Đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đầu máy Hà Nội

dùng, xuất bán. 2.1. Tài khoản sử dụng * TK 611 “Mua hàng”: Tiểu khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. * TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. * TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2. Phương pháp hạch toán 2.2.1. Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Quá trình hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành theo trình tự sau: * Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại) Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Vật liệu đang đi đường * Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu khác trong kỳ: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu tăng Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thưởng… Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý TSCĐ Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 111, 112, 331…: Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại theo tổng giá thanh toán Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá và hàng mua trả lại Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá mua không thuế của số vật liệu đã mua trả lại hay giảm giá hàng mua. Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 331, 1388… Có TK 515 * Cuối kỳ, căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đang đi đường cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138 (1381): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 632: Số thiếu trong định mức Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá vật liệu tồn kho, đang đi đường cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức…) Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại) 2.2.1. Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá thực tế vật liệu mua vào gồm cả thuế GTGT đầu vào, cụ thể: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 111, 112, 311, 331…: Tổng giá thanh toán Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) Các nghiệp vụ khác phát sinh tại thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT. 3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thị trường của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Số dự phòng được lập là chênh lệch giữa giá gốc hơn giá thị trường của vật liệu. Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632: Số chênh lệch Có TK 159 Trong trường hợp ngược lại thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ Thuế GTGT được khấu trừ TK 1331 (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 111, 112, 141, 311, 331… TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng Vốn góp liên doanh TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 621 Xuất cho sản xuất sản phẩm TK 151, 152 K/c giá trị vật liệu tồn đầu kỳ TK 627, 641, 642… Xuất cho quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý, XDCB TK 151, 152 K/c giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 631 Giá trị phế liệu thu hồi từ SX TK 336, 338 Giá trị vật liệu đi vay TK 6111 TK 111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 1381 Số vật liệu thiếu hụt DĐK 4. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp. Cụ thể: 4.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký- Sổ cái Các loại sổ sử dụng hạch toán theo quy trình sau: Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ Nhật ký – Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ, bảng kê Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật liệu Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.3. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ Chứng từ vật liệu, Bảng kê và các bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ(nhập - xuất) Sổ cái TK 152 Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.4. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ vật liệu NKCT liên quan Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết 331 NKCT số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Bảng kê 3 Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội I. khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển: Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp thành viên của Xí nghiệp liên hợp vận tải Đường sắt khu vực I, thuộc ngành Đường sắt Việt Nam. Với tiền thân là Đề pô Hoả xa Hà Nội từ thời thực dân Pháp cai trị cho đến nay, Xí nghiệp đã trải qua 56 năm xây dựng và phát triển theo từng giai đoạn lớn sau: 1.1. Giai đoạn 1 (1946-1954) Ngày 21/10/1946 ngành Đường sắt vinh dự đón Hồ Chủ tịch từ Hải Phòng về Hà Nội, ngày này đã trở thành ngày truyền thống của ngành cũng như của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Trong thời kỳ tạm chiến, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công nhân làm việc trong Đề pô thực hiện phá hoại và ngăn trở hoạt động của đường sắt nhằm làm thất bại chủ trương “đánh nhanh thắng nhanh” của địch. 1.2. Giai đoạn 2 (1955-1965) Sau 10 năm hoà bình, ngành Đường sắt tiến hành khôi phục và xây dựng lại các tuyến đường sắt trên miền Bắc và đây cũng là giai đoạn xây dựng và trưởng thành của Xí nghiệp. Trên cơ sở mặt bằng hiện có, Xí nghiệp được đầu tư kinh phí, sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, lắp đặt thiết bị để khôi phục, sửa chữa nhằm ngày càng đưa nhiều đầu máy ra kéo các đoàn tàu khách hàng phục vụ thắng lợi công cuộc khôi phục và phát triển kinh tế, khối lượng vận tải tăng từ 182 triệu Tkm năm 1955 lên 1.365 triệu Tkm vào năm 1965. Số lượng CBCNV của Xí nghiệp cũng được bổ sung tăng từ 550 người năm 1955 lên tới 1.363 người năm 1965. 1.3. Giai đoạn 3 (1966-1975) Ngành Đường sắt và xí nghiệp bước vào thời kỳ mới là đảm bảo giao thông, quyết tâm cùng toàn dân đánh thắng giặc Mỹ. Trong giai đoạn này sản lượng vận tải hoàn thành tăng từ 1.112 triệu tkm năm 1966 lên 1.611 triệu Tkm năm 1975, tăng 1.4 lần. Khối lượng sửa chữa các cấp đầu máy hoàn thành tương ứng đảm bảo cung cấp đủ số lượng - chất lượng đầu máy ra kéo tàu. 1.4. Giai đoạn 4 (1976-1985) Đảm bảo vận tải phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xây dựng CNXH trên phạm vi toàn quốc. Sản lượng vận tải bình quân hàng năm trong giai đoạn này là 1.110 triệu T/km. Sản lượng sửa chữa các cấp đầu máy tăng từ 11-14%. Hàng chục máy móc thiết bị sơ tán trong chiến tranh được di chuyển về lắp đặt để ổn định sản xuất. Hàng ngàn m2 mặt bằng sản xuất, nhà xưởng được cải tạo nâng cấp nhằm đáp ứng được số lượng sửa chữa các cấp đầu máy ngày càng tăng, đặc biệt là sửa chữa cấp đại tu đầu máy. Trong giai đoạn này xí nghiệp đã vượt qua nhiều khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. 1.5. Giai đoạn 5 (Từ 1986 đến nay) Phát triển xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới sức kéo, nâng cấp năng lực vận tải và sửa chữa các cấp đầu máy đáp ứng sự nghiệp đổi mới của ngành. Trong giai đoạn này xí nghiệp đạt được nhiều thành tích đáng kể. Sản lượng vận tải đạt bình quân 1.107 triệu Tkm/năm. Chất lượng vận tải được chú trọng nâng cao, tỷ lệ tàu đi đến đúng giờ năm sau cao hơn năm trước. Để nâng cao chất lượng chạy chạy tàu, xí nghiệp đã tiến hành cải tạo và nâng cao tốc độ đầu máy TG7E từ 40km/h lên 70km/h được 13 đầu máy, chất lượng lao động của CBCNV không ngừng được nâng cao. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây được thể hiện ở bảng sau: Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 1. Sản lượng vận tải. 1368 tr Tkm 1458 tr Tkm 1426 tr Tkm 1495 tr Tkm 2. Bình quân km/vụ trở ngại 144.322(36 vụ) 146.300 (34 vụ) 172.000 (28 vụ) 3. Tỉ lệ tàu đúng giờ - Thống nhất - Địa phương 72,08 % 77,5 % 78,5 % 86,5 % 76,3 % 79 % 4. Chỉ tiêu nút chậm. 824h50' 1016h 15 928h 25 5. Thu nhập bình quân người trong tháng (đ/ng) 842.000 970.000 1.061.000 1.161.465 2. Chức năng nhiệm vụ Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một Xí nghiệp thành viên của Liên hợp vận tải Đường sắt khu vực I. Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là: - Vận dụng đầu máy để cung cấp sức kéo theo đúng yêu cầu của kế hoạch vận tải đường sắt. Hiện nay, Xí nghiệp đang đảm nhiệm sức kéo cho: + Các đôi tầu Thống nhất trong địa phận Liên hợp I, tầu khách Hà nội - Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Đăng, Yên Viên - Mạo Khê - Uông Bí, Liên vận quốc tế - Hà Nội - Đồng Đăng. + Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàn tầu hàng đi theo các tuyến đường: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, Thái Nguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dương, Giáp Bát - Hải Phòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đường vành đai Hà Đông), Phủ Lý. Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống như sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách và hàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải. Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vận dụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng. Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên. 3.1. Ban Giám đốc * Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trước Liên hợp I và Liên hiệp Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải, chi phí, giá thành sản phẩm mà Liên hợp I giao xuống hàng quí, Giám đốc phân công công việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện qua đó nắm bắt kịp thời những vướng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất. * Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu của cấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa khu vực Yên Viên, trạm Giáp Bát, Ninh Bình, Hải Phòng, Đồng Mỏ, Đồng Đăng. * Phó Giám đốc sửa chữa phụ trách công tác sửa chữa đầu máy và máy móc thiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp. * Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệp khi giám đốc đi vắng, thường trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếp phụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác an ninh chính trị xí nghiệp. * Phó Giám đốc dịch vụ phụ trách sản xuất ngoài vận tải và các nhóm dịch vụ của xí nghiệp như phân xưởng bia, trạm xăng, các kiốt cho thuê ... 3.2. Hệ thống các Phòng ban chức năng nghiệp vụ: 3.2.1. Phòng Kế hoạch thống kê Xây dựng kế hoạch sản xuất - tài chính, đầu tư duy tu nhà xưởng cho toàn xí nghiệp, thống kê tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ, thống kê toàn bộ kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá kết quả sản xuất, lập dự toán kinh phí và tổ chức sản xuất phụ cho xí nghiệp. 3.2.2. Phòng Kế toán tài vụ Quản lý tài chính, thanh toán lương thưởng và các chế độ cho người lao động, quản lý và cấp phát vật tư phụ tùng, tài sản cố định và vốn lưu động của xí nghiệp, tiến hành kiểm kê tài sản, lập báo cáo quyết toán về chi phí và kết quả sản xuất, tính giá thành sản phẩm để nộp lên Liên hợp I. 3.2.3. Phòng Tổ chức lao động Tuyển dụng điều phố lao động, đề bạt miễn nhiệm cán bộ, đào tạo dạy nghề nâng cấp bậc nghề cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chính sách cho người người lao động; định mức lao động, xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm, quản lý an toàn vệ sinh lao động, phụ trách công tác bảo hộ lao động của xí nghiệp. 3.2.4. Phòng Hành chính Tổng hợp Tổ chức theo dõi tuyên truyền sản xuất kinh doanh, đề xuất khen thưởng, công tác lễ tân, quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, bảo vệ tuần tra canh gác, tổ chức huấn luyện PCCC. 3.2.5. Phòng KCS Kiểm tra chất lượng đầu máy sửa chữa ra xưởng theo yêu cầu về kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sửa chữa của các thiết bị và các sản phẩm cơ khí. 3.2.6. Phòng Kỹ thuật Thực hiện quản lý Nhà nước về mặt kỹ thuật với sản xuất của xí nghiệp, chỉ đạo việc sửa chữa các loại đầu máy và máy móc thiết bị hiện có, thiết kế cải tạo các chi tiết phụ tùng đầu máy và thiết bị, nghiên cứu khoa học công nghệ và sáng kiến nhằm cải tiến qui trình công nghệ, tham gia quá trình giáo dục đào tạo nâng cấp bậc công nhân. 3.2.7. Phòng hóa nghiệm. Phân tích các mẫu dầu nước sử dụng cho các đầu máy, phân tích các mẫu nhiên liệu của các hãng sản xuất để tìm ra loại phù hợp. 3.2.8. Phòng Y tế. Có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, làm công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm. 3.2.9. Phòng Vật tư điều độ. Xây dựng kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa, thực hiện điều độ sản xuất. 3.3. Khối các phân xưởng sửa chữa. 3.3.1. Các phân xưởng sửa chữa chính. Xí nghiệp đầu máy Hà nội hiện có 3 phân xưởng sửa chữa chính là: Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY, Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E, Phân xưởng sửa chữa đầu máy hơi nước. Cả 3 phân xưởng sửa chữa đều có chung nhiệm vụ là sửa chữa các loại đầu máy nhằm đảm bảo thực hiện đúng và vượt kế hoạch về sản lượng và chất lượng vận tải. 3.3.2. Các phân xưởng phụ trợ. Xí nghiệp Đầu máy Hà nội có 2 phân xưởng phụ trợ là Phân xưởng cơ điện nước và Phân xưởng cơ khí phụ tùng. Phân xưởng cơ điện nước có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong xí nghiệp, sửa chữa hệ thống điện dân dụng, điện máy vận hành, cung cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt. Phân