Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

hụ Kế toán tiền lương và BHXHBHYT KPCĐ Kế toán tiêu thụ và công nợ bán Kế toán ngân hàng và công nợ Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán quỹ kiêm tiền mặt Kế toán tổng hợp và thuế Thủ quỹ 2.1.4.2. Hình thức kế toán vận dụng tại Công ty : Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hiện nay, cùng với việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, công ty đã sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” vì đây là hình thức kế toán phù hợp và thuận tiện nhất cho công tác kế toán trên máy. Tài khoản kế toán sử dụng : Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước quy định kết hợp để vận dụng vào công tác kế toán của công ty. Trong hệ thống tài khoản của công ty, các tài khoản được quy định giống như trong hệ thống tài khoản chuẩn và mở chi tiết đến 04 số. Tuy vậy, công ty không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đồng thời công ty thực hiện kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” tại Công ty Máy vi tính Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi đối chiếu, kiểm tra 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. 2.2.1. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu : 2.2.1.1. Đặc điểm vật liệu tại Công ty : Công ty bánh kẹo Hải Châu là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của Công ty là sản phẩm thuộc công nghiệp thực phẩm. Do đó vật liệu của công ty chủ yếu là những sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến, nông nghiệp ... những vật liệu này dễ bị hư hỏng, kém phẩm chất do tác động của độ ẩm, khí hậu ... Ngoài ra vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại nên chi phí vật liệu thường chiếm 60%- 70% tỷ trọng chi phí trong giá thành, vì thế sự biến động về khoản chi phí vật liệu sẽ tăng, giảm giá thành sản phẩm từ đó tác động tới kết quả kinh doanh. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự tìm nguồn cung cấp vật liệu. Vật liệu của công ty có thể là nhập ngoại hoặc mua ở trong nước nhưng do đặc điểm riêng của vật liệu nên công ty đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Công ty chỉ dự trữ một lượng vật liệu nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ và chỉ dự trữ cho các mặt hàng có tính chất chiến lược. đây là điều kiện thuận lợi góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở công ty. Thông thường mức dự trữ vật liệu của công ty chiếm 1/3 trong tổng số. Vật liệu chính của công ty là muối, đường, bột mì, sữa, mỳ chính... .Ngoài ra còn có các vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ rẻ tiền mau hỏng ... tất cả vào khoảng 1.000 loại, mỗi loại lại bao gồm các tiểu loại khác nhau. Việc cung cấp và sử dụng vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế. Khi có kế hoạch sản xuất đặt ra, căn cứ vào mức tiêu hao vật liệu đối với mỗi loại sản phẩm, phòng Kế hoạch vật tư xét duyệt và cung cấp đầy đủ số lượng, chủng loại cần thiết. Xuất phát từ đặc điểm riêng về vật liệu, công ty đã xây dựng hệ thống nội quy và kho tàng bảo quản. Hệ thống kho được phân loại thành kho phân xưởng và kho công ty. Các kho được xây dựng cao ráo, không dột nát và được bố trí gần các phân xưởng, tạo điều kiện cung ứng thuận lợi cho sản xuất. Vật liệu trong kho được quản lý chặt chẽ chỉ bởi 01 thủ kho. Có tất cả 05 kho phân loại thành : - Kho nguyên vật liệu - Kho vật liệu phụ - Kho nhiên liệu. - Kho phụ tùng thay thế. - Kho công cụ, dụng cụ và vật rẻ tiền mau hỏng. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vật liệu thực tế sử dụng; tổ chức quản lý chặt chẽ về số lượng, giá trị cả từng thứ, loại vật liệu nhập, xuất; hàng tháng tính ra số tồn để có kế hoạch sử dụng cho tháng sau. Vật liệu dùng sản xuất không hết được nhập vào kho phân xưởng do thủ kho phân xưởng quản lý, sau này sẽ mang sử dụng cho đợt sản xuất tiếp theo. Trường hợp có vật liệu thừa, không sử dụng đến do các nguyên nhân khác nhau như thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm ... thì sẽ được nhập vào kho trung chuyển để ghi giảm TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. 