Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

ệm được giao và đạt được rất nhiều thành quả góp phần cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước. Cụ thể công ty đã tham gia thi công nhiều công trình như : - Đường Bắc Thăng Long Nội Bài _ Quốc lộ (H Đ 1) _ Quốc lộ 18 …à… Ngoài ra hiện nay công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình khác lớn như: - Mở rộng quốc lộ 1A - Xây dựng đường HCM đoạn đường Hương Sơn – Hà Tĩnh - Khu công nghiệp Dung Quất …........... Và hàng loạt các công trình giao thông ở địa phương trên cả nước. Do có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã được nhà nước tặng nhiều huân chương như: - Huân chương lao động hạng 2 - Huân chương lao động hàng 3 - Nhiều bằng khen của Chính Phủ, Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, của bộ Giao Thông Vận Tải. - Ba lăm liền (1999,2000,2001) được tặng cờ thi đua đơn vị thi đua xuất sắc nhất của Tổng công ty xây dựng Giao Thông Vận Tải Đóng góp vào thành quả mà Công ty đạt được trong những năm qua phải kể đến đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công Ty – những người trực tiếp tạo nên sự thành công của Công Ty trong những năm qua. Tính đến thời điểm 31-12-2003 Công Ty cổ phần xây dựng CTGT 118 đã có một đội ngũ lao động tương đối hùng hậu với tổng số cán bộ công nhân viên và 347 người. Có thể khẳng định rằng họ là những con người năng động có khả năng kinh doanh và làm việc có hiệu quả . Điều này được thể hiện ở chỗ: Nhận thức được quy luật cạnh tranh gay gắt của thị trường, những người lãnh đạo, quản lý Công Ty đã chủ động đổi mới mạnh mẽ và toàn diện ở tất cả các khâu như con người, công nghệ, thiết bị, mở rộng ngành nghề kinh doanh … Và đã tạo được những bước nhảy vọt khá khâm phục: Sau 3 năm đổi mới, sản lượng năm 2001 đã tăng lên 10 lần so với năm 1998 (tử 8,9 tỷ đồng năm 1998 tăng lên 81,5 tỷ đồng năm 2001). Đồng thời thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viện cũng được tăng lên. Tính đến nay thu nhập bình quân mỗi người khoảng 1.000.000đ/tháng đến 1.300.000 đ/ tháng (so với năm 1998 là 300.000/người/tháng). Đạt được kết quả to lớn trong kinh doanh, luôn phấn đấu không ngừng để đạt được kết quả to lớn hơn. Đó là phương châm hoạt động của bất cứ một nghiệp nào và công ty cổ phần xây dựng CTGT118 không phải là ngoại lệ. Chính vì thế mà hiện nay công ty đang đưa bộ tiêu chuẩn IOS 9001-2000 vào công tác quản lý chất lượng và phấn đấu đến cuối năm 2002 được cấp chứng chỉ quốc tế về bộ tiêu chuẩn này. Đặc điểm sản xuất, tổ chức và quản lý Công Ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Đặc điểm sản xuất: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các hoạt động chủ yếu của Công Ty gồm: - Xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt đường. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và đường điện 35 KV. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, đầu tư giám sát công trình do công ty thi công. -Kinh doanh bất động sản -Buôn bán tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng -Vận tải hành khách và hàng hoá -Kinh doanh dịch vụ khách sạn,du lịch, vui chơi giải trí Với đặc thù riêng có của ngành XDCB là tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình( nhà máy ,cầu, đường công trình phúc lợi…) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi công khác nhau. Vì vậy, để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội khác nhau và các đội cầu để các đội sản xuất này trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quá trình công nghệ các giai đoạn để thi công công trình của công ty được tiến hành theo sơ đồ sau: Khảo sát thi công Hoàn thiện Thi công Bàn giao Nghiệm thu Giai đoạn khảo sát thi công : Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này , ngay sau khi nhận làm giao tuyến ,công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế, được trang bị đầy đủ các thiết bị , dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tiến hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc , cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. Giai đoạn thi công : đối với thi công cầu công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ, làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ. Còn thi công đường có quy trình như sau: Đào đất hữu cơ, rải vải địa kỹ thuật và đắp cắt điện, đắp nền đường, đắp sỏi đỏ thi công lớp cấp đá dăm ; tưới nhựa thám, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường.. Giai đoạn hoàn thiện: thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. Giai đoạn nghiệm thu : tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được diệt thì tiến hành nghiệm thu. Giai đoạn bàn giao: khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức