực tế của vật liệu tồn kho (làm căn cứ cho lần xuất tháng sau). Ví dụ: Giá thực tế đồng bọc thuỷ tinh cuối tháng 6/02 (đầu tháng 7/02) là: Số dư đầu tháng 130 kg, giá thực tế: 35.500 đ/kg Ngày 5/7 nhập kho 420 kg, đơn giá 35.200 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 420´35.200 = 14.784.000 đ Ngày 6/7 xuất kho 325 kg đồng Ngày 17/7 nhập kho 376 kg, đơn giá 35.000 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 376´35.000 = 13.160.000 đ Ngày 18/7, xuất kho 475 kg đồng Ngày 20/7, nhập kho 400 kg, đơn giá 34.800 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 400´34.800 = 13.920.000 đ Giá thực tế đồng xuất trong tháng được tính như sau: Giá thực tế xuất 325 kg ngày 6/7: 130 kg, đơn giá đầu tháng: 130´35.500 = 4.615.000 đ 195 kg, đơn giá nhập 5/7 195´35.200 = 6.864.000 đ 11.479.000 đ Giá thực tế xuất 475 kg ngày 18/7: 225 kg, đơn giá nhập 5/7: 225´35.200 = 7.920.000 đ 250 kg, đơn giá nhập 17/7 250´35.000 = 8.750.000 đ 16.670.000 đ Đơn giá thực tế tồn cuối tháng là: 126 kg, đơn giá nhập 17/7: 126´35.000 = 4.410.000 đ 400 kg, đơn giá nhập 22/7 400´34.800 = 13.920.000 đ 18.330.000 đ 2.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng Chứng từ kế toán để hạch toán chi tiết vật liệu được sử dụng tại Công ty bao gồm: Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01-VT Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 08-VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02-BH Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán như sau: - Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu đến kho, thủ kho kiểm tra chất lượng, qui cách, số lượng, giá cả lô hàng (Phụ lục, biểu số 1) Sau đó, cán bộ phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán (Phụ lục, biểu số 2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để làm phiếu nhập kho (Phụ lục, biểu số 3). Phiếu nhập kho được làm thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhâp, phụ trách cung tiêu, người kiểm tra kỹ thuật. Một liên lưu ở phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển phòng kế toán, một liên giao cho khách hàng. - Thủ tục xuất kho: Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch xuất vật tư. Bộ phận kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật liệu tương ứng (Phụ lục, biểu số 4). Mỗi phiếu được lập thành 3 liên: một lưu ở phòng vật tư, một cho thủ kho vật liệu sau chuyển lên phòng kế toán, một cho người nhận vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song (như đã trình bày ở phần trên). Cuối tháng, kế toán căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi số tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu (Phụ lục, biểu số 7) để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp. Biểu số 1 Đơn vị :Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 05-VT Bộ phận: Phòng KHVT QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Vật tư, sản phẩm hàng hoá) Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 018324, ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú. Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ô/B: Lê Hồng Nguyên Trưởng ban Ô/B: Trần Kim Phi Uỷ viên Ô/B: Nguyễn Quang Hùng Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách Số lượng không đúng qui cách 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã đạt chất lượng đưa vào sản xuất Cán bộ kiểm nghiệm Thủ kho Trưởng ban Cán bộ giao nhận Biểu số 2 Hoá đơn GTGT AQ/99.B Liên 2 (giao cho khách hàng) N- 018324 Ngày 17/7/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ điện Trần Phú Địa chỉ: 60 Phương Liệt, Thanh xuân Số tài khoản Điện thoại: 8.691.109 Mã số Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Số tài khoản Địa chỉ: Gia lâm Mã số Hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt TT Tên hàng hoá dịch vụ Đ/ vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Thuế GTGT 1.316.000 Tổng cộng thanh toán: 14.476.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm bảy sáu ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người giao hàng: Anh Hùng Theo hợp đồng số 018324 Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Nhận tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế: 1.316.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.476.000 Số tiền bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm bảy sáu ngàn đồng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người nhận hàng: Chi út Lý do xuất kho: Lắp máy Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Xuất tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Đây đồng dẹt Tôn silíc kg kg 257,7 543 257,7 540 3 35.454,9 14.300 13.500 9.136.728 7.722.000 40.500 Cộng 800,7 800,7 16.899.228 Cộng thành tiền bằng chữ: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận 2.5.Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán theo có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. TK kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu là: TK 152, 331, 133, 111, 141, 138. 2.5.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 2.5.1.1.Nguồn mua ngoài - Trường hợp trả bằng tiền mặt: kế toán lên nhật ký chứng từ số 1 Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 Ví dụ: Ngày 12/7/02, Công ty mua 210 kg tôn silic của Công ty TNHH Hải vân, thành tiền 3.003.000 đ, thuế GTGT 300.300 đ, trả trực tiếp tiền mặt theo phiếu chi số 31. Kế toán lên định khoản như sau: Nợ TK 152 3.003.000 Nợ TK 1331 300.300 Có TK 111 3.303.300 - Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền: Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 (Tên người bán) Kế toán phải lên sổ chi tiết thanh toán với người bán nhằm theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng phiếu nhập và với từng người bán (biểu số 9). Sổ chi tiết thanh toán với người bán thực hiện theo nguyên tắc: theo dõi từng hoá đơn phát sinh đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 2 dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ: một dòng cho TK 152, một dòng cho TK 133. Sổ chi tiết này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở những chứng từ thu thập được. Cách ghi: Số dư cuối tháng trước là số dư đầu kỳ Có hoặc Nợ của tháng này Số phát sinh: Mua vật liệu: ghi Có của bên phát sinh Thanh toán: ghi Nợ của bên phát sinh Số dư cuối tháng được tính căn cứ vào số dư đầu kỳ và các nghiệp vụ mua, thanh toán phát sinh. Sau đó căn cứ vào số liệu tổng hợp ở sổ kế toán thanh toán chi tiết với người bán để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331, mỗi người bán được ghi một dòng trên sổ. Nhật ký chứng từ số 5 được mở để tổng hợp số liệu về thanh toán của toàn Công ty, làm cơ sở để vào sổ cái TK 133. Sổ được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở số liệu ở sổ thanh toán với người bán. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5 gồm: các cột ghi số thứ tự, tên người bán, dư đầu tháng, phát sinh Có 133 đối ứng nợ các TK khác, phát sinh nợ 133 đối ứng nợ các TK khác, dư cuối tháng. Phương pháp ghi: Căn cứ số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 đối ứng Có TK 331 và số liên quan ở sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi. Nếu Công ty có nhiệm vụ thanh toán cho người bán trong kỳ thì sẽ ghi vào cột TK đối ứng với Nợ TK 331. Sau khi ghi xong nhật ký chứng từ số 5, kế toán lên bảng kế số 8 và các sổ sách liên quan. - Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán theo dõi từng cán bộ mua hàng trên sổ chi tiết 141: Khi tạm ứng đi mua vật liệu: Nợ TK 141 (Tên người tạm ứng) Có TK 111 (Số tiền tạm ứng) Khi thanh toán tạm ứng Thực chi bằng số tiền tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Thực chi nhỏ hơn số tiền tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Khoản tạm ứng chi không hết ghi: Nợ TK 111 (nếu nhập tiền mặt) Nợ TK 334 (nếu khấu trừ vào lương) Có 141 (Phần tạm ứng chi chưa hết) Thực chi lớn hơn tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Phiếu chi thanh toán bổ sung ghi: Nợ TK 141 (Tên người tạm ứng) Có TK 111 Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để vào nhật ký chứng từ số 10 (biểu 14), sổ tạm ứng chi tiết. Sổ được mở cho từng đối tượng tạm ứng gồm các cột ngày tháng, cột TK đối ứng, số phát sinh, số dư. Nhật ký chứng từ số 10 bao gồm 2 phần: Phân I: Ghi Nợ TK 141 (hoặc TK 138, 133, 336) Phân II: Ghi Có TK 141 (hoặc TK 138, 133, 336) Cách ghi: Số dư đầu kỳ là số dư cuối kỳ của tháng trước Số phát sinh: Nếulà nghiệp vụ tạm ứng được căn cứ vào phiếu chi tiền để ghi vào bên nợ phát sinh cùng dòng tương ứng với TK đối ứng. Nếu là nghiệp vụ dùng tiền tạm ứng để mua vật liệu thì ghi vào bên có của nghiệp vụ phát sinh. Số dư cuối kỳ đươc tính trên cơ sở số dư đầu kỳ và số phát sinh. 2.5.1.2 Kế toán nhập vật liệu từ gia công chế biến Khi nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 138 (biểu số 17): Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Có TK 138 Sau đó lên nhật ký chứng từ số 10, ghi cho TK 138 đối ứng với nợ TK 152 (Biểu số 18) Biểu số 5 Công ty TNHH Văn Trọng Tháng 7/2002 Số t