2.2.1.2. Phân loại vật liệu tại Công ty : Do đặc điểm vật liệu của Công ty là phong phú về chủng loại nên để giúp quản lý tốt, có hiệu quả và đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm, Công ty tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị. Theo cách này vật liệu của Công ty bao gồm 07 loại sau. 1/ Vật liệu chính : Là những loại vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm như muối, đường, bột mì, sữa, mì chính... 2/ Vật liệu phụ : Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ gồm có tinh dầu, bột tan, phẩm mầu ... 3/ Nhiên liệu : Là một loại vật liệu phụ cung cấp năng lượng, nhiệt lượng cho sản xuất gồm có than, xăng, dầu ... 4/ Phụ tùng thay thế : Công ty có nhiều loại phụ tùng thay thế như bánh răng, bánh xích, cầu dao ... là những phụ tùng, chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất. 5/ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu .... dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. 6/ Bao bì : Là một loại vật liệu dùng để đóng gói hàng hoá trong quá trình bảo quản hoặc vận chuyển. 7/ Vật liệu khác : Gồm các loại vật liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi, vật rẻ tiền mau hỏng ... Ngoài ra căn cứ vào chủng loại, quy cách phẩm chất vật liệu, Công ty còn tiến hành phân chia vật liệu theo “ Bảng danh mục mã vật tư”và được cài trên máy vi tính. Bộ mã vật tư Công ty được mở chi tiết đến 06 trong đó 02 số đầu hiển thị loại vật liệu theo nhóm tài khoản và 04 số sau hiển thị tên vật liệu. Mã số 010001 là mã của “ bột mì các loại”, là loại vật liệu chính thuộc nhóm tài khoản 1521 “ Nguyên vật liệu chính”. Hai số 01 hiển thị loại nhóm vật liệu trong nhóm đó. Công ty có khoảng 1.000 loại vật liệu và loại số 1 là “ bột mì các loại”. Bảng danh mục mã vật tư tại Công ty bánh kẹo hải Châu Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 010001 010002 .... 022010 022011 .... 031001 031002 ...... 041100 041102 .... 050002 050003 ..... 061000 061001 .... 071200 071201 Bột mì các loại Đường trắng các loại Bột bơ (Crem) Tinh dầu sữa Dầu máy kem xốp Dầu CS 32 (quy ép) Atomat từ 40 A đến 400A Ampe kế Kính tấm các loại Sơn chống gỉ Băng dán hộp Carton Bìa đáy hộp Bìa Amiăng 3 - 5 ly Bột gà mịn + thô Kg Kg Kg Kg Kg Lít Cái Cái Tấm Kg Cái Cái M2 Kg 2.2.1.3. Các nguồn nguyên liệu chủ yếu : Hiện nay, vật liệu của Công ty được hình thành từ 02 nguồn chủ yếu là nhập ngoại và mua trong nước. * Vật liệu nhập ngoại : Chủ yếu là bột mì. Bột mì được nhập từ các nước Anh, Pháp, Trung Quốc, Liên xô cũ ... Quá trình nhập được thực hiện qua các công ty thương mại Bảo Phước, Công ty nông sản An Giang, Công ty lương thực Thăng Long ... hoặc nhập của tư nhân buôn bán bột mì. Bên cạnh đó công ty cũng phải nhập ngoại bao bì từ các nước Nhật, Singapore ... trong đó chủ yếu là bao gói đơn cho bánh kem xốp và một số hương liệu nhập qua công ty Hải Hà. * Vật liệu mua trong nước : Bao gồm nhiêu loại như đường của Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy đường Sông lam; dầu ăn của cơ sở dầu ăn Tường An - Tân Bình - Thành phố Hồ Chí MInh, dầu Neptune; muối ăn của công ty muối Nam Hà, muối Nam Nghiệp; hương liệu của Công ty hoá máy quận 5; bao bì của Công ty bao bì xuất khẩu I - Phú thượng, Công ty TNHH Hoà Bình .... Với nguồn nhập vật liệu như vậy, công ty có thể thanh toán bằng cách trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, hoặc trả chậm, hoặc đối trừ công nợ. 2.2.1.4. Tính giá vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu : Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo nguyên tắc “giá phí”. 