Đề tài Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, thực trạng và giải pháp để tăng cường tính hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương ở Việt Nam lấy ví dụ ở công ty Vimedimex

u ở Việt Nam thường không được nghiên cứu kĩ, nên nhiều khi không đảm bảo được tính chính xác đúng như qui định. Trong thực tế đã từng xảy ra các trường hợp sau: - Hàng về miền nam Việt Nam đã giao cho miền Bắc. - Hàng về nước khác đã giao cho nước mình. - Hàng chẵn giao thành hàng lẻ. - Hàng lẻ lại giao thành hàng chẵn... Những điều này xảy ra do tính thông tin của kẻ vẽ kí mã hiệu không đảm bảo. Hoặc có thực tế trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế của một công ty X, xuất khẩu chè sang Ba Lan, đến khi đến cảng dỡ hàng, người nhập khẩu Ba Lan phát hiện ra chè của công ty giao đã hoàn toàn mất mùi và bị hỏng do khi đóng hàng, công ty dùng bao ni lông bao ở trong và đóng vào thùng gỗ. Thùng gỗ này khi được đem sơn và kẻ ký mã hiệu hàng hoá lên thì công ty X lại dùng nhựa thông. Mùi nhựa thông ngấm vào làm chè bị mất mùi, công ty X phải bồi thường cho khách hàng Ba Lan. Như vậy chỉ vì không chịu tìm hiểu kĩ về đặc tính của chè mà công ty X đã bị mất tiền, cơ hội kinh doanh, thời gian, chi phí. Đây là bài học kinh nghiệm quí báu cho các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Kiểm tra hàng xuất khẩu. Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì...(tức là kiểm nghiệm hàng hoá). Nếu hàng xuất khẩu là động vật thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức là kiểm dịch động vật thực vật), nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm. Cơ sở kiểm tra hàng xuất khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tài liệu liên quan khác như tài liệu kĩ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn mẫu hàng... Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở 2 cấp: ở đơn vị và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định nhất và cũng có tác dụng triệt để nhất, còn việc kiểm tra ở của khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế. Nội dung kiểm tra ở cơ sở thường là kiểm tra về chất lượng, kiểm tra về số lượng, trọng lượng và do bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành. Tuy nhiên, thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật của quận, huyện, nông trường tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trường tiến hành. Cục thú y và cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các cửa khẩu (như cảng, ga quốc tế). Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và chi nhánh của công ty. Do đó nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu trước khi gửi hàng xuất khẩu, chủ hàng phải đề nghị các cơ quan chứng nhận (về phẩm chất hoặc sự kiểm dịch) đối với hàng hoá trong thời hạn chậm nhất là 7 ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu. 4. Mở thư tín dụng, kiểm tra thư tín dụng và sửa đổi thư tín dụng. Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (viết tắt là L/C) là sự thoả thuận mà một ngân hàng theo yêu cầu của bên mua sẽ trả tiền cho bên bán hoặc cho bất cứ người nào theo lệnh của bên bán, khi bên bán xuất trình đầy đủ các chứng từ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu được quy định trong một văn bản gọi là thư tín dụng. Nếu trong hợp đồng hai bên thoả thuận thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì sau khi kí kết bên xuất khẩu cần tiến hành giục bên mua (nhập khẩu) mở L/C trên cơ sở hợp đồng. Vì mở L/C là hành động thể hiện thiện chí mua hàng của nguời mua và nó đảm bảo người bán sẽ nhận được tiền khi giao hàng theo đúng hợp đồng. Khi nhận được thông báo chính thức về việc mở L/C thì bên xuất khẩu, trên cơ sở hợp đồng TMQT đã kí kết cần kiểm tra L/C xem có phù hợp không. Nếu không phù hợp thì cần phải thông báo ngay cho bên mua để biết để sửa chữa, bổ sung kịp thời đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng. Bởi vì nếu nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng mà người xuất khẩu cứ chấp nhận và giao hàng theo hợp đồng thì người xuất khẩu sẽ không được thanh toán. Ngược lại nếu