Đề tài Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

oặc khoán từng việc: Được áp dụng cho những công việc giản đơn, có tính đột xuất. Doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả cho từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. * Hình thức khoán quỹ lương: Đây là dạng đặc biệt của tiền lương theo sản phẩm được sử dụng để trả lương cho người lao động làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban, tiền lương thực tế của cá nhân phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban và số lượng nhân viên của phòng ban đó cũng như mức độ hoàn thành công việc. Trong giai đoạn hiện nay, hình thức tiền lương theo sản phẩm đang là hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhưng việc áp dụng hình thức cụ thể nào lại tuỳ thuộc tình hình cụ thể mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để đảm bảo hình thức tiền lương này có hiệu quả nói chung cần các điều kiện sau: Có hệ thống định mức chính xác. Phải thường xuyên củng cố hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm bảo dây chuyền sản xuất luôn cân đối. Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất như: cung cấp nguyên liệu, bán thành phẩm, tổ chức sửa chữa kịp thời thiết bị khi hư hỏng và tổ chức nghiệm thu sản phẩm kịp thời. Hoàn thiện công tác thống kê kế toán đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức. 3 - Hình thức khoán thu nhập: Đối với hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà là nội dung phân phối thu nhập của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, thời gian và kết quả của từng người lao động chỉ là căn cứ phân chia tổng quỹ lương cho từng người lao động. 4 - Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương phải trả cho tất cả các loại lao động đang thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ lương của doanh nghiệp được hình thành khác nhau qua từng thời kỳ theo các phương pháp sau: 4.1 Thời kỳ trước năm 1980: Trong cơ chế quản lý tập trung, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch quỹ lương thường mang tính hình thức vì Nhà nước trực tiếp quản lý tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Đại bộ phận các doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào tiền lương bình quân cấp bậc hay chức vụ thực tế của kỳ báo cáo và số lượng bình quân trong năm theo công thức sau: QTLn = L x T x 12 tháng Trong đó: QTLn : Quỹ tiền lương năm. L : Tiền lương bình quân 1 người/tháng. T : Lao động bình quân năm. Cách xác định này có ưu điểm là đơn giản dễ tính toán, nhưng lại có những nhược điểm sau: không gắn liền giữa kết quả sản xuất với thu nhập cuả mỗi người cho nên vai trò kích thích bị hạn chế, vì nó không quan tâm đến số lượng sản phẩm mà công nhân làm ra nhiều hay ít, không khuyến khích các cán bộ phải học hỏi nâng cao năng lực trình độ. Vì dựa trên số người để tính quỹ lương nên nó không khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế, và đây là mô hình quỹ lương bao cấp. 4.2 Thời kỳ từ 1980 đến 1990: Đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào số lượng sản phẩm làm ra hoặc căn cứ vào khối lượng công việc được tiến hành trong thời kỳ kế hoạch, theo công thức sau: QTLn = K x G Trong đó: QTLn : Quỹ tiền lương năm. K : Tổng sản phẩm làm ra trong năm. G : Đơn giá tổng hợp ( Kể cả lương trực tiếp và lương gián tiếp ) Phương pháp này đã khắc phục được tính bình quân, bao cấp cũ của thời kỳ trước. Nó có ba ưu điểm lớn như sau: - Gắn liền giữa thu nhập với kết quả sản xuất, sản xuất cao thì thu nhập nhiều và ngược lại, vì thế nó tạo ra động lực kích thích sản xuất. -Mở rộng quyền chủ động của doanh nghiệp trên lĩnh vực sản xuất và tiền lương. -Khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế. Tuy nhiên phương pháp này cũng bộc lộ nhược điểm là chưa gắn kết quả sản xuất với kinh doanh, mà mới chỉ gắn đến kết quả sản phẩm nhập kho. 4.3 Thời kỳ từ 1990 trở lại đây: Từ những năm 1990, với cơ chế mới, các doanh nghiệp được quyền chủ động trong phân phối thu nhập. Mức thu nhập của mỗi người trong doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp và phụ thuộc vào năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác của từng người. Nhà nước không can thiệp vào công việc xây dựng quỹ lương của doanh nghiệp, không quản lý kế hoạch hoá quỹ tiền lương như trước mà chỉ giám sát việc sử dụng quỹ lương. Nhà nước không cho phép các doanh nghiệp trả lương cho người lao động thấp hơn mức tiền lương tối thiểu, nhưng cũng