2.2.1.4.1. Tính gíá vật liệu nhập kho : Tại công ty giá vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế. Vật liệu nhập kho có thể hình thành từ các nguồn sau : * Vật liệu nhập kho do mua ngoài : Vì Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua vật liệu thực tế (chưa có thuế GTGT) Tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa Công ty và nhà cung cấp mà chi phí thu mua vật liệu (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) có thể được tính hoặc không được tính vào giá mua vật liệu. Nếu bên cung cấp chịu phí vận chuyển (tức là việc giao nhận được tiến hành tại kho Công ty) thì trong giá mua đã bao gồm chi phí thu mua (tức là Công ty phải tiến hành thuê ngoài hoặc tự vận chuyển, bốc dỡ) thì trong giá vật liệu cũng không bao gồm chi phí thu mua. Như vậy sẽ phát sinh thêm chi phí thu mua và được hạch toán vào TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. * Nguyên vật liệu nhập kho do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm : Giá vật liệu nhập kho trong trường hợp này được xác định bằng giá trị xuất kho của chúng trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm. 2.2.1.4.2. Đánh giá vật liệu xuất kho : Tại Công ty giá vật liệu xuất kho được đánh giá theo phương pháp bình quân liên hoàn : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng thực tế vật liệu xuất kho X Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn Đơn gía thực tế bình quân liên hoàn = Giá vốn thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Ví dụ : Tính đơn giá xuất của 200 trứng gà xuất dùng ngày 15/03/2003 tại phân xưởng II như sau : Số lượng Đơn giá nhập Số tiền Tồn đầu kỳ Phiếu nhập kho 07 Phiếu nhập kho 13 158 90 175 793,84 893,00 893,00 125.426,73 80.370 156.275 Cộng 423 362.071,72 Đơn giá trứng gà 362.071,72 = 855,96 423 Vậy giá trị 200 quả trứng gà xuất ngày 5/12/2001 = 200 x 855,96 = 172,192 (đ). 2.2.2. Thủ tục và chứng từ nhập-xuất vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ nhập vật liệu : * Đối với vật liệu mua ngoài : Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất,đối chiếu thực tế vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu phải mua thêm một loại vật liệu nào đó phòng kế hoạch vật tư sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất ... và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường. Tuỳ theo hợp đồng cung cấp vật liệu mua về có thể được giao nhận tại công ty hoặc nơi cung cấp. Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại .... Nếu bảo đảm, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” và báo cáo cho phòng Kế hoạch vật tư lập “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” được lập làm 04 liên, có đầy đủ chữ ký xác nhận của người giao vật tư, thủ kho và thủ trưởng đơn vị. Sau khi ký xác nhận, 01 liên giao cho kế toán vật liệu để vào “Sổ chi tiết vật liệu”, 01 liên giao cho thủ kho để vào “Thẻ kho”, 01 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “Hoá đơn GTGT” để theo dõi thanh toán và 01 liên lưu gốc tại phòng Kế hoạch vật tư. Khi lập “Phiếu nhập kho” phòng Kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào số lượng thực nhập do thủ kho báo để ghi vào cột “Đơn giá”, nhân số liệu ở hai cột “Số lượng” và “Đơn giá” để ghi vào cột “Thành tiền” trên phiếu nhập. Thông thường “Phiếu nhập kho” được lập riêng cho từng thứ vật liệu nhưng cũng có thể lập cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận hoặc cùng nhập một kho. Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm, vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy cách trách nhiệm bồi thường. Sau khi nhận được hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm (biều 01) cùng với “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” xác nhận chất lượng vật liệu (Biểu 02), phòng Kế hoạch vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho” (Biểu03). Kế toán nhập vật liệu sử dụng các chứng từ : Biểu số 01 : hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Số 096466 Liên 2 : (giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Đơn vị bán hàng : Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Địa chỉ : Tài khoản Điện thoại : Mã số Họ tên