Đề tài Tổ chức kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty may Hưng Việt

g kế toán (Kế toán XDCB) Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ,, các loại sổ thường dùng: - Nhật ký chứng từ - Sổ chi tiết - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ cái Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm. Kỳ kế toán là tháng. Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số dư đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ. Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho. Chấp hành nội quy hạch toán nội bộ của Công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức, đo đếm nguyên vật liệu trước khi nhập - xuất kho. Mặt khác, nhân viên thống kê tại xí nghiệp cũng phải theo dõi nguyên liệu từ khâu đưa vào sản xuất đến lúc sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng, đồng thời theo dõi tình hình nhập - xuất kho thành phẩm. II. Tình hình thực tế về công tác tổ chức, công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty may Hưng Việt. 1. Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty may Hưng Việt là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với số vốn đầu tư lớn, là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc Sở công nghiệp tỉnh Hưng Yên. Ngoài việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, Công ty còn sản xuất theo hình thức mua đứt bán đoạn (mua nguyên liệu sản xuất ra sản phẩm để bán) và tiêu thụ trong nước. Do vậy, mặt hàng quần áo của Công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều kiểu cách, mẫu mã khác nhau với đủ các loại kích cỡ, màu sắc, quần áo mùa đông,mùa hè, loại một lớp, ba lớp, năm lớp và được ký hiệu bằng các mã số. Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của người tiêu dùng trong nước cũng như các khách hàng nước ngoài. Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp) Mã 2153 (áo Jacket 3 lớp) Mã 910181 (áo sơ mi) Mã 910150 (áo sơ mi) Mỗi sản phẩm này được tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất rất nhiều và với khối lượng lớn. Hiện nay, nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển, Công ty may Hưng Việt từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chỉ tiêu Nhà nước đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó hỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và phải có lãi. Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường mà Công ty lập kế hoạch thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý tránh để xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá dư thừa hoặc sản xuất bị đình đốn vì thiếu nguyên vật liệu. Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lượng và chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua được khối lượng vật tư cần thiết, bảo đảm chất lượng nhưng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra. * Về tình hình thu mua: - Trường hợp gia công hàng xuất khẩu: Nguyên liệu do khách hàng đưa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lại cho khách hàng như hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với khách hàng. - Trường hợp mua nguyên liệu bán sản phẩm: + Mua ở thị trường tự do trong nước với số lượng nhỏ thì cán bộ đi mua về sẽ thanh toán trực tiếp với người bán tiền mặt của Công ty. + Mua ở doanh nghiệp trong nước với số lượng lớn thì bộ phận kế tón có thể thanh toán với đơn vị bán thông qua ngân hàng bằng hình thức uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền, thanh toán bằng séc hoặc tiền ngoại tệ... + Mua ở các Công ty nước ngoài thì Công ty thanh toán bằng hình thức mở thư tín dụng (L/C). Thủ tục tiến hành như sau: Trước tiên, Công ty ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với bên cung cấp (nước ngoài) sau đó Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C cho bên cung cấp. Khi nhận được bộ L/C gốc bên cung cấp sẽ giao hàng tới cảng đã được Công ty chỉ định trong Hợp đồng. Đồng thời gửi cho Công ty một bộ chứng từ nhận hàng gồm: * Vận đơn đường biển * Hoá đơn thương mại * Chi tiết đóng gói Khi nhận được bộ chứng từ này Công ty sẽ nộp vận đơn đường biển cho đại lý vận tải (để chứng tỏ quyền sở hữu của mình đối với lô hàng) và nhận giấy uỷ quyền của đại lý vận tải. Căn cứ vào số liệu trên chứng từ, Công ty sẽ mở tờ khai hải quan cửa nhập khẩu. Sau đó mang toàn bộ tờ khai và các chứng từ có liên quan ra kho hàng để nhận hàng. Để hải quan kiểm hoá lô hàng và xác nhận vào tờ khai là hàng đúng với khai báo trên tờ hải quan. Sau khi hoàn tất các thủ tục thì Công ty sẽ bố trí xe chở hàng về kho Công ty. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục thì Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ cho Công ty. Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận. Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được mua từ các đơn vị trong nước như: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam, Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ Coast Phong Phú... bên cạnh đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất. 2. Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đây là bước khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bước đệm cho việc hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ. 2.1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ: Với một khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác, đơn giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý. ý thức được điều đó, Công ty đã căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu - công cụ dụng cụ được sử dụng nên đã phânloại vật liệu - công cụ dụng cụ thành các loại khác nhau. * Vật liệu: - Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm như: Vảichính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng, lông... Trong đó vải chính và vải lót lại được chia ra làm nhiều loại theo thành phần như: Vải chính Vải lót 65 PCT polyester... 190 T 80% polyester... 461 Y 35% polyurethane ... 100% Cotton 15% polyurethane ... 100% Polyester Bông có nhiều loại như: Bông 100, bông 120, bông 40, bông 80... - Vật liệu phụ: Là những đối tượng lao động không cấu tạo lên thực thể sản phẩm nhưng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm như: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, ken vai, nhãn mác... - Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô... - Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ... - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy giáp, sơn các loại... * Công cụ - dụng cụ: - Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm bảo vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã trang bị một găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng... - Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băng dính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót homg, đai đóng hòm... phục vụ cho việc đóng gói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm. ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại được phân chia và quản lý theo các kho như: + Kho nguyên liệu là kho dùng để các loại nguyên liệu chính phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm. Trong kho lại có các giá để hàng chia thành nhiều tầng, nhiều ngăn, các ngăn đó có thể để những thứ nguyên liệu khác nhau do thủ kho đã phân loại. + Kho phụ liệu: Dùng để chứa các loại vật liệu phụ như chỉ, khó, cúc, ken vải... có tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất. + Kho cơ khí: Dùng để chứa các loại phụ tùng thay thế như chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ... và một số chất để làm trơn máy như mỡ, dầu máy khâu, các loại thiết bị xây dựng cơ bản, công cụ dụng cụ rẻ tiền và bao bì luân chuyển. + Kho thành phẩm: Là kho dùng để chứa các sản phẩm được các xí nghiệp sản xuất ra chưa đến thời hạn giao hàng thì thành phẩm sẽ được bảo quản ở kho này. Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ như trên của Công ty sẽ giúp cho việc quản lý vật tư của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác hơn phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra được tiến hành thuận lợi và nhanh chóng. 2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để hiểu hiện giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo được tính chân thực và tính thống nhất. ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư. Vật tư của Công ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công. Nhưng đối với hàng gia công thì Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đưa về theo định mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuất sản phẩm lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm. Đối với trường hợp mua nguyên liệu về sản xuất sản phảm để bán thì giá được tính theo giá ghi trên hoá đơn đỏ còn cho chi phí vận chuyển Công ty sẽ theo dõi và hạch toán riêng. Mặt khác, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Nhà nước đang khuyến khích xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nước ngoài về Công ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu như nguyên liệu nhập về đúng và đủ định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nước, phải nộp thuế trong trường hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng ký với hải quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêu thụ ở thị trường trong nước. Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trị của số nguyên liệu thừa. Nhưng trường hợp này chưa xảy ra đối với Công ty. Đối với vật tư xuất kho: ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực tế nên khi vật tư xuất kho, Công ty tính giá vật tư theo phương pháp: Đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này: x = Trị giá vốn thực tế của VL - CCDC xuất kho Số lượng VL - CCDC xuất kho của lần đó Đơn giá thực tế bình quân gia quyền + + = Đơn giá thực tế bình quân gia quyền Trị giá VL - CCDC tồn kho đầu tháng Số lượng VL - CCDC tồn kho đầu tháng Trị giá VL - CCDC của những lần lập trước Số lượng VL - CCDC của những lần nhập trước Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2000, loại bông 120 có các tài liệu sau: Tồn đầu tháng: Số lượng 123,7m Thành tiền: 841.962 đ Ngày 9/1 nhập: Số lượng 10968m Thành tiền: 71.095.500 đ Ngày 12/1 nhập: Số lượng 15538m Thành tiền: 100.718.625 đ Ngày 15/1 xuất: Số lượng 9200m Ngày 20/1 xuất: 13084,7m = = Ta có đơn giá thực tế bình quân gia quyền 841962+71095500+100718625 123,7 + 10968 + 15538 6483,88đ/m Như vậy: Ngày 15/01 xuất 9200m x 6483,88 đ/m = 59651749đ Ngày 20/01 xuất: 13084,7m x 6483,88đ/m = 84839710 đ 3. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty may Hưng Việt là một đơn vị kinh doanh hàng may mặc có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với khối lượng vật tư lớn, chủng loại nhiều do đó công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất- tồn kho theo từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi được từng lần nhập - xuất vật tư và tồn kho cuối tháng. Trong Công ty, vật liệu - công cụ dụng cụ được sử dụng đa dạng, mặt khác các nghiệp vụ nhập-xuất lại diễn ra thường xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng từ sau: + Phiếu nhập kho - mã số 01 - VT + Phiếu nhập kho - mã số 02 - VT Và một số chứng từ khác Sổ kế toán sử dụng là: + Thẻ kho + Sổ chi tiết. 3.1. Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ: a. Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ: ở Công ty may Hưng Việt, công việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm. Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám đốc xí nghiệpthông báo lên (bằng chứng từ). Trên cơ sở đó, phòng xuất nhập khẩu sẽ tính toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật tư về chủng loại và số lượng. Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi đưa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo trình tự như sau: Tại kho, thủ kho kiểm tra số thực nhập Vật tư 1 liên dùng để thanh toán 1 liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu 1 liên thủ kho giữ và làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc chứng từ khác để viết phiếu nhập kho (3 liên) Vật tư nhập về kho phải được phân thành từng loại theo quy định của Công ty để đảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết. Vì Công ty vừa nhận gia công hàng xuất khẩu, vừa mua nguyên liệu bán sản phẩm nên các chứng từ tiếp nhận vật tư giữa hai hình thức này cũng có sự khác nhau. * Trường hợp nhập hàng gia công: Khi vật tư được đưa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công ty một bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thương mại và viết phiếu nhập kho trên cơ sở cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lượng và đủ về số lượng. Ta có mẫu Invoice như sau: Biểu số 1 commercial invoice 1. Shipper/exporter: 8. No. & date of invoice UNICORE CO., LTD UNI - 9008A Jan. 22nd 2000 SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 11 9. No. & date of L/C YUKSAM - DONG KANGNAM- NO commereisl value KU,SEOUL, KOREA 2. For account and Risk of messers 11. Remarks HUNGYENGARMENT COMPANY 83 TRUNG TRAC HUNG YEN TOWN HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM 4. Port of loading 5. final destination KOREA PORT Haiphong, Vietnam 6. Carrier Sailing on or about 2. Mark and number of pkgs 13/Description of gooods 14/Quantity/Unit 15 Unit Price 16/Amount Hai Phong Viet nam Interlining 40” 346 YDS 0,5 USD 182,00 USD ITEM Shell Fabric 60” 1653 YDS 2,30 USD 3801,90 USD COLOR: TrimFabric 60” 108,70YDS 2,00 USD 217,40 USD Q”TY Lining 60” 1157 YDS 1,00 USD 1157,00 USD C/T NO: MA DE IN KOREA Total 5358,30 USD 17/C.P.O.Box: UNICORE., LTD Cable Add: Telex Code: Telephone No. 3453 - 4380 18/Signed By ... S.H.Lee Trên Invoice có thể hiện giá trị của vật tư nhưng nó chỉ có ý nghiac dùng để khai báo với hải quan cửa khẩu, không có giá trị thanh toán. Đối với hàng gia công khi nhập nguyên vật liệu về kho Công ty thì Công ty không theo dõi về mặt giá trị, chỉ theo dõi về mặt số lượng nên khi phòng xuất nhập khẩu viết phiếu nhập kho (Mẫu số.....) biểu số 2 cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Biểu số 2: Phiếu nhập kho Ngày 29/1/2000 Nợ:........................ Có:....................... Mẫu số C11 - H QĐ số 999 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 2/11/96 của BTC Họ tên người giao hàng: Hãng UNICORE Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Dựng Yds 364 332,6 2 Vải chính Yds 1653 1554,7 3 Vải phối Yds 108,7 19,2 4 Vải lót Yds 1157 1057,5 Cộng Số tiền ghi bằng chữ: Phụ trách XNH Người giao hàng Thủ kho * Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng nhỏ Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Cũng trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho theo mẫu biểu số 3. Hoá đơn (biểu số 3) Phiếu nhập kho (biểu số 4) Biểu số 3: HOá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 04/01/2000 Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển sản xuất và nhập khẩu Thiên Nam Địac chỉ: Số 3 Trần Quốc Toản - Hà Nội Điện thoại: STK: 3611 300103304 0 5 3 0 8 0 0 1 1 9 0 Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Thắng Đơn vị: Phòng xuất nhập khẩu - Công ty may Hưng Việt Địa chỉ: Dị sử - Mĩ hào - Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt 6 6 0 8 77777 1 0 0 9 9 1 Mã số: Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dựng - khổ 92 cm M 7000 6000đ 42.000.000đ Cộng 42.000.000đ Thuế GTGT Thuế suất 10% 4.200.000 đ Tổng cộng: 46.200.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4: Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Địa chỉDị sử - Mĩ hào -Hưng Yên Mẫu số C11 - H QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 31/01/2000 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và xuất nhập khẩu Thiên Nam. Theo hoá đơn số: 02491 ngày 04/01/2000 Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Dựng - khổ 92cm M 7000 7000 6000đ 42.000.000 Cộng 42.000.000 Thuế GTGT Thuế suất 10% 4.200.000 đ Tổng cộng: 46.200.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng lớn thì Công ty có thể thanh toán bằng ngoại tệ, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, séc... thông qua hệ thống ngân hàng. Trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán gửi cho phòng xuất nhập khẩu, cán bộ phòng xuất khẩu sẽ kiểm tra nếu thấy đúng như yêu cầu thì viết phiếu nhập kho. Biểu số 5: HOá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 03/01/2000 Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh sản xuất Bong EVC Hà Nội Địac chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: STK: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Tâm Đơn vị: Phòng xuất nhập khẩu - Công ty may Hưng Việt Địa chỉ: Dị sử - Mĩ hào - Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Ngoại tệ (USD) 6 8 7 1 6 0 0 0 9 9 Mã số: Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bông 120 yds 12.000 0,427 5124,0 2 Bông 40 yds 2.000 0,254 508,0 3 Bông 80 yds 2.000 0,318 636,0 4 Bông 100 yds 2.000 0,391 728,0 5 Bông 140 yds 4.000 0,463 1852,0 Cộng 8902,0 Thuế GTGT Thuế suất 10% 890,20 USD Tổng cộng: 9792,20 USD Số tiền viết bằng chữ: (Chín nghìn bẩy trăm chín hai đô la Mỹ và hai mươi cents) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 6: Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Địa chỉ: Mic hào - Hưng Yên Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 09/01/2000 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người giao hàng: Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội Theo hoá đơn số: 014499 ngày 03/01/2000 Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Bông 120 yds 12.000 12.000 0,427 5124,0 2 Bông 40 yds 2.000 2.000 0,254 508,0 3 Bông 80 yds 2.000 2.000 0,318 636,0 4 Bông 100 yds 2.000 2.000 0,391 728,0 5 Bông 140 yds 4.000 4.000 0,463 1852,0 Cộng 8902,0 Thuế GTGT Thuế suất 10% 890,20 USD = 12.351.252 VNĐ Tổng cộng: 9792,20 USD = 135.866.775 VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Chín nghìn bẩy trăm chín hai đô la Mỹ và hai mươi cents Một trăm ba năm triệu, tám trăm sáu sáu ngàn, bẩy trăm bẩy năm đồng. Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trong trường hợp này Công ty phải quy đổi USD ra VND và yds ra mét. 1 yds = 0,914 m 1 USD = 13875 VND (Tại thời điểm hạch toán ) VD: Đối với bông 120 Số lượng: 12.000 x 0,914 = 10968 (m) Thành tiền: 5124,0 x 13875 = 71095500 VND b. Tình hình xuất vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty chủ yếu sử dụng và sản xuất, sửa chữa hoặc phục vụ cho việc bán hàng. Sau khi Ban Giám đốc duyệt và Phòng kỹ thuật giác sơ đồ mẫu và tính định mức, Phòng xuất nhập khẩu tính ra số lượng sau đó viết phiếu xuất kho (03 liên) 01 liên lưu ở Phòng xuất nhập khẩu Biểu số 8 01 liên thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển cho Phòng kế toán 01 liên Xí nghiệp sử dụng vật tư giữ Các xí nghiệp làm phiếu xin lĩnh vật tư Khi có nhu cầu sử dụng vật tư các xí nghiệp làm phiếu lĩnh vật tư đưa lên phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển lên Ban Giám đốc duyệt và đưa xuống phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật giác sơ đồ và tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính số lượng nguyên vật liệu và viết phiếu xuất kho (Biểu số...), chuyển cho kho. Quá trình xuất vật tư được tiến hành như sau: Sau khi nhận được phiếu xuất kho Thủ kho có nhiệm vụ xuất nguyên liệu theo số liệu ở cột thực xuất trên phiếu xuất cho các xí nghiệp. Biểu số 7: Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Địa chỉ: Mĩ hào - Hưng Yên Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 15/01/2000 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người nhận hàng: Đ/c Yên Đơn vị: Tổ cắt xí nghiệp May 10 Lý do xuất: Cắt bán thành phẩm Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Bông 120 yds 9200 9200 Cộng Số tiền viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.2. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Do tình hình thực tế về vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty như đã nói trên nên kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc hạch toán chi tiết ở kho và Phòng kế toán của Công ty được tiến hành như sau: ở kho: Trong tháng khi vật tư về đến kho của Công ty căn cứ vào hoá đơn của bên bán cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho: Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư, đơn vị tính, số lượng... vào các cột trên phiếu nhập kho. Khi vật tư về Công ty sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng kế toán, một liên dùng để thanh toán. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của các bên có liên quan. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư thì phòng xuất nhập khẩu viết phiếu xuất kho theo các nội dung: Tên, qui cách, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng... theo các cột trên phiếu xuất cho phù hợp, sau đó chuyển xuống kho. Khi nhận được phiếu xuất, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng yêu cầu, sau đó thủ kho và người nhận vật tư phải ký nhận vào phiếu xuất. Phiếu xuất cũng được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên người lĩnh vật tư giữ, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán. ở kho, thủ kho tiến hành mở thẻ kho và ghi theo từng lần nhập, xuất căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên các phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: Biểu số 8: Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Kho: Nguyên liệu Mẫu số 10 - VT Ngày lập thẻ: 09/01/2000 KT trưởng thẻ kho Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông 120 Đơn vị tính” Mét Mã vật tư: Dự trù tối đa: Dự trù tối thiểu: Số TT Chứng từ Trích yếu Ngày X - N Số lượng Ký xác nhận của KT Số Ngày X N T Năm 1998 chuyển sang 123,7 014499 3/1 Mua của Công ty liên doanh 9/1 10968 11091,7 014499 10/1 Nhập bông 12/1 15538 26629,7 Xuất cho Xí nghiệp may I 15/1 9200 17429,7 Xuất cho xí nghiệp may IV 20/1 13084,7 4345 Kiểm kê cuối tháng 1 26506 22284,7 4345 ở phòng kế toán: Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên các bảng kê và sổ chi tiết của từng loại vật tư. Định kỳ 7 - 10 ngày, kế toán theo dõi vật tư xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho gửi bộ chứng từ lên phòng kế toán. Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu ở các phiếu nhập, phiếu xuất với các số liệu ghi trên thẻ kho, nếu thấy khớp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán kiểm tra lại việc phân loại chứng từ của thủ kho sau đó tiếp tục phân loại vật tư thành