và quản lý ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã tổ chức lại bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả . Có những phòng ban được sát nhập vào với nhau, các phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Trong công ty cơ quan quyền lực cao nhất là đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ).DDHDDCDD thường xuyên do hội đồng quản trị (HĐQT) triệu tập họp mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính và thông qua định hướng phát triển của công ty ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Dưới ĐHĐCĐ là HĐQT –cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có 9 thành viên trong đó có chủ tịch HĐQT , phó chủ tịch HĐQT và các thành viên khác. Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có 1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên. Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Giúp việc cho giám đốc điều hành có 3 phó giám đốc điều hành, kế toán trưởng . Họ sẽ thông tin cho giám đốc điều hành về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế. Toàn công ty được chia làm hai bộ phận: bộ máy quản lý và các đơn vị sản xuất. -Về bộ máy quản lý gồm : + Phòng TC-KT.Tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành về công tác quản lý tổ chức toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh quyết toán các đối tác bên trong và ngoài công ty. Thanh toán tiền lương , thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Phòng kinh tế kỹ thuật: thực hiện giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình , có nhiệm vụ lập các bản thiết kế, tính toán công trình nhằm đảm bảo tiến độ thi công và an toàn lao động . + Phòng quản lý thiết bị: cung ứng vật tư đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và kịp thời cho các đội thi công. Quản lý về tài sản, diệt giá trần mua vật liệu (cát, đá, xi măng..)cho cán bộ cung ứng. + Văn phòng : được sát nhập từ phòng tổ chức hành chính, phòng thị trường và văn phòng cũ. Có nhiệm vụ theo dõi và tư vấn về nhân sự, tìm kiếm các hợp đồng nhằm tạo công ăn việc làm cho toàn công ty ngoài ra còn có nhiệm vụ soạn thảo văn bản… -Về các đơn vị sản xuất : khi có công trình thì các đơn vị này có nhiệm vụ thi công. Sơ đồ: 1 Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Bộ máy quản lý Xưởng sửa chữa Đội thi công số 5 Đội thi công số 4 Đội thi công số 3 Đội thi công số 2 Đội thi công số1 Đội thi công cầu 2 Đội thi công cầu 1 Văn phòng Phòng TC – KT Phòng QLTB Phòng KT – KT Sơ đồ tổ chức và quản lý công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 2.1.2.1 Tổ chức công tác kế toán ở Công Ty. Phòng tài chính kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy quản lý của Công ty, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua, phòng TC-KT đã có những đóng góp không nhỏ đối với những thành quả mà Công Ty đã đạt được. Tổ chức kế toán được áp dụng theo mô hình tập trung, tức là việc hạch toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty. ở các đội thi công có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê, hạch toán ban đầu. Sơ đồ: 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT công nợ kiêm kế toán thuế KT vật liệu, tiền lương, tài sản Kế toán tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Các nhân viên kinh tế ở đội -Kế toán trưởng : làm nhiệm vụ bao quát chung, theo dõi, giám đốc tình hình sử dụng vốn, huy động vốn cho các phương án sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên về mọi mặt hoạt động kinh tế. - Phó phòng tài chính kế toán: Thay mặt kế toán trưởng điều hành công tác kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Đôn đốc thực hiện công tác kế toán ở Công Ty. Phó phòng kế toán đóng vai trò là một kế toán tổng hợp. - Kế toán vật liệu(kiêm kế toán tài sản cố định, tiền lương): làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh , xử lý và cung cấp thông tin kế toán về vật liệu, tính lương hàng tháng cho công nhân viên. - Kế toán công nợ kiêm kế toán thuế: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công nợ , thuế phát sinh. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: là người theo dõi phản ánh tình hình biến động của tiền gửi Ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch với các Ngân hàng. - Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi phí tiền mặt, quản lý tiền mặt trong quỹ. - Các nhân viên kinh tế đội: làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và hạch toán ban đầu, có nhiệm vụ gửi các chứng từ về phòng kế toán ở Công Ty. Hình thức kế toán Công Ty áp dụng: Hiện nay, Công Ty áp dụng hình thức Nhật ký-Chứng từ và thực hiện công tác kế toán trên máy. Vì thế, các loại sổ chủ yếu Công ty sử dụng trong hạch toán vật liệu là: - Sổ chi tiêu vật liệu - Báo cáo vật liệu - Nhật ký chứng từ - Sổ Cái -Bảng phân bổ Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công Ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Đặc điểm và phân loại vật liệu: Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đường, công trình công nghiệp, dân dụng… nên vật liệu công ty sử dụng có những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại vật liệu thích hợp do vậy phải sử dụng khá nhiều loại vật liệu. Những công trình do Công ty thi công thường có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, do vậy vật liệu được sử dụng để thi công đòi hỏi một khối lượng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại , chất lượng cao. Và phụ thuộc vào từng công trình mà khối lượng các loại vật liệu được huy động cũng khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những vật liệu thường cần huy động với khối lượng lớn như xi măng, sắt thép, gạch đá… , có những loại cần huy động với khối lượng nhỏ như vôi , ve, đinh , sơn… Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể của công trình. Về mặt chi phí thì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành công trình, hạng mục công trình(chi phí về vật liệu chính thường chiếm khoảng 70 %-77%). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hưởng trực tiếp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong cũng như giá thành công trình. Chính vì thế việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán nguyên liệu một cách chính xác là việc rất cần thiết nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và quản trị vật liệu . Công ty thực hiện phân loại nguyên vật liệu như sau: nguyên vật liệu được chia làm 4 loại: +Nguyên vật liệu chính . +Vật liệu phụ +Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế Trong từng loại công ty lại chia nhỏ ra ví dụ như: Thép, thép lại chia nhỏ thành thép tròn trơn,thép tròn xoắn . Thép tròn xoắn lại được đơn chia thành thép Φ 6, thép 8,thép Φ 10 Tuy công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như vậy nhưng không mở chi tiết cho Tài khoản 152 mà khi hạch toán, loại vật liệu nào Công Ty cũng cho vào tài khoản 152. Do sử dụng kế toán máy nên Công Ty đã thực hiện mã hoá vật liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó. Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính (VLC) Thép tròn xoắn Φ6: doanh nghiệp mã hoá là VICTTXP6. Đánh giá vật liệu: Công ty quy định: Kế toán nhập –xuất - tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá vốn thực tế. Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, Công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. ở Công ty cổ phần xây dựng GTVT !!8, vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, hoặc do kiểm kê phát thừa. ậ Công ty không có trường hợp nhập kho vật liệu do nhận ứng trước của bên A. (1). Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài. Trị giá vốn thực tế = Giá mua ( ghi trên + Chi phí Vật liệu nhập kho hoá đơn) (nếu có) Cụ thể: *(A) Trường hợp mua hàng (VL) có hoá đơn GTGT. Do Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu, mua về có hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của LV nhập kho là giá mua ( chưa có thuế GTGT) cộng (+) chi phí mua (nếu có). -Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 088437 ngày 13/09/2001 Bút Sơn. Giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) là 27.936.00 đồng. Chi phí vận chuyển về đến kho đội cầu 1 là do bên bán chịu. Như vậy,: giá vốn thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là 27.936.000 đ *(B) Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng. - Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. -Ví dụ: Theo hoá đơn bán hàng ngày 09/09/2001, mua 15 bộ Bu lông tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dựng Hoàng Tân, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đồng. Vậy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là :1.750.000 đồng (2) Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa. Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng cách lấy số lượng của vật liệu phát hiện thừa đó nhân(x) với đơn giá của loại vật liệu cùng loại. 2.2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho. Công ty cổ phần xây dựng GTGT 118 đăng ký với cơ quan chức năng là đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đích danh. Tuy nhiêu trên thực tế, khi áp dụng kế toán máy thì việc đánh giá vật liệu xuất kho không tuân theo một phương pháp nào cả. Cụ thể khi xuất kho vật liệu, giả định rằng lô nào có đơn giá lớn nhất thì sẽ được xuất trước và cứ như vậy cho tới hết. -Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 ( kho đội cầu 1) tháng 9 năm 2001 ta có tài liệu sau: + Tồn 1/9 là 400 kg, đơn giá 772đ/kg, số tiền là :308.800 đồng. + Nhập ngày 13/9 là: 36.00 kg, đơn giá 776đ/kg, số tiền là 27.936.000 đồng +Ngày nhập 21/9 là 40.000 kg, đơn giá 775,5đ/kg, số tiền là 31.020.000đ. + Xuất ngày 15/9 là 35.000kg + Xuất ngày 24/9 là 38.00kg Ta có : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 15/9 là: = 35.000 Kg*776đ/k)+(37.000kg8775,5đ/kg)=29.469.500đ. Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118. 2.23.1 Chứng từ sử dụng . Khi nhập vật liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ gốc, các chứng từ này được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay, Công ty sử dụng các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy định khác. Các chứng từ sử dụng trong kế toán vật liệu ở Công Ty gồm: -Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01-GTKT). - Hoá đơn bán hàng(Mẫu số 02-GTTT). -Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH). - Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT). -Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT). 2.2.3.2. Các thủ tục nhập, xuất vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. 2.2.3.2.1. Thủ tục nhập kho vật liệu: Khi Công Ty nhận thầu một công trình, hạng mục công trình thi công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công Ty phải tiến hành xác định khối lượng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình (trong xây dựng gọi là “Tiên Lượng”). Công việc lập phiếu “Tiên Lượng”do phòng Kinh tế-Kỹ thuật đảm nhiệm. Phiếu “Tiên lượng ”được lập làm 2 bản, một bản lưu lại phòng Kinh tế – Kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng Kế toán-tài chính. Do ở Công Ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình (hạng mục công trình)cho các đội thi công nên khối lượng các loại vật liệu được ghi trên phiếu “Tiên lượng” không phải là cố định. Nhưng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vượt quá khối lượng của loại vật liệu đó trên phiếu “Tiên lượng” thì phòng Kinh tế-Kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gửi lên phòng Quản Lý thiết bị (QLTB). Phòng QLTB sau khi xem xét thấy yêu cầu mua vật tư là hợp lý thì Trưởng Phòng QLTB sẽ ký và gửi lên Giám đốc duyệt. Sau khi đã duyệt qua hai cấp, giấy xin mua vật tư sẽ được chuyển qua phòng TC-KT. Việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng QLTB hoặc do nhân viên tiếp liệu của các đội thi công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người đi mua vật liệu có nhu cầu ứng trước tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn cứ vào giấy xin mua vật tư,giấy đề nghị tạm ứng và phiếu báo giá của bên bán (nếu có) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, Công ty tiến hành nhập kho luôn, không tiến hành kiểm nghiệm (mặc dù có Ban kiểm nghiệm vật tư, tài sản cố định). Căn cứ vào hoá đơn, hoặc phòng QLTB sẽ lập “Phiếu nhập kho” , “Phiếu xuất kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên, người phụ trách cung tiêu ký tên vào liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu theo chứng từ (hoá đơn người bán). Căn cứ vào “Phiếu nhập kho”, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên vào 4 liên của “Phiếu nhập kho”. Nếu thủ kho phát hiện thừa thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng QLTB biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho khi có đầy đủ chữ ký. - Một bên giao cho phòng QLTB. - Hai liên chuyển lên phòng TC-KT. Trong đó, một liên chuyển cho kế toán vật tư, một liên chuyển cho kế toán công nợ (cùng với hoá đơn ), một liên thủ kho giữ. Có thể mô phỏng trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu mua ngoài như sau: Biểu 2.1 Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu Người bán, đơn vị bán Giám đốc Thủ kho Kế toán vật tư, kế toán công nợ Nhu cầu sử dụng vật liệu Vật liệu Phiếu yêu cầu kí hiệu duyêtj Kế hoạch mua vật liệu Phiếu yêu cầu(đã được ký, duyệt) Hợp đồng kinh tế nếu có Hợp đồng kinh tế (nếu có) hoặc thực hiện mua vật liệu Hợp đồng kinh tế Nhập vật liệu Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho (lập ký) Cập nhật chứng từ (dữ liệu vào máy) Hóa đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng Phiếu yêu cầu 8 2 2 8 7 6 6 4 Phiếu nhập kho (ký) * Diễn giải: (1): Bộ phận có nhu cầu về vật liệu “Phiếu yêu cầu ” xin mua vật liệu. (2): Phiếu yêu cầu được chuyển đến các bộ phận (phòng, ban, chức năng ký, duyệt).