Đề tài Tổ chức thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát - Thanh Trì - Hà Nội

đa dạng. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Cụ thể, vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Mỹ cấp I, II, bông úc cấp I, bông Việt Nam. Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hóa chất, thuốc nhuộm... Nhiên liệu: điện, xăng (A 83, A92), dầu công nghiệp... Phụ tùng thay thế: máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây curoa. Văn phòng phẩm: giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng. Vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng, kính... Bao bì đóng gói: bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton... Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa... Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỷ mỷ, chính xác từng thứ vật liệu. 2. Thủ tục nhập - xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho Vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập, đồng thời tùy thuộc vào tính chất của từng loại vật liệu mà chúng được bảo quản ở các kho khác nhau: kho bông xơ, kho hóa chất, kho xăng dầu, kho thiết bị, kho vật tư bao gói, kho phế liệu, kho vật liệu xây dựng. Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thức xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau: = = x Nhưng theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế. Vì vậy, để đơn giản hơn, tại Công ty vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau: = x = Trong đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh được phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hóa đơn tài chính. Biểu số 3.1 Hóa đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt may Địa chỉ: 144 Trường Chinh - Kiến An - Hải Phòng Điện thoại: 031 749 295 Mã số: 0700189350 Họ tên người mua hàng: Lê Kim Liên Đơn vị: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: trả chậm Mã số: 060000173518 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 1875397 3012908886 Thuế suất, thuế GTGT 10% Cộng tiền hàng 3012908886 Tiền thuế GTGT 301290886 Tổng tiền thanh toán 3314199774 Ba tỷ, ba trăm mười bốn triệu, một trăm chín chín nghìn, bảy trăm bảy tư đồng Người mua hàng Lê Kim Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Vũ Ngọc Khanh (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Biểu số 3.2 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 05 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 11 năm 2005 - Căn cứ quy định số ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Công ty . Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Phạm Văn Tùng Trưởng ban Ông: Lê Nam Thắng ủy viên Ông: Vũ Thanh Hương ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, PC Số lượng không đúng quy cách, PC 01 Bông Mỹ cấp 3 kg kg 160656 160656 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: số NVL trên đủ điều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật Lê Nam Thắng (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Trưởng ban Phạm Văn Tùng (Đã ký) Biểu số 3.3 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Số: 7 Nợ: 152.1 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Kim Liên Theo hóa đơn GTGT số 7 ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Công ty XNK Dệt may Hải Phòng. Nhập tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 160656 1875397 3012908886 3012908886 Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.4 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2005 Số: 3 Nợ: 621.1 Có: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên Đơn vị: Nhà máy sợi Vinh Xuất tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Xơ Nanlon kg 228.000.000 228.000.000 3.296.286.048 02 Bông Mỹ cấp 1 kg 48.416.200 48.416.200 915.739.730 03 Bông Mỹ cấp 2 kg 12.671.000 12.671.000 239.672.307 Cộng 412.818.300 412.818.300 6.846.240.103 (Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn, một trăm lẻ ba đồng) Xuất ngày 15 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Người nhận Nguyễn Thị Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.5 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - HN Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 -GTGT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Họ tên người mua: Lê Thị Hoa Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ TM Ngành Bông Địa chỉ: Lộ I, 15-16-17 đường D2-P25-Q.Bình Thạnh - TPHCM Hình thức thanh toán: TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Việt Nam cấp 1 Kg 98 18300 1793400 Cộng 1793400 Thuế suất GTGT 10% 179340 Tổng cộng tiền thanh toán 1972740 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm bảy hai nghìn bảy trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng Lê thị Hoa (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.8 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ 01/01/2005 Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông xơ Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 09/2003 3094563 21677 10/11 Nhà máy Sợi Vinh 1347000 1747463 21678 13/11 Nhà máy Sợi Vinh 661000 1086563 109 15/11 Công ty Dệt may Việt Nam - TPHCM 160000 1246563 ...... Cộng phát sinh tháng 9/03 2409740 2008000 Tồn cuối tháng 3496303 Ngày mở sổ 01/01/2005 Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) 3. Hạch toán chi tiết NVL Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "thẻ song song". Cách thực hiện sau: 3.1. Tại kho: Đối với vật liệu nhập kho: dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho. Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ kho giao cho người giao hàng kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biết. Đối với vật liệu xuất kho: như chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán. Trước hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuất kinh doanh lập. Phiếu này gòm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnh giữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Vì khi đi lĩnh vật tư, người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lưu, một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đối với vật liệu xuất bán: thủ kho căn cứ vào "Hóa đơn GTGT" do phòng sản xuất kinh doanh lập (dựa vào những thỏa thuận với khách hàng, phiếu này được lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật tư cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho được tiến hành như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì vật liệu của Công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm. 3.2. Tại phòng kế toán Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời. (Sổ chi tiết vật liệu được trích ở trang sau, biểu 3.9). Đồng thời, định kỳ nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập kho, căn cứ vào đó để kế toán lập "bảng kê phiếu nhập kho" vật liệu và "bảng tổng hợp nhập" vật liệu (Biểu 3.10) Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và định khoản, nhập dữ liệu vào máy và đến cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra "bảng chi tiết xuất vật tư" cho từng tài khoản và "bảng tổng hợp xuất vật liêu" cho từng kho. Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở Công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệuu. Việc Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Biểu số 3.9 Sổ chi tiết vật liệu tháng 11/2005 Kho bông xơ Vật tư: Bông Mỹ cấp 1 Chứng từ Nội dung Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Dư đầu tháng 87 15/11 Nhập kho 288018500 1498555 4316116365 ..... 22 20/11 Xuất cho NM Sợi Vinh 48416200 18915027 915793730 Cộng phát sinh 297910600 5663896448 87230500 164997263 Tồn cuối tháng 210671100 4013929185 Biểu số 3.10 Bảng kê phiếu nhập Tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Tiền hàng Đơn giá vốn Tổng tiền Ngày Số 23/11 PN Nhà máy Sợi Vinh Nhập xơ 1521V Xơ Nanlon kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tổng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền thanh toán 4316116365 1498555 4316116365 25/11 PN87 ECOM USA Nhập bông 331H Bông Mỹ cao cấp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tổng tiền hàng 4316116365 4316116365 Thuế GTGT 431611683 Tổng tiền thanh toán 4747728048 Tổng cộng tiền hàng 229215466467 Tổng cộng thuế GTGT 1088596743 Tổng cộng thanh toán 24010143210 Biểu 3.11 Bảng tổng hợp nhập (Tháng 11/2005) STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá trị 1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 1785929270 ...... 1426868090 22921546467 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu Biểu 3.12 Bảng kê xuất kho bông xơ Tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/11 PX 21667 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 1521V 014-Bông F1(kg) 1.347.000 5.728.000 7.715.616 013- Bông rơi chải kỹ (kg) 1.105.000 900.000 9.945.000 Cộng 2.452.000 17.660.616 30/11 PX 22 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 621H1 BXXN-Xơ NANLON Kg 228.000.000 14.457.316 3.296.268.048 011MY1-Bông Mỹ cấp1 Kg 48.416.200 18.915.027 915.793.730 BXB2M-Bông Mỹ cấp 2 Kg 12.671.000 18.915.027 239.672.307 Cộng 412.818.300 6.846.240.108 Tổng cộng : 2.106.073.490 Ngày. tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 3.13 Bảng tổng hợp xuất kho Tháng 11/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền 1 011MY1 Bông mỹ cấp 1 Kg 87.230.500 1.649.967.263 2 011MY2 Bông mỹ cấp 2 Kg - - 3 011MY3 Bông mỹ cấp 3 Kg 160.656.000 2.785.929.270 Cộng 1.324.133.800 21.060.973.490 4.1 Tài khoản sử dụng Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất có quy mô lớn. Do vậy, vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm và giá trị tài sản dự trữ. Cũng chính vì vậy, cho nên muốn theo dõi được tình hình nhập, xuất vật liệu cho từng nhà máy để sản xuất hay để bán và tình hình tồn kho vật liệu tại mọi thời điểm, công ty đã sử dụng phương pháp “ kê khai thường xuyên” để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu, tại Công ty TNHH Tân Phát sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau: - Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu . TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm: TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526: Phụ tùng khác TK 1527 : Phế liệu Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : 111,112,133,331 4.2. Phương pháp hạch toán a. Hạch toán tổng hợp nhập vật liêu: Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với người bán chỉ mang tính độc lập tương đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “ Sổ chi tiết số 2” và các nhật ký chứng từ liên quan khác nhau như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên “ Sổ chi tiết số 2” với đầy đủ các thông tin trên hóa đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “ Sổ chi tiết số 2” . Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2 : Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của Công ty. - Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hóa đơn và các chứng từ thanh toán. - Phương pháp ghi: Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hóa đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ. Cột nội dung : Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ “ Sổ chi tiết số 2” của tháng trước và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư ( Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi phần thuế. (TK 133) thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK 112), bằng vay ngắn hạn (TK 311), và đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131) Cột phát sinh: + Số phát sinh Có : Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hóa đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung : Hóa đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 331 + Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng, tùy theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 131 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 311 Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ người bán hoặc các khoản Công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư. Biểu 3.14 Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Khách hàng : Công ty XNK Dệt may Tháng 11/2005 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 87 15/11 Bông mỹ cấp 3 1521 3.012.908.886 Thuế VAT 133 30.129.886 91 20/11 Bông mỹ cấp 2 1521 2.211.594.093 Thuế VAT 133 22.115.9409,3 Cộng 3.557.469.274 Cộng TK 1521 3.234.062.979 Cộng TK 133 323.406.295,3 Số dư cuối tháng 3.557.469.274 Biểu 3.15 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Khách hàng : ông Nguyễn Văn Tuấn Tháng 11/2005 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 32.154.314 111 4/11 Tạm ứng mua bao tải dứa 111 274.000 130 30/11 Dầu công nghiệp 1523 133 440.000 44.000 Cộng 274.000 484.000 Cộng TK 1523 440.000 Cộng TK 133 44.000 Số dư cuối tháng 32.364.314 Như vậy, qua sổ chi tiết thanh toán với người bán, ta thấy ở Công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng Kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111 Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết Tk 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cuối tháng, kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK331/ Có TK liên quan. NKCT số 5 là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2 - Phương pháp ghi : + Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho trong tháng. Số dư có : Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán. + Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (1521,) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111, 112,) lấy số liệu cộng ở các TK tùy theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng. + Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán. (Mẫu nhật ký chứng từ số 5 được trích ở trang sau) Biểu 3.16 Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 11/2005 STT Nội dung Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ TK có liên quan Cộng có TK 331 Nợ TK331, có TK liên quan Cộng nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có TK 1521 TK 1331 TK 311 Nợ Có 1 Công ty XNK Dệt May 3.234.062.979 323.406.295,3 3.557.469.274 2 Công ty Bông Việt Nam 10.265.378 1.598.957.428 159.895.742,8 1.769.118.549,8 Cộng 486.075.123 15.065.020.178 16.571.522.195,8 17.057.597.318,8 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152 (Nợ TK 152, Có TK 331). b. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