Đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đầu máy Hà Nội

h50' 1016h 15 928h 25 1120h30 5. Thu nhập bình quân người trong tháng (đ/ng) 1.061.000 1.405.000 1.500.000 1.161.465 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một Xí nghiệp thành viên của Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội . Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là: - Vận dụng đầu máy để cung cấp sức kéo theo đúng yêu cầu của kế hoạch vận tải đường sắt. Hiện nay, Xí nghiệp đang đảm nhiệm sức kéo cho: + Các đôi tầu Thống nhất trong địa phận Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội, tầu khách Hà nội - Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Đăng, Yên Viên - Mạo Khê - Uông Bí, Liên vận quốc tế - Hà Nội - Đồng Đăng. + Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàn tầu hàng đi theo các tuyến đường: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, Thái Nguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dương, Giáp Bát - Hải Phòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đường vành đai Hà Đông), Phủ Lý. Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống như sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách và hàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải. Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vận dụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng. Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên. 2.1.3.1 Ban Giám đốc * Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trước Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội và Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải, chi phí, giá thành sản phẩm mà Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội giao xuống hàng quí, Giám đốc phân công công việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện qua đó nắm bắt kịp thời những vướng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất. * Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu của cấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa trạm Giáp Bát, Ninh Bình, Hải Phòng, Đồng Mỏ, Đồng Đăng. * Phó Giám đốc sửa chữa phụ trách công tác sửa chữa đầu máy và máy móc thiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp. * Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệp khi giám đốc đi vắng, thường trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếp phụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác an ninh chính trị xí nghiệp. * Phó Giám đốc phụ trách khu vực Yên Viên có trách nhiệm điều hành công tác sản xuất ở khu vực Yên viên. 21.32. Hệ thống các Phòng ban chức năng nghiệp vụ: * Phòng Kế hoạch thống kê Xây dựng kế hoạch sản xuất - tài chính, đầu tư duy tu nhà xưởng cho toàn xí nghiệp, thống kê tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ, thống kê toàn bộ kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá kết quả sản xuất, lập dự toán kinh phí và tổ chức sản xuất phụ cho xí nghiệp. * Phòng Kế toán tài vụ Quản lý tài chính, thanh toán lương thưởng và các chế độ cho người lao động, quản lý và cấp phát vật tư phụ tùng, tài sản cố định và vốn lưu động của xí nghiệp, tiến hành kiểm kê tài sản, lập báo cáo quyết toán về chi phí và kết quả sản xuất, tính giá thành sản phẩm để nộp lên Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội. * Phòng Tổ chức lao động Tuyển dụng điều phố lao động, đề bạt miễn nhiệm cán bộ, đào tạo dạy nghề nâng cấp bậc nghề cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chính sách cho người người lao động; định mức lao động, xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm, quản lý an toàn vệ sinh lao động, phụ trách công tác bảo hộ lao động của xí nghiệp. * Phòng Hành chính Tổng hợp Tổ chức theo dõi tuyên truyền sản xuất kinh doanh, đề xuất khen thưởng, công tác lễ tân, quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, bảo vệ tuần tra canh gác, tổ chức huấn luyện PCCC. * Phòng KCS Kiểm tra chất lượng đầu máy sửa chữa ra xưởng theo yêu cầu về kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sửa chữa của các thiết bị và các sản phẩm cơ khí. * Phòng Kỹ thuật Thực hiện quản lý Nhà nước về mặt kỹ thuật với sản xuất của xí nghiệp, chỉ đạo việc sửa chữa các loại đầu máy và máy móc thiết bị hiện có, thiết kế cải tạo các chi tiết phụ tùng đầu máy và thiết bị, nghiên cứu khoa học công nghệ và sáng kiến nhằm cải tiến qui trình công nghệ, tham gia quá trình giáo dục đào tạo nâng cấp bậc công nhân. * Phòng hóa nghiệm. Phân tích các mẫu dầu nước sử dụng cho các đầu máy, phân tích các mẫu nhiên liệu của các hãng sản xuất để tìm ra loại phù hợp. * Phòng Y tế. Có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, làm công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm. * Phòng Vật tư điều độ. Xây dựng kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa, thực hiện điều độ sản xuất. 2.1.3.3 