Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà máy quy chế Từ Sơn

ó để bước vào một thời kỳ mới. Cùng với các chủ trương, chính sách của Nhà nước, Nhà máy đã vận dụng kịp thời và hợp lý các chủ trương, chính sách đó phù hợp với điều kiện của mình, đồng thời áp dụng những biện pháp quản lý mới như tổ chức lại sản xuất, tìm kiếm thị trường... Một số chỉ tiêu về sản xuất kinh doanh qua các năm. TT Chỉ tiêu Đ.v.tính 2002 2003 2004 1 Doanh thu bán hàng Trđ 14.600 19.000 25.500 2 Số vốn kinh doanh (số cuối năm) Trđ 10.500 16.600 17.000 3 Nộp ngân sách Trđ 276 296 607 4 Số lượng CBCNV Người 415 420 420 2.1.2- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy: Với sản phẩm phong phú và đa dạng phục vụ cho nhu cầu xây dựng các công trình lớn như cầu cống, đường sắt, vận tải, thuỷ điện... Nhà máy đã có những thành tích đáng kể góp phần xây dựng thành công những công trình lớn như đường tàu thống nhất Bắc - Nam, cầu Thăng Long, Chương Dương, Nhà máy Thuỷ Điện Hòa Bình... Ngày nay, chất lượng sản phẩm của Nhà máy ngày càng được nâng cao đáp ứng nhu cầu thị trường. Đặc biệt là các sản phẩm bu lông, đai ốc đã và đang có mặt ở hấu hết các ngành sản xuất, các công trường xây dựng trong cả nước. Với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là phức tạp, tổ chức sản xuất hàng loạt với khối lượng tương đối lớn theo lệnh sản xuất thay theo đơn đặt hàng. Quy trình tổ chức sản xuất sản phẩm của Nhà máy được tổ chức thực hiện ở 4 phân xưởng xưởng chính và 3 phân xưởng phụ. Mỗi phân xưởng đều có những chức năng và nhiệm vụ nhất định phục vụ cho việc chế tạo ra hoàn chỉnh với chất lượng cao. 4 phân xưởng chính bao gồm: - Phân xưởng dập nóng: Sản xuất sản phẩm bằng công nghệ dập nóng chủ yếu là bu lông, đai ốc nửa tinh và thô. - Phân xưởng dập nguội và chuẩn bị sản xuất: Sản xuất sản phẩm bằng công nghệ dập nguội chủ yếu là bu lông, đai ốc tinh. - Phân xưởng cơ khí: Gia công cơ khí cắt gọt sản phẩm, tarôren các loại bu lông, đai ốc đặc chủng, tắc kê ô tô... - Phân xưởng mạ và lắp ráp: Là giai đoạn cuối cùng của công nghệ hoàn chỉnh, các sản phẩm sau khi đã được kiểm tra chất lượng sẽ đưa vào mạ (theo yêu cầu khách hàng), cuối cùng chuyển sang lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh. 3 phân xưởng phụ gồm có: - Phân xưởng dụng cụ: Chuyên chế tạo các khuôn cối, dụng cụ gá lắp phục vụ sản xuất chính. - Phân xưởng cơ điện: Chuyên sửa chữa trung đại tu máy móc thiết bị sản xuất. - Phân xưởng cơ khí dân dụng: Chuyên sản xuất các loại sản phẩm phục vụ công nghiệp nông thôn. Thép Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Phân xưởng dập nguội chuẩn bị sản xuất Dụng cụ Phân xưởng dụng cụ Thép vuốt Thép phôi Phân xưởng Dập nóng Phân xưởng Cơ khí sửa chữa và phụ tùng thay thế sửa chữa và phụ tùng thay thế Phân xưởng Mạ, lắp ráp Phân xưởng Cơ điện Sản phẩm không qua mạ SP qua mạ Kho thành phẩm Dụng cụ Bán hàng Ghi chú: Đường phục vụ sản xuất Đường đi của phôi trực tiếp tạo ra sản phẩm chính 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Nhà máy Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, mô hình quản lý theo hình thức tập trung. Giám đốc được Tổng Nhà máy Máy & Thiết Bị Công Nghiệp thuộc Bộ Công Nghiệp bổ nhiệm, thay mặt Nhà nước quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy và chịu trách nhiệm trực tiếp trước cấp trên (Bộ Công Nghiệp) đồng thời quản lý hoạt động của Nhà máy thực hiện theo pháp luật. Giúp việc cho cho giám đốc gồm có: Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật tất cả các phòng ban, phân xưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc Mỗi phòng ban có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và các nhân viên giúp việc. Mỗi phân xưởng gồm có 2 bộ phận: Bộ phận văn phòng: Gồm có 01 quản đốc, 01 phó giám đốc, nhân viên thống kê kinh tế, 2 - 4 nhân viên sửa chữa cơ điện, 3 - 5 nhân viên vận chuyển và vệ sinh, 3 - 4 nhân viên kho, 1 - 2 nhân viên kỹ thuật . Bộ phận sản xuất: có từ 2 - 8 tổ sản xuất, số lượng công nhân mỗi tổ phụ thuộc vào nhu cầu sản xuất, quy mô phân xưởng và quy trình công nghệ. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng ban hành theo quyết định số 63/QĐ-TC ngày 24/4/1995 của giám đốc Nhà máy. * Phòng Tài chính - Kế toán (hay phòng tài vụ): Là đơn vị trực thuộc giám đốc Nhà máy, có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, hạch toán, thống kê, lập báo cáo tài chính theo quy định. * Phòng kỹ thuật: Là đơn vị trực thuộc giám đốc, có chức năng tham mưu cho giám đốc, nghiên cứu tổ chức, quản lý lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường của Nhà máy theo pháp chế công nghệ mới, môi trường và năng lượng, thiết kế, bố trí sửa chữa lắp đặt, bảo quản trang thiết bị của Nhà máy, chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của các lĩnh vực trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. * Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị trực thuộc Nhà máy, có chức năng tham mưu trên lĩnh vực quản lý hành chính, tổ chức nhân sự, đào tạo, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả hoạt động của công tác này, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. * Ban bảo vệ: Chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tư trong Nhà máy, lập báo cáo tình hình quản lý tài sản của Nhà máy theo định kỳ. Giám đốc KT trưởng Phòng kỹ thuật Phó GĐ SX Phó GĐKT PX dập nóng Phòng TCKT PX cơ điện PX dụng cụ PX mạ lắp ráp PX cơ khí PX dập nguội và chuẩn bị SX Phòng tổ chức hành chính Ban bảo vệ 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Quy Chế Từ Sơn. Phòng tài chính - kế toán của Nhà máy là một phòng thực hiện chuyên môn về quản lý các hoạt động tài chính và phần hành công việc kế toán của Nhà máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy. Phòng kế toán của Nhà máy có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Nhà máy. Phòng kế toán có trách nhiệm lập toàn bộ kế hoạch tài chính của Nhà máy như kế hoạch về vốn, kế hoạch về chi phí, doanh thu và lợi nhuận… Mỗi thành viên trong phòng kế toán được bố trí phân công công việc, nhiệm vụ một cách cụ thể, rõ ràng, phù hợp với khối lượng công việc và sự phức tạp của nghiệp vụ chuyên môn. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán của Nhà máy gồm có 9 người: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 1 phó phòng thường trực hạch toán nội bộ (kế toán quản trị của Nhà máy) và 6 kế toán viên; chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các thành viên như sau: - Kế toán trưởng: Là người được giám đốc Nhà máy phân công phụ trách phòng kế toán - tài chính, có nhiệm vụ giúp giám đốc Nhà máy giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp việc, cố vấn cho kế toán trưởng chỉ đạo việc hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán vào sổ cái, lập báo cáo tài chính, từ đó kiểm tra lại các phần hành của kế toán chi tiết. - Phó phòng kế toán thường trực hạch toán nội bộ: Có nhiệm vụ tính toán các loại giá (như: Giá hạch toán phân xưởng hay còn gọi là giá thành định mức và giá bán sản phẩm…) và theo dõi, giám sát tình hình hạch toán nội bộ các phân xưởng của Nhà máy. - Kế toán bán hàng: Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình bán hàng, trực tiếp mở nhật ký chứng từ cho TK511, 632. Định kỳ lên bảng kê và làm thủ tục về hoá đơn bán hàng. - Kế toán hàng tôn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm): Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thông nhất của Nhà nước cùng Nhà máy. Kế toán hàng tồn kho theo dõi phản ánh chi tiết ghi theo phương pháp sổ số dư. Tập hợp và xác định đúng chi phí sản xuất, theo dõi chi tiết theo từng chi phí đồng thời phản ánh giá trị thành phẩm nhập, xuất kho, sản phẩm tồn kho. Kế toán thành phẩm cũng theo dõi sổ số dư. - Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương, các khoản trích theo, khấu trừ lương cho cán bộ công nhân viên, quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tieu quỹ lương và phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy. - Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Tổ chức ghi chép, phản ánh hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình biến động và di chuyển của tài sản cố định trong nội bộ Nhà máy. Theo dõi việc hình thành và biến động của nguồn vốn huy động của Công ty. - Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình tăng giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Công ty, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thường xuyên số tiền quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán. - Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT: Có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lương của CBCNV được hưởng theo chế độ BHXH quy định… Kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc có liên quan tới thuế GTGT theo quy định của luật thuế GTGT. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán quản trị Kế toán trưởng Thống kê kế toán đơn vị Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Kế toán hàng tồn kho NVL, CCDC, thành phẩm Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Tính giá hạch toán và quản lý GHT nội bộ Kế toán tài sản cố định - Hình thức tổ chức kế toán của Nhà máy: Từ những đặc điểm của nhà máy: Là một doanh nghiệp có quy mô vừa với hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng và liên tục; đồng thời, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ phòng kế toán tương đối đồng đều, hình thức kế toán của nhà máy được thể hiện theo hình thức Nhật ký chứng từ. Với hệ thống sổ kế toán của nhà máy gồm: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết. Cũng như các doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của Nhà máy quy chế Từ Sơn bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N hiện nay, để đáp ứng yêu cầu của việc quản lý và theo dõi một cách chi tiết quá trình lưu chuyển sản phẩm trên sổ sách kế toán của nhà máy áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên đối với hàng tồn kho và sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá của hàng xuất kho. Phương pháp tính giá này cho phép đánh giá trị giá hàng xuất kho theo đúng trị giá thực tế của lô hàng, từng thứ hạng, do đó giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra do biến động của giá cả thị trường. Nhà máy hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư. Định kỳ, sau khi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho theo từng loại hàng quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng hàng tồn kho, cuối tháng theo từng loại hàng vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán hàng tồn kho kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm hàng vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho hàng. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng loại hàng. Sóo dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày. Đối chiếu. Ghi cuối tháng. Hệ thống tài khoản kế toán của Nhà máy: Nhà máy áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. 2.1.5. Đặc điểm sản phẩm và bán hàng tại Nhà máy quy chế Từ Sơn. Bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và quyết định cuối cùng đối với một doanh nghiệp. Việc tiêu thụ sản phẩm kết thúc một quá trình sản xuất chuyển hoá từ vốn hiện vật sang vốn tiền tệ bắt đầu một chu kỳ sản xuất mới. Việc tiêu thụ sản phẩm nhanh hay chậm giúp cho doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất, tăng nhanh vòng quay của vốn và đem lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng rất chú trọng đến khâu bán hàng và có nhiều biện pháp tài chính phù hợp để đẩy nhanh quá trình bán hàng. Để có thể giám sát kịp thời, chính xác đầy đủ về số lượng và giá trị của sản phẩm, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của sản phẩm từ đó phục vụ đắc lực cho các quyết định quản lý của Nhà máy, hàng ngày hay định kỳ sau khi nhận được các chứng từ do ban kho chuyển nên kế toán nên mở sổ chi tiết sản phẩm. Sổ này được đóng thành quyển và có đánh số trang chi tiết cho từng nhóm sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy có thể được chia thành 12 nhóm chính sau: Bu lông tinh Bu lông thô Bu lông mạ nhung Bu lông cường độ cao Đai ốc tinh Đai ốc bán tinh Vòng đệm các loại Vít các loại Gudông Phụ tùng xe máy Phụ tùng xe đạp 12. Tắc kê ô tô Sản phẩm của Nhà máy phục vụ chủ yếu cho các ngành công nghiệp như điện, lắp ráp, xây dựng và khai thác mỏ ... Thị trường bán sản phẩm của Nhà máy chủ yếu là thị trường trong nước. Hiện nay, để đẩy mạnh việc bán sản phẩm, Nhà máy đã sử dụng một số chính sách tài chính nhằm khuyến khích khách hàng như chi thưởng cho khách hàng (tiền tàu xe) nếu khách hàng mua với khối lượng lớn ... Hiện nay, Nhà máy chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm bán thu tiền ngay và giao hàng được người mua chấp nhận nhưng chưa thanh toán. Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của Nhà máy. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là bán hàng và Nhà máy mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Nhà máy đã giao. Nhà máy áp dụng một mức giá chung cho tất cả khách hàng. Việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy chủ yếu được thực hiện theo các đơn đặt hàng (ĐĐH). Căn cứ vào ĐĐH của khách hàng, Nhà máy lập bảng báo giá gửi cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào bảng báo giá, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT. 2.