Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội

ột thời điểm nào đó sẽ xác định được tình hình thừa thiếu vật liệu. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của vật liệu đã xuất trog kỳ theo công thức. = ± Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật liệu mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán nói riêng TK 611 mua hàng. 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán tổng hợp 1.4.1. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tổng quát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo số tiền, kế toán mở TK 152 kết cấu và nội dung phản ánh của các TK này là: Tài khoản 152 - nguyên liệu, vật liệu Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế thuế gia công, nhận góp vốn liên doanh được cấp từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (nếu doanh nghiệp hạch toán hay tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. - Chiết khấu hàng mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (nếu doanh nghiệp hạch toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112 331, 141 TK 152 TK 1331 TK 1331 (2b) (2a) TK 154 (3) TK 411 (4) TK 412 (5) TK 338,721 (6) TK khác (7) TK 621,627 641,642,241 (8) TK 154 (9) TK 122,128 (10) TK 331 (11) TK 138,821 (12) TK khác (13)  Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được phản ánh qua sơ đồ sau: 1. Mua vật liệu về nhập kho 1a. Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp 1b. Thuế GTGT được khấu trừ 2a.Tiền mua vật liệu đã thanh toán cuối tháng hàng chưa về 2b. Tháng sang hàng về nhập kho 3. Trị giá vật liệu gia công chế biến hoàn thành nhập kho 4. Vật liệu nhận góp vốn liên doanh cấp phát. 5. Đánh giá tăng vật liệu khi góp vốn 6. Vật liệu thừa trong kiểm kê 7. Nhập vật liệu trong các trường hợp khác 8. Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh quản lý 9. Trị giá vật liệu xuất để gia công chế biến 10. Vật liệu xuất góp vốn lao động 11. Chiết khấu mua hàng được hưởng 12. Vật liệu thiếu khi kiểm kê 13. Vật liệu xuất trong các trường hợp khác. 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng: TK 611 - Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ và nó chỉ được áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên nợ: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế hàng hóa vật tư mua vào trong kỳ. Bên có: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ - Trị giá hàng hóa gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ - Chiết khấu mua hàng được hưởng. - Trị giá vật tư trả lại người bán hoặc giảm giá. Tài khoản 611 không có sổ số dư cuối kỳ. TK 611 mua hàng có 2 TK cấp 2 TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112 - Mua hàng hóa Sơ đồ 5: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 152 TK 611 (3) TK 154 (9) TK 111, 112 331, 141 (1) (2) TK 621,627 641,642 (5) TK 331 1. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ 2. Trị giá thực tế vật liệu nhập kho 3. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ 4. Trị giá thực tế vật liệu dùng trong kỳ 5. Chiết khấu mua hàng được hưởng. 1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu Tùy theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Nhật ký chung" thì quá trình hạch toán vật liệu sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ nhập ký chung (có thể thêm sổ nhật ký mua hàng, sổ cái TK 152 và được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu Nhật ký mua hàng Chứng từ nhập, xuất Nhật ký mua hàng Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối TK dòng TK 152 Báo cáo kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" cần phải xác định hướng mở chứng từ ghi sổ nghiệp vụ, xuất,có thể mở chung hoặc mở riêng cho 2 nghiệp vụ này. Theo hình thức này, quy trình hạch toán tổng hợp vật liệu được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Lập chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập, xuất Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối TK dòng TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, Kiểm tra 1.5. Phân tích tình hình đảm bảo cung cấp dự trữ nguyên vật liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại như: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu chúng tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất và cấu thành thực thể sản phẩm. Nó là một trong 3 yếu tố chủ yếu của sản xuất. Vì vậy, nếu thiếu nguyên vật liệu không thể tiến hành được quá trình sản xuất. 1.5.1. Phân tích tình hình dự trữ vật tư Trong thực tế sản xuất, để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất doanh nghiệp phải dự trữ các loại vật tư. Số vật tư dự trữ cho sản xuất nhiều, ít phụ thuộc nhiều nhân tố khác nhau như: lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm, tình hình tài chính của doanh nghiệp, trọng tải và tốc độ các phương tiện vận chuyển, tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp. Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 chỉ tiêu: dự trữ tuyệt đối, dự trữ tương đối và dự trữ biểu hiện bằng tiền. Như vậy, để phân tích tình hình dự trữ vật tư ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ, cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn, vì vậy phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết. Nhưng nếu dự trữ sẽ không đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục, mục đích của dự trữ vật tư phải luôn kết hợp hài hòa vừa đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ về đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể tính hệ số đảm bảo. Hệ số đảm bảo = Hệ số đảm bảo này tính cho từng loại nguyên vật liệu 1.52. Phân tích tình hình cung cấp về tồn khối lượng nguyên vật liệu Để hoàn thành nguồn vốn sản xuất, đi đôi với việc đảm bảo các yếu tố lao động, phải thực hiện tốt việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Trong điều kiện kinh tế thị trường, nguyên vật liệu nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như:tự nhập khẩu, liên doanh liên kết đối lưu vật tư Mỗi nguồn nhập lại có một giá bán khác nhau. Vì vậy để đánh giá tình hình cung cấp vật tư về tổng khối lượng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế của chúng mà phải biểu hiện khối lượng nguyên vật liệu thực tế cung cấp theo giá kế hoạch. Cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, nếu cung ứng quá lớn dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn, nhưng ngược lại nếu cung cấp không đủ sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Khi phân tích vấn đề này cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu theo công thức sau: = Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu khi cung ứng là rất quan trọng nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do vậy khi nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định,với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Như vậy, ta phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.Bởi công việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên định kỳ. 1.5.3. Phân tích tình hình khai thác các nguồn nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc khai thác các nguồn nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất. Bên cạnh khối lượng nguyên vật liệu nhập từ cá đơn vị cung ứng vật tư của Nhà nước, doanh nghiệp có thể tự khẩu liên doanh liên kết và nhập từ các nguồn khác. Như vậy, để thấy rõ thành tích hay tồn tại của doanh nghiệp trong việc thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, một trong những nội dung ý nghĩa quan trọng là phải chỉ ra được tình hình khai thác các nguồn cung cấp nguyên vật liệu để đảm bảo nhu cầu sản xuất. Khi phân tích vấn đề này, có thể so sánh trị giá nguyên vật liệu thực tế từng nguồn cung cấp với tổng giá trị nguyên vật liệu kế hoạch, cũng như với tổng giá trị giá nguyên vật liệu thực tế cung cấp. Qua đó sẽ thấy được tỉ trọng của từng nguồn trong tổng giá trị nguyên vật liệu được cung cấp trong kỳ. Khối lượng nguyên vật liệu cung cấp trong kỳ là có liên quan mật thiết với tình hình sản xuất dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Khi phân tích cần đặt nó trong mối quan hệ với các nhân tố trên để kết luận phân tích được đầy đủ và sâu sắc. Trên thực tế, có khi khối lượng nguyên vật liệu cung cấp tăng nhưng phẩm chất quy cách không đảm bảo sẽ dẫn đến tình trạng gây khó khăn cho sản xuất. Ngay cả trong trường hợp chất lượng và quy cách nguyên vật liệu đảm bảo, nếu khối lượng sản xuất không tăng, mà khối lượng sẽ dẫn đến ứ đọng vốn. Vì thế, vấn đề có tính nguyên tắc đặt ra cho công tác cung cấp nguyên vật liệu ở mỗi doanh nghiệp cần quán triệt là: Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Chương 2 Tình hình thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp đầu máy Hà Nội 2.1. Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp đầu máy Hà Nội là đơn vị trực thuộc liên hợp I đường sắt Việt Nam quản lý và cung cấp sức kéo lớn của ngành đường sắt Việt Nam. Xí nghiệp đầu máy Hà Nội có hai nhiệm vụ cơ bản là vận dụng đầu máy để kéo tàu cho đúng yêu cầu của công tác chạy tàu và sửa chữa thường xuyên các loại đầu máy nhằm bù đắp lại những hư hỏng do vận dụng gây nên. Cho đến nay xí nghiệp đã trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã trưởng thành qua một chặng đường đầy thử thách. Xí nghiệp đã trải qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ. Đề pô hỏa xa Hà Nội tiền thân của Xí nghiệp đầu máy Hà Nội bị giặc chiếm đóng để phục vụ chiến tranh. Ngày nay, Việt Nam chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nước. Nhận thức sâu sắc và nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trương đổi mới của Đảng và Nhà nước và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, nâng cao chất lượng vận tải và phát triển mạng lưới giao thông vận tải, xây dựng cơ sở hạ tầng theo đất nước. * Kết quả hoạt động kinh doanh 2005 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 205 Tổng doanh thu Triệu đồng 7288518238 Thuế doanh thu Triệu đồng 449189370 Doanh thu thuần Triệu đồng 6839328868 Tổng lợi nhuận Triệu đồng 363633360 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Triệu đồng 88315432 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 275317828 Các khoản nộp ngân sách Nhà nước người 903730874 Tổng số cán bộ CNV đ/tháng 1515 Thu nhập bình quân đ/tháng 1061000 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của xí nghiệp Như vậy, với các đặc điểm vừa vận dụng vừa sửa chữa đầu máy, cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp được phân thành 2 khối, đó là: Khối vận dụng và khối sửa chữa được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp đầu máy Hà Nội Xí nghiệp dầu máy Hà Nội * Khối vận dụng - Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội. - Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên * Khối sửa chữa - PX sửa chữa đầu máy hơi nước - PX sửa chữa đầu máy TY7 - PX sửa chữa đầu 12E - PX sửa chữa Yên Viên - PX nhiên liệu - PX Cơ khí phụ tùng - PX cơ điện nước - Đội kiến trúc * Khối vận dụng: - Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội phụ trách chạy tàu các chuyến Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Vinh, Hà Nội - Đồng Hới, Hà Nội - Quán Triều, Hà Nội - Đồng Đăng, Hà Nội - Đà Nẵng. Phân đoạn gồm có 8 đội lái máy trong đó: 1 đội lái máy hơi nước, 3 đội lái máy tiệp, 3 đội lái máy TY7. Các trạm đầu máy gồm có: Đồng Đăng, Ninh Bình, Hải Phòng Giáp Bát. Ngoài ra, còn có các trạm đại diện ở Thanh Hóa, Đồng Hới để giao ban. Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên gồm có: 1 đội lái máy, 1 đội lái máy hơi nước và 1 đội lái máy diezen phụ trách toàn bộ chạy tàu trên khổ đường 1435 và đường vòng. Dưới các trạm đội là các tổ và bạn lái máy. * Khối sửa chữa: - Phân xưởng sửa chữa đầu máy hơi nước 1000 tại Hà Nội, phân xưởng của chữa đầu máy hơi nước 1435 tại Yên Viên. - Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY7 tại Hà Nội - Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đ12E tại Hà Nội - Phân xưởng cơ khí phụ tùng như gia công, cắt gọt kim loại, hàn, rèn, chế tạo các phụ tùng tại Hà Nội. - Phân xưởng cơ điện nước, sửa chữa các trang bị cấp điện, nước trong toàn xí nghiệp và làm công tác vận hành máy cấp nước kể cả trạm ở dọc đường. - Phân xưởng nhiên liệu mua sắm cấp phát, bảo quản nhiên liệu và áp tải nhiên liệu. Ngoài ra, còn có đội kiến trúc làm nhiệm vụ duy tu nhà xưởng, xây dựng nhà ở mới. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp Hệ thống bộ máy quản lý của xã hội mang tính chất tập trung và thông qua nhiều cấp hệ thống quản lý của xí nghiệp bao gồm 1 Giám đốc, 4 phó giám đốc và hệ thống các phòng ban. Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý chung tất cả mọi việc trong xí nghiệp. Phó giám đốc tổng hợp: phụ trách và quản lý các phòng chức năng Phó giám đốc sửa chữa: phụ trách các phân xưởng sửa chữa đầu máy Phó giám đốc phụ trách vật tư, nhiên liệu: phụ trách việc quản lý vật tư nhiên liệu và các tổ dịch vụ. Phó giám đốc vận tải: Phụ trách công việc tải hành khách, hàng hóa và quản lý hai phân đoạn vận dụng ở Hà Nội và Yên Viên. Phòng thống kê kế hoạch: là phòng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, phụ trách việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của xí nghiệp. Phòng tổ chức lao động: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lao động của xí nghiệp, các công tác liên quan đến định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng cho công nhân. Phòng tài vụ: Quản lý tiền và hàng của xí nghiệp dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch chi tiêu và quản lý vốn, trực tiếp trả lương cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy, công tác văn thư, đánh máy, quản lý nhà ở Phòng kỹ thuật: là phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất của xí nghiệp, tham mưu cho giám đốc những đề tài, sáng kiến cải tiến hướng dẫn công nghệ sửa chữa đầu máy ở các xí nghiệp. Phòng KCS: trực tiếp kiểm tra các chi tiết, phụ tùng gia công, công việc lắp ráp các bộ phận của đầu máy được sửa chữa từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối. Phòng hóa nghiệm: Chịu trách nhiệm phân tích mẫu nhiên liệu, dầu, mỡ và các hóa chất của xí nghiệp. Phòng vật tư điều độ: Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng cho công tác sửa chữa đầu máy của xí nghiệp. Ngoài ra, phòng còn quản lý về tiến độ sửa chữa xây dựng và chỉ đạo thực hiện tiến độ sửa chữa đầu máy. Phòng y tế: có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho cán bộ CNV toàn xí nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám Đốc Phó giám đốc Vận tải Phó giám đốc tổng hợp Phó giám đốc Vật tư - Dịch vụ Phó giám đốc sửa chữa Xí nghiệp Hà Lào Phân xưởng vận dụng Hà Nội Trạm đầu máy Đồng Đăng Trạm đầu máy Hải Phòng Phòng thống kê kế hoạch Phòng tổ chức lao động Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng hoá nghiệm Phòng KCS Phòng Y tế Phòng hành chính tổng hợp Phòng vật tư điều độ Phân xưởng Nhiên liệu Các tổ dịch vụ Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY7 Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đổi Mới Phân xưởng cơ khí phụ tùng Phân xưởng cơ khí điện nước Sơ đồ bộ máy hoạt động của xí nghiệp đầu máy Hà Nội 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp 2.1.4.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp được hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của xí nghiệp với hình thức kế toán tập trung, bộ máy kế toán gồm có 11 người đều ở phòng kế toán. Hiện nay, tổ chức như thế là hoàn toàn phù hợp với mô hình tập trung của bộ máy quản lý ở xí nghiệp. Như vậy, tham mưu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và phân công lao động trong bộ máy kế toán. Mô hình bộ máy kế toán của xí nghiệp đầu máy được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Phụ tùng máy vi tính 2.1.4.2. Công tác kế toán Để phát huy chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đòi phải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời đầy đủ và chính xác đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Là xí nghiệp thành viên của xí nghiệp liên hợp vận tải đường sắt với hai nhiệm vụ chính là vận hành và sửa chữa đầu máy không có kế hoạch thu mà chỉ có kế hoạch chi. Hàng quý, hàng năm xí liên hợp I sẽ giao cho xí nghiệp 1 kế hoạch công việc vận tải bao gồm km và bao nhiêu km tổng trọng và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoach chi như gồm các khoản mục chi phí: vật liệu, nhiên liệu, lương BHXH, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác. Hết quý năm sau khi đã thực hiện các kế hoạch này, xí nghiệp sẽ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh để quyết toán với liên hợp I theo hình thức thanh toán nội bộ (TK 1368 và TK3368). Ngoài ra xí nghiệp còn có một số hoạt động sản xuất kinh doanh phụ mang lại 1 phần doanh thu cho xí nghiệp trong đó chỉ chiếm 1 tỷ trọng nhỏ. Các phần hạch kế chính ở xí nghiệp gồm. - Hạch toán thù lao lao động - Hạch toán TSCĐ - Hạch toán nguyên vật liệu - Hạch toán chi phí sản xuất - Hạcht oán hoạt động sản xuất phụ - Quyết toán với cấp trên. Như vậy, các phần hành trên đây có một số điểm cần lưu ý mang tính chất đặc thù riêng của xí nghiệp.Thứ nhất là, hạch toán chi phí sản xuất, các TK loại 6 của xí nghiệp được chi tiết theo 52 khoản mục do liên hợp Đường sắt quy định.Thứ hai là khi hạch toán thanh toán các đơn vị cấp trên chi phí sản xuất từ TK154 được đưa thẳng về TK1368 phải thu nội bộ phần chi phí cấp trên đồng ý xét duyệt đưa về TK 1421 chi phí trả trước (với phần chi phí chưa được duyệt). 2.2. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 2.2.1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp Cũng như các xí nghiệp thành viên của ngành vận tải đường sắt, xí nghiệp đầu máy Hà Nội là vừa tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu cho đúng yêu cầu của công tác chạy tàu và sửa chữa các loại đầu máy nên chủng loại vật liệu ở xí nghiệp lên tới hàng nghìn loại, những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn,thường xuyên sử dụng như dầu, than. Như vậy riêng dầu đã đến hàng chục loại, dầu để chạy đầu máy các loại dầu bôi trơn, các loại dầu dùng trong sửa chữa. Những loại vật liệu chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng đa dạng như: zoăng cao su, lò xo bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu loa đơn vị tính cũng rất phức tạp như: cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ). 