Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe máy - Xe đạp thống nhất

tế VL xuất kho, tính và phân bổ chi phí VL xuất dùng cho các đối tượng tập hợp chi phí. -- Kế toán TSCĐ, tiêu thụ và thuế : ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình tăng, giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao; theo dõi tình hình nhập- xuất, tiêu thụ thành phẩm, xác định kết quả tiêu thụ; theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Ngân sách Nhà nước. --Kế toán tiền mặt, thanh toán với người bán : theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp. --Kế toán tiền lương, TGNH : theo dõi các khoản giao dịch với Ngân hàng; tổng hợp số liệu từ các phân xưởng, các phòng ban để tính và thanh toán lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương phù hợp với chế độ. -- Thủ quĩ : cùng với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu, chi, tồn quĩ tiền mặt tại đơn vị. -- Nhân viên kinh tế tại các phân xưởng : theo dõi vấn đề sử dụng vật tư, thanh quyết toán vật tư giữa phân xưởng với Công ty; tính và thanh toán lương cho công nhân viên ở phân xưởng. 2.1.4.2 Hình thức kế toán. Công ty áp dụng hình thức NKCT. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán NKCT : Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái NKCT Bảng kê Thẻ, SKT chi tiết Sổ quĩ Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối quí : Quan hệ đối chiếu 2.1.4.3 Hệ thống Sổ kế toán. * Một số nguyên tắc, qui định : Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá, trích khấu hao theo nhóm. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán là một quí. Đơn vị tiền tệ là VNĐ. Với ngoại tệ sẽ chuyển đổi theo tỷ giá công bố tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. * Công ty hiện đang sử dụng: NKCT số 1,2,4,5,9,10 Bảng kê số 1,2,3,11 Bảng phân bổ số 1,2,3 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết số 2 ( theo dõi thanh toán với người bán), và một số chi tiết khác Sổ quĩ * Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01- DN) Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu B02- DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03- DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09- DN) * Hệ thống báo cáo quản trị; Bảng kê khai nộp Ngân sách Báo cáo tình hình sản xuất, doanh thu * Các chứng từ : Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL, thành phẩm Biên bản kiểm kê nhận hàng, NVL Biên bản kiểm kê tài sản Phiếu thu, chi tiền.... 2.2 Thực tế công tác kế toán NVL ở Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 2.2.1 Đặc diểm NVL, tình hình cung ứng và yêu cầu quản lý. Tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất, để lắp ráp thành một chiếc xe đạp hoàn chỉnh cần rất nhiều loại NVL, phụ tùng...Chủng loại, qui cách, phẩm chất của NVL rất đa dạng. VL nhập, xuất kho thường xuyên với khối lượng, giá trị tương đối lớn. Hơn nữa VL nhập kho lại từ nhiều nguồn khác nhau : mua ngoài, tự gia công, mua ngoài bán thành phẩm; VL được xuất dùng cho các mục đích khác nhau. Vì vậy đặt ra yêu cầu quản lý VL chặt chẽ ở tất cả các khâu : thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng. Hiện nay, NVL mua ngoài chủ yếu từ các bạn hàng như : Công ty Xuân Hoà, Công ty xe đạp- xe máy Đống Đa, Công ty cao su Sao Vàng... Các nguồn cung cấp này thường rất ổn định và có quan hệ tốt với Công ty. Phòng kinh doanh tổng hợp là bộ phận chịu trách nhiệm thu mua NVL theo hợp đồng hoặc mua tự do, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL. 2.2.2.1 Phân loại. Do NVL có nhiều loại với tính