thực hiện theo L/C thì sẽ vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng nhập khẩu, sau khi ký kết hợp đồng, bên mua cần viết đơn xin mở thư tín dụng theo qui định của hợp đồng và tới ngân hàng làm thủ tục mở thư tín dụng. Nội dung thư tín dụng phải đúng với điều khoản của hợp đồng, phải lấy hợp đồng làm căn cứ và đưa ra quy định đối với từng mục một trong thư tín dụng. Sau khi bên bán nhận được thư tín dụng cần phải thực hiện việc kiểm tra thư tín dụng. Về nội dung kiểm tra thư tín dụng thường gồm các mặt sau: + Kiểm tra về mặt chính sách sao cho phù hợp với pháp luật nước mình. + Kiểm tra tài chính của ngân hàng mở thư. + Thẩm tra tính chất của thư tín dụng và trách nhiệm thanh toán của ngân hàng mở thư. + Thẩm tra số tiền và loại tiền của thư tín dụng. + Thẩm tra các điều khoản chất lượng, quy cách, số lượng bao bì của hàng hoá. + Thẩm tra kỳ hạn bốc xếp, kỳ hạn có hiệu lực và địa điểm đến kỳ hạn của thư tín dụng. + Thẩm tra chứng từ. Ngoài ra có thể phải thẩm tra các điều kiện khác tuỳ theo loại hợp đồng. Sau khi tiến hành kiểm tra thư tín dụng, nếu phát hiện vấn đề cần nghiên cứu phân biệt tính chất của vấn đề, lần lượt cùng các ngành hữu quan như ngân hàng, vận tải, thương kiểm...nghiên cứu đưa ra biện pháp xử lý thoả đáng. Nội dung sửa đổi thường hay thấy nhất là kéo dài kỳ hạn bốc xếp vận chuyển và kỳ hạn có hiệu lực của thư tín dụng hoặc thay đổi cảng bốc xếp... Việc kiểm tra và sửa đổi thư tín dụng là tiền đề quan trọng bảo đảm thực hiện thuận lợi hợp đồng và thu tiền về nhanh chóng, an toàn. Trong thực tế thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế có thể xảy ra những rủi ro sau đây khi thanh toán bằng L/C : Những rủi ro có thể xảy ra khi thanh toán bằng L/C Rủi ro Nguyên nhân Biện pháp hạn chế Khách hàng không giữ đúng cam kết thanh toán NH mở L/C không đủ uy tín hoặc phá sản Lựa chọn NH đích danh có uy tín trong thanh toán quốc tế. Yêu cầu mở L/C xác nhận tại NH đích danh hoặc tại nước xuất khẩu. Giao hàng không đúng về số lượng, cơ chế. Nguồn hàng gặp bất trắc không đảm bảo Không nghiên cứu kĩ đơn hàng Thoả thuận dugn sai cho phép và thoả thuận cơ chế giao hàng Yêu cầu cấp B/L sạch ngay sau khi cam kết giao bù và chịu mọi chi phí đối với người mua Nghiên cứu kĩ đơn hàng, lệnh giao Giao hàng không đúng phẩm chất Nguồn hàng gặp trắc trở. Khách hàng nội địa không thực hiện đúng hợp đồng. Bao bì không phù hợp với phương thức vận chuyển Yêu cầu giảm giá. Liên hệ với người môi giới bán hàng càng nhanh càng tốt. Giao hàng chậm so với hợp đồng và L/C Nguồn hàng gặp trắc trở Khách hàng nội địa không thực hiện đúng hợp đồng Giám sát chặt chẽ hoặc đa dạng hoá nguồn hàng, tăng cường công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu Thực hiện cơ chế đảm bảo ràng buộc giao dịch hàng nội địa Chuyên chở hàng hoá không đúng L/C Không qui định rõ ràng hợp đồng vận chuyển Hãng tàu không thực hiện đúng cam kết Không lường trước được tuyến đường chuyên chở. Tham khảo tư vấn trước khi kí hợp đồng Lựa chọn hãng tàu có uy tín, có trụ sở tại Việt Nam Nghiên cứu kĩ tuyến đường vận chuyển Tu chỉnh L/C rồi mới giao hàng Chứng từ không phù hợp với L/C Do sơ suất của người lập và kiểm tra bộ chứng từ. Không nghiên cứu kĩ L/C trước khi lập Giao hàng không đúng qui định. Lập, kiểm tra kỹ tính hợp lệ, số bản của bộ chứng từ, nếu thấy không thống nhất thì phải yêu cầu sửa đổi ngay cho phù hợp. Bám sát chặt chẽ vào nội dung L/C khi lập bộ chứng từ. Tuân thủ nghiêm ngặt những qui định của VCP Hình thức của bộ chứng từ không phù hợp Không nắm chắc hoặc sơ suất của người lập và kiểm tra chứng từ Không nghiên cứu kĩ L/C Lập và kiểm tra kĩ số bản và tính hợp lệ của bộ chứng từ Yêu cầu NH xác nhận thanh toán cam kết tu chỉnh bộ chứng từ. 5. Thuê tàu đặt khoang và bốc xếp vận chuyển 5.1 Căn cứ để thuê phương tiện vận tải: - Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương việc thuê tàu chở hàng dựa vào 3 căn cứ: Các điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện cơ sở giao hàng. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR (tiền hàng + cước phí), CIF (tiền hàng + bảo hiểm+ cước), CPT (cước trả tới đích), CIP (cước và bảo hiểm tới đích), DES (giao tại tàu), DEQ (cước tại cầu cảng), DDP (giao tại đích đã nộp thuế), DDU (giao tại đích chưa nộp thuế), thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng hoá có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo); có thể là tàu chợ (liner) nếu là hàng lẻ tẻ, lặt vặt đóng trong bao kiện. Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (booking a ship’s space). Với điều kiện CPT hoặc CIP thì bên bán phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW (giao tại xưởng), FCA (giao cho người chuyên chở), FAS (giao dọc mạin tàu), FOB (giao lên tàu) thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải. - Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc diểm của hàng hoá nhằm tối ưu hóa trọng tải của phương tiện vận tải từ đó tối ưu hoá được chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển. - Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng đặc biệt, vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay hai chiều. Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng TMQT như: Qui định mức trọng tải tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ... 5.2 Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải. Việc thuê phương tiện vận tải ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy khi thuê phương tiện vận tải cần phải am hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệm thực tiễn, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển- một lĩnh vực rất phức tạp và tùy vào từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu có thể lựa chọn phương thức thuê tàu chợ hay tàu chuyến phù hợp với mình. Việc thuê tàu đặt khoang yêu cầu phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, người xuất khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, đặt khoang cho một Công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Viêtfracht), Công ty đại lý tàu biển (VOSA)... *Trình tự cơ bản của công tác đặt khoang gồm: - Các Công ty xuất nhập khẩu điền vào phiếu uỷ thác vận chuyển (booking Note B/N), làm căn cứ đặt khoang người vận chuyển căn cứ vào nội dung của phiếu uỷ thác vận chuyển, kết hợp xem xét các điều kiện cảng đậu trên hành trình của tàu, kỳ hạn tàu và vị trí khoang, sau khi cho rằng thích hợp thì chấp nhận uỷ thác này, đóng dấu lên phiếu uỷ thác vận chuyển, lưu lại một bản, trả lại người uỷ thác vận chuyển một bản. - Sau khi chấp nhận phiếu uỷ thác vận chuyển Công ty tàu hoặc người đại diện lập tức cấp hoá đơn xếp hàng cho người uỷ thác vận chuyển. Nội dung hoá đơn sắp xếp hàng đưa ra cụ thể ngày bốc xếp hàng, chuyến tàu số bao nhiêu, tàu nào ... để bên uỷ thác vận chuyển tiện việc chuẩn bị hàng bốc xếp lên tàu. - Sau khi bốc xếp hàng, trưởng tàu hoặc trợ lý ký giấy nhận hàng (Mate’s Receipt). Giấy nhận hàng là chứng từ lâm thời chứng nhận hàng đã bốc xếp do Công ty tàu ký cấp cho người vận chuyển. Người uỷ thác vận chuyển dựa vào giấy nhận hàng để thanh toán cước phí với Công ty đại lý tàu nước ngoài và đổi lấy vận đơn chính thức, Vận đơn chính thức chính là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển và là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hóa. Bên bán sẽ thông báo cho bên mua việc bốc xếp để bên mua kịp thời làm công tác bảo hiểm và tiếp nhận hàng. 6. Làm thủ tục hải quan Hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia đều phải làm thủ tục hải quan, Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau: - Khai báo Hải quan - Xuất trình hàng hoá - Thực hiện các quyết định của Hải quan. Khai báo Hải quan: Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (Customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Tờ khai hải quan gồm các nội dung như: Loại hàng (hàng mậu dịch, hàng tạm nhập tái xuất...), tên hàng, ký mã hiệu hoặc mã số, phẩm chất, số lượng, khối lượng, đơn giá, tổng trị giá, xuất xứ hàng hoá... và nộp tờ khai hải quan cùng các chứng từ liên quan khác như: Giấy phép xuất khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. Xuất trình hàng hoá: Chủ hàng phải xuất trình hàng hoá tại địa điểm quy định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra hàng hoá thực tế. Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở đóng các kiện hàng. Thực hiện các quyết định của Hải quan: sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá Hải quan sẽ quyết định như sau: - Cho hàng qua biên giới (Thông quan). - Cho hàng qua biên giới có điều kiện như: Phải sửa chữa, khắc phục lại, phải nộp thuế xuất khẩu. - Không được phép xuất khẩu. Các Doanh nghiệp xuất khẩu phải có trách nhiệm nghiêm chỉnh thực hiện các quy định trên của Hải quan (Luật Hải quan Việt Nam 2001). Hiện nay để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh hoặc xuất khẩu, Tổng cục Hải quan cho phép các doanh nghiệp khai hải quan tại nơi, địa phương mà doanh nghiệp đóng tại, sau đó hàng hoá được niêm phong kẹp chì và đem ra cảng xuất khẩu dưới sự giám sát của Hải quan trên đường đi. Đối với hàng hoá nhập khẩu Hải quan cho phép doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhận hàng về rồi sẽ tiến hành kiểm tra sau thông quan trong vòng 5 năm nếu thấy có dấu hiệu vi phạm. Điều này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp khi làm thủ tục thông quan cho hàng hoá. Thời gian thông quan cho một lô hàng nay chỉ còn 24 giờ và nhanh nhất là 2 giờ. Và hiện nay, Tổng cục Hải quan đã trở về trực thuộc Bộ Tài chính sẽ giúp doanh nghiệp bớt bị oan hơn khi đánh thuế. Tuy nhiên, lợi dụng điều này nhiều doanh nghiệp đã cấu kết với một số cán bộ Hải quan biến chất để làm sai, nhập hàng lậu, xuất hàng cấm... 7. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Trong thực tế mua thương mại quốc tế, hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy những người kinh doanh thương mại quốc tế thường mua bảo hiểm để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra cho hàng hoá của mình. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay thường áp dụng 3 điều kiện bảo hiểm chính sau: Điều kiện bảo hiểm A Điều kiện bảo hiểm B Điều kiện bảo hiểm C Ngoài ra còn một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo hiểm đặc biệt chiến tranh, bảo hiểm đình công. Và việc mua bảo hiểm là một công việc quan trọng và khá phức tạp. Do đó, khi mua bảo hiểm cho hàng hoá, nhà xuất khẩu cần dựa vào các căn cứ sau để xác định điều kiện bảo hiểm, loại hình bảo hiểm thích hợp. • Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trên hợp đồng ngoại thương. • Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển, căn cứ vào khối lượng của hàng hoá, vào giá trị của hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá vận chuyển. • Căn cứ vào điều kiện vận chuyển như loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của phương tiện, hành trình vận chuyển. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều công ty bảo hiểm nổi tiếng thế giới hoạt động như AIA, CHINATRUST, PRUDENTIAL... hay một số công ty uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Bảo Minh...điều này giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm chi phí giao dịch cũng như có thể gửi chọn niềm tin cho các công ty tại Việt Nam. Trong thực tiễn thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ cân nhắc kỹ khi mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình loại nào để tiết kiệm nhất mà lại đảm bảo nhất cho hàng hoá. Nếu là xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CFR thì hàng hoá được coi như đã chuyển giao cho người bán sau khi giao hàng xong, vậy những rủi ro xảy đến cho hàng xuất khẩu thì người mua phải chịu. Vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá ở đây là mua hộ người nhập khẩu, cho nên doanh nghiệp chỉ mua điều kiện bảo hiểm tối thiểu (Điều kiện bảo hiểm C ). Còn nếu doanh nghiệp nhập khẩu theo điều kiện FOB thì phải cân nhắc những rủi ro có thể xẩy đến cho hàng hoá của mình mà mua bảo hiểm cho phù hợp (có thể mua thêm bảo hiểm chiến tranh, đình công...). 