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy. 2.2.1. Chứng từ và quy trình luân chuyển bán hàng. * Chứng từ và sổ kế toán Nhà máy sử dụng. - Hoá đơn GTGT. - Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu thu - Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu. - Bảng kê số 11 - Nhật ký chứng từ số 8. ** Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn được sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành, khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định: - Giá bán (chưa có GTGT) - Thuế GTGT - Tổng giá thanh toán (đã có GTGT) Hoá đơn GTGT của Nhà máy do phòng tài chính - kế toán lập, làm 3 liên Liên 1: Phòng tài chính - kế toán giữ lại Liên 2: Gửi cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3: Gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho. Từ các hoá đơn GTGT, kế toán tổng hợp chứng từ ghi vào sổ theo dõi doanh thu, theo trình tự thời gian, mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng. Để theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán với người mua kế toán sử dụng 2 loại sổ: Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu. Trình tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng để phục vụ cho công tác xác định kết quả bán sản phẩm của nhà máy trên sổ sách kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau. Sổ chi tiết các TK156, 632, Chứng từ gốc 511,521,531,532,641,642,911 Bảng kê số 8, 9, 10, 11 NKCT số 8 (Ghi Có TK156, 511,...911) số 10 (ghi có TK421) Sổ cái TK155, 511, 911,... Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Tài khoản kế toán sử dụng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, để hạch toán các nghiệp vụ KTPS hàng ngày, Nhà máy sử dụng hệ thống TK kế toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Trong kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiện nay ở nhà máy kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK511 "Doanh thu bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ". - TK3387 "Doanh thu chưa thực hiện". -TK911: "Xác định kết quả kinh doanh". - TK632 :"Giá vốn hàng bán". - TK531: "Hàng bán bị trả lại". - TK532: "Giảm giá hàng bán. - TK641: "Chi phí bán hàng". - TK642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp". - TK3331: "Thuế GTGT đầu ra phải nộp". - TK131: "Phải thu khách hàng". - TK155: "Thành phẩm". Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK111, 112, 153,... Kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. * Kế toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng. Nhà máy thiết kế và sử dụng một số mẫu sổ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, cũng như điều kiện và trình độ của các nhân viên kế toán trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của nhà máy được theo dõi và phản ánh các sổ chi tiết sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Từ việc xem xét hệ thống tài khoản kế toán và công tác kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng có thể thấy sự hợp lý, logic trong việc sử dụng sổ sách kế toán với việc sử dụng các tài khoản như đã trình bày ở trên. 2.2.3. Các phương thức bán hàng. Bán hàng là quá trình trao đổi, thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng mà quá trình này ở mỗi doanh nghiệp diễn ra có những điểm riêng khác. Trong nền kinh tế thị trường, phương thức bán hàng không chỉ có tính chất quyết định đối với công tác luân chuyển, bảo quản sản phẩm mà còn có vai trò không nhỏ trong việc thúc đẩy quá trình lưu thông sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Phương thức bán hàng phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng sẽ góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đẩy mạnh bán hàng tiến tới làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quán triệt điều này, Nhà máy quy chế Từ Sơn đã tổ chức bán hàng theo phương thức bán hàng giao trực tiếp. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng mà khối lượng sản phẩm xuất bán mỗi lần có thể nhiều, ít khác nhau. Thực hiện hình thức thanh toán này, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa nhà máy và khách hàng mà khách hàng có thể thanh toán theo 1 trong 2 hình thức: Trả tiền ngay hoặc trả chậm. * Bán hàng thu tiền ngay. Ví dụ: Xem xét trường hợp ngày 15/12/2004 bán Bulon cho Công ty xây lắp điện 1. Hoá đơn GTGT số 0082554. Trị giá xuất kho: 12.306.560. Trị giá lô hàng (chưa có thuế GTGT): 12.608.320. Thuế GTGT 5%: 630.416. Tổng giá thanh toán: 13.238.736. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu thu tiền mặt, kế toán ghi bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết (xem bảng số 1&2) theo định khoản. (1) Nợ TK111 13.238.736. Có TK511 12.608.320. Có TK33311 630.416. Bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm bán hàng trong tháng. Số liệu trong bảng này để ghi vào cột "số lượng xuất" của sổ chi tiết thành phẩm (xem bảng số 3). Báo cáo bán hàng chi tiết được mở theo từng tháng cho tất cả các sản phẩm được xác định là đã bán hàng trong tháng nhằm theo dõi tình hình bán hàng cũng như doanh thu có thuế GTGT trong tháng theo từng mặt hàng. hoá đơn gtgt Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Số: 0082554 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK: Mã số: 0100100671-005 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng. Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK: Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhung M27x100 Bộ 656 19.220 12.608.320 Cộng tiền hàng 12.608.320 Tiền thuế GTGT 5% 630.416 Tổng cộng tiền thanh toán 13.238.736 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, hai trăm ba tám ngàn, bẩy trăm ba sáu đồng. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  nhà máy quy chế Từ Sơn Phiếu xuất kho Ngày 15/12/2004 Số: 54 Họ tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 18.760 12.306.560 Cộng 12.306.560 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, ba trăm linh sáu ngàn, năm trăm sáu mươi đồng. Người nhận Kế toán ghi sổ Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng, là căn cứ ghi vào cột có TK511 và Nhật ký chứng từ số 08. Trên cơ sở sổ chi tiết thành phẩm và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh trị giá vốn xuất sản phẩm bán theo định khoản sau: (2) Nợ TK632 12.306.560. Có TK155 12.306.560. Như vậy, để theo dõi doanh thu của cùng một hoạt động bán hàng, kế toán phải phản ánh đồng thời trên cả bảng kê chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết. Bên cạnh đó, việc phản ánh này còn kéo dài thời gian so sánh đối chiếu số liệu trên các sổ. Bởi nhìn vào báo cáo bán hàng chi tiết người ta có thể biết được số lượng, giá cả, doanh thu của sản phẩm bán nhưng lại không biết khách hàng là ai, đã thanh toán hay chưa. Ngược lại, khi nhìn vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng sẽ thấy được doanh thu, khách hàng là ai, đã thanh toán hay chưa nhưng lại không biết ngay được số lượng sản phẩm bán cũng như giá cả của nó. Bảng số 1: Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004. Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có SPS VL SPHH Đơn vị KH 1/10/04 0087195 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 1.006.880 Bu lông mạ tinh M26x60 Công ty XNK xây dựng Vimeco 1/10/04 0087196 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 15.025.536 Bu lông mạ tinh M24x65 Công ty XNK xây dựng Vimeco ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% 111 511 12.608.320 Bu lông mạ nhung 27x100 Công ty xây lắp điện 1 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26x60 Công ty xây lắp điện 1 3.902.872 Bu lông mạ nhung M26x65 ... ... ... ... ... ... … … … Cộng 5.943.902.120 Bảng số 2: Báo cáo bán hàng chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004. Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải Tên VLSPHH Đ.vị tính Số lượng bán Giá bán Doanh số ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 19.220 12.608.320 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M26 x 60 bộ 728 11.350 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26 x 65 bộ 328 11.899 3.902.872 ... ... ... ... … … Cộng 5.943.902.120 Bảng số 3 Sổ chi tiết thành phẩm Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004 Nhóm thành phẩm: Bu lông mạ nhung Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Quy cách sản phẩm Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số dư đầu kỳ 129.115 275.254.375 SPS trong kỳ 13/10 02 Nhập M6 x 20 154 823 1.046 1.157.138 13.296 11.338.388 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12 54 Xuất M27x100 632 18.760 656 12.306.560 10.296 13.236.888 16/12 55 Xuất M24x60 632 10.255 728 7.465.640 Xuất M24x65 632 10.750 328 3.526.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 172.348 359.509.537 189.275 400.316.675 112.188 234.447.273 hoá đơn gtgt Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 0082555 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK: Mã số: 0100100671-005 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng. Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK: Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Trả sau 20 ngày. Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhungM24x60 bộ 728 11.350 8.262.800 02 Bu lông mạ nhungM24x65 bộ 328 11.899 3.092.872 Cộng tiền hàng 12.16