Đề tài Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh

21 Có TK 142 (1) Riêng đối với số đồ dùng cho thuê còn phải phản ánh số thu về cho thuê và việc nhận lại các đồ dùng cho thuê. + Số thu về cho thuê. Nợ TK 111, 112 Có TK 511 (3) Có TK 721 + Khi nhận lại công cụ dụng cụ cho thuê: Nợ TK 153 (3) Có TK 142 (1): Giá trị còn lại chưa tính vào chi phí Các nghiệp vụ khác về góp vốn liên doanh, nhượng bán, mát mát, thiếu hụt... công cụ dụng cụ cũng được kế toán tương tự như đối với vật liệu. Kế toán tổng hợp tình hình tăng giảm VL - CCDC theo phương pháp KKTX được khái quát theo sơ đồ TK kế toán sau: TK 151 TK 152, 153 Nhập kho hàng đi đường kỳ trước TK 111, 112, 141, 311, 331 TK 133 Thuế VAT Nhập kho do mua ngoài TK 333 Thuế nhập khẩu TK 411 Phần vốn góp liên doanh, cổ phần TK 154 Nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 338 (1) Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 338 (1) TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 621 Xuất dùng trực tiếp cho SX, chế tạo Sản phẩm TK 627, 641, 642, 241 Xuất kho phục vụ quản lý., SX, bán hàng, QLDN, XDCB TK 142 (1) CCDC phân bổ nhiều lần Phân bổ dần vào CFSXKD TK 632(157) Xuất bán TK 154 Xuất tự chế hoặc gia công chế biến TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 138 (1) Phát hiện thiếu khi kiểm tra TK 142 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Pha B) Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 1. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 152, 153: khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 153 (cả TK 151) không dùng để theo dõi tình hình nhập-xuất trong kỳ mà chỉ dùng để cuối kỳ kết chuyển giá trị thực tế VL-CCDC & hàng mua đang đi đường vào TK 611 - mua hàng - TK 611 - mua hàng: TK này dùng để phá giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào sản xuất dùng trong kỳ. Tài khoản mua hàng có kết cấu như sau: TK 611 - Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ. - giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2: - 6111: mua NVL - 6112: mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp KKTX 2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 2.1. Căn cứ giá thực tế VL-CCDC hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 611(1) lúc đầu kỳ này. Nợ TK 611(1) Có TK 152, 153, 151 2.2. Trong kỳ khi mua VL-CCDC căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác ghi sổ như sau: - Giá thực tế VL-CCDC nhập kho: Nợ TK 611(1) Có TK 111, 112, 141 - trả tiền ngay Có TK 331 chưa trả tiền Có TK 311, 341: mua bằng tiền vay - Chiết khấu hàng mua được hưởng: Nợ TK 331 Có TK 611(1) - Giá trị hàng mua trả lại do không đúng với qui định trong hợp đồng Nợ TK 111, 112 (nếu thu lại ngay) Nợ TK 138(8) (chưa thu được ngay) Nợ TK 331 (trừ vào nợ) Có TK 611 (1) - Gía trị hàng mua trả lại - Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất...) cũng được hạch toán tương tự: Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(8), 331 Có TK 611(1): số giảm giá 2.3. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê VL - CCDC, kế toán xác định giá thực tế VL - CCDC xuất dùng trong kỳ như sau: = + - Để xác định được giá trị thực tế của số VL-CCDC xuất dùng cho từng nhu cầu đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát, hao hụt... kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: - Kết chuyển giá thực tế VL-CCDC tồn cuối kỳ: Nợ TK 152, 153 Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC xuất dùng cho SXKD, xuất bán: Nợ TK 621 - xuất cho SXKD Nợ TK 632 - xuất bán Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC thiếu hụt, mất mát, căn ứ vào biên bản quyết định xử lý ghi: Nợ TK 138(1) Nợ TK 111 Nợ TK 334 Có TK 611(1) Phương pháp kế toán VL-CCDC theo phương pháp KKĐK có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán VL-CCDC theo phương pháp định kỳ Giá thực tế tồn cuối kỳ Đánh giá giảm TK 412 Thiếu hụt, mất mát 138, 111, 334 Xuất bán 632 Xuất dùng cho SXKD TK 621 hướng giảm giá hàng mua trả lại chiết khấu hàng mua được TK 151, 152, 153 Đánh giá tăng TK 412 phần, cấp phát