Khối các phân xưởng sửa chữa. * Các phân xưởng sửa chữa chính. Xí nghiệp đầu máy Hà nội hiện có 3 phân xưởng sửa chữa chính là: Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY, Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E, Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đổi mới. Cả 3 phân xưởng sửa chữa đều có chung nhiệm vụ là sửa chữa các loại đầu máy nhằm đảm bảo thực hiện đúng và vượt kế hoạch về sản lượng và chất lượng vận tải. * Các phân xưởng phụ trợ. Xí nghiệp Đầu máy Hà nội có 2 phân xưởng phụ trợ là Phân xưởng cơ điện nước và Phân xưởng cơ khí phụ tùng. Phân xưởng cơ điện nước có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong xí nghiệp, sửa chữa hệ thống điện dân dụng, điện máy vận hành, cung cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt. Phân xưởng cơ khí phụ tùng có nhiệm vụ gia công cắt gọt cơ khí nhằm khôi phục và chế tạo các chi tiết phụ tùng của đầu máy, máy móc thiết bị. 2.1.3.4 Khối vận dụng: Gồm Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội và Phân xưởng vận dụng đầu máy Yên Viên có nhiệm vụ quản lý đầu máy và các đội lái máy, thiết lập kế hoạch chi phối và quay vòng đầu máy theo kế hoạch chạy tầu của Liên hợp đường sắt khu vực I, bảo dưỡng kiểm tra hàng ngày các đầu máy đang vận dụng và máy vào sửa chữa các cấp. 2.1.3.5 Phân xưởng nhiên liệu: Có nhiệm vụ mua sắm và cấp phát nguyên nhiên vật liệu cho đầu máy. 2.1.3.6 Phân xưởng bia và các nhóm dịch vụ Bao gồm : phân xưởng bia, dịch vụ cắt tóc gội đầu, rửa xe, bán xăng, nấu ăn. * Quy trình sửa chữa ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Quy trình sửa chữa các cấp trong Xí nghiệp vận dụng đầu máy là các văn bản kỹ thuật quy định, những công việc cần thiết trong Xí nghiệp mỗi khi đầu máy đã chạy hết km định kỳ nhằm giữ gìn được chất lượng đầu máy, đảm bảo an toàn vận hành và kéo dài tuổi thọ sử dụng đầu máy. Nội dung của quy trình căn cứ vào quy định của hãng chế tạo máy và những quy định quy phạm khai thác kỹ thuật của đường sắt Việt Nam. Quy trình sửa chữa được Tổng cục Đường sắt ban hành. Quy trình sửa chữa nhằm chỉ định cho những đầu máy đang vận hành bình thường và việc sửa chữa nằm trong kế hoạch. Trường hợp đầu máy bị sự cố, hỏng hóc bất thường thì không nằm trong quy trình quy định này. Quy trình sửa chữa là văn bản gốc căn cứ vào đó khảo sát sự hư hỏng bằng những phương pháp khác nhau để xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu, phụ tùng, trong quá trình sửa chữa để đảm bảo được yêu cầu sau: Giữ gìn chất lượng đầu máy tốt Đảm bảo chi phí vật tư, vật liệu phù hợp với từng cấp sửa chữa một cách hợp lý, tiết kiệm nhất. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vật tư lâu dài mang tính chiến lược cho từng loại đầu máy, quy trình sửa chữa còn căn cứ vào các thiết bị, trình độ công nghệ, trình độ thành thạo và năng lực công nhân. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.1.4.1Cơ cấu bộ máy kế toán Công tác kế toán tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội do Phòng Kế toán tài vụ đảm nhiệm, có chức năng quản lý tài chính, thông tin về tình hình tài chính và tham mưu cho lãnh đạo của xí nghiệp. Phòng Tài vụ gồm 19 người có 1 Trưởng phòng, 2 Phó phòng và 16 nhân viên. Trưởng phòng (Kế toán trưởng) phụ trách chung, điều hành mọi công việc ở phòng tài vụ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Liên hợp về Báo cáo kế toán thống kê định kỳ. 1 Phó phòng: Kế toán giá thành sản xuất phụ, kinh phí 1 Phó phòng: Kế toán tổng hợp: trên cơ sở tài liệu kế toán của những nhân viên kế toán khác trong tháng để mở sổ chữ T và vào bảng tổng kết tài sản, lập báo cáo kết quả kinh doanh vào cuối mỗi quý, lập báo cáo chi phí sửa chữa và bản giải trình vào cuối mỗi năm để gửi lên cơ quan cấp trên, kiêm nhiệm kế toán tiền mặt: theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. 2 Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. 1 Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. 1 Kế toán thanh toán với Ngân hàng và kiêm nhiệm kế toán nhiên liệu: theo dõi nhập, xuất, tồn kho nhiên liệu. 1 Kế toán lương, bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ tính toán và tiến hành trả lương cho CBCNV, tính BHXH, tổng hợp, phân bổ lương hàng tháng. 1 Kế toán CPSX và giá thành: Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất. 1 thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Cùng 9 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý hệ thống kho tàng của xí nghiệp, thủ kho hàng đầu máy Diezel, kho hàng cơ điện, kho kim loại, kho tạp phẩm, kho Bảo hộ lao động và phụ tùng đầu máy hơi nước, kho hàng sơ chế. Sơ đồ trang sau 2.1.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách báo cáo tài chính của xí nghiệp 2.1.4.