Đề tài Tổ chức sự kiện và doanh nghiệp

ố năm kinh nghiệm trong quá trình làm việc từ 2 năm trở lên. 2.5. Các lọai dịch vụ cung cấp của công ty. Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế … Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội. Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời…. TVC: thực hiện dàn dựng phim quảng cáo GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 23 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp 2.6. Các chƣơng trình đã thực hiện khi chƣa đổi tên công ty. Thương về miền Trung. Câu chuyện đầu năm Đêm khai mạc hương sắc trà B’lao. Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội - Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận. Mục đích: + Thương về Miền Trung: là một chương trình ca nhạc – hài kịch từ thiện nhằm gây quỹ ủng hộ cho các nạn nhân bị bão lụt. + Câu chuyện đầu năm: chương trình chào mừng năm mới, với những hoạt động ca nhạc, hài kịch, biểu diễn các tiết mục trống cổ, quyên góp từ thiện. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 24 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy + Đêm khai mạc hương sắc trà B’LAO: mang màu sắc tôn vinh, giới thiệu và quảng bá hình ảnh cây chè, lịch sử và quá trình phát triển của ngành chè Lâm Đồng, thể hiện tinh thần tôn vinh những con người và vùng đất quê hương đã dày công đóng góp sức lực và trí tuệ dựng xây ngành chè Lâm Đồng - Việt Nam, đưa hương vị chè và văn hóa trà Việt tỏa hương ra khắp thế giới. + Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội: quảng bá càng làng nghề truyền thống của Việt Nam. + Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận: được tổ chức vào ngày 27/9/2009 nhằm quảng bá hình ảnh du lịch của Tỉnh đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước. 2.7. Các chƣơng trình trọng điểm đang thực hiện. - Ngày của mẹ. Chào mừng ngày của mẹ - 10/5 ngày lễ của những người con nhớ đến Mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc và hướng tới mừng ngày giải phóng Miền Nam 30/4 nhớ đến các Bà mẹ đã một đời hi sinh vì quê hương đất nước. Chương trình là dịp để mỗi người con được thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ bằng những việc làm thiết thực, kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê. - Giải bóng đá mini clb doanh nghiệp miền nam hướng về 1000 năm Thăng Long –Hà Nội. Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đoàn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp Việt Nam tiêu biểu tại TP.HCM Chào mừng đại lễ dân tộc 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn ra vào tháng 6/2010. Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt động thể dục thể thao. Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong cả nước thông qua hoạt động tài trợ giải. - Khát vọng sống. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 25 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Nhằm tiếp tục vận động quyên góp nguồn quỹ hỗ trợ, chăm lo cho các đối tượng bị ảnh hưởng chất độc hóa học ( Dioxin), đồng thời tổ chức giao lưu những gương điển hình nạn nhân chất độc da cam vượt qua số phận, vươn lên hòa nhập cộng đồng. Hội Chữ Thập Đỏ tp.HCM và công ty Truyền Thông Mật Mã phối hợp cùng đài truyền hình tp.HCM tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc truyền hình trực tiếp trên HTV9 với chủ đề Khát Vọng Sống. Đây là hoạt động nhân đạo được tổ chức thường niên của hội chữ Thập Đỏ. - Ngòai ra còn các họat động treo cờ phướn cho các ngày lễ: 1000 năm Thăng Long-Hà Nội, người Việt ưu tiên dùng hàng Việt….  Chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội: Nhằm kỷ niệm Đại lễ 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội, thể hiện tình cảm và đạo lý uống nước nhớ nguồn của người Việt Nam. Nhằm giáo dục truyền thống lịch sử và Cách Mạng dân tộc và cũng là dịp để giới thiệu và nâng cao tầm vóc của Thủ Đô Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung ở khu vực và trên Thế giới. Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã phối hợp với Trung Tâm Thông Tin Triển Lãm Tp.HCM và Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam thực hiện hoạt động treo banner tuyền truyền cho lễ Kỷ niệm 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội trên theo chủ trương đề ra.  Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt Thực hiện chủ trương của Bộ Chính Trị kêu gọi “Người Việt Nam ưu tiên dùng Hàng Việt Nam”, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Bà Rịa – Vũng Tàu phối hợp với Trung Tâm Xúc Tiến Thương Mại BRVT và Công ty TNHH Truyền thông MẬT MÃ thực hiện chương trình treo cờ phướn hưởng ứng cuộc vận động với mục đích ý nghĩa như sau: Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông đảo nhân dân thực hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên phạm vi từ TP đến các huyện, xã trong tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nói riêng và trong cả nước nói chung. Bên cạnh đó cuộc vận động này cũng là cơ hội để các Mạnh Thường Quân khẳng định tên tuổi và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình đến đông đảo người tiêu dùng và khách du lịch trong và ngoài nước đến với TP đầy tiềm năng và thu hút vốn đầu tư số 1 tại Việt Nam hiện nay. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 26 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.8. Khách hàng thân thiết của công ty. 2.9. Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện. 2.9.1. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện. Hiện tại thì phòng event có 10 người bao gồm cả hai cộng tác viên. Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event Nguồn: thông tin phòng event Trưởng phòng Nhân viên ý tưởng Nhân viên thiết kế Nhân viên Cộng tác viên GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 27 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.9.2. Hƣớng đi của phòng tổ chức sự kiện.  Quý 1: chuẩn bị kế họach + nhân sự + dự báo thị trường và xác định hệ thống khách hàng tiềm năng ( lãnh đạo tỉnh + khách hàng thân thiết ).  Quý 2: bắt đầu sản xuất chương trình + chạy tài trợ + tiếp cận, giới thiệu và khai thác khách hàng. Chương trình chuẩn bị dự kiến: lễ hội Thanh Niên ( tháng 3), giải bóng đá doanh nghiệp miền Nam hướng về 1000 năm Thăng Long, ngày của mẹ, lễ hội thanh niên đồng hành cùng hàng Việt tại Bà Rịa Vũng Tàu. Chuẩn bị chương trình cho quý 3.  Quý 3: ưu tiên cho chương trình các tỉnh ( khỏang 3 chương trình ) và thiết lập mối quan hệ để chuẩn bị chiếm lĩnh thị trường các tỉnh ( Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu,Lâm Đồng,Bình Thuận…) khai thác các lễ hội, sự kiện lớn trong năm. Chương trình âm vang miền Đông Nam Bộ hướng 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Chương trình người Việt Nam đồng hành cùng hàng Việt. Hợp tác khai thác chương trình trong năm 2010 “ sân vận động thống nhất TP.HCM”  Quý 4: tiếp tục tập trung thị trường TP.HCM + các tỉnh. Bên cạnh đó: song song với các chương trình phát thảo phòng event sẽ chạy các chương trình chung của công ty ( bán tài trợ,tài trợ phướn…) và các chương trình nhỏ phát sinh ( hội thảo, tổ chức biểu diễn, cuộc thi, hội chợ triển lãm…) đưa khách hàng về công ty thi công in ấn, out door, TVC. Danh sách các khách hàng thân thiết dự kiến tiếp cận trong năm: 1. Công ty sữa Đồng Tâm Nutifood. 2. Kiềm Nghĩa. 3. Clb HVNCLC. 4. Tập đòan FPT. 5. Khóa LLD. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 28 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 6. Công ty điện máy Thanh Bình Tân. 7. Kem đánh răng Hynos. 8. Bếp ga Namilux. 9. Thời trang Foci. 10. PNJ ( vàng bạc Phú Nhuận) 11. Giấy Sài Gòn. 12. Tổng công ty may Việt Tiến. 13. Danh sách khách hàng thân thuộc. 14. Lãnh đạo tỉnh + hiệp hội doanh nghiệp tỉnh ( Bình Dương, Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Lâm Đồng, Bình Thuận ) Lý do: đây là những doanh nghiệp lớn, và nhân viên của công ty có mối quan hệ với các doanh nghiệp này nên sẽ tận dụng mối quan hệ này để làm để biến nó thành lợi thế của công ty. 2.10. Kết quả hoat động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty ( chỉ tính doanh thu tại trụ sở chính không tính kết quả doanh thu từ xƣởng in ấn). ĐVT: VNĐ THÁNG TỔNG THU TỔNG CHI CÒN LẠI 1 598.265.000 620.632.454 -22.367.454 2 283.623.855 353.459.765 -69.835.910 3 135.824.442 194.396.953 -58.572.511 Nguồn: bộ phận kế toán của công ty Lí do chỉ tính doanh thu trong 3 tháng: Mật Mã tách riêng ra từ Ngọc Việt là vào tháng 1/2010, tính đến nay thì công ty mang tên là Mật Mã chỉ mới kinh doanh được 4 tháng nên chỉ xét kết quả kinh doanh khi nó mang tên là Mật Mã chứ không lấy doanh thu của Ngọc Việt. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 29 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Từ khi Mật Mã tách riêng ra khỏi Ngọc Việt để kinh doanh riêng thì tình hình kinh doanh 3 tháng đầu tiên không thật sự khả quan và có chiều hướng giảm. Công ty vẫn có nguồn thu hàng tháng, nhưng nguồn thu này không nhiều, không điều đặn và nó không thể bù đắp cho phần chi tiêu về mặt bằng, lương nhân viên…. Phần lớn nguồn thu là từ những hợp đồng nhỏ như: treo phướn, cho thuê billboard quảng cáo,cung cấp dịch vụ PG cho hội chợ, bán ý tưởng…. trong 3 tháng vừa qua công ty chưa tổ chức được một chương trình nào có tầm cỡ như khi còn là Ngọc Việt để lấy tiếng tăm cho Mật Mã, đây là điều công ty nên xem xét lại hướng đi của mình và dịch vụ cung cấp của công ty có thật sự thu hút khách hàng hay chưa trong quá trình cải cách công ty. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 30 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY. 3.1. Phân tích 3 chƣơng trình. 3.1.1. Giới thiệu sơ nét về 3 chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền : chương trình nhằm giới thiệu chi nhánh mới của công ty Vững Bền b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA Chương trình nhằm giới thiệu sản phẩm mới OGAWA GRAND ( ghế massage không trọng lực) của công ty OGAWA WORD là một dịp lễ đặc biệt nhân ngày lễ 30/4 và ngày của mẹ 10/5 c.Ngày của mẹ. Đây là chương trình nhằm tôn vinh những hình ảnh của người mẹ Việt Nam anh hùng và người mẹ hiện đại ngày nay. Đây cũng là ngày những người con thể hiện tình cảm thiêng liêng, ý nghĩa nhất cho mẹ 3.1.2. Quy trình thực hiện từng chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: Làm lễ giới thiệu công trình dự án phát triển của quý công ty.  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành . lãnh đạo cuả thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 300 khách VIP.  Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của đối tác, khách hàng.  Địa điểm: khu công nghiệp Việt Nam- Singapor  Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2010  Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 31 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về công ty, cho thấy sự phát triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh. Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) - PG đón tiếp khách mời cài hoa cho khách và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ ngồi , mở clip giới thiệu về công ty và dự án công trinh của công ty. - Ổn định chổ ngồi cho khách - Lân sư rồng múa chào khách - Văn nghệ mở màn lễ động thổ - MC giới thiệu khách mời và đại biểu - MC mời đại diện công ty lên phát biểu - MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu - Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ - MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình - MC mời đối tác của công ty lên phát biểu - Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ và bấm kíp nổ thay cho cắt băng rôn - MC cám ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet. Bước 3: lập kế họach Thời gian Nội dung Chi tiết Nhân sự 23/2 Lên danh sách các khách VIP + Mật Mã đưa bản thiết kế thư mời và mô hình nhà bạt cho công ty Vững Bền duyệt Công ty xây dựng Vững Bền sẽ phối hợp cùng Mật Mã để lên danh sách các khách VIP Công ty Vững Bền phối hợp cùng với Mật Mã 25/2 Duyệt bản thiết kế + sửa Sau khi bàn bạt xem xét Thiết kế của GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 32 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy đổi+ gởi kịch bản chi tiết giữa hai bên để đưa ra mẫu thiết kế chung công ty Mật Mã phối hợp cùng ban thực hiện chương trình của công ty Vững Bền 25/2- 2/3 