TK 411 Thuế nhập khẩu TK 333 Mua chưa trả tiền thanh toán Số tiền đã TK 331, 311, 341 Mua trả tiền ngay TK 111, 112 Kết chuyển giá thực tế tồn đầu kỳ TK 611 (1) TK 151, 152, 153 TK 331, 111,112,138 Nhận vốn góp, cổ Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán VL-CCDC ở công ty cầu 3 Thăng Long I- Đặc điểm tình hình chung của Công ty Công ty cầu 3 Thăng Long là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động theo phương thức hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ và có quyền trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Đồng thời tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Công ty có trụ sở đóng tại: xã Hải Bối - huyện Đông Anh - Hà Nội Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long, số tài khoản là 73001-00011 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cầu 3 Thăng Long (trước đây là XNXD cầu 3) là doanh nghiệp nhà nước được thành lập ngày 15/10/1969 thuộc Tổng cục Đường sắt với nhiệm vụ bảo đảm giao thông trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Đến năm 1974 Bộ Giao thông vận tải quyết định chuyển về liên hiệp các xí nghiệp XD cầu Thăng Long (nay là Tổng Công ty XD Thăng Long). Ngày 3/1/1995 Công ty Cầu 3 Thăng Long được nhà nước công nhận là doanh nghiệp nhà nước loại I với quyết định số 03 QĐ/TCCB-LĐ. Tháng 3/1997, sau gần 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã được Bội GTVT ra quyết định duyệt ngày 1/1/1992 là: 2698 triệu đồng, với ngành nghề kinh doanh chính là: - XD mới các cầu đường bộ, đường sắt - XD cảng sông, cảng biển và sân bay - XD các công trình công nghiệp và dân dụng - Thi công nền móng đặc biệt như: cầu Thăng Long, cầu bến Thuỷ, cầu sông Gianh, cầu sông Mã, cầu Lai Vu Hải Dương, cảng dầu Cát Lái, cảng Lotu TP HCM, nhà ga sân bay quốc tế Nội Bài... Hiện nay Công ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số công trình như: cầu Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trường Xuân - Quảng Ngãi, cầu Chợ Thượng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hoá, cầu Đoan Vũ - Ninh Bình, cầu Vát - Hải Dương, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang... Ngoài những công trình lớn trên, Công ty còn tham gia XD các công trình cầu ở các vùng nông thôn trên phạm vi toàn quốc nhằm thúc đẩy kinh tế vùng nông thôn miền núi phát triển theo nhịp độ phát triển của đất nước. Năm 1989 cùng với việc nhà nước xoá bỏ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp, Công ty Cầu 3 Thăng Long đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, kiện toàn lại cơ cấu tổ chức, tiếp cận với thị trường, tham gia các hoạt động đấu thầu kể cả trong nước và quốc tế đầu tư công nghệ và thiết bị phù hợp với điều kiện của Công ty, không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác tối đa nguồn vật tư, lao động và thiết bị sẵn có để đưa vào quá trình SXKD tạo hiệu quả kinh tế. Mặt khác, tăng cường sự liên doanh liên kết nhằm tăng cường sức mạnh trong việc tham gia dự thầu xây lắp các công trình. Nhờ có sự phấn đấu vươn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị trường, Công ty đã tiếp thu được nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đường Việt Nam, có đội ngũ công nhân lành nghề, có lực lượng cán bộ kỹ thuật, quản lý kinh tế vững mạnh, thiết bị được đổi mới, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Điều đặc biệt là khi mới thành lập Công ty chỉ có một lượng vốn nhỏ do ngân sách nhà nước cấp. Đến nay đã có một lượng tài sản đồ sộ - không những được bảo toàn mà còn được phát triển ngày càng lớn hơn, cụ thể: Tổng tài sản: 60.052.941.082 đồng. Trong đó: TSLĐ & ĐTNH: 46.371.278.865 đồng TSCĐ & ĐTDH: 13.681.622.217 đồng Một số chỉ tiêu chủ yếu được thể hiện qua các năm Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Tổng sản lượng đồng 44.100.000.000 61.159.000.000 95.015.000.000 Tổng doanh thu đồng 37.053.929.045 57.428.253.186 76.012.236.152 Nộp ngân sách đồng 1.297.566.597 1.855.210.850 5.072.236.000 Bình quân thu nhập người/tháng đồng 1.036.000 1.100.000 1.200.000 Tổng số CBCNV người 557 685 685 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long Công ty Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị XD cơ bản ngành cầu, với ngành nghề chính là XD các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc như cầu, cảng, đường bộ... Với năng lực và thiết bị máy móc hiện có của mình, công ty đã được Bộ và cơ quan chủ quản giao cho thi công những hạng mục công việc khó khăn nhất trong công việc XD các công trình cầu như: thi công các trụ cầu giữa sông sâu, thi công các dầm khung T có khẩu độ lớn, thi công dầm bê tông liên tục bằng phương pháp đúc hàng... Do đó, đặc điểm sản xuất của công ty là: - Giá trị công trình lớn - Sản phẩm được XD theo đơn đặt hàng - Sản phẩm đơn chiếc - Thời gian thi công kéo dài - Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 70%-80% giá thành công trình. - Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thường còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công được như: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác... - Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khách quan trong quá trình thi công như: + Chịu ảnh hưởng của chính sách chế độ của nhà nước, do quá trình thi công kéo dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các công trình có vốn đầu tư nước ngoài thì áp dụng giá cố định trong khi đó giá cả vật tư hàng hoá biến động thất thường đã làm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của Công ty. 3. Quy trình công nghệ sản xuất Vì sản phẩm của công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, do đó quá trình sản xuất được tiến hành theo công đoạn bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: lập dự toán công trình, lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm vật liệu, chuẩn bị vốn... để thi công công trình và các trang thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi công. Bước 2: Thi công XD, quá trình thi công được tiến hành công đoạn điểm dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc 1 giai đoạn lại tiến hành nghiệm thu. Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long a) Tổ chức bộ máy quản lý (Theo sơ đồ trang) * Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cơ quan chủ quản về mọi hoạt động SXKD của đơn vị mình, điều động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, đồng thời là người đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng. * Các phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động trong Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc những việc mình phụ trách. * Phòng kỹ thuật: - Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và từng hạng mục công trình. Lập công nghệ chi tiết, phát hiện những sai sót trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát công trình thi công, đảm bảo chất lượng công trình. - Tổ chức lập biện pháp thi công, lập dự toán công trình, khai thác các nguồn lực sẵn có của Công ty phục vụ cho thi công như: vật tư, máy móc, thiết bị... - Lập tiêu lượng định mức vật tư thiết bị giao cho phòng vật tư thiết bị tổ chức thực hiện trước khi khởi công công trình. - Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu thanh toán công trình. * Phòng kế hoạch: - Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tón kinh tế. - Tổ chức giao khoán, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi công. - Tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch. Đồng thời phối hợp với các phòng ban có liên quan để làm thủ tục bàn giao, thanh toán khi hoàn thành công trình. * Phòng tài vụ - (tài chính - kế toán) Nhiệm vụ chính của phòng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các nguồn vốn. - Giúp giám đốc quản lý kinh tế và thực hiện giám sát bằng đồng tiền quá trình SXKD. - Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế toán. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nước ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng năm, quí, báo cáo với nhà nước. - Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết toán khối lượng công trình. - Lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ, trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của công ty. - Thanh toán với ngân hàng, ngân sách và các đối tượng có liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty. * Phòng vật tư thiết bị: - Tham mưu cho giám đốc chuẩn bị vật tư và thiết bị phục vụ sản xuất theo định mức và tiên lượng của từng công trình do phòng kỹ thuật cấp. Mua và cấp phát vật tư theo kế hoạch và định mức được duyệt, thu hồi vật tư thiết bị của các công trình đã hoàn thành. - Phân cấp quản lý vật tư thiết bị cho các đội sản xuất - Điều động vật tư thiết bị theo tiến độ thi công - Quản lý quá trình sử dụng vật tư thiết bị tại kho và các công trình - Lập kế hoạch bảo dưỡng trung tu và đại tu thiết bị - Xác định mức cấp phát nhiên liệu - Kiểm tra lập kế hoạch thanh lý TSCĐ - Thanh lý quyết toán vật tư thiết bị * Phòng tổ chức: - Xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác, làm việc và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty. - Thi hành các chính sách, chế độ với CBCNV - Quản lý hồ sơ CBCNV, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng thôi việc, đề bạt khen thưởng... để giám đốc ra quyết định. b) Tổ chức bộ máy sản xuất tại các đơn vị thi công. Do sản phẩm của Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng. Vì vậy, Công ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức các bộ phận sản xuất thành các đơn vị xây lắp tổng hợp có thể đảm nhiệm tất cả các phần công việc của một công trình, đứng đầu là chỉ huy trưởng công trình chịu trách nhiệm điều hành sản xuất theo khối lượng công việc được giám đốc giao, quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị mình và chịu trách nhiệm vật chất về tài sản của đơn vị trước giam đốc Công ty. Lãnh đạo Công ty trực tiếp chỉ đạo các đơn vị xây lắp, các đơn vị này nhận nhiệm vụ và triển khai thực hiện theo sự điều hành của ban giám đốc Công ty. Khi hợp đồng kinh tế được thực hiện, giám đốc giao nhiệm vụ cụ thể cho một đơn vị xây lắp thực hiện thi công, đồng thời cung cấp cho đơn vị đầy đủ các yếu tố của quá trình sản xuất như: vốn, vật tư, thiết bị, nhân công... đảm bảo cho công trình được hoàn thành đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng thiết kế. 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm ngành nghề sản xuất diễn ra trên địa bàn rộng nên Công ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, nghĩa là: toàn bộ công tác kế toán của Công ty được làm tập trung trên phòng kế toán từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu. Bên cạnh đó ở mỗi đơn vị sản xuất được bố trí một nhân viên thống kê với nhiệm vụ: thống kê tình hình hiện có và sự biến động của toàn bộ tài sản của đơn vị mình về mặt số lượng để phục vụ cho công tác kế toán và quản lý kinh tế của Công ty. Định kỳ cuối tháng gửi các báo cáo về phòng kế toán công ty như: - Báo cáo về lao động tiền lương - Báo cáo về thực hiện kế hoạch sản lượng - Báo cáo về tình hình mua bán sử dụng vật tư - Báo cáo về tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Đồng thời thu thập tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gửi về phòng kế toán để tiến hành hạch toán kế toán theo các nghiệp vụ kinh tế. Sơ đồ tổ chức phòng tài vụ - Công ty Cầu 3 Thăng Long Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán tiền lương, BHXH và thanh toán nội bộ Kế toán NVL và CCDC Bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 người với các chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau: * Kế toán trưởng: - Phụ trách chung, thay thế các nhân viên - khi họ tới công trường - trừ thủ quĩ. - Giúp giám đốc quản lý sản xuất kinh doanh và XD Công ty ngày càng phát triển, chịu trách nhiệm trước Công ty và nhà nước về các hoạt động kế toán, tài chính trong quá trình SXKD đảm bảo có kết quả và phù hợp với chính sách của Nhà nước. - Báo cáo kịp thời và trung thực kết quả SXKD với cấp trên, chấp hành các pháp lệnh kế toán thống kê TC, chế độ kế toán của Nhà nước, * Kế toán tổng hợp và tính giá thành - Tập hợp số liệu, lập quyết toán công trình, kiểm tra giám sát các số liệu kế toán, tính toán thanh toán với Nhà nước và cấp trên, thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt và hướng dẫn nghiệp vụ kế toán trong phòng. - Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán TSCĐ, giá thành; lập các báo cáo tài chính tháng, quí, năm; chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán. * Kế toán VL và CCDC - Tập hợp chi phí vật tư, hạch toán TSCĐ, theo dõi quản lý sử dụng vật tư, giá cả thị trường qua khâu thanh toán. - Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất VL, CCDC, thanh quyết toán vật tư các công trình, vào sổ theo dõi thanh toán với người bán và người cung cấp. * Kế toán lao động tiền lương, BHXH và thanh toán nội bộ Có nhiệm vụ thanh toán với các CNV về các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán các chế độ nghỉ phép và các chế độ công tác phí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... * Kế toán thanh toán với ngân hàng và các đơn vị khác: - Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán vốn bằng tiền tại ngân hàng và thanh toán với ngân sách. - Kế toán các nghiệp vụ vay trả, thu chi qua ngân hàng. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi thu, chi tiền mặt hàng ngày; cuối tháng rút số dư trên sổ chi tiết quí, đồng thời báo cáo tồn quĩ theo qui định của chế độ kế toán. Đặc biệt phòng kế toán Công ty có sử dụng một hệ thống máy vi tính được cài đặt chương trình kế toán mới đã giúp cho việc theo dõi hạch toán kế toán các hoạt động về tài chính của công ty một cách nhanh chóng đầy đủ và thuận tiện. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi, trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng còn qui định rõ các loại chứng từ sử dụng trong kế toán sổ sách, cách ghi chép, lưu trữ chứng từ, trình tự, thời hạn hoàn thành của từng nội dung công việc, luôn có sự phối hợp kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa kế toán phần hành với nhau, giữa kế toán trưởng với kế toán viên. II- Tổ chức công tác kế toán vật liệu CCDC ở Công ty Cầu 3 Thăng Long 1. Đặc điểm VL-CCDC ở Công ty VL-CCDC là 1 trong 3 yếu tố vật chất trong quá trình SXKD. Vì vậy công tác kế toán VL-CCDC là một bộ phận chủ yếu không thể thiếu được trong một DN, từ đó phải nghiên cứu - tìm hiểu rõ đặc điểm của VL-CCDC được sử dụng trong quá trình thi công xây lắp. Những vật liệu chủ yếu cho các công trình và hạng mục công trình XD là: xi măng, sắt, thép, gạch, đá, cát, gỗ, vôi... đa dạng về chủng loại và qui cách nhưng cũng mang những đặc điểm riêng khác nhau. Có loại VL là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như: cát vàng, cát đen, đá, gỗ, tre nứa..., các loại đã qua chế biến như dạng cấu kiện bê tông đúc sẵn, cử, đồ gỗ, lan can... Các công trình XD khi bàn giao cho người sử dụng đã trở thành TSCĐ, sản phẩm của Công ty luôn đạt chất lượng hàng đầu về kỹ thuật, mỹ thuật, đúng theo yêu cầu thiết kế, dự toán. Sản phẩm của Công ty có đặc điểm là vốn đầu tư lớn, thời gian XD dài, việc tiêu thụ không qua thị trường. Vì vậy, việc vận chuyển thu mua, bảo quản, cấp phát không tốt sẽ ảnh hưởng lớn quá trình thi công xây lắp & chất lượng công trình. Từ đó đòi hỏi phải có những phương án tối ưu để vận chuyển, bảo quản, dự trữ, cấp phát VL-CCDC phù hợp. VL-CCDC xếp kho (xếp trong kho hoặc ngoài trời) đều phải gọn gàng, ngăn nắp theo chủng loại riêng biệt để dễ kiểm tra, theo dõi trong quá trình nhập xuất. Hàng phải kê cao có che đậy, đặc biệt đối với các vật tư, thiết bị ngoài trờ, các vật tư quan trọng cần có hàng rào bảo vệ. VD: - Trong quá trình bảo quản xi măng phải được để ở nơi khô ráo, thoáng mát, từng loại xi măng phải được để riêng biệt và có cùng cỡ sêri. Cứ theo một định kỳ từ 15-20 ngày sẽ đảo vị trí của từng bao để đảm bảo chất lượng. Theo nguyên tắc xi măng không được để quá 30 ngày và mỗi đợt sản xuất thì xi măng phải cùng loại, cùng cỡ sêri. - Trước khi sử dụng thì sắt thép phải được qua thí nghiệm để kiểm tra độ kéo nén và uốn. - Khi sử dụng vật liệu phải sử dụng đúng vật liệu của nhà thiết kế và chủ đầu tư. 2. Phân loại VL-CCDC