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành từ 1995. Tuy nhiên, ta biết rằng hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải là loại hoạt động kinh doanh dịch vụ phải được hạch toán toàn ngành vì các xí nghiệp thành viên phải cùng cộng tác thực hiện tạo ra sản phẩm của ngành. Như đã nêu ở trên, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp thành viên của công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội , do đó với nhiệm vụ chính là vận tải, xí nghiệp chỉ hạch toán chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh còn việc hạch toán kết quả hoạt động do kế toán công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội thực hiện. Hàng năm, Xí nghiệp được giao một bản kế hoạch công việc cụ thể và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoạch chi phí gồm các yếu tố chi phí như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí dịch vụ mua ngoài Tại Xí nghiệp, mọi chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất được hạch toán vào TK 621 và 622, các chi phí phục vụ cho sản xuất và chi phí quản lý bằng tiền khác đều được hạch toán vào TK 627 (không sử dụng TK 641, 642 để tập hợp). Hơn nữa, vốn của Xí nghiệp là do công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội cấp xuống, xí nghiệp chỉ sử dụng tiền Việt Nam để thanh toán mà không sử dụng ngoại tệ. Đồng thời, do không hạch toán kết quả hoạt động sản xuất nên Xí nghiệp cũng không phải hạch toán các khoản phải nộp với Nhà nước trừ Thuế GTGT và thuế đất. Xuất phát từ những đặc điểm này nên tại xí nghiệp có một số tài khoản không được sử dụng như 1112, 1122, 121, 128, 129, 144, 156, 157, 159, 212, 213, 221, 222, 228, 229, 244, 344, 413, 415, 416, 641, 642. Các tài khoản phản ánh doanh thu chỉ sử dụng cho hoạt động sản xuất phụ. 2.1.4.2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán *Sổ chi tiết: +Sổ hạch toán vốn bằng tiền. Sổ quỹ tiền mặt Sổ Tiền gửi ngân hàng +Sổ hạch toán vật tư Thẻ kho (do thủ kho ghi) Sổ số dư (được theo dõi ở phòng Kế toán) Phương pháp ghi sổ: Việc hạch toán chi tiết vật tư ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội theo phương pháp sổ số dư. +Sổ hạch toán TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ +Sổ hạch toán tiền lương Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ lương +Sổ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán +Sổ hạch toán chi phí sản xuất Bảng phân bổ vật liệu và CCDC Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng kê số 04 *Sổ tổng hợp Hình thức sổ kế toán tổng hợp đang được Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội áp dụng là hình thức “Nhật ký chung”. Đây là hình thức được xây dựng trên nguyên tắc: mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi vào Sổ Cái. + Sổ tổng hợp Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 111, 112, 131, 151, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 334, 335, 338, 331, 621, 622, 627, 2.1.4.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội định kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối năm cán bộ kế toán phải lập báo cáo tài chính gồm 4 loại: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả SXKD Báo cáo thuyết minh tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Do hoạt động SXKD chính của xí nghiệp không hạch toán kết quả nên trong Báo cáo kết quả hoạt động SXKD phần kết quả Lãi lỗ chỉ dùng để phản ánh kết quả của hoạt động sản xuất phụ. Xí nghiệp là một thành viên của công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội nên ngoài 4 loại báo cáo trên, Xí nghiệp còn phải lập một báo cáo về chi phí sản xuất để nộp lên cho công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội Mẫu báo cáo chi phí sản xuất Ngoài ra, định kỳ 10 ngày cán bộ kế toán phải lập báo cáo nội bộ trình lên Ban giám đốc gồm: Báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tình hình vật tư 2.2. Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.2.1Đặc điểm nguyên vật liệu. 2.2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp Là một xí nghiệp thành viên của Ngành Vận tải đường sắt, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vừa có nhiệm vụ tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu theo đúng yêu cầu của công tác chạy tàu vừa có nhiệm vụ sửa chữa các loại đầu máy. Do đó, vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Có những loại vật liệu chiếm tỉ trọng lớn, thường xuyên sử dụng như dầu than, nhưng cũng có những loại vật liệu chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng rất đa dạng như zoăng cao su, lò xo, bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu-roa; đơn vị tính cũng rất phức tạp như cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ) 2.2.1.2 Phân loại vật liệu ở Xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính chất lý hoá khác nhau. Do đó, để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau: Nguyên vật liệu chính: bao gồm vật tư (dùng để thay thế và sửa chữa các loại máy móc thiết bị) và dầu (dầu diezel dùng để chạy đầu máy). Nhiên liệu: gồm các loại dầu (các loại dầu dùng cho sửa chữa đầu máy) và than. Phụ tùng thay thế: các vật tư dùng để thay thế, sửa chữa đầu máy. Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Vật tư phụ tùng của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại và có số lượng khá lớn bao gồm : - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Tiệp (D12E). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Nga (TY7 và TGM8). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Trung Quốc (hơi nước và Đông Phong). Do đặc điểm kỹ thuật cấu tạo của các loại đầu máy về cơ bản là giống nhau nên vật tư phụ tùng có thể chia thành các nhóm lớn sau : - Vật tư phụ tùng ở bộ phận động cơ. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động thủy lực. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận điều khiển. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận chạy. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động điện. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận bơm hãm bánh xe. Nếu xét về đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở Xí nghiệp được phân thành hai loại: Vật liệu: gồm nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, phế liệu Nhiên liệu chạy tàu. 2.2.2 Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.1Chứng từ sử dụng Chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT (của người bán), Biên bản giao nhận vật tư (đối với những vật tư tự gia công). Biên bản kiểm nhận vật tư, Biên bản nghiệm thu vật tư Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu lĩnh vật tư (Mẫu số 06-VT) Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng 2.2.2.2Tổ chức luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho Khi phát sinh nhu cầu vật liệu: Tiếp liệu viên (tại phòng Vật tư) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trưởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng Tài vụ viết Giấy tạm ứng để lĩnh tiền mua vật tư (nếu trả tiền luôn). Khi hàng đã về, tiếp liệu viên xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu. Ban kiểm nghiệm gồm người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu viên và thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật tư, tiếp liệu viên lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (một liên được giao cho tiếp liệu viên giữ). Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu chứng từ. Mẫu số 1: Đơn vị: XNĐMHN Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số: 05-VT Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Số: 1257 Căn cứ: Hoá đơn Số 1892 ngày 14 tháng 3 năm 2003 Của: Công ty VL điện và DCCK - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Phạm Văn Kiên - Trưởng ban Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Phạm Thị Hải - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Sơ mi xi lanh động cơ 100 100 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn Đại diện tài vụ Người mua hàng Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 2: Phiếu nhập kho Số: 1257 Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Had và tên người giao hàng: PhạmVăn Hưng Theo Hoá đơn số 1892 Của Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sơ mi xi lanh động cơ 15751 Cái 100 100 1.161.000 116.100.000 Cộng 116.100.000 Nhập, ngày 14 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Nhiên liệu của Xí nghiệp do Phân xưởng nhiên liệu có trách nhiệm mua sắm, bảo quản và điều phối đến các trạm nhiên liệu. Hiện nay, Phân xưởng nhiên liệu quản lý 8 trạm nhiên liệu thuộc 5 tuyến đường mà Xí nghiệp đảm nhận chạy tàu. Nhiên liệu mua về sẽ được chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội rồi sau đó được chuyển đến các trạm nhiên liệu. Khi nhiên liệu được đưa tới các trạm, sau khi kiểm nghiệm, tiếp liệu viên không tiến hành lập Phiếu nhập kho mà lập Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn lỏng trên đó ghi số lượng theo Phiếu vận chuyển và số thực nhập. Biên bản nghiệm thu này cùng với hoá đơn sẽ là căn cứ để kế toán ghi sổ nguyên vật liệu. Mẫu số 3: Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng Đơn vị: Trạm Thanh Hoá Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Số hiệu vật liệu Ga gửi Số toa xe Số phiếu vận chuyển Tên nhiên liệu và nhãn hiệu Trọng lượng Giá tiền Theo Phiếu vận chuyển Theo thực tế Theo giá của người cung ứng Theo giá mục lục Giá 1 tấn Thành tiền Giá 1 tấn Thành tiền Vinh 332/20 5143 Than 40.000 40.000 Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.22.