Đề tài Tổ chức kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc - Nhà máy thiết bị bưu điện

thuận làm thủ tục mua hàng và khách hàng thoả thuận thông báo cho CN mua hàng qua điện thoại, fax,... Chi nhánh phải tổ chức vận chuyển hoặc thuê vận chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu. Phương thức thanh toán áp dụng bán hàng tại CN được phân làm 2 loại đó là: phương thức thanh toán ngay và phương thức thanh toán trả chậm. thanh toán ngay thì khách hàng trực tiếp thanh toán với kế toán tại CN bằng tiền mặt (thường là khách hàng đến mua trực tiếp) còn khách hàng trả chậm thì sau khi giao hàng một thời gian thì khách mới thực hiện thanh toán, có thể đến CN thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (thường là khách hàng mua trả chậm còn nợ đọng). Hàng ngày khi khách hàng đến mua hàng tại CN kế toán viết hoá đơn GTGT cho khách hàng, nếu khách hàng thanh toán ngay thì trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán tiền mặt, nếu khách hàng còn nợ, trả chậm thì hình thức thanh toán là chậm. Hoá đơn GTGT lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Trên hoá đơn này kế toán phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán,... (mẫu như sau). Hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lưu Ngày 10 tháng 2 năm 2000 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EH/99-B N0 085598 Đơn vị bán hàng: Nhà máy TBBĐ Địa chỉ: 61 Trần Phú - HN Số tài khoản: 710A.00009 NHCT Ba Đình - HN Điện thoại:................................................MS: 0100686865 - 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty điện thoại BĐ Yên Bái. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chậm MS: 5200126376 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điện thoại V701 cái 100 164.000 16.400.000 2 Dây lại ĐT cái 50 5.000 250.000 3 Hộp rắc ĐT cái 50 3.000 150.000 4 Gửi hàng BĐ cái 150.000 Cộng tiền hàng: 16.950.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.695.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.645.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu sáu trăm bốn lăm ngàn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Đối với những khách hàng thoả thuận mua qua địên thoại, Fax... Kế toán cũng viết hoá đơn GTGT theo thỏa thuận rồi thực hiện vận chuyển tới địa điểm yêu cầu của khách hàng. Quá trình giao hàng này phải được xác nhận bằng văn bản: “Biên bản giao nhận hàng hoá” mẫu như sau: Tổng công ty BCVT Việt Nam Nhà máy thiết bị bưu điện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- Biên bản giao nhận hàng Căn cứ hợp đồng số:....................ngày / / , giữa nhà máy Thiết bị bưu điện với: Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm: + Bên giao: - Ông : Ngô Văn Thuấn. - Chức vụ : Tiếp thị. - Đại diện cho : Nhà máy Thiết bị bưu điện. + Bên nhận: - Ông : - Chức vụ : - Đại diện cho : Bưu điện Đông Triều. Tiến hành giao nhận hàng tại địa điểm: Gồm: - Hoá đơn số : 85549 ngày 25 tháng 3 năm 2000 - Nội dung : Giao nhận thiết bị viễn thông. Số thị trường Tên sản phẩm Đơn vị Số lượng theo hoá đơn Số lượng thực tế giao nhận Chất lượng Ghi chú 1 TS200-100K cái 01 