có chính sách điều tiết đối với những người có thu nhập cao. Hiện nay đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào tỉ lệ % so với doanh thu. Tỷ lệ % đó là bao nhiêu do doanh nghiệp tự xây dựng trình cơ quan chủ quản duyệt. Nếu là doanh nghiệp tư nhân thì Giám đốc duyệt. Công thức tính như sau: QTLn = Tổng doanh thu x % tiền lương so với doanh thu Trong đó cơ sở để tính % tiền lương so với doanh thu là: - Dựa vào tỉ lệ tiền lương trong quá trình sản xuất, lao động thủ công nhiều thì tỷ trọng lớn và ngược lại. Tính công nghệ của sản xuất cao thì % tiền lương giảm. - Dựa vào doanh thu và nhịp độ tăng doanh thu, doanh thu có xu hướng giảm thì % tiền lương giảm. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nhịp độ tăng cao thì phải điều chỉnh giảm % tiền lương. - Sản xuất phải có lãi, chênh lệch giữa giá thành và giá bán càng xa càng tốt. - Căn cứ vào mức thu nhập bình quân của các xí nghiệp cùng ngành. - Căn cứ vào nhịp độ tăng thu nhập bình quân của doanh nghiệp. Những khoản chi trả cho người lao động sau đây được hạch toán vào quỹ lương của doanh nghiệp: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, học tập, hội họp, lễ tết... - Tiền thưởng trong sản xuất (những khoản tiền thưởng có tính chất lương). - Các khoản phụ cấp thường xuyên ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm đêm , phụ cấp thâm niên,... ) Còn trong quan hệ với sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ lương của doanh nghiệp thành 2 loại cơ bản : - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được qui định . - Tiền lương phụ: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ qui định. Việc phân chia này có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp. B - Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I - Vai trò và nhiệm vụ kế toán tiền lương : Tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động không chỉ là vấn đề quan tâm của họ mà còn là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt chú ý vì liên quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng. Kế toán chính xác chi phí tiền lương có vai trò quan trọng vì tiền lương không chỉ với mục đích tạo điều kiện vật chất cho người lao động mà thông qua việc trả lương kế toán kiểm tra theo dõi giám sát người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả và hiệu quả rõ rệt. Để đáp ứng được vai trò trên, kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH ... của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng.. cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. - Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ lương, tình hình chi trả quỹ lương của doanh nghiệp, việc trích lập và chi trả các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính gía thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan. - Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn chặn những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ. II - Hệ thống chứng từ ban đầu: Cũng như việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toán tiền lương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định. Những chứng từ ban đầu là cơ sở để tính toán tiền lương và chi trả lương cho công nhân viên. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động tiền lương bao gồm các loại sau: -Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL -Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 - LĐTL -Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Mẫu số 03 - LĐTL -Bảng thanh toán BHXH: Mẫu số 04 - LĐTL -Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05 - LĐTL -Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành : Mẫu số 06 - LĐTL -Phiếu báo làm thêm giờ : Mẫu số 07 - LĐTL -Hợp đồng giao khoán : Mẫu số 08 - LĐTL -Biên bản điều tra tai nạn lao động : Mẫu số 09 - LĐTL III - Hệ thống tài khoản sử dụng : Như bất kỳ đối tượng nào, tổ chức hạch toán tiền lương xuất phát từ các đặc điểm riêng biệt của tiền lương, đó là : -Tiền lương là một bộ phận của chi phí. -Tiền lương thể hiện mối quan hệ phân phối. Đặc điểm thứ nhất đòi hỏi việc hạch toán phải thể hiện được quan hệ chi phí - tiền công. Đặc điểm thứ hai làm nảy sinh quan hệ thanh toán giữa người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể là khi người lao động thực hiện một công việc hoặc dịch vụ theo yêu cầu của người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một số tiền nhất định tương tự như một khoản nợ của người sử dụng lao động. Để thể hiện quan