Đề tài Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng

uảng Ninh .v.v. Công ty do các cổ đông góp vốn lập nên vì vậy phương hướng hoạt động của công ty là hình thức hạch toán kế toán độc lập thực hiện chế độ kế toán của nhà nước, đồng thời thực hiện đóng góp nghĩa vụ với nhà nước dưới hình thức nộp thuế cho ngân sách nhà nước theo luật định. Phần còn lại công ty được quyền chủ động thực hiện theo nguyên tắc hạch toán tự cân đối. Công ty luôn đề ra cho mình phương thức hoạt động kinh doanh phù hợp với thị trường trong nước cũng như ngoài nước. Công ty còn kinh doanh những ngành nghề sau: + Đại lý vận tải + Vận tải hàng hóa +Vận chuyển hành khách + Mua bán ô tô, vật tư thiết bị ô tô + Mua bán vật tư thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học + Mua bán máy móc và thiết bị văn phòng + Bốc xếp và lắp đặt hàng hóa + Xây dựng công trình dân dụng, giao thông công nghiệp + Sửa chữa, bảo dưỡng và thực hiện các dịch vụ kỹ thuật khác đối với các sản phẩm công ty kinh doanh. 2/ Cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. Cơ cấu tổ chức của công ty đều do hội đồng quản trị đề ra và chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về mọi hình thức kinh doanh và huy động vốn đầu tư vì công ty là công ty có hình thức kinh doanh cổ phần, cổ phiếu do các cổ đông góp vốn lập nên. Để đảm bảo cho sự tập trung cao độ, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ mà công ty đã đề ra. Ban lãnh đạo công ty đã bố trí bộ máy quản lý theo chức năng của mỗi phòng ban sau đây: Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng kế toán Phòng tổ chức Đội xe 2 Đội xe 3 Đội xe 1 Phó giám đốc Phòng điều hành Phòng kỹ thuật Phòng marketing Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo các phòng ban có nhiệm vụ và vai trò nhất định đối với công tác quản lý. + Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về mọi hình thức kinh doanh, huy động vốn đầu tư. + Giám đốc: công ty phu trách quản lý các cán bộ công nhân trong toàn doanh nghiệp, ký kết hợp đồng. + Phó giám đốc: dưới sự chỉ đạo của giám đốc quản lý các phòng ban và điều hành mọi hoạt động của công ty. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân + Phòng kế toán: có nhiệm vụ xây dựng các phương án về tài chính giúp giám đốc hoạt động kinh doanh có lãi, đồng thời quản lý tài chính cho giám đốc, thực hiện tài chính kế toán đúng chính sách chế độ và xây dựng tài chính đảm bảo việc lấy thu bù chi có lãi. + Phòng kỹ thuật: đảm bảo kỹ thuật cho máy móc và tài sản của công ty đồng thời sửa chữa và bảo dưỡng. + Phòng điều hành: quản lý, điều hành trực tiếp các đội xe của công ty + Phòng marketing: chịu trách nhiệm giao dịch đối ngọai và tìm bạn hàng cho công ty. 3/ Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức hạch toán của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. - Tổ chức bộ máy kế toán là công cụ chủ yếu để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên rất được coi trọng. - Đội ngũ kế toán được tuyển dụng kỹ càng, đào tạo chính qui, có năng lực. - Kế toán ngoài việc ghi chép còn có nhiệm vụ ngăn ngừa những sai phạm làm trì chệ hoạt động kinh doanh hoặc vi phạm chế độ chính sách của nhà nước. - Sơ đồ của bộ máy kế toán tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng như sau. Kế toán trưởng Kế toán tài sản, vật tư thiết bị hàng hóa Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ Do đặc điểm nhiệm vụ của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng là một đơn vị có hình thức góp vốn cổ đông sử dụng cổ phần cổ phiếu. Nên bộ máy kế toán tập trung và vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản và dễ sử dụng.Vì vậy bộ máy kế toán của doanh nghiệp được bố trí như sau. + Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về công tác tài chính trực tiếp làm kế toán tổng hợp chi phí cho toàn công ty, tính giá thành, kết quả kinh doanh, xây dựng kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính kế toán quyết toán thuế. + Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt của công ty và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên của công ty. + Kế toán tài sản: là nhân viên chịu trách nhiệm về mọi tài sản, chiết khấu, khấu hao của tài sản và hàng hóa. + Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ: sử lý các đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ của khách hàng trước khi làm hợp đồng giao dịch.  4/ Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty trong những năm gần đây. - Về mặt thuận lợi: Công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng là một công ty cổ phần, cổ phiếu nên đã có một đội ngũ nhân viên bậc cao làm việc lâu năm có kinh nghiệm đã chiếm được uy tín trên thị trường trong và ngoài nước lại được sự giúp đỡ của các cổ đông đã tạo nguồn vốn cho công ty trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Công ty lại có sự đoàn kết chặt chẽ từ các cổ đông và ban giám đốc đến các phòng ban trong công ty, các cổ đông và ban giám đốc ngay từ đầu đã quán triệt từ mọi phương hướng kinh doanh và từng bước nâng cao chất lượng của mình cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Áp dụng phương thức kinh doanh đa dạng, phương thức vận tải hàng hóa và xây dựng luôn mở rộng đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị khác. Ngoài việc vận tải hàng hóa và xây dựng công ty còn có chủ trương mở rộng công ty theo nhiều ngành nghề kinh doanh tổng hợp để tận dụng triệt để những khả năng và thế mạnh của công ty đem lại hiệu quả cao và lợi ích của cán bộ công nhân viên đó là phương hướng phấn đấu của toàn công ty và ban giám đốc đề ra. - Về mặt khó khăn: Do tình hình của nền kinh tế thị trường ngày càng cao công ty phải luôn luôn thay đổi để đáp ứng được nhu cầu phục vụ của mình với khách hàng, công ty phải tự tìm cho mình nguồn hàng và những đơn đặt hàng vì cơ chế chính sách của nhà nước luôn có sự đổi mới. Ngoài ra công ty cũng còn chưa tích lũy được số vốn nhất định để mở rộng thêm thị phần của mình. Với những thuận lợi và khó khăn trên do việc chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường và sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng đã thu được một số kết quả kinh doanh rất đáng kể trong những năm gần đây. II/ Thực trạng công tác hạch toán kế toán của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. Trong việc quản lý tiền vốn trong doanh nghiệp kế toán giữ một vai trò quan trọng góp phần làm tốt công tác quản lý tiền của công ty. Công ty hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ theo từng tháng, quý, năm. Chứng từ gốc Nhận ký chứng từ Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng báo cáo kế toán cuối tháng Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày hay định kỳ căn cứ chứng từ gốc kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập nhật ký chứng từ, các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán tiến mặt ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán. - Căn cứ vào nhật ký chứng từ để ghi sổ cái và lập các bảng kê - Cuối tháng lấy số liệu từ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo cuối tháng. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, và bảng kê với nhật ký chứng từ. Sơ đồ hạch toán chi tiết: Chứng từ gốc gồm: - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu chi tiền mặt - Hóa đơn GTGT Nhật ký chứng từ 1 Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê 1 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 111 Báo cáo kế toán cuối tháng Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra PHẦN II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. I/ Nội dung, nhiệm vụ và nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền. 1, Nội dung vốn bằng tiền: Để tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng tiền vốn. Vốn bằng tiền là một bộ phận cấu thành của tài sản