( (3): Phòng QLTB, bộ phận vật tư đội thực hiện mua vật liệu. (4): Hoặc thảo hợp đồng (phòng QLTB – nếu có) (5): Hàng về, phòng QLTB lập phiếu nhập kho, thủ tục nhập kho, thủ tục nhập vật liệu, ký vào phiếu nhập kho. (6):Bên cung cấp giao hoá đơn GTGT (HĐBH) cho người thực hiện mua hàng. (7): Các chứng từ liên quan đến mua, nhập kho vật liệu được chuyển lên phòng TCKT. (8): Căn cứ vào các chứng từ nhận được, kiểm tra tiến hành nhập liệu. - Ví dụ: Khi mua vật liệu về, bên bán phải giao cho Công ty hoá đơn GTGT mẫu như sau: Biểu: 2.3 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số: 02 GTGT – 3LL Liên 2: ( Giao cho khách hàng ) Ngày tháng 02 năm 2003 Ký hiệu: AA/98 Số: 127 Đơn vị bán: Công ty Xi măng Bút Sơn Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty XD CTGT 118 Số TK: Hình thức thanh toán: Bán chịu MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 X 2 1 Xi măng PC 30 Kg 36.000 776 27.936.000 Cộng tiền hàng: 27.936.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.396.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 29.332.800 Số tiền viết bằng chữ: Hai chín triệu, Ba trăm ba hai ngàn, tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn, phòng QLTB lập “Phiếu nhập kho ”. Phiếu nhập kho sau khi hoàn thành có mẫu biểu như sau: Biểu:2.3 Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Từ Liêm- Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày tháng 2 năm 2003 Mẫu số: 01 – VT QĐ số 1141/TC/QĐ Ngày 1/11/ 1995 của Bộ TC Nợ: 152 Số: 262 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Địa chỉ: Công ty xây dựng CTGT 118 Theo hoá đơn: số Ngày 1 tháng 02 năm 2003 của công ty Xi măng Bút Sơn Nhập tại kho: Đội cầu 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( Sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Cộng Kg 36.000 36.000 776 27.936.000 27.936.000 Cộng thành tiền ( Bằng chữ ): Hai bảy triệu, Chín trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Nhập, ngày tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.3.2.1. Thủ tục xuất kho vật liệu: Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu đề nghị phòng QLTB xuất kho vật liệu đến nơi thi công . Tương tự như thủ tục mua vật liệu, sau khi phiếu yêu cầu xuất vật liệu được phòng kinh tế kỹ thuật ban giám đốc duyệt , phòng QLTB sẽ căn cứ vào yêu cầu để viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, đồng thời ký nhận vào 4 liên của phiếu xuất kho. - Một liên giao cho thủ kho - Một liên giao cho phòng QLTB - Hai liên chuyển lên phòng TC-KT tại công ty. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật liệu Biểu 2.4 Bộ phận có nhu cầu Phòng QLTB, KTKT, GĐ Thủ kho Kế toán vật liệu Nhu cầu sử dụng vật liệu Phiếu yêu cầu. Hàng (vật liệu) Phiếu yêu cầu (ký duyệt) Phiếu tiên lượng Phiếu xuất kho(lập). Vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu yêu cầu Nhập dữ liệu vào máy. Phiếu xuất kho (Ký). Thẻ kho (1) (2) (3) (4) (4) (6) (6) (5) (7) * Diễn giải : (1): Từ nhu cầu sử dụng vật liệu, bộ phận có nhu cầu viết phiếu yêu cầu xuất vật liệu (2): Phiếu yêu cầu được chuyển đến phòng QLTB kinh tế kỹ thuật và ban Giám đốc duyệt. (3): Phòng QLTB viết phiếu nhập kho (4): Khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ký vào thẻ kho (5): Căn cứ vào thẻ kho thủ kho ghi thẻ kho (6): Sau đó thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng TC-KT (7): Kế toán tiến hành nhập liệu. Lưu ý: Việc viết nhập liệu, xuất vật liệu có thể do thống kê vật tư đội đảm nhiệm. Biểu: 2.5 Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Từ Liêm- Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày tháng 2 năm 2003 Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ Ngày 1/11/ 1995 của Bộ TC Nợ: 152 Số: Có: 331 Họ tên người giao hàng: Địa chỉ: Công ty xây dựng CTGT 118 Theo hoá đơn số: Ngày tháng 02 năm 2003 của công ty Xi măng Bút Sơn Nhập tại kho: Đội cầu 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( Sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Cộng Kg 36.000 36.000 776 27.936.000 27.936.000 Cộng thành tiền ( Bằng chữ ): Hai bảy triệu, Chín trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Nhập, ngày tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp mua vật liệu về không qua nhập kho chuyển thẳng đến cho thi công trình thì Công ty không tiến hành lập phiếu nhập, xuất kho. Mà kho vật liệu về tới nơi thi công thì thủ kho, đội trưởng và phụ trách cung tiêu ký vào mặt sau của hoá đơn do bên bán giao cho. 2.2.2.3.Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. * ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất , tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có yêu cầu nhập(xuất) vật liệu thì thủ kho tiến hành hoạt động nhập (xuất) vào “Phiếu nhập kho ”. Căn cứ vào chỉ tiêu số lượng trên các chứng từ được ghi trên 1 dòng của thẻ kho. Cuối ngày tính ra số lượng tồn để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất lên phòng TC-KT. Mẫu thẻ kho (biểu 2.6) Biểu: 2.6 Thẻ kho Mẫu số 06-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập th