Đề tài Tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phần từ thực tiễn của ngân hàng Đông Á

bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của ngân hàng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động và những vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. · Tham gia bảo vệ quyền lợi của ngân hàng trong việc tố tụng giải quyết tranh chấp tại các Tòa án, Trọng tài kinh tế hoặc các cơ quan khác ở trong và ngoài nước trên cơ sở pháp luật. · Thu thập tài liệu, xác minh để đề xuất, kiến nghị và kết luận về mặt pháp lý đối với những vụ việc, bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng trước cơ quan tư pháp hoặc các cơ quan Nhà nước khác khi được tổng giám đốc giao. 1.4.2 Soạn thảo các loại văn bản trong hoạt động của ngân hàng Phòng pháp chế có nhiệm vụ dự thảo các hợp đồng theo sự phân công của Ban Tổng giám đốc ngân hàng tham gia quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng và có ý kiến về mặt pháp lý đối với các văn bản hợp đồng đó. Và tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với dự thảo hợp đồng, văn bản do các đơn vị khác của ngân hàng chủ trì soạn thảo trước khi trình Tổng giám đốc ngân hàng. Đồng thời, tham gia soạn thảo, xây dựng các văn bản, quy chế liên quan đến hoạt động ngân hàng. Phòng pháp chế có nghĩa vụ xem xét, kiểm tra sau đó đưa ra ý kiến và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với dự thảo cuối cùng của các văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký ban hành. Bên cạnh đó, còn phải tiến hành rà soát và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động của ngân hàng; Kiến nghị việc tạm đình chỉ, đình chỉ thi hành, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ những quy định của ngân hàng trái pháp luật hoặc không còn phù hợp. 1.4.3. Các hoạt động khác (Tham mưu về chế độ chính sách, tham gia tuyển dụng, kỷ luật, các hội đồng khác) Phòng pháp chế thực hiện một số hoạt động khác như: - Tư vấn cho ban Tổng Giám đốc Ngân hàng về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của ngân hàng, kiến nghị với ban Tổng giám đốc về mặt pháp luật những vấn đề cần được hủy bỏ, sửa đổi, bổ sung, xây dựng và hoàn thiện trong tổ chức và hoạt động của toàn ngân hàng. - Chủ trì hoặc phối hợp với các tổ chức, cơ quan hữu quan thực hiện các hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và nội quy, quy chế của ngân hàng cho cán bộ, người lao động. - Phối hợp với các phòng, ban của ngân hàng giúp ban Tổng giám đốc ngân hàng lập kế hoạch tổ chức thực hiện pháp luật, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và nội quy, quy chế của ngân hàng. - Khảo sát, tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của cán bộ, người lao động trong ngân hàng để kiến nghị với ban Tổng giám đốc ngân hàng biện pháp xử lý. - Trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức phổ biến và giáo dục pháp luật trong Ngân hàng thông qua việc xuất bản sách, hệ thống hoá các văn bản quy phạm pháp luật về ngân hàng, xây dựng các cuốn hỏi – đáp pháp luật về hoạt động ngân hàng, mở các lớp tập huấn để phổ biến pháp luật cho cán bộ Ngân hàng. - Hướng dẫn và quản lý công tác pháp chế trong Ngân hàng. - Lập kế hoạch, tổ chức kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện pháp luật của các đơn vị trong toàn Ngân hàng. - Tổng kết việc thực hiện, thi hành pháp luật trong toàn Ngân hàng. - Xây dựng thư viện pháp luật, sưu tầm các sách pháp luật, các thông tin và tư liệu về pháp luật phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu. - Phối hợp với các phòng ban liên quan của ngân hàng đưa ra chương trình bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ ngân hàng và đào tạo về nghiệp vụ cho cán bộ, chuyên viên của phòng Pháp chế. Giải quyết được những vấn đề trên là câu trả lời cho vai trò của phòng pháp chế trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, phòng pháp chế còn có vai trò giải quyết tranh chấp đối với những vụ việc đã xảy ra rồi. Phòng pháp chế có vai trò cần thiết, quan trọng, không thể thiếu đối với hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh ngân hàng nói riêng. Phòng pháp chế cũng như mỗi nhân viên pháp chế luôn là một “cây cầu” giữa kinh doanh và pháp luật. Vấn đề chỉ còn là quan điểm xây dựng và lựa chọn cây cầu vững chắc hay chỉ là cây cầu tạm. 1.5. Mối quan hệ giữa phòng pháp chế với Ban Tổng giám đốc và các phòng ban, chi nhánh 1.5.1.  Với Ban Tổng giám đốc Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng và phó phòng pháp chế đồng thời quy định chế độ phân công về trách nhiệm, quy trình làm việc và mối quan hệ công tác của phòng pháp chế để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng đồng thời triển khai hoạt động tại hội sở khi có quyết định, chủ trương mới đề ra. Trong công việc, nhân viên phòng pháp chế chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc, hội đồng quản trị và pháp luật. Trưởng phòng pháp chế là người có quyền điều hành cao nhất tại phòng pháp chế, là người đại diện cho Phòng trong quan hệ với Ban Tổng giám đốc, hội đồng quản trị. Giúp việc cho trưởng phòng có một phó phòng điều hành công việc theo sự phân công của trưởng phòng, Ban tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng, Ban Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Phó phòng sẽ thay mặt trưởng phòng tổ chức điều hành và ký các giấy tờ liên quan thuộc lĩnh vực được phân công trong thời gian trưởng phòng đi vắng hoặc bận công tác khác. Toàn thể cán bộ, chuyên viên phòng pháp chế được quyền tham mưu, đề xuất ý kiến giải quyết công việc với trưởng phòng. Mọi thành viên đều có quyền bình đẳng với nhau trong công việc và thực hiên theo đúng quy đinh của ngân hàng. 1.5.2 . Với các phòng ban và chi nhánh Tùy từng vấn đề và thừa lệnh ban Tổng giám đốc trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, phòng Pháp chế được quyền yêu cầu các cá nhân, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết, trừ những thông tin bảo mật thuộc phạm vi quản lý của hội đồng quản trị hoặc của Ban Tổng giám đốc. Phòng pháp chế trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến về việc xử lý các vi phạm pháp luật, các vi phạm quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng và việc áp dụng các biện pháp khắc phục trong toàn ngân hàng trình Ban Tổng giám đốc các biện pháp xử lý. Đồng thời, thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc ngân hàng giao. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG PHÁP CHẾ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 2.1. Thực trạng tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phần 2.1.1 Thực trạng về tổ chức và hoạt động của một số ngân hàng thương mại cổ phần hiện nay Có thể nhận thấy rằng, trong hệ thống ngân hàng thương mại cổ phần, chúng ta chưa phát huy tốt vai trò của bộ phận pháp lý. Mặc dù tại các ngân hàng thương mại cổ phần cũng đã thành lập bộ phận pháp lý nhưng có thể nói chưa phát huy, tận dụng hết vai trò chức năng của đội ngũ này. Thực tế, bộ phận này mới chỉ đóng vai trò là “xử lý” chứ chưa thực hiện chức năng “ngăn ngừa”. Nghĩa là khi có rủi ro, sự cố xảy ra, chẳng hạn như khách hàng không trả nợ, tài sản đảm bảo nợ vay không đầy đủ tính pháp lý, hồ sơ vay vốn thiếu chặt chẽ để có thể khởi kiện khách hàng… thì bộ phận pháp lý mới tham gia giải quyết. Như vậy, chúng