Gởi thiệp mời cho khách VIP + đội hậu cần lo việc thuê mướn vật dụng cho chương trình và team PGs, PBs, ca sĩ, MC, bảo vệ, xe ủi…+ tổng kết số lượng khách mời tham gia chương trình Công ty Mật Mã sẽ tiến hành viết danh sách khách mời và gởi nội dung về chương trình cho khách Nhân viên Mật Mã 3/3 Xem tình hình khách mời, MC, ca sĩ… và có phương án dự phòng Lên kế hoạch B phụ trợ nếu có gì phát sinh Nhân viên Mật Mã + Vững Bền 5/3 Tiến hành chuyển vật dụng trang trí sân khấu , nhà vệ sinh để dàn dựng nhà bạc, sân khấu Dựng mô hình sân khấu, nhà bạc cho khách ngồi, nhà vệ sinh, nhà để xe… Công ty Mật Mã + dịch vụ làm sân khấu + công ty Vững Bền sẽ kiểm tra tiến độ công việc 6/3 Chạy chương trình Toàn bộ nhân sự của công ty Vững Bền + Mật Mã + công ty dịch vụ dàn GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 33 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát. Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên công ty sẽ phối hợp làm cùng nhau. Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời bên Mật Mã sẽ làm việc túc trực với nhân viên quản lý chương trình của công ty Vững Bền. Bước 5:tiến hành tổ chức. Công tác chuẩn bị đón khách - Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ. - Kiểm tra âm thanh lần cuối. - Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe. - Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn bị. - Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công. - Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ. - Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng. - Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng - Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách. Trước 7h (kiểm tra –lần 1) Kiểm tra lần 2 lúc 8h Kiểm tra lần 3 lúc 8h30 Nhân viên Mật Mã đảm nhiệm - Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe. - Nhân viên lễ tân chia thành 4 nhóm hướng dẫn khách vào vị trí lễ. Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng gần cổng chào, che dù cho khách từ khu vực cổng chào đến khu vực lễ tân Nhóm 2: 6 người : ở khu vực đoán 8h30-9h30 Lãnh đạo cty dựng âm thanh và sân khấu. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 34 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy khách, phụ trách cài hoa cho khách ,hướng dẫn khách cào khu vực lễ. Nhóm 3: 4 người phụ trách trong khu vực lễ, hướng dẫn khách đến khu vực tiệc trà và mời nước cho khách Nhóm 4: 4 người phụ trách trong phòng VIP và phục vụ khách trong phòng VIP - Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn nhóm 2 trong việc nhận diện khách VIP - Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc. - Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào * Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma - Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ. Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc - Âm thanh văn nghệ - Chương trình văn nghệ chào mừng: 1. tiết mục mở màng: đất trọn niềm vui (5 phút) Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và vũ đoàn Thời Gian. 2. tốp ca: mùa xuân trên tp.HCM hoặc bức họa đồng quê ** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng) 3. đơn ca: ngày dễ thương Thể hiện: ca sĩ Hồng Mơ 4. tốm ca nữ : xuân chiến khu Tùy theo tình hình cụ thể để chương trình ca nhạc có thể hoặc ngừng theo 8h30-9h30 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 35 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo của công ty - Nhân viên lễ tân phục vụ teabreak cho quan khách trong suốt quá trình diễn ra văn nghệ - Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức xác nhận lại danh sách khách VIP đưa cho MC - Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công ty vào phòng VIP mời các vị khách VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc lễ Lễ khai mạc - Các nhân viên lễ tân ổn định đội hình, rút dần vào khu vực lễ tân, chỉ tiếp tục cử 4 nhân viên lễ tân ở lại đón khách đến trễ. - MC mời quan khách thực hiện nghi thức chào cờ. MC mời quan khách ổn định để chuẩn bị khai mạc buổi lễ. 1. Đội trống múa trống chào mừng khai mạc buổi lễ 2. Đoàn ca múa thiếu