năng, công dụng khác nhau nên Công ty đã tiến hành phân loại NVL dựa trên đặc điểm của quá trình sản xuất cũng như công dụng kinh tế của VL. Cụ thể NVL được chia thành : NVL chính ( TK 152.1): là đối tượng lao động chủ yếu, bộ phận cấu thành nên thực thể sản phẩm, gồm : thép các loại, tuýp, càng phuốc ,ván phanh...Ví dụ sản xuất vành thì NVL chính là tuýp F 23, tuýp F 2, thép lá 3 ly; sản xuất khung thì NVL chính là tuýp các loại, thép lá các loại.... VL phụ ( TK 152.2) : gồm các loại như vécni, keo, sơn, hàn the... Nhiên liệu ( TK 152.3) : cung cấp nhiệt lượng cho máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất, như ôxi, gas, mỡ, dầu hoả, xăng... * Công ty quản lý các loại NVL, phụ tùng .... theo từng kho. --Kho Kim khí : là kho chứa các loại NVL chính, tham gia vào qui trình công nghệ đầu tiên của Công ty. Mỗi loại VL được phân chia sắp xếp tại một khu vực thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm kê. Kho Linh kiện : là kho chứa các loại linh kiện phục vụ cho lắp ráp một số bộ phận của xe đạp ( như chân sau, càng phuốc, ổ giữa... ) Kho này có nhiệm vụ cung cấp linh kiện cho các phân xưởng. Kho phụ tùng : chứa các bán thành phẩm của phân xưởng cơ dụng, và bán thành phẩm mua ngoài ( như phanh, chắn bùn, yên, nan hoa, mayơ...) Kho tạp phẩm : là kho chứa các loại hoá chất, dầu mỡ, giẻ lau... Kho thành phẩm : chứa các thành phẩm đã hoàn thành, được bộ phận KCS kiểm tra và chấp nhận Ngoài ra còn có kho mộc và kho kinh doanh. Nhìn chung hệ thống kho tàng cất trữ ở Công ty được bố trí khoa học; có niêm phong, bàn giao, thông gió, vệ sinh, bảo vệ, kiểm tra... 2.2.2.2 Đánh giá NVL 2.2.2.2.1 Nguyên tắc Công ty đánh giá NVL theo nguyên tắc giá thực tế. Đây là nguyên tắc cơ bản song do khối lượng, chủng loại vật tư đa dạng nên Công ty còn sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán NVL. Cuối kỳ sẽ tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. 2.2.2.2.2 VL nhập kho. VL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: -- Đối với VL nhập kho do mua ngoài thì :TGTT gồm giá mua ( không kể VAT), các loại thuế không được hoàn lại; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng, chi phí liên quan khác; trừ các khoản giảm giá (nếu có). --VL tự gia công ( là bán thành phẩm của phân xưởng này song là NVL của phân xưởng khác) : TGVTT = TGTT VL xuất kho + Chi phí chế biến (lương công nhân sản xuất, khấu hao máy móc, thiết bị,..) Do có nhiều loại NVL, hoạt động nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên Công ty sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn VL. Khi nhận được Phiếu nhập kho từ thủ kho , kế toán sẽ tính cột thành tiền bằng cách lấy số lượng thực nhập nhân đơn giá hạch toán. Ví dụ : Phiếu nhập kho ngày 13/09/2005, số 70, nhập ống thép : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 70 Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Theo Hoá đơn số 27264 ngày 12/ 09/ 2005 Nhập tại kho : Kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Tuýp F22,2 x 1,4 ly m 10.080 10.080 4.900 49.392.000 2 Tuýp F28,5 x 1,2 ly m 4.218 4.218 5.445 22.967.010 Cộng 72.359.010 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) 2.2.2.2.3 VL xuất kho : Công ty áp dụng phương pháp hệ số giá : TGTT NVL tồn đầu kỳ + TGTT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá = TGHT NVL tồn đầu kỳ + TGHT NVL nhập trong kỳ TGTT VL xuất dùng = TGHT VL xuất dùng x H Ví dụ : Trong quí III/2005, đối với NVL chính : - TGTT NVL chính tồn đầu quí : 632.907.962 - TGTT NVL chính nhập trong quí : 2.771.291.701 - TGHT NVL chính