ta đã xem nhẹ vai trò ngăn ngừa như đã phân tích ở trên. Thông thường, tại các ngân hàng thương mại cổ phần, ở các Hội sở chính sẽ có một bộ phận pháp lý chuyên trách. Bộ phận này không chỉ ban hành các quy trình nghiệp vụ pháp lý, các văn bản pháp lý của hệ thống mà còn trực tiếp giải quyết các vụ việc tại các chi nhánh, nhất là những vụ việc mang tính phức tạp, quy mô lớn. Vì thế, khi cần thiết, các chi nhánh đều có thể nhờ sự hỗ trợ pháp lý từ bộ phận pháp lý của hệ thống. Tuy nhiên, khi giải quyết công việc tại chi nhánh, bộ phận pháp lý tại các Hội sở chính có những hạn chế nhất định. Có thể đưa ra một số ví dụ sau: Thứ nhất, để nhờ sự hỗ trợ từ Hội sở chính đôi lúc mất rất nhiều thời gian. Thông thường, để nhờ sự hỗ trợ, chi nhánh phải làm tờ trình rồi chờ trả lời, phê duyệt nên phải chờ đợi lâu. Điều này có thể làm mất tính kịp thời, nhanh chóng của sự việc cần xử lý. Nếu không làm tờ trình mà chỉ điện thoại hay gửi thư điện tử thì khi xảy ra sai sót sẽ không có căn cứ xác định trách nhiệm. Thứ hai, cán bộ pháp chế tại Hội sở chính không thể nắm rõ tình hình sự việc một cách tường tận bằng cán bộ tại chi nhánh. Muốn giải quyết công việc, cán bộ từ Hội sở chính cần một thời gian nhất định để tìm hiểu nội dung, diễn biến và các biện pháp mà chi nhánh đã áp dụng để giải quyết sự việc. Mà việc tìm hiểu cũng chủ yếu qua cán bộ pháp lý tại chi nhánh. Thứ ba, trong hoạt động ngân hàng cần có sự bảo mật. Mặc dù trong cùng hệ thống, các chi nhánh đều chịu sự quản lý, chi phối từ Hội sở chính, nhưng trong hoạt động, các chi nhánh cần bảo mật những thông tin nhất định. Đó có thể là những quyết định, những kế hoạch, thông tin liên quan đến khách hàng chỉ có thể tiết lộ vào một thời điểm cần thiết. Thứ tư, việc cử cán bộ pháp lý từ Hội sở chính xuống giải quyết công việc tại chi nhánh sẽ tồn tại tình trạng ỷ lại, bị động của cán bộ tại chi nhánh. Hơn nữa, khi đó mang tâm lý sẽ có người giải quyết thay nên cán bộ pháp lý tại chi nhánh sẽ thiếu sự chủ động, linh hoạt và tự giác để giải quyết công việc. Tuy vậy, để xây dựng một bộ phận pháp lý có chất lượng cũng không dễ dàng. Nguyên nhân của tình trạng cán bộ pháp chế chưa làm tốt chức năng vai trò của mình là do một số nguyên nhân sau: · Hầu hết cán bộ pháp chế tại các chi nhánh thiếu kinh nghiệm làm việc. Họ tốt nghiệp tại các trường Đại học Luật nhưng chưa có kinh nghiệm làm thực tế trong các hoạt động tài chính ngân hàng. Vì thế, mặc dù đã được đào tạo ở trường Đại học, nhưng lĩnh vực tài chính ngân hàng vẫn còn phức tạp với họ. Các thuật ngữ như nội bảng, ngoại bảng, ngoại hối, đáo hạn, ân hạn, hạn mức… không dễ gì hiểu hết trong ngày một ngày hai. Họ cần được tham gia một lớp đào tạo lại chuyên về hoạt động ngân hàng. · Đa phần các cán bộ pháp lý không làm việc chuyên trách các vấn đề pháp lý mà thường kiêm nhiệm những công việc khác như công việc của phòng tổng hợp, phòng quản lý rủi ro, phòng hành chính. Vì thế, thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu và cập nhật tài liệu cũng bị hạn chế. Thiếu tài liệu, văn bản luật. Các chi nhánh thường không trang bị đầy đủ các văn bản tài liệu luật luật cho các cán bộ. Ngoài các tài liệu bằng văn bản, họ cũng cần được trang bị phần mềm để có thể cập nhật hàng ngày các văn bản mới. Việc cập nhật và nghiên cứu văn bản pháp luật là rất quan trọng, ngoài việc nắm rõ nội dung các văn bản, người phụ trách pháp lý cần biết văn bản nào đang có hiệu lực vì các văn bản luật thay đổi thường xuyên. · Thiếu kinh nghiệm cọ xát. Cán bộ pháp lý ít có cơ hội tham gia vào các phiên toà xét xử các vụ việc mà ngân hàng là đương sự. Họ cũng ít có dịp tiếp xúc, làm việc với khách