01 tốt 2 TS100-50K cái 15 15 tốt 3 TS100-30K cái 20 20 tốt Tổng cộng Hai bên giao nhận đầy đủ hàng và hoá đơn Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Bên giao (Ký và ghi rõ họ tên) Bên nhận(Ký và ghi rõ họ tên) Tất cả các nghiệp vụ phản ánh trên hoá đơn GTGT dù là hình thức thanh toán ngay (tiền mặt) hay hình thức thanh toán chậm (chậm) được kế toán ghi chép phản ánh ngay vào sổ “Sổ theo dõi bán hàng” sau khi viết hoá đơn xong. Sổ này được dùng để ghi chép cập nhật hàng ngày càng nghiệp vụ bán hàng thể hiện rất chi tiết các nội dung bán như: tên khách hàng, tên sản phẩm hàng hoá bán cho khách theo hoá đơn GTGT là cơ cở để theo dõi phản ánh tiếp vào sổ sách sau này. Mẫu sổ theo dõi bán hàng được kế toán ghi chép thủ công không thiết kế trên máy, mẫu như sau: Sổ theo dõi bán hàng năm 2000 Ngày Số HĐ Tên đơn vị mua hàng Nội dung mua Đơn giá Thành tiền VAT Cộng Tên sản phẩm Số lượng .......... Cộng tháng 2 1/2 83768 Bưu điện Hà Nam ĐT V701 10c 137.900 1.379.000 137.900 1.516.900 1/2 83769 C.ty DVVT BĐ KP600-250x2K 20c 2.839.000 56.780.000 5.678.000 62.458.000 10/2 85598 Bưu điện Yên Bái ĐT V701 100c 164.000 16.400.000 Dây lắp ĐT 50c 5.000 250.000 Hộp rắc ĐT 50c 3.000 450.000 Gửi hàng BĐ 150.000 .......... 16.950.000 1.695.000 18.645.000 Cộng tháng 3 2.902.530.092 235.305.779 3.137.835.871 ............. Song song với việc phản ánh nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo dõi bán hàng kế toán còn căn cứ vào hoá đơn GTGT để phân chúng thành hai loại theo phương thức thanh toán đó là phương thức thanh toán ngay và phương thức thanh toán chậm để phản ánh vào sổ liên quan. Các hoá đơn có hình thức thanh toán ngay (bằng tiền mặt) là rất ít kế toán tập hợp riêng để phản ánh vào bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra cho từng tháng đến cuối tháng tính tổng cộng doanh số bán ra để ghi vào sổ Nhật ký chung, mẫu Bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra như sau: Mẫu số: 02/GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra cN1 Tháng 3 năm 2000 Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy Thiết bị Bưu điện. Mã số: 0100686865-1 Địa chỉ: 61 Trần Phú. TK 1111 Chứng từ Tên khách hàng TK Mức thuế Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế giá trị gia tăng Tổng cộng Số Ngày Nợ Có 20270 1/3 Hưng - PX4 1111 511 10% 56.000 5.600 61.600 20271 6/3 C.ty gạch ốp lát Hà Nội 1111 511 10% 960.000 96.000 1.056.000 20272 7/3 Lan - Hải Phòng 1111 511 10% 1.801.000 180.000 1.981.000 20273 12/3 Thuỷ - 17 Hàng Bài 1111 511 10% 800.000 80.000 880.000 20021 13/3 Bình-Bộ tư lệnh thông tin 1111 511 5% 3.000.000 150.000 3.150.000 ................ Cộng 210.164.800 16.589.100 226.744.900 Phát sinh cùng với hoá đơn GTGT đã thanh toán ngay đó là nghiệp vụ thu tiền khách hàng thanh toán ngay tiền hàng với kế toán, kế toán sẽ lập phiếu thu để phản ánh. Nguyên tắc đối với kế toán viết phiếu thu, phiếu chi là chỉ khi nào nhận được tiền thì mới phản ánh, khi nào có văn bản cụ thể về chi tiền mới phản ánh. Trên phiếu thu các nghiệp vụ phải được định khoản phản ánh nghiệp vụ rõ ràng, mẫu như sau: Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu thu Ngày 6 tháng 3 năm 2000 Số 464 Mẫu số 01-TTQĐ số 1141TC/CĐKTngày 1 tháng 11 năm 1995của Bộ Tài chính Có TK 511 : 3.980.000 TK 3331 : 398.000 Họ tên người nộp tiền : Bùi Đức Thắng Địa chỉ : Bưu điện Gia Lâm Lý do nộp : Thu tiền theo hoá đơn số 085598 Số tiền : 4.378.000 (viết bằng chữ) : Bốn triệu ba trăm bảy tám nghìn đồng. Kèm theo...................... Chứng từ gốc................. Ngày.....tháng......năm 2000 Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Người lập biểu(Ký, họ tên) Người nộp(Ký, họ tên) Thủ quỹ(Ký, họ tên) Căn cứ vào các phiếu thu trong ngày phát sinh kế toán tập hợp lại tính tổng rồi phản ánh vào Nhật ký quỹ như sau: Nhà máy thiết bị bưu điện Chi nhánh 1 Nhật Ký quỹ tiền mặtTháng 3 NT Thu Chi Diễn giải Nợ Có Thu Chi Số dư Tồn đầu kỳ 58.532.001 5/3/00 1 Tuấn Thanh chợ Hoà Bình 111 131 13.992.000 5/3/00 2 Cô Liên CH62 Trần Phú 111 131 45.000.000 6/3/00 3 Thu tiền bán hàng 111 511 3.980.000 6/3/00 3 111 3331 398.000 6/3/00 4 Thu tiền bán hàng 111 511 1.114.000 111 3331 92.000 8/3/00 5 Thu tiền bán hàng 111 511 1.600.000 111 3331 12/3/00 1 Tiếp đoàn khách BĐ Quảng Ninh 6418 1111 1 1331 1111 ..................... Cộng 348.613.300 298.097.400 Tồn cuối tháng 109.047.911 Sổ Nhật ký quỹ (chi tiết tiền mặt) được mở cho cả tháng phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra trong tháng như thanh toán công nợ của khách hàng, chi mua hàng, chi tiếp khách,... và rất nhiều các khoản khác, không chỉ riêng khoản thu tiền của khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. Thực chất của sổ Nhật ký quỹ là bảng tổng hợp tất cả các chứng từ gốc về thu chi tiền mặt (kèm theo các chứng từ biên bản lý do thu chi cụ thể). Căn cứ vào sổ Nhật ký quỹ, cuối tháng lọc ra những khoản thu chi tổng hợp cho cả tháng phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Để tổng hợp các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại CN theo từng khoản tách biệt phản ánh cho một chỉ tiêu. Kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký quỹ để phản ánh vào bảng tổng hợp thu chi tiền mặt cho từng tháng và cả quý. Bảng này chính là bảng phản ánh dòng tiền thu vào và chi ra của CN chi tiết theo từng khoản, mẫu như sau: Bảng tổng hợp thu chi tiền mặt - 2000 Trung tâm I - Nhà máy TBBĐ Quí I ND Diễn giải Mã Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Quí I Tồn đầu kỳ 1 121.586.269 122.608.701 58.532.011 121.586.269 Phần thu Nợ 111Có các TK khác Thu tiền bán hàng TK 511 240.355.840 148.339.400 210.146.800 598.842.550 Thuế GTGT TK 333.1 19.737.250 11.488.200 16.598.100 47.823.550 Phải thu của KH TK 131 119.633.375 73.978.710 121.868.400 315.480.485 Tăng nợ nhà máy TK 336 161.598.301 149.000.000 310.598.301 Thu bất thường TK 721 0 Quỹ khen thưởng phúc lợi TK 431 80.000.000 80.000.000 Cộng thu TM 2 621.324.766 382.806.310 348.613.300 1.352.744.376 Phần chi Có 111Nợ các TK khác Chi phí bán hàng TK 641 162.785.060 182.223.621 169.554.136 514.562.817 Chi phí NVL TK 611 131.431.400 139.342.940 44.330.780 315.105.120 Thuế TK 133.1 17.760.573 10.316.439 11.435.484 39.512.496 Nộp tiền bán hàng TK 336 5.000.000 5.000.000 Tăng