lưu động, nó luôn vận động không ngừng và có tính luân chuyển cao. Vốn bằng tiền của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng bao gồm: + Tiền mặt tại quỹ: - Tiền việt nam - Ngoại tệ - Vàng bạc, kim khí, đá + Tiền gửi ngân hàng - Tiền việt nam - Ngoại tệ -Vàng bạc, kim khí, đá quý + Tiền đang chuyển: Là tiền của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Nhưng do nền kinh tế thị trường hiện nay thoáng nên việc chuyển tiền nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và an toàn nên công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng không sử dụng kế toán vốn bằng tiền đang chuyển. 2/ Nhiệm vụ kế toán: - Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho từng loại, phát hiện và ngăn ngừa các hoạt động tham ô lợi dụng vốn bằng tiền của doanh nghiệp. - Giám đốc thực hiện kế hoạch thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra đôn đốc việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền đảm bảo chi tiêu co hiệu quả và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tiền mặt của ngân hàng. 3/ Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền : - Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành. - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt. - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp: các xí nghiệp nhỏ, các cửa hàng ăn uống công cộng, các đơn vị ở xa ngân hàng hoặc những đơn vị có doanh thu thấp. - Các xí nghiệp tổ chức kinh tế và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để được lưu thông tiền tệ một cách dễ dàng hơn, và điều hòa được nguồn vốn trong các đơn vị. - Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chức từ gốc hợp lệ để chứng minh. - Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản - Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tài khoản, thường xuyên kiểm tra và đảm bảo độ chính xác giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. II/ Kế toán quỹ tiền mặt tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. 1/Nội dung và nguyên tắc kế toán tiền mặt a, Nội dung: - Tiền mặt hiện có ở doanh nghiệp gồm: + Tiền Việt nam bao gồm cả ngân phiế + Ngoại tệ + Vàng bạc, đá qúi - Nguồn hình thành + Do doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng thu tiền mặt nhập qũi. + Do khách hàng thanh toán công nợ nhập qũi + Do nhận vốn góp lien doanh của các đơn vị khác. - Mục đích sử dụng: + Thanh toán tiền hàng + Chi trả lương công nhân viên. b, Nguyên tắc kế toán qũi tiền mặt. - Chỉ phản ánh vào tài khoản qũi tiền mặt, số tiền mặt kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá qúi thực tế nhập xuất qũi đối với những trường hợp khoản tiền thu được mà chuyển nộp nay vào ngân hàng thì không đi qua tài khoản tiền mặt. - Các khoản tiền: vàng bạc, đá quí cho đơn vị và cá nhân khá kí cược, kí quĩ tại đơn vị thì việc quản lý và hạch toán các loại tài sản bằng tiền nhận kí cược, kí qũi như hạch toán tài sản của đơn vị mình. Riêng đối với vàng bạc đá qúi trước khi nhập qũi phải làm đầy đủ các thu tục về cân đối số lượng và giám định chất lượng sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người kí cược, kí qũi trên dấu niêm phong - Khi tiến hành nhập qũi tiền mặt phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo qui định của chế độ kế toán hiện hành. - Kế toán qũi tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ qũi, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu chi, tính ra số tồn qũi tại mọi thời điểm. Riêng đối với vàng bạc đá qúi nhận kí cược, kí quĩ phải theo dõi riêng một số hoặc một trang sổ. Thủ qũi là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất qũi tiền mặt, và chịu tránh nhiệm quản lý chứng từ thu chi cuối tháng đối chiếu với kế toán. - Hàng ngày thủ qũi phải kiểm kê số tiền còn tồn qũi thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ qũi ở kế toán. Nếu có sự chênh lệch thì kế toán và thủ qũi phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý số liệu đó. 2/ Phương pháp kế toán qũi tiền mặt A, Chứng từ ban đầu: Kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng được sử dụng các chứng từ sau: a1, Phiếu thu: - Mục đích: xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền.Cùng với việc lập báo cáo hàng ngày, kế toán phải kiểm kê số tiền dã bán dược trong ngày để xem số tiền nộp với số phải nộp có đủ không, hay thừa, thiếu. - Yêu cầu: phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm.Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu.Phiếu thu phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán.Từng phiêu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và thu tiền . - Nội dung: phải ghi rõ họ tên người nộp, địa chỉ người nộp. Ghi rõ lý do nộp, trên phiếu phải ghi rõ đủ số tiền bằng chữ và số. Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền + Dòng “về khoản” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa. + Dòng “số tiền” ghi bằng số và chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam hay USD…. +Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. - Nhiệm vụ kế toán: phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi sổ số tiền thực tế nhập quỹ( bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. * Mẫu và số liệu: - Ngày 04/7/2005 ông Lê Hoàng Đạt ở phòng kế toán rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi với số tiền là: 15.000.000đ kế toán lập phiếu thu. Đơn vị: Công ty cổ phần VTHH&XD Mẫu số: 01 - TT Địa chỉ: Kim Mã – Ba Đình – HN QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU THU Quyển số: Số : 137 Ngày 04 tháng 07 năm 2005 Nợ TK 111: 15.000.000 Có TK 112: 15.000.000 Họ và tên người nộp tiền: Lê hoàng Đạt Địa chỉ: phòng kế toán Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi Số tiền: 15.000.000đ ( Viết bằng chữ) : Mười lăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn. Ngày 04 tháng 07 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ qũi (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên) a2, Phiếu chi: - Mục đích: xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi rõ ghi sổ quỹ và kế toán ghi vào sổ tiền mặt. - Yêu cầu: phiếu chi phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu, ngày tháng năm chi tiền. - Nội dung: phải ghi rõ họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận tiền. Ghi rõ lý do nhận, trên phiếu phải ghi rõ đủ số tiền bằng chữ và số. Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên địa chỉ người thu tiền + Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN hoặc USD …. + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi - Nhiệm vụ kế toán: phiếu chi được lập thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các tổng công ty, công ty chi tiền cho các đơn vị cấp dưới) đặt giấy than viết 1 lần và chi sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sauk hi nhập đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. * Mẫu và số liệu: - Ngày 07/07/2005 bà Nguyễn Thanh Hà phòng kế toán mua nguyên vật liệu với số tiền là 30.000.000đ thuế 10% kế toán lập phiếu chi như sau: §¬n vị: Công ty cổ phần VTHH&XD Mẫu số: C22-H Địa chỉ: Kim Mã – Ba Đình – HN QĐ số: 999 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài chính PHIẾU CHI Quyển số: Số: 70 Ngày 07 tháng 07 năm 2005 Nợ TK 152: 30.000.000 Nợ TK 133: 3.000.000 Có TK 111: 33.000.000 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hà Địa chỉ : Phòng kế toán Lý do chi : Mua nguyên vật liệu Số tiền: 33.000.000 (Viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu đồng chẵn. Ngày 07 tháng 07 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập Thủ qũi Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên) a3, Hóa đơn GTGT : - Mục đích: phản ánh số lượng, đơn giá giá trị hàng hóa, tổng số tiền người mua phải thanh toán trong đó bao gồm. + Doanh thu bán các sản phẩm hàng hóa dịch vụ + Thuế GTGT đầu ra của các