Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

ng điều hành chung. Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý. Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ. Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý. Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách. Các kế toán tổng hợp là những người có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng như tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đưa ra ý kiến tham mưu cuối cùng. Như vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán. Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung. Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều được quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công ty. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dưới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lý được dễ dàng, công tác kế toán được thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất. Đó là về nhân sự. Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhà nước hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn. Theo đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dương lịch. Các chứng từ bắt buộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời. Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lưu chuyển nội bộ. Kế toán thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho nhưng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng. Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trước khi ghi nhận lên sổ sách. Vì thế tuy cuối tháng nhưng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn. Bây giờ chứng từ được vào sổ giấy, hoặc máy làm tư liệu cho báo cáo tài chính. Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá thành thục. Báo cáo hướng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ. Kế toán chủ yếu được thực hiện trên máy vi tính (hay kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công. Các báo cáo này cũng được lưu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê. Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nước. Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đưa chứng từ gốc vào lưu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm. Như thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công nghiệp. Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng thành phần công việc cụ thể, mạch lạc. 3.3. Cơ cấu phòng Tài vụ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán vật liệu tổng hợp Kế toán thanh toán bằng tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán xây dựng cơ bản Thủ quỹ Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán của Công ty được chia thành các phần hành kế toán riêng biệt và mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ riêng, cụ thể như sau: + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra và chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra được các quyết định đúng đắn. + Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu nhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế… tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộ phận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quản lý số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lượng tiền thu, chi qua ngân hàng, + Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua các chứng từ hoá đơn hợp lệ. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huy động vốn của Công ty. + Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn từng loại vật tư. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh. + Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xây dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. + Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến động của tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại. Có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kế toán. + Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lượng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kế toán tiền mặt kiểm kê lượng tiền hàng ngày có trong quỹ. Tiền lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tính mà do Văn phòng tính toán và lên bảng lương. Sau đó Văn phòng chuyển lên cho kế toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt. IV. Tổ chức công tác kế toán. 4.1. Tổ chức luân chuyển kế toán. Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho với số lượng là bao nhiêu. Chứng từ nhập kho là phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên. Người phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lưu lại phòng kinh doanh. