Đề tài Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Phát hành sách Hà Nội

doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Bán buôn qua kho: Căn cứ hoá đơn GTGT của hàng xuất bán kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp: Nộp TK 111, 112, 131: Nếu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Doanh thu bán hàng có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Cách hạch toán doanh thu tương tự như bán buôn qua kho - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: (Bán hộ hay xuất khẩu uỷ thác). Sau khi giao hàng, doanh thu là số hoa hồng hạc phí uỷ thác được hưởng: Nợ TK 111,112,131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Hoa hồng hoặc uỷ thác được hưởng Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán lẻ: Căn cứ vào phiếu tiêu thụ bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hay cuối ca bán hàng kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111,112: Tiền bán hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán hàng giao đại lý: Khi bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111, 112, 131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. - Hàng nhận bán hộ (nhận làm đại lý): Hàng hoá bán hộ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên kế toán phản ánh vào TK003- Hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi. Doanh thu ở đây chỉ là phần hoa hồng hoặc phí uỷ thác được hưởng. Khi nhận hàng gửi bán kế toán ghi: Nợ TK 003, khi bán được hàng kế toán ghi: Có TK003, đồng thời phản ánh doanh thu. Nợ TK111,112,131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK331: (Số tiền phải trả cho bên giao hàng bán hộ) Có TK511: (Hoa hồng được hưởng). Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp. - Bán hàng trả góp: Doanh thu là giá bán một lần chưa có thuế GTGT. Khi xuất bán hàng hoá kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111: Số tiền thu lần 1 Nợ TK 131: Số tiền còn phải thu Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK711: Thu nhập từ hoạt động tài chính (lãi trả chậm) Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá bán thu tiền ngay) b. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Được phản ánh tương tự như donh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111, 112, 131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (gồm cả thuế GTGT phải nộp). * Trường hợp cung cấp hàng hoá trong nội bộ doanh nghiệp thì cách hạch toán doanh thu tương tự như trên nhưng phải sử dụng TK 512 để phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ. + Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán: Nợ TK 111,112,136: Đơn vị thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. + Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán hạch toán: Nợ TK 111,112,136: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ (gồm cả thuế GTGT phải nộp). * Chú ý: Nếu bán hàng thu bằng ngoại tệ thì khi lên doanh thu phải quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điêm ghi nhận doanh thu. Trường hợp doanh nghiệp ghi theo giá hạch toán thì chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và hạch toán được hạch toán vào TK413 - Chênh lệch tỷ giá. 6. Xác định kết quả kinh doanh * Nội dung Hạch toán xác định kết quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng, tổng hợp nhất của công tác quản lý kinh tế. Nó đáp ứng được nhu cầu của giám đốc, chủ doanh nghiệp về những thông tin kinh tế một cách nhanh nhất, có độ tin cậy cao. Do vậy, kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp đầy đủ thông tin vê doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong từng thời kỳ sao cho nhanh nhất, hiệu quả nhất. Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của một doanh nghiệp thương mại bao gồm kết quả của nhiều hoạt động kinh tế tạo thành; gồm hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính, hoạt động đầu tư và hoạt động bất thường khác, ở đây em xin trình bày về hoạt động cơ bản nhất và kết quả của hoạt động bán hàng. Kết quả bán hàng (còn gọi là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ) là việc so sánh giữa một bên là doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bố cho hàng bán ra. = - - Doanh thu thuần = Doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị. * Tài khoản sử dụng: - TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Bên Nợ: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ + Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ + Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Bên Có: + Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. + Thu nhập hoạt động tài chính và các thu nhập bất thường. + Trị giá vốn hàng bán bị trả lại (Giá vốn hàng bán bị trả lại đã kết chuyển vào TK911). + Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ - TK 421 - Lãi chưa phân phối Bên Nợ: + Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Phân phối các khoản lãi Bên Có: + Số thực lãi về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ + Số tiền lãi cấp dưới nộp lên, số tiền lỗ được cấp trên cấp bù. + Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối hoặc chưa sử dụng. Sơ đồ : Kế toán kết quả kinh doanh Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần về hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Kết chuyển chi phí hoạt động bất thường Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính Kết chuyển hoạt động thu nhập bất thường Kết chuyển lãi về tiêu thụ TK632 TK911 TK511 TK641 TK711 TK642 TK721 TK142 TK811 TK421 TK821 Phần II Thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty phát hành sách Hà Nội I. Đặc điểm hoạt động sản xuất ở công ty 1. Quá trình ra đời, xây dựng và phát triển công ty Công ty phát hành sách Hà Nội được thành lập từ năm 1954 có tên là chi sở Phát hành sách Hà Nội thuộc Phát hành sách Trung Ương và sau đó trải qua các quá trình thành lập sau: - Từ 1954 - 1960 là chi sở Phát hành sách Hà Nội - Từ 16/06/1960 - 1980 Quốc doanh Phát hành sách Hà Nội thuộc Sở Văn hoá thông tin Hà Nội. - Từ 1980 đến nay có tên là Công ty phát hành sách Hà Nội Theo nghị định 388/HĐBT ban hành quy chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp nhà nước, Công ty phát hành sách Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo Quyết định số 887/QĐUB ngày 02/03/1993 của UBND thành phố Hà Nội. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Tổ chức mua và phát hành các loại sách, văn hoá phẩm, văn phòng phẩm trong nước. - Nhập khẩu các giấy tờ, chứng từ phục vụ công tác quản lý hành chính - kinh tế xã hội, các loại hàng thủ công mỹ nghệ, mỹ thuật, dụng cụ thể dục thể thao, vật tư vật phẩm, văn hoá thông tin. - Đại lý tiêu thụ các loại sản phẩm hàng hoá trên các đơn vị cá nhân có nhu cầu xuất nhập khẩu các mặt hàng nói trên theo quy định của Nhà nước. - Liên doanh liên kết với các đơn vị cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng khả năng kinh doanh và cho thuê nhà làm phòng họp, hội thảo và văn phòng. Về chính trị, thông qua các nhiệm vụ của mình, Công ty góp phần phổ biến đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước nâng cao đời sống dân trí và đời sống văn hoá, kiến thức khoa học kĩ thuật cho nhân dân thủ đô. Công ty phát hành sách Hà Nội là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Ngân hàng và quản lý trực tiếp toàn diện các đơn vị trực thuộc bao gồm: các phòng ban, các cửa hàng, các hiệu sách nhân dân nội ngoại thành theo đúng chế độ, nguyên tắc và chế độ hiện hành của Đảng và Nhà nước đối với Doanh nghiệp Nhà nước. II. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, Công ty đã tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lí, phù hợp chế độ, thể lệ kế toán hiện hành của nhà nước, của ngành và vận dụng thích ứng với đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty. Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty có các chi nhánh, cửa hàng, hiệu sách trực thuộc trong phạm vi nội ngoại thành Hà Nội nên Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Phát hành sách Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán kho Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty có 5 người gồm: a) Kế toán trưởng (Trưởng phòng Kế toán) - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán - tài chính toàn Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các qui định của Nhà nước và của ngành về công tác kế toán - tài chính. - Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, đơn vị trực thuộc. - Tham gia kí và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty. - Có nhiệm vụ xác định mức doanh thu cho các quầy thuộc cửa hàng trực thuộc và các cửa hàng khoán. b) Kế toán tổng hợp: - Thay đồng chí kế toán trưởng điều hành công tác kế toán - tài chính khi đồng chí kế toán trưởng đi vắng. - Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với Ngân sách nhà nước, theo dõi tăng, giảm vốn (Tài khoản 333, 411,441). - Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 9111, 421). - Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp khối Văn phòng Công ty, kiểm tra và tổng hợp báo cáo toàn công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản (TK2412). c) Kế toán công nợ: - Kế toán thu, chi tiền mặt, tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn (TK111, 334, 3382, 3383). - Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản vay ngân hàng (TK 112,331). - Thanh toán với người bán trong nước (TK 331) - Công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tải khoản 3361,3362). Kế toán hàng hoá, viết hoá đơn, thanh toán với người mua (TK131). - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh (TK 642) - Các khoản tạm ứng và công nợ khác (TK141, 1388, 3388) - Theo dõi tăng, giảm quỹ (TK 414, 431) d) Kế toán kho - Kế toán TSCĐ, kiểm kê TSCĐ - Kiểm kê hàng hoá, nhập số liệu vào máy tính. e) Thủ quỹ Có trách nhiệm chung phải quản lý và bảo quản tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ và lập báo cáo quý để đối chiếu hàng ngày với kế toán công nợ trên sổ quỹ. III. Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty phát hành sách Hà Nội 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hiện nay cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty đã và đang áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định QĐ 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản, thông tư hướng dẫn bổ sung của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng máy vi tính. Các thông tin trên chứng từ, hoá đơn sẽ được nhập vào máy theo giao diện trên màn hình, các khách hàng, kho hàng đã được lập danh điểm hoặc mã hoá cụ thể rất thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty bao gồm: * Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt; Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra; Thẻ kho, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng; Sổ chứng từ thanh toán với người bán; Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. * Sổ tổng hợp: Sổ tổng hợp công nợ; Bảng kê tổng hợp nhập kho; Xuất kho, tồn kho; Sổ cái các tài khoản; Báo cáo kết quả kinh doanh; các Báo cáo tài chính; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra còn lập sổ báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty. Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh nên Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ hạch toán của Công ty là 1 quý, cuối quý Công ty phải lập và gửi các báo cáo tài chính theo quy định. Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán của Công ty là tương đối hợp lý và hoàn chỉnh. Hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ nội bộ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành, theo đúng yêu cầu quản lý và đặc điểm của Công ty. Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán, tránh được sự chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và kịp thời nhất. Chính vì vậy mà kế toán trong Công ty đã thực hiện tốt chức năng sẵn có là thu nhập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của Công ty cũng như cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng các thông tin trong báo cáo tài chính của Công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ Sơ đồ: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ Nhập số liệu vào máy Xử lý dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ để nhập vào máy Sổ cái Sổ kế toán chi tiết TK131, 511,632 Sổ tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Quan hệ đối chiếu Phương thức bán hàng tại Công ty: Trong cơ chế thị trường, một trong các mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp thương mại là làm sao tiêu thụ được nhiều hàng nhất, tổ chức được nhiều phương thức bán hàng hấp dẫn đối với khách hàng như: phương thức bán hàng trực tiếp, phương thức bán hàng đại lý. Nhưng để thực hiện mục tiêu của mình, Công ty Phát hành sách Hà Nội đã tổ chức phương thức bán hàng trực tiếp là chủ yếu. Phương thức bán hàng trực tiếp gồm: Bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. 2. Kế toán doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng của Công ty gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng, Chứng từ chấp nhận thanh toán của khách hàng, Quyết định thanh toán bù trừ. Trường hợp bán lẻ hàng hoá có Hoá đơn bán lẻ hàng hoá ở các quầy, nếu khách hàng không lấy hoá đơn thì cuối ngày nhân viên bán hàng phải kê sổ hàng đã bán vào Hoá đơn hoặc Bảng kê bán hàng. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK511 - Doanh thu bán hàng và mở các tài khoản cấp 2 gồm: + TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội bộ + TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 - Thu lãi khoán của các cửa hàng. Trình tự hạch và ghi sổ: - Hàng ngày kế toán kho tập hợp các chứng từ gốc: hoá đơn bán lẻ hàng hoá, Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ thủ kho, các cửa hàng để nhập số liệu vào máy. Từng hoá đơn GTGT sẽ được nạp vào máy theo tiêu thức: mã chứng từ, ngày lập chứng từ, số hóa đơn, diễn giải, tên khách hàng, tên kho, số lượng, thành tiền, ghi Nợ tài khoản liên quan ghi Có tài khoản 511 (chi tiết 5111,5112) 2.1. Doanh thu bán hàng hoá Khi hàng hoá tại Công ty được thanh toán hoặc người mua chấp nhận thanh toán, kế toán công nợ phản ánh doanh thu bán hàng hoá theo giá bán chưa có thuế GTGT. Giá chưa có thuế = Trường hợp 1: - Nếu khách mua hàng thanh toán trả chậm: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331: Thuế GTGT - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111,112: Tổng số tiền Có TK 131: Phải thu của khách hàng Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán ngay (khi nhận hoá đơn kèm theo Phiếu thu), kế toán phản ánh: Nợ TK 111, TK 112 : Tổng số tiền Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331: Thuế GTGT Trường hợp 3: Khách hàng ứng trước tiền hàng, khi nhận tiền kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 hoặc sổ chi tiết tiền gửi TK112. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi Công ty xuất hàng giao cho khách hàng, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết tiền mặt TK 111; Sổ chi tiết tiền gửi TK 112. Ví dụ: Ngày 5/1/2000 theo Hoá đơn GTGT số 021407 (biểu 1) xuất bán chịu cho Quầy hiệu sách Thăng Long tổng số tiền là 7.050.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 335.715 đồng. Ngày 15/2/2000 hiệu sách Thăng Long thanh toán số tiền hàng. - Kế toán phản ánh: Nợ TK 131: 7.050.000 Có TK 5111: 6.714.285 Có TK 3331: 335.715 - Ngày 15/2/2000 nhận được tiền kế toán định khoản: Nợ TK111: 7.050.000 Có TK 131: 7.050.000 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu thu tiền (biểu 2) kế toán mở các sổ: Sổ chi tiết TK 5111 (biểu 3), Sổ chi tiết TK131 (biểu 4) và các sổ có liên quan khác. 2.2. Doanh thu bán hàng nội bộ - Căn cứ vào các chứng từ các cửa hàng nộp, kế toán phản ánh: Nợ TK136 (8): Phải thu nội bộ Có TK 5112: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK3331: Thuế GTGT - Doanh thu bán hàng nội bộ được phản ánh vào Sổ chi tiết TK 5112, Sổ tổng hợp và Sổ Cái TK5112. Đồng thời cũng phản ánh tương tự vào sổ TK 136(8). 3. Kế toán các khoản giảm trừ Nhằm thu hút được khách hàng, Công ty phát hành sách Hà Nội đã và đang thực hiện các phương thức thanh toán và với chính sách giá linh hoạt. Dựa trên giá bìa và giá vốn. Đối với những khách hàng mua thường xuyên, khách hàng mua với số lượng lớn, khách thanh toán ngay hay những khách mua những mặt hàng sách thiết yếu đều được Công ty giảm giá ở mức thoả đáng. Tuỳ thuộc vào mức độ, số lượng hàng hoá khách mua mà Công ty định mức phần trăm giảm trừ trên tổng số tiền thanh toán của khách. Ví dụ: Nếu tổng số tiền khách thanh toán lớn hơn 1 triệu đồng, thì khách sẽ được giảm 3%. Nếu tổng số tiền thanh toán của khách trên 7 triệu đồng, thì khách sẽ được giảm 5%. Hàng bán bị trả lại của khách mua hàng trả lại Công ty chiếm số lượng lớn trong các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty. Hàng bán bị trả lại có thể do hàng có chất lượng kém hoặc hàng giao không đúng quy cách trong hợp đồng cũng có thể xảy ra trường hợp khách hàng đổi hàng (khách mua hàng với giá trị lớn, sau đó đổi lấy hàng có giá trị thấp hơn). Kế toán hàng bán bị trả lại sử dụng chứng từ gồm phiếu nhập kho, công văn, quyết định chấp nhận lại hàng. Tài khoản sử dụng của kế toán các khoản giảm trừ gồm: + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán - Trong kỳ, khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào các quyết định chấp nhận lại hàng, phiếu nhập kho của hàng bán bị trả lại để ghi vào sổ chi tiết TK531 - hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368: Số tiền chưa có thuế - Đồng thời phản ánh giảm số thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 3331: Số thuế của hàng bị trả lại. Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại số 43/1 ngày 17/3/2000 kế toán ghi: Nợ TK 531: 434.571,43 Nợ TK 3331: 21.728,57 Có TK 131: 456.300,00 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại và khoản giảm trừ để ghi giảm doanh thu sang bên Nợ TK5111. Nợ TK5111: 35.352.460 Có TK531: 35.352.460 Các Sổ Công ty sử dụng để phản ánh các khoản giảm trừ gồm sổ chi tiết hàng bán bị trả lại TK 531, là sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 531. Các sổ này được mở hàng tháng để phản ánh và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh. Trình tự ghi sổ các khoản giảm trừ tương tự như phương pháp ghi sổ chi tiết 5111. 4. Kế toán giá vốn hàng xuất bán Đặc điểm tính giá vốn hàng xuất kho: Công ty phát hành sách Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại, do đặc thù của mặt hàng kinh doanh, nên công ty có cách hạch toán giá vốn riêng như sau: Giá thực tế của hàng xuất bán = Số lượng hàng hoá xuất bán x giá bìa - Cuối tháng sau khi nhập đầy đủ số liệu kế toán tổng hợp sẽ điều chỉnh lại giá vốn hàng bán ra trong kỳ theo công thức: = = x = x Chứng từ, tài khoản sử dụng để hạch toán: - Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng chứng từ như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Tài khoản sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán được áp dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành ngày 10 /5 /1997 và được chính thức áp dụng