sản phẩm hàng hóa dịc vụ được khấu trừ - Yêu cầu: hóa đơn GTGT phải được in tại công ty tài chính, được đóng thành quyển - Nội dung: phản ánh thực tế số lương hàng hóa, mã số và số tiền bán sản phẩm cho người mua. - Phương pháp ghi chép: + Dòng đơn vị bán hàng: ghi rõ họ tên người bán hoặc tên công ty + Dòng địa chỉ: ghi rõ địa chỉ + Dòng số tài khoản: ghi đầy đủ chính xác số tài khoản và tên ngân hàng đăng ký tài khoản của đơn vị (hoặc cá nhân) được hưởng số tiền bán hàng. + Dòng mã số: ghi đầy đủ mã số thuế của công ty + Ghi rõ họ tên và địa chỉ người mua hàng hoặc tên đơn vị công tác + Ghi rõ hình thức thanh toán và mã số thuế. + Cột A,B: ghi số thứ tự, tên, quy cách phẩm chất mã số của sản phẩm, hàng hóa + Cột C: ghi đơn vị tính của sản phẩm + Cột 1,2: ghi rõ số lượng và đơn giá của sản phẩm hàng hóa + Cột 3: cột ghi thành tiền (bằng cột 1 x cột 2) + Ghi tổng số tiền hàng vào cột tiền hàng + Ghi rõ thuế suất GTGT là bao nhiêu % và ghi băng tiền thuế GTGT. Dòng này phản ánh số thuế doanh thu đơn vị phải nộp tính trên doanh thu bán hàng. + Tổng cộng số tiền thanh toán và số tiền viết bằng chữ + Những hóa đơn đã thanh toán, người bán hàng đóng dấu lên trên chữ ký của thủ trưởng đơn vị - Nhiệm vụ kế toán: phải ghi chính xác đầy đủ không tẩy xóa trên hóa đơn + Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu lại quyển hóa đơn gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ và thủ tục thanh toán * Mẫu và số liệu Bà Nguyễn Thanh Hà phòng kế toán mua nguyên vật liệu (máy tính) ngày 7/7/05 hóa đơn GTGT số 647542. Mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Quang Hà đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Đơn giá chưa thuế 10%, Phiếu chi số 70 Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Màn hình vi tính cái 15 2.000.000 30.000.000 Ho¸ Đơn (GTGT) Mẫu số: Liên 2: giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/03 Ngày 07 tháng 07 năm 2005 Số: 0000051 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Quang Hà Địa chỉ: 22 Đinh Tiên Hoàng – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.7534205 Mã số: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Tên đơn vị: Công ty cổ phần VTHH&XD Địa chỉ: Số 6/12 ngõ 143 Kim Mã – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2x1 1 Màn hình vi tính Cái 15 2.000.000 30.000.000 Cộng tiền 30.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 3.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 33.000.000 Số tiền viết băng chữ: Ba mươi ba triệu đông chẵn. Khách hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán a4, Biên bản kiểm kê qũi tiền mặt : + Công dụng: Nhằm xác nhận tiền mặt tồn quĩ thực tế và số thừa, thiếu trên cơ sở đó tăng cường quản lý qũi và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. + Cuối tháng 7 công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng thành lập ban kiểm kê và đã xác nhận như sau: Đơn vị: Công ty CPVTHH&XD Địa điểm: Kim Mã – Hà Nội BẢN KIỂM KÊ QŨI Số: 07 Ngày 31 tháng 7 năm 2005 Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền I. Số dư theo sổ qũi II. Số Kiểm kê thực tế 1. Loại tiền 100.000đ 2. Loại tiền 50.000đ 3. Loại tiền 20.000đ 4. Loại tiền 10.000đ 5. Loại tiền 5.000đ 6. Loại tiền 2.000đ II. Chênh lệch 4000 800 400 300 80 4 448.448.000 448.448.000 400.000.000 40.000.000 8.000.000 300.000 40.000 8.000 0 Kết luận sau khi kiểm kê qũi: hiện tại của công ty không thừa, thiếu. Kế toán trưởng Thủ qũi Người chịu trách nhiệm kiểm kê (họ tên, ký) (họ tên, ký) (họ tên, ký) a5, Báo cáo qũi tiền mặt * Mẫu và số liệu Đơn vị: Công ty CPVTHH&XD Địa chỉ: Kim Mã – Hà Nội SỔ QŨI TIỀN MẶT Tháng 7 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Tồn qũi SSố Ngày Thu Chi 128 137 70 75 139 151 79 85 158 187 163 170 176 01/7 04/7 07/7 12/7 14/7 16/7 16/7 18/7 20/7 21/7 25/7 27/7 29/7 Số dư đầu kỳ Thu tiền bán hàng Rót TG nhập qũi Mua NVL Chi hội nghị CNV Thu tiền bán hàng Rút