Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường

ụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ.. - Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: Là khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm hàng hoá trong thời gian quy định về bảo hành như tiền lương, vật liệu. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Dịch vụ ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá lao vụ, dịch vụ. Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: - TK 6411- Chi phí nhân viên - TK 6412- Chi phí vật liệu - TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415- Chi phí bảo hành - TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Trong kế toán, chi phí bán hàng được tập hợp và kết chuyển thể hiện theo sơ đồ TK như sau: Sơ đồ 5: TK 111,112, 152,153 TK 334,338 TK 142,335 TK 111,112, 141,331... tk 641-chi phí bán hàng TK 133 Chi phí vật liệu, công cụ Các khoản thu giảm chi K/c chi phí bán hàng Chi phí tiền lương và các khoản tính trên lương TK 142 Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí phân bổ dần chi phí trích trước TK 512 Thành phẩm hàng hoá dịch vụ sử dụng nội bộ TK 33311 TK 133 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác TK 133 Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nếu được tính vào chi phí bán hàng TK 111,112 TK 911 TK 214 1.2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Đây là khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến hoạt động của toàn doanh nghiệp không thể tách riêng ra được cho bất cứ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí như sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên các . phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHYT, BHXH, CPCĐ trên , lương nhân viên quản lý theo quy định. - Chi phí vật liệu quản lý: Là giá trị thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Chi phí đồ dùng văn phòng: Là khoản chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng - Thuế phí và lệ phí: Là các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản phí, và các khoản phí, lệ phí giao thông cầu phà - Chi phí dự phòng: Là các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về các khoản dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các khoản chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh quản lý hành chính và các chi phí khác kiên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2: - TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424- Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí - TK 6424 - Chi phí dự phòng - TK 6424 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6424 - Chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK111, 334, 112 * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 6: TK 111,112 TK 911 Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp NSNN Thuế GTGT phải nộp NSNN(đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp) tk 642-chi phí QLDN QLDN TK 133 Chi phí vật liệu, công cụ TK 111,112, 152,153 Các khoản thu giảm chi K/c chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334,338 Chi phí tiền lương và các khoản tính trên lương TK 142 TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 142,335 Chi phí phân bổ dần chi phí trích trước TK 133 Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nếu được tính vào chí phí quản lý dịch vụ sử dụng nội bộ TK 336 Dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi phí quản lý cấp dưới phải nộp cho cấp trên theo quy định TK 139,159 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác TK 333 TK 911 TK 331,111,112 1.2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp thương mại rất đa dạng, nó bao gồm kết quả hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, kết quả hoạt động đầu tư tài chính, hoạt động bất thường. Trong đó kết quả hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Kết quả bán hàng Doanh thu = thuần hoạt động bán hàng Giá vốn của - hàng xuất đã bán Chi phí bán hàng - tính cho hàng đã bán Chi phí quản lý - doanh nghiệp tính cho đã bán Trong đó doanh thu thuần bằng tổng doanh thu trừ đi các khoản giảm doanh thu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có). * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán xác định kết quả bán hàng chủ yếu sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này được dùng để phản ánh, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (hoạt động bán hàng), hoạt