nợ khách hàng TK 131 0 Phải trả khách hàng TK 331 4.636.000 43636.000 Nộp thuế GTGT TK 333.1 161.598.301 161.598.301 Tài sản cố định TK 211 11.727.000 11.727.000 Chiết khấu hoa hồng TK 521 0 Chi quỹ khen thưởng TK 431 80.000.000 80.000.000 Tạm ứng TK 141 0 Trích trước tiền sửa nhà TK 142 50.000.000 50.000.000 68.141.000 168.141.000 Trả tiền ông Ninh Đội Cấn 65.000.000 65.000.000 Cộng chi TM 3 620.302.334 446.883.000 298.097.400 1.365.282.734 Tồn quỹ cuối tháng (4=1+2-3) 122.608.701 58.532.011 109.047.911 109.047.911 Các hoá đơn có hình thức thanh toán chậm được kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (NKBH). Đặc điểm của NKBH tại CN phản ánh các nghiệp vụ bán chịu tức là phát sinh nợ TK 131 chứ không ghi các nghiệp vụ làm giảm số phải thu của khách hàng. Sổ NKBH này được phản ánh cập nhật hàng ngày các nghịêp vụ bán chịu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và được mở cho từng tháng. Thường thì định kỳ kế toán cộng tổng rồi phản ánh vào sổ cái (ghi theo kế toán thủ công) nhưng kế toán tại CN mở sổ NKBH cho cả tháng cuối tháng cộng tổng rồi phản ánh vào sổ Nhật ký chung chứ không ghi vào sổ cái luôn. VD Kế toán mở sổ NKBH theo dõi nghiệp vụ bán chịu cho tháng 3 như sau: nhật ký bán hàng Tháng 3 /2000 Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ 131 TK ghi Có SH NT 511 3331 85561 4/3/00 BĐ Đô Lương - Nghệ An 8.610.000 8.200.000 410.000 BĐ Đô Lương - Nghệ An 13.200.000 12.000.000 1.200.000 BĐ Đô Lương - Nghệ An Total 21.810.000 20.200.000 1.610.000 87699 5/3/00 BĐ Anh Sơn - Nghệ An 6.000.500 5.455.000 545.500 BĐ Anh Sơn - Nghệ An Total 6.000.500 5.455.000 545.500 87698 5/3/00 BĐ Cửa Lò - Nghệ An 48.196.000 38.360.000 3.836.000 BĐ Cửa Lò - Nghệ An 3.331.500 6.030.000 301.500 BĐ Cửa Lò - Nghệ An Total 48.527.500 44.390.000 4.137.500 ............... Cộng 2.926.317.671 2.712.651.292 213.666.379 Để tạo điều kiện thuận lợi cho thanh toán với những khách hàng thực hiện trả chậm kế toán đã theo dõi phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của khách hàng trả chậm vào sổ riêng đó là sổ công nợ. Do khách hàng đến mua ở các tỉnh lẻ khác nhau nên sổ công nợ được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng ở các tỉnh đó. Trang đầu của sổ công nợ được sử dụng để ghi tên liệt kê các khách hàng theo tỉnh, các trang tiếp theo mở để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh cho khách hàng lên từng trao (mỗi khách hàng được mở ghi chép một trang sổ), mẫu như sau: Sổ công nợ năm 2000 Tài khoản: 131 Đối tượng thanh toán: Bưu Điện Yên Bái Chứng từ Diễn giải Nợ Có Ghi chú NT SH Dư nợ 1999 2.706.900 1/2 HĐ3721 Mua kìm bưu chính 722.400 17/2 PT170 2.706.900 722.400 9/3 HĐ3750 Mua cân 1144 1.683.000 31/3 PT296 2.405.400 0 Cộng quý 1 5.112.300 5.112.300 Sổ công nợ là căn cứ để kế toán theo dõi hạch toán chi tiết vào bảng cân đối TK 131. Bảng này kế toán lập mở cho từng tháng có tác dụng theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng khách hàng một có quan hệ mua với CN, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng. Kết cấu trên bảng cân đối tài khoản: số dư nợ phản ánh số phải thu của khách hàng