Đề tài Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I

anh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. Bởi vậy, việc phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân của mọi sự ngưng trệ, khê đọng các khoản thanh toán, nhằm tiến tới làm chủ về tài chính có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Phân tích các khoản phải thu: Để nghiên cứu các khoản phải thu đã ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào, cần so sánh tổng số các khoản phải thu với tổng số tài sản lưu động hoặc với tổng số các khoản phải trả. Nếu tỷ số trên nhỏ hơn 1 thì không có ảnh hưởng gì đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu tỷ số trên lớn hơn 1 thì doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý kịp thời, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn. Phân tích các khoản phải trả: Cần so sánh tổng số các khoản phải trả với tổng số vốn lưu động tự có để có nhận thức chung về yêu cầu thanh toán. Cần phân tích các khoản nợ quan trọng và phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong thanh toán. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào bảng cân đối kế toán để đánh giá tình hình thanh toán thì chưa đủ, mà còn phải sử dụng các tài liệu hạch toán hàng ngày và một số tư liệu thực tế khác để có kết luận chính xác. Chẳng hạn, cần phải nghiên cứu xác định tính chất thời gian và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả, cũng như các biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để thu hồi nợ, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn hoặc thanh toán nợ. 2- Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp: Tình hình tài chính của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tình hình thanh toán. Để thấy rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Khi phân tích khả năng thanh toán cần dựa vào tài liệu hạch toán có liên quan để sắp xếp các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán theo một trình tự nhất định. Trình tự sắp xếp phải thể hiện được nhu cầu thanh toán ngay, chưa thanh toán ngay, cũng như khả năng huy động để thanh toán ngay và huy động để thanh toán trong thời gian tới. Hệ số khả năng thanh toán hiện thời: Tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt hay xấu, khả quan hay không khả quan được phản ánh qua khả năng thanh toán. Khả năng thanh toán của doanh nghiệp biểu hiện ở số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện có, có thể dùng để trang trải các khoản công nợ của doanh nghiệp. Để đánh giá và phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cần tính hệ số khả năng thanh toán hiện thời sau đây: Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán (K) hiện thời = Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán (K) phản ánh mối quan hệ giữa khả năng thanh toán và nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Hệ số khả năng thanh toán (K) là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. K >= 1- Doanh nghiệp có khả năng thanh toán, trang trải hết công nợ, tình hình tài chính ổn định hoặc khả quan. K < 1- Doanh nghiệp không có khả năng trang trải hết công nợ, thực trạng tài chính không bình thường, tình hình tài chính gặp khó khăn. K càng nhỏ- phản ánh thực trạng tài chính của doanh nghiệp càng gặp nhiều khó khăn, mất dần khả năng thanh toán và doanh nghiệp có nguy cơ phá sản. Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả kinh doanh của mình. Trong mối quan hệ bình đẳng và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước bạn hàng kinh doanh. Doanh nghiệp phải luôn luôn tính toán và dự kiến một tình thế xấu nhất có thể xảy ra là cùng một lúc phải đủ sức thanh toán hết các khoản công nợ. Mức độ không có khả năng thanh toán có thể khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp như: - Doanh nghiệp không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán ngay cho người bán hàng. - Các khoản tiền vay đã quá hạn. - Số tiền nợ người bán hàng “đã quá hạn” ngày càng tăng lên. - Các khoản phải nộp ngân sách, các khoản lương công nhân viên đã quá hạn, không thanh toán được. - Để thanh toán các khoản công nợ trên, doanh nghiệp có thể dùng toàn bộ số vốn bằng tiền và những tài sản có thể chuyển hoá thành tiền được như: + Vốn bằng tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ). + Toàn bộ các khoản phải thu hoặc dùng để bù trừ, gán nợ, đảo nợ... Số tiền có thể dùng để thanh toán được sắp xếp theo thứ tự khả năng biến đổi thành tiền nhanh hay chậm. Hệ số khả năng thanh toán nhanh: Hệ số khả năng thanh toán nhanh là tỷ số giữa các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay với số cần phải thanh toán( các khoản nợ ngắn hạn ). Trên bảng cân đối kế toán, các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay bao gồm các loại tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ), các khoản đầu tư ngắn hạn ( chứng khoán ngắn hạn, các khoản đầu tư ngắn hạn khác ) và các khoản phải thu. Trong đó, đặc biệt cần quan tâm nhất là các khoản tiền và các khoản đầu tư ngắn hạn, hai khoản này có thể huy động để thanh toán ngay, còn khoản phải thu dù sao cũng có thể phải chờ đợi sau một thời gian nhất định. Nếu chỉ tính hai khoản trên, hệ số khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp sẽ là: = Số tiền có thể dùng để thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh Số tiền phải thanh toán Tại thời điểm đầu năm và cuối kỳ, hệ số khả năng thanh toán nhanh đều lớn hơn 1, phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp tương đối khả quan, doanh nghiệp có thể đáp ứng được yêu cầu thanh toán nhanh. Ngược lại, nếu tỷ lệ này nhỏ hơn 1, tình hình thanh toán của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ phải bán gấp sản phẩm, hàng hoá để lấy tiền thanh toán các khoản nợ. Tuy vậy, trong phân tích cần phải xem xét tỷ lệ giữa vốn bằng tiền với tổng số các khoản nợ. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 0,5 thì tình hình thanh toán của doanh nghiệp tốt hơn. Nếu nhỏ hơn 0,5 thì tình hình thanh toán doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn. Song, nếu tỷ lệ này quá cao lại là điều không tốt vì gây tình trạng vòng quay của vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. 3. Phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước: Hàng năm, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về các khoản phải nộp như: thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế vốn và các khoản phải nộp khác. Số tiền phải nộp: là tổng số tiền về các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Tổng số tiền mà doanh nghiệp phải nộp trong năm ( niên độ kế toán ) thường được quyết toán vào cuối năm (cuối niên độ kế toán ). Tổng số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nước: do tổng số các khoản phải nộp vào cuối niên độ kế toán mới được quyết toán, cho nên hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải trích nộp vào ngân sách Nhà nước (căn cứ vào giấy báo có của kho bạc Nhà nước ). Nếu số đã nộp lớn hơn số phải nộp thì Nhà nước cho phép chuyển sang năm sau. Để phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước, Cần tính chỉ tiêu: Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nước. Chỉ tiêu này được xác định bằng công thức: Số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nước Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nước x 100 = Tổng số tiền phải nộp vào ngân sách Nhà nước Nguồn số liệu để phân tích là căn cứ vào phần II- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nước trên lớn hơn 100%. Doanh nghiệp trích nộp nhiều hơn số phải nộp. Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nước nhỏ hơn 100%, doanh nghiệp trích nộp chưa bằng số phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Sau khi quyết toán, doanh nghiệp tiếp tục nộp vào ngân sách Nhà nước cho đủ số phải nộp. Ngoài ra, cần phải đi sâu phân tích cho từng khoản phải nộp để thấy rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước. chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán (với người bán, người mua và ngân sách nhà nước) và phân tích tình hình, khả năng thanh toán của xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I I-Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp KSXD điện I: Xí nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I trực thuộc Công Ty Tư Vấn Xây Dựng Điện I. Được thành lập theo quyết định số 071-DL-TCCB3 ngày 02/ 12/ 1981 của Bộ điện lực và được thành lập theo nghị định 388/ HĐBT tại quyết định số 1167 NL/ TCCB- LĐ ngày 24/ 06/ 1993 của Bộ Năng Lượng. Trụ sở của Xí nghiệp đóng tại Km 2- đường Hà Đông- Văn Điển. Xí nghiệp đã tham gia khảo sát địa chất các công trình thuỷ điện lớn của đất nước như Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thuỷ điện Yaly, nhà máy thuỷ điện Trị an ..v..v…Đồng thời xây lắp hàng nghìn Km đường dây trung và hạ thế, đã được Nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạng nhất, nhì, ba. Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I là một Xí nghiệp sản xuất của nghành năng lượng luôn luôn có tốc độ tăng trưởng ổn định, đời sống của công nhân viên được đảm bảo. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là khảo sát địa chất, địa hình thuỷ văn và xây dựng các công trình điện, cùng với sự phát triển đi lên của Công ty, Xí nghiệp ngày càng mở rộng sản xuất, từ chỗ chỉ là công tác khoan, đào, khảo sát địa hình, địa chất. Hiện nay Xí nghiệp còn được cấp giấy phép hành nghề xây lắp đường dây từ 35 Kw trở xuống. Trong những năm qua doanh thu hàng năm của Xí nghiệp đạt từ 30 tỷ đến 35 tỷ đồng. Qua 20 năm hoạt động Xí Nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Từ một Xí nghiệp với số vốn ít, trang thiết bị thô sơ, lạc hậu, đến nay Xí nghiệp đã trở thành một doanh nghiệp có những bước đi lên rõ rệt, với cơ sở vật chất tương đối lớn. Xí nghiệp khảo sát là một đơn vị có truyền thống liên tục hoàn thành toàn diện, xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của công ty giao, thu nhập năm sau cao hơn năm trước, Xí nghiệp ngày càng ổn định và phát triển. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp: Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp, nên Xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, có nghĩa giám đốc trực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban. Và để giúp cho giám đốc thì các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Xí nghiệp. (xem trang bên) Tại Xí nghiệp, Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Xí nghiệp là chủ tài khoản, chịu quyền tự chủ về mặt tài chính của toàn Xí nghiệp, chịu trách nhiêm trước Nhà nước, trước Công ty. Phòng kế toán- tài vụ đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc nhằm quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Phó giám đốc xây lắp trợ giúp giám đốc trong việc phụ trách các đơn vị xây lắp điện, xưởng cơ khí, các đội xây lắp. Phó giám đốc thiết kế phụ trách thiết kế nguồn lưới điện. Phó giám đốc khảo sát phụ trách công việc khoan đào, phụ trách công trình đầu nguồn. Kỹ sư trưởng địa chất công trình phụ trách công tác khoan đào, địa chất công trình. Phong thiết kế làm nhiệm vụ thiết kế, lập hồ sơ, lập báo cáo khả thi, tiền khả thi và thiết kế dự toán công trình. Xưởng cơ khí gia công sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất. Các đội xây lắp: xây lắp công trình lưới điện từ 35 Kw trở xuống. Đội khoan là đơn vị trực tiếp khoan lấy mẫu địa chất ở các công trình. Phòng tổ chức thi công khảo sát là đơn vị trực tiếp tổ chức thi công các công trình khảo sát, các đơn vị khoan đào, tổ chức thi công. Phòng kỹ thuật địa chất phụ trách địa chất công trình, lập tài liệu về địa chất các công trình. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp: Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xí nghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: kế toán trưởng phó phòng kế toán thanh toán ngoại tệ kế toán ngân hàng Kế toán tscđ kế toán tiền lương kế toán tổng hợp Thủ quỹ Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý: Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Xí nghiệp về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Xí nghiệp, tình hình hoạt động của phòng. Phó phòng: - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công. Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý. - Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp. - Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc được phân công. - Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán theo dõi nhập, xuất vật tư, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới vật tư, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõi vật tư, hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán Kế toán tài sản cố định: - Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm và công tác xây dựng cơ bản hoàn thành. Kế toán thanh toán ngân hàng: - Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên. - Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác. Kế toán thanh toán ngoại tệ: - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thường xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc được phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện. - Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng. - Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báo cáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: - Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lương toàn Xí nghiệp. - Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng... - Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH. Thủ quỹ: - Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã được duyệt. - Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lưu giữ. - Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng. - Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ. - Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. - Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công. Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dương lịch). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế và tỷ giá bình quân của thị trường liên ngân hàng. - Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước. Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp. 3 2 Sổ quỹ Sổ chi tiết Chứng từ gốc 1 1 4 Bảng kê Bảng phân bổ 5 4 7 4 6 1 NKCT 7 4 Sổ cái 6 7 Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCT liên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT ). 2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong các NKCT, bảng kê thì được ghi vào các sổ kế toán chi tiết. 3- Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan. 4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái. 5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan. 7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán. Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán: Chứng từ gốc Bảng kê số 11 Thẻ và sổ kế toán chi tiết NKCT số 5,8,10 Sổ theo dõi tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 131,331,333 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính * * * Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toán các khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định. II. Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán ở Xí nghiệp: Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm được đối tác kinh doanh thì họ sẽ lập phương án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ: mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và hình thức thanh toán... sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp. 1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với người bán: Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả người bán, Xí nghiệp thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán. Tại Xí nghiệp, tất cả các đối tượng người bán được theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết. 2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với người bán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán với người bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổ sách kế toán có liên quan. Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ) Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số PS trong tháng của từng người bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết TK 331. Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái. Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này như sau: NKCT số 5 (phần ghi Nợ) Sổ chi tiết TK 331 (phần ghi Nợ) Giấy báo nợ và các chứng từ trả tiền khác Sổ cái TK 331 Báo cáo tài chính Phần ghi Có NKCT số 5 Phần ghi có TK 331 Hoá đơn Việc ghi sổ kế toán ở công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán “CADS 2000” của Xí nghiệp ứng dụng và phát triển phần mềm... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra ( Hoá đơn của người bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị thanh toán...) kế toán sẽ lập phiếu chi để chi tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó được in ra: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và lưu tại đây, đến cuối tháng thì giao lại cho kế toán trưởng kiểm tra và lưu trữ. Liên 2 giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Ví dụ thanh toán tiền mua hàng cho người bán, kế toán có trình tự sau Mẫu phiếu chi áp dụng tại Xí nghiệp như sau: Đơn vị:Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1 Địa chỉ: Km2 đường Hà Đông Văn Điển Mẫu số : 02-TTQĐ số 1141 TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC. Phiếu chi Số ct:204 Ngày: 09/03/2000 TK nợ: 331,152. Người nhận tiền: Phạm Đình Lăng TK có: 1111 Địa chỉ: PTKHC Lý do: Thanh toán tiền mua Tiếp địa R2 và dây néo. Số tiền:49.385.000 đồng. Bằng chữ: Bốn mươi chín triệu ba trăm tám mươi năm nghìn không trăm đồng. Kèm theo 6 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) Ngày14 tháng 4 năm 2000 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Căn cứ vào các phiếu chi đã được lập, kết hợp với các chứng từ của người bán mà bộ phận kinh doanh đã bàn giao sang để thanh toán, kế toán tổng hợp tiến hành định khoản: Nợ TK 331: 38.575.000 Nợ TK 152: 10.810.000 Có TK 1111: 49.810.000 Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính: Kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, ngày tháng, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự xử lý các thông tin và số liệu trên, có nghĩa là trình tự ghi sổ sẽ do máy tính làm việc từ A đến Z. Mẫu sổ chi tiết TK 331 áp dụng tại Xí nghiệp như sau: Xí nghiệp KS XD Điện I sổ chi tiết công nợ Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày 30/04/2000 TK 331- Phải trả cho người bán. Dư nợ đầu kỳ: 10.560.830.268 Phát sinh nợ: 1.515.075.425 Phát sinh có: 102.585.378 Dư nợ cuối kỳ: 11.973.320.315 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có ... ... ... ... ... ... 14/04 PCTV 286 Chi tiền hàng cát đúc 1111 27.838.800 14/04 PCTV 286 Chi tiền hàng sỏi 1111 9.202.000 21/04 PCTV 297 Chi tiền mua phụ tùng xe 1111 29.160.600 66.201.400 ... ... ... ... ... ... 14/04 PKKV 120 Thuế VAT tiền hàng cát đúc 1331 2.530.800 24/04 PKKV 127 Thuế VAT giá vốn mua phụ tùng xe 1331 1.388.600 3.919.400 14/04 PKKV 120 Tiền hàng cát đúc 1561 25.308.000 14/04 PKKV 121 Tiền hàng sỏi 1561 9.202.000 34.510.000 ... ... ... ... ... ... Xí nghiệp KS XD Điện I Sổ tổng hợp công nợ Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày: 30/04/2000 Tài khoản 331- Phải trả cho người bán Mã TK Tên TK ĐƯ PS nợ PS có Dư đầu 10.560.830.268 Phát sinh 1.515.075.425 102.585.378 Dư cuối 11.973.320.315 1111 Tiền mặt VND 66.201.400 1121V Tiền gửi NH VND 52.912.292 1122VGD Tiền gửi DEM 55.640.592 1122VGU Tiền gửi USD 1.088.321.141 113 Tiền đang chuyển 252.000.000 1331 Thuế GTGT được khấu trừ HH, DV 3.919.400 1561 Giá mua hàng hoá 34.510.000 632 Giá vốn hàng bán 27.772.000 Ngày... tháng... năm... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ tổng hợp công nợ TK 331 trên là tài liệu tổng hợp số liệu để kế toán đối chiếu tính chính xác với sổ cái TK 331. Mẫu sổ cái TK 331 áp dụng ở Xí nghiệp : Xí nghiệp KS XD Điện I sổ cái tài khoản Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày 30/04/2000 Tài khoản 331- Phải trả cho người bán. Dư nợ đầu kỳ: 10.560.830.268 Dư có đầu kỳ: Dư nợ cuối kỳ: 11.973.320.315 Dư có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... ... ... ... ... 14/04 286 Chi tiền hàng cát đúc 1111 27.838.800 14/04 286 Chi tiền hàng sỏi 1111 9.202.000 14/04 120 Thuế VAT tiền hàng cát đúc 1131 2.530.800 14/04 120 Tiền hàng cát đúc 1561 25.308.800 14/04 121 Tiền sỏi 1561 9.202.000 ... ... ... ... ... ... Ngày.... tháng....năm.... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Mẫu NKCT số 5 áp dụng tại Xí nghiệp : Xí nghiệp KS XD Điện I nhật ký chứng từ số 5 Tài khoản 331- Phải trả cho người bán. Tháng 4 Năm 2000 Stt Tên khách Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ TK nợ 133 TK nợ 156 TK nợ 632 TK nợ 642 Cộng PS có TK có 111 1 Lê Văn Toan- Hà Tây 9.202.000 9.202.000 9.202.000 2 Chi nhánh bán VLXD 36.383.978 36.383.978 3 Xý nghiệp VLXD Phú Thọ 77.159.358 4 Công ty đá ốp lát và VLXD Hà Tây 2.530.800 25.308.800 27.838.800 27.838.800 5 Tổng Vinaconex 1.824.060.904 6 CT XD Sông Đà I 2.346.122.248 7 Nhà máy xi măng Bỉm Sơn