Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp dược phẩm trung ương I

yền công nghệ, xí nghiệp còn đặc biệt trú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ khoa học- kỹ thuật và quản lý, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân sản xuất. Do đó, trong những năm qua, xí nghiệp đã từng bước khắc phục những khó khăn đồng thời phát huy những lợi thế riêng có của mình để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. b. Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Tổng diện tích xí nghiệp là 3000 m2, được chia ra thành 4 phân xưởng, bao gồm 3 phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng sản xuất phụ. Trong mỗi phân xưởng lại chia ra thành các tổ, mỗi tổ lại đảm nhiệm những chức năng riêng. Cụ thể : Ba phân xưởng sản xuất chính, đó là : - Phân xưởng sản xuất thuốc viên bao gồm các tổ: Tổ pha chế, tổ đập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm, có nhiệm vụ chuyên sản xuất các loại thuốc viên như: Ampicilin, Cloxit, Vitamin B1, B6, B12, Vitamin C... - Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm chuyên sản xuất các loại thuốc như: Novocain, Long não nước, Glucoza 30%,Canxiclorua, Vitamin B1, B12 bao gồm các tổ:Tổ pha chế, tổ đóng ống, tổ hàn ống, tổ kiểm nghiệm và tổ trình bày. - Phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm: chuyên sản xuất thuốc tiêm penicilin kháng sinh và một số loại thuốc penicilin thú y khác, bao gồm các tổ như ở phân xưởng thuốc tiêm. Bên cạnh 3 phân xưởng sản xuất chính, xí nghiệp còn có một phân xưởng sản xuất phụ. Đó là phân xưởng cơ điện- chuyên phục vụ sửa chữa máy móc, thiết bị, cung cấp điện dùng cho sản xuất của xí nghiệp. Ngoài ra, xí nghiệp còn có các tổ phục vụ khác: Tổ khí nén, lò hơi.... nhằm đảm bảo cung cấp lao vụ cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và các bộ phận quản lý. Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy sản xuất- kinh doanh của Xí nghiệp Ban giám đốc PX kháng sinh PX Tiêm PX Viên Tổ pha chế Tổ đóng ống Tổ hàn ống Tổ in ống Tổ soi ống Tổ pha chế Tổ đóng ống Tổ hàn ống Tổ in ống Tổ soi ống Tổ pha chế Tổ đập viên Tổ K. Nghiệm Tổ trình bày c. Đặc điểm qui trình công nghệ: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, qui trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp cũng luôn được đổi mới, hoàn thiện. Từ kỹ thuật chủ yếu là dựa trên các loại thiết bị nhỏ, thủ công của phòng thí nghiệm, đến nay đã phát triển thành công nghệ bào chế hoàn chỉnh. Các phân xưởng sản xuất được trang bị máy móc hiện đại với dây truyền công nghệ sản xuất khép kín, công tác sản xuất ở các phân xưởng đạt trình độ chuyên môn hoá cao; các công đoạn sản xuất từ khâu đầu tiên là pha chế đến khâu cuối cùng là bao gói, nhập kho sản phẩm đều mang tính liên tục và liên quan đến nhau dưới dạng dây chuyền, các bước sản xuất không tách rời nhau và được tổ chức sản xuất hàng loạt lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Cho đến nay, xí nghiệp đã từng bước thay đổi trang thiết bị, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất để nâng cao chất lượng sản xuất, bao gồm: Một dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc viên . Một dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc tiêm. Một dây truyền công nghệ sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. ở mỗi phân xưởng lại có các loại máy chuyên dụng khác nhau. Mỗi loại phục vụ cho một loại dây chuyền sản xuất sản phẩm riêng. Qui trình công nghệ sản xuất của mỗi loại sản phẩm mặc dù không giống nhau nhưng xét về thứ tự công việc thì đều trải qua các công đoạn như sau: - Nguyên liệu sau khi xuất kho sẽ được kiểm tra chất lượng theo các tiêu chuẩn qui định rồi mới chuyển sang công đoạn pha chế. Sau khi pha chế xong, bán thành phẩm của giai đoạn này được kiểm tra lại nhằm đảm bảo đầy đủ yếu tố về tỷ lệ, thành phần, các tính chất cần thiết. Các bước kiểm tra này đều do phòng kỹ thuật tiến hành thông qua các cán bộ phòng tại từng phân xưởng. - Sau giai đoạn pha chế, kiểm nghiệm, các loại thuốc mới được đập viên, đóng ống theo từng loại. Sau khi được trình bày xong, các loại thuốc này đều được kiểm tra về mặt lý, hoá sinh thông qua các tiêu chuẩn như : độ tan, độ cứng, độ bóng, độ bông, độ sơ,... Các công đoạn kiểm tra này đều do phòng kiểm nghiệm tiến hành