Đề tài Tổ chức hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải

g vốn. Qua phân tích ta thấy rằng công tác quản lý vật tư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chính vì vậy cần phải tăng cường công tác quản lý vật tư (bao gồm cả cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư) thông qua các biện pháp như: Tổ chức cung ứng vật tư đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. Xác định đúng nhu cầu vật liệu để có kế hoạch huy động vốn một cách hợp lý. Thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, bám sát thị trường để dự trữ đúng chủng loại và số lượng. Tổ chức hợp lý quá trình lao động, tăng cường kỷ luật sản xuất, thực hiện nghiệm thu sản phẩm. áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm sử dụng hiệu quả vật liệu, giảm chi phí sản xuất. Phần thứ hai Thực trạng công tác hạch toán vật liệu tại công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải Đặc điểm tình hình chung của công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải: Công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải là công ty kinh doanh chính là : Xây dựng đường bộ, cầu đường, các công trình công nghiệp, nhà dân dụng. Sản xuất các loại vật liệu phục vu cho hoạt động của công ty như sản xuất cọc tiêu, bê tông. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Công trình và Thương mại Giao Thông Vận Tải tiền thân là “công ty kiến trúc”được thành lập theo quyết định số 129/ QĐ / ngày 29/4/1978 của bộ Giao Thông Vận Tải. Và quyết định đổi tên số 1392/ QD CB-LĐ ngày 28/7//1990 của bộ GTVT thành “Công Ty Xây Dựng Công Trình” Được sự cho phép của Bộ Trưởng Bộ GTVT Công ty Công trình và thương mại Giao Thông vận tải đươc thành lập từ “Công ty công trình”. Và Công ty Công trình và Thương mại GTVT trực thuộc Tổng công ty Cơ khí GTVT. Công ty Công trình va Thương mại GTVT được đặt trụ sở tại km9 phường Thanh Xuân, Hà nội. Sau 24 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty đã có những sự phát triển về nhân sự và công nghệ để có thể hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Về nhân sự công ty đã đào tạo và tuyển dụng đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao, còn về công nghệ Công ty đã tạo dưng được cơ sỏ vật chất tương đối đầy đủ. Kể từ ngày đầu thành lập công ty cũng đã trải qua nhiều thăng trầm của lịch sử . Được sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những quyết định đúng đắn trong từng giai đoạn của lịch sử phát triển của công ty đã giúp công ty phát triển quy mô theo đúng sự phát triển và đi lên của đất nước. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty Công trình và Thương mại Giao Thông Vận tải: Công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải với ngành nghề chính là xây dựng đường bộ, cầu đường, cầu, cảng.. do đó đặc điểm sản xuất của công ty là : - Thi công những công trình lớn - Sản phẩm được sản xuất đơn chiếc - Ký hợp đồng sản xuất theo yêu cầu - Thi công theo thời gian của từng công trình - Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 80%-90% giá thành công trình. - Do điều kiện thi công và đặc thù ngành nghề xây dựng nên thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Để đảm bảo tiến độ thi công nên công ty còn có nhiều thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thường còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công được như: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác... Ngoài ra khi thi công những công thi có thời gian thi công dài ngày công ty còn phảI chịu nhiều yếu tố khách quan và chủ quan khac nhau. + Chịu ảnh hưởng do quá trình thi công kéo dài và những công trình có vốn đầu tư nứoc ngoài thi áp dụng giá cố định trong khi đó việc biến động giá của nguyên vật liệu xây dựng thay đổi thất thường, và chính sách chế độ của nhà nước, đã làm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của Công ty. 3. Quy trình công nghệ sản xuất Do công ty tiến hành sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì vậy quá trình sản xuất sản phẩm được tiến hành theo công đoạn sau: Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: chuẩn bị vốn, lên dự toán, lên kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, ... để thi công và chuẩn bị các trang thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi công. Bước 2: Thi công, quá trình thi công được tiến hành theo nhiều công đoạn, khi xong giai đoạn nào thì tiến hành nghiệm thu giai đoạn đấy. Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Công trình và Giao Thông vận tải : a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công trình và Thương mại GTVT Bộ máy tổ chức quản lý của công ty là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn với trách nhiệm được bố trí thành cấp, khâu khác nhau và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để cùng tham gia quản lý công ty. Công ty Công trình và Giao Thông vận tải có giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc kết hợp với Đảng uỷ và Công đoàn thành lập ra ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban chức năng tới các phân xưởng và tổ sản xuất. Bộ máy quản lý của Công ty Công trình và Giao thông vận tải được tổ chức theo nguyên tắc khép kín, gọn nhẹ, không có phòng ban trung gian nên đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Nhiệm vụ của các phòng ban là tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch lao động sản xuất; Đồng thời, các phòng ban tìm ra các biện pháp tối ưu đề xuất với giám đốc nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao cho công ty. Việc theo dõi kiểm tra và chỉ đạo thực hiện các tiến độ sản xuất, các công trình, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty như sau: * Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm trước tổng công ty và pháp luật về việc điêu hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty và phải chịu trách nhiệm trước các hoạt động của công ty, là người đại diện của doanh nghiệp ký nhận vốn kinh doanh và các nguồn lực khác do đơn vị cấp trên giao, đồng thời phải đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được cấp. Các phương án sử dụng vốn và kế hoạch thực hiện phương án đó do giám đốc xây dựng với sự tham mưu của các phòng ban trong công ty. Giám đốc có quyền đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lương ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp. * Các Phó Giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc những việc mình phụ trách. *Phòng kinh tế kế hoạch: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty như vấn đề tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trước khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt. - Là bộ phận tham mưu giúp giám đốc công ty về công tác kế hoạch chỉ đạo đieu hành sản xuất kinh doanh, giúp giám đốc công ty về công tác kinh tế kế hoạch cụ thể: - Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tóan kinh tế. - Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm, tiến độ thi công của các công trình, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự toán, quỹ của toàn công ty, sản xuất, xây lắp, lao động, tiền lương, đầu tư, xây dựng cơ bản, tổng hợp - Tổ chức giao khoán, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi công. - Tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch. Đồng thời phối hợp với các phòng ban có liên quan để làm thủ tục bàn giao, thanh toán khi hoàn thành công trình. - Cân đối kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính năm quý của công ty giao cho. - Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với cấp trên. - Xây dựng các đề án phát triển của công ty, đề xuất các biện pháp kinh tế thích hợp để kích thích sản xuất làm phát triển kinh tế chung của toàn công ty. - Giúp đỡ giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất và tìm kiếm khách hàng cho công ty. Các kế hoạch, định mức trong doanh nghiệp, các kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tăng năng suất lao động... phòng đều tham gia giúp đỡ giám đốc và sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm đáp ứng nhu cầu sản xuất, và nguồn vật liệu cho các công trình. * Phòng kỹ thuật thi công - Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và từng hạng mục công trình. Lập công nghệ chi tiết, phát hiện những sai sót trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát công trình thi công, đảm bảo chất lượng công trình. - Tổ chức lập biện pháp thi công, lập dự toán công trình, khai thác các nguồn lực sẵn có của Công ty phục vụ cho thi công như: vật tư, máy móc, thiết bị... - Lập tiêu lượng định mức vật tư thiết bị giao cho phòng vật tư thiết bị tổ chức thực hiện trước khi khởi công công trình. - Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu thanh toán công trình. * Phòng kế hoạch tài chính: Nhiệm vụ chính của phòng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các nguồn vốn. Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; đồng thời quản lý mọi mặt hoạt động có liên quan đến công tác tài chính, kế toán như tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành sản phẩm hoàn thành, dự toán sử dụng nguồn vốn... - Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế toán. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nước ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng năm, quí, báo cáo với nhà nước. - Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết toán khối lượng công trình. Đồng thời giúp giám đốc thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát bằng tiền đối với hoạt động của các bộ phận của công ty. Công ty phối hợp các hoạt động của các phòng ban để đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính, phân bố tiền lương, tiền thưởng cho các đơn vị cụ thể: Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty và giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị, lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ, trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của công ty. Phổ biến hướng dẫn kiểm tra các chế độ, chính sách, chế độ về kế toán, tài chính, tín dụng. Tiếp nhận, quản lý, cấp phát các loại báo cáo. Xác định lợi nhuận hàng năm của các đội, xí nghiệp và toàn công ty, phân phối kế hoạch thực hiện việc tính toán tiền lương cho các đơn vị. * Văn phòng tổng hợp: quản lý lao động tiền lương và các chính sách xã hội, là bộ phận tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, thi đua, khen thưởng Xây dựng đơn giá tiền lương, định mức lao động, bảo hộ lao động, chăm sóc sức khoẻ CBCNV, công tác an ninh quốc phòng cơ sở. - Công tác hành chính quản trị bao gồm: Văn thư, tiếp tân phòng giám đốc, bảo vệ thường trực ( Nhân viên bảo vệ tàI sản công tác) Tạp vụ: Vệ sinh công ty, vườn hoa cây cảnh Giám đốc công ty p.Giám đốc kinh doanh p.giám đốc kỹ thuật p.giám đốc nội chính p.kế toán tàI chính p.kinh tế kế hoạch Văn phòng tổng hợp Xn cơ khí và an toàn gt Xn xây dựng cầu dường Xn cung ứng vật tư đội thi công công trình Xn cơ khí Pxsx cọc tiêu Pxsx và cung ứng đội công trình gt Px kết cấu thép Tiếp thị kinh doanh Vật tư Các đội xây lắp Tổ trang trí nội thất Tổ cấp thoát nước công trình đội thi công công trình b. Tổ chức bộ máy sản xuất tại các đơn vị: Do sản phẩm của công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng, thi công các công trình cầu đường, nhà đân dụng, cần nhiều nguyên vật liệu cho việc thi công vì vậy công ty công trình và thương mại giao thông vận tải tổ chức các bộ phận sản xuất thành các xí nghiệp xây dựng cầu đường, xí nghiệp xây dựng dân dụng , xí nghiệp cơ khí và an toàn giao thông, xí nghiệp cung ứng vật tư, đội hoàn thiện thi công công trình, các phân xưởng sản xuất cọc tiêu, các đội xây lắp, các tổ trang trí nội thất, tổ cấp thoát nước công trìnhđảm nhiệm tất cả các phần việc của một công trình. Đứng đầu là chỉ huy trưởng công trình, chịu trách nhiệm điều hành và sản xuất theo khối lượng của công việc được Giám đốc giao cho, quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị trước GĐ công ty. Lãnh đạo công ty trực tiếp chỉ đạo các đơn vị xây lắp, các đơn vị này nhận nhiệm vụ và triển khai thực hiện theo sự điều hành của ban giám đốc. Khi hợp đồng kinh tế được thực hiện, GĐ giao nhiệm vụ cụ thể cho một đơn vị xây lắp thực hiện thi công, đồng thời cung cấp cho đơn vị đầy đủ các yếu tố của quá trình sản xuất như: vốn, vật tư, thiết bị, nhân công đảm bảo cho công trình được hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng thiết kế. 5. Đặc điểm quản lý tài chính: Để việc cấp phát và thanh lý được công khai, đảm bảo công bằng và thuận tiện cho công tác quản lý, phòng kinh tế kế hoạch thu chi cho công trường hàng tháng căn cứ vào chứng từ công nợ phát sinh để ghi các khoản chi phí để phục vụ cho quá trình sản xuất từ xí nghiệp và từng công trình. Phòng kinh tế kế hoạch kết hợp cùng phòng kế toán hàng tháng trình giám đốc duyệt vào ngày cuối tháng. Phòng kế hoạch tài chính kế toán có trách nhiệm cung cấp số thu và thực cấp gồm: Thu thanh toán khối lượng từ các công trình Thu từ các dịch vụ của các công ty Thu nợ giao dịch, thu tạm ứng, thu các khoản khác Thu tạm ứng bằng tiền mặt Thu từ hợp đồng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Tiền chuyển khoản trả công nợ vật tư Tiền lãi trả vay ngân hàng và các khoản mục chi khác. Việc theo dõi và quản lý các kế hoạch thu chi giao cho phòng kinh tế và kế hoạch thực hiện căn cứ vào số liệu thu chi. Vì chu kỳ sản xuất dài nên vốn quay vòng rất lớn, vốn ngân sách phụ thuộc theo kế hoạch ngân sách viên thường bị chậm. Do vậy phần lớn công ty phải vay vốn của ngân hàng, đó là một bất lợi.Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trong quá trình xây dựng và phát triển. Tỷ lệ chi phí so với giá thị trường tương đối cao, ( 80- 90%) trong đó nguyên vật liệu chiếm phần lớn 90% do đó đòi hỏi phảI tăng cường công tác quản lý và cung cấp vật liệu vì nó rất quan trọng trong quá trình kinh doanh. II. Đặc điểm kế toán của công ty công trình và Thương mại GTVT: 1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán là một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của công ty và là một hệ thống công cấp thông tin và kiểm tra tài chính đối với các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty. Do vậy để phù hợp với đặc đIểm tổ chức công tác kế toán theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán từ khâu sử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Phụ trách chung là kế toán