Để xây dựng một công trình như cây cầu, Công ty Cầu 3 Thăng Long phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Mỗi loại có vai trò, công dụng khác nhau và tính năng lý hoá khác nhau. Để giúp cho công tác quản lý, kiểm tra và giám sát sự biến động của vật liệu một cách chặt chẽ có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất, bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, bao gồm các loại xi măng, sắt thép, đá các loại... và các thiết bị đặc chủng khác. - Vật liệu phụ: không cấu thành nên sản phẩm mới nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng của VL chính và sản phẩm, tạo điều kiện cho SX được tiến hành bình thường. VL phụ của Công ty bao gồm dầu, mỡ, sơn, que hàn, ôxy, đất đèn, nhựa đường, khí Axêtilen... - Nhiên liệu: Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như xăng, dầu chạy máy... - Phụ tùng thay thế: Là các loại chi tiết phụ tùng máy móc mà Công ty mua sắm dự trữ cho việc sửa chữa, thay thế các loại máy móc thiết bị của Công ty như: ắc quy, gioăng cao su, chổi than, dâu cu doa, cánh quạt gió... - Vật tư luân chuyển: Thép hình, cọc ván theo, thanh vạn năng... - Phế liệu thu hồi: sắt vụn, thép vụn, đầu que hàn. - CCDC: được phân loại thành từng thứ, loại khác nhau như: quần áo bảo hộ lao động, giầy mũ, dây an toàn, dụng cụ sửa chữa máy móc, bàn rentarô, mũi khoan, kìm, cờ lê... Các loại đồ điện như: công tơ, áptômát, cầu dao dây sáp, dây chì, bóng đèn, công tắc... Tuy VL-CCDC của Công ty được chia thành các loại như trên nhưng tuỳ thuộc vào quá trình sản xuất của Công ty mà có thể lúc này thì vật liệu là vật liệu chính nhưng khi chuyển sang mục đích sử dụng khác thì nó không còn là vật liệu chính nữa. Hay nói cách khác, là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà vật liệu được phân chia thành nhiều loại khác nhau. VD: Thép dùng trong kết cấu bê tông thì được coi là NVL chính, còn khi nó được sử dụng để phục vụ, hỗ trợ như ván khuôn, giàn giáo thì lại được coi là NVL phụ. 3. Đánh giá VL-CCDC Để đánh giá VL-CCDC, trước đây Công ty sử dụng hai loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. - Giá thực tế VL-CCDC mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản, phân loại trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có) và thuế. - Giá hạch toán là giá cố định được Công ty qui định đầu mỗi niên độ kế toán. Để xác định được giá hạch toán, đầu năm kế toán dựa vào giá hoá đơn của những lần nhập cuối năm trước làm cơ sở. Trên thực tế, những năm gần đây giá NVL & CCDC khá ổn định, ít biến động nên giá hạch toán thường bằng giá hoá đơn. Do đó từ năm 1998 cho đến nay Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để đánh giá VL. 3.1. Đối với VL-CCDC nhập kho: ở Công ty VL dùng cho sản xuất chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập VL-CCDC được lập và duyệt theo từng tháng, quí dựa vào kế hoạch và tiến độ sản xuất tháng quí của Công ty. Đối với VL-CCDC mua ngoài thì chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế VL-CCDC nhập kho. Nếu Công ty mua VL-CCDC mà chi phí vận chuyển do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế GTGT). Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. Trị giá thực tế VL-CCDC nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn GTGT (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có) VD: Theo hoá đơn số 104 ngày 10/1/2000, Công ty mua xi măng PC30 Chinpon của Công ty TNHH Văn Phú với số lượng 20 tấn, đơn giá là709.000đ/1 tấn, thành tiền 14.180.000 đồng. Chi phí vận chuyển số hàng trên về đến công ty là 350.000 đồng. Vậy: trị giá thực tế của xi măng nhập kho = 14.180.000 + 350.000 = 14.530.000 đồng 3.2. Đối với VL - CCDC xuất kho: Vì VL - CCDC do công ty mua ngoài là chủ yếu nên số VL - CCDC mua (nhập kho) kể cả vật liệu chính và vật liệu phụ được công ty xác định tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp giá NT-XT Trị giá thực tế VL - CCDC xuất kho = Số lượng VL - CCDC xuất kho x Đơn giá thực tế VL - CCDC nhập kho Ví dụ: phiếu nhập kho số 104 ngày 10/1/2000 nhập 20 tấn xi măng, đơn giá