động khác của các doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 632, 641, 642, 511, 421. * Phương pháp hạch toán xác định kết quả bán hàng. Cuối mỗi kỳ hạch toán kế toán thực hiện các nhiệm vụ kết chuyển để tính ra lãi lỗ hoạt động bán hàng trong kỳ: - Kết chuyển hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632- Giá vốn bán hàng Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ: Nợ TK 511, 512 Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) để xác định kết quả của kỳ này: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK142 (1422- Chi phí chờ kế chuyển) Trên cơ sở xác định kết quả của toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hoạt động bán hàng kế toán kết chuyển lỗ lãi. + Nếu hoạt động kinh doanh (bán hàng) là lãi kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối + Nếu kết quả kinh doanh (bán hàng) là lỗ kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh 1.2.6. Tổ chức sổ và báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mai. Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình của mỗi doanh nghiệp, điều kiện kinh doanh, trình độ quản lý cũng như bộ phận quản lý của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: - Hình thức Nhật ký - Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ Để phù hợp với tình hình thực tế, trong phạm vi bài chuyên đề này em xin trình bày hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ là hình thức sổ đơn vị em thực tập. Vận dụng hình thức này kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các loại sổ sau: - Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, 511, 641, 642, 632 - Các bản kê số 1, bảng kê số 2, bảng kê số 5, bảng kê số 8, bảng kê số 11 - Nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 8 - Sổ cái các TK 156, 511, 632, 641, 642, 911 Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái tài khoản, các tài liệu liên quan để lập báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN - Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02-DN - Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN Trên đây là những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Trong quá trình hoạt động kinh doanh kết quả bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một khâu rất quan trọng, nó giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm được thông tin một cách chi tiết cụ thể và doanh thu, chi phí và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại hàng hoá bán ra để đáp ứng yêu cầu quản lý, để có những quyết định đúng đắn cho sự phát triển của doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả trong tương lai lâu dài. Trước vai trò đó, đặt ra một yêu cầu doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thế nào cho hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp mình. Chương II: thực trạng công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư xuân trường 2.1/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty vật tư Xuân Trường 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tiền thân của công ty Xuân Thuỷ là “Trạm cung ứng vật tư “ được thành lập ngày 20/ 4/ 1979 với chức năng là cung ứng vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp trên địa bàn huyện Xuân Thuỷ trước đây. Với chính sách đổi mới của Đảng và nhà nước là đổi mới nền kinh tế đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội với cơ chế thị trường có sự quản lý tập chung của nhà nước, đơn vị được đổi tên thành công ty vật tư Xuân Thuỷ theo quuyết định số 662/ QĐUB ngày 24/ 12/ 1992. Trụ sở chính đặt tại xã Hoành Sơn huyện Xuân Thuỷ với số vốn kinh doanh là 2.616.000.000đ trong đó vốn cố định là 100.000.000 đ vốn lưu động là 2.516.000.000 đ ngân sách nhà nước cấp là 423.523.332 đ với ngành nghề kinh doanh là vật tư nông nghiệp phục vụ sản xuất nông nghiệp, giống cây trồng các loại, phân đạm, và một số mặt hàng khác Đến tháng 4 năm 1997, thực hiện quyết định số: 09/ QĐ - CP ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Thủ Tướng Chính phủ về việc chia tách huyện Xuân Thuỷ thành 2 huyện: Giao Thuỷ và Xuân Trường. Huyện Xuân Trường được tái lập và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01 tháng 4 năm 1999. Thực hiện quyết định trên, Công ty vật tư Xuân Thuỷ chuyển trụ sở về phố Bùi Chu xã Xuân Ngọc – huyện Xuân Trường Tỉnh Nam Định. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt quyết liệt nhưng với tài năng lãnh đạo của Ban giám đốc công ty cộng với sự đoàn kết của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao và đóng góp một phần đáng kể vào việc đưa huyện nhà luôn là một huyện có tiềm năng trong sản xuất nông nghiệp, đóng góp không nhỏ vào việc nộp ngân sách nhà nước. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Ngành nghề mà công ty kinh doanh bao gồm: Cung cấp các loại dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp, như phân đạm, thuốc trừ sâu, thóc giống... 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công tycổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND huyện Xuân Trường thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ trưởng trong điều hành tổ chức quản lý SXKD. Nhận thấy việc phát huy nhân tố con người là cấp thiết, do đó kể từ khi thành lập đến nay qua nhiều giai đoạn thăng trầm Công ty luôn đổi mới và từng bước cải thiện bộ máy, phong cách làm việc. Nhờ đó mà đến nay bộ máy quản lý của công ty đã được tinh lọc gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, SXKD đảm bảo nhu cầu của thị trường trong giai đoạn mới. Mô hình tổ chức quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc điều hành kinh doanh Phó giám đốc tài chính Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật 2.1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng * Các phòng ban chức năng bao gồm - Phòng kế toán - tài chính - Phòng tổ chức hành chính - Phòng kinh doanh - Phòng kỹ thuật * Mô hình tổ chức quản lý của công ty - Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho công ty, là chủ tài khoản công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động quản lý và kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của tông ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó giám đốc kinh doanh: thay mặt giám điều hành công việc kinh doanh như giải quyết vấn đề đầu vào, đầu ra lập kế hoạch kinh doanh , tiêu thụ sản phẩm. - Phó giám đốc tài chính: Phụ trách tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc. - Trưởng phòng tổ chức hành chính: là tham mưu giúp việc cho giám đốc, xắp sếp bố trí lao động hợp lý đúng khả năng của từng người, quản lý hồ sơ, giải quyết các vấn đề tuyển dụng, chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên. - Phòng kế toán tài chính : Nhiệm vụ chính là điều hoà phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước, phân phối thu nhập tích luỹ tính toán và theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thức vốn tiền tệ để phản ánh cụ thể các chi phí bỏ ra, tính toán kết quả lãi lỗ + Thu nhập tổng hợp phân loại xử lý những thông tin về hoạt động kinh doanh để cung cấp một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý. + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình sử dụng nguồn vốn, lập kế hoạch tài chính, phân phối các nguồn vốn bằng tiền, tình hình sử dụng vật tư, lao động và các chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty. + Giúp giám đốc đưa ra quyết đinh, các đường lối mục tiêu kế hoạch phát triển đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh tại công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý. - Trưởng phòng kinh doanh là người giúp việc cho giám đốc trong hoạt động kinh doanh như khai thác các nguồn vật tư, ký kết các hợp đồng thực hiện kế hoạch tiêu thụ vật tư và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh cho công ty. - Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ hướng dẫn quy trình thâm canh cho các hộ xã viên theo dõi chặt chẽ sự phất triển của con nuôi cây trồng, phát hiện dịch bệnh và có biện pháp tham mưu với Giám đốc có kế hoạch ngăn chặn kịp thời. 2.1.2.3. Tình hình phân công và sử dụng lao động. Theo số liệu của phòng tổ chức hành chính đến thời điểm 30/ 9/ 2000 cơ cấu lao động của công ty phân theo trình độ như sau: Tổng số lao động sử dụng 23 người - Trình độ đại học 9 người chiếm 39% trên tổng số - Trình độ trung cấp 9 người chiếm 39% trên tổng số - Trình độ sơ cấp 5 người chiếm 22% trên tổng số. Đội ngũ lao động của công ty nhìn chung đã được đào tạo cơ bản. Việc phân công và sử dụng lao động như thế nào? ảnh hưởng trực tiết đến hiệu quả sử dụng lao động kéo theo ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh . * Thực tế về việc bố trí lao động của công ty: Tất cả lao động được bố trí vào các phòng ban phù hợp theo trình độ chuyên môn. Ngoài ra để đáp ứng khả năng cạnh tranh và củng cố uy tín của Công ty ngoài yếu tố về giá cả chất lượng, căn cứ vào thực tế thị trường trong huyện là cung ứng vật tư xuống các hộ xã viên qua cửa hàng dịch vụ của hợp tác xã và các quầy bán lẻ tư nhân. Ban giám đốc công ty có sáng kiến là phân công theo nhóm phụ trách theo khu vực hành chính nhất định. Cơ cấu một nhóm bao gồm cán bộ kinh doanh, cán bộ kế toán , cán bộ kỹ thuật luôn luôn theo sát cơ sở làm việc theo chuyên môn, nắm bắt chặt chẽ tình hình và báo cáo với các trưởng phòng, giám đốc từ đó có kế hoạch cụ thể nhờ thế mà hiệu quả nâng lên rõ rệt. 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán ở công ty. 2.1.3.1. Cơ cấu bộ máy: Khi chế độ kế toán mới ra đời, phòng tài chính kế toán Công ty đã sớm áp dụng in thực hiện tốt. Công ty đã trang bị hệ thống máy tính giúp giảm bớt khối lượng công việc tính toán, tiết kiệm nhân lực trong phòng. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán thành phần hàng hoá Thủ quỹ Kế toán thanh toán * Chức năng nhiệm vụ: - Kế toán trưởng: Điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung cho mọi công việc của phòng kế toán như: Kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hạch toán kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo chế độ báo cáo của nhà nước và của công ty quy định. Ngoài ra kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốcvề tình hình tài chính kế toán tại Công ty. - Kế toán tổng hợp: Hàng tháng hàng quý chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo theo quy định của nhà nước và của công ty. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu và lập các báo cáo kế toán gửi lên cấp trên, đồng thời thực hiện các phần hành kế toán còn lại. - Kế toán vật tư hàng hoá TSCĐ: Quản lý tình hình xuất – nhập và tồn kho vật tư hàng hoá và biến động tăng, giảm của tài sản công cụ lao động sử dụng trong công ty, lên kế hoạch sử dụng tài sản công cụ lao động đó một cách phù hợp, thêm vào đó là phải tính khấu haoTài sản cố định, theo dõi và phân bổ công cụ, dụng cụ. - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu chi tiền mặt của công ty. - Kế toán thanh toán: Lập phiếu thu, chi, lập bảng kê số1, bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Tất cả mọi cán bộ công nhân viên của công ty phải tuân thủ tuyệt đối sự phân công của Giám đốc và thực hiện đúng các nội quy, quy chế hộp đồng của công ty. 2.1.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty Hiện nay Công ty vận dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái . Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiểt trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 9: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết * Các chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn (GTGT) - Hoá đơn về chi phí - Phiếu thu - Phiếu chi - Hợp đồng và thanh lý hợp đồng * Sổ kế toán: Sổ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng, là cơ sở để lập các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý kịp thời chính xác nhằm tổ chức tốt quá trình kinh doanh. Sổ kế toán phải thể hiện toàn bộ các phần hành kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể: Sổ kế toán chi tiết, Sổ cái Ngoài ra còn sử dụng tờ kê chi tiết, bảng tổng hợp thanh toán hàng bán ra, bảng tổng hợp nhập hàng hoá, bảng kê (Bảng kê số 1, số 2, số 8, số11), Nhật kú chứng từ (NKCT số 1, số 2, 5, 8). 2.2/ Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường . 2.2.1. Công tác quản lý bán hàng hoá tại Công ty Mục đích của Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường là đơn vị kinh doanh do vậy lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu. Muốn kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận cao thì hàng hoá phải được tiêu thụ tạo điều kiện thu hồi vốn nhanh, đẩy nhanh vòng quay sử dụng vốn. Chính vì thế mà công ty rất coi trọng việc quản lý hàng hoá. Về quy cách phẩm chất hàng hoá, trước khi nhập kho hàng hoá phải được kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không nhập hàng hoá không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt quan tâm tới nhu cầu thị hiếu của khách hàng bởi lẽ Công ty không thể đứng vững trong cạnh tranh nếu hàng hoá của công ty không được thị trường chấp nhận. Khi xuất kho giao hàng cho khách, Công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng giữa quy cách chất lượng hàng xuất bán cho khách hàng từ kho với chất lượng trên chứng từ nhằm đảm bảo chất lượng cho khách hàng, mặt khác tạo uy tín cho Công ty. 2.2.2. Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và thủ tục chứng từ. 2.2.2.1. Phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản mà kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định tới việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng, để tăng lợi nhuận. Hiện nay Công ty cổ phần vật tư topỏng hợp Xuân Trường bán hàng theo phương thức trực tiếp. Theo phương thức này, khi nhận hàng người mua ký vào hoá đơn bán hàngthì khi đó được xác định là doanh thu tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toá thông qua ngân hàng, hoặc cũng có thể thanh toán trả chậm nếu được doanh nghiệp đồng ý. 2.2.2.2. Phương thức thanh toán tiền. * Đối với bán hàng thu tiền ngay: Trong phương thức thanh toán này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm xuất giao hàng, doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. Khi khách hàng mua và đồng ý thanh toán thì căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT kế toán lập phiếu thu tiền mặt đồng thời ghi vào Sổ kế toán liên quan. * Bán hàng trả chậm: Theo phương thức bán hàng này thì thời điểm thu tiền không trùng với thời điểm xuất giao hàng, Công ty chỉ bán cho những khách hàng lớn, khách hàng quen có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích mua sản phẩm của mình thì công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian với một số lượng tiền nhất định. Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng kế toán mở Sổ chi tiết TK 131- Chi tiết cho từng khách hàng. 2.2.2.3. Thủ tục chứng từ Chứng từ Công ty sử dụng trong quá trình bán hàng là hoá đơn (TGTG) do Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn nàydo mậu dịch viên lập và có đầy đủ chữ ký của người lập và kế toán trưởng, là căn cứ để hạch toán chi tiết, tổng hợp quá trình bán hàng. Biểu số 1 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTGT-3LL Liên 2: ( Liên giao cho khách hàng ) HP/01-B Ngày 03 tháng 5 năm 2005 N0 093479 Đơn vị bán: Công ty vật tư tổng hợp Xuân Trường Địa chỉ: Xuân Ngọc - Xuân Trường - Nam Định Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100173962 Họ tên người mua hàng: Lê Huỳnh Tráng Đơn vị: HTX NN Xuân Đài Địa chỉ: Xã Xuân Đài – huyện Xuân Trường – Tỉnh NĐ Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Đạm U Rê Mỹ khách hàng 1.000 2.185 2.185.000 Cộng 2.185.000 Thuế suất tiền thuế GTGT 5% 109.250 Tổng cộng tiền thanh toán 2.294.250 Số tiền bằng chữ (Hai triệu, hai trăm chín mươi tư ngàn, hai trăm năm mươi đồng chẵn) Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn (GTGT) được thành 3 liên. - Liên: Lưu tại cuống - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để thanh toán. * Ví dụ: Ngày 05 tháng 3 năm 2005 khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán 1.000 Kg đạm URê Mỹ, đơn giá là 2.185 đ/ Kg, thuế suất GTGT là 5% là 109.250 đ kế toán bán hàng lập hoá đơn (GTGT) 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng: * Nội dung: Doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá, dịch vụ mà Công ty thu được không bao gồm thuế GTGT đầu ra. * Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT), phiếu thu, giấy báo có... * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán Công ty sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng. Trong trường hợp phát sinh các khoản bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 152 - Doanh thu bán hàng nội bộ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 531, TK 532... * Quy trình hạch toán. - Đối với trường hợp doanh nghiệp bán hàng thu tiền ngay: Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn (GTGT), phiếu thu để ghi vào bảng kê số 1, bảng kê số 2 và phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết TK 511 theo định khoản: Nợ TK 111,112 (Theo tổng giá thanh toán) Có TK 511 (Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTTT) Có 3331 (Thuế GTGT phải nộp Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 511, bảng kê số 1, bảng kê số 2 để ghi vào nhật ký chứng từ số 8, sau đó ghi vào sổ cái TK 511. * Ví dụ: Với nghiệp vụ bán hàng ngày 04 tháng 5 năm 2005, khi bán 1.500 Kg thóc giống tạp giao thu ngay bằng tiền mặt với giá chưa có thuế là 27.500 đ/kg, thuế suất 5%, căn cứ vào hoá đơn (GTGT), kế toán ghi sổ chi tiết TK 511, bảng kê số 1 theo định khoản: Nợ TK 111: 43.312.500 đ Có TK 511: 41.250.000 đ Có TK 3331: 2.062.500 đ Đến cuối tháng, kế toán tiêu thụ sẽ tổn