nhi tp.HCM múa chào mừng buổi lễ. 3. Đoàn trống ếch thiếu nhi đánh trống chào mừng khai mạc buổi lễ đi từ dưới lên sân khấu và tỏa đều ra hai bên trước sân khấu. - Các em thiếu nhi tặng hoa cho khách VIP đến tham dự lễ, đồng thời MC bước ra sân khấu và gởi lời chào đến toàn thể quan khách có mặt tại buổi lễ. - MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu (danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm) 9h-9h30p 9h-9h5p 9h5-9h10p 9h15-9h20p 9h20-9h25p 9h25-9h30p Sau phần giới thiệu đại biểu quân nhạc dạo chào mừng các vị khách VIP Phần phát biểu MC giới thiệu ban giám đốc lên phát biểu. Nghi thức thực hiện khởi công Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và mời khách VIP đền khu vực khởi công để chuẩn bị GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 36 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy MC hướng dẫn các vị đại biểu thực hiện nghi thức khởi công.. (quân nhạc, pháo hoa kim tuyến, lân rồng, các xe cơ giới đều sẳn sàng khi nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng hoạt động. Kết thúc chương trình MC đọc lời kết Tiệc chiêu đãi Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc, kết thúc tặng quà và tiễn khách Thời gian có thể thay đổi, thông thườg chuyển dịch từ 10-15p do phát biểu của lãnh đạo cấp trên do vậy thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến. Bước 6: kết thúc. Vì chương trình diễn ra ngoài thành phố nên mọi vật dụng cho chương trình sẽ được thuê xe chuyên chở. Đến 12g thì chương trình sẽ kết thúc , sau đó khi 12h30 thì bắt đầu dọn dẹp và bàn giao lại cho công ty dịch vụ âm thanh – ánh sáng. Bước 7:đánh giá Tuy trong một thời gian ngắn nhưng chương trình đã diễn ra tốt đẹp, tuy số lượng khách mời đến ít hơn 300 khách như dự tính số lượng khách mời trong phần thiệp mời, nhưng trong quá trình chạy chương trình không có những sự cố gì phát sinh như: thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiếu nước uống …khi chương trình diễn ra ngoài trung tân thành phố b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: ra mắt sản phẩm mới, tìm kiếm nguồn khách hàng mới  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: bán được 1.000.000.000 VNĐ trong thời gian sự kiện diễn ra từ 15/4-11/5  Địa điểm: tại trung tâm thương mại PARKSON FLEMINGTON, 182 Lê Đại Hành, quận 11  Thời gian diễn ra sự kiện: từ ngày 23/4 đến ngày 9/5 đặc biệt từ 18h đến 20h30 ngày 29/4, chương trình ra mắt sản phẩm mới.  Ngân sách: 110.000.000 đ  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: chương trình giới thiệu sản phẩm mới. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 37 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) Bước 4: lập kế họach Thời gian Thời gian thực hiện Nội dung Chi tiết t i Ghi chú Đánh giá Yê cầu hỗ trợ 15/4- 16/4 Triển khai kế hoạch truyền thông trên báo chí đợt 1 Chuẩn bị thông tin về chương trình,booking các trang báo sẽ thực hiện Báo thanh niên, tuổi trẻ Thông tin về sản phẩm và danh mục các sản phẩm khuyến mãi 16- 23/4 Kế hoạch gởi thư mời đến các đối tượng khách hàng tiềm năng Thư mời trực tiếp, mối quan hệ và lượng khách hàng hiện có của công ty Tập trung vào phân khúc khách hàng của Ogawa Nhận thông tin từ các trang báo đã đăng tin Ngày 20/4 Tổ chức hướng dẫn thông tin sản phẩm của Ogawa đến team PG thực hiện chương trình tại showrom (23-5/5) Cung cấp thông tin về công ty và sản phẩm Công ty Mật Mã sẽ hướng dẫn cho PG về cách thức giao tiếp, đi đứng theo yêu cầu Ogawa chuẩn bị nội dung và địa điểm GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 38 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy cuả Ogawa 23/4- 8/5 Triển khai chương trình tại showrom Lê Đại Hành Team PG mời khách, hướng dẫn khách vào tham quan và sử dụng thử sản phẩm của Ogawa, thu thập thông tin khách hành,và phát thư mời cho chương trình ngày 29/4 Khách được mời và Khách tham quan tại Pakson Báo kết quả vào cuối ngày và so sánh với khác hàng dự kiến Xin phép Pakson về vị trí thuận lợi để PG mời khách tham quan chương trình 23/4 Tiếp tục triển khai kế hoạch truyền thông lần 2 Thông tin