xưởng cơ khí phụ tùng có nhiệm vụ gia công cắt gọt cơ khí nhằm khôi phục và chế tạo các chi tiết phụ tùng của đầu máy, máy móc thiết bị. 3.4. Khối vận dụng: Gồm Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội và Phân xưởng vận dụng đầu máy Yên Viên có nhiệm vụ quản lý đầu máy và các đội lái máy, thiết lập kế hoạch chi phối và quay vòng đầu máy theo kế hoạch chạy tầu của Liên hợp đường sắt khu vực I, bảo dưỡng kiểm tra hàng ngày các đầu máy đang vận dụng và máy vào sửa chữa các cấp. 3.5. Phân xưởng nhiên liệu: Có nhiệm vụ mua sắm và cấp phát nguyên nhiên vật liệu cho đầu máy. 3.6. Phân xưởng bia và các nhóm dịch vụ Bao gồm : phân xưởng bia, dịch vụ cắt tóc gội đầu, rửa xe, bán xăng, nấu ăn. * Quy trình sửa chữa ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Quy trình sửa chữa các cấp trong Xí nghiệp vận dụng đầu máy là các văn bản kỹ thuật quy định, những công việc cần thiết trong Xí nghiệp mỗi khi đầu máy đã chạy hết km định kỳ nhằm giữ gìn được chất lượng đầu máy, đảm bảo an toàn vận hành và kéo dài tuổi thọ sử dụng đầu máy. Nội dung của quy trình căn cứ vào quy định của hãng chế tạo máy và những quy định quy phạm khai thác kỹ thuật của đường sắt Việt Nam. Quy trình sửa chữa được Tổng cục Đường sắt ban hành. Quy trình sửa chữa nhằm chỉ định cho những đầu máy đang vận hành bình thường và việc sửa chữa nằm trong kế hoạch. Trường hợp đầu máy bị sự cố, hỏng hóc bất thường thì không nằm trong quy trình quy định này. Quy trình sửa chữa là văn bản gốc căn cứ vào đó khảo sát sự hư hỏng bằng những phương pháp khác nhau để xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu, phụ tùng, trong quá trình sửa chữa để đảm bảo được yêu cầu sau: Giữ gìn chất lượng đầu máy tốt Đảm bảo chi phí vật tư, vật liệu phù hợp với từng cấp sửa chữa một cách hợp lý, tiết kiệm nhất. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vật tư lâu dài mang tính chiến lược cho từng loại đầu máy, quy trình sửa chữa còn căn cứ vào các thiết bị, trình độ công nghệ, trình độ thành thạo và năng lực công nhân. 4. Đặc điểm về bộ máy kế toán của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Công tác kế toán tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội do Phòng Kế toán tài vụ đảm nhiệm, có chức năng quản lý tài chính, thông tin về tình hình tài chính và tham mưu cho lãnh đạo của xí nghiệp. Phòng Tài vụ gồm 19 người có 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng và 16 nhân viên. Trưởng phòng (Kế toán trưởng) phụ trách chung, điều hành mọi công việc ở phòng tài vụ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Liên hợp về Báo cáo kế toán thống kê định kỳ. 1 Phó phòng: Kế toán sản xuất kinh doanh ngoài vận tải và XDCB. 1 Kế toán tổng hợp: trên cơ sở tài liệu kế toán của những nhân viên kế toán khác trong tháng để mở sổ chữ T và vào bảng tổng kết tài sản, lập báo cáo kết quả kinh doanh vào cuối mỗi quý, lập báo cáo chi phí sửa chữa và bản giải trình vào cuối mỗi năm để gửi lên cơ quan cấp trên, kiêm nhiệm kế toán tiền mặt: theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. 2 Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. 1 Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. 1 Kế toán thanh toán với Ngân hàng và kiêm nhiệm kế toán nhiên liệu: theo dõi nhập, xuất, tồn kho nhiên liệu. 1 Kế toán lương, bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ tính toán và tiến hành trả lương cho CBCNV, tính BHXH, tổng hợp, phân bổ lương hàng tháng. 1 Kế toán CPSX và giá thành: Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất. 1 thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Cùng 9 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý hệ thống kho tàng của xí nghiệp, thủ kho hàng đầu máy Diezel, kho hàng cơ điện, kho kim loại, kho tạp phẩm, kho Bảo hộ lao động và phụ tùng đầu máy hơi nước, kho hàng sơ chế. Sơ đồ bộ máykế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT tổng hợp (kiêm KT tiền mặt KT vật tư KT TSCĐ KT thanh toán (kiêm KT nhiên liệu) KT tiền lương KT CPSX và Z II. Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Đặc điểm nguyên vật liệu. . Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp Là một xí nghiệp thành viên của Ngành Vận tải đường sắt, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vừa có nhiệm vụ tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu theo đúng yêu cầu của công tác chạy tàu vừa có nhiệm vụ sửa chữa các loại đầu máy. Do đó, vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Có những loại vật liệu chiếm tỉ trọng lớn, thường xuyên sử dụng như dầu than, nhưng cũng có những loại vật liệu chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng rất đa dạng như zoăng cao su, lò xo, bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu-roa…; đơn vị tính cũng rất phức tạp như cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ)… . Phân loại vật liệu ở Xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính chất lý hoá khác nhau. Do đó, để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau: Nguyên vật liệu chính: bao gồm vật tư (dùng để thay thế và sửa chữa các loại máy móc thiết bị) và dầu (dầu diezel dùng để chạy đầu máy). Nhiên liệu: gồm các loại dầu (các loại dầu dùng cho sửa chữa đầu máy) và than. Phụ tùng thay thế: các vật tư dùng để thay thế, sửa chữa đầu máy. Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Vật tư phụ tùng của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại và có số lượng khá lớn bao gồm : - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Tiệp (D12E). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Nga (TY7 và TGM8). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Trung Quốc (hơi nước và Đông Phong). Do đặc điểm kỹ thuật cấu tạo của các loại đầu máy về cơ bản là giống nhau nên vật tư phụ tùng có thể chia thành các nhóm lớn sau : - Vật tư phụ tùng ở bộ phận động cơ. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động thủy lực. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận điều khiển. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận chạy. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động điện. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận bơm hãm bánh xe. Nếu xét về đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở Xí nghiệp được phân thành hai loại: Vật liệu: gồm nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, phế liệu Nhiên liệu chạy tàu. 2. Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu Chứng từ sử dụng Chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT (của người bán), Biên bản giao nhận vật tư (đối với những vật tư tự gia công). Biên bản kiểm nhận vật tư, Biên bản nghiệm thu vật tư Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu lĩnh vật tư (Mẫu số 06-VT) Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng Tổ chức luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 2.2.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho * Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu Khi phát sinh nhu cầu vật liệu: Tiếp liệu viên (tại phòng Vật tư) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trưởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng Tài vụ viết Giấy tạm ứng để lĩnh tiền mua vật tư (nếu trả tiền luôn). Khi hàng đã về, tiếp liệu viên xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu. Ban kiểm nghiệm gồm người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu viên và thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật tư, tiếp liệu viên lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (một liên được giao cho tiếp liệu viên giữ). Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu chứng từ. Mẫu số 1: Đơn vị: XNĐMHN Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số: 05-VT Ngày 14 tháng 3 năm 2002 Số: 1257 Căn cứ: Hoá đơn Số 1892 ngày 14 tháng 3 năm 2002 Của: Công ty VL điện và DCCK - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Phạm Văn Kiên - Trưởng ban Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Phạm Thị Hải - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Sơ mi xi lanh động cơ 100 100 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn Đại diện tài vụ Người mua hàng Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 2: Phiếu nhập kho Số: 1257 Ngày 14 tháng 3 năm 2002 Họ và tên người giao hàng: PhạmVăn Hưng Theo Hoá đơn số 1892 Của Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sơ mi xi lanh động cơ 15751 Cái 100 100 1.161.000 116.100.000 Cộng 116.100.000 Nhập, ngày 14 tháng 3 năm 2002 Phụ trách cung tiêu(Ký, họ tên) Người giao hàng(Ký, họ tên) Thủ kho(Ký, họ tên) * Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho nhiên liệu Nhiên liệu của Xí nghiệp do Phân xưởng nhiên liệu có trách nhiệm m