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được, thư kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lượng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kinh doanh biết và báo cho người giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý thủ kho cùng người giao nhận ký vào cả 3 liên. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của người giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu nếu có thắc mắc. Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tương tự như nhập vật liệu mua ngoài. Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lưu lại phòng kinh doanh, 1 liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho phảI cập nhật vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hoạch toán ghi sổ. Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau: Kế toán vật liệu Thủ kho Phòng kinh doanh Kiểm tra chứng từ Lập phiếu nhập Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng khi có phiếu lĩnh của người cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lưu tại kho, 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh. Kế toán vật liệu Thủ kho Phòng kinh doanh Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp Ghi số thực chất Ghi sổ Tính giá Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức số đối chiếu luân chuyển: Chứng từ nhập Kế toán vật liệu Thủ kho Chứng từ xuất Bảng cân đối kho Bảng tổng hợp N - X - T 4.2. Hình thức kế toán đang áp dụng: Công ty Bánh kẹo Hải Hà thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký -> chứng từ. - Tài khoản sử dụng: Các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. - Báo cáo tàI chính được lập với đơn vị là đồng Việt nam (VNĐ) và theo quy ước giá gốc. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê, xác định số lượng, chất lượng, giá trị thực tế theo từng loại vật tư, hàng hoá cụ thể. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. V. Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 5.1. Đặc điểm vật liệu: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất quy mô lớn, sản phẩm của công ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, khối lượng sản phẩm của Công ty sản xuất rất lớn. Do đó vật liệu dùng để sản xuất cũng lớn. Nguyên vật liệu của công ty không chỉ là nguyên vật liệu trên thị trường trong nước: Đường kính, đường gluco mà còn trên thị trường nước ngoài: bột mì, bơ, tinh dầu các loại. Nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Đã là sản phẩm của nghành nông nghiệp thì nó mang tính thời vụ và chịu tác động lớn của thiên nhiên, nên nó có phần phức tạp hơn. Đến thời vụ là công ty phải mua nghuyên vật liệu phục vụ kỳ sau. Điều này dẫn đến vốn dự trữ tập trung cao điểm ở mùa đông để mua đường dự trữ. Ngoài ra vốn dự trữ còn gồm nhiều loại hương liệu dùng để sản xuất bánh kẹo như tinh dầu cốm, bạc hà, cà phê, .. Với chủng loại sản phẩm đa dạng đòi hỏi vật tư dự trữ cung phảI đồng bộ nên nhu cầu vốn dự trữ rất lớn. Mặt khác các nguyên vật liệu như: bơ sữa phải nhập khẩu về có thể chưa đưa vào sản xuất ngay nên phải gửi vào kho lạnh. Do đó chi phí bảo quản cao. Trong điều kiện cạnh tranh nghiệt ngã của nền kinh tế thị trường lượng dự trữ thành phẩm phảI lớn. Ngoài ra còn phải chi cho các khoản ở bộ phận Maketing. Như vậy vốn trong khâu lưu thông lớn. Do đặc điểm của công ty chủ yếu là sản phẩm chế biên từ sản phẩm cùng loại chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá sản phẩm nông nghiệp nói chung và nguyên vật liệu của công ty nói riêng là không ổn định. Chính sách của nhà nước là coi Nông nghiệp là mặt trận hàng đầu cấm nhập đường để khuyến khích sản xuất đường trong nước nên giá đường tăng lên. Chính sách thuế của nhà nước cũng làm cho giá nguyên vật liệu thay đổi. Đối với những vật liệu nhập ngoại: bột mì, bơ, sữa, tinh dầu các loại, giấy bóng kính phảI chịu thuế nhập khẩu theo nhóm hàng. Do đó giá nhập tăng. Do sản phẩm của Công ty là sản phẩm Công nghiệp thực phẩm phục vụ trực tiếp đời sống sức khoẻ cho xã hội. Do đó sản phẩm đòi hỏi phảI có chất lượng cao. Qua đó thấy được nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phảI đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, phảI được kiểm tra kỹ lưỡng theo đúng hợp đồng mua đã ký kết về độ ẩm, tạp chất, chỉ tiêu lý hoá,.. Đối với vật liệu nhập kho phảI bảo quản tốt, tổ chức hệ thống kho sạch sẽ hợp lý. 5.2. Nguồn nhập vật liệu: Chủ yếu nguyên vật liệu của Công ty được nhập theo các nguồn chính như: đường, sữa, bột gạo… đều do