TG nhập qũi Trả tiền mua hàng Nộp tiền vào NH Chi tạm ứng Thu tạm ứng Nộp tiền điện Chi lương CNV Trả tiền mua hàng 131 112 152 642 131 112 331 112 141 141 338 334 331 30.000.000 15.000.000 198.000.000 50.000.000 4.500.000 33.000.000 60.000.000 70.000.000 100.000.000 8.850.000 3.000.000 56.779.800 50.996.800 533.574.600 Cộng 297.500.000 582.626.600 448.448.000 Ngày 31 th¸ng 7 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập sổ (hä tªn, ký) (hä tªn, ký) (hä tªn, ký) B, Tài khoản sử dụng Kế toán qũi tiền mặt tại công ty được sử dụngtài khoản 111 + Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn qũi tiền mặt tại đơn vị bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, vàng bạc, đá qúi. + Nội dung và kết cấu tài khoản 111 Bên Nợ: phản ánh thu tiền mặt về nhập qũi Bên Có: phản ánh chi tiền mặt Số dư bên nợ: phản ánh số tiền mặt hiện còn dư đến cuói kỳ + Tài khoản cấp 2: 111.1: Tiền Việt Nam 111.2: Ngoại tệ 111.3: Vàng bạc, đá qúi + Các trường hợp kế toán chủ yếu: Kế toán tiền mặt, tiền Việt Nam Thu tiền vào qũi tiền mặt: * Bán hàng thu tiền nhập qũi tiền mặt. Nợ TK 111.1 Có TK 511 Có TK 333.1 * Rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi tiền mặt. Nợ TK 111.1 Có TK 112.1 * Khách hàng trả nợ nhập qũi tiền mặt. Nợ TK 111.1 Có TK 131 Có TK 331 * Thu hồi vốn góp liên doanh nhập qũi tiền mặt. Nợ TK 111.1 Có TK 222 Có TK 711: Lợi nhuận tạo ra từ vốn góp lien doanh Chi qũi tiền mặt: * Mua hàng hóa nhập kho Nợ TK 156.1 Nợ TK 133 Có TK 111.1 * Chi tạm ứng cho CNV Nợ TK 141 Có TK 111.1 * Chi trả lương cho CNV Nợ TK 334 Có TK 111.1 * Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Có TK 111.1 * Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 121 Có TK 111.1 * Góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 222 Có TK 111.1 * Chi trước tiền hàng hoặc ứng trước cho người nhận thầu Nợ TK 331 Có TK 111.1 Kiểm kê qũi tiền mặt * Nếu thừa qũi: số tiền thực tế lớn hơn số trên sổ sách Nợ TK 111.1: Số chênh lệch thừa Có TK 338.1: Chưa rõ nguyên nhân Có TK 721 : DN được hưởng * Nếu thiếu qũi: số tiền thực tế nhỏ hơn trên sổ sách Nợ TK 138.1: chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 138.8: thủ qũi phải bồi thường Nợ TK 821 : DN chụi Có TK 111.1: Số chênh lệch thiếu VD: Báo cáo qũi tiền mặt ngày 15 tháng 7 năm 2005 1/ Phần thu: Bán lẻ hàng hóa giá bán 80.00.000 thuế 10% Thu hồi đầu tư chứng khoán mệnh giá 50.000.000 lãi suất 1% Rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi 10.000.000 2/ Phần chi Chi tạm ứng lương kì I cho CNV: 50.000.000 Chi mua hàng hóa nhập kho : 70.000.000 Chi tạm ứng đi công tác : 5.000.000 3/ Cuối tháng kiểm kê tiền mặt Định khoản như sau: Phần thu kế toán phải hạch toán 3 bút toán Bút toán 1 Nợ TK 111.1: 88.000.000 Có TK 511 : 80.000.000 Có TK 333.1: 8.000.000 Bút toán 2 Nợ TK 111.1: 50.500.000 Có TK 121 : 50.000.000 Có TK 711 : 500.000 Bút toán 3 Nợ TK 111.1: 40.000.000 Có TK 112.1: 40.000.000 Phần chi kế toán hạch toán 3 bút toán Bút toán 1 Nợ TK 334 : 50.000.000 Có TK 111.1: 50.000.000 Bút toán 2 Nợ TK 156.1: 70.000.000 Nợ TK 133 : 7.000.000 Có TK 111.1: 77.000.000 Bút toán 3 Nợ TK 141 : 5.000.000 Có TK 111.1: 5.000.000 Kế toán tiền mặt là ngoại tệ. + Thu tiền mặt là ngoại tệ * Bán hàng thu ngoại tệ Nợ TK 111.2 Có TK 511 Có TK 333.1 Đồng thời ghi nợ TK007: gốc nguyên tệ * Khách hàng trả nợ bằng ngoại tệ Nợ TK 111.2 Có TK 131 Đồng thời ghi nợ TK 007: gốc nguyên tệ * Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ Nợ TK 111.2 Có TK 311 Đồng thời ghi nợ TK 007: gốc nguyên tệ * Chi tiền mặt là ngoại tệ Chi tiền mặt để mua hàng Nợ TK 156.1 Nợ TK 133 Có TK 111.2 Đồng thời ghi có TK 007: gốc nguyên tệ * Chi phí bán hàng Nợ TK 641 Có TK 111.2 Đồng thời ghi có TK 007: gốc nguyên tệ * Chi trả vay ngân hàng Nợ TK 311 Có TK 111.2 Đồng thời ghi Có TK 007: gốc nguyên tệ * Trả nợ người cung cấp: Nợ TK 331 Có TK 111.2 Đồng thời ghi OC TK 007: gốc nguyên tệ * C