hệ chi phí - tiền công, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm : - Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 622: dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành. - Tài khoản chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 6271: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng và kết chuyển vào giá thành. - Tài khoản chi phí nhân viên bán hàng 6411: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp 6421: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh. * Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động khác: - Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang. Dùng để tập hợp chi phí xây dựng cơ bản và kết chuyển vào giá trị tài sản. - Tài khoản 811: Chi phí hoạt động tài chính. Dùng để tập hợp chi phí hoạt động tài chính, trong đó có cả tiền lương và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản 821: Chi phí bất thường. Dùng để tập hợp chi phí hoạt động bất thường, trong đó có cả tiền lương và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. 2 - Để thể hiện quan hệ thanh toán, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 111 : Tiền mặt. - Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản 1388 : Các khoản phải thu khác. - Tài khoản 338 : Các khoản phải trả phải nộp khác. - Tài khoản 142 : Tạm ứng. - Tài khoản 334 : Phải trả công nhân viên. - Một số tài khoản khác. Trong đó tài khoản quan trọng nhất dùng để theo dõi việc hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên là tài khoản 334. Tài khoản 334 là một tài khoản hỗn hợp mang tính chất nguồn vốn, cá biệt mang tính chất tài sản: + Bên nợ : các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, ứng trước cho công nhân viên. + Bên có : tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả công nhân viên. + Số dư : phổ biến là dư có ( các khoản còn phải trả công nhân viên). Cá biệt có khi dư nợ ( các khoản đã trả > các khoản phải trả) Tài khoản 334 được chi tiết theo hai nội dung: - Thanh toán lương. - Thanh toán các khoản khác với công nhân viên. Để theo dõi việc hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 " Phải trả phải nộp khác". Tài khoản 338 được chi tiết như sau : - 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết. - 3382 : Kinh phí công đoàn. - 3383 : Bảo hiểm xã hội. - 3384 : Bảo hiểm y tế. - 3387 : Doanh thu nhận trước. - 3388 : Phải trả phải nộp khác. Các tài khoản 3382 , 3383 , 3384 được sử dụng để theo dõi hạch toán các khoản trích theo lương. Bên nợ : - BHXH , BHYT , KPCĐ đã nộp theo quy định. - BHXH phải trả cho CNV. - Chi tiêu kinh phí công đoàn. Bên có : - Trích BHXH ,BHYT , KPCĐ. - Trích BHXH ,BHYT trừ vào tiền lương của CNV. - BHXH , KPCĐ vượt chi được cấp bù. IV- Tổ chức hệ thống sổ kế toán : Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính qui định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc tổ chức hạch toán tiền lương tiến hành theo các hình thức như sau: Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh cả hai bên Nợ và Có của tài khoản. Hình thức này chỉ thường áp dụng ở các đơn vị nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký - sổ cái: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Nhật ký - Sổ cái Sổ chi tiết TK334, 335, 338 Báo cáo Kế toán Bảng tổng hợp chi tiết 2 - Hình thức nhật ký chung: Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể cho các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu. Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký chung và sổ cái. Phần hành kế toán tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số hiệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái. Nếu cần thiết ghi sổ kế toán chi ở tiết về tiền lương. Cuối kỳ lập các báo cáo. Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thường được vào ít nhất 2 số nhật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lặp rồi mới ghi vào sổ cái. Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK334, 335, 338 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết TK 334, 335,338 Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng. Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp được chia thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống được ghi ở sổ cái. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lương, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản 334. Khái quát lại ta có sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán tiền lương theo hình thức chứng từ ghi sổ: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334, 335, 338 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết TK334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiét Hình thức nhật ký chứng từ: Đây là hình thức kết hợp phản ánh theo thời gian với hệ thống, vừa kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết. Do đó dã giảm bớt một phần đáng kể khối lượng công việc, giúp cho việc cung cấp thông tinh quản lý được kịp thời và nâng cao năng suất lao động bằng sự chuyên môn hoá. Trong tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương sử dụng các loại ghi sổ như sau: Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lưong cho các đối tượng chịu phí. Bảng phân bổ số 4 : Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp từng phân xưởng và chi phí nhân viên quản lý phân xưởng. - Bảng phân bổ số 5: Tập hợp chi phí nhân viên bán hàngvànhân viên quản lý phân xưởng. Nhật ký chứng từ số 10 : Theo dõi các tài khoản có quan hệ với TK334. Nhật ký chứng từ số1, 2: Phản ánh việc thanh toán tiền lương. Sổ cái TK334. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 10 Sổ cái TK334, 335.338 Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Báo cáo kế toán Chứng từ thanh toán Nhật ký chứng từ số 1, 2 Ghi nợ TK 334 (338) Ghi có TK 111 (112) s V- Phương pháp hạch toán chi tiết tiền lương: Hàng tháng công việc hạch toán chi tiết tiền lương tại doanh nghiệp của kế toán có thể được trình bày như sau: * Tính ra tiền lương phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 Tiền lương của CNSX sản phẩm trực tiếp Nợ TK 627 TL trả cho nhân viên phân xưởng hay bộ phận sản xuất gián tiếp Nợ TK 641 TL trả cho nhân viên bộ phận bán hàng Nợ TK 642 TL trả cho nhân viên bộ phận QLDN. Có TK 334 Tổng TL phải trả CNV. * Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV kế toán ghi : Nợ TK 622 (hoặc TK 335 ) Nợ TK 641 ,642 ,627 Có TK 334 * Khấu trừ các khoản vào tiền lương của CNV : Nợ TK 334 Tổng tiền khấu trừ Có TK 3383 (hoặc 3384 ) BHXH, BHYT người lao động phải nộp Có TK 141 Thu hồi tiền tạm ứng thừa Có TK 3338 Thuế thu nhập Có TK 1388 Thu hồi các khoản phải thu Có TK 3388 Thu hộ các khoản phải trả phải nộp khác Sơ đồ hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên TK 3383, 3384, 333, 138, 141 TK 334 TK 622, 627, 641, 642 Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lương phải trả CNV TK 335 TL nghỉ phép thực Trích trước Tl tế phải trả nghỉ phép của CNV TK 111, 112 Chi trả TL, thưởng, BHXH, các Khoản khác của CNV TK 4311, 4312 Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả cho CNV TK 3388 TK 3383 Chi trả TL cho TL của người đi BHXH phải trả CNV người đi vắng vắng chưa về * Chi trả tiền lương và các khoản khác cho CNV: Nợ TK 334 Có TK 111 ,112 * Chú ý : Đối với người đi vắng chưa lĩnh lương thì tiền lương của họ có thể được chuyển sang theo dõi tại TK 3388 : Nợ TK 334 Có TK 3388 Khi họ về lĩnh lương thì ghi: Nợ TK 3388 Có TK 111 ,112 * Về tiền thưởng , phụ cấp khó khăn : Nợ TK 3411 thưởng thi đua Nợ TK 4312 trợ cấp khó khăn Có TK 334 * Riêng về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất thì: Đối với doanh nghiệp có thể bố trí cho công nhân sản xuất nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ thì không cần trích trước tiền lương nghỉ phép mà tiền lương nghỉ phép thực tế kỳ nào được tính vào chi phí sản xuất của kỳ đó. Đối với doanh nghiệp không có điều kiện như trên thì mới cần trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch theo công thức: Mức trích trước tiền lương Tiền lương thực tế Tỷ lệ nghỉ phép theo kế hoạch = phải trả cho x trích hàng tháng của CNSX CNSX trước Tỷ lệ trích Tiền lương nghỉ phép theo KH năm của CNSX trước tiền lương = nghỉ phép TL chính theo KH năm của CNSX * Hàng tháng trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch , kế toán ghi : Nợ TK 622 Có TK 335 * Khi tiền lương nghỉ phép của CNSX thực tế phát sinh : Nợ TK 335 Có TK 334 * Cuối năm so sánh số thực tế phát sinh với số đã trích trước để điều chỉnh chi phí: - Nếu số phát sinh > số trích trước: ghi bổ sung chi phí số chênh lệch. Nợ TK 622 Có TK 335 Nếu ngược lại: Ghi giảm chi phí số chênh lệch. Nợ TK 335 Có TK 622 VI - Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương: Hàng tháng kế toán tiến hành tính và ghi sổ định khoản các khoản trích theo lương như sau: * Trích BHXH (5%), BHYT (1%) trừ vào lương của người lao động : Nợ TK 334 Có TK 338 (3383, 3384) * Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí SXKD theo tỉ lệ quy định : Nợ TK 622 Nợ TK 6271 Nợ TK 6411 Nợ TK 6421 Nợ TK 241 Có TK 338 (3382 , 3383 ,3384) * Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ : Nợ TK 338 (3382 ,3383 ,3384) Có TK 111 ,112 * Tính ra BHXH phải trả ngườn lao động : Nợ TK 3383 Có TK 334 * Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp : Nợ TK 3382 Có TK 111 ,112 * Cuối năm khi thanh toán BHXH, KPCĐ với cơ quan quản lý quỹ: - Nếu chi không hết phải nộp số thừa : Nợ TK 338 (3382 ,3383) Có TK 111 ,112 - Nếu vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111 ,112 Có TK 338 (3382 ,3383) Ta có thể khái quát theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ hạch toán HXH, BHYT, KPCĐ TK 662,627,641,642 TK 111, 112 TK 3382 -3384 Khấu trừ các khoản vào TL Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính của CNV chi phí SXKD theo quy định Chi tiêu KPCĐ tại DN Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào TL của CNV TK 334 Chi trả BHXH BHXH phải trả cho CNV cho CNV TK334 BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù PHầN HAI: NHậN XéT, ĐáNH GIá I/ So sánh với chế độ kế toán Pháp : 1 - Về các yếu tố cấu thành của tiền lương : * Giống nhau: Về cơ bản bao gồm 2 yếu tố là tiền lương chính và tiền lương phụ trong đó : + Tiền lương chính: tiền lương cơ bản, tiền thưởng trong sản xuất và phụ cấp các loại. + Tiền lương phụ: Các khoản được hưởng bằng vật chất và các khoản đền bù nếu có. * Khác nhau : + Tiền lương chính : Có sự khác nhau về cách tính đó là : theo qui định của Pháp tiền lương chính được tính theo thời gian , còn theo qui định của nước ta có 3 cách xác định tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy là do Pháp là một nước có nền công nghiệp phát triển, trình độ cơ giới hoá cao nên việc tăng năng suất lao động của mỗi cá nhân là rất khó cho nên sử dụng hình thức trả lương theo thời gian là phổ biến. Còn nước ta chỉ mới là nước đang phát triền, nên áp dụng rộng rãi hình thức tính lương theo sản phẩm , kết hợp vói tính lương theo thời gian và khoán thu nhập đối với các bộ phận khác nhau trong từng doanh nghiệp. + Tiền lương phụ : Các khoản được hưởng bằng vật chất theo qui định của Pháp phong phú hơn, tương ứng với việc trích theo lương của họ cũng nhiều hơn. 2 - Về công tác hạch toán tiền lương: * Tài khoản sử dụng : + Kế toán Pháp sử dụng riêng tài khoản 64 dùng để ghi tất cả các khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhân viên và các đối tượng có liên quan như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và phúc lợi, các khoản nộp về an ninh xã hội,…Tài khoản này độc lập với các tài khoản chi phí khác và chỉ phản ánh một nội dung là chi phí cho nhân viên. + Kế toán Việt nam thể hiện mối quan hệ chi phí – tiền công qua các tài khoản chi phí khác nhau tuỳ theo vị trí làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp như : chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân trực tiếp sản xuất phản ánh vào tài khoản 622, tài khoản 627 cho nhân viên gián tiếp sản xuất, tài khoản 641 cho nhân viên bán hàng, tài khoản 642 cho nhân viên quản lý doanh nghiệp . Có sự khác nhau này phụ thuộc vào sự khác nhau trong việc sử dụng tiêu thức khác nhau để phân loại tài khoản : tài khoản chi phí của kế toán Pháp chỉ thể hiện đúng nội dung của chi phí phát sinh, còn tài khoản chi phí của kế toán Việt nam thể hiện theo mục đích sử dụng chi phí, chẳng hạn như tài khoản 627 ngoài việc phản ánh chi phí tiền lương của nhân viên gián tiếp sản xuất thì còn tập hợp các chi phí khác được gọi là chi phí sản xuất chung. * Cách phân bổ chi phí : Trong quá trình tính và phân bổ chi phí cho giá thành , cũng như giá trị hàng tồn kho, ở 2 chế độ kế toán về cơ bản như nhau, đó là: Giá thành sản xuất thực tế = giá mua NVL tiêu hao + chi phí trực tiếp sản xuất + chi phí gián tiếp có thể phân bổ hợp lý vào giá thành sản xuất. Tuy nhiên về chi phí nhân công của kế toán Pháp do cách phản ánh chung vào 1 tài khoản nên giữa chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nhân công gián tiếp không có sự phân biệt rõ ràng như ở kế toán Việt nam. II/ So sánh với thực tiễn : Về nguồn tiền lương : Đối với các doanh nghiệp, cái khó nhất là vấn đề tạo nguồn tiền lương, tăng thu nhập cho người lao động mà doanh nghiệp vẫn không vi phạm các chế độ chính sách, vẫn bảo toàn vốn và phát triển doanh nghiệp. Khác với các đơn vị hành chính sự nghiệp, có quỹ lương hình thành từ nguồn kinh phí do cấp trên cấp hay trực tiếp từ ngân sá