ngày 01 /1 /1999. Ngoài ra do đặc trưng của hàng hoá nên Công ty có dùng một số tài khoản riêng để hạch toán: + TK 632 - Giá vốn hàng bán. + TK 1561 - Hàng hoá + TK 1563 - Chiết khấu hàng nhập kho. Sổ sách sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán: - Số chi tiết TK 632, TK 156 (1), TK156 (3). - Báo cáo số phát sinh TK 632, TK 156 (1). - Sổ cái TK 156 (1), TK 632. Trình tự hạch toán và ghi sổ: Khi hàng hoá được xuất ra khỏi kho, thủ kho theo dõi số lượng hàng hoá trên Thẻ kho (biểu 6) được mở chi tiết cho từng mặt hàng. Căn cứ vào Phiếu xuất kho (biếu 7) kế toán theo dõi số hàng này trên sổ chi tiết hàng hoá. Hàng ngày khi nhận được phiếu xuất kho; Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán phản ánh vào một dòng trên trang Sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK 632 (biểu8) và sổ chi tiết TK 1561 (1) (biểu 9) theo trình tự thời gian phát sinh như sau: Nợ TK 632 (giá bìa). Có TK 1561. - Trong kỳ nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào Hoá đơn hàng bị trả lại trong kỳ (nếu có) để ghi sổ chi tiết TK 632, TK1561 theo định khoản: Nợ TK 632 (giá bìa). Có TK 1561. - Cuối tháng thực hiện kết chuyển khoản chiết khấu phát hành phẩm được hưởng vào sổ chi tiết TK 632 theo định khoản. Nợ TK 632 (ghi số âm): - 486.567.338. Có TK 1563 - Chiết khấu mua hàng : -486.567.338. Cuối tháng sau khi đã tổng hợp hết số liệu kế toán vào sổ tổng hợp số phát sinh TK 156 (1) và TK 632, kế toán trưởng vào sổ cái TK 632 (biểu 10). Khi đã xác định được tổng số phát sinh Nợ TK 632, kế toán tiến hành kết chuyển tổng giá vốn hàng xuất bán phát sinh bên Nợ TK632 sang bên Nợ TK911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản. Nợ TK 911: 1.348.681.387. Có TK 632: 1.348.681.387. Ví dụ: Công ty xuất hàng bán chịu cho cô Lan, căn cứ vào Phiếu xuất kho - Hoá đơn GTGT số 03 /1, kế toán phản ánh giá vốn và ghi sổ chi tiết TK 632 như sau: Nơ TK 632: 736.000 Có Tk 151: 920.000 Có TK 1563: 184.000 Do Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi xuất bán hàng hoá Công ty đã sử dụng Hoá đơn GTGT . Mẫu 01 - GTGT do BTC ban hành cùng với các Phiếu xuát kho hàng hoá hàng ngày, nội dung trong hoá đơn phải được ghi đầy đủ. Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: Liên 1: màu đen (để lưu ở phòng nghiệp vụ): Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng; Liên 3: Màu xanh, dùng để thanh toán. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên: Liên 1: Lưu tại gốc, Liên 2: giao cho khách hàng hoặc nhân viên bán hàng đem xuống kho để lấy hàng. Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của phiếu và tiến hành ký phiếu xuất hàng. Sau đó, thủ kho tiến hành sắp xếp phân loại phiếu và gửi lên cho phòng kế toán. 5. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Công ty phát hành sách Hà Nội bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá như: chi phí nhân viên bán hàng; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền (như chi phí tiếp khác tại bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí quảng cáo...). Kế toán mở TK 641 - Chi phí bán hàng để tập hợp chi phí bán hàng trong toàn Công ty, chi tiết theo các tài khoản cấp 2 theo quy định gồm: TK 6411, TK 6413, TK 6414, TK 6417, TK 6418 tương ứng với các nội dung chi phí bán hàng trên. Các khoản chi phí này thực tế phát sinh được ghi vào bên Nợ TK 641. Nợ TK 641 Có TK liên quan (TK 111, 112, 131, 331, 141,...). Cuối tháng kết chuyển số phát sinh của TK 641 vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của Công ty theo định khoản: Nợ TK 911: 319.244.119 Có TK 641: 319.244.119. 5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp . Chi phí doanh nghiệp ở Công ty phát hành sách Hà Nội bao gồm những khoản chi phí phục vụ cho hoạt động chung toàn Công ty như: chi phí nhân viên quản lý (lương, bảo hiểm xã hội); chi phí đồ dùng văn phòng (bàn ghếm máy tính, giấy bút,...) chi phí khấu hao tài sản cố định của Công ty như (nhà cửa, máy móc); chi phí thuế phí và lệ phí (thuế nhà đất, thuế khác); chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện, nước, tiền điện thoại,... chi phí khác bằng tiền. Kế toán mở TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợpp chi phí quản lý trong toàn Công ty, TK 642 được mở chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6421, TK 6423, TK6424, TK 6425, TK6427, TK6428. Các khoản chi phí nói trên phát sinh trong kỳ Công ty kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của Công ty theo định khoản: Nợ TK 911: 471.694.297 Có TK 642: 471.694.297. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty phát hành sách Hà Nội được phản ánh và tập hợp trên các sổ chi tiết TK 641 (biểu 11) TK642 (biểu 12). Cuối kỳ từ hai sổ này, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp TK 641, 642