trưởng- người chịu sự uỷ nhiệm của giám đốc uỷ quyền giám sát mọi hoạt động của công ty có liên quan đến kế toán, dưới là các nhân viên kế toán thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình dưới sự đIêu hành của kế toán trưởng. Bên cạnh đó mỗi đơn vị sản xuất được bố trí một nhân viên thống kê với nhiệm vụ thống kê tình hình hiện có và sự biến động của toàn bộ tài sản của đơn vị mình về mặt số lượng để phục vụ cho công tác kế toán và quản lý kinh tế của công ty. Định kỳ cuối tháng gửi các báo cáo về phòng kế toán công ty như: - Báo cáo về lao động tiền lương - Báo cáo về thực hịên kế hoạch sản lượng - Báo cáo về tình hình mua bán và sử dụng vật tư - Báo cáo về tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Đồng thời thu thập tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gửi về phòng kế toán để tiến hành hạch toán theo các nghiệp vụ kinh tế. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán NVL trực tiếp và thanh toán bảo hiểm Kế toán phụ trách máy tính, nhập số liệu Thủ quỹ Nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc Nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng : Kế toán trưởng là người tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty,có năng lực, trình độ chuyên môn về tài chính kế toán, nắm chắc về chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các công việc do các nhân viên kế toán tổng hợp, các bộ phận mình phụ trách, là người phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và các quy trình kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán, phân công trách nhiệm cho từng người, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý tổ chức nhân viên, chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và nhà nước về các thông tin kế toán. *Kế toán tổng hợp: là người phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp để từ đó lập các báo cáo tổng hợp. Hàng quý kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gửi cho các bên liên quan và hàng năm kế toán tổng hợp thực hiện quyết toán cuối năm và đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành có liên quan khác. * Kế toán ngân hàng: Phải thường xuyên theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp, ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng cũng như các khoản vay ngắn hạn, dài hạn của ngân hàng để huy động vốn cho sản xuất và việc thanh toán các khoản vay ngân hàng đó. Kế toán ngân hàng dựa vào chứng từ, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng để ghi vào chứng từ ghi sổ, hàng tháng kế toán ngân hàng lập báo cáo chuyển cho kế toán tổng hợp. * Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp và thanh toán vật liệu: Tập hợp chi phí vật tư, hạch toán TSCĐ, theo đõi quản lý sử dụng vật tư, giá cả thị trường qua khâu thanh toán Theo dõi và hạch toán tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, thanh toán quyết toán vật tư cho các công trình, vào sổ theo dõi người bán và nhà cung cấp. * Kế toán phụ trách máy tính: Là người đảm nhận việc lập số liệu từ các chứng từ kế toán vào máy tính nhằm tổng hợp số liệu của một kỳ kế toán của các đơn vị trực thuộc của công ty để đánh giá một các tổng hợp nhất. * Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Có trách nhiệm thu thập, xử lý chứng từ ban đầu chuyển chứng từ về công ty để kiểm tra định khoản và nạp vào máy tính. Trên cơ sở đó phòng kế toán tổng hợp số liệu, tính giá thành và lập báo cáo chung của công ty. *Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luôn nắm được các biến động tiền mặt tại quỹ và hàng tháng nộp Báo cáo quỹ cho kế toán trưởng. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi, trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng còn qui định rõ các loại chứng từ sử dụng trong kế toán sổ sách, cách ghi chép, lưu trữ chứng từ, trình tự, thời gian hoàn thành của từng nội dung công việc, luôn có sự phối hợp kiểm tra giám sát giữa các kế toán với nhau, giữa kế toán trưởng với kế toán viên. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong công ty 2.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán của doanh nghiệp xây lắp để phục vụ nhu cầu quản lý của công ty như: - Về chi tiêu lao động tiền lương Bảng chấm công: CO1-IDTL Bảng thanh toán lương: CO2- IDTL . Tất cả các chứng từ lao động tiền lương được công ty mở chi tiết về từng phòng ban từng đơn vị trực thuộc từng công trình. Mỗi tháng các chứng từ lao động tiền lương được tập trung về phòng kế toán để các nhân viên kế toán tổng kết chi phí tiền lương của công ty mỗi tháng theo dõi việc thanh toán lương tình hình sử dụng quỹ tiền lương của công ty. Còn các chứng từ khác mang tính chất hướng dẫn như biên bản đIêu tra tai nạn lao động : C09-DN - Công ty sử dụng ít vì các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Về chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho : CO1-VT Biên bản kiểm nghiệm: CO5-VT Để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh, công ty thường xuyên có các yêu cầu về nguyên vật liệu để sản xuất. Do đó đối với các chứng từ về hàng tồn kho được công ty lập cho từng lần xuất nhập hàng hoá để căn cứ đánh gía tổng quát tình hình hàng tồn kho. Về chi tiêu bán hàng, hoá đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thànhđược công ty mở cho từng hạng mục công trình hoàn thành và nghiệm thu tổng hợp, hợp đồng mua bán đã được gửi về phòng kế toán để ghi vào sổ sách có liên quan. - Về chỉ tiêu tiền tệ: Để đIều tiết vốn của công ty phòng kế toán sử dụng nhiều chứng từ về tiền tệ như phiếu chi, phiếu thu. - Về tàI sản cố định: Biên bản giao nhận TSCD: CO1-TSCD Biên bản dánh giá lại TSCD Biên bản thanh lý tàI sản cố định . Các chứng từ về tài khoản cố định được mở cho từng loại tài khoản cố định nhằm đánh giá tình hình thay đổi của mỗi loại. Tài sản này trong công ty thường được kiểm kê vào cuối năm, đánh giá lại và đối chiếu với các chứng từ kế toán về TSCD nhằm dánh giá dược tình hình TSCD của công ty hàng năm. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 3.1. Tài khoản kế toán sử dụng: để đáp ứng đựơc yêu cầu quản lý chung, thống nhất kê toán ở đơn vị công ty đã sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán theo quyết định số 114/ TC/ QD của bộ tài chính đối với các doanh nghiệp nhà nước từ loại 1 đến loại 9 và tất cả các loại tài khoản ngoài bảng loại D. Tài khoản kế toán công ty không sử dụng: Vì công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng công trình và kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư nên có một tài khoản không dùng đến là : Loại 1:Vàng bạc, kim loại, đá quý 1113,1123 TK121: Công ty không đâù tư tài chính nên không sử dụng cổ phần. TK101:Công ty không khoán chi sự nghiệp Loại 2: TK 2116: không có cây làm và súc vật làm việc TK221: Đơn vị không tổ chức đầu tư tài chính Loại 4: Tài khoản 1161: là công ty kinh doanh nên không có nguồn kinh phí sự nghiệp Loại 6: TK 611, 632: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX nên không sử dụng Loại 0: TK 008: là công ty kinh doanh nên không được cấp hạn mức kinh phí 1.3. Chi tiết cụ thể hoá một số tài khoản - TK511: Doanh thu bán hàng TK 5112 doanh thu từ công trình xây đựng TK 5121 Doanh thu - TK622: CP công nhân trực tiếp TK 6221: CP công nhân TK6222: CP nhân công TK623: CP sử dụng máy nhân công TK 6231: CP nhân công sử dụng máy công trình đường dẫn cầu HảI Phòng TK142: Mở chi tiết theo dõi các loại vật liệu TK 1421: CP chờ phần bố cọc vân thép Hình thức sổ kế toán và hệ thống số kế toán sử dụng Để hệ thống hoà các thông tin kế toán thu nhập từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị công ty áp dụng hệ thống kế toán chứng từ ghi rõ và hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo hình thức này công ty tiến hành ghi sổ theo trình tự như sau: Các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra đánh giá hợp lý, hợp lệ đựơc kế toán ghi vào sổ chứng từ ghi sổ và các sổ kế toán chi tiết theo trình tự thời gian và theo nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ gốc. Sau đó kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để đưa vào sổ cáI theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ưu điểm : dễ làm dễ hiểu để phân công lao động trong phòng kế toán thuận tiên trong cơ giới hoá công tác kế toán trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cáI Bảng cân đối tàI khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Bảng chi tiết số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Cụ thể là: - Các chứng từ gốc của đơn vị trực thuộc công ty gửi lên sau khi được kiểm tra đánh giá sẽ được nhân viên kế toán của công ty ghi vào sổ chứng từ ghi sổ theo từng nhiệm vụ kinh tế phát sinh và theo trật tự thời gian. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được công ty lập theo từng quý để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trật tự thời gian đã đươc lập chứng từ ghi sổ .Cuối mỗi quý công ty tiến hành khoá sổ tổng hợp số liệu để làm công việc đối chiếu với bảng cân đối tàI khoản(Xem sơ đồ) - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp công ty mở cho cả năm mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản để phản ánh số nợ phát sinh có số dư cuối tháng của tàI khoản đó. - Công ty mở tất cả sổ kế toán chi tiết có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Các sổ chi tiết được ghi hàng ngày là căn cứ để kế toán ghi vào sổ chi tiết phát sinh và lập các báo cáo kế toán. Công ty mở các các sổ chi tiết nhằm phục vụ nhu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp phân tích và kiểm tra của công ty mà các sổ kết toán tổng hợp không đáp ứng được. 5. Chế độ