2.2.2. Phân loại vật liệu ở xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất lý, hóa khác nhau. Để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau. - Nguyên vật liệu chính ở đây bao gồm vật tư và dầu. Dầu ở đây là các loại dầu để dùng trong sửa chữa đầu máy. - Nhiên liệu bao gồm các loại như dầu và than (dầu này là dầu diezel dùng để chạy đầu máy). - Phụ tùng thay thế: Riêng ở xí nghiệp này chỉ những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa cho đầu máy mới được xếp là phụ tùng còn các vật tư dùng để thay thế và sửa chữa cho các máy móc thiết bị khác thì được xếp là vật tư. - Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc ra ngoài. Như vậy, nếu xét về tỉ trọng giá tri cũng như đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở xí nghiệp được phân thành 2 loại là: -Vật liệu: nguyên vật liệu chính, phụ tùng, phế liệu và nhiên liệu 2.2.3. Đánh giá vật liệu ở xí nghiệp Tính giá vật liệu là sự xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tính giá vật liệu ở xí nghiệp là rất phức tạp do đặc điểm vật liệu ở xí nghiệp cũng như đặc điểm của công tác hạch toán. Vì vậy trong việc tính giá đối với vật liệu chính, phụ tùng xí nghiệp tổ chức ghi sổ theo giá hạch toán cuối kỳ sau khi tính hệ số giá sẽ tiến hành điều chỉnh. Nhiên liệu khi nhập kho xí nghiệp ghi sổ kế toán theo giá thực tế. = + Khi xuất kho chỉ ghi số lượng cuối kỳ sau khi tính được đơn giá thực tế bình quân cho các loại nhiên liệu sẽ tính giá thực tế của nhiên liệu dùng trong kỳ theo công thức: = = x Do đặc điểm vật tư của xí nghiệp rất phong phú, mật độ nhập xuất lớn, kho tàng phân tán nên xí nghiệp sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán ở xí nghiệp.Theo phương pháp này để theo dõi tình hình biến động vật liệu kế toán sử dụng TK: TK 152: Nhiên liệu, vật liệu Riêng TK 152 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2. -TK 152: nguyên vật liệu chính 1521: Vật tư 1521: Dầu - TK 1523: Nhiên liệu 1523: Than 1523: Dầu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1527: Phế liệu Ngoài ra để theo dõi vật liệu kế toán còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán như TK 331 được chi tiết theo từng nhà cung cấp. Bảng kê trích giá vật liệu bảng phân bổ vật liệu. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp là hình thức sổ nhật ký chung, vì vậy do yêu cầu phân công lao động kế toán theo phần hành và do sử dụng máy vi tính khi đưa dữ liệu vào máy vi tính kế toán sử dụng chứng từ ghi sổ để vào dữ liệu cho từng phần hành kế toán. Khi đã có dữ liệu máy sẽ tự xử lý và đưa dữ liệu vào nhật ký chung cũng như các biểu bảng sổ sách và các báo cáo quyết toán. Sơ đồ tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp. Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp Chứng từ nhập xuất Nhật ký chung Bảng phân bổ vật liệu theo giá HT Bảng phân bổ vật liệu theo giá thực tế Sổ cái TK 152 2.2.5. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 2.2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng Cùng quản lý nguyên liệu với phòng tài vụ còn có phòng vật tư và phân xưởng. * Phòng vật tư: có nhiệm vụ quản lý các vật tư bao gồm vật tư chính, phụ tùng và phế liệu là tổ chức mua sắm, sử dụng và bảo quản vật tư. Quá trình nhập: khi có nhu cầu nhập vật liệu, tiếp liệu tại phòng vật tư trình danh sách vật liệu cần mua và báo giá cho giám đốc và trưởng phòng duyệt sau đó xuống phòng tài vụ xin lĩnh tiền tạm ứng để mua vật tư hoặc trả tiền sau. Khi vật tư mua về nhập kho, ban kiểm nghiệm gồm những người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu và thủ kho rồi phòng vật tư lập biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào hóa đơn biên bản kiểm nghiệm, tiếp liệu phiếu nhập kho gồm 2 liên: 1 liên do tiếp liệu giữ và 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Mẫu số 4: Đơn vị XNĐMHN Phiếu nhập kho Số 970 Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 - Họ tên người giao hàng: Ông Bảo - Theo hóa đơn số 44859 ngày 29 tháng 4 năm 2005 của Công ty Da giày Việt Nam. Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) phẩm chất mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sơ mi xanh động cơ Cộng 15751 cái 100 100 10% GTGT 11161492 116194200 116194420 122781620 Nhập, ngày 20 tháng 5 năm 2005 Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) - Quá trình sản xuất: khi có nhu cầu cần sử dụng vật tư thì đơn vi có nhu cầu sử dụng rất nhiều loại vật tư gồm 2 liên: 1 liên chuyển lên phòng kế hoạch (lưu) 1 liên chuyển lên phòng vật tư duyệt.