các doanh nghiệp trong nước cung cấp như nhà máy đường Lam Sơn, nhà máy đường Quảng Ngãi, công ty sữa Vinamilk… Các loại vật liệu như mạch nha, bơ, sữa một phần được cung cấp từ trong nước, một phần được nhập từ bên ngoài gia công chế biến hoặc từ gia công chế biến như giấy tinh bột… 5.3. Phân loại. Để phục vụ mục tiêu hạch toán của mình, kế toán phân loại nguyên vật liệu theo cách riêng: Đó là dựa trên cơ sở vai trò và tác dụng mỗi loại đối với quá trình sản xuất. - Nguyên vật liệu chính như đường, bột mỳ các loại, mỡ, shortening, váng sữa, sữa gầy, gluco 1,.. các thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm thường xuất nhập với số lượng lớn, định mức cao. - Vật liệu phụ gồm: + Chất phụ gia thực phẩm: Có định mức sử dụng lượng xuất dùng ít, được viết ở phần dưới các báo cáo vật tư như soda, bột khai, bột tan, magrin, lecithin, dầu các loại. + Vật liệu đóng gói: Giống như các chất phụ gia song thường có phế liệu gần gần túi trắng nhỏ, bìa catton,.. + Nguyên vật liệu cho bộ phận phụ trợ (chế tạo): Chỉ có ở xí nghiệp phụ trợ, nó mang tên gọi và đặc tính kỹ thuật, cũng thường có phế liệu loại thải như thép L40x40, que hàn inox. - Nhiên liệu: Chỉ than, dầu Marits cho bộ phận nồi hơi, căng dầu cho bộ phận vận chuyển. - Phụ tùng thay thế: Sử dụng chủ yếu cho bộ phận sửa chữa blon + ecu M8, lốp xe, kính, rơle nhiệt,.. - Trong sản xuất, không thể không có phế liệu. Đó là các phế phẩm bị loại ra khỏi quá trình sản xuất như phoi tôn, mũi khoan hỏng, màng túi kẹo hang,.. 5.4. Đánh giá nguyên vật liệu : Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực đúng đắn. Nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng phảI nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó giá cả thu mua, chi phí thu mua tong vật liệu cũng khác nhau. Vật liệu là TSCĐ, do đó phảI đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Nhưng trên thực tế Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán. Trong Công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoàI (trong nước, ngoàI nước). NgoàI ra còn có một số vật liệu thuê ngoàI gia công chế biến. 5.4.1. Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho: Là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế. Trong đó chi phí thu mua bao gồm: vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, tiền phạt, tiền công tác phí cho cán bộ thu mua trừ các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có). Vì vậy Công ty chọn hình thức thu mua chọn mua, chi phí bốc dỡ bên mua chịu, chi phí hao hụt bên bán chịu. Có một số ít vật liệu nhập kho theo hợp đồng hàng giao tại kho bên bán. Lúc này căn cứ vào hợp đồng cụ thể mà thực hiện (chi phí mua, bốc dỡ tại kho bên bán, hao hụt...). Giá thực tế vật liệu thuê ngoàI gia công: là giá vật liệu xuất chế biến cộng chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ,...). Giá thực tế nhập kho do tự chế biến: Là giá vật liệu xuất kho để gia công cộng với các chi phí gia công như: tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ cho bộ phận gia công. 5.4.2. Đối với vật liệu xuất kho: Hàng ngày, khi xuất kho kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho để tập hợp số liệu. Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính giá thực tế bình quân của từng loại vật liệu theo công thức: Chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành này là: Phiếu nhập vật liệu. Phiếu xuất vật liệu. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Giá thực tế Giá thực tế vật liệu tồn ĐK + nhập TK Số lượng vật liệu = x vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu tồn ĐK + nhập TK xuất kho Trình tự luân chuyển chứng từ này được được quy định như sau: Đối với vật liệu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn và phiếu biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho vật liệu thành 4 liên. Người phụ trách phòng kinh doanh ký tên vào phiếu và chuyển 3 liên xuống kho làm căn cứ nhập kho còn 1 liên phòng kinh doanh giữ. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện thừa thiếu, mất phẩm cấp, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phảI báo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng người nhận hàng lập biên bản xử lý. Sau khi xử lý xong, thủ kho cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của người giao hàng, thủ kho phảI gửi kèm cả biên bản thừa thiếu về phòng kinh doanh. Thủ kho giữ lại 1 bản ghi vào thẻ kho số hàng thực nhập, 1 liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền cho người bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu khi có thắc mắc. VD: Cuối tháng 6, sau khi đã tổng hợp được thực tế vật liệu tồn đầu tháng 6 (cuối tháng 5/2002), giá thực tế vật liệu nhập trong tháng 6 trên sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn, kế toán tiến hành tính đơn giá xuất vật liệu. Cụ thể đối với tinh dầu dứa: Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Tồn cuối tháng 5 chuyển sang 232,7 85.400 19.872.580 Nhập trong tháng 6 (tổng nhập) 1504 93.300 140.323.200 Xuất trong tháng 6 (tổng xuất) 1523 Trong đó chi phí vận chuyển là 150.000 đ, thuế VAT 10% đã thanh toán bằng tiền mặt. Vậy tinh dầu dứa trong tháng 6/2002 được tính như sau: Giá đơn vị 19.872.580 + 140.323.200 bình quân = = 92.241 đ/kg. 232,7 + 1504 Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu trong tháng 6, tổng số lượng xuất kho tinh dầu dứa là 1523 kg. Mà kế toán đã tập hợp tính toán được trị giá thực tế tinh dầu dứa xuất kho là: 1523 x 92.241 = 140.483.043 đ. Như vậy công tác đánh giá vật liệu kế toán chỉ sử dụng một giá thực tế của vật liệu. Cách đánh giá này sẽ giảm bớt công việc cho kế toán và việc tính giá thực tế của sản phẩm trong kỳ chính xác. 5.5. Kế toán nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn cho từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, mỗi loại vật liệu ở mỗi kho được mở thẻ (thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết). Thẻ kho do thủ kho lập và phản ánh vật liệu theo giá trị hiện vật. Thẻ hạch toán chi tiết do kế toán vật tư thực hiện và phản ánh thước đo hiện vật và giá trị. Phiếu nhập Thẻ HT chi tiết Thẻ kho Bảng N – X – T Phiếu xuất KT tổng hợp sổ cáI – 152 Tại Công ty Bánh kẹo HảI Hà có 4 kho: Tinh dầu, bơ…; Đường, bột mỳ…; Bao bì, nhãn…; Vật tư kỹ thuật (bìa to)… Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất của phòng kinh doanh lập để ghi thẻ kho của mỗi loại vật tư. Cuối tháng thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất của mỗi loại vật tư trên thẻ kho. Sau đó mang số liệu mỗi thẻ kho lập bảng cân đối kho và đối chiếu với thẻ hạch toán chi tiết của kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó. Cuối tháng kế toán cộng tổng nhập, tổng xuất rồi tính tổng cho mỗi loại vật tư trên thẻ hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu mỗi tháng đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi kế toán lập bảng tổng hợp N – X – T cho tất cả các phiếu vật tư từ thẻ hạch toán chi tiết của chúng. Sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp – sổ cáI 153. VD: Sau đây là một số chứng từ có liên quan đến tình hình nhập xuất trong tháng 6/2002 tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. HOá ĐƠN (GTGT). Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 12 tháng 06 năm 2002 Đơn vị giao hàng: Công ty thực phẩm nông sản TháI Bình. Địa chỉ: 40/6 đường Hùng Vương, thị xã TháI Bình. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hoa. Đơn vị: Xí nghiệp bánh – Công ty Bánh kẹo HảI Hà. Địa chỉ: 25 Trương Định – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Hình thức thanh toán: Trả chậm. STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ 1 Glucose II kg 13855 5900 81744500 Cộng tiền hàng 81744500 Thuế VAT 10% 8174450 Tổng cộng tiền thanh toán 89918950 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi chín triệu chín trăm mười tám nghìn chín trăm năm mười đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 01 –VT Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 06 năm 2002 Số 238 Nợ Có Họ và tên người giao hàng: Công ty thực phẩm nông sản TháI Bình. Theo ………..số …….. ngày ………. tháng …………. năm 2002 Nhập tại kho: Xí nghiệp bánh. STT Tên hàng hoá ĐVT Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ Theo CT Thực nhập 1 Glucose II kg 13855 13855 5900 81744500 Thuế VAT 8174450 Cộng 89918950 Cộng thành tiền: … Ngày nhập: … Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 01 –VT Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 06 năm 2002 Số 241 Nợ Có Họ và tên người giao hàng: Công ty đường Biên Hoà. Theo: ………..số …….. ngày ………. tháng …………. năm 2002 Nhập tại kho: Xí nghiệp kẹo cứng. STT Tên hàng hoá ĐVT Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ Theo CT Thực nhập 1 Glucose I kg 29735 29735 6100 181383500 Thuế VAT 18138350 Cộng 199521850 Cộng thành tiền: … Ngày nhập: … Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra Công ty Bánh kẹo HảI Hà còn nhập rất nhiều các sản phẩm khác nhau trong những ngày tháng khác nhau, có thể nhập ở các công ty trong nước như: Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy đường Quảng NgãI, Nhà máy đường Biên Hoà, Công ty sữa Vinamilk… NgoàI ra, Công ty còn nhập một số nguyên vật liệu từ nước ngoàI như: bơ, tinh dầu. Và khi nhập về kho thì mỗi lần nhập phảI có chứng từ nhập hay phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu xuất kho do phòng kinh doanh gửi xuống, thủ kho phảI kiểm tra, xem xét về số lượng tồn để xem khả năng xuất và xuất như thế nào, theo hình thức nào, cho ai, nhằm mục đích gì.  