tồn đầu quí : 656.090.293 - TGHT NVL chính nhập trong quí : 2.402.088.938 Căn cứ vào các Phiếu xuất kho trong quí mà kế toán tập hợp được trị giá hạch toán của NVL chính xuất dùng : 2.257.672.134 TGTT VL xuất dùng = 2.257.672.134 x 1,11 = 2.506.016.069 Những kết quả đó được thể hiện trên Bảng kê số 3. ( Biểu 9 ) * Giá hạch toán do Phòng Tài vụ lập cho cả năm, phục vụ cho công tác hạch toán VL. ( Biểu 1 ) Biểu 1: Bảng giá hạch toán năm 2005 STT Tên, qui cách vật tư Đvt Giá hạch toán Ghi chú 1 Tuýp F 13,8 x 1,2 m 2619 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 m 4900 3 Tuýp F 28,5 x 1,2 m 5445 ... ... ... ... ... 15 Thép 4 ly kg 4000 16 Thép CT3 24 kg 5000 ... ... ... ... ... 32 Càng phuốc TN cái 1450 33 Ván phanh TN cái 30 ... ... ... ... ... 40 Khung nữ thống nhất cái 78000 41 Chuông Cái 2700 ... ... ... ... ... 52 Vécni AM kg 24000 53 Ôxi chai 24818 54 Dầu hoả lít 3454 ... ... ... ... ... 2.2.3 Kế toán chi tiết NVL. Hạch toán chi tiết VL đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Kho và Phòng kế toán để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn VL. Công ty hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ song song. Tuy nhiên, kế toán VL không sử dụng sổ chi tiết VL mà chỉ căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để nhập vào Bảng kê N--X-- T, được lập trên máy vi tính. Sở dĩ có sự khác biệt như vậy không phải do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ( thực chất vẫn là kế toán thủ công), mà do kế toán VL tận dụng ưu việt của máy vi tính để lập một số Sổ sách, Bảng biểu. 2.2.3.1 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ. 2.2.3.1.1 VL nhập kho. * VL nhập kho do mua ngoài : Khi xuất hiện nhu cầu về VL, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu gửi tới phòng kinh doanh tổng hợp (nơi quản lý việc thu mua, cung ứng VL), được phụ trách phòng ký nhận. Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch thu mua NVL, phòng kinh doanh làm các thủ tục để mua, trưởng phòng xác nhận và quyết định mua. Phòng sẽ lập hợp đồng để Giám đốc ký với người bán. Phòng kinh doanh thông báo số lượng và thời hạn nhận VL cho thủ kho. VL được người bán hoặc nhân viên của phòng kinh doanh đưa về kho. Cán bộ kỹ thuật cùng thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại VL nhập kho. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hoá đơn bên bán lập và thông báo của thủ kho để lập Phiếu nhập kho VL (2 liên) đồng thời ký vào Phiếu nhập kho, 1 liên lưu tại phòng kinh doanh còn 1 liên chuyển cho thủ kho. Thủ kho khi nhập VL sẽ ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, sau đó ghi vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu ghi trên Phiếu nhập kho với Thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào Thẻ kho rồi nhận Phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho; Tổng số lượng nhập, xuất và số tồn cuối tháng của từng loại VL theo các Thẻ kho để nhập số đó vào cột " Số lượng" trên Bảng kê N--X--T NVL . ở cột " Thành tiền " , kế toán VL nhập công thức : số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển bộ chứng từ (Hoá đơn do Phòng kinh doanh chuyển đến và Phiếu nhập kho) cho kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan khác để ghi sổ. Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 70 Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Theo Hoá đơn số 27264 ngày 12/ 09/ 2005 Nhập tại kho : Kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Tuýp F22,2 x 1,4 ly m 10.080 10.080 4.900 49.392000 2 Tuýp F28,5 x 1,2 ly m 4.218 4.218 5.445 22967010 Cộng 72359010 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) Ví dụ : Hoá đơn GTGT ( Biểu 2 ) Biểu 2 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu 01 GTKT- 3LL Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 12 tháng 9 năm 2005 Số 27264 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Địa chỉ : Khu CN Như Quỳnh- Văn Lâm- Hưng Yên. Mã số thuế : 0 1 0 0 5 9 8 8 7 3 Đơn vị mua : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Địa chỉ : 198B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế : 0 1 0 0 1 0 0 4 2 4 STT Tên vật tư , hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly Tuýp F 28,5 x 1,2 ly m m 10.080 4.218 4.841,2 5.476,1 48.800.000 23.098.500 Cộng tiền hàng 71.898.500 Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 3.594.900 Tổng cộng tiền thanh toán 75.493.400 Số tiền viết bằng chữ : Bảy lăm triệu bốn trăm chín ba nghìn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) * VL nhập kho do tự chế Khi có bán thành phẩm hoàn thành, nhân viên tài chính ở phân xưởng thông báo với Phòng kinh doanh Sau khi bán thành phẩm được kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng thực tế bán thành phẩm nhập kho của từng loại. Phòng kinh doanh viết Phiếu nhập kho ( 3 liên ) : + Liên 1 : lưu tại Phòng kinh doanh. + Liên 2 : nhân viên kinh tế ở phân xưởng giữ. + Liên 3 : chuyển cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng NVL nhập kho vào Phiếu nhập kho và Thẻ kho Cuối tháng kế toán VL xuống kho, đối chiếu số liệu giữa Phiếu nhập kho và Thẻ kho, nếu đúng thì ký xác nhận vào Thẻ kho, nhận Phiếu nhập kho. Kế toán VL nhập số lượng trên Thẻ kho vào Bảng kê N--X--T NVL cột " Số lượng ". ở cột " Thành tiền " , kế toán VL nhập công thức : số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán liên quan ( kế toán chi phí và giá thành). Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 80 Ngày 24 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Phân xưởng khung Nhập tại kho : Linh kiện STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khung nữ thống nhất nhất cái 100 100 78.000 7.800.000 Cộng 7.800.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) 2.2.3.1.2 NVL xuất kho. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ xuất NVL. Trong quá trình sản xuất, phân xưởng nào có nhu cầu sử dụng NVL sẽ báo với nhân viên kinh tế phân xưởng, lập giấy xin lĩnh vật tư ( ghi danh mục VL, số lượng, chủng loại...) chuyển cho Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, kế hoạch sản xuất, tình hình sử dụng VL, định mức tiêu hao,... để duyệt số lượng. Sau đó sẽ lập Phiếu xuất kho ( 3 liên ): + Liên 1 : lưu tại Phòng kinh doanh. + Liên 2 : nhân viên kinh tế phân xưởng giữ. + Liên 3 : chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho xuất VL theo đúng số lượng, chủng loại, rồi ghi vào Phiếu xuất kho theo chỉ tiêu số lượng phần thực xuất và ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu giữa Phiếu xuất kho với Thẻ kho, nếu đúng thì xác nhận vào Thẻ kho và nhận Phiếu xuất kho, căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để ghi vào Bảng kê N--X--T NVL cột " Số lượng ". Bằng cách nhập công thức ở cột " Thành tiền" là số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển chứng từ cho kế toán chi phí sản xuất và bộ phận có liên quan để ghi Sổ kế toán. Ví dụ : Phiếu xuất kho ( Biểu 3 ) Biểu 3 Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 02- VT 198 B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Phiếu xuất kho Số 73 Ngày 16 tháng 9 năm 2005 Nợ TK 621 Có TK 152 (152.1) Họ tên người nhận : Phân xưởng linh kiện Lý do xuất : Để sản xuất thành phụ tùng Xuất tại kho : Kim khí STT Tên, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly m 1.300 1.300 4.900 6.370.000 Cộng 6.370.000 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) 2.2.