hàng mà chủ yếu lấy thông tin qua cán bộ tín dụng. · Việc tham gia phiên toà là rất quan trọng, vì ngoài việc nâng cao kỹ năng tranh luận thì những lập luận, phán quyết của toà án thường mang tính “chuẩn”, “mẫu” rất cao, có thể giúp ích cho cán bộ pháp chế khi giải quyết những tình huống tương tự. Thiếu vốn kiến thức ngoại ngữ. Ngày nay, khách hàng của ngân hàng là người nước ngoài rất nhiều. Tuy nhiên, cán bộ pháp lý nói riêng và cán bộ ngân hàng nói chung rất hạn chế về trình độ ngoại ngữ. Họ không thể trực tiếp làm việc, đàm phán với khách hàng mà phải nhờ người phiên dịch. Điều này sẽ làm giảm bớt tính tự chủ và hiệu quả công việc. Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của bộ phận pháp chế trong một số ngân hàng thương mại cổ phần. Nếu khắc phục được các tồn tại trên, chắc chắn những người làm công tác pháp lý sẽ đóng góp, cống hiến được nhiều hơn cho ngân hàng nơi họ làm việc. 2.1.2 Tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phân Đông Á 2.1.2.1 Về tổ chức. Phòng Pháp chế là bộ phận thuộc khối giám sát hoạt động, bên cạnh các phòng Kiểm soát nội bộ, phòng Quản lý rủi ro và phòng Quản l‎ý chất lượng, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng giám đốc. Căn cứ vào quyết định số 458/QĐ-EAB ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á về việc thành lập phòng pháp chế Ngân hàng Đông Á thì cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng pháp chế bao gồm Trưởng phòng, Phó phòng và hai bộ phận là bộ phận pháp chế và bộ phận xử lý nợ. Sơ đồ tổ chức của ngân hàng Đông Á Bộ phận pháp chế phụ trách chính các công việc: Tư vấn các cơ sở pháp lý; Thực hiện rà soát, đề xuất chỉnh sửa bổ sung hoặc xây dựng mới các quy chế, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu nội bộ của Ngân hàng. Phối hợp thẩm định tính hợp pháp các dự thảo văn bản của các Phòng / Ban trước khi được chính thức ban hành, bao gồm: Các quy chế, quy trình, các hợp đồng hợp tác… Bộ phận xử lý nợ phụ trách chính các công việc: Xử lý nợ đối với các hồ sơ do các đơn vị chuyển Phòng Pháp chế theo phê duyệt của Ban Tổng giám đốc. Hiện tại, Phòng pháp chế ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á đang khuyết chức danh trưởng phòng, chỉ có phó phòng và ba nhân viên,. Trong đó có một nhân viên xử lý nợ và hai nhân viên pháp chế. Có rất nhiều lý do để giải thích cho vấn đề này, mà một trong những nguyên nhân đó là: Thứ nhât: Ngân hàng không đáp ứng được yêu cầu về lương cho họ, Thứ hai: Thường chỉ những luật sư giỏi hoặc những người có kiến thức pháp lý tốt và nhiều kinh nghiệm thì mới đủ khả năng để làm trưởng phòng pháp chế, mà những người này thì họ khó mà chấp nhận việc “ngồi im” trong văn phòng để chờ đến tháng lĩnh lương với đồng lương không thỏa mãn yêu cầu của họ. Thứ ba: công việc của phòng pháp chế rất nhiều và phức tạp, không phải tất cả những vấn đề liên quan đến pháp lý ngay từ đầu đều thông qua phòng pháp chế tham mưu, gây khó khăn cho phòng pháp chế trong việc giải quyết hậu quả và làm đươc như vậy thì đòi hỏi nhân viên cũng như trưởng phòng phải có kiến thức thực tiễn rất nhiều bên cạnh kiên thức pháp luật. Mặt khác, các vấn đề pháp lý rất đa dạng nên không phải vấn đề gì nhân viên phòng pháp chế cũng biết. Do đó, cần phải có sự phối hợp giữa các phòng, ban để cùng giải quyết. 2.1.2.2.  