người mua hàng : Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ : Phố Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà nội Điện thoại : Mã số Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 1 x 2 Bột mì Bình Đông hiệu hoa hướng dương Bột mỳ Bình Đông hiệu chú lùn kg kg 44.800 20.0000 2.952,381 3.104,762 132.266.669 62.095.240 Cộng tiền hàng 194.361.909 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế 19.436.190 Tổng cộng tiền thanh toán 213.798.099 (Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười ba triệu, bảy trăm chín tám, chín mươi chín nghìn đồng) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 02: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 27 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 096466 của bên cung cấp ngày 15 tháng 3 năm 2003 và hợp đồng số 9564 ngày 10 tháng 2 năm 2003. Bà : Nguyễn Hồng Hải Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - Trưởng ban Ông : Lê Minh Hoàng Đại diện phòng Kỹ thuật - Uỷ viên. Bà Nguyễn Thị Lan Thủ Kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm vật tư Mã VT Tên, nhẵn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách 010001 Bột mỳ Bình Đông hiệu hoa hương dương Kg 44.800 0 0 44.800 010001 Bột mỳ Bình Đông hiệu Chú lùn Kg 20.000 20.000 20.000 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm : Bột mì Bình Đông hiệu chú lùn đạt tiêu chuẩn nhập kho. Uỷ viên Uỷ viên Trưởng Ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 03 : Đơn vị : Công ty bánh kẹo Hải Châu Đơn vị : Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà nội Phiếu nhập kho Số : 72 Nợ : 1521 Có : 3311 Họ và tên người giao hàng : Đông Trường Sơn Theo hợp đồng số 9564 ngày 10 tháng 2 năm 2003 của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Nhập kho tại : Anh Niên. Số TT Tên, nhãn hiệu phẩm chất quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4=2x3 1 Bột mì Bình Đông hiệu chú lùn 010001 kg 20.000 20.000 3104,762 62.095.240 Cộng 64.800 20.000 62.095.240 Tổng số tiền : Sáu mươi hai triệu, không trăm chín năm ngàn, hai trăm bốn mươi đồng chẵn. Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - Hoá đơn gái trị gia tăng - Hoá đơn cước phí vận chuyển Đối với vật liệu thừa nhập kho : Tại Công ty, trong quá trình sản xuất do sử dụng tiết kiệm vật liệu, hạn chế phế liệu nên mặc dù đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu nhưng vật liệu thực tế xuất dùng vào sản xuất vẫn có thể nhỏ hơn lượng vật liệu xuất kho. Vật liệu thừa được để lại trong kho của phân xưởng do thủ kho phân xưởng quản lý. Số thừa này sau đó được đem dùng cho đợt sản xuất tiếp theo. Trường hợp vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm thì phòng Kế hoạch vật tư sẽ tiến hành nhập vào kho trung chuyển. Lúc này “Phiếu nhập kho” được lập làm 2 liên: kế toán vật liệu giữ 01 liên để vào sổ “ Sổ chi tiết vật liệu” và thủ kho giữ 01 liên để vào thẻ kho “thẻ kho” . “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng vật liệu thực tế nhập kho và giá trị của vật liệu xuất kho trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm. 2.2.2.2. Thủ tục, chứng từ xuất vật liệu : Vật liệu của công ty xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán được hoặc cho vay .... Kế toán xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ xuất kho vật liệu sau : - Phiếu xuất kho - Phiếu lĩnh vật tư theo hạn chế Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán giá vật liệu xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị vật liệu xuất kho được tính cuối ngày. Do áp dụng máy vi tính và hệ thống kho gần phòng tài vụ nên việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn là không khó khăn đối với kế toán vật liệu. Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, phòng Kế hoạch vật tư lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này được lập thành 02 liên, cho một hoặc nhiều loại vật tư : 01 liên giao cho thủ kho giữ, 01 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu. Khi lĩnh vật liệu đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào “Sổ nhật ký kho” số lượng vật liệu thực tế xuất kho. ở Công ty, hệ thống kho phân chia thành 02 cấp là kho phân xưởng có trách nhiệm ghi chép cụ thể. Cuối tháng căn cứ vào số liệu phân xưởng thực lĩnh để ghi vào sổ kho công ty và ghi vào cột “Số lượng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” (biểu 04). Vì vậy “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ vào tình hình vật liệu thực tế sử dụng của từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật tư” cho phân xưởng. Khi đó kế toán dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan. Trường hợp đơn vị sử dụng vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Khi đó phòng Kế hoạch vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng vật liệu tại phân xưởng, số lượng vật liệu yêu cầu để quyết định lượng vật liệu bổ sung được ghi vào cột “Số lượng thực xuất”, đồng thời căn cứ vào “Đơn giá” của loại vật liệu đó để tính ra “Thành tiền”. Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu được sử dụng khi xuất các loại CCDC, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” được thành lập thành 03 liên : 01 liên người lĩnh vật liệu giữ, 01 liên gửi phòng kế hoạch vật tư và 01 liên giao cho phòng Tài vụ. 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu : Biểu số 04 A : Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3/2003 Phân xưởng kẹo (Khu sản xuất A) Người lĩnh : Nguyễn Hồng Hải Tại kho : Anh Niên ố TT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạnmức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Ký nhận Số lượng Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 Muối Bột tan Bột mì hiệu chú lùn 010010 022001 010001 kg kg kg 85,95 98,13 63,25 100 200 120 Biểu 04B: Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3/2003 Phân xưởng bánh II (Khu sản xuất B) Người lĩnh : Nguyễn Hồng Hải Tại kho : Chị Lan Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạnmức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Ký nhận Số lượng Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 Tinh dầu Socôla Vani Bột súp mực Bột mì hiệu hướng dương 025006 022010 010022 010001 kg kg kg kg 264,01 74,20 10,00 72,84 180 72,64 50 300 Biểu số 05: Phiếu xuất kho Số : 63 Nợ : 6211 Có : 1521 Họ và tên người nhận : Nguyễn Thị Loan Bộ phận : Phân xưởng bánh I Lý do xuất kho : Bổ sung địnhmức Tại kho : Chị Lan . STT Tên vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=2x3 1. 2. Đường Bột mỳ hiệu chú lùn 010002 010001 kg kg 180 125 180 125 5630 3091 1.013.400 368.375 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý, công tác áp dụng phương pháp “Ghi thẻ song song” để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo phương pháp này ở kho, thủ kho chỉ theo dõi số lượng từng loại vật liệu, tại phòng Tài vụ kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị. Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu gồm có “Phiếu nhập kho”. “Hoá đơn GTGT”, “Phiếu xuất kho”, ... đồng thời sử dụng sổ kế toán chi tiết là “Thẻ kho” và “Sổ chi tiết vật liệu. 2.2.3.1. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu : * Tại kho : Căn cứ vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” về vật liệu thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào “Thẻ kho”. “Thẻ kho” do kế toán lập và ghi sổ “Sổ đăng ký thẻ kho” trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên “Thẻ kho” và “Th kho” được mở chi tiết cho từng loại vật liệu. Riêng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” thì hàng ngày thủ kho không ghi vào phiếu số thực lĩnh mà có sổ theo dõi riêng. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức mới ghi tổng số xuất vào “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch”. Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 (biểu 03), “Phiếu xuất kho” số 63 (biểu 05) và “Báo cáo sử dụng vật tư” (biểu 06) thủ kho ghi vào “Thẻ kho” (biểu 07), mở cho bột mì các loại số thực nhập, thực xuất ở cột “số lượng nhập” và cột “số lượng xuất. * Tại phòng Tài vụ : Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán vật liệu tiến hành ghi “ Sổ chi tiết vật liệu” (biểu 08). Đồng thời do yêu cầu quản lý công ty còn lập “Báo cáo tồn kho vật liệu” (Biểu 09), “ Báo cáo nhập - xuất - tồn” (Biểu 10) để theo dõi tình hình vật liệu. Biểu số 06 Báo cáo sử dụng vật tư Tháng 12 /2002 Phân xưởng bánh II STT Tên vật liệu Mã số Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Công suất Tồn cuối kỳ Kem xốp 470g Kem xốp 270g Kem xốp 170g Kem xốp 150g Kem xốp 115g ....... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Đường trắng 010002 kg 11.750 35.850 9.850 2.180 1.370 5 2.830 47.600 --------- 2 Muối tinh 01.0010 kg 1.850 87.500 750 8 21 10 3 69.720 19.630 3 Tinh dầu cam 021001 kg 46,9 -------- -------- -------- ------- --------- ---------- ----------- 46,9 4 Bột mỳ 010001 kg 25.980 41.600 20.700 8.250 9.067 12.700 5.634 56.351 11.229 Biểu số 07: THẻ kho Ngày lập thẻ : 15/3/2003 Tờ số : Tên, quy cách, nhẵn hiệu vật tư : Bột mỳ các loại. Đơn vị tính : kg Mã số : 0100001 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng KN Số ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Tồn đầu tháng 3 106.965,5 ------- 65 16/3 Nhập bột mì K0078 19.000 72 22/3 Nhập bột mì chú lùn 20.000 .... 63 25/3 Xuất bột mì chú lùn cho bánh I 125 161 28/3 Xuất bột mì cho bánh II 2.713 ...... 162 29/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470g 22.700 Cộng phát sinh tháng 3 498.760 352.322 Tồn cuối tháng 3 253.403,5 Biểu số 8: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày : 01/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Công ty bánh kẹo Hải Châu Sổ tổng hợp Lượng Tiền Phòng Tài vụ Tồn đầu kỳ 106.965,5 271.126.750 Tên vật liệu: Bột mỳ các loại Phát sinh nhập 498.760 1.602.559.896 Mã Vật liệu: 010001 Phát sinh xuất 352.322 1.088.605.578 Tồn cuối kỳ 253.403,5 785.081.068 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Tầi khoản Nhập Xuất Số Ngày Nợ Có Lượng Tiền Lượng Tiền ....... 57 07/3 Nhập bột mì của Công ty thực phẩm Thanh Hoá 3104,762 1521 3311 15.000 46.571.430 58 08/3 Nhập bột mì của TTTMDV Tổng công ty 3104,762 1521 3311 17.625 54.721.430 72 13/3 Nhập bột mỳ của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm 3104,762 1521 3311 20.000 62.095.240 ... ... 112 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 20.700 63.983.700 113 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 13.665 42.238.515 114 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 9.000 27.819.000 Cộng phát sinh 498.760 1.602.559.896 352.322 1.088.605.578 Biểu số 9 : Báo cáo tồn kho vật liệu chính Tháng 12/2002 STT Tên VL,SP,HH ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ 1 Đường trắng Kg 233.905 344.350 228.065,5 350.189,5 2 Bột mì các loại Kg 106.965,5 498.760 352.322 253.403,5 3 Muối tinh các loại Kg 124.321 510.000 532.108 102.213 4 Nha (Glucoza) kg 24.331 48.117 58.824 13.624 5 Dầu bơ các loại Kg 3.258 5.000 4.336 3.922 ..... Cộng 630.554,460 1.531.994 1.368.515.410 794.023.050 Biểu số 10: Báo cáo nhập xuất - tồn - kho Từ ngày 01tháng 3/2003 đến ngày 31/3/2003 Mã Tên vật tư Đơn vị tính Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 010001 Bột mì các loại kg 106.965,5 1..271.126.750 498.760 1.602.559.896 352.322 1.088.605.578 253.403,5 785.081.068 010002 Đường trắng các loại kg 233.905,0 1.004.413.870 344.350 1.671.290.717 288.065,5 1.034.007.922 350.189,5 1.587.969.665 ...... ...... 010022 Bột súp mực kg 19,450 1.769.951 19.450 1.769.951 010024 Bột súp gà kg 434,790 122.264.481 200 56.000.000 79,600 22.353.618 555.190 155.910.863 ..... Cộng nhóm 3.861.531.664 5.759.689.775 5.906.350.587 3.814.870.852 Tổng cộng 17.132.324.613 8.648.670.735 8.648.670.735 17.481.882.227 2.2.3.2 Một số mẫu sổ sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hìn