hiện còn đầu kỳ, số dư có phản ánh số tiền khách hàng trả còn thừa hoặc ứng trước tiền hàng. Phát sinh nợ: phản ánh doanh thu bán chịu, thuế GTGT đầu ra và số tiền chi phục vụ cho bán hàng trả chậm. Phát sinh có: phản ánh số tiền mặt hay tiền gửi đã được khách hàng thanh toán trong tháng về số tiền hàng bán chịu và các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại. Số dư cuối kỳ: dư có phản ánh số tiền khách hàng ứng trước còn dư cuối kỳ, dư nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng cuối kỳ. Mẫu bảng cân đối TK 131 (trang bên). Theo yêu cầu của kế toán thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy hàng tháng kế toán tại nhà máy phải lập ra bảng kê bán hàng và bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra,... gửi về cho kế toán tại nhà máy kịp thời. Ví dụ: mẫu bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra tháng 1 như sau: bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra CN1-Nhà máy Thiết bị Bưu điện tháng 1/2000 Mã số thuế: 0100686865-1 Số CT Ngày Tên khách hàng DS bán ra Mức thuế VAT % Thuế VAT Cộng .................... 6552 7/1/00 Tuấn Thành số 9 Thịnh Yên 9.660.000 10 966.000 10.626.000 6553 7/1/00 Bưu điện Lạc Thuỷ Hoà Bình 4.490.000 10 449.000 4.939.000 6554 7/1/00 Bưu điện Lạc Thuỷ Hoà Bình 2.600.000 10 260.000 2.860.000 6555 7/1/00 Bưu điện Lao Cai 1.045.000 5 52.250 1.097.250 6556 7/1/00 Công ty điện thoại Vĩnh Phúc 1.010.000 5 50.500 1.060.500 6557 7/1/00 Bưu điện Lai Châu 701.000 5 35.500 745.500 6558 8/1/00 Công ty cổ phần xây lắp BĐ 10.800.000 10 1.080.000 11.880.000 Công ty cổ phần xây lắp BĐ 2.400.000 5 120.000 2.520.000 .................... Cộng 2.655.600.200 223.388.573 2.878.994.773 Loại thuế 5% 843.523.100 5 42.180.263 885.703.363 Loại thuế 10% 1.812.083.100 10 181.208.310 1.993.291.410 Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra là căn cứ để kế toán tính thuế GTGT đầu ra của số lượng hàng bán tại CN hàng tháng tổng hợp số liệu của 3 tháng sẽ được tổng thuế VAT đầu ra của quí I năm 2000 trên “bảng kê thuế GTGT”. Do sản phẩm của nhà máy chịu hai loại thuế suất 5% và 10% khi bán ra kế toán cũng phải phải ánh tách riêng số thuế GTGT đầu ra cho từng loại, cụ thể như bảng trên. Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra là căn cứ để phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp của CN. Để tính ra số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ của CN kế toán phải xác định số thuế GTGT đầu vào. Do hàng CN được nhập từ sản phẩm gửi bán của nhà máy và hàng CN mua ngoài nên thuế GTGT đầu vào được dựa trên hai loại hàng hoá nhập vào này, cụ thể kế toán đã lập ra bảng tổng hợp TK 331. Bên Nợ TK 331: phản ánh trị giá của hàng nhập vào và số thuế tương ứng của hàng nhập đó. Bên Có TK 331: phản ánh trị giá của số hàng đã nhập, quyết toán với nhà máy và trị giá hàng bị người bán trả lại nhập trả kho nhà máy. Thể hiện chi tiết trên bảng tổng hợp TK 331 như trang bên. Số thuế của hàng nhập từ nhà máy gọi là thuế giá vốn, còn số thuế hàng chi phí mua ngoài được tách riêng dựa trên Nhật ký quỹ chi ra để mua những gì tương ứng với số thuế đó để phản ánh thuế VAT