Về hoạt động. Phòng pháp chế thực hiện tham mưu cho Ban Tổng giám đốc những vấn đề về pháp luật liên quan đến hoạt động của Ngân hàng. Tham mưu cho Ban tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng đối với đối tác, đảm bảo tính pháp lý hiệu quả, an toàn; Đảm bảo tính pháp lý của sản phẩm dịch vụ mới của Ngân hàng trước khi ban hành, áp dụng. Cập nhật, hệ thống và thể chế hóa các văn bản pháp lý; Nghiên cứu, cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nước ban hành để xây dựng, thể chế hóa và quản lý hệ thống thông tin pháp luật có liên quan đến hoạt động Ngân hàng; Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ xây dựng, đề xuất chỉnh sửa các quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, hợp đồng… của Ngân hàng cho phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành; Tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu các quy định mới của Nhà nước, quy trình nghiệp vụ mới của Ngân hàng theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc. Thực tế hiện nay ở ngân hàng Đông Á việc tự soạn thảo văn bản không nhiều mà chủ yếu là sử dụng các mẫu văn bản sẵn có của các ngân hàng khác. Bên cạnh đó, một số quy trình hoạt động của ngân hàng Đông Á đã lỗi thời, điến hình như quy trình thực hiện ký kết và chấm dứt hợp đồng lao động không còn phù hợp với quy định của pháp luật nhưng không được sửa đổi kịp thời, có thể do không có đủ nhân sự để tham mưu hoặc là do năng lực của chuyên viên pháp lý không theo kịp sự thay đổi của pháp luật. Tư vấn về pháp lý trong hoạt động kinh doanh toàn Ngân hàng: Tư vấn pháp lý cho các phòng ban nghiệp vụ, các chi nhánh, công ty trực thuộc Ngân hàng một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu; Giải quyết một cách thỏa đáng và kịp thời những khiếu nại, thắc mắc có liên quan đến vấn đề pháp lý cho khách hàng sau khi khách hàng đã liên hệ trực tiếp với bộ phận giao dịch nhưng chưa thỏa mãn; Đại diện Ngân hàng tham gia các công việc tố tụng tại các cơ quan pháp luật khi được ủy quyền. Hỗ trợ xử lý nợ: Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác xử lý nợ toàn Ngân hàng; Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ xử lý nợ thống nhất trong toàn hệ thống. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc yêu cầu. 2.2. Một số kiến nghị 2.2.1. Về tổ chức Từ thực tiễn về tổ chức tại ngân hàng Đông Á cho thấy có sự hạn chế trong việc phối hợp hoạt động cũng như hiệu quả xử lý công việc chưa cao. Do vậy, tổ chức của phòng pháp chế nên bao gồm 03 bộ phận là bộ phận tổng hợp và tư vấn, bộ phận xử lý nợ, bộ phận quản lý đầu tư. Bộ phận quản lý đầu tư giữ luôn chức năng pháp lý chứng từ; Đổi tên bộ phận pháp chế thành bộ phận tổng hợp và tư vấn; Bộ phận xử lý nợ vẫn được giữ nguyên về tên gọi song cần đầu tư phát triển thêm cả về nhân lực lẫn mở rộng chức năng nhiệm vụ. Phụ trách phòng pháp chế là trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng pháp chế. Phụ trách bộ phận là trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ của bộ phận. Trưởng bộ phận báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận trước trưởng phòng. Trưởng bộ phận tổng hợp và tư vấn đồng thời là phó phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban Tổng giám đốc. Các chuyên viên làm việc độc lập, báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận, trưởng phòng và chịu trách nhiệm về công việc được giao trước trưởng bộ phận, trưởng phòng… Mỗi một chi nhánh nên có một nhân viên pháp chế. Nhân viên này phải được đào tạo, hoạt động thực tiễn tại phòng pháp chế một thời gian mới điều động làm việc tại các chi nhánh. Vì phòng pháp chế trực thuộc khối giám sát hoạt động nên nhân viên pháp chế này nên đồng thời thực hiện luôn nhiệm vụ công tác hành chính nhằm tiết kiệm chi phí thuê nhân công. Bởi vì người làm pháp chế có thể làm tốt công tác hành chính còn người làm hành chính thì khó và thậm chí không thể đảm nhiệm được công tác pháp chế. Nhân viên này vừa phụ thuộc về mặt quản lý hành chính của giám đốc