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết NVL. Thủ kho và kế toán có sự phối hợp chặt chẽ trong việc theo dõi, quản lý tình hình nhập- xuất- tồn VL. Kế toán VL sử dụng phương pháp ghi sổ song song để hạch toán VL song lại không sử dụng sổ chi tiết NVL. * ở kho : Khi thủ kho nhận được Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho do Phòng kinh doanh chuyển tới, sẽ tiến hành nhập, xuất VL , ghi số lượng vào chứng từ, rồi ghi vào Thẻ kho của thứ VL liên quan. Thẻ kho được mở cho từng thứ VL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên Thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn để ghi vào cột " Tồn " của Thẻ kho. Ví dụ : trong tháng 9 ( quí III ) năm 2005, tại kho Kim khí, Thủ kho đã lập Thẻ kho cho loại VL Tuýp F 22,2 x 1,4 ly như sau : Đơn vị : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 06- VT Tên kho : Kim khí Thẻ kho Ngày lập thẻ : 3/9/2005 Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư : Tuýp F 22,2 x 1,4 ly Đơn vị tính : m Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày X- N Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Dư đầu tháng - 1 70 13/9 Nhập 13/9 10.080 10.080 2 74 16/9 Xuất 17/9 1.300 8.780 3 79 23/9 Xuất 23/9 2.600 6.180 4 85 30/9 Xuất 30/9 1.380 4.800 Cộng SPS 10.080 5.280 Tồn cuối tháng 4.800 * ở Phòng kế toán : Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu giữa chứng từ và Thẻ kho, nếu đúng thì xác nhận vào thẻ kho, nhận chứng từ. Mặc dù chưa áp dụng phần mềm kế toán song để tiện lợi cho công việc hạch toán VL, kế toán lập một số Danh điểm VL trên máy tính. Căn cứ vào chứng từ nhận được kế toán hoàn chỉnh chứng từ . Căn cứ vào số lượng tổng cộng nhập, xuất, tồn của từng thứ VL, kế toán sẽ nhập số đó vào cột số liệu của tháng tương ứng trên Bảng kê nhập - xuất - tồn NVL, kết hợp với máy tính cột "Số tiền". Cuối quí, kế toán lấy số tổng cộng ( Tổng trị giá hạch toán được tổng hợp từ Bảng kê N --X--T NVL lập cho từng kho ) để ghi vào Bảng kê số 3. Bảng kê nhập - xuất - tồn NVL được lập cho từng kho, dùng cho cả năm. ( Biểu 4 ) 2.2.4 Kế toán tổng hợp VL. Kế toán tổng hợp VL phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác giá trị thực tế của từng thứ NVL nhập kho. Kế toán VL sử dụng các TK để phản ánh, giám sát tình hình hiện có và sự vận động của NVL. TK 152 " Nguyên liệu vật liệu " : phản ánh số hiện có; tình hình tăng, giảm VL. TK này được mở chi tiết 3 TK cấp 2: + TK 152.1 " NVL chính " ( như Tuýp, thép,...) + TK 152.2 " VL phụ " ( sơn, hàn the, keo, vécni,...) + TK 152.3 " Nhiên liệu " ( xăng, dầu hoả, gas, ôxi....) TK 133 " Thuế GTGT được khấu trừ " : phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. TK 331 " Phải trả cho người bán " : phản ánh tình hình công nợ và thanh toán với nhà cung cấp theo Hợp đồng đã ký kết. TK 111, TK 112,... * Kế toán VAT trong Công ty được thực hiện theo nguyên tắc chung : -- Tổ chức kế toán VAT theo chế độ hiện hành. -- Thực hiện luật VAT về giá trị vật tư, hàng hoá, là giá thực tế không có VAT đầu vào vì Công ty thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ. * Do đặc thù về ngành nghề sản xuất kinh doanh, với khối lượng VL lớn, đa dạng, nhiều chủng loại; nghiệp vụ nhập- xuất VL diễn ra thường xuyên nên Công ty tiến hành kế toán tổng hợp VL theo phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng các Sổ kế toán theo hình thức NKCT. 