trên dây chuyền kiểm tra đồng bộ. Cuối cùng là công đoạn đóng hộp, đóng lọ, ép vỉ, phân ống và trình bày sản phẩm. Sơ đồ 6: Mô tả qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp. - Qui trình CN sản xuất sản phẩm của phân xưởng sản xuất thuốc viên. NLchính Phachế Đậpviên Đóngchai Trình bày SP Kiểmtra Nhập kho thành phẩm Tiêuthụ Hấp sấy, tiệt trùng Sấy rửa Bao bì - Quy trình CN sản xuất sản phẩm của phân xưởng thuốc tiêm và kháng sinh Chai lọ Tẩy rửa Hấp sấy Đóngống Hàn ống Soi ống In ống Trình bày Kiểm tra Nhập kho Tiêu thụ Pha chế Nguyên liệu 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Xí nghiệp. Là một đơn vị hạch toán độc lập với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất, kinh doanh thuốc tân dược, cơ cấu quản lý kiểu một cấp, được chia thành các phòng ban, chức năng gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu quản lý của xí nghiệp. Đứng đầu xí nghiệp là Ban giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là ba Phó giám đốc; dưới là các phòng ban chức năng, các bộ phận liên quan trực thuộc làm nhiệm vụ sản xuất hoặc phục vụ sản xuất . Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc: Phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo hai phòng: phòng Tài vụ- Kế toán và Phòng tổ chức. - Ba Phó giám đốc, bao gồm: + Phó giám đốc sản xuất: Thay mặt Giám đốc điều hành các công việc sản xuất và quản lý sản xuất ở các bộ phận hoặc phân xưởng sản xuất, các phòng ban liên quan đến sản xuất. Phó giám đốc sản xuất phụ trách hoạt động sản xuất của 4 phân xưởng: * Phân xưởng sản xuất thuốc viên * Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm * Phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. * Phân xưởng cơ điện. + Phó giám đốc kinh doanh: Thay mặt Giám đốc điều hành các công việc kinh doanh của Xí nghiệp như: Giải quyết vấn đề đầu vào, đầu ra, lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm... trực tiếp chỉ đạo 2 phòng: Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng kinh doanh- Marketing. + Phó Giám đốckhoa học- công nghệ: Phụ trách các vấn đề về công nghệ, dây chuyền sản xuất, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm... chịu trách nhiệm phụ trách các phòng: Phòng kỹ thuật, phòng kiểm nghiêm và phòng nghiên cứu. Các phòng ban chức năng gồm có: -Phòng Tài vụ- Kế toán:Trực thuộc Giám đốc, có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác có liên quan. -Phòng tổ chức: Trực thuộc Giám đốc, thực hiện chức năng giúp Giám đốc trong công tác tổ chức, điều hành các cán bộ, công nhân, lao động hay điều hành công tác của cán bộ công nhân viên. -Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm điều hành bộ máy hành chính, điều hành các hoạt động chung, các vấn đề xã hội, phục vụ đời sống tinh thần cho toàn xí nghiệp. -Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo sản xuất ở các bộ phận hoặc phân xưởng sản xuất. -Phòng thị trường sản xuất: Chuyên nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác sản xuất như: nghiên cứu về tá dược, nghiên cứu về tiến bộ kỹ thuật nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, nghiên cứu việc ứng dụng khoa học công nghệ. -Phòng kiểm nghiệm: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, hàm lượng nguyên liệu khi đưa vào pha chế cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đem đi tiêu thụ. -Phòng thị trường kinh doanh: Thực hiện chức năng tiêu thụ, quảng cáo sản phẩm cho xí nghệp. -Phòng kế hoạch- vật tư: Có nhiệm vụ đảm bảo các yếu tố vật tư như: nguyên liệu, vật liệu, các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Ngoài ra, còn có các phòng ban khác làm nhiệm vụ, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp như: Phòng bảo vệ, phòng đời sống Mặc dù mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận, phòng ban đều có mối quan hệ rất mật thiết để cùng thực hiện nhiệm vụ chung của toàn xí nghiệp. Sơ đồ7:Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp (Trang bên) 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp. 2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với cơ cấu quản lý kiểu một cấp, xí nghiệp tổ chức một phòng kế toán đặt dưới sự quản lý của Giám đốc. Với số lượng nhân viên kế toán không nhiều (10 người), việc hạch toán độc lập nên hình thức kế toán của xí nghiệp theo hình thức tập trung là hoàn toàn phù hợp. Mọi hoạt động kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng kế toán, nhằm đảm bảo tính tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và có hiệu quả. Mặt khác, nhằm đảm bảo tiết kiệm và đạt hiệu quả cao trong quản lý, cơ cấu bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức, sắp xếp gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế hiện nay của xí nghiệp. Với tổng số là 10 người, đa số có trình độ Đại học, có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ và nhiệt tình trong công việc. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ các khâu, tổng hợp báo cáo và lập kế hoạch tài chính. - Phó phòng kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến vốn, TSCĐ, thanh toán với người mua và tiêu thụ. - Hai kế toán nguyên vật liệu: Một kế toán nguyên vật liêụ chính kiêm kế toán thành phẩm; một kế toán nguyên vật liệu phụ và công cụ. - Một kế toán giá thành phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. - Một kế toán giá thành phân xưởng sản xuất thuốc tiêm kiêm kế toán vật liệu khác. - Một kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán tập hợp chi phí sản xuất phân xưởng sản xuất phụ. - Một kế toán tiền mặt kiêm kế toán tập hợp chi phí sản xuất phân xưởng sản xuất chính. - Một kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Một thủ quĩ có nhiệm vụ thu phát tiền. Sơ đồ 9: tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng kiêm kế toán tổnghợp Phó phòng kế toán thanh toán với người mua, TSCĐ, kế toán về vốn và tiêu thụ. Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tập hợp cpsx PXSX chính Kế toán TGNH kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hai kế toán nguyên vật liệu Kế toán giá thành PX thuốc viên và PX thuốc kháng sinh Kế toán giá thành PX thuốc tiêm kiêm kế toán nguyên vật liệu khác Kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán tập CPSX- PXSX phụ . 2.1.4.2.Hình thức kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 1996, Xí nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán mới. Lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn, bởi vì, một mặt xí nghiệp phải củng cố bộ máy quản lý, đổi mới trang thiết bị, máy móc, tổ chức lại tình hình kinh doanh để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh; mặt khác, xí nghiệp lại phải xâydựng lại hệ thống kế toán, cách thức ghi chép, chuyển sổ sách, số liệu từ hệ thống tài khoản cũ sang hệ thống tài khoản mới do Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bằng sự nỗ lực, cố gắng hết mình của Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên kế toán, XNPDPTWI đã dần đưa công tác kế toán mới đi vào hoạt động. Để phù hợp với khối lượng công việc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm sản xuất- kinh doanh hiện nay, XNDPTWI đã áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” và áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ10: Tổ chức hạch toán kế toán ở XNdpTwI Chứng từ gốc và các bảng phân bổ N.K.C.T Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2 Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm TƯ I: 2.2.1. Tổ chức kế toán thành phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm Quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp là quy trình sản xuất kiểu liên tục. Mỗi phân xưởng có một dây chuyền sản xuất khác nhau, trong mỗi dây chuyền sản xuất lại được tổ chức theo các tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất chịu trách nhiệm hoàn thành từng phần việc của thành phẩm. Toàn bộ sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn thành phải qua thử nghiệm. Sau khi đã được bộ phận KSC kiểm tra và công nhận là phù hợp với các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, đảm bảo chất lượng qui định, sản phẩm mới được công nhận là thành phẩm và được phép nhập kho, đem bán hoặc chuyển giao cho khách hàng. Do sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra nhằm để phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh của người dân nên thành phẩm xí nghiệp cung cấp cho xã hội không có nửa thành phẩm hay lao vụ hoàn thành. Thành phẩm mà xí nghiệp sản xuất chủ yếu phục vụ con người nên chất lượng của thành phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của con người, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và trách nhiệm của xí nghiệp. Phân chia theo các phân xưởng sản xuất xí nghiệp có 3 loại thành phẩm là thuốc viên, thuốc tiêm và thuốc kháng sinh. Trong mỗi loại lại bao gồm nhiều loại khác nhau như: Rimifon, Vitamin C,... đối với thành phẩm là thuốc viên; thuốc tiêm gồm các loại như: Vitamin B6, Glucoza 30%, Gentamicyn... còn thuốc kháng sinh tiêm gồm các loại: Nước cất, Cefotaxim... Ngoài ra xí nghiệp còn liên doanh với Trung Quốc để sản xuất một số loại thuốc: Penicillin G 500.000UI, Benzylpenicillin K... Thành phẩm mà hiện nay mà xí nghiệp đang tiêu thụ đều là do xí nghiệp tự sản xuất ra trên cơ sở nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài . Để đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngày càng phong phú, đa dạng, xí nghiệp không ngừng đổi mới trang thiết bị, máy móc, dây chuyền công nghệ, nhập khẩu thiết bị, máy móc từ nước ngoài với mục đích sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Đây có thể coi là những bước đi mạnh dạn và năng động của xí nghiệp trong việc phát triển sản xuất. 2.2.1.2. Đánh giá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là việc xác định trị giá vốn của thành phẩm theo những nguyên tắc nhất định. Đây là khâu rất quan trọng trong tổ chức kế toán thành phẩm. Có rất nhiều phương pháp đánh giá thành phẩm khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý sẽ là tiền đề để hạch toán thành phẩm thuận tiện, chính xác, tạo điều kiện quản lý thành phẩm chặt chẽ đồng thời nâng cao vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán thành phẩm trong xí nghiệp. Đối với thành phẩm nhập kho: Xuất phát từ đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp, từ tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh, từ ý nghĩa, vai trò của thành phẩm mà xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá thành phẩm nhập kho.Giá thành công xưởng Giá thực tế của thành phẩm nhập kho chính là giá thành công xưởng bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu: Gồm toàn bộ nguyên vật liệu chính (1521), nguyên vật liệu phụ (1522), vật liệu khác (1527)... để sản xuất ra một loại sản phẩm. - Chi phí tiền nhân công (334): Là toàn tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đó. - Chi phí sản xuất chung (627): Gồm các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất trong một phân xưởng sản xuất. Ngoài ra, tính vào giá thành công xưởng của sản phẩm nhập kho còn bao gồm các khoản chi phí khác (1121) như: Tiền điện, tiền nước,.. Giá thành công xưởng Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung chính là giá thành công xưởng hay trị giá của thành phẩm nhập kho. Muốn tính giá thành đơn vị sản phẩm, ta lấy giá thành công xưởng chia cho số lượng sản phẩm nhập kho theo công thức: Số lượng thành phẩm nhập kho Giá thành đơn vị thành phẩm = Trị giá thực tế của TP từng lần nhập kho Số lượng TP nhập kho = Giá thành đơn vị TP x Giá thành công xưởng (trị giá thành phẩm nhập kho) được phản ánh trên Sổ tính giá thành của từng phân xưởng. Trích Sổ tính giá thành phân xưởng viên. (Mẫu biểu số 01) Tháng 09 năm 2000 Nhìn trên Sổ tính giá thành phân xưởng thuốc viên ta thấy: Thuốc viên Ampicillin, số lượng nhập kho là 2.752.000 viên. = 162,86 đ/ viên 448.190.682 Giá thành công xưởng: 448.190.682 đ. Đây chính là trị giá nhập kho của Ampicillin. -> Giá thành đơn vị của Ampicillin = 2.752.000 Đối với các sản phẩm khác, việc tính toán cũng được tiến hành tương tự. Cộng giá thành công xưởng của từng loại sản phẩm trong phân xưởng viên sẽ được trị giá nhập kho của phân xưởng thuốc viên trong tháng. Trị giá nhập kho của phân xưởng viên trong tháng 09 năm 2000 là 5.339.655.023 đ. Đây chính là cơ sở để ghi vào Bảng kê số 8, nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, hàng hoá. Đối với thành phẩm xuất kho: Việc tính trị giá thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Công thức tính trị giá thành phẩm xuất kho: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ Trị giá thực tế của thành phẩm nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = + + Sau đó, tính trị giá của thành phẩm xuất kho bằng cách lấy số lượng thành phẩm xuất kho nhân với đơn giá bình quân. Ví dụ: Trích Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 09/ 2000 của phân xưởng