8. Giao hàng lên phương tiện vận tải. ở nước ta hiện nay, hàng hoá xuất nhập khẩu thông thường được giao nhận bằng 3 phương tiện: Với tàu biển, với hàng không và với đường sắt. Giao hàng với tàu biển: Doanh nghiệp xuất khẩu tiến hành theo các bước sau: + Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng. + Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng. + Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng. + Bốc hàng lên tàu. + Sau khi giao nhận hàng xong, chủ hàng lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao nhận xong. Sau đó, trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, quan trọng là lấy được vận đơn sạch, hoàn hảo. Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá chính trong thương mại quốc tế, nó chiếm khoảng 80% khối lượng hàng vận chuyển và ở Việt Nam là trên 90%. Phương thức vận tải này có ưu điểm lớn nhất là giá cước rẻ, vận chuyển được khối lượng lớn nhưng thời gian vận chuyển dài và có nhiều rủi ro có thể xảy đến cho tàu và hàng hoá. Giao hàng khi chuyên chở bằng Container : + Giao hàng đủ Container: Đăng ký mượn hoặc thuê Container rỗng vận chuyển về địa điểm đóng hàng Làm thủ tục hải quan. Mời hải quan kiểm tra đến xếp hàng vào Container Giao hàng vào bãi Container để nhận biên lai xếp hàng. Đổi bên lai xếp hàng lấy vận đơn. + Giao hàng không đủ một Container: Doanh nghiệp xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãi (trạm) Container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở hay đại diện của họ Giao hàng vận tải đường sắt: Giao hàng chiếm đủ một toa xe: Căn cứ vào số lượng hàng giao kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để cung cấp toa xe phù hợp với khối lượng, tính chất hàng hoá. Khi được cấp toa xe, tổ chức vận chuyển hàng hoá đến địa điểm quy định. Làm thủ tục hải quan kiểm tra hàng hoá, đồng thời bốc hàng lên toa tàu, niêm phong kẹp chì Giao hàng không đủ một toa xe: Người xuất khẩu chuyên chở hàng hoá đến nơi tiếp nhận hàng của đường sắt hoặc xếp hàng lên một toa xe do đường sắt chỉ định và nhận vận đơn. Giao hàng cho người vận tải hàng không: Nhà xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạm giao nhận chỉ định, làm thủ tục hải quan cho người vận tải hàng không và nhận vận đơn. Trong thực tế giao nhận hàng xuất nhập khẩu hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã không còn tự mình thực hiện việc giao nhận hàng hoá nữa mà thông qua dịch vụ của các công ty giao nhận vận tải. Các công ty này có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp về giao nhận có phương tiện vận tải và một số công ty còn là các hãng tàu hay đại diện của các hãng tàu lớn trên thế giới, cho nên thông qua các công ty này doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm được cả chi phí và thời gian. 9. Viết chứng từ kết hối. Sau khi bốc xếp hàng hoá xuất khẩu xong, công ty xuất khẩu cần viết chính xác các loại chứng từ theo quy định của L/C. Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin về hàng hoá, về vận tải, về bảo hiểm... dùng để chứng minh sự việc làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương là những chứng từ xác định việc chấp hành hợp đồng đó, như là việc xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá... Trong kỳ hạn có hiệu lực giao chứng từ trong quy định của thư tín dụng, giao nộp ngân hàng làm thủ tục thoả thuận thanh toán kết hối. Chứng từ kết hối đòi hỏi phải chính xác, hoàn chỉnh, kịp thời, đơn giản rõ ràng, ngay ngắn sạch đẹp. Dưới đây là một số loại chứng từ kết hối : Hối phiếu (Bill of Exchange, Draft). Hối phiếu là mệnh lệnh thanh toán bằng văn bản vô điều kiện do một người ký cấp cho một người khác, yêu cầu thanh toán một khoản tiền nhất định cho ai đó hoặc người được chỉ định hoặc người cầm hối phiếu, khi nhìn thấy hối phiếu hoặc vào thời gian cố định trong tương lai hoặc thời gian có thể xác định. Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, người ta sử dụng hối phiếu rất nhiều. Sau khi giao hàng lên phương tiện vận tải, người xuất khẩu sẽ viết bộ chứng từ đòi thanh toán và kí phát hối phiếu đòi tiền người nhập khẩu hoặc ngân hàng của người nhập khẩu mở L/C, sau đó giao bộ chứng từ cho ngân hang của mình để làm thủ tục thanh toán. Ngân hàng sẽ dựa trên số tiền trên hối phiếu để đòi tiền. Hoá đơn (Invoice). Có nhiều loại hoá đơn, thông thường thì là hoá đơn thương nghiệp, ngoài ra còn có các loại hoá đơn khác như hoá đơn hải quan, hoá đơn lãnh sự và hoá đơn hãng sản xuất... - Hoá đơn thương mại: là hoá đơn sạch do bên bán mở có ghi các nội dung như tên hàng, số lượng, giá cả..., là chứng từ chủ yếu để hai bên mua bán giao nhận hàng và kết toán tiền hàng, cũng là một trong những chứng từ không thể thiếu trong khai báo hải quan hoàn thành thuế xuất nhập khẩu. - Hoá đơn hải quan. Hải quan một số nước đặt ra một cách thức hoá đơn cố định, yêu cầu các nhà xuất khẩu điền vào đó. Nước nhập khẩu yêu cầu giao hoá đơn này chủ yếu là để làm căn cứ nộp thuế giá trị hoặc trưng thu thuế quan đãi ngộ khác biệt hoặc trưng thu thuế chống khuynh tiêu. - Hoá đơn hãng sản xuất (Manafacturer’s Invoice) Hoá đơn hãng sản xuất là hoá đơn do hãng chế tạo hàng hoá xuất khẩu cấp, tính theo giá tiền nước mình, dùng để chứng minh giá xuất xưởng của thị trường trong nước của nước xuất khẩu. Mục đích của nó là để hải quan nước nhập khẩu tính giá, tính thuế và trưng thu thuế khuynh tiêu. Nếu thư tín dụng đến của nước ngoài có yêu cầu về điểm này, phải tham khảo cách viết giá trong nước của hoá đơn hải quan để ký. - Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice) là hoá đơn trên đó lãnh sự của nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị của lô hàng. Một số nước quy định rằng lãnh sự có thể ký cấp trực tiếp trên hoá đơn thương mại. Một số nước khác lại quy định rằng hoá đơn lãnh sự phải được lập trên giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra lại và thị thực. Việc xuất trình hoá đơn lãnh sự cho cơ quan hải quan là bắt buộc ở những nước mà thuế nhập khẩu được tính theo giá trị hàng (ad-valorem duty). Thông thường, Hải quan căn cứ vào các hoá đơn và tờ khai hải quan làm căn cứ tính thuế xuất nhập khẩu. Bởi vậy cho nên các chứng từ về hàng hoá là rất quan trọng và không thể thiếu, các doanh nghiệp nên khai chính xác rõ ràng tạo điều kiện cho Hải quan làm việc nhanh và thông quan sớm. Chứng từ vận tải - Vận đơn đường biển (Bill of Loading) là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, hãng tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở. Vận đơn đường biển có ba chức năng: + Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng chế chở. + Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển + Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá. Những loại vận đơn đường biển được nói đến một cách phổ biến trong buôn bán quốc tế là vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh và vận đơn vô danh. Vận đơn đích danh là vận đơn trong đó có ghi rõ tên người nhận hàng. Vận đơn theo lệnh là vận đơn theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi hàng hoặc theo lệnh của người nhận hàng. Vận đơn vô danh là vận đơn theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng cho người nào cầm được và xuất trình vận đơn đó. Trong trường hợp một lô hàng được giao cho nhiều người nhận hàng khác nhau, vận đơn dùng vào việc chia lẻ hàng như vậy gọi là “lệnh giao hàng” (Delivry Order). Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc, những bản gốc này hình thành một bộ vận đơn. Ngoài bộ vận đơn gồm các bản gốc thuyền trưởng còn ký phát một số bản sao. Bản sao không có giá trị pháp lý như bản gốc, thường chỉ cần thiết cho những việc thông báo giao hàng, kiểm tra hàng, thống kê hải quan... Cần lưu ý rằng, vân đơn đường biển là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển cho nên nó cũng là bằng chứng để giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Chính vì vậy mà sau khi giao hàng lên tàu, doanh nghiệp phải lấy bằng được vận đơn hoàn hảo (Clean B/L) chứng minh rằng hàng hoá của mình không có lỗi thương mại. Nếu hàng hoá bị phát hiện ra những lỗi nhỏ, chủ hàng có thể cho tiến hành sửa chữa ngay tại đó, còn nếu là lỗi lớn thì có thể thay thế bằng hàng hoá khác. Có như vậy thì thuyền trưởng mới cấp vận đơn sạch và nó là bằng chứng để khiếu nại người chuyên chở nếu hàng hoá xảy ra tổn thất trên đường vận chuyển. - Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt): Là giấy xác nhận của