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập VL. 2.2.4.1.1 Kế toán nhập VL mua ngoài. Thực tế cho thấy, để lắp ráp hoàn chỉnh một chiếc xe đạp cần hơn 30 chi tiết, phụ tùng. VL nhập kho chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Quan hệ với người bán của Công ty chủ yếu là quan hệ với các nhà cung cấp- những bạn hàng trong Liên hiệp cũng như trên thị trường. Nói chung mối quan hệ gắn bó lâu dài, thân thiết giữa Công ty với các nhà cung cấp như : Công ty Xuân Hoà, Công ty xe đạp- xe máy Đống Đa, Công ty cơ khí giải phóng... đã giúp Công ty có một nguồn NVL nhập ngoài tương đối ổn định, đảm bảo liên tục cho quá trình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch thu mua được lập và hoàn thành hàng tháng. Công ty ký Hợp đồng với các nhà cung cấp theo thời gian nhất định nếu VL được thu mua với khối lượng lớn. Trong Hợp đồng mua bán được ký kết, thường qui định chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Trường hợp Công ty chịu khoản chi phí này, nếu thuê ngoài vận chuyển sẽ có Hoá đơn cước phí vận chuyển. Hoá đơn này cùng với Hoá đơn do bên bán lập sẽ là cơ sở để kế toán thanh toán ghi sổ. Toàn bộ chi phí vận chuyển , bốc dỡ, kế toán sẽ tính vào trị giá thực tế VL nhập kho. Trong điều kiện hiện nay, việc mua bán NVL thường diễn ra nhanh chóng thuận tiện nên ở Công ty ít phát sinh trường hợp hàng và hoá đơn không cùng về. Vì vậy Công ty không sử dụng NKCT số 6 và TK 151. Ngoài ra Công ty cũng không sử dụng TK 141 để phản ánh việc dùng tiền tạm ứng mua vật tư, mà cán bộ thu mua cũng được xem như " người bán ". Khi Công ty có nhu cầu thu mua vật tư và báo cho nhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ gửi Phiếu báo giá đến. Công ty căn cứ vào đó để chuẩn bị tiền thanh toán khi giao hàng hoặc sau đó. Khi thanh toán sẽ căn cứ vào Hoá đơn do bên bán lập. Đối với vật liệu mua tự do trên thị trường, cán bộ thu mua ( thường là cán bộ của Phòng kinh doanh) sẽ tiến hành mua và mang Hoá đơn về quyết toán. 2.2.4.1.1.1 VL mua ngoài chưa thanh toán. Kế toán thanh toán với người bán ở Công ty có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ, việc thanh toán với nhà cung cấp NVL. * Qui trình ghi sổ : Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ rồi ghi Sổ chi tiết số 2. Cuối quí, kế toán tổng hợp lại rồi ghi vào NKCT số 5. -- Sổ chi tiết số 2 : Mở cho cả quí, theo dõi chi tiết hàng ngày tình hình nhập VL và thanh toán với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp hay cán bộ thu mua được ghi trên những dòng sổ nhất định. Sổ này theo dõi giá thực tế VL mua về, nhưng chỉ theo dõi số phát sinh, còn số dư đầu và cuối quí được theo dõi trên NKCT số 5. + Căn cứ vào số tiền ghi trên Hoá đơn và chứng từ liên quan ( như chứng từ vận chuyển) , kế toán ghi số liệu theo đối ứng TK là Có TK 331, Nợ các TK liên quan như TK 152.1, 152.3, 152.3 , 153, 156, 133... Cộng Có TK 331 là tổng số tiền phải thanh toán cho người bán. + Phần theo dõi thanh toán : ghi số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp theo quan hệ đối ứng Nợ TK 331, Có TK liên quan như TK 111,112,... Kế toán thanh toán cộng số liệu trên Sổ chi tiết số 2 để ghi lên NKCT số 5 vào cuối quí. Sổ chi tiết số 2 , Quí III/ 2005 (Biểu 5 ) -- NKCT số 5 Sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toán thanh toán mở NKCT số 5 theo dõi tổng quát tình hình thu mua vật tư và thanh toán công nợ trong quí. Mỗi đơn vị bán hay cán bộ thu mua được ghi trên một dòng. Căn cứ vào số Cộng Nợ TK 331, Cộng Có TK 331 và Số dư đầu quí để tính Số dư cuối quí. Cuối quí khoá Sổ NKCT số 5, sử dụng số liệu Tổng cộng để ghi vào Sổ cái TK 152, Bảng kê số 3... NKCT số 5 quí III / 2005. ( Biểu 6 ) 2.2.4.1.1.2 Mua VL trả tiền ngay. Khi mua NVL thanh toán ngay bằng Tiền mặt, TGNH. Căn cứ vào Hoá đơn, kế toán thanh toán với người bán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi viết giấy đề nghị chi tiền hoặc giấy đề nghị viết séc. Kế toán tiền mặt viết Phiếu chi. Cuối quí, kế toán tiền mặt lập NKCT số 1, NKCT số 2. * NKCT số 1 : phản ánh SPS bên Có TK 111, đối ứng Nợ các TK liên quan. NKCT số1 được mở cho cả quí, theo dõi tình hình sử dụng quĩ tiền mặt cho các nhu cầu của Công ty. - Căn cứ để ghi NKCT số 1 là số liệu tổng hợp được, kế toán cộng vào thời điểm cuối quí từ các chứng từ gốc như Phiếu chi, Hoá đơn hoặc từ Sổ quĩ. - Cuối quí, khoá Sổ NKCT 1, xác định tổng SPS bên Có TK 111 đối ứng Nợ các TK liên quan, để ghi Sổ cái TK 152, Bảng kê số 3.. Ví dụ : NKCT số 1 Quí III / 2005 ( Biểu 7 ) * NKCT số 2 Phản ánh SPS bên Có TK 112 , đối ứng Nợ TK liên quan.Cơ sở để ghi là Giấy báo Nợ của Ngân hàng và chứng từ gốc liên quan. Tương tự NKCT số 1, cuối quí khoá Sổ NKCT số 2, xác định tổng SPS bên Có TK 112 để ghi Sổ cái TK 152,... Ví dụ : NKCT Số 2 Quí III / 2005 ( Biểu 8 ) 2.2.4.1.2 Kế toán nhập VL từ các nguồn khác. Tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất , ngoài phụ tùng mua ngoài còn có các linh kiện, phụ tùng do Công ty tự chế từ VL mua ngoài., đó là các bán thành phẩm- đồng thời là NVL chính cho công đoạn sau. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sử dụng TK 154.1 để hạch toán bán thành phẩm nhập kho. Kế toán VL không mở Sổ chi tiết hay Sổ tổng hợp để theo dõi việc nhập kho bán thành phẩm mà chỉ tổng hợp từ các Phiếu nhập kho ,nhất là số liệu từ Thẻ kho , nhân với đơn giá hạch toán để lên Bảng kê số 3 ( Ghi Có TK 154.1). Công ty sử dụng chính giá hạch toán để làm giá thực tế -- Nhập kho linh kiện tự chế Nợ TK 152 (152.1) 428.403.252 Có TK 154 ( 154.1) 428.403.252 -- Nhập kho phụ tùng tự chế Nợ TK 156 1.174.298.539 Có TK 154 (154.1) 1.174.298.539 -- VL xuất dùng không hết nhập lại kho + Nợ TK 152 ( 152.1) 77.815.047 Có TK 621 77.815.047 + Nợ TK 152 ( 152.2 ) 1.134.984 Có TK 621 1.134.984 Kế toán lập Bảng kê số 3 để tính giá thành thực tế VL và công cụ lao động nhỏ - Căn cứ để ghi vào Cột Giá thực tế: NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152.1, 152.2, 152.3, 153, 156 ; NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152.1 ; NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152.1 và các định khoản trên. - Kế toán tính ra Hệ số chênh lệch rồi nhân với Giá trị VL xuất kho theo giá hạch toán ( ở Bảng phân bổ số 2 ) để tính Giá trị thực tế của VL xuất dùng trong quí. - Số liệu của Bảng kê được sử dụng để lên Bảng cân đối SPS Ví dụ : Bảng kê số 3 Quí III / 2005 ( Biểu 9) 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất VL. Đồng thời với việc hạch toán nhập VL, kế toán còn phải quan tâm tình hình sử dụng VL ( xuất dùng cho các mục đích khác nhau). 2.2.4.2.1 Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tập hợp chi phí NVL cho đối tượng sử dụng. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp khi phát sinh luôn gắn liền với nơi diễn ra hoạt động sản xuất và sản phẩm được sản xuất. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí là toàn bộ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành nhập kho Thành phẩm. Kế toán tập hợp chi phí được tính trực tiếp trên Bảng cân đối SPS,