chi nhánh, vừa phụ thuộc vào sự quản lý chuyên môn của phòng pháp chế; đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tình hình của công tác pháp chế chi nhánh cho trưởng phòng pháp chế. Để giải bài toán giá, một số chủ doanh nghiệp cho rằng trước khi thuê tư vấn nước ngoài nên tham khảo qua các nhà tư vấn Việt Nam rồi cùng tìm hiểu, lựa chọn đối tác và đàm phán về kinh phí và quyền lợi các bên khi thắng kiện hoặc khi thua kiện. Tuy nhiên, điều đó chỉ phù hợp trong trường hợp thuê luật sư khi đã có tranh chấp. Còn trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp nên “phòng bệnh hơn chữa bệnh”, nên có kế hoạch tài chính cho hoạt động tư vấn pháp luật và nếu có thể nên cơ cấu luật sư trong bộ máy của doanh nghiệp. Vì hoạt động của ngân hàng ngày nay đã không còn bó hẹp trong phạm vi kinh doanh hàng ngày của họ nữa. Trước sự phát triển trong hoạt động kinh doanh và đầu tư của ngân hàng cả về chiều sâu lẫn bề rộng, một hoặc một số nhà tư vấn nội bộ của ngân hàng không đủ kiến thức và kinh nghiệm pháp lý cho mọi lĩnh vực như vậy, đặc biệt là trong quan hệ với đối tác nước ngoài. Ví dụ như trường hợp ngân hàng tham gia một số lĩnh vực mới mà hợp đồng do chính bên đối tác nước ngoài soạn thảo, sẽ rất khó cho người tư vấn nội bộ của ngân hàng có thể đưa ra đánh giá, tư vấn pháp lý toàn diện. Luật sư chuyên nghiệp thì khác, họ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực mà ngân hàng đang dự định tham gia, nhiều luật sư còn có kiến thức về pháp luật nước ngoài nơi có đối tác và thông lệ quốc tế trong lĩnh vực ấy. Chính vì những lý do phân tích trên, theo tác giả thì trưởng phòng pháp chế không nên thuê làm việc theo giờ hành chính mà có nhiều hình thức như cộng tác với các luật sư giỏi miễn sao đáp ứng nhu cầu công việc. Hoặc thuê theo hình thức cộng tác với các đối tượng là giảng viên các trường đại học luật có học vị từ thạc sỹ trở lên. Thường thì những đối tượng này có kiến thức pháp luật vững, ngoại ngữ cũng rất khá vì thường là được đào tạo từ nước ngoài. 2.2.2.  Về hoạt động Trên cơ sở những kiến nghị về tổ chức nêu trên thì hoạt động của phòng pháp chế cũng cần phải sửa đổi cho phù hợp. Tổ tổng hợp và tư vấn: · Tư vấn pháp luật cho Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc và các đơn vị trong hệ thống về những việc liên quan đến hoạt động của ngân hàng Đông Á. · Thẩm định về mặt pháp lý hoặc trực tiếp xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, các quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á. · Rà soát các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, các quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á; Đề nghị hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung những văn bản không phù hợp pháp luật. · Chuẩn bị văn bản hoặc phối hợp với các đơn vị khác xây dựng văn bản trình hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc kiến nghị với các cơ quan Nhà nước về việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, chính sách liên quan đến hoạt động của ngân hàng Đông Á.. Cần nâng cao năng lực xây dựng, soạn thảo văn bản phục vụ công tác quản lý của Ngân hàng. Việc ban hành, soạn thảo các văn bản của Ban Tổng giám đốc Ngân hàng phải kịp thời, bám sát yêu cầu của thực tiễn, có tính khả thi, thống nhất với các quy định pháp luật hiện hành cũng như từng bước tiếp cận được với thông lệ quốc tế. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi ngân hàng phải quy định cụ thể các phòng ban phải chịu trách nhiệm thực hiện đúng nội dung, tiến độ soạn thảo văn bản theo chương trình xây dựng kế hoạch hàng năm đã đăng ký; Tập trung xây dựng các văn bản quy trình, điều lệ hướng dẫn quy định của pháp luật Ngân hàng, pháp luật các Tổ chức tín dụng đảm bảo đúng kế hoạch, tiến độ dự kiến. Trường hợp không thực hiện đúng chương trình xây dựng kế hoạch hàng năm đã đăng ký, các phòng ban phải thông báo cho phòng Pháp chế để phòng Pháp chế báo cáo Ban Tổng giám đốc. Các phòng ban, chi nhánh soạn thảo văn bản quy trình… phải tổ chức khảo sát, đánh giá tình hình thực tiễn, tham khảo, nghiên cứu các quy định cũng như thông lệ quốc tế về lĩnh vực ngân hàng, bảo đảm tính thống nhất với các quy định pháp luật hiện hành; Thực hiện đúng các quy định trong quy trình ban hành và soạn thảo văn bản, đặc biệt chú ý việc lấy ý kiến góp ý của các đơn vị có liên quan; Bảo đảm chấp hành thời hạn trong việc thẩm định, trình, ký và ban hành văn bản của ngân hàng. · Xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu về pháp luật; cập nhật, hệ thống hóa các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của ngân hàng. Công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật phải được tiến hành thường xuyên nhằm tập hợp, hệ thống hóa các quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực ngân hàng đảm bảo chính xác, đầy đủ, thống nhất thuận lợi cho việc tra cứu, áp dụng các quy định của pháp luật. Việc rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật có thể được tiến hành theo thời gian, theo từng chuyên đề phù hợp với từng đối tượng quản lý. Cần thực hiện tổ chức thực hiện việc rà soát, hệ thống hoá văn bản pháp luật do Ngân hàng và các văn bản của các Bộ, ngành khác ban hành liên quan đến hoạt động của ngành Ngân hàng và đề xuất phương án trình Ban Tổng giám đốc xử lý kết quả rà soát văn bản pháp luật. · Theo dõi, đôn đốc việc áp dụng pháp luật trong toàn hệ thống ngân hàng Đông Á. · Có ý kiến đề xuất về việc xử lý các vi phạm pháp luật, các vi phạm quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á và việc áp dụng các biện pháp khắc phục. · Tổ chức phổ biến, nâng cao kiến thức pháp luật cho cán bộ, nhân viên của ngân hàng Đông Á. Để đảm bảo thực hiện tốt các mặt của công tác pháp chế của Ngân hàng, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên làm công tác pháp chế cần được quan tâm hơn nữa. Phòng nhân sự và đào tạo phối hợp với phòng Pháp chế xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức kinh tế, pháp lý cho cán bộ, nhân viên làm công tác pháp chế bảo đảm kịp thời nắm bắt các quy định và thông lệ quốc tế liên quan đến hoạt động ngân hàng, phục vụ cho công tác pháp chế trong hoạt động đối ngoại, bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng cũng như đáp ứng được các đòi hỏi của nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế trong thời gian tới. Thủ trưởng các phòng ban và các đơn vị thuộc Ngân hàng, Giám đốc các chi nhánh Ngân hàng chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện nghiêm túc các quy định của ngân hàng. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị báo cáo Ban Tổng giám đốc Ngân hàng xem xét, giải quyết. · Đầu mối quan hệ, giao dịch với các đối tác tư vấn pháp luật cho ngân hàng Đông Á. · Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng thuộc Ngân hàng Đông Á trong việc đề xuất với Ban Tổng giám đốc, · Kiến nghị với Ban Tổng giám đốc đình chỉ việc thi hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định do chính các phòng ban đó ban hành trái với các văn bản của Ngân hàng. · Đề xuất kiến nghị Ban Tổng giám đốc hướng xử lý đối với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trái với quy định hiện hành do ban tổng giám đốc ban hành. · Trực tiếp hoặc phối hợp với các phòng ban có liên quan tổ chức phổ biến và tuyên truyền pháp luật trong toàn Ngân hàn