về chương trình và những sản phẩm công ty giảm giá và chương trình khuyến mãi BáoThanh Niên và báo Phụ Nữ Việt Nam Phối hợp trong công tác thư mời để thu hút khách hàng hiện có của Ogawa cho chương trình ngày 29/4 25/4 Hoàn tất khâu chuẩn bị chương trình PG chương trình, hậu cần, nhân lực, địa điểm, khách mời, báo đài Phối hợp và hỗ trợ về điạ điểm và khách mời Ogawa 27/4 Kiểm tra công tác chuẩn bị 29/4 Tổ chức chương trình Kịch bản chi tiết đính kèm sau (trước ngày 23/4) 11/5 Họp đánh giá và rút kinh nghiệm sau chương trình Đăng bài báo tổng kết chương trình GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 39 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 5: tiến hành tổ chức. Thời gian Nội dung chương trình Chi tiết Ghi chú 18h30- 18h55 Đón khách Lãnh đạo OGAWA + Mật Mã đón và mời khách VIP PG bố trí 2 hàng tại cầu thang để chào và đón khách 19h Khai mạc Lời đầu tiên xin cho phép MC Ngọc Hương gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng đến quý vị Lãnh đạo Tập đoàn OGAWA, TTTM Parkson, Cty Truyền thông Mật Mã, Quý báo đài và toàn thể quý quan khách tham dự trong chương trình " Lễ ra mắt …." Trong hôm nay. Kính thưa quý vị Tập đoàn OGAWA ra đời vào năm 1996 với mục tiêu đơn giản giúp mọi người đạt được một lối sống tốt hơn và lành mạnh hơn. Sau 10 năm làm việc chăm chỉ và với sự hỗ trợ và khuyến khích từ phía khách hàng,tập đoàn đã thành công trong việc được nêu tên trên thị trường chính của Bursa Malaysia trong năm2007. Từ đó đến nay, 150 cửa hàng Ogawa đã có mặt tại 26 thành phố của 9 quốc gia bao gồm Malaysia, Singapore, Indonesia, Australia, Trung Quốc, Hong Kong, Việt Nam,Myanmar và Các Tiểu Vương Quốc Ả Rập. Tập đòan Ogawa không chỉ tham gia vào việc phân phối và bán các danh sách lãnh đạo tập đoàn Ogawa, khách VIP, Công ty TT Mật Mã, Báo đài……. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 40 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy thiết bị y tế và sức khỏe, chúng tôi cũng để tâm rất nhiều vào việc Thiết kế & phát triển sản phẩm. Hôm nay, tất cả chúng tôi tại Ogawa rất vui mừng giới thiệu một sự đổi mới lớn từ Ogawa - máy Massage sang trọng “không trọng lực” lần đầu tiên có mặt trên thế Giới....Và đến tham dự Lễ ra mắt ngày hôm nay chúng tôi xin trân trọng giới thiệu ông ( Danh sách đính kèm).....Để khai mạc buổi ra mắt ngày hôm nay xin trân trọng kính mời Ông ( ) lãnh đạo tập đoàn OGAWA lên phát biểu khai mạc, kính mời Ông ( Dịch Tiếng Anh)... 19h10 – 19h15 Phát biểu Lãnh đạo OGAWA Bài phát biểu ( MC dịch sang tiếng Việt) MC dẫn: Xin chân thành cám ơn Ông ( Tiếng Anh) Chuẩn bị bài phát biểu, bài dịch CTV + MC đứng dưới sân khấu dịch bài thuyết trình. 19h20- 19h40 Giới thiệu sản phẩm mới MC dẫn: Kính thưa quý vị Để hiểu hơn về sản phẩm mới, độc đáo và tiện ích này xin kính mời quý vị hướng lên màn hình để theo dõi clip giới thiệu….Kèm theo lời thuyêt trình từ nhân viên phụ trách sản phẩm từ quý công ty OGAWA Bộ phận kĩ thuật chuẩn bị Clip, Nhânviên OGAWA thuyết trình sản phẩm 19h45- 20h10 Chương trình bốc thăm trúng thưởng +Gameshow MC mời 1 vị khách lên sân khấu dùng thử sản phẩm và phỏng vấn về ý kiến người dung MC dẫn: tiếp tục là chương trình rút thăm may mắn của "Lễ ra mắt…" ngày hôm nay. Quý công ty OGAWA chuẩn bị sản phẩm và quà tặng cho khách tham gia. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 41 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy về sản phẩm OGAWA có phần thưởng Bước 6: kết thúc. Chương trình kết thúc vào lúc 21h, sau đó 21h15 bộ phận hậu cần dọn dẹp và trao trả thiết bị lại cho trung tâm , và bàn giao lại khu vực trưng bày cho Ogawa. Bước 7: đánh giá Trong quá trình chương trình diễn ra thì tốt đẹp nhưng hiệu quả PR cho chương trình không cao, vì doanh thu và số lượng khách đến tham dự chương trình không đúng như bên công ty Ogawa đặt ra. c. Ngày của mẹ. Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: - Mừng ngày giải phóng miền Nam 30/4, nhớ ơn các bà mẹ đã một đời hy sinh vì quê hương đất nước. Chương trình với các họat động thăm hỏi, tôn vinh những chiến công của các bà mẹ Việt Nam anh hùng