đầu vào. Kế toán tính ra số thuế GTGT đầu ra và đầu vào cho từng tháng, cuối quí tổng hợp trên “Bảng kê thuế GTGT” như sau: Bảng kê thuế GTGT năm 2000Chi nhánh 1 - Nhà máy thiết bị bưu điện Tháng Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào khấu trừ Cộng VAT đầu vào Số thuế phải nộp Thuế giá vốn TSCĐ Thuế chi phí, NVL Tháng 1 233.388.573 197.846.886 17.760.573 215.607.459 7.781.115 Tháng 2 177.001.636 133.977.472 14.379.579 148.357.051 28.644.585 Tháng 3 227.121.779 202.374.857 12.263.116 214.637.973 12.483.806 Cộng quí I 627.511.988 534.199.214 44.403.268 578.602.483 48.909.506 * Các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Đây được coi như là các chính sách bán hàng quan trọng đối với mọi DN thực hiện bán hàng bởi vì nó tác động trực tiếp đến quyền lợi của khách hàng. Thực hiện tốt các chính sách này đối với khách hàng càng tăng thêm mối quan hệ mua bán với DN lâu dài hơn, sản phẩm của DN tiêu thụ được nhiều hơn, tăng doanh số bán hàng. Hiện nay tại CN chưa thực hiện được khoản chiết khấu nào cho khách hàng với lý do khách hàng mua chịu rất nhiều, thanh toán ngay tiền hàng rất ít, thường khách hàng mua hàng thanh toán ngay là những khách hàng mua hàng của CN không thường xuyên và họ mua số lượng hàng ít, tổng số tiền phải tính toán cho số hàng mua không nhiều, còn khách hàng thanh toán trước tiền hàng là rất ít, cụ thể nhìn trên bảng cân đối TK 131 số dư có là 136.881.157đ do vậy mà CN không thực hiện chiết khấu cho khách hàng. Cũng chính lý do nêu trên các khoản giảm giá hàng bán bị trả lại chủ yếu xảy ra đối với khách hàng mua chịu chứ khách hàng thanh toán tiền hàng ngay là rất ít xảy ra. Trường hợp giảm giá cho khách hàng và hàng bán bị trả lại đều phải có văn bản đề nghị của bên khách hàng và được sự đồng ý của ban quản lý mới thực hiện. Giảm giá cho khách nào hoặc khách hàng nào trả lại hàng kế toán sẽ điều chỉnh ngay trên sổ công nợ và thực hiện bút toán điều chỉnh ngay trên bảng cân đối TK 131, hoặc kế toán tập hợp tất cả các văn bản này trong tháng tính ra số giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán trả lại định khoản phản ánh trên sổ Nhật ký chung vào cuối tháng. Bất kỳ một hình thức kế toán nào cũng bao gồm hai loại sổ là sổ Chi tiết (dùng để diễn giải chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng cần phải phản ánh chi tiết) và sổ Tổng hợp (dùng để tổng hợp tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cùng một sổ). Tại CN đã áp dụng hình thức kế toán bán hàng là Nhật ký chung nên tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra tại CN bán hàng đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung với nội dung tổng hợp vào cuối tháng. Cơ sở số liệu để tổng hợp vào sổ Nhật ký chung là các chứng từ gốc và Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng, Nhật ký quỹ) sổ này được kế toán mở cho từng tháng để phản ánh ghi chép nghiệp vụ bán hàng xảy ra tại CN. Mẫu sổ Nhật ký chung như trang bên. Sự khác biệt cơ bản giữa Nhật ký chung (NKC) tại CN với sổ NKC của kế toán thủ công là sổ này được kế toán lập trên máy, lợi dụng tính năng của máy kế toán lập các bút toán kết chuyển cuối