thuốc tiêm: Thuốc tiêm Glucoza30% 5ml nhọn có trị giá xuất kho được xác định căn cứ vào những số liệu sau: Số lượng tồn đầu tháng : 54.900 ống. Trị giá thực tế tồn đầu tháng : 13.521.897đ Số lượng nhập trong tháng : 177.900 ống. Trị giá thực tế nhập trong tháng: 31.061.646đ Số lượng xuất kho trong tháng : 131.900đ 13.521.897 + 31.061.646 54.900 + 177.900 191,510 đ/ ống -> Đơn giá bình quân = = -> Trị giá xuất kho của Glucoza30%5ml nhọn là: 131.900 x 191,510 = 25.260.177đ 2.2.1.3. Kế toán chi tiết thành phẩm a) Thủ tục nhập- xuất kho: Sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn tất ở bước công nghệ cuối cùng sẽ được bộ phận KCS kiểm tra, kiểm nghiệm. Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng, qui cách qui định sẽ được nhập kho, thủ kho sẽ ghi vào “Sổ nhập kho thành phẩm” (ghi vào cột số lượng), đồng thời có sự xác nhận và ký chịu trách nhiệm giữa người nhập (là nhân viên ở phân xưởng) và thủ kho, sau đó, thủ kho sẽ lập “ Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên: - Một liên phân xưởng chuyển cho Phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi và quản lý thành phẩm. Sau đó, phòng kế hoạch sẽ chuyển sang cho phòng kế toán. - Một liên được giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó cũng chuyển về cho phòng kế toán. Mẫu biểu số 02 Trích: Sổ nhập kho thành phẩm Tên thành phẩm: Ampi 0,5(casule) vỉ thẳng Tên người nhập Ngày nhập Số lượng ĐVT Thủ kho Người nhập Chị Hoa (PX viên) 04/ 09 396.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 05/ 09 378.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 06/ 09 304.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 26/ 09 486.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 27/ 09 537.000 Viên Cộng 2.101.000 Viên Mẫu biểu số 03 Phiếu nhập kho Số 06 Ngày 06 tháng 09 năm 2000 Họ tên người nhập: Chị Hoa (PX viên) Nhập vào kho: Kho thành phẩm. Ghi có tài khoản:............. Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Ampicillin 0,5 Capsule vt Viên 304.000 304.000 16k x36h x50v 10v Cộng Số tiền ( viết bằng chữ):.......................... Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đối với phần xuất kho: Khi xuất kho thành phẩm cho các chi nhánh, cửa hàng tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, nhân viên phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Nếu xuất bán không thanh toán qua ngân hàng, “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ được lập thành 4 liên: - Một liên giao cho nhân viên từ các cửa hàng đến lấy hàng xuống phòng kế toán làm thủ tục xuất kho. - Kế toán giữ lại 2 liên. - Một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và hoàn tất thủ tục xuất kho cũng như có căn cứ để xuất kho thành phẩm. Định kỳ 2-3 ngày sau khi nhận được các chứng từ này, thủ kho nộp lại cho phòng kế toán. Trường hợp xí nghiệp bán hàng mà phải thanh toán qua ngân hàng thì “Phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ” được lập thêm liên thứ 5 để giao cho kế toán tiền gửi ngân hàng hoàn tất thủ tục gửi ngân hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu biểu số 04) Phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm. Tại Xí nghiệp dược phẩm trung ương I, việc hạch toán thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. - ở kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm để thủ kho ghi thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại thành phẩm và được ghi theo từng tháng. Cuối tháng, thủ kho sẽ tiến hành cộng số phát sinh trong tháng theo từng cột nhập- xuất và tính ra số tồn kho cuối tháng.Thẻ kho do kế toán lập và có mẫu như mẫu biểu số 05. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán cũng ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các chứng từ, giữa thẻ kho của phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho, trên cơ sở “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng trước, kế toán lập “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng này. Báo cáo này được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại thành phẩm theo từng phân xưởng trên cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. Báo cáo được lập từng tháng và đến cuối tháng, kế toán sẽ tính ra được số tổng cộng của từng phân xưởng trong tháng là bao nhiêu (chỉ tính được phần giá trị chứ không thể tính được phần số lượng bởi vì báo cáo được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của nhiều loại thành phẩm ở nhiều phân xưởng sản xuất khác nhau). Sau đó, từ số liệu tổng công trên “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” trong tháng, kế toán sẽ lập Bảng kê số 8- Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm của tháng đó. (Mẫu biểu số 07) Mẫu biểu số 07 Trích Bảng kê số 8 Sau đó, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán có liên quan để ghi vào Sổ Cái TK 155- Thành phẩm. Sổ Cái TK 155 được mở để theo dõi tình số thành phẩm nhập, xuất, tồn kho trong tháng( Số tổng hợp) Sổ Cái TK 155 (Mẫu biểu số 08) 2.2.2. Kế toán bán hàng. 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng. Một đặc điểm nổi bật trong khâu tiêu thụ của Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I là xí nghiệp chỉ tiêu thụ những thành phẩm do chính xí nghiệp sản xuất ra. Xí nghiệp không mua sản phẩm của các đơn vị khác về để bán. Hiện nay, xí nghiệp có quan hệ bạn hàng với rất nhiều doanh nghiệp lớn và nổi tiếng như: Công ty dược phẩm Traphaco, Công ty dược phẩm TƯ I, Công ty dược phẩm Đà Nẵng.... và các đại lý, hiệu thuốc lớn trong cả nước. Để thúc đẩy hoạt động tiêu thụ, xí nghiệp tổ chức 4 cửa hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội và có rất nhiều đại lý, chi nhánh trên khắp cả nước. Xí nghiệp có quan hệ thanh toán với 4 ngân hàng: Ngân hàng Công thương Đống Đa, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Indovina.Hiện nay, phương thức bán hàng chủ yếu của xí nghiệp là bán hàng theo phương thức gửi hàng. Có nghĩa là, ở xí nghiệp có bộ phận bán hàng riêng. Khi sản phẩm sản xuất xong sẽ được đưa đến các cửa hàng do các bộ phận này đảm nhiệm để tiêu thụ. Bộ phận bán hàng này sẽ hưởng lương của xí nghiệp. Các cửa hàng này chỉ bán duy nhất sản phẩm của xí nghiệp. Khi khách đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào liên 3 để ghi sổ. Trên cơ sở đó,nhân viên bán hàng sẽ lập Bảng kê bán hàng đồng thời gửi toàn bộ hoá đơn bán hàng trong tháng cùng Bảng kê đã lập về cho kế toán tiêu thụ. Mẫu Hoá đơn GTGT(Xem mẫu biểu số 09) Tại các cửa hàng, chi nhánh bán sản phẩm của xí nghiệp, các nhân viên sẽ áp dụng các hình thức bán hàng khác nhau như: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền..... Dù là bán hàng theo hình thức trả chậm hay thu tiền ngay; bán buôn hay bán lẻ, bán kí gửi đại lý hay tiêu thụ nội bộ... thì đều được theo dõi chung trên Sổ tiêu thụ còn trị giá vốn của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu... khi xuất bán đều được theo dõi chung trên Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán (Mẫu biểu số 10). 2.2.2.2. Phương pháp xác định trị giá vốn. Để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ của hàng bán tại các chi nhánh, đại lý, quầy hàng của xí nghiệp, kế toán tiến hành tính trị giá vốn của từng loại sản phẩm được, đã được thanh toán hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để kế toán ghi vào Bảng kê số 10. Trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 9/2000 cho biết tình hình nhập- xuất- tồn kho của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng qua các thông số sau: Số lượng tồn đầu tháng: 616.040 viên. Trị giá tồn đầu tháng : 129.120.872đ. Số lượng nhập trong tháng: 520.000 viên. Trị giá nhập : 110.083.094đ. Kế toán tiến hành tính trị giá xuất của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng theo phương pháp bình quân gia quyền: 129.120.872 + 110.803.094 211,193 đ/ viên 616.040 + 520.000 = Đơn giá xuất kho = Cũng trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm trong tháng, số lượng Amocyllin 0,25 nhộng xuất ra là 323.000 viên. Vậy trị giá xuất kho của Amocyllin trong tháng 9/ 2000 là: 323.000 x 211,139 = 68.215.416 đ. Đối với các sản phẩm khác ở từng phân xưởng, việc tính trị giá xuất kho cũng được tiến hành tương tự. Sau đó, kế toán tính ra tổng trị giá vốn xuất kho của từng phân xưởng. Tổng cộng trị giá vốn của các phân xưởng chính là trị giá xuất kho của xí nghiệp trong tháng. Trên cơ sở số liệu của Báo cáo này, kế toán sẽ ghi vào Bảng kê số 8- Nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá và Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán Do ở xí nghiệp sản phẩm ti