Đề tài Tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay

ngữ event, đã có mặt ở Việt Nam từ những năm 90 của thế kỷ XX. Nhưng đến nay nó mới thực sự được các doanh nghiệp chú ý đến và sử dụng như một công cụ PR hiệu quả của mình. Trong cuộc sống hiện tại, các sự kiện thường được tổ chức với những mục đích khác nhau và tuỳ thuộc vào những đối tượng nhận tin khác nhau. Các sự kiện có thể được phân ra thành hai loại: sự kiện phi thương mại và sự kiện thương mại. Sự kiện phi thương mại là những hoạt động mà con người tổ chức, sắp đặt nhằm tạo ra những giá trị văn hóa, xã hội. Các sự kiện này thường mang tính chất cộng đồng, các doanh nghiệp thường không xuất hiện ở đây, hoặc có xuất hiện thì cũng chỉ mang tính chất cộng tác, giúp đỡ, cụ thể hơn là những nhà hảo tâm (cho các chương trình từ thiện), những chuyên gia cố vấn ( cho các chương trình khoa học, giáo dục…). Có rất nhiều những sự kiện như thế này được tổ chức hàng năm như những chương trình chào mừng các ngày lễ lớn, những chương trình từ thiện, vì người nghèo, các chương trình biểu diễn văn hóa nghệ thuật, triển lãm…Thông điệp từ các chương trình như thế này mang ý nghĩa xã hội nhiều, và thường không có tính thương mại ở đây. Người ta hướng đến các sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự thoải mái về tinh thần, hay để thể hiện một nét văn hóa của dân tộc, quê hương. Thường thì những sự kiện như thế này được công chúng rất ủng hộ và tham gia nhiệt tình. Ta có thể kể đến ở đây những sự kiện như các chương trình chào mừng ngày lễ lớn của đất nước như: ngày Quốc khánh 2/9; Kỉ niệm ngày 30/4 – 1/5…Các chương trình mang tính chất từ thiện như chương trình hưởng ứng toàn quốc ngày vì người nghèo, ủng hộ các nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ các vùng bị thiên tai tàn phá…Một sự kiện có thể có nhiều doanh nghiệp cùng tham gia và mang tính xã hội là nhiều. Sự kiện thương mại là những sự kiện do một doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức hoặc thuê công ty khác ở bên ngoài lo cho toàn bộ chương trình nhằm mục đích quảng bá hình ảnh sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp cũng như những hoạt động của doanh nghiệp tới công chúng mục tiêu. Những sự kiện như thê này được các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức như những buổi họp báo, lễ kỉ niệm, giới thiệu sản phẩm mới, khai trương…Thông điệp từ những chương trình này gửi đến những đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một hình thức truyền thông hiệu quả mà các doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức đúng đắn và đầu tư đúng mức. Người xem đóng vai trò là khách hàng tiềm năng, họ là những người tiêu dùng trực tiếp hoặc là những người có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các quyết định tiêu dùng. Không giống như các hoạt động truyền thông khác, ví dụ như quảng cáo phải tốn rất nhiều chi phí, và thời gian để có thể tạo được chỗ đứng cho doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, các sự kiện chỉ tập trung trong một thời gian, chi phí cũng ít hơn của quảng cáo, nhưng lại mang lại hiệu quả to lớn nếu như được sử dụng hợp lí. Vấn đề của các doanh nghiệp hiện nay là làm thế nào để có được một sự kiện thành công. Có những doanh nghiệp dựa vào những nguồn lực sẵn có của mình để tự tổ chức sự kiện, nhưng có những doanh nghiệp lại đi thuê các công ty PR/tổ chức sự kiện làm cho mình với lý do là các công ty này chuyên nghiệp hơn. Chính điều này đã làm cho tổ chức sự kiện được xem như là một lĩnh vực khá hấp dẫn, một nghề thời thượng. Việc xác khái niệm sự kiện chỉ mang tính tương đối, rất khó chính xác vì chưa có một định hình rõ ràng cho lĩnh vực khá mới mẻ này. Chúng ta chỉ có thể hiểu được bản chất của nó khi gắn nó với từng mục đích cụ thể. 1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động truyền thông marketing Trong các doanh nghiệp hiện nay, ngân sách dành cho việc tổ chức các sự kiện đang là rất cao. Các sự kiện đã được nâng tầm và đầu tư một cách đúng mức. Có được điều này là do các doanh nghiệp đã nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của sự kiện trong chiến lược truyền thông của mình. Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp có thể quảng bá được hình ảnh của mình, hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục tiêu một cách hiệu quả. Mục đích của tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó tăng doanh số bán cho công ty. Nó tạo cho công chúng mục tiêu một ấn tượng khi tham gia các sự kiện được công ty tổ chức. Một khi đã tạo được ấn tượng trong lòng công chúng thì sẽ rất khó phai nhoà. Để ấn tượng của công chúng mục tiêu là tốt đẹp thì phục thuộc rất nhiều vào công việc tổ chức sự kiện như thế nào. Thông qua các sự kiện, công ty có thể tiến lại gần hơn với công chúng mục tiêu và ngược lại công chúng cũng có thể biết được những thông tin về công ty, về những sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, về những hoạt động của công ty. Vậ khi nào thì chúng ta nên tổ chức sự kiện để có tác dụng hiệu quả nhất ? Để tổ chức một sự kiện thành công bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng sẽ không có tác dụng gì nếu đứng một mình. Trong tiếp thị bạn có thể sử dụng phương pháp quảng cáo hay làm công tác đối ngoại mà không phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng thì phải kết hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vai trò của sự kiện là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên để hiểu và sử dụng được nó một cách hiệu quả không phải là dễ dàng. Các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện trong các trường hợp sau: - Khai Trương: Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn đến khách hàng, đó là “chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tốt hơn đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đã sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương. Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương các nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra cách làm sáng tạo. - Giới thiệu sản phẩm mới: Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để các chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Nói cách khác những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những chất xúc tác còn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn mới là phần “cốt lõi”. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. - Các kỳ nghỉ, các ngày lễ tết: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi đến khách hàng. - Sự xuất hiện của những người nổi tiếng: Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là phải nghiên cứu kỹ lịch làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” nên cảnh báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng. - Đồng tài trợ: Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả cac doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp voéi nhu cầu của khách hàng. - Kỷ niệm thành lập: Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật”cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. - Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi: Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao thưởng. Và một điều quan trọng nữa là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thì phải giữ đúng lời hứa. Hiểu được vai trò của tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp nên có những kế hoạch cho các sự kiện sắp tới của mình. Tổ chức thành công một sự kiện là doanh nghiệp đã tiến thêm một bước tới gần hơn và dần dần sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng. 1.2.3. Những nguyên tắc trong tổ chức sự kiện Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bay sản phẩm...Tuy nhiên hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau : - Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thự tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó gần như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo hay một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. - Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Hãy xem việc tổ chức sự kiện như một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp phải xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty. - Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” tới đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà bạn muốn truyền tải đến họ. - Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. - Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng: Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hóa sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa là phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. - Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày: Tổ chức sự kiện chỉ là một bộ phận rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi. - Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. - Thiết lập và theo sát những mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự của công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác. - Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. - Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức sự kiện thương mại là hoạt động cực kì phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. 