tháng và cuối quý ngay trên sổ và lọc ra những cặp tài khoản đối ứng ghi vào sổ cái bởi vậy sổ cái được phản ánh vào cuối quí, nội dung rất gọn phản ánh rất tổng hợp tức là gọn nhẹ, đơn giản dễ xem dễ kiểm tra đối chiếu. Căn cứ vào SNK các sổ cái sẽ được được mở để phản ánh vào cuối quí. VD: Mẫu sổ cái doanh thu bán hàng như sau: sổ cái quí I - 2000 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu TK : 511 NT Diễn giải TK PS nợ PS có Số dư 1/1/00 Dư đầu kỳ 0 Doanh thu tiền mặt 111 598.842.040 Doanh thu trả séc 112 125.152.000 Doanh thu ghi nợ 131 7.270.780.007 K/c DT hàng bán bị trả lại 531 353.799.193 K/c khoản giảm giá hàng bán 532 190.000 K/c doanh thu thuần 911 7.640.784.854 Cộng 7.994.774.047 7.994.774.047 31/1/00 Dư cuối kỳ 0 Từ sổ cái các tài khoản được lập ra vào cuối quí này kế toán cộng số phát sinh nợ, phát sinh có xác định số dư để lập bảng cân đối tài khoản (xem bên cạnh). * Kế toán giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng. Hàng của CN bán ra chủ yếu là hàng của nhà máy giao cho CN, CN cũng mua sản phẩm bên ngoài về thực hiện kinh doanh nhưng rất nhỏ so với hàng nhà máy. Khi nhập kho hàng nhà máy thủ kho quản lý hàng tại CN sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nhà máy giao) thực hiện theo dõi quản lý số lượng vào thẻ kho. Thẻ kho được lập theo dõi cho từng loại sản phẩm hàng hoá, đến cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng nhập, xuất, tồn trên từng thẻ kho của từng loại sản phẩm tiến hành lập bảng tổng hợp TK 156, trên bảng này theo dõi chi tiết cho hai loại hàng đó là hàng nhà máy và hàng của CN. Cột phát sinh nợ: phản ánh trị giá hàng nhập vào trong quí (hàng nhà máy nhập về phản ánh đối ứng với TK 331, hàng mua ngoài đối ứng với TK 111 và TK 331). Cột phát sinh có: phản ánh trị giá của hàng đã xuất bán trong kỳ và số lượng hàng trả lại nhà máy (do khách hàng trả lại hàng). Số dư đầu, cuối kỳ: phản ánh trị giá của hàng hoá còn tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Mẫu bảng tổng hợp TK 156 trang bên. Để xác định giá vốn kế toán dựa vào giá vốn hàng bán của NM giao xuống cùng số lượng ghi trên các thẻ kho để tính ra trị giá vốn trên bảng tổng hợp TK 156 (như trên). Kế toán không mở sổ chi tiết hàng hoá nào để phản ánh giá vốn cả. Căn cứ vào trị giá vốn xác định cho từng tháng trên bảng tổng hợp TK 156, kế toán tổng hợp vào “Bảng kê tổng hợp các khoản chi phí”. Ngoài chi phí về giá vốn tại CN còn có khoản chi phí về bán hàng do vậy kế toán phải lập ra bảng kê chi phí (chi tiết chi phí bán hàng cho từng tháng và cả quí). Căn cứ vào các khoản chi phí phát sinh trên Nhật ký quỹ và một số sổ khác kế toán lập lên bảng kê chi phí phản ánh chi phí bán hàng cho từng khoản phát sinh hàng tháng và cả quí, mẫu như sau: Bảng kê chi phí năm 2000 TT1 - Nhà máy Thiết bị bưu điện TT Nội dung Mã Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng LK 1 Chi lương (TK 6411) 26.485.000 43.385.0000 26.485.000 96.355.000 2 Thuê xe vận chuyển (TK 6412) 17.922.000 42.540.021 21.837.000 82.299.021 3 Mua thiết bị văn phòng (TK 6413) 1.589.000 8.410.281 9.999.281 4 Thuê cửa hàng, sửa chữa (TK 6414) 