Mẫu số 02 –VT Phiếu xuất kho Ngày 24 tháng 06 năm 2002 Số 283 Nợ Có Họ và tên người giao hàng: Xí nghiệp kẹo. Lí do xuất: Sản xuất kẹo. Xuất tại kho: Đặng Thị Huyền. STT Tên hàng hoá ĐVT Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ Theo CT Thực xuất 1 Glucose loại I kg 4450 4450 6000 26700000 2 Tinh dầu chanh kg 262 262 6300 1650600 Cộng 28350600 Thuế VAT 2835060 Cộng thành tiền: 31185660 Số tiền viết bằng chữ: … Ngày xuất: … Thủ trưởng đơn vị KTT Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi đã có phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho căn cứ vào đó để phân loại vật liệu và lập thẻ kho cho từng loại vật liệu. Khi đã lập xong thẻ kho thì thủ kho chuyển phiếu nhập lên phòng kế toán để lập bảng chi tiết vật tư (thẻ hạch toán chi tiết). Thẻ kho Số thẻ: Tên đơn vị: Đường kính loại I. Người lập thẻ: Đơn vị tính: kg Danh đIểm vật tư Nhãn hiệu và quy cách: Số phiếu Số lượng Ngày Diễn giải Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn 90 15/6 241 Công ty đường BH 29735 29825 23/6 245 Công ty liên doanh 15000 44825 24/6 283 Xí nghiệp kẹo 4450 40375 25/6 284 Xí nghiệp bánh 1200 39175 26/6 285 Xí nghiệp kẹo cứng 2781 36394 Tháng 6 44735 8431 36394  Thẻ kho Số thẻ: Tên đơn vị: Đường kính loại II. Người lập thẻ: Đơn vị tính: kg Danh đIểm vật tư Nhãn hiệu và quy cách: Số phiếu Số lượng Ngày Diễn giải Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn 797 9/6 243 Công ty đường BH 47300 48097 12/6 238 CT thực phẩm NSTB 13855 61952 14/6 293 Nhà máy Việt Trì 21870 40082 17/6 294 Công ty đường BH 11200 28882 Tháng 6 61155 33070 28882 Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng. Bảng cân đối kho STT Tên vật tư ĐVT Tồn T5 Nhập T6 Xuất T6 Tồn T6 20 Đường hảo hạng kg 0 24100 24100 0 21 Glucose I kg 90 44735 8431 36394 22 Glucose II kg 797 61155 33070 28882 23 Tinh dầu dứa kg 232,7 1504 1523 213,7 24 Bột dâu kg 554,3 813 1352 15,3 “Bảng cân đối kho” do thủ kho lập vào cuối tháng để làm căn cứ đối chiếu với số lượng của kế toán với “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn”. Lúc này kế toán tính giá xuất nhằm đảm bảo cho công tác kế toán chi tiết được chặt chẽ. Do kế toán dùng phương pháp tính giá bình quân đơn vị để tính giá xuất trên bảng vào cuối tháng. Bs1 - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn MS Tên ĐVT Tồn Nhập 6 Xuất 6 Tồn 6 SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Đh Đường hảo hạng Kg 0 24100 6120 147492000 24100 6120 147492000 0 ĐI Gluco I 90 44735 8431 36394 ĐII Gluco II 797 61155 33070 28882 Td Tinh dầu dứa 232,7 1504 1523 213,7 BC Bột cacao 253 1950 1900 303 Chú ý: Trên phiếu nhập xuất thì phản ánh thuế VAT, còn trên các thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết thì không phản ánh thuế. Cho đến khi vào sổ tổng hợp thì mới phản ánh thuế. Giả sử khi nhập đường là hình thức mua trọn gói nên không có chi phí vận chuyển và các chi phí khác. Tại các đơn vị sử dụng nếu nguyên vật liệu dùng không hết thì làm phiếu nhập kho gửi cho thủ kho. Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho như phiếu nhập khác tức là lượng vật liệu nhập kho tăng lên. Thủ kho chuyển cho kế toán một phiếu nhập. Căn cứ vào phiếu nhập lại kế toán tính toán lượng vật liệu sản xuất. Vậy đối với những vật liệu dùng không hết nhập lại thì số liệu nhập xuất trên sổ chi tiết vật liệu và thẻ kho là không khớp nhau. Do vậy kế toán phảI tiến hành đối chiếu số liệu của từng đơn vị sử dụng. 5.6. Kế toán tổng hợp. Mặc dù tập hợp các chứng từ vào cuối tháng, song phương pháp hạch toán vẫn được xem như dựa trên cơ chế quản lý hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên. Việc tính toán giá hàng xuất và giá trị hàng tồn kho cuối là không dựa trên cơ sở kết quả kiểm kê mà xác định chi phí nguyên vật liệu xuất trong là bằng giá trung bình khi ghi sổ doanh nghiệp sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”, không dùng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Theo đó kết cấu tài khoản 152 sẽ mang nội