Đề tài Tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh

át triển thủ đô. Năm 2000, Cty lại ký hợp tác với Chính phủ Đan Mạch áp dụng công nghệ mới là công nghệ cải tạo hệ thống đường ống cũ bằng phương pháp lồng ống, không đào. Như vậy, theo công nghệ mới này thì Cty tiết kiệm một số chi phí như đào hè đường lại không ảnh hưởng đến giao thông mà ở một số tuyến phố khó thực hiện được nếu áp dụng phương pháp cũ như tuyến Hàng Ngang, Hàng Đào, Hàng Giấy.. Cty đang cố gắng cải tạo nhiều tuyến ống cũ, lắp đặt nhiều đường mới để tăng công suất bơm phục vụ ngày càng nhiều nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Qua nhiều trong tình trạng được bao cấp chịu sự phân công quản lý của Nhà nước. Đến nay qua một số năm thay đổi cơ chế, Cty đã chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình vay vốn để đầu tư và tự hạch toán. Thông qua một số chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật phần nào ta đánh giá được bước tiến bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty KDNS Hà nội. Một số chỉ tiêu tài chính năm 1998 – 1999 Chỉ tiêu 1998 1999 So sánh Chênh lệch % 1. TSCĐ 93.474.950.400 113.945.964.537 20.471.014.137 + 21,9 2. Vốn cố định 50.525.594.400 67.451.668.524 16.926.074.124 + 33,5 3. Vốn lưu động 1.868.535.600 1.868.535.600 4. Hao mòn TSCĐ 42.949.354.800 47.501.986.408 4.552.631.608 + 10,6 5. Doanh thu 85.605.068.400 104.438.183.448 18.833.115.048 + 22 6. Thuế nộp NS 11.905.106.400 15.464.733.213 3.559.626.813 + 29,9 7. Tổng chi phí 81.215.776.800 96.646.774.392 15.430.997.592 + 19 8. Lợi nhuận 4.389.291.600 5.354.935.752 965.644.152 + 22 3.Quy trình công nghệ sản xuất nước của công ty: Công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội do có đặc điểm tổ chức sản xuất khác so với một số loại hình doanh nghiệp khác. Thành phẩm ở đây là nước sạch do đó phải có một quy trình công nghệ khép kín. Như vậy để có thể sản xuất thành phẩm là “Nước sạch” cung cấp cho sinh hoạt và sản xuất nứơc tự nhiên được công ty khai thác qua một quy trình công nghệ liên tục từ khâu này đến khâu khác không có sự ngắt quãng . Có thể khái quát quá trình sản xuất qua sơ đồ sau: Sơ đồ hệ thống sản xuất và cung cấp nước Giàn khử sắt Sát trùng Nước thành phẩm Giếng hút nước ngầm Bể lọc õ Với 117 giếng khoan có độ sâu từ 60-80 mét so với mặt đất, nước được hút lên từ các mạch nước ngầm, theo đường ống truyền dẫn nước thô về nhà máy. Tại nhà máy, nước được đưa lên các giàn cao (giàn mưa) thực hiện quá trình khử sắt. Quá trình này theo công thức hoá học được viết: 4FeO + O2 = 2Fe2O3 4MnO + O2 = 2Mn2O3 õ Sau khi khử sắt và mangan quá trình kết tủa được hình thành. Nước thô lại được chuyển về bể lắng sơ bộ, rồi chuyển qua bể lọc để loại bỏ các cặn vẩn đục trong nước. Khi đạt đến độ trong cho phép nước lại được khử trùng bằng nước Clozaven nồng độ 0,1g/m3 đến 1g/m3 nước. Nước đã đạt đến độ trong cho phép có thể đưa vào phân phối. õ Trạm bơm sẽ thực hiện nốt công đoạn bơm nước sạch vào hệ thống cung cấp nước thành phố qua mạng ống truyền dẫn - mạng phân phối -mạng dịch vụ đến khách hàng Qua quy trình công nghệ cho ta thấy từ khâu đầu đến khâu cuối diễn ra một cách liên tục. Chất lượng thành phẩm phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng vật liệu phụ là các loại hoá chất dùng để khử nước như Clozaven, than điện giải... ngoài ra còn có các chi phí khác. Việc theo dõi sát sao chi phí có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp làm sao để có chí hợp lý nhất mang lại hiệu quả cao nhất. 4. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty: Với chức năng nhiệm vụ trên, công ty đã hình thành bộ máy tổ chức thành các phòng, ban, nhà máy, xí nghiệp, để đáp ứng cho nhu cầu chuyên môn hoá sản xuất. - Tổng số cán bộ công nhân viên toàn công ty là 1649 người. - Số đạt trình độ đạt trình độ đại học là 215 người. - Số người đạt trình độ trung cấp là 120 người. - Nhân viên và công nhân là 1314 người */ Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý. Chức năng của công ty (đơn vị chính) là người chịu trách nhiệm trứơc Nhà nước về việc chấp hành đầy đủ và đúng chế độ, chính sách thể lệ tài chính kế toán theo pháp luật. Có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc các dự án, chỉ đạo và hướng dẫn các đơn vị phụ thuộc thực hiện các nhiệm vụ được giao trên cơ sở các quy chế chung của Nhà nước, ngành... Các đơn vị phụ thuộc: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đơn vị chính về mặt tổ chức, nghiệp vụ.Trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao một cách chủ động sáng tạo, kiểm tra việc chấp hành quy định của công ty và đơn vị mình. Nhiệm vụ cụ thể như sau: a.Khối phòng ban: -Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất , chịu trách nhiệm hoạt động của công ty và do Sở giao thông công chính bổ nhiệm -Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách khâu kỹ thuật -Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách phần kinh doanh, lập các kế hoạch sao cho sản phẩm tiêu thụ được nhiều nhất. -Phó giám đốc sản xuất: Phụ trách phần sản xuất tại các nhà máy,luôn đảm bảo đủ công suất đề ra... - Phòng tổ chức- đào tạo: Giúp giám đốc tổ chức quản lý nhân sự, đào tạo (phát triển nguồn nhân lực) đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Thực hiện các chính sách chế độ đối với người lao động như công tác tuyển dụng nhân sự, nâng bậc, nâng lương, BHXH, BHYT, hưu trí. Nghiên cứu đề xuất tổ chức bộ máy của công ty cho phù hợp với từng giai đoạn. - Ban quản lý dự án 1A: Quản lý dự án vay vốn của ngân hàng thế giới từ 1997-2000 để xây dựng 2 nhà máy nước Cáo đỉnh và Nam dư thượng cùng các tuyến ống truyền dẫn, tuyến ống phân phối và một phần thực hiện cải tạo mạng lưới cũ để chống thất thoát. Dự án 1A vay 33,1 triệu USD cộng với 70 tỉ đồng đối tác của phía Việt nam và 3,6 triệu USD do chính phủ Phần lan viện trợ. - Phòng kế hoạch tổng hợp: Giúp giám đốc đề xuất các chương trình kế hoạch của công ty và theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch đó.Thanh toán tiền lương trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành của các xí nghiệp, nhà máy. Lởp các báo cáo thống kê tổng hợp. - Phòng tài vụ: Giúp giám đốc trong công tác kinh doanh, quản lý tài chính sao cho hiệu quả nhất, tổ chức công tác kế toán thống kê của toàn công ty. Tổ chức quản lý các loại tiền vốn, vật tư, tài sản của công ty. Đảm bảo nguồn tài chính và công tác thanh toán cho CBCNV cũng như các hoạt động khác của công ty. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Phòng quản lý dự án: Quản lý tất cả các dự án phát triển ngành nước của công ty. - Phòng kinh doanh: Quản lý khách hàng dùng nước hay sử dụng nước, ký hợp đồng sử dụng nước, lập hoá đơn thu tiền nước. - Phòng thanh tra an toàn lao động: Đảm bảo kiểm tra, đề xuất chi phí đảm bảo ATLĐ, phòng hộ lao động cho công nhân viên. Đảm bảo an toàn tại nơi làm việc, giúp giám đốc giải quyết khiếu tố, khiếu nại của công nhân viên, khách hàng. Kiểm tra, phát hiện và xử lý các trường hợp đục đường ống trái phép. - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty, kiểm tra mọi người ra vào công ty, đảm bảo vấn đề an ninh trật tự trong công ty. - Phòng kỹ thuật: Giúp giám đốc quản lý về mặt kỹ thuật toàn bộ các hoạt động sản xuất nước của các nhà máy, quản lý hệ thống