30.367.200 16.504.900 9.271.900 56.144.000 5 Bốc vác, bảo hành, DV mua ngoài (TK 6417) 8.440.000 17.673.000 35.642.520 61.755.520 6 Tiếp khách, hội thảo, hội nghị, triển lãm (TK 6418) 77.981.860 62.120.700 67.907.427 208.009.987 Chi quảng cáo, in lịch 2000 (trả séc CK), catolog Cộng chi phí Tiền mặt 01 162.785.060 182.223.621 169.554.136 514.562.817 Khấu hao TSCĐ 10.869.200 5.434.600 16.303.800 Cộng chi phí TK 641 (03=01+02) 03 162.785.060 193.092.821 174.988.736 530.866.677 1 Nguyên vật liệu (TK 611) 45.053.400 172.474.000 23.400.000 240.927.400 2 Tài sản cố định (TK 211) 11.727.000 11.727.000 3 Giảm giá hàng bán (TK 532) 194.000 194.000 4 Chiết khấu bán hàng (TK 521) 0 Tăng nợ khách hàng TK 131 4.636.000 4.636.000 Cộng 04 56.780.400 127.474.000 28.230.000 257.484.400 Cộng quí III (05=03+04) 05 219.565.460 365.566.821 203.218.728 788.351.009 Kế toán tại CN chỉ tổng hợp chung kết quả kinh doanh của CN mình cho tất cả các loại sản phẩm bán chứ không quản lý theo dõi chi tiết số lượng sản phẩm xuất kho để tính ra trị giá vốn thực tế xuất bán và chi phí bán hàng cũng không phân bổ cho từng sản phẩm xuất bán nào cả. Do vậy kế toán tổng hợp các khoản chi phí về giá vốn hàng xuất bán và chi phí bán hàng vào bảng tổng hợp như trang bên.Chi phí giá vốn được tách cho hai loại hàng(hàng NM,hàng CN)Kế toán phân bổ như sau: Bảng tổng hợp các khoản chi phí năm 2000 TT1 - Nhà máy Thiết bị bưu điện TK Có Tháng Giá vốn hàng bán Chi phí (TK 641) Chiết khấu TK 521 Cộng luỹ kế Hàng NM NVL mua ngoài Chi tiền mặt KH TSCĐ Tháng 1 2.378.269.516 107.029.240 162.785.060 2.648.083.816 Tháng 2 1.585.549.014 226.802.374 182.223.621 10.869.200 2.005.444.209 Tháng 3 2.547.745.304 77.027.568 169.554.136 5.434.600 2.823.300.293 Cộng Quí I 6.511.563.834 410.859.182 514.562.817 16.303.800 0 7.476.828.318 Kế toán phân bổ chi phí bán hàng cho hai loại hàng (hàng NM và hàng CN) theo giá vốn như sau: = x = x 6.511.563.834 = 499.358.657 * Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Căn cứ vào các sổ cái kế toán đã lập vào các bảng kê tổng hợp ở trên kế toán tổng hợp lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Xem trình tự các sơ đồ và bảng số liệu sau: - Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh tại chi nhánh. - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh. * Quyết toán với NM: Như vậy cuối quí kế toán tổng hợp các bảng tổng hợp đã lập ở trên thành một bảng báo cáo quyết toán thực hiện quyết toán NM. Báo cáo quyết toán bao gồm: (1) Báo cáo kết quả kinh doanh (Phần I: lãi lỗ; phần II: tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước; phần III: thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn). (2) Bảng cân đối tài khoản kế toán. (3) Các bảng kê tổng hợp bao gồm: Bảng kê tổng hợp các khoản chi phí, bảng kê thuế GTGT, bảng tổng hợp thu chi tiền mặt, bảng tổng hợp TK 131,... Ngoài ra để theo dõi chi tiết thanh toán tiền bán hàng với NM kế toán đã mở bảng kê thanh toán tiền bán hàng với NM phản ánh trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bán hàng theo từng khách hàng. Bảng này được mở theo dõi cho từng tháng. VD: Tháng 3/2000 kế toán phản ánh