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư: Đơn vị có nhu cầu sẽ viết Phiếu lĩnh vật tư (2 liên, 1 liên được Phòng kế hoạch lưu, 1 liên chuyển lên phòng vật tư để duyệt). Người lĩnh vật tư đem Phiếu lĩnh vật tư đã được duyệt xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật tư, ghi số thực xuất vào Phiếu lĩnh và Thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày, kế toán nguyên liệu sẽ thu nhận chứng từ, tính ra giá trị vật tư xuất kho (giá hạch toán) và phản ánh vào Phiếu lĩnh vật tư, cuối kỳ tiến hành ghi sổ kế toán và bảo quản lưu chứng từ. Mẫu số 4: Phiếu lĩnh vật tư Số: 1274 Mẫu số: 06-VT Khổ: 3 x 9 Ngày 21 tháng 3 năm 2003 Tên đơn vị lĩnh: tổ động cơ Lý do lĩnh: Sửa chữa máy 646 Lĩnh tại kho: Tiệp Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin lĩnh Thực phát 15751 Sơ mi xi lanh động cơ 6 6 1.161.000 6.966.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu chín trăm sáu mươi sáu nghìn đồng. Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Việc xuất nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như xuất các loại vật tư khác. Người lĩnh nhiên liệu là những công nhân lái máy. Đối với than và dầu diezel chạy đầu máy thì khi xuất, phân xưởng nhiên liệu sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư còn khi xuất dầu bôi trơn thì lập Giấy yêu cầu hàng ngày. Các chứng từ này do phân xưởng nhiên liệu quản lý, định kỳ sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Đồng thời việc xuất nhiên liệu còn được thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình chạy máy bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu. 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc và phương pháp khác nhau. 2.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tại Xí nghiệp, khi nhập kho vật liệu kế toán ghi sổ theo giá thực tế. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản) - Chiết khấu mua hàng (nếu có) Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế biến = Giá trị thực tế của vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến = Giá trị của vật liệu xuất chế biến + Chi phí thuê ngoài chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 2.2.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho 2.2.3.2.1 Đối với vật tư phụ tùng Do vật tư phụ tùng có khối lượng lớn và chủng loại đa dạng, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên nên việc xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho hàng ngày rất khó khăn. Do đó Xí nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập xuất hàng ngày. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá trị vật liệu thực tế xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ + 2.2.3.2.1Đối với nhiên liệu Để tính giá trị nhiên liệu xuất kho, kế toán áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất nhiên liệu kế toán chỉ phản ánh số lượng, đến cuối kỳ sau khi tính được đơn giá bình quân cho các loại nhiên liệu, kế toán sẽ tính ra giá thực tế của nhiên liệu dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị nhiên liệu thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng nhiên liệu xuất kho trong kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của Xí nghiệp được thực hiện theo phương pháp sổ số dư. 2.2.4.1 Tại kho: * Đối với vật tư phụ tùng: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu, căn cứ vào chứng từ nhập xuất như Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Phiếu lĩnh vật tư, thủ kho tiến hành phản ánh lên Thẻ kho theo số thực nhập, thực xuất. Định kỳ 3 đến 5 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán vật liệu. Mẫu số 4: Đơn vị: XNĐM HN Thẻ kho Mẫu số O6 - VT Tên kho: Tiệp Ngày lập thẻ: 1.3.2003 Số thẻ: 15751 Số tờ: 01 Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư: Sơ mi xi lanh động cơ Ngày tháng Chứng từ Lý do nhập xuất Số lượng Chữ ký của kế toán khi thu chứng từ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tháng 3.2003 0 14.3 1257 Công ty VL điện và CKDC 100 100 21.3 1274 Đại tu 646 6 94 30.3 1324 Đại tu 649 6 58 * Đối với nhiên liệu: Tình hình nhập xuất và tồn kho tại các trạm nhiên liệu được thông báo thường xuyên hàng ngày và trực tiếp cho Phân xưởng nhiên liệu để điều phối kịp thời. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất nhiên liệu, thủ kho tại các trạm nhiên liệu sẽ phản ánh lên Bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất và Bảng thanh toán xuất than dầu mỡ (được lập định kỳ 10 - 15 ngày) (trang bên). Bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất thể hiện tình hình nhập xuất và tồn kho nhiên liệu tại các trạm nhiên liệu, Bảng thanh toán xuất than dầu mỡ phản ánh việc sử dụng nhiên liệu tại các trạm trong tháng được phân bổ theo từng đầu máy và theo từng công việc, được chuyển vào lên phòng kế toán định kỳ 10 ngày. Liên hiệp Đường sắt Việt nam Xí nghiệp đầu máy hà nội Trạm nhiên liệu Bảng thanh toán xuất than, dầu mỡ trạm nhiên liệu Đồng Mỏ Từ ngày 1 tháng 3 đến ngày 15 tháng 3 năm 2003 Loại dầu Đầu máy D.C (lít) HYPOY B14OEP (lít) HDY50 (lít) HLP32 (lít) Mỡ (kg) Cát (kg) Giẻ lau (kg) 407 2.070 31 67.5 12 14 416 420 6 14 3 2 444 2