mạng lưới cấp nước. Đề xuất việc thay thế máy móc thiết bị đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục. Lởp các quy trình bảo hành, bảo dưỡng máy móc thiết bị và các tuyến ống truyền dẫn, tuyến ống phân phối. - Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra chất lượng nước tại các nhà máy, tại các địa điểm khách hàng xử dụng nước. - Phòng thiết kế: Có nhiệm vụ thiết kế đấu nước vào nhà, thiết kế sửa chữa hoặc cải tạo phần phát triển nhỏ của công ty. - Phòng hành chính: Quản lý nhà cửa, điện nước, toàn bộ dụng cụ hành chính. Có trách nhiệm quản lý con dấu của công ty. Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị của công ty. b.Khối sản xuất nước: Bao gồm 8 nhà máy và 12 trạm nước cục bộ đạt tổng công suất bình quân 330.000 - 345.000 m3/1ngày đêm. Các nhà máy nước là những xí nghiệp thành viên nằm trong công ty. Các trạm sản xuất nước cục bộ nằm trong sự điều hành của các xí nghiệp kinh doanh quận, huyện. Nhiệm vụ của các nhà máy nước là quản lý và vận hành dây chuyền sản xuất bao gồm: vận hành giếng khai thác, vận hành khu xử lý, vận hành hệ thống khử trùng, vận hành trạm bơm cấp 2 bơm nước sạch ra mạng. c. Khối các xí nghiệp kinh doanh: Bao gồm 5 xí nghiệp kinh doanh là đơn vị thành viên nằm trong công ty. Nhiệm vụ của các xí nghiệp kinh doanh là: - Quản lý và vận hành các trạm bơm tăng áp, trạm sản xuất nước nhỏ cục bộ nằm trên địa bàn quản lý. - Quản lý mạng lưới đường ống cấp nước bao gồm mạng truyền dẫn, mạng phân phối, mạng dịch vụ, các nhánh rẽ cấp nước vào các hộ tiêu thụ, đảm bảo việc thông suốt, cấp nước bình thường cho các hộ tiêu thụ nước. - Quản lý khách hàng tiêu thụ nước, ghi đọc chỉ số đồng hồ nước để phát hành hoá đơn thu tiền nước, tiến hành thu tiền nước theo hoá đơn thu tiền nước đã phát hành. - Bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống ống chống thất thoát nước. d. Khối các xí nghiệp phụ trợ: Bao gồm 4 xí nghiệp. - Xí nghiệp Cơ điện: Là xí nghiệp thành viên nằm trong công ty có nhiệm vụ lắp đặt, thay thế và bảo dưỡng sửa chữa lớn máy móc thiết bị của các nhà máy nước, trạm sản xuất cục bộ. - Xí nghiệp Xây lắp: Là xí nghiệp thành viên nằm trong công ty có nhiệm vụ chuyên thi công, lắp đặt các tuyến ống phân phối, tuyến ống dịch vụ, lắp đặt máy nước mới cho các hộ tiêu thụ nước. Thi công sửa chữa quy mô vừa và nhỏ các trạm sản xuất nước bao gồm phần công nghệ và phần xây dựng. - Xí nghiệp Vật tư: Là xí nghiệp thành viên nằm trong công ty có nhiệm vụ mua sắm máy móc thiết bị vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất của các đơn vị trong toàn công ty. - Xí nghiệp Cơ giới: Là xí nghiệp thành viên nằm trong công ty có nhiệm vụ quản lý và khai thác các phương tiện cơ giới (ô tô, động cơ, máy nổ, máy xây dựng) phục vụ sản xuất trong toàn công ty . II. Tổ chức công tác kế toán tại công ty kDNS Hà nội: 1.Bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ với nhà nước, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá của lao động kế toán. Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức tập trung nghĩa là toàn bộ công tác kế toán tại công ty được tiến hành tập trung tại phòng tài vụ của công ty. Phòng kế toán công ty bao gồm 25 người có chức năng và phần hành được quy định cụ thể. - Nhóm kế toán tài sản cố định, vật tư: Kế toán tài sản cố định: theo dõi cơ cấu vốn về tài sản cố định và tính hiệu quả kinh tế của nó. Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm , tình hình sử dụng tài sản cố định tại các bộ phận được giao, tình hình mua mới máy móc thiết bị, tính chi phí khấu hao tài sản cố định của mỗi quá trình sản xuất để đưa vào chi phí. Kế toán vật tư: có nhiệm vụ phản ánh chất lượng, số lượng, giá trị vật tư hàng hoá, công cụ lao động có trong kho lượng nhập, xuất, tồn. Týnh và phân bổ vật liệu, phát hiện vật tư thừa, thiếu, kém phẩm chất. Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu và công cụ lao động. - Nhóm kế toán thanh toán công nợ: Có nhiệm vụ phản ánh số liệu vào sổ tình hình tăng, giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi, vốn bằng tiền, các khoản công nợ... - Nhóm kế toán tổng hợp giá thành : Theo dõi việc ghi chép ban đầu, tập hợp chi phí sản xuất, cách phân bổ chi phí nhằm đảm bảo chính xác trong việc tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kế hoạch tài chính: Theo dõi tình hình tài chính của công ty, lập kế hoạch tài chính của đơn vị như kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí, kế hoạch lợi nhuận... theo dõi nguồn vốn vay. - Kế toán theo dõi xây dựng cơ bản và dự án đầu tư : Tham gia lập dự án theo dõi qúa trình thực hiện dự án, theo dõi nguồn vốn đầu tư của nhà nước. Theo dõi tăng tài sản cố định, theo dõi đầu tư thu hồi vốn. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán. Ngoài ra còn tiến hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu giữ tài liệu kế toán, sửa chữa sai sót trong các phần hành khác. 2. Hệ thống chứng từ và sổ sách tại công ty: Từ trước đến năm 1995, công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cũ. Nhưng từ tháng 1 năm 1996, công ty đã đưa hệ thống tài khoản kế toán mới vào hạch toán. Theo đó, để phù hợp với loại hình hoạt động của mình công ty đã xây dựng bảng danh mục tài khoản riêng trên cơ sở các tài khoản gốc của Bộ tài chính. Trong bảng này có những tài khoản được chia rất chi tiết để có thể theo dõi sat sao các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trước đây hình thức ghi sổ kế toán được công ty áp dụng là hình thức Nhật ký- Chứng từ. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp lớn, cũng như đối với công ty Kinh doanh nước sạch do số lượng nghiệp vụ nhiều nhưng lại không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác lại không phù hợp với việc kế toán máy trong khi công ty đã đưa hệ thống máy vi tính vào khai thác để phục vụ tốt hơn công tác quản lý. Vì vậy để phù hợp và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy trong tương lai gần công ty sẽ áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Phương pháp hạch toán hàng tồn kho công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán, kỳ kế toán đều được áp dụng theo chế độ tài chính hiện hành. c.Chu trình luân chuyển chứng từ: Tại Cty trước đây hình thức số áp dụng là hình thức sổ nhật ký chứng từ (NKCT)và nay đang bước đầu thực hiện kế toán trên máy vi tính theo hình thức sổ nhật ký chung (NKC). Báo cáo kế toán Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Các sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quĩ Chứng từ gốc Hình thức kế toán này đơn giản ngắn gọn, nhờ hỗ trợ của hệ thống vi tính nên việc quản lý số liệu tài chính, chứng từ, công nợ..., được thực hiện dễ dàng hơn. Đặc điểm về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Cty KDNS HN 1. Đặc điểm về thành phẩm : Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Cty KDNS Hà Nội là sản xuất và tiêu thụ “ nước”, phục vụ cho tiêu dùng của xã hội. Nước sạch trước tiên mang ý nghĩa như các sản phẩm đơn thuần khác là phục vụ đáp ứng nhu cầu về sinh hoạt, sản xuất kinh doanh, dịch vụ của mọi đối tượng trong tầng lớp dân cư. Ngoài ý nghĩa đó ra thì có thể nói sản phẩm “nước sạch” mang tính xã hội cao (tính phục vụ) sản phẩm sản xuất ra được nhân dân và các ngành kinh tế chấp nhận ngay. Trong quá trình sản xuất