1.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một sự kiện Sự kiện là thành quả của một quá trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện cho đến lúc sự kiện diễn ra và kết thúc. Đó là một quá trình lao động miệt mài, tìm tòi, sáng tạo để tạo ra những sự kiện có được hiệu quả tốt, gây ấn tượng mạnh cho những người xem. Nhưng không phải sự kiện nào diễn ra cũng thuận lợi và đúng như những gì mà người tổ chức mong muốn. Để một sự kiện diễn ra thành công cần có nhiều yếu tố. Khi muốn sử dụng sự kiện như một công cụ truyền thông cho doanh nghiệp thì cần phải chọn cho nó một thời điểm thích hợp hay một lý do hợp lý để tổ chức. Doanh nghiệp của bạn mới được thành lập thì bạn cần phải có một lễ khai trương hoành tráng. Thông điệp ở đây là bạn đã có mặt, bạn sẽ cung cấp những sản phẩm dịch vụ mà thị trường cần, bạn sẽ phục vụ tốt hơn những đối thủ cạnh tranh…Doanh nghiệp của bạn chuẩn bị tung sản phẩm mới ra thị trường, sẽ có một buổi họp báo hay một buổi trình diễn giới thiệu sản phẩm đó. Qua đó, bạn đã gửi một thông điệp là doanh nghiệp của bạn sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu mới của thị trường bằng những sản phẩm, hay dịch vụ tốt nhất. Tham gia tài trợ chính thức hoặc đồng tài trợ cho một sự kiện lớn, hoặc tham gia những chương trình từ thiện cũng là một cách tốt để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Nó cho thấy tiềm lực của doanh nghiệp như thế nào và cũng tạo một hình ảnh tốt đẹp trong lòng công chúng. Còn có rất nhiều lý do để tổ chức một sự kiện, quan trọng là lý do đó hợp lý với bối cảnh của doanh nghiệp hiện tại. Phỏng vấn những người làm nghề tổ chức sự kiện: “Điều gì làm nên sự khác biệt cho sự kiện?”, câu trả lời nhận được là bạn cần phải có một ý tượng độc đáo. Bạn muốn tổ chức sự kiện của mình như thế nào. Nếu sự kiện chỉ diễn ra theo một mô típ thông thường thì không có gì mới mẻ, khó có thể tạo cho người xem một ấn tượng về sự kiện đó. Để giới thiệu một dòng sản phâm xe hơi mới, thay vì đưa chiếc xe ra và chỉ giới thiệu về nó thì bạn có thể tạo ra một cách giới thiệu khác độc đáo hơn. Màn trình diễn được coi là ấn tượng nhất trong các lần ra mắt xe hơi tại Việt Nam năm 2005, chiếc xe hơi Ford Focus xoay vòng bay vào khôn gian, vượt lên đầu khán giả trong vòng 4 phút rồi hướng thẳng lên khán đài. Kịch bản ra mắt được bắt đầu bằng ước mơ làm chủ một chiếc xe hơi, dẫn đến lịch sử thăng trầm của nền công nghiệp xe hơi thế giới, từ chiếc xe chạy bằng hơi nước thập niên 30 đến những chiếc điệu đàng ở thập niên 60 và cao trào là sự xuất hiện cực kỳ ấn tượng của chiếc Ford “Bản lĩnh tiên phong”. Chương trình đó đã tạo cho những người đến xem một cảm giác khác lạ và thích thú, và tin chắc rằng ai đã tham dự chương trình đó thì không thể quên được. Ý tưởng đóng vai trò rất quan trọng. Khi có ý định tổ chức một sự kiện, thì những người làm tổ chức sẽ họp nhau lại để thu thập những ý tưởng cho sự kiện. Những ý tưởng hay, độc đáo sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành công cả về nội dung lẫn hình thức. Một sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ nếu không có một bản kế hoạch chi tiết, và bảng phân công công việc cho từng bộ phận, trong đó là toàn bộ những công việc cần chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra. Đó là bảng phân công nhiệm vụ, những đầu việc cần phải làm trước khi sự kiện được diễn ra như: địa điểm tổ chức ở đâu là hợp lý, âm thanh ánh sáng như thế nào, khách mời là những ai, ai là người chịu trách nhiệm cho những đầu việc đó…Bản kế hoạch được người chịu trách nhiệm chính đối lập ra và theo dõi thường xuyên để nắm bắt được tiến độ công việc như thế nào, nếu có những sự việc phát sinh thì nhanh chóng tìm cách giải quyết. Bản kế hoạch cần phải được lập một cách rõ ràng và chi tiết để cho dễ hiểu và thực hiện. Công việc cần phải được phân công cụ thể cho từng bộ phận, tránh chồng chéo công việc giữa những bộ phận với nhau, và phải tạo ra được một sự gắn kết giữa những bộ phận đó. Sự phối hợp giữa các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Người mẫu không thể diễn khi mà sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu…đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ không thể thể hiện tốt nếu như người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị tốt trước giờ diễn. Ánh sáng sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để dạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu đậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng thì đứng ở nơi tối hơn…Trong khi sự kiện diễn ra thì cần phải có một người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ chương trình. Theo dõi và chỉ huy các bộ phận, tạo nên sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra liên tục, không có sự cố, nếu có thì những sự cố đó là không đáng kể. Và điều đó gắn liền với sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Do đó khi đi thuê các công ty chuyên về tổ chức sự kiện thì cần phải lựa chọn những công ty chuyên nghiệp, có uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức sự kiện. Ngoài những yếu tố chủ quan trên, thì sự kiện còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố khách quan khác như luật pháp, phong tục tập quán của nơi tổ chức sự kiện, thời tiết…Mặt khác, sự thành công của sự kiện không những phụ thuộc vào bên tổ chức sự kiện mà còn được đánh giá bởi chính những người tham gia và chứng kiến sự kiện. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là gửi đến công chúng nhận tin một thông điệp nào đó từ sự kiện. Và để họ có thể hiểu và tiếp nhận thông điệp đó một cách chính xác cũng như lưu lại trong tâm trí họ lâu dài là thành công của một sự kiện. 2. Tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay 2.1. Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm hơn đến việc quảng bá hình ảnh của mình thông qua các sự kiện. Hàng năm các doanh nghiệp Việt Nam thường tổ chức khá nhiều các sự kiện như: lễ khai trương, kỉ niệm ngày thành lập, họp báo giới thiệu sản phẩm mới, tham gia tài trợ cho các chương trình truyền hình lớn…Điều đó cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận ra tầm quan trọng của các sự kiện và đầu tư vào nó một cách đúng mức. Honda Việt Nam tổ các cuộc thi tìm hiểu về luật lệ an toàn giao thông với tên gọi “Tôi yêu Việt Nam”. Do tính chất xã hội của nó mà cuộc thi đã được công chúng hưởng ứng một cách nhiệt tình và đã tạo cho công chúng một ấn tượng tốt đẹp về Honda Việt Nam. Mặt khác các công ty cũng quan tâm đến việc tài trợ cho các chương trình đang được công chúng quan tâm. Như công ty sữa Việt Nam, Vinamilk đã tham gia tài trợ cho gameshow Tam sao thất bản, một gameshow đang được ưa thích hiện nay, và Vinamilk cũng đã đạt được hiệu quả quảng bá hình ảnh cho các nhãn hàng của mình thông qua chương trình này. Các công ty có thể tạo ra các sự kiện với các nguồn lực sẵn có hay có thể thuê một công ty khác lo toàn bộ cho sự kiện của mình. Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng hơn 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam hiện nay như Max, Coon, Galaxy, Venus…(nhân viên ở các công ty thường là từ 2 – 4 cho đến vài chục người). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số. Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của công ty FTA, dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Unilever, Pepsi, Tiger, Heniken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh ước tính 30%/năm với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm kèm thêm event; 66% các công ty tự làm và 77% các công ty thuê làm các hoạt động PR/event. Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ hài lòng với kết quả mang lại. Những yếu tố mà họ mong đợi là có quan hệ tốt (với báo chí và các cơ quan chức năng), nhiệt tình, chuyên nghiệp, hiệu quả và điều làm họ không hài lòng la thiếu sáng tạo. Vì vậy 44% đặt sáng tạo lên hàng đầu, rồi mới đến phục vụ khách hàng, kỹ năng truyền đạt thông tin, kỹ năng giải quyết vấn đề…Max Communications đứng đầu trong danh sách 20 công ty được nhắc đến theo sau là Galaxy, Venus…Các công ty có lợi thể là thành lập từ lâu, am hiểu về thị trường nên đưa ra các ý tưởng vừa độc đáo vừa mang bản sắc dân tộc và quan trong hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Thị trường Việt Nam vẫn là một thị trường tiềm năng cho các công ty này kinh doanh trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 2.2. Những thuận lợi và khó khăn đối với những nhà tổ chức sự kiện tại Việt Nam 2.2.1. Những điều kiện thuận lợi Các doanh nghiệp sử dụng sự kiện như một công cụ truyền thông hiệu quả. Mục đích của các doanh nghiệp khi sử dụng các sự kiện là quảng bá hình ảnh sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp và những hoạt động của doanh nghiệp đến với công chúng nhận tin đặc biệt là công chúng nhận tin mục tiêu. Còn đối với các công ty chuyên làm trong lĩnh vự