nước, sản phẩm hoàn thành được đưa đi tiêu thụ diễn ra liên tục. Do đó khi nước đến được tay người dùng việc quản lý sản phẩm phải qua nhiều bộ phận liên quan. Mỗi bộ phận tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mình để tham gia quản lý sản phẩm. Bộ phận kế toán dùng những phương pháp hạch toán của mình để hạch toán, giám đốc tình hình hiện có và sự biến động của sản phẩm. Tại các nhà máy nước, khối lượng nước xuất bán được trích theo chỉ số đồng hồ tổng của từng nhà máy là phần chênh lệch giữa số cuối kỳ và đầu kỳ. Định kỳ cuối tháng, một tổ gồm nhân viên của phòng kế toán, kế hoạch, kỹ thuật đến 8 nhà máy để ghi chỉ số đồng hồ tổng từ nhà máy phát ra mạng. Sau đó đưa vào sản lượng nước sản xuất và giá thành đơn vị m3 nước, kế toán lập bảng giá trị nước sản xuất toàn Cty. Sản phẩm của công ty là thành phẩm vì chúng được hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng của quy trình sản xuất tạo ra nước sạch, sản phẩm chỉ được xuất đi tiêu thụ sau khi đã được kiểm tra kỹ thuật, kiểm tra chất lượng một cách kỹ lưỡng theo tiêu chuẩn nước sạch, đảm bảo vệ sinh an toàn, do nhà nước quy định. ở đây chất lượng nước là yếu tố hết sức quan trọng, chính vì vậy nước được xử lý trên một dây chuyền khép kín. Sản phẩm sản xuất ra phải đảm bảo chất lượng tốt nhất không có sai sót kỹ thuật để ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng, từ đó ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt của cộng đồng, bởi nó là sản phẩm thiết yếu trong đời sống. 2. Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm: Hoạt động tiêu thụ của công ty chủ yếu được thực hiện bởi các Xí nghiệp kinh doanh nước sạch (XNKDNS). Tại đây, lượng nước tiêu thụ trong kỳ được theo dõi qua sổ ghi thu. Cuối tháng từng xí nghiệp lập báo các về doanh thu tiền nước cho công ty và theo dõi khách hàng nợ tồn. Do đặc thù sản xuất sản phẩm nước là sản xuất tới đâu tiêu thụ tới đấy, vì vậy ở các nhà máy nước không có kho sản phẩm nước, tức là không phát sinh các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm mà chỉ xuất đi tiêu thụ hoặc phục vụ cho yêu cầu của công ty. Với hình thức tiêu thụ, cung ứng đến tận nhà người tiêu dùng thông qua mạng đường ống truyền dẫn, hình thức thanh toán của khách hàng là sử dụng trước trả tiền sau. Vì vậy, công ty cũng gặp khó khăn trong việc đôn đốc, quản lý khách hàng thanh toán nhanh chóng kịp thời đảm bảo doanh thu cho công ty. Từ đặc điểm về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty ta thấy được nhiệm vụ chính của công ty KDNS HN là phục vụ xã hội chứ không phải kinh doanh có lãi. 3.Đặc điểm về thị trường: Cty KDNS Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động dưới dạng dịch vụ công cộng, qua những năm cơ chế tập chung bao cấp việc cấp nước đã đi sâu vào tiềm thức của nhân dân như một nhiệm vụ chứ không phải chú trọng đến khâu kinh doanh. Do vậy hiệu quả kinh tế kém. Mặt khác do đặc thù kinh doanh gần như độc quyền nên thị trường là rất lớn. Đây là một thuận lợi song nó còn có những hạn chế: + Do thị trường quá rộng mà vấn đề cung cấp và quản lý sản phẩm phức tạp. + Đối tượng sử dụng nhiều, đa dạng từ sinh hoạt đến sản xuất KD, dịch vụ. + Phục vụ mở rộng trên địa bàn thành phố Hà nội, nên phải có trách nhiệm phục vụ lớn. Thị trường rộng dẫn đến tình trạng cung không đủ cầu. Tốc độ phát triển đô thị ngày càng tăng, đời sống nhân dân được cải thiện, từ đó làm cho nhu cầu tiêu dùng của từng người và của các loại hình dịch vụ, kinh doanh khác tăng lên. Điều đó thấy rõ qua đánh giá chỉ 78% dân nội thành được dùng nước sạch, còn ở nông thôn chỉ số này còn thấp hơn nhiều. IV. Tổ chức bộ máy tiêu thụ tại công ty KDNS 1.Tổ chức bộ máy tiêu thụ, quá trình thực hiện: Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm, đặc điểm về thị trường của Cty KDNS Hà Nội nên tổ chức bộ máy tiêu thụ sản phẩm của công ty có những nét đặc trưng riêng mang tính chất các đơn vị sản xuất công nghiệp. Thực chất tổ chức quá trình tiêu thụ được diễn ra và thực hiện ngay tại các XNKDNS. Quá trình tiêu thụ tại các XN KDNS có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: Phòng kinh doanh Các XNKDNS Phòng tài vụ NV đọc chỉ số đồng hồ m3 tiêu thụ của KH Sổ đọc vi tính Sổ ghi đọc quản lý Kiểm tra Bảng kê vi tính Nhân viên ghi đọc đối chiếu Bảng kê hoá đơn Giao Thu được Hoá đơn NV thu ngân Thủ quĩ Nộp tiền Tổng hợp KH trả hộ Tổng hợp doanh Tổng hợp số tiền nhân Thu trong tháng viên nộp đối chiếu đối chiếu Báo cáo Báo cáo Báo cáo Vào cuối tháng vào cuối tháng - Phòng kinh doanh : Quản lý khách hàng tại các XNKDNS thông qua mạng vi tính. Hệ thống máy vi tính giúp cho công ty quản lý 1 khối lượng lớn khách hàng, nắm bắt được thông tin và tình hình sử dụng, tình hình thanh toán của khách hàng với công ty. Từ đó công ty biết được khả năng doanh thu của mình đạt tới đâu để có thể ảnh hưởng đến mục tiêu đề ra và lợi nhuận của công ty hay không để kịp điều chỉnh lên kế hoạch và giám đốc việc thực thi nhiệm vụ ở các đơn vị trực thuộc khác. Hàng tháng để hỗ trợ cho công việc quản lý ghi thu của các nhân viên tại các XNKD. Phòng kinh doanh in ra danh sách khách hàng theo sổ đọc và phân làm nhiều đợt gọi là sổ đọc vi tính, bản kê hoá đơn. Sau đó nhân viên ghi đọc hệ số số m3 tiêu thụ của khách hàng và qua kiêm tra đối chiếu số tiền cuối cùng để in ra hoá đơn. - Tại các XNKDNS: Là các bộ phận trực tiếp tham gia khâu “Bán” thành phẩm và chịu trách nhiệm thu tiền về cho công ty. ở đây, nhân viên ghi đọc quản lý khách hàng dựa theo số biên độ đồng hồ ( theo biểu...) đồng thời kết hợp với phòng kinh doanh để nắm bắt kịp thời và chính xác về tình hình khách hàng hỗ trợ cho nhân viên ghi thu quản lý khách hàng được chặt chẽ hơn. Chẳng hạn như: Doanh số khách hàng không phát sinh trong tháng; doanh số khách hàng có đồng hồ hỏng - Tính;doanh số đồng hồ xoá khoán...ngoài mhững sổ sách cơ bản -Phòng tài vụ: Tại đây diễn ra công tác hạch toán kế toán tình hình doanh thu của công ty, vì công ty áp dụng hình thức khoán tập trung nên ở các XNKD chỉ mang hình thức thống kê, báo số lên công ty. Hàng ngày các nhân viên ghi thu ngân thu được tiền nộp ngay vào thủ quỹ tại XN. Sau đó thủ quý xí nghiệp tập hợp lại nộp ngay lên phòng gửi của công ty. Như vậy giúp cho việc tổng hợp của công ty được nhanh chóng, số liệu doanh thu nắm bắt được từng ngày để kịp thời đôn đốc việc thanh toán của khách hàng đặc biệt là các khách hàng thuộc các cơ quan hành chính sự nghiệp hay các cơ quan sản xuất kinh doanh là những khách hàng lớn. Tất cả 3 bộ phận chính trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho nhau tạo nên 1 tổ chức tiêu thụ thành phẩm hoàn chỉnh của công ty kinh doanh nước sạch Hà nội. Tuy mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng, song chúng giúp nhau tạo ra doanh thu tạo ra lợi ích kinh doanh cho công ty. Ngoài 3 bộ phận chính đó ra công ty còn có các bộ phận chức năng khác nhau tham gia vào quá trình tiêu thụ va phục vụ công tác tiêu thụ của công ty như: phòng Thanh tra (ở công ty và ở xí nghiệp), phòng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên phòng kỹ thuật...Trong đó phòng kỹ thuật đóng một vai trò quan trọng trong việc phân phối và cung ứng nước sạch cho khách hàng. Chẳng hạn cong tác láp đặt đường ống mới, cải tạo đường ống cũ, sửa chữa thay thế đồng hồ đo điểm nước để cho nhân viên ghi đọc quản lý mưc tiêu thụ của khách hàng được đầy đủ chính xác. 2.Quá trình thực hiện công tác ghi thu tại xí nghiệp kinh doanh: Tại XNKDNS tổ chức bộ máy ghi thu có thể theo sơ đồ: Nhân viên ghi Nhân viên thu Đọc số đồng hồ Vào sổ ghi đọc (sổ vi tính BKC soát) Hoá đơn Nhận hoá đơn P/S trong tháng Thu tiền khách hàng nộp thu ngân Kết hợp Cùng NV Còn lại khách hàng chưa trả giải quyết ( khó đòi ) Bộ phận Thanh Tra Kiểm tra, xác minh KH Nợ tồn Nợ khó đòi chờ xử lý. -Nhân viên ghi: Có trách nhiệm theo dõi mức tiêu thụ của khách hàng: đọc chỉ số đồng hồ, áp giá sử dụngcho từng mục đích SH- SX hay KD đầy đủ và đúng. Quản lý hướng dẫn khách hàng sử dụng đúng mục đích và tiết kiệm tránh lãng phí gây thất thu cho công ty. Nhân viên ghi đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lượng nước tiêu thụ của khách hàng, là người chịu trách nhiệm ra P/S hoá đơn và xác định số doanh thu mà công ty phải thu của khách hàng do sử dụng sản phẩm cua công ty. Trước đây do quản lý còn chưa chặt chẽ, nên chưa tạo mối ràng buộc giữa trách nhiệm của nhân viên ghi với kết quả kinh doanh cuối cùng (là số hoá đơn thu được tiền) nên để lại số tồn đọng, khách hàng khó đòi là tương đối nhiều. Nay đánh giá được tầm quan trọng của nhân viên ghi và nâng cao vai trò của họ đối với công tác tiêu thụ thành phẩm, công ty đã đưa ra nhiều yêu cầu đối với nhân viên ghi, gắn trách nhiêm của họ đối với công việc, với kết quả kinh doanh tạo ra sản phẩm để cuối cùng là đánh giá khả năng và việc thực thi nhiệm vụ ghi đọc bằng hình thức, trả lương theo doanh thu đạt được. Mặt khác công ty thường xuyên chú ý nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho nhân viên ghi thu; hàng năm tổ chức các khoá đào tạo thi nâng bậc. Nhân viên ghi thu không chỉ đơn thuần là người đọc số đồng hồ để P/S ra hoá đơn không cần biết hoá đơn đó có được khách hàng chấp nhận thanh toán hay không. Mà người “làm” ra hoá đơn phảI đảm bảo được là nhân viên thu ngân đến thu được khách hàng chấp nhận như vậy vừa tạo thuận lợi cho nhân viên thu vừa để cho khách hàng thấy được trách nhiệm thanh toán của mình với công ty, đồng thời đánh giá được trách nhiệm trong công việc của nhân viên ghi thu và cách quản lý thống nhất chặt chẽ. - Nhân viên thu: Là người nhận số hoá đơn do nhân viên ghi P/S ra phải có trách nhiệm đến tận nhà KH để thu tiền, đôn đốc thuyết phục khách hàng thanh toán đầy đủ nhanh chóng để xác định được số doanh thu mình đạt được đến đâu. Hiện nay theo mức cho phép công ty yêu cầu nhân viên thu ngân phải đạt mớc tối thiểu trong doanh thu là 97%. Dưới 97% hưởng 80% đơn giá trả lương. Tức là thu không đạt nhân viên thu bị đánh ngay vào kết quả thu được của mình bằng hình thức phạt lương. Ngoài ra cùng kết hợp với nhân viên ghi quản lý, khách hàng theo dõi sự biến động về tình hình sử dụng nước. Như vậy, có thể nói nhân viên ghi thu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác tiêu thụ. Do đặc thù về sản phẩm và tiêu thụ của công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó, sự phát triển của đời sống đô thị làm cho thị trường hoạt động lớn dẫn đến tình trạng cung không đủ cầu. Song quan trọng hơn cả là vấn đề xác định doanh thu xác định đúng và đủ mức tiêu dùng của khách hàng để đảm bảo doanh thu cao gần bằng với lượng sản xuất ra sản phẩm. Hạn chế thất thu, thất thoát. (Vì khó tránh khỏi tình trạng thất thu và thất thoát bởi vậy nó vẫn chiếm một tỷ lệ % nào đó ) Có thể nói công tác ghi thu ảnh hưởng đến sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Vì vậy mà trong công tác này công ty nên coi trọng và đẩy mạnh hơn. _ Bộ phận thanh tra xí nghiệp: Trong tổ